Hoe geef ik succesvolle webinars?

Transcriptie

1 Hoe geef ik succesvolle webinars? (Taal: Nederlands) (Softwaretaal: Engels/Nederlands)

2 Inleiding Table of content 1. Inleiding Wat is een Webinar? Type webinars Voordelen van webinars Mogelijke nadelen van webinars Wat is er nodig om online te kunnen vergaderen? Aandacht spanne Webinar applicaties Waaraan moet uw webinar software voldoen? De applicatie zelf Citrix GoToWebinar Microsoft Lync Adobe Connect Cisco WebEx Skype Opzetten van een webinar Inleiding Opstarten van de applicatie Aanmaken van een nieuwe webinar Bijkomende opties (deel 1) Audio Branding Co-organizers: Panelists Bijkomende opties (deel 2) Invite your attendees Registration settings Tracking Registrants s Polls Surveys De 5 basisstappen van een goede webinar Identifieer de leerdoelen Bepaal de virtuele leermodules Structureer de leermodules /31

3 Inleiding 4.4. Maak de virtuele training zo interactief mogelijk Voorbeelden uitwerken, PowerPoint verfijnen De opbouw van uw sessie Voor de sessie De presentatie Oefeningen Overzicht Introductie Theoretische onderdelen Praktische uitwerking Timing Het interactieve gedeelte Oefening Poll Chat-sessie Overige mogelijkheden De presentatie Afsluiting Nuttige tips Oefening baart kunst Pauzemomenten (audio) Pauzemomenten (fysiek) Solo of duo? Visuele hulpmiddelen /31

4 Inleiding 1. Inleiding 1.1. Wat is een Webinar? Webinar is een woordcombinatie van web en seminar. Het is een vorm van kennisoverdracht via internet. Deelnemers volgen de webinar via geluid en beeld rechtstreeks op hun computer, tablet of smartphone. Men heeft dus steeds een breedbandverbinding nodig. Een webinar is bijzonder geschikt om een grote groep deelnemers die zich fysiek op andere plaatsen bevinden tegelijk te woord te staan Type webinars Afhankelijk van de gekozen applicatie en de gekozen instellingen kunnen verschillende types webinars worden onderscheiden: Classic Webinar: eenrichtingsverkeer van spreker naar publiek. Enkel online deelnemers, dus geen fysieke aanwezigen. In principe zonder interactie, maar men kan wel interactieve onderdelen inlassen. Deelnemers hebben ook geen micro en geen webcam nodig wat de installatie en de technische vereisten vereenvoudigt. Men heeft enkel (pc) luidsprekers nodig. Deelnemers communiceren met de spreker enkel via chat. Public Webinar: hetzelfde als classic webinar maar de deelnemers kunnen onderling wel met mekaar spreken. Organizer Webinar: webinar waar iedereen organisator is; er zijn geen beperkingen, iedereen kan alles doen in de applicatie. Iedereen kan informatie delen alsook geluid en beeld aan en uitschakelen. Men kan ook deelnemers toevoegen of verwijderen. Iedereen kan met iedereen praten en chatten. Eerder geschikt voor een kleine groep van maximum 2 à 4 deelnemers. Online training: verwar webinar niet met een online training (of E-learning) waar men eerder een elektronische vorm van afstandonderwijs mee bedoelt. Webcast: eenrichtingsverkeer van spreker naar publiek zonder interactie maar er is wel fysiek publiek aanwezig Voordelen van webinars Flexibel en schaalbaar - geschikt voor een groot en wereldwijd publiek. Relatief lage kosten aangezien je als organisator jaarlijkse of maandelijkse abonnementen kunt kopen. Kunnen interactieve elementen bevatten. Sessies kunnen worden opgenomen voor toekomstige weergaven of om te delen op grotere schaal Mogelijke nadelen van webinars Goede software nodig. Vereist een goede internetverbinding. 4/31

5 Inleiding Gevaar voor aandacht verlies. Standaard beperkte interactiviteit Wat is er nodig om online te kunnen vergaderen? Stabiele breedbandverbinding. Indien mogelijk, kies dan voor een kabelverbinding omdat dit stabieler en performanter is. Zeker als u ook video wil tonen zal dit belangrijk zijn. Goede headset. Aangezien uw stem het hoofdonderdeel van de webinar is, dient de kwaliteit zeer goed te zijn. U kan ook de presentatoren laten inbellen in plaats van VoiP (Voice over internet protocol) te gebruiken. Vaak worden beide mogelijkheden aangeboden door de online software. Deelname via een gewone telefoonlijn is nog vaak stabieler. Performante computer met audio- en video-ondersteuning. Daarnaast is het ook belangrijk dat u de tijd neemt om de toepassing grondig te leren kennen en de mogelijkheden te ontdekken Aandachtsspanne De maximum aandachtsspanne van een doorsnee persoon bedraagt 10 minuten. Bijgevolg dient u ervoor te zorgen dat uw webinar kan onderverdeeld worden in onderwerpen van 10 minuten, afgewisseld met interactieve momenten. Aandachtsspanne Tijd 5/31

6 Webinar applicaties 2. Webinar applicaties 2.1. Waaraan moet uw webinar software voldoen? Er zijn verschillende online softwarepakketten op de markt. Een weloverwogen keuze is dus erg belangrijk. Er zijn veel punten om bij stil te staan (waaronder prijs en ondersteuning), maar hou zeker rekening met het volgende: Doel en gebruik. Wat is het doel van de software? Worden er voornamelijk webmeetings of webinars mee gehouden? Hoeveel deelnemers zullen er gemiddeld zijn? Hoe vaak ga je webinars organiseren? Sharing-mogelijkheden. kan handig zijn tijdens een webinar een bepaald programma te laten zien of uit te leggen hoe iets werkt. Het kunnen tonen van de desktop en applicaties van de presentator aan de deelnemers is dan een groot voordeel. Makkelijk te installeren en te gebruiken. De online software moet met makkelijke stappen in te stellen zijn en onder verschillende browsers te gebruiken zijn. Voor de deelnemers moet het registratie- en deelnameproces zo eenvoudig mogelijk zijn. Installatie nodig? Het kan zijn dat de deelnemers een applicatie of plug-in moeten downloaden. Niet elke eindgebruiker kan of mag echter applicaties installeren op de PC van de werkgever. Het risico is dat daardoor deelnemers uitgesloten worden van deelname aan de webinar De applicatie zelf Het aanbod aan webinar programma s groeit steeds meer. We beperken ons hier tot enkele van de meest gekende programma s Citrix GoToWebinar GoToWebinar is zeer eenvoudig in gebruik en biedt toch veel functionaliteiten. Het is een onderdeel van het GoTo pakket, waarin ook GoToMeeting en GoToTraining zit. Gezien het onderwerp van deze handleiding beperken we ons hier tot GoToWebinar. Het instellen van een webinar verloopt via een online wizard, waarbij je de basisfunctionaliteiten met een paar klikken kan instellen. 6/31

7 Webinar applicaties Vervolgens krijg je een beheer-scherm, waarbij je extra moderators kan toevoegen, registraties kan opvolgen en op voorhand al Polls en Surveys kan opstellen. In tegenstelling tot GoToTraining kan je hier op voorhand nog geen bestanden doorsturen. Om de webinar zelf te houden, dien je eerst eenmalig een gratis programma te installeren. Bij de opstart krijg je dan een soort dashboard waarbij je je webinar volledig kan beheren. 7/31

8 Webinar applicaties Het is hierbij ideaal indien u met twee schermen kan werken, zodat u op het ene scherm uw presentatie kan tonen en op het andere scherm uw dashboard kan gebruiken om de webinar op te volgen. De deelnemers zelf moeten (op datum van schrijven 07/2014) een plug-in installeren om de webinar te kunnen volgen. Dit wordt niet door elk bedrijf toegestaan. Citrix werkt aan de mogelijkheid om dit zonder plug-in te kunnen doen. Enkele van de belangrijkste eigenschappen van GoToWebinar: Beveiliging: De webinars zijn te beveiligen met een password zodat alleen genodigden deel kunnen nemen. Personalisatie: De uitnodiging kan vrij goed gepersonaliseerd worden. Uitnodiging: Deze staat standaard in het Engels, maar kan verder wel deels aangepast worden. Registratie: Via een beveiligde verbinding kunnen de genodigden zich registeren voor de webinar. Opvolging: Er kunnen reminders en opvolgmails ingesteld worden. In de opvolgmail kan je de recording van de sessie toevoegen, net als de evaluatie. Updates: Aanpassingen qua tijd of inhoud worden via doorgegeven naar de deelnemers. Functionaliteiten: Scherm delen (actief en passief), audience view oproepen, chat, webcam, polls, handen opsteken, Rapportering: U kan zeer eenvoudig rapporten trekken van het aantal inschrijvingen, deelnemers, afwezigen, enz 8/31

9 Webinar applicaties Microsoft Lync Microsoft Lync (en de voorloper Office Communicator met Live Meeting) is een onderdeel van Office 365, maar kan ook apart gedraaid worden. Aangezien het deel uitmaakt van de Microsoft-familie, werkt het zeer goed samen met Microsoft toepassingen zoals Windows en Outlook. Het instellen van een Webinar gebeurt vanuit Outlook, waar u een Lync Meeting kan aanmaken. Vervolgens maakt u een standaard vergadering aan, waarbij in het notitievenster automatisch de nodige Lync-informatie wordt toegevoegd. Via de Meeting Options kan u verder ook bepalen welke rechten de deelnemers krijgen. Om de Lync meeting op te starten, gaat u gewoon naar uw vergadering en klikt u op Join Lync Meeting. Indien Lync op de computer geïnstalleerd is, wordt de applicatie automatisch opgestart. Indien niet, kan u via een webbrowser de sessie volgen. In de meeting zelf kan u eenvoudig deelnemers toevoegen of inhoud delen. 9/31

10 Webinar applicaties Enkele van de belangrijkste eigenschappen van Lync: Beveiliging: De sessie wordt verstuurd via Outlook. In de instellingen kan bepaald worden wie automatisch toegang krijgt of wie toegang moet vragen. Indien u externen wenst uit te nodigen, moet de Lync server ook ingesteld worden dat externen kunnen deelnemen, anders is de applicatie enkel intern bruikbaar. Personalisatie: De Outlook-uitnodiging kan zoals een standaard vergaderverzoek gepersonaliseerd worden. Uitnodiging: Deze is grotendeels gelijkaardig aan een standaard vergaderverzoek. Registratie: Dit kan niet vanuit de applicatie zelf. Opvolging: Dit is standaard niet voorzien. Updates: Aanpassingen qua tijd worden via mail doorgegeven naar de deelnemers, vergelijkbaar met een standaard vergaderverzoek. Functionaliteiten: Scherm of programma delen (actief en passief), audience view oproepen, chat, webcam, poll, whiteboard, bestanden delen Adobe Connect Adobe Connect is een online software tool waarmee onder andere webinars gehouden kunnen worden. De gebruikersvriendelijke online software is vooral geschikt voor professionals die grote groepen mensen moeten toespreken of instrueren. Om gebruik te kunnen maken van de webinar moeten alle gebruikers (presentatoren en deelnemers) Adobe Flash geïnstalleerd hebben. In de kalender kan precies aangegeven worden wanneer de webinar gehouden wordt. Er zijn veel mogelijkheden wat betreft organisatie en opvolging. 10/31

11 Webinar applicaties Alle inhoud (presentaties, videobeelden, audio bestanden en afbeeldingen) die tijdens de webinar getoond moet worden, moet op voorhand toegevoegd worden aan het dashboard. Merk op dat niet elk type bestand kan gebruikt worden. Enkele van de belangrijkste eigenschappen van Adobe Connect: Beveiliging: Adobe encrypteert zelf alle communicatie tussen gebruikers. Personalisatie: Er kan gewerkt worden met templates. Uitnodiging: Er wordt een eenvoudige mail opgesteld met de nodige informatie Registratie: Adobe Connect heeft een uitgebreid aanbod aan mogelijkheden om registraties te beheren. Opvolging: Er kunnen verschillende rapporten opgevraagd worden. Updates: Aanpassingen qua tijd worden via mail doorgegeven worden naar de deelnemers. Functionaliteiten: Scherm of programma delen (passief), chat, webcam, bestanden delen, whiteboard 11/31

12 Webinar applicaties Cisco WebEx Cisco Webex is niet echt een webinar-applicatie, maar kan hier wel voor gebruikt worden. Een WebEx Meeting is zeer eenvoudig op te stellen. Voor de organisator is het wel verplicht om een programma te installeren. Na het invoeren van het onderwerp, de tijd en de duur van de webinar kunnen deelnemers uitgenodigd worden. Dit gaat via een adresboek dat van te voren ingevuld moet worden. WebEx biedt verschillende mogelijkheden qua instellingen: -reminders, herhalingen van de webinar (meeting), al dan niet gewenste registratiegegevens van de deelnemers, agenda van de meeting en de rechten van de deelnemers. Nadat alles is ingesteld, kan de meeting met één klik in de eigen Microsoft Outlook Agenda opgenomen worden. In de sessie zelf zijn er veel mogelijkheden om interactief samen te werken, zoals sharing mogelijkheden of een whiteboard. 12/31

13 Webinar applicaties Enkele van de belangrijkste eigenschappen van WebEx: Beveiliging: Cisco encrypteert zelf alle communicatie tussen gebruikers. Personalisatie: Beperkt. Uitnodiging: Er wordt een eenvoudige mail opgesteld met de nodige informatie Registratie: Dit kan via de verstuurde mail, of via de url die hiermee wordt doorgestuurd. Opvolging: Dit is standaard niet voorzien. Updates: Aanpassingen qua tijd worden via mail doorgegeven worden naar de deelnemers. Functionaliteiten: Scherm of programma delen (passief of actief), chat, webcam, bestanden delen, whiteboard Skype Naast het standaard skypen met andere gebruikers, biedt Skype nog veel meer: bellen, chatten, bestanden uitwisselen, schermen delen en videoconferenties houden. Alleen heeft de verbinding soms wel wat haperingen. Het grote voordeel dat Skype heeft over de andere applicaties, is dat het in de standaarduitvoering volledig gratis is en door iedereen (die de software kan installeren) kan gebruikt worden. De communicatie in Skype start via de contactenlijst. Door te klikken op een Skype-gebruiker opent een chatscherm van waaruit ook een video of telefoongesprek kan worden gevoerd. Met een simpele klik kan een beeldscherm worden gedeeld met een Skype-gebruiker aan de andere kant van de wereld. Enkele van de belangrijkste eigenschappen van Skype: Beveiliging: Skype encrypteert zelf alle communicatie tussen Skype-gebruikers. Personalisatie: Niet mogelijk. Uitnodiging: Dit moet via een andere toepassing gebeuren (bv. mail). Registratie: Dit kan niet vanuit de applicatie zelf. Opvolging: Dit is standaard niet voorzien. Updates: Aanpassingen qua tijd moeten via mail doorgegeven worden naar de deelnemers. Functionaliteiten: Scherm delen (passief), chat, webcam, bestanden delen 13/31

14 Opzetten van een webinar 3. Opzetten van een webinar 3.1. Inleiding In dit hoofdstuk bespreken we hoe u een webinar kan aanmaken (de praktische opbouw komt in het volgend hoofdstuk aan bod). In het vorige hoofdstuk zagen we dat er veel applicaties beschikbaar zijn. Voor deze training beperken we ons tot GoToWebinar omdat deze: 1. Veel mogelijkheden heeft die ook in andere applicaties voorkomen 2. Misschien wel een van de meer complexe voorbeelden is 3.2. Opstarten van de applicatie Voor de eerste opstart gaat u naar en logt u in (of maakt u een account). Het GoTo pakket bestaat uit 3 onderdelen (Meeting, Webinar en Training). In het gedeelte Meeting krijgt u de mogelijkheid de applicatie lokaal te installeren. U krijgt dan een handig beheerplatform op uw computer. 14/31

15 Opzetten van een webinar Gaat u via de webpagina, dan kan u de optie GoToWebinar selecteren. U komt dan terecht op de Webinar-startpagina. Links krijgt u een overzichtsmenu, de rechterkant laat u toe uw webinars te beheren Aanmaken van een nieuwe webinar Het aanmaken van een nieuwe webinar kan van op de site of vanuit de applicatie. Klik op Schedule a webinar of ga naar de Past Webinars, waar u een kopie kan maken van een bestaande webinar: Vervolgens dient u de basisgegevens van de webinar op te geven (titel, omschrijving, tijdstip, ). 15/31

16 Opzetten van een webinar Voor een zeer eenvoudige webinar ervaring bent u nu in feite klaar. Indien u de applicatie wil gebruiken om uw deelnemers op te volgen en met een registratiesysteem te werken, kan u in het volgende scherm (nadat u op Schedule klikt) bijkomende opties instellen Bijkomende opties (deel 1) Het bovenste deel van de pagina beheert de algemene instellingen van de webinar. 16/31

17 Opzetten van een webinar Audio Hier kan u instellen of u de VoIP optie wil gebruiken, en wat de instellingen zijn van de inbelmogelijkheden Branding Het gedeelte Branding laat u toe uw webinar te personaliseren aan de hand van logo s en thema s. 17/31

18 Opzetten van een webinar Co-organizers: Indien u met meerdere sprekers werkt (of met een moderator), kan u deze toevoegen in het gedeelte van de co-organizers. Indien u de webinars plant voor anderen, kan u dit hier instellen Panelists Panelists zijn helpers die u begeleiden bij uw webinar, maar die zelf niet zullen spreken. Panelists worden voornamelijk gebruikt om via de chat-functie vragen te beantwoorden. De organizer kan de panelist wel upgraden tot organizer zodat de panelist bv ook de recording kan starten Bijkomende opties (deel 2) Het tweede gedeelte van het scherm beheert de registratie- en opvolgingsmogelijkheden, alsook het beheer van de interactieve onderdelen (polls, surveys). 18/31

19 Opzetten van een webinar Invite your attendees Dit gedeelte bevat de link naar uw webinar. U kan van hieruit de uitnodigingen versturen of de webinar informatie kopiëren om deze bv. op een website te plaatsen Registration settings Hier beheert u de inschrijfmogelijkheden voor uw webinar. Zo kan u het aantal inschrijvingen beperken, goedkeuringen beheren en eventueel een wachtwoord toekennen aan uw webinar. 19/31

20 Opzetten van een webinar Het gedeelte Questions laat u toe zelf nog eigen vragen toe te voegen. 20/31

21 Opzetten van een webinar Tracking Registrants U kan opvolgen wie zich heeft ingeschreven en eventueel bevestigingen of annulaties beheren s De confirmation mail wordt (optioneel) automatisch naar uw deelnemers verstuurd. Hoewel een groot deel van deze mail automatisch wordt aangemaakt door GoToWebinar, krijgt u hier toch de mogelijkheid uw eigen tekst toe te voegen. U kan tot 3 reminder s sturen naar uw deelnemers. 21/31

22 Opzetten van een webinar Na de training, kan u een Follow-up mail sturen naar de deelnemers. Hier kan u instellen welke informatie u wenst mee te geven en wanneer deze mag verstuurd worden. U kan er voor kiezen naar de afwezige ingeschrevenen een follow-up mail te sturen. 22/31

23 Opzetten van een webinar Polls Een poll is een multiple-choice vraag die u op voorhand kan aanmaken. Deze zal dan beschikbaar zijn tijdens de webinar. We komen later nog terug op polls Surveys Surveys laten u toe na de webinar een opvolg- of evaluatiesysteem op te starten, zodat uw deelnemers hun mening kunnen geven over de sessie. 23/31

24 De 5 basisstappen van een goede webinar 4. De 5 basisstappen van een goede webinar 4.1. Identificeer de leerdoelen Begin met het bepalen van de leerdoelen van de training. Deze stap is in grote lijnen hetzelfde als bij een normale opleiding. Wat moet de deelnemer kennen/kunnen op het einde van deze sessie. Het opsommen van de leerdoelen is een goede start voor het bepalen van de verschillende modules van de sessie Bepaal de virtuele leermodules Hou er rekening mee dat een training maximum minuten duurt. Als we rekening houden met het bovenstaand psychologie-voorbeeld, wil dit zeggen dat u de beschikbare tijd moet halveren. Daar komt nog de introductie en de afsluiting bij, wat inhoudt dat het theoretisch tijdsgedeelte redelijk beperkt blijft. Voorbeeld van een 1 uur-sessie: Onderwerp Tijd Voorstelling en introductie 10 Onderwerp 1: voorstelling + uitleg 10 Interactief onderdeel (oefening, poll, ) 5 Onderwerp 2: voorstelling + uitleg 10 Interactief onderdeel (oefening, poll, ) 5 Onderwerp 3: voorstelling + uitleg 10 Interactief onderdeel (oefening, poll, ) 5 Afronding (nadien gevolgd door Q&A) 5 Het theoretisch gedeelte bedraagt hierbij 30 minuten. Concreet houdt dit in dat u maximum 3 à 4 onderwerpen in een sessie kan behandelen. Hou hier rekening mee bij het opstellen van de inhoud van uw sessie. De volgende stap is het verder uitwerken van de verschillende onderdelen. Maak eerst uw basisstructuur door bijvoorbeeld te werken met Post-its op een bord of door het maken van een eenvoudige PowerPoint waarin u per slide een onderwerp aangeeft. Definieer vervolgens de doelstelling van elk onderdeel. Wat wordt in het onderdeel behandeld? Wat moet de deelnemer op het eind van dit onderdeel kunnen? Tenslotte kan u per onderdeel de inhoud verder uitwerken. Schrijf zoveel mogelijk informatie op over wat u tijdens het onderdeel wil behandelen Structureer de leermodules Eens de structuur van de sessie als geheel goed zit, kan u de inhoud van de onderdelen individueel structureren. Vertrek van een concrete situatie en wat het eindresultaat zal zijn. Zo heeft uw publiek een idee van wat u wil bereiken. 24/31

25 De 5 basisstappen van een goede webinar Gebruik vervolgens de informatie die u had genoteerd over de inhoud van het onderdeel en werk dit uit naar een verhaal. Zorg dat u weet hoe u het onderdeel gaat aanpakken en hoe u van de beginsituatie naar het eindresultaat zal geraken Maak de virtuele training zo interactief mogelijk Na 10 minuten theorie begint de aandacht van de deelnemer af te nemen. Tijd dus om hem in het verhaal te betrekken. Interactie kan op verschillende manieren en hangt af van de beschikbare mogelijkheden (zie hoofdstuk 2): Een poll beantwoorden Een hands-on oefening Een vraag beantwoorden via de chatfunctie Iemand controle geven over het scherm Laat de deelnemers het antwoord zelf opzoeken Een test Verbaal via audio In hoofdstuk 5 gaan we verder in op deze voorbeelden Voorbeelden uitwerken, PowerPoint verfijnen De laatste stap is het verfijnen van de informatie die u heeft. Werk uw verhaal uit zodat de deelnemers de rode draad gemakkelijk kunnen volgen Herwerk uw presentatie naar korte punten die duidelijk en to-the-point zijn Gebruik visuele hulpmiddelen (afbeeldingen, SmartArt, animaties, ) Maak gebruik van overgangsdia s om de overgang tussen een theoretisch onderdeel en een interactief onderdeel te verduidelijken. Zo weten uw deelnemers wanneer er actie verwacht wordt. 25/31

26 De opbouw van uw sessie 5. De opbouw van uw sessie 5.1. Voor de sessie In feite begint uw sessie al lang voor het aangegeven tijdstip. Indien u de inschrijvingen voor uw sessie hebt ontvangen, kan u uw deelnemers reeds documenten bezorgen die ze al op voorhand kunnen bekijken. Enkele voorbeelden De presentatie Indien u geen verrassingsmomenten zal inlassen, kan u uw publiek al voorbereiden door de presentatie al te delen. Zo hebben ze een idee van wat er tijdens de sessie aan bod zal komen Oefeningen Het is meestal mogelijk tijdens de sessie bestanden te delen, maar om technische problemen te vermijden, kan u deze ook al op voorhand bezorgen. Zo kunnen uw deelnemers deze bestanden reeds klaarzetten, zodat u hier geen tijd mee verliest Overzicht Indien u nog niet alles wil prijsgeven, kan u ook een overzicht maken van wat er tijdens de sessie zal behandeld worden Introductie Ongeveer 15 minuten voor het begin van de sessie kan u reeds beginnen met het presenteren van een soort introductie-presentatie zodat toekomende deelnemers weten dat ze goed zitten. Verwerk hierin reeds een aantal tips rond het gebruik van de webinar tool, zoals: Het beheer van audio (staat uw geluid aan?) De eventuele beschikbare hulpmiddelen (chat, hand opsteken, ) De structuur van de sessie Het interactieve verloop (wanneer zijn er vraagmogelijkheden, ) Afhankelijk van de grootte van de groep, kan u bij het begin van de sessie iedereen persoonlijk begroeten. Dit vergroot het interactieve gevoel al van bij het begin. Stel vervolgens uzelf voor en toon indien gewenst een foto zodat uw publiek een idee heeft wie er aan de andere kant van het toestel zit. Indien de tijd het toelaat kan u eventueel ook snel de belangrijkste mogelijkheden van we webinarapplicatie overlopen zodat iedereen weet hoe ze het programma moeten gebruiken. Geef vervolgens een overzicht van wat u tijdens de sessie zal behandelen. Het kan handig zijn hierbij een voorbeeld of vraag te geven waarop het publiek via een poll kan reageren. 26/31

27 De opbouw van uw sessie 5.3. Theoretische onderdelen Zoals hierboven reeds vermeld, dient u de theoretische blokken te beperken tot stukken van maximum 10 minuten om de aandacht van het publiek niet te verliezen Praktische uitwerking Inleiding: In dit onderdeel bekijken we hoe we X of Y kunnen uitvoeren. We vertrekken van de volgende situatie. Uiteindelijk zullen we dit resultaat bereiken. Uitwerking: Hier overloopt u de stappen die nodig zijn om van de beginsituatie naar het eindresultaat te geraken. Overstap naar interactief onderdeel: Nadat u het eindresultaat hebt bereikt, maakt u duidelijk dat er een interactief gedeelte zal volgen en hoe dit zal verlopen Timing Oefen elk onderdeel en kijk hoeveel tijd u ervoor nodig heeft Het interactieve gedeelte Oefening Oefeningen dienen op voorhand goed voorbereid te worden. Zorg dat de deelnemers de nodige bestanden reeds bezitten (op voorhand doorgestuurd of tijdens de sessie) voor u aan de oefening begint. Maak uw oefening niet te complex en niet te lang en zorg dat deze de essentie van de net geziene materie bevat. Als we naar de voorbeeldtabel in punt 4.2 kijken, dan merkt u dat een oefening niet veel langer mag duren dan 5 à 10 minuten. Indien gewenst kan u een timer gebruiken om hier een limiet op te zetten. Probeer het oefenmoment af te sluiten door de oefening zelf ook op te lossen. Zo geeft u de deelnemers die de oefening niet konden afwerken de kans om mee te volgen Poll Zoals reeds aangehaald in hoofdstuk 2, voorzien de meeste webinar systemen een Poll-hulpmiddel. 27/31

28 De opbouw van uw sessie U kan een poll op voorhand aanmaken en op het geschikte moment oproepen en door uw deelnemers laten invullen. Nadien kan u de resultaten bespreken of indien u zich hier zelfzeker in voelt als insteek gebruiken voor het volgende onderwerp. De inhoud van de poll zal meestal afhangen van het onderwerp van de webinar. In het geval van een hands-on training (bv. software) zou u kunnen vragen welke handeling de juiste is. In het geval van bv. de aanpak van een situatie zou u kunnen vragen welke beslissing het best van toepassing is. Net als in het vorig punt is het hier ook zeer belangrijk dat dit goed voorbereid is en dat u weet wat u met het resultaat van de poll wenst aan te vangen (discussie, bevestiging van correct of fout, ) Chat-sessie Een chat-sessie is natuurlijk zeer interactief, maar vaak ook zeer tijdsintensief, aangezien hier gemakkelijk vergaande discussies kunnen ontstaan. Als moderator is het hierbij cruciaal dat u op voorhand aangeeft hoeveel tijd aan de chat-sessie zal besteed worden en dat u ook ingrijpt als de tijd voorbij is. De chatmogelijkheden hangen sterk af van het gekozen hulpmiddel. Bij Goto Training van Citrix of Lync van Microsoft bv. kan je chatten tussen deelnemers, bij Goto Webinar kan je enkel vragen stellen aan de moderator(s). Deze kunnen dan wel individueel of voor de groep beantwoord worden. Voor een korte webinar sessie is deze laatste optie het interessantst, aangezien er niet tussen de deelnemers kan gepraat worden Overige mogelijkheden Verschillende programma s bieden ook extra mogelijkheden aan. Zo kan je meestal het scherm overdragen aan een deelnemer, die dan een handeling op jouw scherm moet uitvoeren. In Lync kan u gebruik maken van een Whiteboard, waarbij iedereen gelijktijdig op een blanco achtergrond kan typen of tekenen. Probeer in uw introductie reeds duidelijk te maken dat u deze methodes zal toepassen. Mensen worden niet graag zomaar naar voor gehaald bij wijze van spreken De presentatie Uw presentatie is de rode draad door uw webinar. De standaardprincipes van een goede presentatie zijn hierop van toepassing: Weinig tekst, weinig opsommingstekens Gebruik visuele hulpmiddelen indien van toepassing Gebruik animaties om een verhaal op te bouwen Hou er wel rekening mee dat bij de meeste webinar applicaties een vertraging hebben tussen hetgeen u toont en wat de deelnemers zien. Gebruik indien van toepassing een voorbeeldscherm van wat de deelnemers kunnen zien, zodat u uw snelheid daaraan kan aanpassen. Werk niet met dia s die gebruik maken van een snel verrassingseffect omdat dit niet bij iedereen even snel zal verschijnen. 28/31

29 De opbouw van uw sessie 5.6. Afsluiting Een webinar stopt meestal niet na de verlopen tijd. U heeft al uw tijd nodig om uw inhoud te kunnen tonen. De vragen worden meestal nadien behandeld. Zorg dat u hier voldoende tijd voor uittrekt. Eventueel kan u ook verwijzen naar een soort vragenpunt waar de mensen nadien nog terecht kunnen. Dit zorgt mogelijk voor klantenbinding. 29/31

30 Nuttige tips 6. Nuttige tips 6.1. Oefening baart kunst De korte duur van een webinar laat geen fouten toe. Zorg dat het verhaal werkt en klopt. Probeer alles uit tot het een automatisme wordt. Maak gebruik van de rode draad die in het verhaal steekt om je op het juiste pad te houden, want meestal is er geen tijd voor zijsprongetjes Pauzemomenten (audio) Verbale pauzemomenten worden in seminaries vaak gebruikt om het publiek de kans te geven een quote op een dia te lezen of om spanning op te bouwen. In een webinar werkt dit niet zo goed, omdat uw stem het belangrijkste onderdeel van de webinar is. Als u een dia toont zonder daarbij te spreken, is het mogelijk dat uw publiek denkt dat er een probleem is met het geluid. U kan dit eenvoudig oplossen door uw audio-pauzes te introduceren. Indien u bijvoorbeeld een quote wil tonen, zou u de dia kunnen introduceren door te zeggen: ik laat u even zelf deze quote van XX lezen Pauzemomenten (fysiek) Een uur naar een scherm kijken is vermoeiend. De interactieve onderdelen die we hierboven hebben besproken helpen al om de aandacht erbij te houden. Fysieke activiteit helpt eveneens, maar aandachtige deelnemers denken hier niet altijd zelf aan. Probeer daarom een of twee keer per sessie een moment in te lassen waarbij u uw publiek zich even laat strekken of even laat rechtstaan. Dit kan bv. na afloop van een oefening Solo of duo? Een webinar is een complex iets waarbij u enorm veel in het oog moet houden. Probeer indien mogelijk altijd een tweede moderator aanwezig te hebben. Dit is nuttig voor verschillende redenen: De hulpmoderator kan eventuele technische problemen op de achtergrond behandelen zonder dat u daar mee moet bezig zijn De hulpmoderator kan uw aandacht trekken op belangrijke gebeurtenissen, zoals een dringende vraag of algemene technische problemen De hulpmoderator is (indien mogelijk) een aanwezige in de zaal waarop u zich kan focussen. Een webinar geven voor een lege zaal is zeer vermoeiend omdat je geen reactie krijgt van het publiek. Dit uit zich vaak op uw toon en snelheid. De hulpmoderator neemt als het ware de plaats in van uw virtueel publiek Visuele hulpmiddelen Zoals hierboven reeds vermeld zorgt het feit dat een webinar meestal via een internetverbinding loopt voor vertragingen van de getoonde materie. Een cursor die over het scherm vliegt is niet altijd goed te volgen. Maak daarom gebruik van visuele hulpmiddelen om de aandacht van uw publiek naar het juiste punt te brengen. 30/31

31 Nuttige tips Zo kan u bv. in Windows onder de muisinstellingen een optie aanzetten, waarbij een cirkel wordt getoond rond de plaats van uw cursor, telkens als u op de CTRL toets drukt, de cursor vergroten of een ander vorm kiezen voor uw cursor. 31/31