ALLOcloud Web Meeting

Transcriptie

1 ALLOcloud Web Meeting 1. In & uit loggen 2. Microfoon en camera 3. Interface voor het beheer van de vergaderingen 3.1 Overzicht 3.2 Functies aan de linkerkant Volgende vergaderingen Eerdere vergaderingen Kalender Een vergadering inplannen Data voor vergadering vinden Documenten Adresboek Instellingen Uw vergaderzaal een naam geven Uw naam wijzigen Wachtwoord wijzigen Uw tijdzone wijzigen Openen in de agenda Toestemming Vergaderzalen Accountinstellingen Eigen merkimago toevoegen Geavanceerde instellingen Organisatoren van vergaderingen 4. Een vergadering inplannen 4.1 De verschillende soorten vergaderingen Meeting Room Secret Room Board Room Class Room 4.2 Een vergadering plannen Onderwerp vergadering Datum en tijdstip Vergaderzaal Type vergadering Deelnemers uitnodigen (optioneel) Bijkomende opties voor vergadering 4.3 De vergaderingslink 5. Woon een vergadering bij 5.1 Registratie 5.2 Acties tijdens de vergadering Documenten Whiteboard Scherm Delen Group Chat Minutes Page 1

2 5.2.6 Persoonlijke notities Extra opties Samenvatting van de vergadering Overgebleven tijd Instellingen Vergadering vastleggen Taalkeuze Vergroten van scherm Nodig anderen uit Beëindig de vergadering Page 2

3 ALLOcloud Web Meeting Handleiding 1. In & uit loggen Nadat u de registratie hebt voltooid, kunt u inloggen op de website. U kunt de link in de of via deze link gebruiken: Voer daar het adres en het wachtwoord in. U wordt dan naar de interface gebracht waar u vergaderingen kunt plannen en beheren. Wanneer u klaar bent met het werken met de web toepassing, kunt u zich afmelden met de knop Uitloggen rechtsboven. 2. Microfoon en camera Om de videoconferentie goed af te ronden, hebben alle deelnemers een microfoon, luidspreker en camera nodig. Het is ook mogelijk om alleen met een microfoon (inclusief luidsprekers) te werken. 3. Interface voor het beheer van de vergaderingen Page 3

4 3.1 Overzicht Na het inloggen verschijnt de werkplekweergave. Hier kunt u conferenties instellen en beheren. Aan de linkerkant vindt u alle functies voor het plannen en beheren van vergaderingen. Rechtsboven is een groep van 3 grijze knoppen als snelle toegang. Afhankelijk van op welke knop is geklikt, verandert het display in het middelste gebied. Daar wordt de bijbehorende informatie weergegeven. Page 4

5 3.2 Functies aan de linkerkant Volgende vergaderingen : Hier vindt u alle vergaderingen die u als organisator hebt gepland. Dit gedeelte wordt standaard weergegeven nadat u zich hebt aangemeld als vergadering organisator. Page 5

6 3.2.2 Eerdere vergaderingen : Hier kunt u vergaderingen bekijken waarvoor u in het verleden bent uitgenodigd. Page 6

7 3.2.3 Kalender : Hier wordt een kalender getoond met alle geplande vergaderingen. Boven de kalender vindt u knoppen waarmee u de weergave kunt wijzigen. Er is een dag-, week- of maandweergave. U kunt door de kalender scrollen Een vergadering inplannen : (zie punt 4. Een vergadering inplannen) Page 7

8 3.2.5 Data voor vergadering vinden : Op dit punt kunt u een enquête uitvoeren om de datum te bepalen. Het is mogelijk om verschillende dagen en tijden voor te stellen, die vervolgens naar de deelnemers worden verzonden. Page 8

9 3.2.6 Documenten : Hier vindt u een overzicht van alle documenten die u hebt geüpload naar de webapplicatie. Page 9

10 3.2.7 Adresboek : U kunt dit item gebruiken om een adresboek voor deelnemers te maken. Page 10

11 3.2.8 Instellingen : Page 11

12 De volgende belangrijke functies zijn hier te vinden : Uw vergaderzaal een naam geven : U kan uw persoonlijke vergaderzaal aanmaken door deze een naam te geven Uw naam wijzigen : U kunt uw naam invoeren in de velden "Voornaam" en "Achternaam". Deze naam wordt later voorgesteld wanneer u de vergaderruimte betreedt Wachtwoord wijzigen : U kunt uw wachtwoord hier indien nodig wijzigen Uw tijdzone wijzigen : Optioneel : extra tijdzones weergegeven in de elektronische uitnodiging Opnemen in de agenda : Uw vergaderingen opnemen in externe agenda's zoals Mac Calendar, Microsoft Outlook en Google Calendar. Page 12

13 3.2.9 Toestemming : Vergaderingen kunnen met verschillende machtigingen worden ingesteld. De rechten zijn van toepassing op zowel de organisator als de deelnemers. U kunt onderwerpen zoeken zoals: documenten bekijken, vergaderingen verlengen, anderen uitnodigen voor de vergadering, enz. Om het werken met machtigingen te vereenvoudigen, kan een "profiel" worden gemaakt. Hier kunt u de standaardinstellingen voor de verschillende onderwerpen definiëren. Dit profiel kan vervolgens in elke vergadering worden opgenomen. Het is mogelijk om verschillende profielen voor verschillende vergaderingen te maken. Als u op de knop Nieuw klikt, worden alle instellingsopties weergegeven. Voer bovenaan het vak Naam de video- en audioconferentie met profielnamen in en voer de bovenstaande instellingen uit. Dit zorgt ervoor dat alle niet-vrijgegeven functies van Web Meeting zijn uitgeschakeld. Met de knop Update kunt u de instellingen opslaan met de ingevoerde profielnaam. Nadat u een profiel hebt gemaakt, verandert de weergave wanneer u op de knop Sessiemachtigingen klikt. In het bovenste gedeelte kunt u bestaande profielen bewerken en verwijderen. Hiertoe kunt u de bestaande profielen in de vervolgkeuzelijst uitvouwen en de gewenste profielen selecteren. Als u hier een profiel hebt gemaakt, kunt u dit selecteren en vervolgens op de knop Als standaard instellen klikken. Het wordt dan later toegewezen bij het plannen van een vergadering, waarbij machtigingen voor de vergadering worden ingesteld. Als er meer profielen beschikbaar zijn, kunnen deze ook worden ingesteld. Page 13

14 Vergaderzalen : Indien u over meerdere vergaderzalen beschikt kan u deze indien u wenst een bepaalde naam of kleur geven Accountinstellingen : De volgende belangrijke functies zijn hier te vinden : Eigen merkimago toevoegen : Page 14

15 U kan uw Web Meeting room een persoonlijke toets geven door uw eigen logo in te stellen en uw kleurschema aan te passen. Page 15

16 Geavanceerde instellingen : Page 16

17 Organisatoren van vergaderingen : U kunt ongelimiteerd organisatoren toevoegen voor uw web vergaderingen zonder extra kost. Elke meeting organisator zal een aparte login verkrijgen. Uitnodigingen zullen in naam van de organisator worden uitgestuurd. 4. Een vergadering inplannen 4.1 De verschillende soorten vergaderingen : De ALLOcloud Web Meeting applicatie biedt de volgende vergaderingstypen: Meeting Room Voor maximaal 5 video- of 10 audio-deelnemers. De audio- en videocommunicatie is gecodeerd en loopt rechtstreeks tussen de deelnemers. De bewerkte documenten en werkresultaten worden in de cache opgeslagen op de server en kunnen per naar alle deelnemers worden verzonden na de vergadering als een protocol Secret Room De extra beveiligingsfuncties van dit vergaderingstype distribueren alle informatie rechtstreeks en worden gecodeerd tussen de deelnemers. Er gaan geen documenten naar de server. Vanwege deze functionaliteit worden vergaderingslogboeken niet gemaakt Board Room : Voor grotere groepen met maximaal 10 video-abonnees. Page 17

18 4.1.4 Class Room : Deze kamer is geoptimaliseerd voor trainings- en trainingsdoeleinden. Het is geschikt voor docenten en studenten tot 50 personen. 4.2 Een vergadering plannen Door op de knop Vergadering inplannen te klikken, komt u in het invoervenster. U kunt hier de volgende informatie voor de geplande vergadering invoeren: Onderwerp vergadering : Voer als onderwerp een naam in voor de vergadering Datum en tijdstip : Voer vervolgens de startdatum in het veld Datum in. Klik op het kleine vakje aan de rechterkant van het datumveld. Er wordt een kalender weergegeven, waarin u de datum en de starttijd kunt selecteren. De eindtijd wordt automatisch zo ingesteld dat de vergadering een uur duurt. U kunt echter de eindtijd desgewenst wijzigen Vergaderzaal : Indien u over meerdere vergaderzalen beschikt kan u selecteren welke vergaderzaal u wenst te gebruiken. Opgelet! Een vergaderzaal kan maar 1 gelijktijdige meeting hebben. Page 18

19 4.2.4 Type Vergadering : Als vergadering moet u om privacy redenen een off-the-record-vergadering in de LHM selecteren Deelnemers uitnodigen (optioneel) : U kunt deelnemers hier direct uitnodigen. Deelnemers ontvangen automatisch een uitnodiging voor een agenda via Bijkomende opties voor de vergadering : Hier kunt u aanvullende instellingen voor uw vergadering maken, namelijk: Een vergaderagenda maken Upload documenten voor de vergadering Het vergaderingstype instellen (alleen audio of audio en video) Rechten instellen voor de vergadering (als er een autorisatieprofiel is gemaakt, anders ontbreekt dit item) Een wachtwoord toewijzen aan de deelnemers Nadat u alle gegevens hebt ingevoerd, klikt u op de knop Een vergadering inplannen. De vergadering wordt vervolgens gemaakt, deze is nu zichtbaar onder Volgende vergadering. Page 19

20 Daar kan de vergadering ook later nog worden gewijzigd. 4.3 De Vergaderingslink Als u en de uitgenodigde deelnemers de vergadering willen bijwonen, wordt er een koppeling gemaakt. U kunt dit per naar alle deelnemers sturen. Er zijn twee manieren om de link te krijgen: U stelt het vinkje bij het plannen van een vergadering in "De uitnodiging voor de vergadering naar mijn e- mailadres versturen." Een met de link wordt dan verzonden naar het adres waarmee u bent ingelogd. Ga naar het item Volgende vergaderingen waar alle toekomstige geplande vergaderingen in een lijst worden weergegeven. Klik nu op de gewenste vergadering. Alle details over deze vergadering worden nu weergegeven, de knop vergaderingslink bevat de juiste link. U kunt het kopiëren en in uw plakken. De uitnodigingslink voor een vergadering ziet er ongeveer zo uit : Houd er rekening mee dat de vergaderingslink ongeveer 15 minuten vóór het begin van de vergadering kan worden bereikt. Voordat u de vergaderingslink verzendt, moet u opnieuw alle datums en tijden controleren. Het wachtwoord voor de vergadering moet ook worden meegedeeld aan de deelnemers. Het is ook het beste om externe deelnemers te laten weten welke browsers worden ondersteund (Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera) om een werkende browser te gebruiken. 5. Woon een vergadering bij Page 20

21 5.1 Registratie Deelnemers kunnen zich aanmelden voor de vergadering via de vergaderingslink die door hen wordt aangeboden. Door op de link te klikken, wordt de webpagina van ALLOcloud Web Meeting direct geopend. De deelnemer kan nu zijn naam en adres invoeren en, indien nodig, het wachtwoord, en vervolgens klikken op de knop Alleen Audio of Video en audio. Page 21

22 Hieronder kunnen de deelnemers inden gewenst ook een test uitvoeren van hun beschikbare apparaten en verbindingen. 5.2 Acties tijdens de vergadering In het middelste deel van de applicatie bevindt zich een gebied dat kan worden gebruikt om verschillende acties uit te voeren tijdens de vergadering. De deelnemers kunnen de microfoon en de camera tijdelijk uitschakelen via de knoppen aan de rechterkant. Door opnieuw op de knoppen te klikken kunnen beide weer worden ingeschakeld. Aan de rechterkant worden ook de uitzendingen van de camera's weergegeven. De volgende tabbladen zijn beschikbaar in het middelste werkruimtegebied: Documenten : Als u documenten voor de vergadering hebt geüpload, worden deze hier weergegeven. Het is ook mogelijk om tijdens een vergadering documenten te uploaden om ze tijdens de vergadering te tonen. Klik op de knop in het midden van het gebied Whiteboard : Het whiteboard is een editor die kan worden gebruikt om tijdens de vergadering te registreren. Het volledige whiteboard kan als een PDF op de computer worden opgeslagen Scherm Delen : Met dit item kunt u de inhoud van de andere deelnemers op het scherm weergeven (of omgekeerd). U kunt kiezen om het volledige scherm te splitsen of slechts één toepassingsvenster. Het toepassingsvenster moet geopend zijn op het scherm om het te kunnen delen. Als het wordt geminimaliseerd in het systeem vak, wordt het niet aangeboden voor selectie en wordt het eerst geopend. Om deze te gebruiken met de browser Google Chrome of Mozilla Firefox, moet een plug-in zijn geïnstalleerd. Wanneer u het eerste scherm deelt, wordt u gevraagd om het te installeren Group Chat : Dit is een eenvoudige chat cliënt waarmee deelnemers kunnen chatten. Page 22

23 5.2.5 Minutes : Dit zijn de notities die worden genomen tijdens de vergadering en die voor alle deelnemers beschikbaar worden gesteld Persoonlijke notities : Dit zijn de notities die worden genomen tijdens de vergadering en die enkel door de persoon in kwestie kunnen worden bekeken Extra opties : Samenvatting van de vergadering : Hier kan u kiezen naar welk adres de samenvatting van de vergadering wordt verzonden (agenda, notities, documenten, etc. ) Overgebleven tijd : Page 23

24 Hier kan u indien nodig de duur van de vergadering verlengen Instellingen : Hier kan u indien nodig de vormgeving of beschikbare apparaten aanpassen of de verbindingsstatistieken tonen Vergadering vastleggen : Tijdens de lopende vergadering kan u indien u wenst reeds een nieuwe vergadering inplannen Page 24

25 Taalkeuze : Hier kan u de taal van de vergadering aanpassen (Nederlands, Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans) Vergroten van scherm : Door te klikken op het icoontje in de rechterbovenhoek van de camera kan u dit scherm vergroten Page 25

26 Nodig anderen uit : U kan tijdens de vergadering nog extra personen uitnodigen door hierop te klikken en het adres toe te voegen. Een uitnodiging wordt automatisch opgestuurd naar het geselecteerd adres Beëindig de vergadering : De vergadering wordt beëindigd door rechts op de knop "Verlaat meeting" te klikken. Page 26