Werkinstructie MijnZZ Zakelijk. Versie 2015/1.0

Transcriptie

1 Werkinstructie MijnZZ Zakelijk Versie 2015/1.0

2 Werkinstructie gebruik MijnZZ Zakelijk Inloggen U kunt inloggen via Rechtsboven is de link Inloggen MijnZZ Zakelijk te zien. Welke taken die u kunt uitvoeren is afhankelijk van: 1) met welk eherkenningsniveau u inlogt*; 2) de rollen die voor u zijn ingesteld: administratief medewerker, financieel medewerker en/of accountbeheerder; 3) de eigenschappen van gekozen contract. *Vanaf half januari 2015 heeft u de mogelijkheid om in plaats van eh2+ ook met niveau eh1 in te loggen. Inloggen met eh1 geeft niet dezelfde functionaliteiten als inloggen met eh2+. Taken die u kunt eventueel kunt uitvoeren als u met niveau eh1 of eh2+ inlogt: - Bekijken van en zoeken in de lijst met huidige deelnemers - Afmelden van een huidige deelnemer - Bekijken van en zoeken in de lijst met oud deelnemers - Her-aanmelden van een oud deelnemer - Opvragen in- en uitstroomlijsten - Accountbeheer - Contract gebruik - Contract gegevens Taken die u kunt eventueel kunt uitvoeren als u met niveau eh2+ inlogt (niet als u met eh1 inlogt) en afhankelijk van de rol die aan uw inlog is toebedeeld (Administratief- en of Financieel medewerker). - Bekijken van detailgegevens van een deelnemer - Uploaden van bestand met aan- en afmeldingen - Aanmelden van een deelnemer - Downloaden van een polis - Aanvragen en downloaden van een E106 formulier - Opvragen verzekeringshistorie - Aanvragen en downloaden verzekeringsverklaring - Bekijken facturen/borderellen - Inzien eigen risico verbruik - Inzien verwerkingsverslagen - Uploaden declaratie zorgkosten Nederland Dashboard Het dashboard geeft een overzicht van de voor u beschikbare taken en functionaliteiten binnen MijnZZ Zakelijk. Berichten Hieronder vindt u alle berichten over uw deelnemers binnen het collectieve contract. Accountbeheer Indien u de rechten heeft van accountbeheerder, dan vind u via optie Accountbeheer het overzicht van de gebruikers voor uw organisatie. U kunt bestaande gebruikers een ander profiel geven en inactiveren. Door te klikken op de button kunt u nieuwe gebruikers voor uw organisatie toevoegen. Nadat u alle velden heeft ingevuld klikt u op de blauwe knop. Let op: denkt u eraan dat u voor nieuwe medewerkers, die gaan inloggen in MijnZZ Zakelijk, eerst een eherkenningaccount aanvraagt! 2

3 Uitloggen Rechts bovenin kunt u op de button Uitloggen klikken. Bij succesvol uitloggen krijgt u de melding Tot ziens. Contractgegevens Als u ingelogd bent komt u op het Dashboard. U krijgt te zien onder welke organisatie u bent ingelogd. Onder Collectief contract kunt u zien voor welk contract u toegang heeft. Mocht u voor meer contracten toegang hebben, dan kunt u deze bekijken door op Selecteer ander collectief contract te klikken. Huidige deelnemers Bij het aanklikken van de groene button onder aan het dashboard, kunt u de actuele deelnemers raadplegen die op dit moment ingeschreven staan op uw collectieve contract. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer, waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan in de deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam. Hiermee sorteert u de deelnemers op alfabet (achternaam). Door nogmaals te klikken worden de deelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum. Door te klikken op de button Download volledige lijst kunt u kiezen de deelnemerslijst te openen of op te slaan. De deelnemerslijst zal in Excel worden getoond. Daarna kunt u er eventueel voor kiezen het bestand op te slaan op uw eigen harde schijf. Afmelden Door de naam van een werknemer aan te vinken in de checkbox kunt u deze werknemer afmelden. U voert de einddatum in tot en met wanneer deze werknemer ingeschreven moet blijven, daarna klikt u op de blauwe button waarna uw afmelding wordt doorgegeven. Van deze mutatie ontvangt u een bericht in uw berichten mailbox op het Dashboard. Op het moment dat u een werknemer afmeldt, is deze tot de verwerking in het grijs aangegeven in Huidige deelnemers, na verwerking in onze verzekerdenadministratie is de afmelding zichtbaar onder de button Oud deelnemers. Het polisblad is op dat moment niet meer te raadplegen omdat de polis beëindigd is. Van alle mutaties ontvangt u een verwerkingsverslag in uw berichten mailbox op het Dashboard. Download polisblad Het is mogelijk om een digitaal polisblad van uw ingeschreven werknemer op te vragen. Door te klikken op het PDF-icoon kunt u het polisblad van het huidige kalenderjaar opvragen. Detailgegevens Huidige deelnemer Door te klikken op de naam of het BSN van een deelnemer worden de geregistreerde gegevens van deze deelnemer getoond. Opmerking: als adres wordt altijd het woonadres (adres van de werkgever) getoond. Indien er voor deze werknemer een E106 is afgegeven, dan zal het buitenlandse woonadres getoond worden. 3

4 De volgende opties zijn vervolgens mogelijk: Download polisblad Door te klikken op Download kunt u het polisblad in Pdf openen of opslaan. Aanvragen en downloaden verzekeringsverklaring Door te klikken op Aanvragen vraagt u voor deze werknemer een verzekeringsverklaring aan. Deze zal binnen drie tot vijf werkdagen hier te downloaden zijn en geeft de verzekeringshistorie weer over maximaal 3 jaar. Aanvragen en downloaden E106 Door te klikken op Aanvragen kunt u voor deze werknemer een E106 formulier aanvragen. Nadat u heeft aangegeven dat de medewerker werkt in Nederland en woont in het buitenland, moet u het woonland kiezen via de tabel. Vervolgens vult u het buitenlandse woonadres in de velden die verschijnen. Nadat u dit heeft gedaan klikt u op de blauwe button uw aanvraag wordt verstuurd. Binnen drie tot vijf werkdagen kunt u de E106 hier downloaden. Indien bij deze werknemer de button E106 op Aangevraagd staat, dan is er al eerder een E106 aangemaakt en is het niet mogelijk om voor deze werknemer een E106 aan te vragen. Wij adviseren u om indien er een nieuw E106 moet worden opgemaakt contact op te nemen met de afdeling Buitenland via buitenland@zorgenzekerheid.nl met het verzoek of zij een nieuw E106 willen aanmaken. Bij het aanklikken van de groene button, kunt u de oud deelnemers raadplegen die ooit op uw collectieve contract ingeschreven hebben gestaan. Als u één deelnemer specifiek wilt opzoeken, dan kunt u één van de zoekcriteria invullen, namelijk achternaam, BSN of geboortedatum. Hierna klikt u op de knop Zoek deelnemer waarna de door u gevraagde gegevens gezocht worden. Indien u wenst te zoeken op een gedeelte van een naam, dan vult u bij het zoekcriterium Achternaam een aantal letters van de naam in. Na het klikken op de knop Zoek deelnemer worden vervolgens alle deelnemers getoond die aan uw zoekvraag voldoen. Tevens is het mogelijk om rechts onderaan de oud-deelnemerslijst aan te geven hoeveel deelnemers u per pagina getoond wilt hebben. Als u de lijst met oud-deelnemers getoond krijgt, kunt u door te klikken op Volledige naam,de ouddeelnemers op alfabet (achternaam) sorteren. Door nogmaals te klikken worden de oud-deelnemers in omgekeerde volgorde (Z t/m A) getoond. Deze functionaliteit werkt ook voor BSN en geboortedatum. (Her)aanmelden oud-deelnemers Het is mogelijk om oud werknemers opnieuw aan te melden voor uw collectiviteit. Dit kan alleen als deze werknemer in het verleden al verzekerd was in uw huidige contract. Door de deelnemer aan te vinken via de checkbox, kunt u deze werknemer opnieuw aanmelden. Met het blauwe kalendericoon kunt u een aanmelddatum aanklikken. Daarna klikt u op de blauwe button en uw heraanmelding wordt verstuurd. Zodra u op deze button heeft geklikt, wordt de betreffende deelnemer uitgegrijsd. Dit betekent dat de her-aanmelding in behandeling is. In uw mailbox op het dashboard ontvangt u een bericht van deze mutatie. Zodra de her-aanmelding in onze administratie verwerkt is, vindt u de werknemer terug in het menu Huidige deelnemers. Van alle mutaties ontvangt u een verwerkingsverslag in uw mailbox op het dashboard. Detailgegevens Oud deelnemer Door te klikken op de naam of het BSN van een deelnemer worden de geregistreerde gegevens van deze oud-deelnemer getoond. 4

5 De volgende opties zijn vervolgens mogelijk: Toon verzekeringshistorie (ook buiten dit collectief contract) Van de oud-werknemer worden nu alle verzekerde periode(n) getoond, ook als deze niet via uw bedrijf tot stand zijn gekomen. Aanvragen en downloaden verzekeringsverklaring Door te klikken op Aanvragen vraagt u voor de oud-werknemer een verzekeringsverklaring aan. Deze zal binnen drie tot vijf werkdagen hier te downloaden zijn en geeft de verzekeringshistorie weer over maximaal 3 jaar. Beeindigingsbrief Door te klikken op Download kunt een beeïndigingsbrief downloaden waarin de einddatum van de polis vermeld wordt. Via deze menuoptie is het mogelijk uw medewerkers/flexmigranten handmatig aan te melden voor een collectieve zorgverzekering. Nadat u alle velden heeft ingevuld, klikt u op de blauwe knop. Hierna wordt uw aanmelding bij ons ter verwerking aangeboden. Ter bevestiging ontvangt u een mail in uw dashboard mailbox en binnen drie tot vijf werkdagen een verwerkingsverslag van alle aangeboden mutaties. Een melding van de nieuwe beschikbare verwerkingsverslagen worden in de mailbox op het Dashboard aangekondigd. U kunt gebruik maken van het Excelsjabloon voor het aan- en afmelden van uw werknemers. Deze heeft u ontvangen in de welkomstmail bij ingang van uw collectieve contract. Nadat u alle velden volgens de invulinstructie (tweede tabblad) heeft ingevuld, slaat u het document op uw bureaublad of persoonlijke map op. Vervolgens kiest u de button en klikt op de blauwe knop (kies een bestand). U kiest het bestand wat u ter verwerking aan wil bieden. Door dubbel te klikken selecteert u het bestand. Klik op de button en bij succesvol uploaden volgt hiervan een bevestiging op uw scherm. Binnen drie tot vijf werkdagen ontvangt u een verwerkingsverslag in uw mailbox op het dashboard. Tevens is het mogelijk uw eerdere verwerkingsverslagen terug te zien onder Overige taken op het Dashboard. Wij willen u er graag op attenderen dat de persoonsgegevens die u invult in het sjabloon overeen moeten komen met de gegevens op het paspoort of de ID-kaart. Steekproefsgewijs zal Zorg en Zekerheid deze informatie moeten controleren door het opvragen van een kopie van het paspoort of ID-kaart. Via deze optie is het mogelijk om nota s van gemaakte zorgkosten in Nederland te declareren. U vult het BSN in van de persoon waarvan de declaratie wordt ingediend. Kies vervolgens de button en selecteer de nota (Pdf.) die u wilt declareren. Als u daarna klikt op de button dan ontvangt u een melding op uw scherm als de nota succesvol is aangeboden voor verwerking. Van de declaratie wordt binnen een paar dagen ene uitkeringsspecificatie opgemaakt en verzonden. De uitbetaling volgt dan daarna. Beschrijving Overige taken Overige taak In- en uitstroomlijsten Er zijn twee opties mogelijk. Via het eerste zoekveld kunt u de maand selecteren waarover u de in- en uitstroom in uw contract getoond wil hebben. In het tweede zoekveld kunt kiezen voor: de in- en uitstromers in uw contract (alleen de verwerkte mutaties); alle deelnemers die in de door u gekozen periode ingeschreven hebben gestaan in uw collectieve contract. 5

6 Door te klikken op de blauwe knop wordt een overzicht getoond van uw zoekactie. Dit overzicht kunt u wederom downloaden door te klikken op de blauwe knop. Het overzicht toont uw werknemers met een ingangsdatum (en soms ook een einddatum) en het aantal verzekerde dagen in de gevraagde periode. Let op: wij rekenen altijd dertig dagen in de maand. Overige taak Borderellen (specificatie van de factuur) Via de optie Overige taken de keuze Borderellen komt u bij de facturen en borderellen. In dit scherm treft u de specificatie aan en de daarbij horende nota in Pdf. Deze documenten blijven een kalenderjaar opvraagbaar. Ons advies is om deze op te slaan in uw eigen administratie. Klik op de groene button om uw factuur te downloaden. De specificatie van de factuur kunt u ook downloaden en opslaan op uw eigen harde schijf. In de loop van juni 2015 ontvangt een bericht in uw persoonlijke mailbox en uw mailbox op het Dashboard als de nieuwe borderel en factuur voor u klaarstaan in MijnZZ Zakelijk. Overige taak Verwerkingsverslag mutaties Van alle aangeboden aan- en afmeldbestanden ontvangt u een verwerkingsverslag. In dit verslag wordt per regel aangegeven of de verwerking gelukt is of niet. Indien de verwerking niet gelukt is wordt aangegeven wat hiervan de reden is. Niet verwerkte aan- of afmeldingen moeten worden gecorrigeerd en opnieuw aangeboden worden in een nieuw bestand. Indien u een aanpassing heeft die niet via de reguliere weg kan worden gecorrigeerd, dan kunt u de gevraagde correctie per mail doorgeven aan: werkgevers-buzk@zorgenzekerheid.nl. Ook adviseren wij u om zoveel mogelijk chronologisch aan te melden om eventuele uitval te voorkomen. Overige taak Eigen risico verbruik De selecties met de verrekende nota s eigen risico (verplicht en vrijwillig) worden maandelijks bijgewerkt. Het overzicht is via de optie Download te openen en op te slaan op uw eigen harde schijf. Overige taak Contract gebruik In deze menuoptie kunt u in één oogopslag zien hoeveel werknemers er ingeschreven zijn geweest in uw collectieve contract en hoeveel personen in deze periode zijn in- en uitgeschreven. Overige taak Contract gegevens Onder deze optie treft u de contractinstellingen aan zoals datum ingang, de korting en de huidige producten in uw collectieve contract. Tevens is hier mogelijk om de gegevens van de Administratief- of Financieel contactpersoon te wijzigen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld wijzigen gegevens. 6

7 Contactpersonen Naam Telefoonnummer adres Accountmanager Marije Gravemaker Werknemer Sales Support Petra Hortulanus Margaux van Dommelen Teammanager Collectieve markt Stefanie Koning Relatiebeheerder werkgevers Joost van Iterson Ada van der Windt Anne van Duijvenvoorde Vragen over E106/E109 Werknemers declaraties Petra van der Velde Wilma Hoogendam marije.gravemaker@zorgenzekerheid.nl petra.hortulanus@zorgenzekerheid.nl margaux.van.dommelen@zorgenzekerheid.nl stefanie.koning@zorgenzekerheid.nl werkgevers-buzk@zorgenzekerheid.nl werkgevers-buzk@zorgenzekerheid.nl werkgevers-buzk@zorgenzekerheid.nl buitenland@zorgenzekerheid.nl petra.van.der.velde@zorgenzekerheid.nl wilma.hoogendam@zorgenzekerheid.nl 7