Datum 9 november 2016 Betreft Wob-verzoek over het beleid met betrekking tot maken van foto's met mobiele telefoon

Transcriptie

1 > Retouradres Postbus EE Den Haag Directoraat-Generaal Belastingdienst Korte Voorhout CW Den Haag Postbus EE Den Haag Inlichtingen Ons kenmerk Uw brief (kenmerk) d.d. 12 oktober 2016 Datum 9 november 2016 Betreft Wob-verzoek over het beleid met betrekking tot maken van foto's met mobiele telefoon Bijlagen 3 Geachte, Op 12 oktober 2016 stuurde u mij een Wob-verzoek. In dit verzoek vraagt u mij documenten openbaar te maken die betrekking hebben op het beleid inzake de bevoegdheden van medewerkers van de Belastingdienst om met een telefoon foto's te maken van administraties. Wettelijk kader Uitgangspunt van de Wob is dat - in het belang van een goede en democratische bestuursvoering - overheidsdocumenten op verzoek openbaar worden gemaakt. Dit uitgangspunt geldt niet als een specifieke geheimhoudingsplicht zich ertegen verzet of als één of meer uitzonderingsgronden van de Wob van toepassing zijn. Het verzoek moet betrekking hebben op documenten die feitelijk beschikbaar zijn en niet al openbaar gemaakt zijn. Inventarisatie documenten, beoordeling verzoek, Er bestaan drie documenten die betrekking hebben op uw verzoek: 1. Kopiëren met de digitale camera, onderdeel van de Nieuwsbrief controle van december 2005; 2. Paragraaf uit de instructie Waarneming ter plaatse van 1 mei 2010; 3. Paragraaf 6 uit de Nieuwsbrief (special) Digitaal werken van de kennisgroep Vaktechniek Toezicht van februari Ik maak deze documenten openbaar. Ze zijn als bijlage bij deze brief gevoegd. Pagina 1 van 2

2 Besluit Ik wijs uw verzoek toe. 1 Hoogachtend, de staatssecretaris van Financiën, namens deze, Directoraat-Generaal Belastingdienst Ons kenmerk mr. J de Blieck lid van het managementteam Belastingdienst 1 Deze brief is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Op grond van die wet kunt u tegen dit besluit binnen zes weken na de dag waarop dit besluit is bekendgemaakt een bezwaarschrift indienen. Het bezwaarschrift moet worden gericht aan de Staatssecretaris van Financiën, kamer KV 2.52, postbus 20201, 2500 EE Den Haag. Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en ten minste het volgende bevatten: a. naam en adres van de indiener; b. de dagtekening; c. een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar zich richt; d. een opgave van de redenen waarom u zich niet met het besluit kunt verenigen. Pagina 2 van 2

3 van Controleset Kopiëren met de digitale camera (Nieuwsbrief controle dec. 2005) Casus en vraagstelling Tijdens een steekproef vindt de controlemedewerker een fout, waarna hij een kopie maakt van de relevante stukken. De volgende vragen dienen zich flu aan: 1. Is het ook toegestaafl deze stukken met een digitale camera te fotograferen, opdat de controlemedewerker dan geen fotokopie meer hoeft te maken en later de archivering (wegzetten op een CD, RBPr0) ook eeflvoudiger gaat? 2. Wat is de juridische bewijskracht van een digitale foto indien het komt tot een procedure? Antwoord 1. Wanneer u met behulp van een digitale camera gegevensdragers fotografeert dus Ietterlijk een fotokopie maakt stukken van de belastingplichtige, is dat in overeenstemming met de bevoegd-heid van de inspecteur van artikel 49 lid 2 AWR. 2. Bewijsrechtelijk heeft een dergelijke kopie dezelfde kracht als een kopie die op een andere wijze is gemaakt. Opgemerkt zij nog dat in het fiscale recht de vrije bewijsleer geldt. Beschouwing Op grond van art. 47 lid 1 letter b AWR is een belastingplichtige verplicht boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan voor dat doel beschikbaar te stellen. Dit ter keuze van de inspecteur. De raadpleging moet wel van belang zijn voor de vaststelling van de feiten die invloed kunnen uitoefenen op de belastingheffing. Daarbij moet de belastingplichtige toelaten dat de inspecteur kopieën, leesbare afdrukken of uittreksels maakt van de desbetreffende gegevensdragers of de inhoud daarvan (art. 49 lid 2 AWR). De inspecteur is hierbij uiteraard gebonden aan de algemene beginselen van behoorlifk bestuur, wat onder meer inhoudt dat hij rekening dient te houden met de belangen van de belastingplichtige. Tijdens de parlementaire behandeling van die bepaling is hierover onder meer het volgende gezegd: 1k wees er al op dat de bescherming van de belangen van de justitiabelen wordt gewaarborgd door de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Overeenkomstig de vanouds bestaande jurisprudentie op het gebied van administratieve verplichtingen ten dienste van de belastingheffing, dient de fiscus zijn bevoegdheden op redelijke wijze uit te oefenen. Dat wil zeggen dat de belastingdienst de belangen van de belanghebbende in kwestie in redelijkheid moet laten meewegen. De nieuwe formulering betekent dus geenszins dat de belastingdienst, alleen lettend op eigen gemak, de betrokkenen op hoge kosten zou mogen jagen. Onder omstandigheden zal de justitiabele zelfs een zekere omkering van de verhoudingen kunnen bewerkstelligen. Indien hij namelijk aannemelijk kan maken dat een bepaalde wijze van informatieverschaffing, bijvoorbeeld schriftelijk, voor hem verhoudingsgewijs bezwaarlijk is en de redelijkheid ertoe leidt goed te vinden dat de gevraagde informatie op bijvoorbeeld tape of schijf wordt verstrekt, zal hij van de inspecteur kunnen vergen dat die zich hieraan conformeert. (Kamerstukken II 1991/92, , nr. 9, blz. 7 en 8). Pagina 1

4 van Controleset Wanneer u met behulp van een digitale camera gegevensdragers fotografeert dus letterlijk een fotokopie maakt de gegevens van de belastingplichtige, is dat in overeenstemming met de bevoegdheid van art. 49 lid 2 AWR. Men kan zich zelfs voorstellen dat deze methode onder bepaalde omstandigheden zelfs geboden is. Bewijsrechtelijk heeft een dergelijke kopie dezelfde kracht als een op andere wijze gemaakte kopie. Opgemerkt zij nag dat in het fiscale recht de vrije bewijsleer geldt. Verwacht u problemen op het vlak van het te leveren bewijs, van de zijde van belastingplichtige of anderszins, dan verdient het aanbeveling de belastingplichtige (nog eens) te wijzen op zijn bewaarplicht ex art. 52 lid 4 AWR en wellicht met name ten aanzien van die gegevensdragers waarvan een kopie is gemaakt. Indien nodig kan dan teruggegre pen warden op het origineel. Dit antwoord op de gestelde vraag impliceert overigens niet dat de Belastingdienst aan zijn controlemedewerkers digitale camera s moet gaan verstrekken dan wel daarvoor een vergoeding moet gaan geven. Pagina 2

5 Paragraaf uit de instructie Waarneming ter plaatse van 1 mei Foto s en video-opnamen Voor de WTP maken wij in beginsel geen gebruik van beeldopnamen (foto s, video s). Een uitzondering geldt als dergelijk materiaal een meerwaarde kan hebben, maar dit is ter beoordeling van het management. Foto s maken van bijvoorbeeld prijs- en tarievenlijsten, kasboeken en dergelijke is wel toegestaan. Hier gaat het om het maken van een (foto)kopie van een deel van de administratie (artikel 49 AWR). Uiteraard wordt vooraf de belastingplichtige hierover geïnformeerd. Als in uitzonderingsgevallen besloten wordt gebruik te maken van foto s of video-opnamen, wordt dit in de regel vooraf aangekondigd of wordt zo mogelijk aan de individuele belastingplichtige om toestemming gevraagd. Zowel de onderbouwing als het eventuele overleg met belastingplichtige moet in het project- of controledossier worden vastgelegd. Bij alle mogelijke wijzen van gegevens vergaren moet uiteraard rekening worden gehouden met de wettelijke kaders (zoals de Wet bescherming persoonsgegevens) en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Wanneer foto s en video-opnamen worden gemaakt, moeten we rekening houden met de persoonlijke levenssfeer van de belastingplichtige en diens omgeving. Personeel in een café fotograferen is niet toegestaan. Er is immers al een wettelijke alternatief: de identificatieplicht (zie 3.3.8). Bij alle mogelijkheden moet ook steeds de afweging worden gemaakt, wat de bewijskracht is. Zo zou een ondernemer kunnen tegenwerpen dat digitale foto s kunnen worden gemanipuleerd. Soms is een ambtsedige verklaring van twee medewerkers van de Belastingdienst minstens zo veel waard als bewijsmiddel. Als u toch overgaat tot het maken van foto s en video-opnamen, verdient het ter ondersteuning van de bewijskracht aanbeveling bij deze opnamen een ambtsedige verklaring op te maken. Steeds dienen wij, zeker in dit verband, ons de vraag te stellen of wij de belastingplichtige nog met open vizier tegemoet treden en wat de zakelijke argumenten zijn om dat niet te doen. Wat willen we ermee bereiken? Zijn er andere aanvullende mogelijkheden om de feiten vast te stellen? Verder moeten we tijdens de voorbereiding van de inzet van deze technieken altijd rekening houden met een publicitair (afbreuk)risico.

6 Paragraaf 6 uit de Nieuwsbrief (special) Digitaal werken van de kennisgroep Vaktechniek Toezicht van februari Digitale fotokopie of scan met de smartphone/ipad Veel toezichtmedewerkers hebben sinds kort de beschikking over een smartphone (Samsung of Apple iphone) of een ipad. Er zijn diverse apps beschikbaar om te scannen. [ ] Een scan maken verdient de voorkeur boven een foto, omdat een scanminder opslagcapaciteit vraagt. Ook hier gelden spelregels, die thans aan bod komen. Wettelijk kader Op grond van art. 47 lid 1 letter b AWR is een belastingplichtige gehouden boeken, bescheiden en andere gegevensdragers of de inhoud daarvan,zulks ter keuze van de inspecteur, waarvan de raadpleging van belang kan zijn voor de vaststelling van de feiten welke invloed kunnen uitoefenen op de belastingheffing te zijnen aanzien, voor dit doel beschikbaar te stellen. Daarbij moet de belastingplichtige toelaten dat de inspecteur kopieën, leesbare afdrukken of uittreksels daarvan maakt (art. 49 lid 2 AWR). Foto s en scans maken is toegestaan. Doe dit in die gevallen waarin het om relevante gegevens gaat en er geen andere vastlegging voorhanden is. Bijvoorbeeld het planbord voor het personeel, prijslijsten, een woning in verband met splitsing zakelijk/privé en dergelijke. De inspecteur is hier uiteraard gebonden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur, wat onder meer inhoudt dat hij rekening moet houden met de belangen van de belastingplichtige. Tijdens de parlementaire behandeling van deze bepalingen is hierover onder meer het volgende opgemerkt: Ik wees er al op dat de bescherming van de belangen van de justitiabelen wordt gewaarborgd door de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Overeenkomstig de vanouds bestaande jurisprudentie op het gebied van administratieve verplichtingen ten dienste van de belastingheffing, dient de fiscus zijn bevoegdheden op redelijke wijze uit te oefenen. Dat wil zeggen dat de Belastingdienst de belangen van de belanghebbende in kwestie in redelijkheid moet laten meewegen.de nieuwe formulering betekent dus geenszins dat de Belastingdienst, alleen lettend op eigen gemak, de betrokkenen op hoge kosten zou mogen jagen. Onder omstandigheden zal de justitiabele zelfs een zekere omkering van de verhoudingen kunnen bewerkstelligen. Indien hij namelijk aannemelijk kan maken dat een bepaalde wijze van informatieverschaffing, bijvoorbeeld schriftelijk, voor hem verhoudingsgewijs bezwaarlijk is en de redelijkheid ertoe leidt goed te vinden dat de gevraagde informatie op bijvoorbeeld tape of schijf wordt verstrekt, zal hij van de inspecteur kunnen vergen dat die zich hieraan conformeert. (Kamerstukken II 1991/92, , nr. 9, p. 7 en 8.) Met behulp van een digitale camera gegevensdragers van de ondernemer fotograferen (dus letterlijk: het maken van een fotokopie) of het scannen (scannen: optisch lezen en digitaal vastleggen (omzetten) van een papieren gegevensdrager. Anders gezegd, een digitale kopie maken van een papieren gegevensdrager) is in overeenstemming met de bevoegdheid van de inspecteur van art. 49 lid 2 AWR. Niet ondenkbaar is dat onder bepaalde omstandigheden deze methode zelfs geboden is. Bewijskracht Bewijsrechtelijk heeft een digitale kopie dezelfde kracht als een kopie die op een andere wijze is gemaakt. Realiseert u zich in dit verband dat in het fiscale recht de vrije bewijsleer geldt. Overigens moet de ondernemer de originele stukken, op grond van de bewaarplicht uit art. 52 lid 4 AWR, gedurende zeven jaar bewaren. Als er met betrekking tot uw digitale kopie twijfels zouden rijzen, kan het origineel dat zich in de administratie van de ondernemer bevindt, wellicht uitkomst bieden. Dit geldt ook voor de situatie waarin de ondernemer zou inbrengen dat scans of digitale foto s kunnen worden gemanipuleerd. Vermeld in uw TOP-dossier in elk geval wat u gefotografeerd of gescand hebt en wanneer dat is gebeurd. U kunt daarvoor het TOP-logboek gebruiken. Om de bewijskracht van de scan of foto te ondersteunen, kunt u zo nodig een ambtsedige verklaring opmaken en toevoegen. Medewerking Mocht de ondernemer er moeite mee hebben dat digitale foto s of scans worden gemaakt, wijs hem dan op zijn medewerkingsplicht. De Hoge Raad heeft in 1991 beslist dat in het stelsel van de AWR

7 besloten ligt dat een belastingplichtige gehouden is medewerking te verlenen die nodig is voor de vaststelling van zijn eigen belastingschuld (HR 11 december 1991, BNB 1992/243). Een verplichting tot medewerking is sindsdien expliciet in art. 52 lid 6 AWR neergelegd voor administratieplichtigen. Een systematische uitleg van de AWR brengt mee dat ook andere informatieverplichtingen in de art. 47 AWR e.v. zodanig moeten worden geïnterpreteerd, dat we daarvoor ook van een medewerkingsplicht van de belastingplichtige mogen uitgaan (zie bijvoorbeeld HR 19 mei 1937, B 6411). Open vizier en transparant Zo transparant mogelijk werken en een open vizier hanteren zijn voor ons vanzelfsprekende uitgangspunten. Leg daarom duidelijk uit waarvoor u komt en welke gegevens u nodig hebt. Geef aan dat u eventuele kopieën het liefst meteen gedigitaliseerd in uw dossier wilt opnemen. Vraag of het mogelijk is om ook andere gegevens digitaal aangeleverd te krijgen. Vermeld ook dat u tevens een digitale foto of een scan zult maken als dat om praktische reden zo uitkomt. Privacy Voor alle mogelijke manieren van gegevens verzamelen moeten we de wettelijke kaders (zoals de Wet bescherming persoonsgegevens) en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen. Wanneer een scan of een foto wordt gemaakt, moeten we dus ook rekening houden met de persoonlijke levenssfeer van de ondernemer en diens omgeving. Personen fotograferen, zoals personeel in een café, is daarom niet toegestaan. Overbrengen gegevens naar TOP Als er scans of foto s zijn gemaakt, brengen we deze daarna over naar het TOP-dossier. Dat gebeurt door de smartphone of de ipad via een USB-kabel met de Belastingdienst-pc te verbinden. Dit geldt voor scans en foto s die gemaakt zijn met de Samsung en voor foto s die gemaakt zijn met de iphone of ipad. Scans die met de twee laatstgenoemde zijn gemaakt, moeten via een beveiligde omgeving, zoals Webdav, worden overgezet. Daarna moeten we de foto s of scans van de smartphone of de ipad verwijderen. Beveiliging Zorg ervoor dat uw smartphone of ipad een toegangsbeveiliging kent met wachtwoord/pincode. Als uw toestel beschikt over een locatieaanduiding, is het belangrijk dat deze aanstaat. Bij verlies of diefstal is het apparaat dan nog te traceren. De gegevens kunnen zo op afstand worden gewist.