Aanvraagformulier voor evenementensubsidie

Transcriptie

1 Aanvraagformulier voor evenementensubsidie Dit formulier gebruikt u als u een evenementensubsidie wilt aanvragen bij de gemeente. Wat verwachten we van u? Ga eerst na of u in aanmerking komt voor subsidie. Dat hangt bijvoorbeeld af van de soort organisatie* en van de activiteit** die u wilt organiseren. Vervolgens zal de gemeente de subsidieaanvraag voor het evenement toetsen aan het evenementenbeleid en het bijbehorende uitvoeringsplan (deze is te vinden via Neem bij vragen of twijfels contract met ons op. *Soort organisatie: Om voor subsidie in aanmerking te kunnen komen, moet uw organisatie tenminste aan de volgende eisen voldoen: - Uw organisatie beschikt over rechtspersoonlijkheid - Uw organisatie is statutair opgericht en gevestigd in Gemeente Oude IJsselstreek - Uw organisatie opereert zonder winstoogmerk - Uw organisatie is ingeschreven bij Kamer van Koophandel **Soort activiteit: Onder evenement verstaat de gemeente: een bijzondere of opmerkelijke activiteit gericht op vermaak voor een algemeen publiek op het gebied van kunst, cultuur, sport, erfgoed en andere maatschappelijke thema s, welke van belang is voor de gemeente Oude IJsselstreek. Binnen de verschillende beleidsvelden heeft de gemeente aangegeven welke doelen en plannen de gemeente heeft. Uw evenement moet hierbij passen. Wat stuurt u mee? Zorg ervoor dat u alle vragen op dit formulier invult. Maak ook een representatieve begroting van het evenement en stuur deze als bijlage mee. U kunt hiervoor eventueel de voorbeeldbegroting gebruiken. Vraagt u voor de eerste keer subsidie aan? Dan hebben we (eenmalig) de volgende aanvullende documenten van u nodig: - de statuten van uw organisatie - een uittreksel van de Kamer van Koophandel Als u (meer-)jaarlijks een subsidie aanvraagt voor uw evenement ontvangen we ook graag - naast dit ingevulde formulier en de representatieve begroting - de jaarrekening (exploitatierekening / overzicht baten en lasten) van het vorig jaar. Deze gegevens hebben wij nodig om uw aanvraag goed te kunnen beoordelen. U dient uw subsidieaanvraag tenminste 13 weken voorafgaande aan uw activiteiten bij ons in te dienen. Aanvragen die niet compleet of op tijd bij ons binnen zijn, nemen wij niet in behandeling. Stuur uw ondertekende formulier met de gevraagde bijlagen naar: Gemeente Oude IJsselstreek College van Burgemeester en Wethouders Postbus AA Gendringen Zend deze pagina s.v.p. niet mee met uw aanvraag! Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 1

2 Houdt u er rekening mee dat u voor het organiseren van een evenement waarschijnlijk ook een evenementenvergunning nodig heeft. Dit formulier kunt u downloaden van de gemeentewebsite via 'digitaal loket'. A. Uw gegevens Naam organisatie Postadres Postcode Plaats Telefoon Website Bankrekeningnummer Nummer Kamer van Koophandel Contactpersoon voor de gemeente: Naam Voorletters m / v Functie binnen organisatie Telefoon Telefoon (mobiel) Wanneer is deze persoon telefonisch te bereiken? Dagen Tijd van uur tot uur Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 2

3 B. Evenement 1. Algemeen Naam evenement Startdatum Einddatum Waar vindt het evenement plaats? 2. Omschrijving van het evenement Beschrijf om welk evenement het gaat: a) Welke activiteiten vinden er tijdens uw evenement plaats? Wat organiseert u? (voeg eventueel als bijlage een programma-overzicht toe) b) Voor wie is het evenement bedoeld? Zijn er specifieke doelgroep(en) die u wilt bereiken? Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 3

4 c) Hoeveel bezoekers en / of deelnemers verwacht u? Aantal bezoekers: Aantal deelnemers: 3. Samenwerking Werkt u samen met andere vrijwilligersorganisaties (verenigingen en / of stichtingen)? 0 Nee 0 Ja. Met welke? Indien u ja hebt aangevinkt: Hoe helpen ze u bij uw evenement? Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 4

5 4. Bekendheid Op welk schaalniveau geeft u bekendheid aan dit evenement (bijv. kern, gemeentelijk, regionaal, nationaal, Euregio). Hoe geeft u bekendheid aan dit evenement? Van welke media maakt u eventueel gebruik? Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 5

6 5. Subsidies / fondsenwerving / sponsoring van anderen Vraagt u voor uw evenement ook nog bijdragen bij / van andere overheden, fondsen, (commerciële) organisaties? 0 Nee 0 Ja Geef hierna bij de begroting in de bijlage aan bij wie u een bijdrage hebt aangevraagd. En hoeveel geld u hoopt te verkrijgen / hebt gekregen. Wellicht kunt u ook bij andere instanties in aanmerking komen voor een financiële bijdrage. U kunt bij ons op het gemeentehuis tijdens openingstijden het Fondsenboek inzien en we hebben een lijst met mogelijke landelijke en lokale fondsen / instellingen die u kunt aanschrijven voor een bijdrage aan uw activiteit/evenement. C. Begroting met financiële gegevens We willen graag weten welke kosten gepaard gaan met uw evenement en hoe u deze kosten dekt. Dit noemen we de begroting. Voeg als een aparte bijlage uw begroting bij uw subsidieaanvraag en geef hierin per onderdeel aan welke uitgaven en inkomsten u heeft. Bent u als organisatie btw-plichtig? Geef dan de bedragen zonder btw op. Hoeft u geen btw te berekenen als organisatie? Geef dan de bedragen met btw op. D. Hoe gaat het hierna verder? We behandelen uw aanvraag als u deze compleet en op tijd hebt ingeleverd. We bevestigen dit aan u in een brief. Daarna beslissen we uiterlijk binnen 8 weken over uw aanvraag. Uw aanvraag wordt afgehandeld op basis van de 'Algemene subsidieregeling 2008', de 'Uitvoeringsregels subsidie Welzijn, Cultuur en Sport 2012', de 'Integrale Evenementennota Oude IJsselstreek 2010' en de 'Uitvoeringsregels Integrale evenementennota Oude IJsselstreek 2010'. Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 6

7 E. Ondertekening Naam organisatie Naam invuller Functie binnen organisatie Ik heb dit formulier naar waarheid ingevuld. Datum Plaats Handtekening F. Bijlagen Bijvoegen: Representatieve begroting met overzicht van uitgaven en inkomsten Jaarrekening (exploitatierekening / overzicht baten en lasten van het evenement van vorig Eventuele aanvullende informatie, zoals een programma-overzicht, informatiefolders of een flyer van het evenement Indien u voor de eerste keer subsidie aanvraagt dient u de volgende zaken ook mee te zenden: Uittreksel Kamer van Koophandel Statuten van uw organisatie Aanvraagformulier evenementensubsidie gemeente Oude IJsselstreek 7