Automatisering bij branche- en beroepsorganisaties Seminar

Transcriptie

1 Automatisering bij brancheen beroepsorganisaties Seminar 16 februari 2010 Onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise

2 Programma 12:15 Ontvangst met lunch 13:00 Presentatie resultaten onderzoek en discussie 13:30 IT-strategie en beleid m.b.v. referentiemodel brancheen beroepsorganisaties 14:15 Pauze 14:30 De rol van brancheorganisaties rondom IT en informatie voor haar leden 15:15 Discussie IT-uitdagingen 16:00 Afsluiting & borrel 2

3 Even voorstellen Marc van Dijk Richard Heijne den Bak Wilrik Olijve Onno Wasser 3

4 Onafhankelijk IT-advies combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise Kenmerken Sinds 1991 Beëdigd informaticadeskundigen Best practices Kwaliteitsmanagement Professioneel netwerk Huisleverancier Kernwaarden Professioneel Pragmatisch Objectief Ambitieus Betrokken Betrouwbaar 4

5 Onze diensten Strategie Voorstudies Beleid Verandermanagement Inkoop (Out)sourcing Europese aanbesteding Contractmanagement Vernieuwing Programma van eisen Pakket- en partnerselectie Implementatiebegeleiding Contractering Contracten en SLA s Onderhandeling Geschillen Beoordeling Audits Taxaties Deskundigenberichten Tevens Second opinions Projectbegeleiding Workshops 5

6 Opleidingen & workshops Inkoop Europees aanbesteden Inkopen van ICT (NEVI) Implementatiemanagement Tevens Application Service Providing (ASP) IT-Services Procurement Library (ISPL) Open source software (OSS) Contractering Service Level Agreements (SLA s) ICT-contracten Onderhandelen over ICT-contracten Contractmanagement Contractmanagement voor ICT Vendormanagement Outsourcing 6

7 Deelnemers: voorstellen & korte inventarisatie Categorie # gebruikers >75 Applicaties Architectuur Best of breed Integraal Maatwerk Domeinen Financieel/ Facturatie Ledenadm/ CRM Publiceren/ samenwerken Trends OSS ASP/SaaS Social media Uitbesteding Hosting (HW) >90% in huis combinatie >90% uithuis Technisch beheer (Diensten) >90% in huis combinatie >90% uithuis Ondersteuning Budget Technisch beheer zelf 1 leverancier >1 leverancier Applicatiebeheer gebruiker eigen IT Uitbesteed IT totaal < 50K K >100K Beheer/vernieuwing 90%/10% 75%/25% 50%/50% (Opgestelde) IT strategie: Informatiebeleid Informatieplan IT-projectenplan 7

8 De aanleiding voor dit seminar 8

10 De ANGB organisatie Algemene Nederlandse Gemiddelde Branche- /Beroepsvereniging Missie: De ANGB komt op voor de belangen van alle Brancheen Beroepsverenigingen in Nederland! 10

11 Droge feiten Fact Sheet ANGB Aantal mensen in dienst 40,8 Aantal leden 5035,45 Aantal IT werplekken 55 Marktaandeel 56,57% 11

12 Wat we doen.. (Bron: Berenschot; Mitopics) 12

17 Onze IT ondersteuning (1) De ANGB..beschikt over een integraal softwarepakket..heeft dit pakket ongeveer 6 jaar geleden aangeschaft..kwalificeert betrouwbaarheid en functionaliteit van dit pakket als zeer goed...heeft voor een integraal pakket gekozen om een betere service naar leden te garanderen..realiseerde daarnaast ook een tijd- en kostenbesparing met dit pakket...betaalde ,- voor licenties 17

18 Onze IT ondersteuning (2) De ANGB..gebruikt voor 24% van de gewenste functionaliteit maatwerk...kwalificeert de functionaliteit hiervan als zeer goed..medewerkers waarderen de betrouwbaarheid van het maatwerk iets minder dan van het niet maatwerk...betaalde ,- voor maatwerk functionaliteit 18

19 De IT selectie/implementatie De ANGB..doorliep een selectiefase van 4,5 maand..doorliep een implementatiefase van 5,5 maanden..ervaarde dat de implementatie niet geheel conform planning verliep maar enige uitloop kende..was tijdens implementatie zeer tevreden, maar na de implementie minder tevreden over de inzet van de leverancier..is over het algemeen tevreden over dienstverlening van de leverancier en zelfs zeer tevreden over het kennisniveau van de consultants 19

20 Discussie Herkent u zich in de ANGB? 20

22 IT-strategie: informatieplanning Informatieplanning (IP): proces m.b.t. informatiebeleid en planvorming voor informatieverzorging van uw organisatie. Informatiebeleid (integraal onderdeel organisatiebeleid): SOLL Informatieplan: actieplan IST naar SOLL Projectenplan: projecten met te realiseren verbeteringen/ vernieuwingen m.b.t automatisering t.b.v. SOLL Strategische rol van informatietechnologie: naar buiten (concurrentiekracht: IT als enabler ) naar binnen (efficiëntie van bedrijfsprocessen 22

23 IT-beleid binnen organisaties Informatiebeleid: SOLL (bedrijfsgegevens, informatiesystemen, informatietechnologie, werkorganisatie, middelen ) Informatieplan: IST naar SOLL (gewenste toekomstige inrichting informatievoorziening, huidige informatievoorziening, migratiepad) Blauwdruk ICT-ontwikkelingen middellange (2-4 jaar) en lange termijn (4-7 jaar). Bedrijfsprocessen gegevensverzamelingen gegevensstromen t.b.v. bedrijfsmissie en doelen Rol afdelingen en rol nieuwe ICT technologieën Projectenplan: Concrete verbeteringen/vernieuwingen Invoering nieuwe geautomatiseerde informatiesystemen) Reorganisatie (invoering nieuwe taken / verantwoordelijkheden afdelingen/functionarissen) Conditionering (voorbereiden organisatie, opleiden personeel) 23

24 Drijvers voor IT vanuit de bedrijfsvoering (organisatie-inrichting) Ondersteuning primaire processen : Verkoop (werven nieuwe leden diensten aan bestaande leden voorraadbeheer) => CRM PSA trainingen artikelen) Informeren van interacteren met leden => CMS/DMS/Portal Back-office (ledenadministratie i.c.m. facturatie financiële administratie) Interne informatievoorziening (documenten) en/of Ken/stuurgetallen => DMS BI. 24

25 Primaire processen & model ANGB Verkoop werven nieuwe leden diensten aan bestaande leden leveren verenigingsartikelen Back office Financiële administratie HRM Interne sturing Interne informatievoorziening Kennis/documenten Ken-/stuurgetallen Informeren/interacteren Publiceren wettelijke info Informatie voor leden Portals voor groepen 25

26 Drijvers vanuit IT(-organisatie) IT-dienstverlening: Te leveren diensten (technisch beheer, helpdesk, applicatiebeheer, ) Noodzakelijke kennis (infrastructuur, hardware, pakketten) Beschikbare capaciteit (aantal fte) Kosten: Mate van functionele ondersteuning (breedte en diepgang) Mate aan uitbesteding van (beheer)activiteiten (aan experts ) Beschikbare budgetten 26

27 Inbreng vanuit IT m.b.t. strategische keuzes IT-trends (in willekeurige volgorde) Management informatie (ken- en stuurgetallen) PSA (Professional Services Automation) Social media Web 2.0 (3.0?) Cloud SaaS ASP Het nieuwe werken Mobiliteit OSS Unified communication Energie en energiegebruik (duurzaam, groene ICT) Virtualisatie Groei van data (toename van 650% in 5 jaar) Identity management (=> nieuwe werken, mobiliteit) Security (o.a. privacy!) 27

28 Inbreng vanuit IT m.b.t. strategische keuzes Leveranciers(criteria) Kwalificaties Kennis/ervaring (referenties, bekend met type processen bij branche-/beroepsverenigingen) Stabiliteit organisatie (# fte s, markten, inbedding beheer/implementatie/(pakket)ontwikkeling Robuustheid oplossing (voldoende installed base, meegaan met ontwikkelingen Dienstenportfolio Implementatie Beheer applicaties, hardware en/of infrastructuur 1 e lijns (ook naar andere leveranciers)... 28

29 Referentiemodel 29

30 Referentiemodel: toelichting Oranje: veelal afgedekt door integraal pakket (eerste uitgangspunt qua scope vanuit wensen ANGB en aanwezig functionaliteit in populaire pakketten) Blauw: veelal afgedekt door aparte applicatie Salarisadministratie: lastig te combineren functie, veelal ondersteund door specialistisch pakket Opleidingen: meestal afgedekt door apart pakket Oranje/blauw gearceerd: integraal of best-of-breed (aparte oplossing) Ledennet en publieke website: Bij hoge eisen aan CMS-functionaliteit: keuze voor andere oplossing (niet integraal) Document en kennisbeheer. Afhankelijk van oplossing ( SharePoint achtige pakketoplossingen bieden dit integraal, andere integrale oplossingen via een aparte oplossing Ideale scope: functionele domeinen afgedekt door integrale applicatie Bij heel specifieke eisen voor een functioneel domein: => aparte IT-oplossing (vaak bij website functionaliteit en HRM). 30

31 Referentiemodel toegepast:generiek Informatiebeleid Functionele ondersteuning vanuit bedrijfsvoering (dialoog met business ) Hogere kwaliteit informatievoorziening, betere performance/beschikbaarheid, lagere IT-kosten Informatieplan Ontwerp applicatielandschap (scenario s, roadmap) Ontwerp gewenste IT-organisatie (in-/uit huis) IT-projectplan Realiseren applicatielandschap Vernieuwen: pakket- en leverancierselectie 31

32 Referentiemodel toegepast: functioneel Afwegingen Standaardpakket of maatwerk (en indien maatwerk: hoe lang nog?) Breed maar minder diep (ERP) Afgebakend en diep (Financieel/HRM, CRM, PSA, CMS/Portal, etc.) Integratie: SAP integreert technisch gezien de verschillende onderdelen het beste, anderen zullen oplossingen van meerdere leveranciers combineren Koppelbaarheid (keuze voor platform(en) => MS) Budget (SAP All-in-One of Dynamics Ax versus Dynamics Nav (evt. i.c.m. maatwerk) versus Windex) 32

33 Welke pakketten & leveranciers passen daarbij? AllSolutions Renflex STB Automatisering & advies S2B Windex Knowmany CCI IT Groep E-captain MS CRM CRM partners Scope CRM SAP All-in-One PSA MS Dynamics AX Pylades, Qurius, Columbus IT MS Dynamics NAV Verito Automatisering Exact Exact zelf, A&B Software Solutions Accountview Mamut King Quadrant Software Newbase i.c.m. Twinfield 33

35 Pauze 35

37 De rol van brancheorganisaties Wat kan BO rondom IT in de branche? Waar raakt dit de interne IT? Welke impact heeft dit? 37

38 Branchevereniging en IT Unieke positie Bedrijfs- en branche-overstijgende projecten Vraagbaak voor (middelgrote) bedrijven Belang Prestaties gehele branche Prestaties leden Toegevoegde waarde lidmaatschap 38

39 Rol afhankelijk van situatie Omvang Verankering IT: missie/ historie Verticaal of horizontaal karakter Rijpheid van de (specifieke) markt Rijpheid en diversiteit van leden Concurrentie in de branche 39

40 Handvat activiteiten 1. Verkennen Brancheonderzoek 2. Coördinatie/ standaardisatie Gegevens uitwisseling Referentiemodellen 3. Inventarisatie praktijk Software markt 4. Ontwikkeling en stimulering Specificeren en certificeren 5. Kennisverspreiding Workshops Handboeken 6. Individuele ondersteuning Consultancy 7. Belangenbehartiging Gezamenlijke inkoop Gebruikersvereniging 8. IT-diensten (SaaS, clearing & factoring) 40

41 Voorbeelden uit onze praktijk KVGO: opstellen referentiemodel en pakketvergelijking KNGF: referentiemodel mede ten behoeve van implementatie richtlijnen NMT: clearing & factoring Fosag: E-learning GGZ: gezamenlijke inkoop 41

42 Leveren van IT-diensten kan eigen IT raken Registratie voor leden: KAM en registers Hergebruik bestaande IT Front office back office (portals, Identity en access 42

43 Impact SaaS diensten Aanbieder/ concurrent in de markt Inkoop van componenten of doorleveren SLA s naar leden 43

44 Afsluitend Unieke rol brancheorganisaties Belangrijke winstpunten mogelijk Wat gaat u doen? 44

46 Discussie IT-uitdagingen Welke uitdagingen zijn het belangrijkst? Wat is uw standpunt? Hoe ziet de toekomst eruit? Wat zijn de huidige knelpunten? Wat is uw uitdaging? 46

47 Vragen? Nu! Daarna: borrel! Per Overige informatie Nieuwsbrief: Internet: