Handleiding Aanvraag zorgtoeslag voor (tijdelijke) buitenlandse werknemers

Transcriptie

1 Handleiding Aanvraag zorgtoeslag voor (tijdelijke) buitenlandse werknemers

2 1. Aanvragen van Zorgtoeslag via HollandZorg Uitvoeringsafspraak Voor de rechtshandhaving maakt de Belastingdienst onder andere gebruik van gegevens die externe organisaties aanleveren. Omdat het hierbij gaat om het uitwisselen van persoonlijke, privacygevoelige informatie, ondertekenen beide partijen een convenant, waarin ook een uitvoeringsafspraak over het beheer en het gebruik van die gegevens wordt vastgelegd. Voor de uitvoeringsafspraak omtrent de zorgtoeslag van (tijdelijke) buitenlandse werknemers heeft de Belastingdienst een convenant gesloten met de koepelorganisatie waarbij uw (uitzend)organisatie is aangesloten. Op basis van dit convenant is afgesproken dat u de buitenlandse werknemers van uw organisatie gratis helpt bij het aanvragen/stopzetten van zorgtoeslag. In deze handleiding leest u hoe u de buitenlandse werknemers kunt helpen, waar u op moet letten en wat HollandZorg en de Belastingdienst doen met de door u aangeleverde gegevens. N.B. U kunt deze wijze van zorgtoeslag aanvragen alleen gebruiken als uw organisatie is aangesloten bij de ABU of NBBU óf als uw organisatie NEN4400- gecertificeerd is. Wat is zorgtoeslag? Zorgtoeslag is een inkomensafhankelijke bijdrage in de kosten van de verplichte Nederlandse (basis)zorgverzekering. De toeslag is bedoeld om de kosten van die verzekering betaalbaar te houden voor mensen met een laag inkomen. Kunnen buitenlandse arbeidskrachten aanspraak maken op zorgtoeslag? Buitenlandse arbeidskrachten van 18 jaar en ouder die (tijdelijk) in Nederland werken voor een Nederlandse werkgever kunnen aanspraak maken op zorgtoeslag. Aan welke overige voorwaarden uw werknemer moet voldoen om in aanmerking te komen voor zorgtoeslag, leest u verderop in deze handleiding. De regeling die in deze handleiding beschreven staat, wijkt op sommige onderdelen af van de reguliere werkwijze. Voor uw werknemer maakt dit in financieel opzicht geen verschil. HollandZorg helpt haar verzekerden om de zorgtoeslag aan te vragen. In samenwerking met de Belastingdienst/Toeslagen is het aanvragen en stopzetten van zorgtoeslag heel eenvoudig gemaakt. Om welke bedragen gaat het? De hoogte van de zorgtoeslag is afhankelijk van het toetsingsinkomen. Dit is de som van het belastbaar jaarinkomen in Nederland en het bruto jaarinkomen in het buitenland. Dit wordt ook wel het wereldinkomen genoemd. Voor een toetsingsinkomen tot maximaal ,- per jaar* bedraagt de zorgtoeslag 996,- per jaar. Dit bedrag wordt (in staffels) lager naarmate het inkomen hoger wordt. Als het toetsingsinkomen hoger is dan ,- per jaar wordt geen zorgtoeslag meer toegekend. Is het vermogen van de werknemer op 1 januari of hoger? Dan heeft hij voor heel 2016 geen recht op zorgtoeslag. * genoemde bedragen gelden voor 2016

3 Bij de aanvraag van zorgtoeslag moet uw werknemer zijn/haar toetsingsinkomen zo nauwkeurig mogelijk schatten. De Belastingdienst stelt de zorgtoeslag vast. Op kunt u een proefberekening maken van de hoogte van de zorgtoeslag. Waarom regelt HollandZorg de aanvraag zorgtoeslag voor arbeidsmigranten? HollandZorg maakt zich sterk om de drempel voor het aanvragen van zorgtoeslag zo laag mogelijk te maken. Wij vinden namelijk dat iedereen die recht heeft op zorgtoeslag, ook van dat recht gebruik moet kunnen maken. En dat op een zo eenvoudig mogelijke manier. Wat is het belang voor u als werkgever? Voor de meeste arbeidsmigranten is een Nederlandse zorgverzekering een relatief dure verplichting. Wanneer u als werkgever via HollandZorg regelt dat uw buitenlandse werknemers automatisch zorgtoeslag ontvangen, dan kan hen dat veel geld schelen. In combinatie met onze scherp geprijsde zorgverzekering biedt u uw werknemers een prima secundaire arbeidsvoorwaarde. Bovendien stopt bij een samenwerking met HollandZorg de zorgtoeslag ook weer automatisch op het moment dat de zorgverzekering eindigt. Hiermee voorkomt u dat uw werknemer op een later moment onterecht ontvangen zorgtoeslag moet terugbetalen aan de Belastingdienst. Voor wie vraagt HollandZorg de zorgtoeslag aan? HollandZorg vraagt zorgtoeslag aan voor arbeidsmigranten; die zorgtoeslag voor alleenstaanden aanvragen. Als de arbeidsmigrant een tweepersoonstoeslag wil aanvragen, dan moet hij/zij eerst een sofinummer voor zijn toeslagpartner aanvragen bij de Belastingdienst. Nadat hij deze heeft ontvangen, dient hij zelf de zorgtoeslag aan te vragen bij de Dienst Toeslagen van de Nederlandse Belastingdienst. met een woonadres in het buitenland. die verzekerd zijn bij HollandZorg. met een Nederlandse of buitenlandse bankrekening. die HollandZorg hiertoe schriftelijk gemachtigd hebben. Het volledig ingevulde en ondertekende machtigingsformulier dient in bezit te zijn van HollandZorg. die HollandZorg hebben voorzien van een kopie van het ID bewijs en een recente (max. 2 maanden) kopie van een bankafschrift. Beide documenten dienen in bezit te zijn van HollandZorg (dit geldt per 1 maart 2016). enkel na digitale aanlevering via het werkgeversportaal of Eno Transfer (niet via of post). Als uw arbeidsmigrant niet voldoet aan één van bovenstaande voorwaarden, kan HollandZorg de zorgtoeslag niet aanvragen.

4 2. Verwerking van de aanvraag Maandelijks aanleveren van gegevens aan de Belastingdienst door HollandZorg Vanwege de regelmatig wisselende werkzaamheden van vooral seizoensarbeiders, verstrekt HollandZorg maandelijks de gegevens van uw werknemers over de voorgaande maand aan de Belastingdienst. Voorbeeld: HollandZorg levert in september de gegevens aan over de maand augustus. Die gegevens zijn dan voor de Belastingdienst de basis voor het berekenen van de hoogte van de toeslag over augustus. Maandelijks uitbetalen De Belastingdienst berekent de hoogte van de zorgtoeslag voor het gehele jaar, maar betaalt de toeslag in maandelijkse termijnen uit. Dit doet zij dit voor het einde van de eerstvolgende maand. Een voorwaarde hiervoor is wel dat HollandZorg de gegevens van uw medewerkers uiterlijk op de eerste dag van die maand aanlevert. Voorlopige en definitieve toekenning Omdat de toeslag eerst wordt berekend op basis van een geschat jaarinkomen, zijn de maandelijkse termijnen een voorlopige toekenning. Na afloop van het jaar, als het feitelijke inkomen is bepaald, vindt er een eindafrekening plaats op basis van een definitieve berekening. Het totaal van de maandelijkse betalingen wordt dan vergeleken met het definitief toegekende bedrag. Een eventueel verschil tussen de voorlopige en definitieve toekenning wordt aan uw werknemer nabetaald, of van hem/haar teruggevorderd. Wijziging van inkomen Als het inkomen gedurende het jaar wijzigt (zowel hoger als lager), dan moet de eerstvolgende maand ook het geschatte jaarinkomen worden aangepast. De Belastingdienst maakt daarna een herberekening van de zorgtoeslag op basis van die nieuwe schatting. Dit kan leiden tot een ander maandbedrag. In deze situatie zal het eerste maandbedrag na de mutatie bestaan uit een nieuw maandbedrag plus of min een correctie op de eerder toegekende maandbedragen. Wijzigingen kunnen alleen digitaal aan HollandZorg worden doorgegeven. Uw werknemer dient hiertoe een nieuw machtigingsformulier te ondertekenen. U kunt de nieuwe machtiging bij HollandZorg aanleveren via het werkgeversportaal of Eno Transfer. Beschikkingen Uw werknemer ontvangt van de Belastingdienst schriftelijk bericht over de voorlopige toekenning, de eventueel doorgevoerde wijziging (bijvoorbeeld van het geschatte inkomen) en de definitieve toekenning. De Belastingdienst stuurt alle beschikkingen naar het adres dat is opgegeven bij de aanvraag van het sofinummer/bsn en dat vanuit de Basis Registratie Personen (BRP) is overgenomen in de bestanden van de Belastingdienst. Uitbetalen Het uitbetalen van de voorlopige maandbedragen en het verrekenen van de definitief toegekende zorgtoeslag verloopt via het door de betrokkene opgegeven persoonlijke bankrekeningnummer.

5 3. Welke gegevens zijn nodig? Werk en verzekering Uw werknemer kan alleen aanspraak maken op zorgtoeslag voor een bepaalde maand als hij/zij op de eerste dag van de voorgaande maand als werknemer staat ingeschreven, een HollandZorg (basis)zorgverzekering heeft afgesloten en daarvoor premie betaalt. Voor u als intermediair betekent dit, dat u ons uitsluitend machtigingsformulieren van werknemers kunt aanbieden die aan deze criteria voldoen. Voorbeeld 1: Uw werknemer start op 15 januari met werken en is dus per die datum verzekerd bij HollandZorg via uw organisatie. Uw werknemer ontvangt dan voor de eerste keer zorgtoeslag in maart over de maand februari. Voorbeeld 2: Uw werknemer start op 01 januari met werken en is dus per die datum verzekerd bij HollandZorg via uw organisatie. Uw werknemer ontvangt dan voor de eerste keer zorgtoeslag in februari over de maand januari. BSN of sofinummer Om in aanmerking te komen voor zorgtoeslag moet uw werknemer beschikken over een Burger Service Nummer (BSN) of sofinummer. Staat uw werknemer ingeschreven in de Basis Registratie Personen (BRP) of Register Niet Ingezetene (RNI), dan verstrekt de gemeente automatisch een BSN. Staat uw werknemer niet ingeschreven in de BRP of RNI - en beschikt uw werknemer dus niet over een BSN -, dan is een sofinummer noodzakelijk. Het sofinummer kan worden aangevraagd bij de Belastingdienst. Kijk voor nadere informatie hierover op of bel gratis de Belasting Telefoon ( ). Machtiging Voor het kunnen aanvragen van zorgtoeslag heeft HollandZorg een volledig ingevuld en ondertekend machtigingsformulier Zorgtoeslag nodig. Dit machtigingsformulier kan, ingevuld en ondertekend door uw werknemer, als bijlage bij uw arbeidscontract (los document) gebruikt worden. Na aanlevering van het formulier vraagt HollandZorg de zorgtoeslag voor uw werknemer aan. U kunt een machtigingsformulier (Nederlands, Engels, Pools, Duits, Bulgaars of Roemeens) opvragen via bedrijven@hollandzorg.nl. Een ingevuld en ondertekend machtigingsformulier slaat u op met een zelf gekozen bestandsnaam. Als u groepsgewijs zorgtoeslag aanvraagt gelden er aanvullende voorwaarden voor de bestandsnaam waaronder u de machtiging dient op te slaan op uw computer: (zie aanvraag zorgtoeslag groepsgewijs ) (collectiviteitsnummer)-(zta) (BSN) (machtiging) (aanvraagdatum: JJJJMMDD).PDF Voorbeeld: 3098 ZTA machtiging PDF Let op!: Zorg dat uw collectiviteitsnummer altijd uit 4 cijfers bestaat. Vul uw nummer, indien nodig, aan de voorkant aan met 0-en. Bijvoorbeeld Een BSN-nummer dient altijd 9 cijfers te bevatten. Machtigingsformulieren of bewijsstuk-documenten kunt u naar eigen keuze opslaan als PDF, GIF of JPEG bestand. Het is niet nodig om voor lopende aanvragen steeds in januari een nieuwe machtiging (aanvraag) te sturen, tenzij wij u daar om vragen. Ook voor een

6 medewerker die er bijvoorbeeld een aantal weken of maanden tussenuit is geweest volstaat het om de medewerker weer aan te melden voor de zorgverzekering. De oude aanvraag wordt dan weer actief en de medewerker ontvangt weer zorgtoeslag. Tussentijds moet er wel een nieuwe machtiging (aanvraag) worden verstuurd als het loon en/of het bankrekeningnummer van uw medewerker verandert. Aanvragen kan op twee manieren; per individu of groepsgewijs Wilt u later een totaaloverzicht van de werknemers waar u zorgtoeslag voor heeft aangevraagd? In de Polis administratie van uw werkgeversportaal kunt een overzicht downloaden, waarin dit wordt aangegeven. Aanvraag zorgtoeslag per individu De aanvraag verloopt in de volgende 6 stappen: 1. In het tabblad Polis administratie kunt u de verzekerde opvragen waarvoor u zorgtoeslag aan wilt vragen. Aan het einde van de regel bij zoekresultaten vindt u in de één na laatste kolom de mogelijkheid ( pen button) tot het digitaal aanvragen van zorgtoeslag. In de laatste kolom kunt u zien voor welke werknemers u al zorgtoeslag heeft aangevraagd. Deze zijn dan aangevinkt. Klik op de pen button om de aanvraag zorgtoeslag te openen. 2. Wij vullen automatisch alle bij ons reeds bekende gegevens in, zoals het BSN, de naam en adresgegevens van uw flexwerker. U dient dan nog de IBAN, BIC, het geschatte jaarinkomen én het jaartal waarvoor u de aanvraag doet in te vullen. Zet het vinkje bij zorgtoeslag aanvragen aan. Als deze niet is aangevinkt, wordt er geen aanvraag verstuurd. 3. Zet het type bewijsstuk in het drop-down menu op machtiging. Daarna kunt u de ingevulde en ondertekende machtiging uploaden door op de knop Bestanden kiezen te klikken en het op uw computer opgeslagen document te selecteren. Gegevens die u heeft ingevuld, zoals inkomen en/of geüploade bewijsstukken, kunt u verwijderen door op het rode kruisje te klikken.

7 4. Klik na het invullen op opslaan om de gegevens vast te leggen. Eventuele foutmeldingen worden direct op het scherm weergegeven. 5. De verzonden machtiging is de volgende dag zichtbaar in de Polis administratie in uw werkgeversportaal. Klik hiervoor op de pen button in de kolom zorgtoeslag. U klikt vervolgens op de knop aangevraagde zorgtoeslag om uw eerder ingediende aanvraag te bekijken. In de kolom Retour staat een retourcode vermeld. Als deze retourcode 500 is, dan betekent dit dat uw aanvraag goed ontvangen is door de Belastingdienst. Een retourcode anders dan 500 betekent dat het niet correct is ontvangen. HollandZorg krijgt hier automatisch bericht van. U hoeft niets te doen. Let op: iedere aanvraag (per werknemer) bestaat uit vier regels met per regel een aparte retourcode (bij een correcte aanvraag ziet u 4x retourcode 500).

8 6. Vanaf 1 maart 2016 stelt de Belastingdienst het verplicht om een kopie van een geldig ID en een kopie van een recent bankafschrift (max. 2 maanden) mee te sturen. Deze stukken zijn voor de Belastingdienst nodig om te bepalen of een bankrekeningnummer daadwerkelijk bij de aanvragende verzekerde hoort. U kunt de kopieën opslaan met een zelf gekozen bestandsnaam. U herhaalt dan het uploaden van het type bewijsstuk zoals genoemd bij stap 3. U kiest dan bij type bewijsstuk in het drop-down menu achtereenvolgens voor de optie ID en IBAN. In totaal heeft u dan drie aparte bestanden onder elkaar klaargezet voor verzending. Met het rode kruisje kunt u dit ongedaan maken. Als u groepsgewijs zorgtoeslag aanvraagt gelden er aanvullende voorwaarden voor de bestandsnaam waaronder u de kopie ID en bankafschrift dient op te slaan op uw computer: (zie aanvraag zorgtoeslag groepsgewijs ) Sla de twee extra bewijsstukken onder de volgende bestandsnaamgeving op: Kopie ID als: (collectiviteitsnummer) (ZTA) (BSN) (ID bewijs) (aanvraagdatum: JJJJMMDD).PDF Voorbeeld: 3098 ZTA ID PDF Bankafschrift als: (collectiviteitsnummer) (ZTA) (BSN) (IBAN) (aanvraagdatum: JJJJMMDD)-.PDF Voorbeeld: 3098 ZTA IBAN PDF Let op!: Zorg dat uw collectiviteitsnummer altijd uit 4 cijfers bestaat. Vul uw nummer, indien nodig, aan de voorkant aan met 0-en. Bijvoorbeeld Een BSN-nummer dient altijd 9 cijfers te bevatten. Voor aanvragen die gedaan zijn voor 1 maart 2016 hoeft u geen extra bewijsstukken na te zenden. Aanvraag zorgtoeslag groepsgewijs (bulk) De zorgtoeslag gegevens kunnen in bulk beschikbaar worden gesteld voor de zorgtoeslag. Het aanvragen in bulk wordt mogelijk gemaakt via de externe applicatie Eno Transfer. Als u hiervan gebruik wilt maken, vraagt u Eno Transfer aan via bedrijven@hollandzorg.nl. Wij zullen u om een akkoordverklaring vragen voor het gebruik van Eno Transfer. De gegevens van de medewerkers waar u zorgtoeslag wil aanvragen dienen eerst in een gescheiden.csv (Excel) bestand (eventueel vanuit uw software pakket) te worden ingeladen in het volgende format (kolom volgorde): - Collectiviteitsnummer - BSN werknemer - IBAN nr. werknemer - BIC nr. werknemer - Jaartal waarvoor zorgtoeslag wordt aangevraagd - Jaarinkomen - Opmerking - Indicatie zorgtoeslag aanvragen (J of N) Let op!: Zorg dat uw collectiviteitsnummer altijd uit 4 cijfers bestaat. Vul uw nummer, indien nodig, aan de voorkant aan met 0-en. Bijvoorbeeld Een BSN-nummer dient altijd 9 cijfers te bevatten.

9 Een leeg.csv format aanleverbestand kunt u aanvragen via bedrijven@hollandzorg.nl De ingevulde.csv kan later worden geüpload via Eno Transfer. U slaat het bestand eerst op uw computer op. De naamgeving van het aanleverbestand waarmee u het opslaat op uw computer dient als volgt te zijn: (collectiviteit nr.)-zta-(aanvraagdatum: JJJJMMDD).csv Voorbeeld: 3098-ZTA csv De bewijsstukken (machtiging, ID bewijs en IBAN) kunnen ook via Eno Transfer worden aangeleverd. Ook deze documenten slaat u eerst op uw computer op. De naamgevingen van de 3 benodigde bewijsstukken dient als volgt te zijn: - [coll. nr]- ZTA -[bsn]-[machtiging]-[datum].pdf Voorbeeld: 3098-ZTA Machtiging PDF - [coll. nr]- ZTA -[bsn]-[id]-[datum].jpg Voorbeeld: 3098-ZTA ID jpg - [coll. nr]- ZTA -[bsn]-[iban]-[datum].gif Voorbeeld: 3098-ZTA IBAN gif Let op!: Zorg dat uw collectiviteitsnummer altijd uit 4 cijfers bestaat. Vul uw nummer, indien nodig, aan de voorkant aan met 0-en. Bijvoorbeeld Een BSN-nummer dient altijd 9 cijfers te bevatten. Nu heeft u alle benodigde bestanden (gegevensbestand + 3 bewijsstukken per werknemer) klaar staan op uw computer om via Eno Transfer te uploaden. Eno Transfer Na het installeren van Eno Transfer volgt u de volgende 12 stappen: Als u meerdere collectiviteiten heeft dient u per collectiviteit gescheiden te uploaden! Voorbeeld: U selecteert en verzend eerst alle bestanden voor bijv. coll. 3098, om vervolgens voor uw eventuele extra collectiviteiten te gaan selecteren en verzenden.

10

11

12

13

14 Handleiding De in bulk aangeleverde aanvragen zijn na verwerking in het tabblad Polis administratie van uw werkgeversportaal zichtbaar en u kunt ze ook individueel muteren.

15 Eenpersoonshuishouden Het aanvragen van zorgtoeslag op de wijze zoals in deze handleiding is beschreven kan alleen op individuele basis. Dus alleen wanneer uw werknemer een aanvraag doet voor zorgtoeslag voor een alleenstaande. Persoonlijk rekeningnummer De Belastingdienst maakt de zorgtoeslag alleen over naar een persoonlijk bankrekeningnummer van de buitenlandse werknemer. Bij voorkeur is dit een Nederlands persoonlijk bankrekeningnummer. Wanneer uw werknemer niet over een Nederlands persoonlijk bankrekeningnummer beschikt, dan kan de Belastingdienst het wel naar een buitenlands persoonlijk bankrekeningnummer overmaken. Dat vraagt echter meer tijd en bovendien zijn aan het internationale betalingsverkeer extra kosten verbonden. Voor gebruik van een Nederlands en buitenlands persoonlijk rekeningnummer moet altijd het IBAN-nummer en de bijbehorende BIC-code worden opgegeven. Geschat jaarinkomen (het wereldinkomen) Een belangrijke factor in de berekening van zorgtoeslag is het inkomen. Op het moment dat de zorgtoeslag wordt aangevraagd staat de hoogte daarvan echter nog niet definitief vast. Met name buitenlandse werknemers moeten bij het schatten van hun jaarinkomen ook letten op hun inkomsten buiten Nederland. Bij de aanvraag moet zowel het in Nederland als daarbuiten verkregen inkomen worden opgeteld. Het is van groot belang om het wereldinkomen zo nauwkeurig mogelijk te schatten. Een te lage schatting kan bijvoorbeeld, nadat het definitieve inkomen is vastgesteld, leiden tot een terugvordering van de zorgtoeslag. Het te verwachten jaarinkomen kan worden bepaald door uit te gaan van het reeds genoten inkomen in de voorliggende periode in het kalenderjaar. Tel daarbij op het huidige bruto maandloon maal het aantal resterende maanden van het jaar. Het geschatte jaarinkomen moet verder worden aangevuld met bijvoorbeeld vakantiegeld, fooien en het inkomen dat de betrokkene bij andere werkgevers in binnen- en buitenland heeft ontvangen. Het schema hieronder kan u helpen het inkomen te schatten: Bruto loon vanaf 1 januari in het jaar tot het moment van aanvraag : Bruto maandloon maal het resterende aantal werkzame maanden in het jaar : Nog te verwachten bonus, fooi, etc. : Vermeerderd met 8% vakantiegeld van het bruto jaarloon : Niet in Nederland Belastbaar Inkomen (NiNBI) : Subtotaal : Nog te verwachten vermindering / vermeerdering van het bruto inkomen : /- Totaal (wereld)jaarinkomen (= toetsingsinkomen) : Voor het schatten van het jaarinkomen kunt u ook gebruik maken van de rekenhulp toetsingsinkomen op

16 Let op! Voorkom een dubbele aanvraag! Met de in deze handleiding beschreven werkwijze wil de Belastingdienst/Toeslagen beter aansluiten op de behoefte van. Deze kunnen echter ook kiezen voor het aanvragen van zorgtoeslag via het reguliere traject. Een samenloop van beide is niet toegestaan! Controles van de Belastingdienst zijn o.a. gericht op het voorkomen van zo n samenloop. Wanneer naast de door u via HollandZorg - aangeleverde gegevens ook een aanvraag in het reguliere traject is ingediend, dan beschouwt de Belastingdienst de reguliere aanvraag als leidend. De door u voor desbetreffende werknemer aangeleverde gegevens verliezen daarmee het bestaansrecht. U wordt hierover dan geïnformeerd. Nadere informatie over aanvragen en/of wijzigen van zorgtoeslag op de reguliere wijze kunt u vinden op internet: of bel de BelastingTelefoon ( ). Hoe verloopt de aanvraag zorgtoeslag? Aanvraag door HollandZorg HollandZorg verstuurt de aanvraag voor zorgtoeslag maandelijks achteraf naar de Belastingdienst. Er is met de Belastingdienst afgesproken dat de aanvraag van zorgtoeslag uiterlijk de 1 e van iedere volgende kalendermaand bij de Belastingdienst binnen moet zijn. Alleen wanneer uw arbeidsmigrant op de 1 e van de maand bij HollandZorg verzekerd was, kunnen wij over die maand zorgtoeslag aanvragen. Het kan gebeuren dat de arbeidsmigrant ons pas later in het jaar machtigt om zorgtoeslag bij de Belastingdienst aan te vragen. In dat geval zal HollandZorg ook over de eerdere maanden in het jaar zorgtoeslag aanvragen. Een machtiging voor het aanvragen van zorgtoeslag kan bij HollandZorg worden ingediend tot uiterlijk 1 maart van het volgende jaar. Verzenden van een beschikking door de Belastingdienst/Toeslagen De Belastingdienst/Toeslagen verwerkt de aanvraag voor zorgtoeslag volledig automatisch. Rond de 20 e van de maand waarin de aanvraag bij de Belastingdienst ontvangen is, verstuurt zij een beschikking naar het buitenlandse woonadres van de arbeidsmigrant. In de beschikking staat hoeveel zorgtoeslag er over de vorige maand wordt overgemaakt en op welk rekeningnummer dit wordt gestort. Betaling van de zorgtoeslag Aan het einde van de maand stort de Belastingdienst de zorgtoeslag op de bankrekening van de arbeidsmigrant. Een storting op een buitenlandse bankrekening duurt enkele dagen langer.

17 Stoppen van de zorgtoeslag Op het moment dat de arbeidsmigrant bij HollandZorg wordt uitgeschreven, stopt automatisch de zorgtoeslag. Hier hoeft u niet apart actie voor te ondernemen. Dat is een groot voordeel van deze werkwijze. N.B. Een in- of uitschrijving met terugwerkende kracht of een correctie op een in- of uitschrijving kan leiden tot een correctie in de aanvraag zorgtoeslag. Dit is zeer onwenselijk, omdat het financiële consequenties kan hebben voor de arbeidsmigrant. Het is dus belangrijk dat u alle mutaties tijdig en correct aan HollandZorg doorgeeft. Wanneer kan een aanvraag zorgtoeslag niet verwerkt worden? Er zijn verschillende redenen waarom HollandZorg of de Belastingdienst/Toeslagen een aanvraag zorgtoeslag niet in behandeling kunnen nemen: 1. Het Sofinummer/BSN is niet correct of ontbreekt. 2. Het bankrekeningnummer is niet correct of ontbreekt. 3. Er is geen buitenlands woonadres ingevuld of bij HollandZorg bekend. 4. De Belastingdienst heeft al een aanvraag zorgtoeslag voor het betreffende jaar in behandeling genomen. Op het moment dat de Belastingdienst al een aanvraag zorgtoeslag voor het betreffende jaar heeft ontvangen, krijgt HollandZorg hier bericht over. Wij registreren deze melding, zodat er geen nieuwe aanvragen zorgtoeslag meer naar de Belastingdienst worden verzonden. 5. Wanneer een aanvraag eerder via de reguliere weg is aangevraagd, is het ook niet meer mogelijk om via HollandZorg zorgtoeslag aan te vragen. Hoe kunt u wijzigingen aan HollandZorg doorgeven? Er kunnen gedurende het jaar dingen veranderen die van invloed zijn op de aanvraag zorgtoeslag. Dit zijn het geschatte jaarinkomen of het bankrekeningnummer. Deze wijzigingen kunnen alléén aan HollandZorg worden doorgegeven via een nieuw volledig ingevuld en ondertekend machtigingsformulier. Vragen? De Belastingdienst communiceert het besluit over het wel of niet toekennen van de zorgtoeslag direct aan de werknemer. HollandZorg ontvangt geen terugkoppeling over het al dan niet toekennen van de zorgtoeslag. Neem voor vragen hierover contact op met de Belastingdienst. Bij vragen over de zorgtoeslag aanvraag van uw medewerkers kunt u terecht bij de Belastingdienst via Bereikbaar: maandag t/m donderdag van 8.00 tot uur. Op vrijdag van 8.00 tot uur. Heeft u problemen met de aanvraag van de zorgtoeslag? Neem dan contact op met bedrijven@hollandzorg.nl Wie te benaderen: Vraag: Neem contact op met: Is de zorgtoeslag aanvraag toegekend? Belastingdienst Waarom krijgt mijn werknemer geen zorgtoeslag overgemaakt? Belastingdienst Waarom ontvangt mijn werknemer post van de Belastingdienst? Belastingdienst Ik zie een rare melding in één van de schermen in het portaal HollandZorg