Inkopen van ICT. Inkopen Complexe Techniek? 31 maart Karin van IJsselmuide. Kennismanager/trainer Nevi Inkoopacademie

Transcriptie

1 : Inkopen Complexe Techniek? 31 maart 2009 Karin van IJsselmuide Kennismanager/trainer Nevi Inkoopacademie Inhoud Voorstellen Context IT-inkoop Opzetten van een complex sourcingtraject Realisatie van het contract

2 NEVI Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement: organisatie voor inkoopprofessionals, 6000 leden bevordert de vakbekwaamheid en ontwikkeling van inkoopprofessionals streeft naar erkenning van inkoop als strategische bedrijfsfunctie tijdschrift Deal! onderzoek, hoogleraren en lectoren netwerken en platforms (voorbeeld NEVI Publiek) NEVI Opleidingen BV en BV NEVI Opleidingen BV: NEVI MIL, NEVI 1, NEVI 2 tactisch, NEVI 2 strategisch, NEVI 3 incompany-vakopleidingen CEDEO-erkend BV: seminars (waaronder het Purchasing Executive Programme) incompany-trainingen info@nevi-opleiding.nl

3 Eigen ICT behoeften Overheidsinkoop Simap, aanbestedingskalender TenderNed Decision Support System (bouw) Purchasing Intelligence Internet/intranet E-procurement Inkoopscans (nulmetingen) Inzicht in behoefte, evaluaties, rapportages Verbetering risico management Situatieafhankelijke aanpak Beheerst besluitvormingsproces met duidelijke deliverables Beter contractmanagement. De ict-praktijk Onderzoek van Standish Group 16 % projecten succesvol 31 % projecten gecancelled 53 % projecten operationeel, maar: Geen goede functionaliteit Te laat opgeleverd Buiten budget

4 Context IT-inkoop Ongelijke deskundigheid van partijen: materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie procesdeskundigheid klant kent ins en outs Eindresultaat niet 100% vast te leggen iteratief proces (product van samenwerking) complexiteit/ onbekendheid Vitaal belang, fouten zijn kostbaar kwetsbaarheid klant tijdens overgang afhankelijkheid ( zonder ICT ben je vleugellam ) strategisch belang Context IT-inkoop (vervolg) Lange termijn relatie IT-project geen eenmalige levering onderhoud wijzigingen in behoeften Meerdere partijen Winners Curse effort commercieel traject Judoka s met de zwarte band Spanningsveld: ICT-afdeling, inkoop en de business Leveranciersstandaarden OSS/open standaarden Licenties op software

5 NEVI sourcingmethodologie specificeren selecteren sourcing contracteren het operationele proces SRM 1.5 Van sourcinganalyse naar sourcingstrategie inkoopproces aanpak (korte) termijn brainstorm sourcingscenario lange termijn middellange termijn korte termijn sourcingstrategie portfolioanalyse bepalen bouwstenen sourcingscenario analyse van inkoopsituatie analyse van het interne proces maken analyse en bepalen aanvullende behoefte marktanalyse financiële analyse contractanalyse 2.11

6 Samenhang van ICT in een organisatie Front office Werk station Werk station Werk station Winkel Call centre Website???? Werk station TP-monitors Procesbesturing Mid office Relatie beheer Workflow management server Communicatie netwerk server infrastructuur, middleware Verkoop informatie Document informatie server Back office Object broker Database Processing Database Processing Message servers Wat koop je in? Hardware Software Diensten Projectdiensten Ongoing diensten (beheer) Afzonderlijke IT-onderdelen Projecten Of functionaliteit (SaaS: ASP, web-services)

7 De ketting en de schakels Werkplek Verbindingen: - LAN - WAN Applicaties Datacentrum: - opslag - processor capaciteit Perspectieven en belangen Prijs Kwaliteit Continïteit Flexibiliteit (Business) Manager ICT-afdeling Stabiliteit Integratie Ondersteuning Onderhoudbaarheid IT-inkoper Risico-reductie

8 Betrokkenen bij inkoop Commerciële onzekerheid Laag Hoog Laag inkoper bepalend economische en financiële specialisten bepalend Productcomplexiteit technische participanten bepalend veel participanten van verschillende niveaus in de onderneming, allen bepalend Hoog 3.6 Meedenken in inkoopstrategie Wat kopen we in? verdeling verantwoordelijkheid aantrekkelijk pakket voor de markt Wat is de uitgangssituatie? complexiteit onzekerheid Hoe kopen we in? inkoop van voorfase/ POC/ proeftuin interactie met leveranciers Welke aanbestedingsprocedure past hier bij? openbaar niet-openbaar concurrentiegerichte dialoog Welke eisen en wensen, selectie- en gunningscriteria, beoordelingsmethodiek? Opstellen RFI/RFP etc Contractmanagement?

9 Classificatie kwaliteitsnormen Beschikbaarheid service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing ondersteuning: service window helpdesk Performance service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid, omvang opslag ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen Integriteit service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid, volledigheid verstrekte informatie etc. Exclusiviteit service: toegang tot vertrouwelijke informatie en functionaliteit ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden verstrekt Conformiteit eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier. Vb Compliance Realiseren Proeftuin, proof of concept Bouw verbetermechanismen in Prestatiebewaking contract verdwijnt niet in de la belang dossiervorming bewaking checkpunten: tijd/kwaliteit/kosten/organisatie/informatie aanscherping afspraken (bv. performance) afwijkingen (bv. andere levertermijnen, scope) aanvullende afspraken (bv. extra werkzaamheden, nieuwe versies)

10 Opmerkingen! Inkopen ICT: Innovatief Controle Transparantie Vragen?