SOCIALE BUURTMARKT ORGANISEREN. Buurttender BUURTAANBESTEDING & TENDER. VERLENGDE Tenderprocedure

Transcriptie

1 BUURTAANBESTEDING & TENDER De Spaarndammerbuurt in Amsterdam wil een sociale buurtmarkt. Iedereen in de buurt kan meedoen. Gezelligheid op straat. Zo leer je elkaar kennen. SOCIALE BUURTMARKT ORGANISEREN VERLENGDE Tenderprocedure Ben je een goede organisator met ervaring in het verbinden van mensen en buurtorganisaties? Kun je zes maal een evenement organiseren en sociale verbindingen creëren? Stuur dan jouw tender. Ding mee naar deze buurtaanbesteding en werk in opdracht van de buurt. Buurttender Een project van Urban Villagers, de Spaarndammerbuurt en de gemeente Amsterdam.

2 Verlengde tenderprocedure voor organiseren van Sociale buurtmarkt Spaarndammerbuurt 1. Introductie De Spaarndammerbuurt in Amsterdam, nodigt je uit een tender in te dienen voor het organiseren van een sociale buurtmarkt (zes edities). De Spaarndammerbuurt heeft meegedaan aan een zogeheten Buurttender, waarmee de buurt kan aangeven wat zij een waardevolle toevoeging vindt aan de buurt en aan welke richtlijnen dat moet voldoen. Via een tender kan dit idee door een ondernemer of organisatie worden uitgevoerd. Met deze aanbestedingstekst, word je uitgenodigd mee te doen aan de tenderprocedure. Heb je het beste plan voor een leuke sociale buurtmarkt? Dan zal de buurt voor jouw plan kiezen. Je wordt dan financieel ondersteund door de gemeente en kunt verdere commerciële activiteiten met de markt opbouwen. Of misschien is dit een mooie kans om laten zien hoe jouw organisatie werkt op sociaal gebied. Daarbij kun je ook samenwerken met andere partijen. Misschien heb jij het sociale inzicht en is een ander bedrijf juist goed in evenementen organisatie. Om een goed beeld te geven van wat de buurt graag zou willen, vind je hieronder: 2. De algemene omschrijving van de sociale buurtmarkt, zoals die p.1 door vertegenwoordigers van de buurt is geformuleerd 3. De s.m.a.r.t.-doelen die de buurt beoogt p.2 4. De richtlijnen waaraan deze sociale buurtmarkt moet voldoen p.2 5. Praktische aanvullende informatie p.3 6. Uitleg over het instrument Buurttender, de procedure en p.4 de samenwerking met de Gemeente Amsterdam 7. Informatie over het indienen van de tender en vervolgprocedure p.5 (deadline voor indienen is 18 mei 2015) Deze tenderprocedure is verlengt. De deadline voor indienen van een tender is verschoven omdat in eerste instantie niet genoeg tijd was gegeven. 2. Algemene omschrijving van zes maal sociale buurtmarkt In de Spaarndammerbuurt is behoefte aan een markt en aan een braderie. Een doorsnee markt kan in Amsterdam echter niet zomaar worden opgezet. Via de Buurttender is, na het houden van een peiling in de buurt, gekozen voor een markt met een sociaal karakter. Dit idee is uitgewerkt door een groep bewoners en zodoende is het idee van een braderie uitgebreid met extra elementen: Deze speciale braderie/markt moet sociale verbinding tussen bezoekers creëren en een podium bieden aan lokale initiatieven. Daarnaast moet het ook de buurt economisch ondersteunen door buurtondernemers voor de markt uit te nodigen en door reuring in de buurt te creëren. Al met al een markt waardoor er activiteit ontstaat in de buurt en waarmee de activiteiten die de buurt al voortbrengt, onder de aandacht komen. 1

3 Met de buurt wordt bedoeld bewoners, ondernemers en organisaties. Met sociale cohesie wordt bedoeld, dat mensen uit verschillende bewonersgroepen met elkaar in contact komen (de Spaarndammerbuurt heeft nl. een zeer diverse bevolkingsopbouw). 3. SMART doelen De onderstaande SMART doelen en richtlijnen zijn geformuleerd voor het opzetten van de sociale buurtmarkt. Specifiek: Het bevorderen van sociale cohesie onder buurtbewoners van de Spaarndammerbuurt d.m.v. een zesmalige markt, podia en activiteiten. Meetbaar: o Door bij elke editie meer bezoekers te trekken. o Tevredenheidsonderzoek onder bijvoorbeeld 20% van de bezoekers tijdens elke editie met vragen als Weet je nu meer over de buurt/ over wat er gebeurt/ over andere bewoners? Heb je mensen gesproken die je niet kende/ met wie je weinig gemeen hebt/ van wie je kunt leren? Als de helft van de bezoekers één of meer keer ja zegt, heeft de markt echt verschil gemaakt. o o Tussenevaluatie met enkele leden van de focusgroep en de organisator van de Buurttender na derde editie. De focusgroep is een groep bewoners en ondernemers die nauw betrokken zijn bij de procedure en inhoudelijke vormgeving van de sociale buurtmarkt. Door na te vragen bij winkeliers of de markt uiteindelijk heeft geholpen de Spaarndammerstraat drukker te maken. Acceptabel: bovenstaande meetbare doelen zijn acceptabel voor zowel bewoners, ondernemers uit de buurt als de gemeente, mits hierover transparant wordt gecommuniceerd door de organisator van de markt. Realistisch: bovenstaande is realistisch mits er voldoende bezoekers komen, er voldoende marktkraampjes zijn en er voldoende aandacht is besteed aan het maken van sociale verbindingen. En indien nodig, d.m.v. bijsturing van het concept na de derde editie. Tijdgebonden: deze doelen moeten in zes keer worden behaald, waarbij wordt benadrukt dat de eerste markt in september/oktober 2015 plaatsvindt en er vervolgens vijf maal in de opvolgende seizoenen een markt plaatsvindt. De primaire doelgroep bestaat uit bewoners uit de buurt en ondernemers en organisaties in de buurt. 4. Richtlijnen In de tender omschrijf je uiteraard hoe je bovenstaande doelen wilt bereiken. Ook word je gevraagd om onderstaande richtlijnen (1 t/m 13), die zijn opgesteld door de buurt, helder te verwerken in de tender. Daarnaast zijn er nog zaken die je zelf kunt invullen; ook voor die punten wordt gevraagd een duidelijk beeld te schetsen. Deze richtlijnen vormen de basis waarop de tender wordt beoordeeld maar geven u hopelijk ook houvast en structuur. 4.1 Richtlijnen van de buurt Deze richtlijnen geven aan wat de buurt in ieder geval wil terugzien in je plan. Ze worden dan ook gebruikt voor de beoordeling van de tender. 1. Minstens 50% van de kraampjes verhuren aan bewoners/buurtinitiatieven. 2. Wat betreft de overige 50% van de kraampjes: zoek een balans tussen buurtwinkeliers, professionele organisaties (bijv. welzijnsorganisaties) en marktlui van buitenaf. 3. Prijzen voor de verhuur van kraampjes kunnen verschillen waarbij de volgende indicatie geldt: 2

4 a. Zeer goedkoop voor bewoners b. Goedkoop voor buurtwinkeliers c. Gemiddelde prijs voor professionele organisaties d. Duurst voor marktlui van buitenaf 4. Alle buurtinitiatieven (oftewel actieve buurtbewoners) moeten telkens op de hoogte zijn van de mogelijkheid om mee te doen aan de markt met een kraampje en/of activiteit. 5. Winkeliers die geen kraam kunnen bezetten (bijv. omdat het een eenmanszaak is), worden gevraagd op een andere manier mee te doen (bijv. met een speciale aanbieding). 6. Iedere editie heeft een thema dat in uitvoering bijdraagt aan het creëren van sociale cohesie. 7. Bepaalde activiteiten keren elke editie terug om herkenbaarheid van de markt te generen. 8. Bij elke editie moet er de mogelijkheid zijn informatie te krijgen over de buurt en buurtactiviteiten. 9. Elke editie heeft een podium voor muziek-, dans-, of podiumtalent. 10. Er zijn altijd activiteiten tijdens de markt, die alle doelgroepen in deze buurt aanspreken. 11. Elke editie moet activiteiten hebben die interactie tussen bezoekers bevordert. 12. Gebruik de markt om jongeren uit de buurt te betrekken, die stage kunnen lopen bij het organiseren van de markt of tijdens de markt werkervaring willen opdoen. 13. Keuze voor zaterdag- of zondagmarkt. Als je nu al een keuze kunt maken, beargumenteer deze dan. Heb je nog geen keuze gemaakt, beargumenteer dan hoe je de keuze zult gaan maken als je de tender wint. 4.2 Zelf in te vullen Naast een projectplan waarin duidelijk wordt op welke wijze aan de verschillende richtlijnen zal worden voldaan, kun je zelf nog de volgende aspecten invullen. 1. Huurprijs voor een kraam kan zelf worden bepaald, mits aan bovenstaande indicatie wordt voldaan. 2. Locatie in de Spaarndammerbuurt bepalen (waarbij de beperking geldt, dat het vanwege organisatorische en vergunningsredenen, niet in de Spaarndammerstraat op de rijweg kan). Opties zijn: Van Noordtstraat+Suikerplein of Knollendamstraat+Spaarndammerplantsoen. 3. De prijs voor de huur van een kraam moet financieel onderbouwd zijn en onderdeel vormen van de gehele begroting. 4. Evaluatiemethodes onder bezoekers en deelnemers. 5. Thema s voor de verschillende edities van de markt. 6. Data, mits elk seizoen één markt. 7. Eventueel een ander woord voor sociale buurtmarkt 8. Publiciteit voor het aantrekken van zowel bezoekers als kraamhouders. De grote diversiteit in de buurt vraagt om speciale aandacht m.b.t. de publiciteitscampagne en relatiebeheer. 5. Praktische aanvullende informatie Informatie over demografie van de buurt (opleidingsniveaus, culturele achtergronden, leeftijden, gezinssamenstellingen, etc.) vind je via Omdat het niet gaat om een doorsnee markt, moet een evenementenvergunning worden aangevraagd bij Stadsdeel West. Deze vergunning (met bijbehorende tekeningen) kan eenmalig voor zes edities worden aangevraagd. Het gaat dan om één evenement dat op zes momenten plaatsvindt. Om die reden moeten zaken als situatieschets en maximaal bezoekersaantal (2.000 op het drukste moment), steeds hetzelfde zijn. Meer informatie hierover vind je op 3

5 Financiële middelen worden in termijnen verstrekt: De winnaar krijgt eerst een startsubsidie en na verstrekking van de evenementenvergunning, kunnen de volgende termijnen worden uitgekeerd. Afspraken hierover en over hoogte van bedragen, worden gemaakt met de gemeente (niet met de organisator van het Buurttender-traject Urban Villagers). De winnaar krijgt beschikking over een lijst van buurtorganisaties en sleutelfiguren die informatie over de buurt kunnen geven. Aan het indienen van een tender kunnen geen rechten worden ontleend. 6. Informatie Buurttender en procedure Een Buurttender geeft bewoners meer regie over wat er gebeurt in hun buurt. Meer betrokkenheid bij het vaststellen van prioriteiten en de besteding van budget voor de buurt. Dit doen zij met elkaar en met andere belanghebbenden in de buurt, zoals ondernemers en gemeente. Er zijn verschillende vormen van de Buurttender, ieder passen bij een bepaalde situatie. De light vorm helpt bijvoorbeeld een gemeente bij het betrekken van de buurt in situaties waar zij dat eerder nog niet deden. De volledige vorm, betrekt de buurt van A-Z: van het opstellen van een prioriteitenlijst tot uitvoering van de aanbesteding. De aanbesteding die voor u ligt, komt voort uit de vorm volledig. De stappen die daarin zijn ondernomen zijn: 1. Ideeën uit de buurt verzamelen. 2. Peiling om na te gaan welk idee het meest wordt ondersteund. 3. Focusgroep richtlijnen laten opstellen voor uitvoering van het idee. 4. Een buurtaanbesteding doen. De volgende stap is het beoordelen van de ingediende tenders en het houden van een stemming: De focusgroep selecteert een aantal tenders en laat deze ook door de gemeente beoordelen. Gekeken wordt naar de invulling van de richtlijnen, de begroting en of de financiële risico s voldoende zijn afgedekt, en naar ervaring en achtergrond van de indiener van de tender. Tenders die inhoudelijk aantrekkelijk zijn én bona fide en haalbaar zijn, worden voorgelegd aan de hele buurt. Daarna zal de buurt stemmen voor het beste plan. De Spaarndammerbuurt geeft dus inhoudelijke sturing, de Gemeente Amsterdam West verstrekt de financiële middelen en beoordeelt de plannen en vergunningsaanvraag. Het instrument Buurttender is ontwikkeld door Fenneke van der Deijl van het bedrijf Urban Villagers en wordt ook door haar begeleid. Urban Villagers is en een merk van Combining Cultures (KvK ). De Buurttender wordt uitgevoerd in samenwerking met de Gemeente Amsterdam West. Heeft u vragen over (het indienen van) de tender, neem dan contact op met Fenneke van der Deijl. Zij kan u evt. doorverwijzen naar de relevante personen binnen gemeente. Zie verder of Informatie en contact: Fenneke van der Deijl Fenneke@UrbanVillagers.org Tel:

6 7. Indienen tender en vervolgprocedure Verwacht wordt dat je met een globaal projectplan inzichtelijk maakt hoe je de markt wilt opzetten en hoe je aan de verschillende criteria wilt voldoen. Neem eerst even contact op met Fenneke van der Deijl voor verdere toelichting. Het is wel zo handig om zeker te weten dat alles helder is. Stuur vervolgens in één document: 1. Algemeen projectplan inclusief invulling van de genoemde richtlijnen. 2. Begroting met financieel plan (kosten en baten). 3. Bedrijf- of organisatiegegevens, relevant CV en contactgegevens. - Inleveren op papier én per . - Maximaal 5 A4 tekst. - Uiterste datum om uw tender in te dienen, is vrijdag 18 mei Planning van vervolgprocedure Deadline tenders Laatste dag om tenders in te dienen 18 mei Selectie van tenders Op basis van wegingsinstrument zal door een groep 20 mei bewoners een selectie van ingediende tenders worden gemaakt. Beoordeling door De geselecteerde plannen worden ter beoordeling 21 mei gemeente* voorgelegd aan de gemeente. Voorleggen aan de buurt De geselecteerde plannen worden voorgelegd aan de Vanaf 27 mei buurt via verschillende communicatiekanalen. Pitches De geselecteerde tenders, kunnen mondeling worden 4 juni (avond) toegelicht tijdens de maandelijkse buurtborrel. Stemmen De buurt stemt voor de beste tender en de uitslag 18 t/m 20 juni wordt bekend gemaakt. Overleg met Gemeente inzake overeenkomst. De winnaar overlegt verder met de gemeente en sluit een overeenkomst. Na de stemming Eerste editie sociale buurtmarkt Sept/okt 2015 * Gunningvoorbehoud - De gemeente behoudt zich het recht van gunning voor en kan een kandidaat-organisator uitsluiten voor de gunning indien daar aanleiding toe bestaat; - Een integriteits-toets kan deel uitmaken van de gunning; - De gemeente is niet verplicht kandidaten te selecteren of te gunnen; - Wanneer de gunning is verstrekt, worden financiële middelen in termijnen uitbetaald. Zoals eerder genoemd: De winnaar krijgt eerst een startsubsidie en na verstrekking van de evenementenvergunning, kunnen de volgende termijnen worden uitgekeerd. Afspraken hierover worden gemaakt met de gemeente (niet met de organisator van het Buurttender-traject). U kunt de papieren versie sturen naar: Urban Villagers t.n.v. F.J. van der Deijl Polanenstraat WB Amsterdam En per naar: Fenneke@UrbanVillagers.org Je gegevens en ideeën zullen discreet en integer worden behandeld. Aan het indienen van tenders kunnen geen rechten worden ontleend. 5