"NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDEN VERGADERING VAN T.V. HERCULES GEHOUDEN OP IN HET CLUBGEBOUW "DE KEET".

Transcriptie

1 "NOTULEN VAN DE ALGEMENE LEDEN VERGADERING VAN T.V. HERCULES GEHOUDEN OP IN HET CLUBGEBOUW "DE KEET" Aanwezig van het bestuur: Abe de Jong Klaas van der Linde Greet Boer Miranda Bruning Joop de Jong Tonny Visser Hans van der Barg Riet Koopman voorzitter penningmeester secretaresse voorzitter bardienstindelingscommissie voorzitter laddercommissie voorzitter beheerscommissie voorzitter technische en toernooicommissie voorzitter nieuwe ledencommissie Verder waren er nog 26 belangstellende leden aanwezig OPENINIG Abe de Jong opent de vergadering om uur en heet iedereen (speciaal de leden van verdienste en het erelid) welkom op de 13 e Algemene Leden Vergadering van tennisvereniging Hercules. Achter de tafel ontbreekt een voorzitter van de jeugdcommissie. Dit jaar is José Overkamp als vertegenwoordiger van deze commissie bij bijna alle vergaderingen aanwezig geweest. Opmerking uit de vergadering: vacature voorzitter Baanonderhoudscommissie ontbreekt. Correct. Alleen volgens rooster aftredende bestuursfuncties zijn vermeld, maar ook deze blijvende vacature had beter op de agenda vermeld kunnen worden. Er zijn dit jaar geen wijzigingen op de agenda. 2. STUKKEN IN/UIT Er is een brief binnengekomen van de kascommissie. Dit punt komt in punt 5 aan de orde. 3. NOTULEN A.L.V. d.d Redactioneel: Bld 6 punt 7: Rinus Kuper vraagt zich af waarom er geen leden langer dan 25 of 26 jaar lid kunnen zijn. Abe antwoordt hierop dit niet juist geformuleerd is geweest, maar bedoeld is, dat leden niet langer lid van de tennisvereniging kunnen zijn dan van af het jaar van oprichting van de tennisafdeling van de toenmalige Hercules omnivereniging, ook al was men voordien al lid van Hercules-omni. Hierna worden de notulen goedgekeurd. 4. JAARVERSLAG BESTUUR Algemeen Het schrijven van een jaarverslag wordt steeds lastiger omdat sinds vele jaren alles stabiel en constant functioneert. De serie "highlights"wordt dan een en kopie van voorgaande jaren, en niet iets speciaals voor dát jaar. 1

2 Want voor het afgelopen jaar kun je niet meer kenmerkend noemen dat we: Een groeiend aantal ledental hebben met een gezond aantal jeugdleden, dat we financieel sterk zijn met een goed functionerende ledenadministratie, enthousiaste commissieleden die een enthousiaste invulling geven aan de KNLTB competities, de activiteiten en toernooien, het baanonderhoud, de Keet- exploitatie, de bardiensten en het infoboekje. Maar er waren ook wat mindere puntjes die niet specifiek kenmerkend voor 2008 waren: De hinderlijk mate van mindere animo voor deelname aan activiteiten, en de voortschrijdende tendens dat steeds meer leden er voor kiezen om een hogere contributie te betalen en het bardiensten aan anderen overlaten. Wél kenmerkend voor het jaar, maar dan in trieste zin, zijn de leden die ons ontvallen zijn. Jos Karperien die vlak voor de ALV 2008 overleed, en waaraan we toen op die ALV al aandacht besteedden. Yvonne Maathuis overleed in april. Zij zette zich als lid van de laddercommissie in voor de jeugdladder. Frits Regts kampte de laatste jaren met gezondheidsklachten en overleed in mei. En tenslotte Henk Lodeweges die tot op hoge leeftijd nog prominent aanwezig was op de tennisbaan en als grondlegger van onze tennisvereniging gezien mag worden, want hij stond aan de wieg van de toenmalige afdeling tennis. De toernooien werden dit jaar goed bezocht. Aan de seniorenclubkampioenschappen hadden boven verwachting zich 100 deelnemers aangemeld. De jeugdclubkampioenschappen met 30 deelnemers werden prima begeleid door de jeugdcommissie. Het weer tijdens Het Open Toernooi, wat nogal eens veel regendagen kent, was dit jaar dit jaar ons gunstig gezind. Heel Twente stond door stortbuien blank maar exact boven Hengelo bleef het wonder boven wonder droog. De fraaie terrasoverkapping kwam iets later dan gepland maar het is tijdens de toernooien een groot succes gebleken. Het rookverbod werd per 1 juli van kracht en dit is bij ons vlekkeloos en zonder strubbeling verlopen. In juni besloot het bestuur voor de aanschaffing voor een Automatische Externe Defibrillator aan te schaffen. De AED heeft een plekje gevonden aan een muur op het terras, zodat in geval van nood het apparaat door iedereen op elk moment gepakt moet kunnen worden. Bestuurlijk functioneerde het bestuur het afgelopen jaar met 8 personen. Er is geen voorzitter voor het baanonderhoud en werd niet in de bestuursvergaderingen vertegenwoordigd. Maar de coördinatie was er desondanks toch wel, en het werk ging ook wel prima door. Voor de jeugdcommissie was José het hele jaar bereid als coordinator op te treden in vrijwel alle bestuursvergaderingen. Thomas Stoeten, lid van onze verenging en in opleiding is aan de CALO Sport&Bewegen, deed in overleg met het bestuur een onderzoek naar "Slagvaardigheid in het vrijwilligerskader" onder seniorleden t/m/ 45 jaar. Resultaten zijn op dit moment nog niet bekend. Redactioneel Er hebben dit jaar 8 bestuursvergaderingen plaatsgevonden. 2

3 Het aantal leden in december 2008 was 769. Dit aantal was opgebouwd uit de volgende categorieën: Heren 391 Dames 249 Jeugd 201 Er zijn een paar fouten in het aantal leden. Er zal een correctie in het Keet Journaal gezet worden. Rinus Kuper merkt op dat de categorie 70+ met bardienst niet vermeld is in het verslag. Rinus is n.l. het enige lid van de vereniging van 70+ jaar die gevraagd is om bardienst te willen draaien. Hij is echter gewoon in de categorie Senioren met bardienst meegeteld. Beheerscommissie Gerealiseerde zaken zijn: Overkapping van het terras, een tijdsklok frituurpannen, een tweedehands kopieermachine, en nieuwe dakbedekking en een begrenzing van de geluidsapparatuur Momenteel zijn we bezig met het zoeken naar nieuwe tegels voor het terras. Technische&Toernooicommissie Aan de voorjaarcompetitie hebben in totaal 34 teams deelgenomen waarvan er 6 teams kampioen zijn geworden. Het Open Toernooi was weer een groot succes. Er liepen echter een aardig aantal wedstrijden flink uit. De commissie heeft besloten om volgend jaar geen 3 e set te spelen maar een super tiebreak. De clubkampioenschappen werden goed bezocht met 85 deelnemers. De wintercup mocht zich verheugen op voldoende deelneming. De wedstrijden duren nu maximaal één uur waarbij je nu 2 sets (tot 5 games) speelt. 50+ Toernooicommissie Voor de 3 e keer achtereenvolgens zijn er weer 2 maal 50+ toernooien gerealiseerd. Het ééndaagse toernooi was weer oergezellig met een deelnemersaantal welke de mogelijkheid te boven ging. Hier werd creatief ingespeeld zodat iedereen toch heeft kunnen spelen. Het open Menzis 50+ was dit jaar weer volledig bezet met 64 koppels van 17 verschillende verenigingen. Door de uitstekende organisatie heeft tv Hercules een goede naam verworven bij de bondsgedelegeerden van de KNLTB. Nieuweledencommissie Hoewel de open dag in 2008 niet erg druk bezocht werd zijn er toch ca. 30 leden die zich die dag hebben ingeschreven als nieuwe lid. Er is een speciale Starters tossavond georganiseerd waar 27 nieuwe leden aanwezig waren. Baanonderhoudscommissie Deze commissie was evenals in 2007 voorzitterloos. Naast de officieel als baanonderhoudscommissie te boek staande groep, heeft ook de veteranengroep zijn steentje bijgedragen om er weer voor te zorgen dat de banen er weer prima bijlagen dit jaar. Het leek dit jaar een onmogelijke taak om de banen speelklaar te maken voor 1 april omdat er met Pasen (23,24 maart) nog sneeuw op de baan lag. Maar met vereende krachten kon zowaar op 30 maart de Openingstoss toch nog gespeeld worden. 3

4 Ook dit jaar werd eveneens het parkonderhoud weer voortreffelijk georganiseerd met Henk Moes als technisch leidende rol en Rinus Kuper als organisator. Er is ons alles aan gelegen dat dat voor het volgend jaar weer net zo prettig geregeld wordt. Jeugdcommissie Er waren dit jaar weer verschillende activiteiten dit jaar. De hotdogtoss op 30 maart, de clubkampioenschappen in juni waaraan 34 kinderen meededen. In september vond het minimaxitoernooi plaats en als laatste het goudenbaltoernooi op 22 november. Laddercommissie De laddercommissie startte met 3 nieuwe commissieleden. In totaal deden er 224 senioren deelnemers mee aan deze vorm van competitie en dat is ongeveer 30% van het ledenbestand. Alle commissieleden hebben zich opnieuw beschikbaar gesteld. Bardienstindelingscommissie Het aantal bardienstleden en bardiensten is teruggelopen t.o.v. vorig jaar. Het zou wenselijk zijn als er weer een toename zou komen van het aantal bardiensten. Dit jaar hebben we met de nieuwe leden het volledige rooster kunnen indelen. Om dit te kunnen waarborgen moet er voor komend seizoen een toename van de bardienstleden zijn. Redactiecommissie Keet Journaal Voor het KJ leverde Michael Holsbeeke evenals voorgaande jaren weer prima werk en zorgde hij er voor dat alles stipt op tijd klaar was volgens de jaarplanning. Michael zou wel graag wat meer kopij van de vereniging kunnen gebruiken. Ook de vouwdames hebben zich weer uitstekend van hun taak gekweten. Ze moeten in het vervolg eigenlijk sticker-dames gaan heten. Sponsorcommissie Voor de echte sponsorwerving gingen Tonny Visser, Niels Visser en Niels Versteeg op pad. Rinus Kuper houdt zich specifiek bezig met de sponsoring voor het 50+ toernooi. Het sponsoring resultaat was in 2008 een kleine 5% beter t.o.v. het jaar daarvoor. Internetcommissie Michael Holsbeeke (met de beste kennis op computer gebied) is degene die het meeste aan de nieuwe Hercules website gedaan heeft na de overgang op basis van BitCreator-software van BitWise. Dat liep soepeltjes maar met de sofware van BitWise hadden we toch meer een systeem in gedachten waarbij de internet -commissievertegenwoordigers zelfstandig hún "stukje"op de site zouden bestieren met hun actuele gegevens. Mede in verband met cursus activiteiten die we graag in de Keet willen doen( evenals de vergaderingen) is er het afgelopen jaar een breedband (kabel) internetverbinding met intern draadloos netwerk gerealiseerd. Diverse in het programma aangekochte faciliteiten van BitWise bleken qua functionaliteit, toegankelijkheid en/of gebruiksvriendelijkheid toch niet voldoende aan te sluiten bij onze wensen. Martin Doll is nu gevraagd om de commissie te komen versterken om vooral het totale internetgebeuren voortvarender aan te pakken. Koffietennis 4

5 Het koffietennis is een puur recreatief gebeuren voor ieder lid van Hercules en voor nieuwelingen is dit een prima gelegenheid om te integreren in de vereniging. Feestcommissie Op 9 maart was de vrijwilligersmiddag met een prachtige fietsronde door het Twentse landschap met onderweg een hapje en een drankje. Zaterdag 11 oktober vond de algehele afsluitingsavond plaats waarbij tevens de prijzen van de laddercommissie werden uitgereikt. De opkomst stond in het teken van een "Oostenrijkse avond"en werd ondersteund door houtzagen, stokken vangen, boogschieten en een stamppotbuffet waar wederom Tonny Visser zich sterk en druk voor heeft gemaakt. De opkomst is op deze avond zoals al vele jaren veel te gering en is voor de commissie aanleiding om zich te bezinnen of dit wel op deze manier een vervolg moet hebben. 5. FINANCIEE L VERSLAG 2008 was financieel een gunstig jaar met als slot een batig saldo van 3.857,- Het aantal leden was begroot op 720 maar werd uiteindelijk 769. Dit leverde 3.765,- meer op dan was begroot.het winst percentage in de Keet was 116% wat betekende dat dit 554,- meer was dan begroot. Het OT en het 50+ toernooi deden het weer goed met respectievelijk 1863 en 655,- winst. Afschrijving van de slagbomen en de kassa zijn dit jaar nog niet gerealiseerd wat een besparing was van 590,- Grote tegenvallers waren er vorig jaar niet. Daarom hebben wij gemeend dat wij een aantal extra zaken konden aanschaffen. Dit waren: een defibrillator, een muziekcomputer, een nieuw kopieerapparaat en nog aan te schaffen tegels voor het terras. Het resterende batige saldo van wordt toegevoegd aan de algemene reserve. We gaan ervan uit dat we in leden hebben. De contributiebedragen blijven hetzelfde. De consumptieprijzen aan de bar worden wat betreft bier, wijn, koffie en snoep iets verhoogd. In een brief van de kascommissie delen Jos Kuiper en Fenny Kuper mee dat er geen onregelmatigheden zijn aangetroffen. De penningmeester wordt hierna gedechargeerd voor de financiën van WIJZIGING HUISHOUDELIJK REGLEMENT Het huidige artikel 12 van het reglement is gewijzigd en de rest schuift 1 plaats op. Het nieuwe artikel 12 wordt van groot belang als wij het terrein afsluiten. Met een slagboom moet dit kunnen en kunnen de leden met een pasnummer toegang krijgen op het parkeerterrein. Met de competitie zou je de slagboom buitenwerking kunnen stellen. Rinus Kuper merkt op dat donateurs en nieuwe leden geen pasje hebben. Hiervoor moeten we een speciaal pasje organiseren. Over de aanpassing wordt gestemd. Er zijn 37 stemmen voor en niemand tegen en er is geen blanco stem. Het reglementvoorstel wordt hiermee aangenomen. Jan Hogeslag vraagt zich af of oude pasje onterecht gebruikt kunnen worden. Dit kan niet want die pasjes zijn niet geldig. 7. HULDIGING JUBILARISSEN Dit jaar zijn er 8 leden 25 jaar lid van de vereniging, die gehuldigd worden: 5

6 Ine Bos (afw), Kim Kempers (afw), Mia Fabels (afw), Truus ten Bokum, Els ter Hedde, Geert Koopman, Klaas van der Linde en Annet van der Linde. Met een passende toespraak kregen deze leden een bloemetje en een horloge aangeboden door Abe de Jong. 8. VERIEZING BESTUUR Aftredend volgens rooster zijn: Secretaris Greet Boer herkiesbaar Vz Technische &Toernooicommissie Hans van Barg herkiesbaar De plaatsen van een voorzitter van de Jeugdcommissie en de Baanonderhoudscommissie zijn vacant Het bestuur stelt kandidaat: Greet Boer secretaris Hans van der Barg voorzitter Technische &Toernooicommissie Jeugdcommissie vacature Baanonderhoudscommissie vacature. Er zijn geen tegenkandidaten en daarmee zijn deze kandidaten hiermee verkozen. 9. SAMENSTELLING COMMISSIE Het traditionele bloemetje gaat dit jaar naar Jan Drenth voor het aantal jaren waarin hij behulpzaam is voor verschillende commissie in de vereniging. COMMISSIES ALV revisie per ALV MIN=in afgelopen jaar UIT de commissie =er BIJ gekomen >>>> (dus) SAMENSELLING NÚ BEHEERSCOMMISSIE MIN >>>> Tonny Visser (vz) Ria Hendrikse Ine Visser WAS&KAS TECHNISCHE & TOERNOOICOMMISSIE MIN Barry van Spronsen >>>> Niels Versteeg ; Niels Visser ; Myra de Leeuw ; Jeroen Heystek ; Kirsten Schlömer ; Hans van den Barg (vz) ; Frank Fränkel 50+ OPEN TOERNOOICOMMISSIE >>>> Rinus Kuper (vz) ; Joop de Jong ; Klaas van der Linde ; Jan Fabels ; Theo Scholten ; Tonny Wijlens ; Theo Leferink ; Jos Kuiper ; José Overkamp ; Lies Oude Heuvel NIEUWE LEDEN COMMISSIE >>>> Riet Koopman (vz) ; Theo Scholten ; Tonny Wijlens ; Albert Wissink ; Jeroen Kleinsman BAANONDERHOUDSCOMMISSIE 6

7 MIN Mario Lelifeld >>>> vz Vacant ; Henk Moes ; Bennie Smit ; Geert Koopman ; Henk Drent ; Jan Drenth ; Gert Jan Wegink BAAN-&PARKONDERHOUD VETERANEN GROEP MIN Freddy Westerhof ; Herman Esman (??) Geert Kuiper (??) >>>> Rinus Kuper ; Jan Fabels ;Tonny wijlens ; Theo Scholten ; Herman Esman; Theo Leferink ; Jos Kuiper ; Joop de Jong ; Jan Hogeslag ; Jan Hendrikse ; GertJan Wegink ; Gerrit Krake; Geert Kuiper JEUGDCOMMISSIE MIN Margreet Leijendekker, Winnie van West Monique Doll, Gerjan Hakenberg, Angela Hengstman >>>> vacant (vz) ; José Overkamp ; Bernadette van Duuren ; Karin Herder ; Monique Doll ; Gerjan Hakenberg ; Angela Hengstman LADDERCOMMISSIE MIN Ineke Groothuis Monique Doll, Annie Lelifeld >>>> Joop de Jong (vz) ; Karin Herder ; Willy Weenk ; Frank Fränkel ; Martin Breukers ; Monique Doll ; Annie Lelifeld BARDIENSTINDELINGSCOMMISSIE MIN Max Balk Martin Doll >>>> Miranda Bruning (vz) ; Ronny Ossel ; Martin Doll REDACTIE KEETJOURNAAL & INFOBOEKJE >>>> Michael Holsbeeke ; (Abe de Jong, coördinator bestuur) "VOUW"DAMES="STICKER"DAMES (adresseer- & verzenddames) >>>> Fenny Kuper (hoofdstickster) ; Hanny Hartkamp ; Gerda Nijhuis ; Alie Drent ; Ine Visser ; Annie Hogeslag ; Ine ter Elst SPONSORCOMMISSIE >>>> Tonny Visser ; Niels Versteeg ; Niels Visser ; Abe Jong (coördinator bestuur) (Rinus Kuper ter coörd 50+ toernooi) INTERNETCOMMISSIE MIN Martin Doll >>>> Abe Jong (coördinator bestuur) ; Wim Mellink ; Michael Holsbeeke ; Niels Visser ; Martin Doll FEESTCOMMISSIE >>>> Truus van Asselt ; Ine Satink ; Alie Drent ; (Joop de Jong, coördinator bestuur) KOFFIETENNIS 7

8 >>>> Greet Boer LEDENADMINISTRATIE >>>> Annet van der Linde BAANCOMMISSARISSEN >>>> bestuursleden q.q. ; Jan Drenth ; Ben Smit ; Gerda Nijhuis ; Mario Lelifeld 10. RONDVRAAG Rinus Kuper deelt mee dat er een nieuw toernooi ( Overijsselse kampioenschappen)is in week 31 voor 45+tennissers. Hercules is gastheer dit jaar van 26 juli tot 2 augustus. Afhankelijk van de inschrijvingen gaat dit door. Truus van Asselt meldt dat de douches goed zijn maar dat de ruimte waar je binnenkomt wat opgeknapt moet worden.truus wil zelf wel met suggesties komen. Marietje Kuiper vraagt of er tussen baan 4 en baan 5 geen overkapping kan komen. Dit is eerder in het bestuur besproken maar suggesties zijn welkom. Theo Scholten vraagt of de buurtbonnen van de gemeente wel voor Hercules bestemd zijn omdat de speeltoestellen toegankelijk voor de buurt moeten zijn. Jan Hogeslag bedankt het bestuur voor alles wat zij dit jaar weer gedaan hebben. Hij vindt dat de opkomst wel weer heel matig is en zou graag meer commissieleden hier willen zien op de ALV. Marietje Kuiper oppert of de nieuwjaarsreceptie niet op de ALV gehouden kunnen worden omdat daar zo weinig leden komen. SLUITING Abe de Jong sluit de vergadering om uur. Volgend jaar is de ALV op 27 januari