Aanbesteden van ICT. NEVI PIANOo congres. Ir. Richard Heijne den Bak,

Transcriptie

1 Aanbesteden van ICT NEVI PIANOo congres Ir. Richard Heijne den Bak, Onafhankelijk IT-advies vanuit de combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise

2 Inhoud Voorstellen Mitopics IT markt bijzonder Wat doen we daarmee Aanbesteden En na het aanbesteden 2

3 Regelt IT Al 22 jaar! Onafhankelijk IT-advies combinatie van technische, bedrijfskundige en juridische expertise Kenmerken Sinds 1991 Hoogwaardige expertise Beëdigd informaticadeskundigen Professioneel netwerk Interdisciplinair Kernwaarden Professioneel Pragmatisch Objectief Ambitieus Betrokken Betrouwbaar bedrijfskundig technisch juridisch 3

4 Regelt IT Al 22 jaar! Diensten Strategie Beleid Sourcing Voorstudies Inkoop en aanbesteding Programma van eisen Pakket- en partnerselectie Implementatiebegeleiding Overeenkomsten Contracten/licenties/SLA s Onderhandeling Geschillen Regie Beheer en organisatie Contractmanagement Service Management Beoordeling Scans & audits Second opinions Deskundigenberichten Vormen Training & workshops Advies & ondersteuning Programma-/projectbegeleiding 4

5 Regelt IT Al 22 jaar! Topics 5

6 Regelt IT Al 22 jaar! Trainingen Actuele onderwerpen Service level agreements Contractmanagement Opstellen en beoordelen van IT-contracten Juridische aspecten van informatiebeveiliging Pakketselectie en implementatie Contractmanagement & risicobeheersing voor projectleiders Inkopen van IT Aanbesteden van IT Vormen Lezingen Open inschrijving Op maat in house 6

7 Context IT-inkoop ongelijke deskundigheid van partijen: materiedeskundigheid IT+ snelle verandering technologie klant kent eigen ins en outs eindresultaat niet 100% vast te leggen kwaliteit ontstaat in cirkels complexiteit/ onbekendheid vitaal belang, fouten zijn kostbaar kwetsbaarheid klant tijdens overgang afhankelijkheid ( zonder ICT ben je vleugellam ) strategisch belang lange termijn relatie IT-project geen eenmalige levering na project onderhoud wijzigingen in behoeften

8 Context IT-inkoop (vervolg) meerdere partijen Winners Curse spanningsveld ICT en inkoop monopolisten licenties op software

9 Proeftuin

10 Samenhang van ICT in een organisatie Front office Werk station Werk station Werk station Winkel Call centre Website Portal Werk station Procesbesturing Mid office Relatie beheer Workflow management server Communicatie netwerk server server infrastructuur, Verkoop middleware Document informatie informatie Back office Database Processing Database Processing

11 IT markt Veel onderaanneming: IT-aanvragen komen soms wel drie keer langs Structurele en gelegenheidssamenwerking Overnames en fusies Cowboys vs. parels Bonuscultuur: ook in ICT Semi-monopolisten

12 IT-inkoop perspectieven en belangen Commercie Kwaliteit Continïteit Flexibiliteit (Business) Manager IT-staff, operational technicians Stabiliteit Integratie Ondersteuning Onderhoudbaarheid IT-inkoper Risico-reductie

13 Niveau van inkoop Infrastructuur Projectdiensten Software Beheerdiensten Hoofdaannemerschap Projecten Outsourcing BPO

14 Cloud

15 Service Level Agreements Agreement Service Definition Service Level Specification Daily Agreed Procedures Prijzen en tarieven Offerte Bijlagen Bijlagen Addenda Bijlagen Addenda Overzicht volledige Service Overeenkomst Functiegeoriënteerd praktijkmodel Mitopics

16 Classificatie kwaliteitsnormen 1. beschikbaarheid service: in uren, aantal storingen, max. duur van een storing ondersteuning: service window helpdesk 2. performance service: snelheid transactieverwerking, aantal gelijktijdige of totale gebruikers, aantal transacties per tijdseenheid, omvang opslag ondersteuning: snelheid beantwoording, aantal vragen 3. integriteit service: volledigheid, actualiteit en juistheid van resultaten ondersteuning: juiste beantwoording vragen, juistheid, volledigheid verstrekte informatie etc. 4. exclusiviteit service: toegang tot vertrouwelijke informatie en functionaliteit ondersteuning: aan wie mag welke informatie worden verstrekt 5. conformiteit eisen te stellen aan het interne proces van de leverancier Vb Compliance

17 Specificeren vs. papieren exercitie. Gebruik contacten met de markt: Voor de procedure Beurzen Gesprekken met leveranciers/ lotgenoten/ experts Marktverkenning Inhuren bestekschrijver Tijdens procedure Marktconsultatie Concurrentiegerichte dialoog Prebids Prototypes (beauty contest) Demo s Proof of concept Keuze om specificatie los te koppelen van bouwfase Keuze gefaseerde oplevering

18 Selectiecriteria NB Gids proportionaliteit Uitsluitingsgronden Bewijs inschrijving beroeps- of handelsregister Financiële economische draagkracht Technische bekwaamheid Aantal gekwalificeerde medewerkers/ personeelsverloop Technische uitrusting - Helpdesk, hoe snel ter plaatse (ITIL, ASL ) - Kwaliteit/ milieu (ISO 9000, 27001, ISAE 3402, 14001, etc) Toegang tot kennis en expertise toeleverancier Innovatie capaciteit Referenties (kerncompetentie van prestatie uit het verleden) Escalatiemechanisme?

19 Sub criteria EMVI 1. Kwaliteit van de systeemoplossing Geschiktheid van de oplossing (technisch) Geschiktheid van de oplossing (functioneel) Kwaliteit van documentatie Mate van aansluiting op de IT-eisen 2. Kwaliteit van de implementatie Plan van aanpak Tijdschema Kwaliteit van voorgestelde projectmedewerkers 3. Kwaliteit van continue dienstverlening Onderhoud documentatie Kwaliteit van voorgestelde onderhoud (preventief, correctief, adaptief)-> SLA eisen Vernieuwend onderhoud 4. Hoogte van de prijs van de aanbieding Total Cost of Ownership (TCO) Tarieven/ prijslijst 5. Demonstratie/ presentatie 6. Akkoord Plan van Aanpak Proof of Concept 7. Acceptatie zonder voorbehoud van de definitieve overeenkomsten Maar welke contractvorm kies je?

20 Contractmanagement Het contract verdwijnt niet in de la!

21 Dossiervorming Voorbeeldstukken in dossier relevante documenten uit de precontractuele fase, zoals de RFI/RFP en de definitieve reactie van de leverancier daarop een index met een opsomming van alle dossierstukken, voorzien van statusaanduiding (Overeengekomen? Voorstel? Concept? Anders?), datum, auteur en distributielijst het oorspronkelijke contract inclusief alle bijlagen alle addenda op het contract/de bijlagen, dan wel nieuwe versies daarvan alle correspondentie waarin wijzigingen in het contract/de bijlagen worden behandeld alle stuurgroepverslagen en afhankelijk van hoe operationeel die zijn de projectgroep(en)verslagen en - in geval van ongoing services de service(management)rapportages en de verslagen van de bespreking daarvan facturen en een overzicht van de uitnutting van het contractuele budget; Voor zover relevant, ingebrekestellingen en correspondentie naar aanleiding daarvan het oorspronkelijke tijdschema en het meest recente statusoverzicht/voortgangsrapport

22 Prestatiebewaking monitoren; kwalificeren; evalueren systematiek voor naleving termijnen tijdig opzeggen/verlengen/wijzigen checkpunten voor prestatiebewaking / service Management in het contract slim omgaan met afwijkingen van de prestatie expliciet overeenkomen meer- en minderwerk (addenda) vriendelijk doch tijdig in gebreke stellen schademonitoring en beperking verbetermechanismen

23 Opmerkingen! / Vragen? r.heijne@mitopics.nl Overige informatie Nieuwsbrief: nieuwsbrief@mitopics.nl Informatie: