NOTULEN RAAD 11/08/2015

Transcriptie

1 Aanvang: Aanwezig: NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE RAAD VAN 11/08/2015 NOTULEN RAAD 11/08/ :00 uur Marie-Rose Harnie: voorzitter; Freddy Busselot, Carine De Cock, Leen Destoop, Valerie Hamelryck, Jeroen Hofmans, Rogier Lindemans, Nicky Van Acker, Sven Pletincx, Robert Vandenbranden: raadsleden; Dirk Pieters: burgemeester; Jan De Winne: secretaris Verontschuldigd: Kjell Bosmans: raadslid; Carine De Cock: raadslid verontschuldigd voor 1, 2; Rogier Lindemans: raadslid verontschuldigd voor 1, 2, 3, 4 Afwezig: OPENBARE ZITTING Ondersteunende afdelingen 1. BO Goedkeuring notulen vorige zitting De Raad, De notulen van de Raad van 14/7/2015 worden goedgekeurd behoudens de opmerkingen in die opgenomen worden in de beraadslaging. Stemming: Art 1. De notulen van de Raad van 14/7/2015 worden goedgekeurd zonder opmerkingen. 2. FADI Gunning - vaatwasinstallatie De Raad, Wijze van gunnen: Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking Raming van de opdracht: euro, exclusief BTW euro, inclusief BTW (21%) Bedrag van de opdracht: euro, exclusief BTW ,65 euro, inclusief BTW (21%) Duur van de opdracht: éénmalig 1

2 In zitting van 17/11/2014 keurde de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het opdrachtdocument goed m.b.t. de Renovatie vaatwasruimte centrale keuken OCMW HALLE. Perceel 1 van deze opdracht betreft het vernieuwen van de vaatwasinstallatie. Voor dit perceel werden onderstaande firma s in onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking geraadpleegd : - Winterhalter Elonia nv, Schaarbeeklei 638 te 1800 Vilvoorde, - Sabemaf - Sechehaye nv, Avenue Eiffel 8 te 1300 Wavre, - Magec nv, Jean Burgers straat 7 te 7850 Edingen, - Van Weert Service bvba, Industrieweg 10 te 2630 Aartselaar. Winterhalter Elonia nv, Magec nv en Van Weert Service bvba dienden een offerte in. Sabemaf - Sechehaye nv heeft geen offerte ingediend. Juridische gronden: De organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen, meer bepaald artikel 24 en artikel eerste lid. Het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn, inclusief latere wijzigingen. De wet van 15 juni 2006 op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken van 8 januari 1996). Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013 (ter vervanging van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 26 september 1996). Het Koninklijk Besluit van 2 juni 2013 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de wet op de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 en van de Koninklijke uitvoeringsbesluiten ervan; gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 5 juni Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen, diensten van 21 juni Ministerieel besluit dd. 18/12/2013 tot wijziging van de Europese bekendmakingsdrempels in meerdere koninklijke besluiten tot uitvoering van de wet overheidsopdrachten. Beslissing van het Vast Bureau dd. 17/02/2014 houdende de aanstelling van Sd Design als ontwerper. Advies en motivering: In de zitting van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 17/11/2014 werd beslist om de voorwaarden en wijze van gunnen vast te stellen m.b.t. de opdracht Renovatie vaatwasruimte centrale keuken OCMW HALLE in onderstaande percelen: Perceel 1: Vernieuwing vaatwasinstallatie Perceel 2: Vloerwerken 2

3 Perceel 3: Dampkap/ventilatie Perceel 4: Modulair plafond Het huidige voorstel tot gunning heeft enkel betrekking op Perceel 1: Vernieuwing vaatwasinstallatie wat o.a. omvat: het demonteren en afvoeren van de bestaande vingerbandmachine, leveren en aansluiten van de nieuwe vingerbandmachine, leveren en aansluiten van een nieuwe spoeltafel, reinigingshaspel en het ter beschikking stellen van een kapvaatwasmachine voor de tijd van de werken. Voor wat betreft de noodzakelijke begeleidende werken zoals aanpassing van nutsvoorzieningen, zijnde: aanpassing aan waterleiding, afvoerleidingen, specifieke waterverzachter geraamd 7.500,- (incl. 6 % BTW) aanpassing aan elektrische voeding voor het toestel, vernieuwen verlichting en brandalarm geraamd 5.720,- (incl. 6 % BTW) nieuwe dubbele branddeuren met inoxomlijsting geraamd 3.000,- (incl. 6 % BTW). zullen nog afzonderlijke prijsvragen tegen aangenomen factuur worden gedaan gezien dit veelal werken in regie zullen zijn. De kostprijs van de begeleidende werken zal eveneens worden geboekt op het investeringsproject. De gunningscriteria voor de toewijzing van Perceel 1: Vernieuwing vaatwasinstallatie werden als volgt gedefinieerd: Bedrag van de offerte: 35 ptn Kwaliteit van de aangeboden materialen en toestellen: 35 ptn Voorstel onderhoudscontract: 15 ptn Plan van aanpak: 10 ptn Uitvoeringsperiode/ garantieperiode: 5 ptn Volgende firma s werden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking: Winterhalter Elonia nv - Schaarbeeklei Vilvoorde Sabemaf- Sechehaye nv Avenue Eiffel Wavre Magec nv - Qualitis Science Park Brussels West - Jean Burgers straat Edingen Van Weert Service bvba - Industrieweg Aartselaar Volgende firma s hebben een offerte ingediend: Winterhalter Elonia nv - Schaarbeeklei Vilvoorde, Magec nv - Qualitis Science Park Brussels West - Jean Burgers straat Edingen, Van Weert Service bvba - Industrieweg Aartselaar De ingediende offertes werden beoordeeld als volgt: Gunningscriteria Puntenverdeling volgens bestek 3 Winterhalter Eliona nv 1. Bedrag van de offerte 35 35, excl. BTW; ,65 incl. BTW Magec nv 25, excl. BTW; ,15 incl. BTW Van Weert Service bvba 27, excl. BTW; ,71 incl. BTW

4 2. Kwaliteit van de aangeboden materialen en 35 35,00 25,00 15,00 toestellen 3. Voorstel onderhoudscontract 15 15,00 15,00 15,00 4. Plan van aanpak 10 0,00 8,00 0,00 5. Uitvoeringsperiode/ garantieperiode 5 5,00 4,00 4,00 Totaal ,00 77,34 61,92 Voor wat betreft Winterhalter Eliona nv: de kwaliteit van de aangeboden materialen en toestellen beantwoord aan de voorwaarden gesteld in het opdrachtdocument; het voorstel van een BASIC onderhoudscontract is voldoende uitgewerkt in het dossier; een plan van aanpak werd echter niet opgegeven en de garantieperiode verdient een pluspunt omwille van de verlengde garantie tot 36 maanden op het elektronische gedeelte van de machine. De leverancier wist eveneens een toestel voor te stellen dat qua omvang (lengte 5800mm) ideaal is om te worden geïntegreerd in onze bestaande vaatwasruimte. Voor wat betreft Magec: naar kwaliteit van het aangeboden materiaal worden o.a. punten verloren omwille van het feit dat dit toestel niet volledig beantwoord aan de gevraagde eigenschappen van roestvrij staal en het feit dat dit toestel een totale lengte heeft van 7200mm, wat té omvangrijk is voor onze vaatwasruimte. Het onderhoudscontract werd ook hier voldoende toegelicht. Een plan van aanpak is aanwezig maar onvoldoende in detail uitgewerkt. De garantieperiode beperkt zich tot het minimum vooropgestelde maar ook niets meer. Voor wat betreft Van Weert Services: dit toestel beantwoord onvoldoende aan onze verwachtingen. Dit toestel beantwoord eveneens niet aan de vooropgestelde eisen van het roestvrij staal maar meest doorslaggevend element is ongetwijfeld dat de deuren geen 180 open draaien zoals gevraagd in het opdrachtdocument. Dit gegeven maakt het moeilijker om het toestel naar behoren te reinigen. Zijn totale lengte van 7875mm is té omvangrijk voor de beschikbare oppervlakte. Een voorbeeld van onderhoudscontract zit vervat in het dossier; een plan van aanpak dan weer niet. Net als Magec beperkt de garantieperiode zich tot het strikte minimum. Als slotconclusie kan dan ook gesteld worden dat de firma Winterhalter Eliona nv, prijs/kwaliteit ons het meest aangewezen toestel heeft aangeboden; zijnde het type MTF MMMM, voor een bedrag van euro, exclusief 21% BTW of ,65 euro, inclusief BTW de prijs van. De raming van dit perceel bedroeg: euro, excl. 21% BTW euro, incl. 21 % BTW. De kredieten voor deze investeringsuitgave te financieren werden in volgend investeringsproject voorzien: / OD ondersteunende diensten Centrale keuken - verbeteringswerken keuken. Financieel advies en visum: Niet van toepassing 4

5 Stemming: Art. 1: De opdracht met als voorwerp Renovatie vaatwasruimte centrale keuken OCMW HALLE, Perceel 1: Vernieuwing vaatwasinstallatie, wordt na onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking gegund aan de volgende firma: Winterhalter Eliona nv, Schaarbeeklei 636 te 1800 Vilvoorde voor een bedrag van euro, exclusief 21% BTW of ,65 euro, inclusief BTW Art. 2: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal gefinancierd worden met de kredieten in volgende investeringsprojecten voorzien: / OD - ondersteunende diensten centrale keuken - verbeteringswerken keuken Art. 3: De onderhoudscontracten van dit dossier zullen gefinancierd worden met de kredieten in volgend exploitatiebudget: onderhoudscontracten installaties, machines en uitrusting centrale keuken Art. 4: De opdracht waarvan sprake in artikel 1 zal beheerd worden door de algemene uitvoeringsregels overheidsopdrachten en door het bijzonder opdrachtdocument dat werd goedgekeurd in zitting van 17 november FIDI Pachtoverdracht. De Raad, OCMW Halle verpacht de grond te Halle sectie M 387 met een oppervlakte van 77a30ca aan Denayer- Kragmans. Mijnheer en mevrouw Denayer Kragmans laten in een schrijven van 24 april 2015 weten dat ze voornoemde grond via een pachtoverdracht wensen over te dragen aan het landbouwbedrijf Seunens Agri LV. Juridische gronden: Wet van 4 NOVEMBER BURGERLIJK WETBOEK. - BOEK III _ TITEL VIII _ HOOFDSTUK II, Afdeling 3: Regels betreffende de pacht in het bijzonder. Wet van 29 JULI Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van de bestuurshandelingen. Advies en motivering: Volgens artikel 34, eerste lid, van de pachtwet heeft de pachter het recht om zonder toestemming van de verpachter zijn pacht geheel over te dragen aan zijn naaste afstammelingen. Dit op voorwaarde dat alle goederen die bij één pachtcontract zijn verpacht aan dezelfde overnemer worden overgedragen. Onderpacht of pachtoverdracht aan andere personen dan deze bedoeld in de artikelen 31 en 34 van de pachtwet kan echter niet zonder toestemming van de verpachter. Een openbaar bestuur (verpachter) dient rekening te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Een toewijzing of afwijzing tot pachtoverdracht mag niet willekeurig zijn. Bovendien 5

6 moet het openbaar bestuur de wet op de motivering van de bestuurshandeling (29 juli 1991) naleven. In VB 18/02/2008 werd de procedure i.v.m. een pachtoverdracht goedgekeurd rekening houdend met de wet van 29 juli Een pachtoverdracht waarbij de overnemer wordt voorgedragen door de pachter wordt aanvaard indien de overnemer aan volgende 2 criteria voldoet: 1. De kandidaat overnemer is gedomicilieerd in België en heeft zijn of haar bedrijfszetel in België 2. De kandidaat land- of tuinbouwer is in hoofdberoep, d.w.z. een bedrijf uitbaat waarmee tenminste 50% van zijn arbeidsinkomen verdiend wordt en waaraan tenminste 50% van zijn arbeidstijd besteed wordt. Kandidaat overnemer Seunens Agri LV voldoet aan beide criteria. Aan de Raad wordt gevraagd om de pachtoverdracht zoals gevraagd door Denayer-Kragmans goed te keuren. Financieel advies en visum: Niet van toepassing Stemming: Art 1. De Raad keurt een pachtoverdracht van mijnheer en mevrouw Denayer-Kragmans, Jerome Ameysstraat 36, 1600 Sint-Pieters-Leeuw aan Seunens Agri LV, Gaasbeeksesteenweg 189, 1500 Halle goed. 4. PO PO - Voorstel tot vastleggen brugdagen Het Raad voor Maatschappelijk Welzijn, Artikel 235 paragraaf 2 van de rechtspositieregeling bepaalt dat jaarlijks wordt vastgelegd op welke wijze feestdagen die samenvallen met een zaterdag of een zondag worden gecompenseerd. Hierbij zijn volgende mogelijkheden: het vaststellen van een vervangende feestdag het verlenen van het recht aan personeelsleden om deze dagen conform de modaliteiten van de jaarlijkse vakantiedagen op te nemen. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie 4 6

7 Advies en motivering: In 2016 zullen 3 feestdagen op een zaterdag of zondag vallen. Er is een mogelijkheid om 2 brugdagen vast te leggen, met name op vrijdag 22 juli en maandag 31 oktober. Aan de Raad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen met betrekking tot het vaststellen van slechts één brugdag, nl. op maandag 31 oktober, omdat de principiële regel is geen brugdagen vast te leggen tijdens de zomermaanden. Voor de continudiensten (verpleging / verzorging van het rustoord en medewerkers van de serviceflats) dienen de feestdagen binnen de 6 weken ingepland te worden. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Stemming: Art 1. De Raad verleent haar goedkeuring met betrekking tot het vaststellen van brugdagen op: maandag 31 oktober Voor de continudiensten (verpleging / verzorging van het rustoord en medewerkers van de serviceflats) dienen de feestdagen binnen de 6 weken ingepland te worden. 5. PO OA - Directeur ondersteunende afdelingen, organisatie selectieprocedure voor tijdelijke invulling van de hogere functie. De Raad, De goedgekeurde personeelsformatie voorziet in de herpositionering van 2 vte directeursfuncties op A5a-A5b. De directeursfunctie van het departement Woonzorg is momenteel ingevuld in A4a-A4b. De directeursfunctie voor de Ondersteunende Afdelingen is nieuw. Juridische gronden: De rechtspositieregeling van het OCMW Halle. De goedgekeurde personeelsformatie. OCMW-decreet van 19 december 2009 Advies en motivering: Aan de raad wordt voorgesteld een selectieprocedure op te starten voor invulling van de functie van de directeur voor de ondersteunende afdelingen en dit via tijdelijke uitoefening van de hogere functie. 7

8 De functiebeschrijving en (niet-limitatieve) takenlijst, in bijlage aan deze beslissing, worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad. De voorwaarden zijn: Titularis zijn van een graad van rang Ax (A4a-A4b), Av (A1a-A3) of Bx (B4-B5 / BV5) Ten minste 3 jaar graadanciënniteit in de graad Ax en/of Av en/of Bx Een diploma hebben dat toegang geeft tot niveau B Een gunstig evaluatieresultaat gekregen hebben voor de laatste periodieke evaluatie Slagen voor de selectieprocedure bestaande uit een assessment (voor de capaciteitstesten en persoonlijkheids- testen & screening zal de firma Hudson aangeduid worden als extern selectiekantoor). Er wordt een selectieprocedure opgestart met inachtname van volgende modaliteiten: Bekendmaking aan de kandidaten o Publicatie op intranet SWOI o aan de in aanmerking komende kandidaten. Selectietechnieken: o een persoonlijkheidstest en psychotechnische screening (assessment) Timing van de selectieprocedure: Oproep kandidaten op 11/8/2015. Kandidaturen, met motivatiebrief, kunnen ingediend worden via naar info.onthaal@ocmwhalle uiterlijk 3/9/2015 Vast Bureau van 7/9/2015: kennisname en beoordeling van de kandidaturen assessment: data te bepalen door de firma Hudson (september 2015) Raad 10/2015: aanstelling laureaat Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Gezien het advies van de stad met betrekking tot de wijziging van de personeelsformatie en de opdracht die de secretaris heeft ontvangen hebben de secretaris van de stad en de secretaris van het OCMW teruggekoppeld aangaande de invulling van de functie van directeur ondersteunende afdelingen. Sonia Christiaens heeft in dit kader een mail verzonden naar de secretaris en de voorzitter om het advies van de stad meer te duiden (zie document in bijlage van deze beslissing). De stad gaat akkoord om al over te gaan tot tijdelijke invulling van de functie op A5a-A5b en dit in afwachting van meer duidelijkheid vanuit de regering. Geheime stemming: Art 1. De functiebeschrijving en takenlijst van directeur voor de ondersteunende afdelingen worden goedgekeurd. 8

9 Art 2. Een selectieprocedure voor tijdelijke uitoefening van de hogere functie van directeur ondersteunende afdelingen zal georganiseerd worden, zoals opgenomen in dit besluit. 6. PO Welzijn - Hoofdmaatschappelijk assistent, wijziging in de volwaardige bevorderingsprocedure. De Raad, In de raad van 14/7/2015 werd beslist de bevorderingsprocedure voor de vacante voltijdse statutaire functie van hoofdmaatschappelijk assistent B4-B5 verder te zetten. SD Worx/DIP Consulting werd aangesteld als assessment kantoor en lid van de jury. Nu blijkt dat SD Worx geen assessments meer uitvoert. Juridische gronden: Decreet betreffende de organisatie van openbare centra voor maatschappelijk welzijn De goedgekeurde personeelsformatie De rechtspositieregeling voor het OCMW-personeel - categorie De principebeslissing van de raad van 10/07/2012 betreffende de puntenverdeling van de selectietechnieken. De principebeslissing van het Vast Bureau van 05/10/2009 betreffende de richtlijnen mbt communicatie, feedback en bewaring van assessment - rapporten De principebeslissing van het Vast Bureau van 05/12/2011 betreffende de te gebruiken publicatiekanalen. De principebelissing van de Raad van 10/07/2012 betreffende de puntenverdeling bij volwaardige selectieproeven. Beslissing van de Raad van 14/7/2015 inzake de verderzetting van de volwaardige bevorderingsprocedure hoofdmaatschappelijk werker Advies en motivering: SD Worx verwijst voor het afnemen van assessments systematisch door naar Ucare. Aan de Raad wordt daarom voorgesteld om niet SD Worx maar Ucare in de jury te laten zetelen van de volwaardige bevorderingsprocedure voor de functie van hoofdmaatschappelijk werker. Financieel advies en Visum: Niet van toepassing Jobpunt Vlaanderen werd in dit dossier gecontacteerd gezien wij via hen samenwerken met assessmentkantoren. Zij verlenen een gunstig advies aangaande de aanstelling van Ucare. Dit past binnen hun contract. Geheime stemming: 9

10 Art 1. De Raad beslist om niet SD Worx maar Ucare aan te stellen als lid van de jury voor de volwaardige bevorderingsprocedure voor de functie van hoofdmaatschappelijk werker, en aldus het assessment te laten uitvoeren. BESTUURLIJK TOEZICHT De beslissingen van de raad worden opgenomen in een overzichtslijst met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden. Deze overzichtslijst wordt binnen de 20 dagen na de vergadering van de OCMW-raad opgestuurd naar de toezichthoudende overheid, met name: de Heer Gouverneur, PROVINCIE VLAAMS BRABANT - Diestsesteenweg te 3010 LEUVEN de Heer Burgemeester Stad Halle, Oudstrijdersplein 18 te 1500 HALLE Einde: 20:20 uur De secretaris Jan De Winne De voorzitter Marie-Rose Harnie Voor eensluidend afschrift De secretaris Jan De Winne De voorzitter Marie-Rose Harnie 10