NEDERLANDS GENOOTSCHAP VAN SINT JACOB. Conceptverslag algemene ledenvergadering d.d. 12 november 2016 te Eindhoven

Transcriptie

1 Secretaris: Simone Aarendonk NEDERLANDS GENOOTSCHAP VAN SINT JACOB Conceptverslag algemene ledenvergadering d.d. 12 november 2016 te Eindhoven Aanwezig: Simone Aarendonk (verslag), Joost Bol (voorzitter), Henk van Dam, Maarten Hoek, Jan Kousemaker, Lidwien Meijer, Monique Walrave en ongeveer 90 leden in de zaal 1. Opening Om kwart voor 12 opent voorzitter Joost Bol de vergadering en heet allen welkom. Eerst wordt een moment van stilte gehouden voor de mensen die ons de afgelopen tijd zijn ontvallen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen Van de ereleden Mireille Madou en Annette van Wiechen en van lid Han Lasance is een bericht van verhindering ontvangen. Ereleden Koen Dircksens en Bas Brouwer zijn bij deze vergadering aanwezig. 3. Verslag Algemene Ledenvergadering 12 maart Pag. 4 Werkgroep Bibliotheek. Toelichting: de catalogus staat op de website als onderdeel van de mediatheek. - Pag. 5 Werkgroep Pelgrimsweg van Vezelay. Vraag Hans Olthof: waarom een Engelstalige gids als service aan de Franse regio s? Antwoord: een groot deel van de informatie in de gidsen komt van de Franse regio s. Deze willen ook Engelstalige pelgrims bereiken en hebben daarom gevraagd ook een Engelstalige versie te maken. - Pag. 5 Camino Santiago aan het Wad. Vraag Hans Olthof: wat worden de tijdsblokken voor de routes door de verschillende regio s. Bas Brouwer antwoordt dat de drie zuidelijke regio s tegelijk op 3 februari 2018 zullen starten. Hij hoopt dat volgende week de concept website beschikbaar wordt waarop alle data staan vermeld. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met dank aan de secretaris. 4. Wat ons bezighoudt De voorzitter licht een aantal activiteiten van de afgelopen tijd en plannen voor de komende tijd toe. Jacobsstaf 1

2 We gaan Sylvie missen, meldt de voorzitter. Zo reageerden ook veel leden. In de laatste Jacobsstaf bekende hoofdredacteur André Brouwer dat hij Sylvie was en nu na vier jaar met deze column stopt. Ultreia Elke maand was er weer een actuele Ultreia, prachtig werk van Ria Meinema, meldt de voorzitter. De nieuwsbrief laat de veranderende tijd zien. Als voorbeeld noemt hij dat je vroeger voor wilde honden werd gewaarschuwd, in de laatste Ultreia stond een dringend advies om honden niet met je mee te laten lopen. Vanuit de zaal wordt opgemerkt dat Ultreia één van de beste dingen van de laatste maanden is. Werkgroep het Nieuwe Pelgrimeren - Het aantal leden van de facebookgroep Camino de Santiago NGSJ blijft groeien en is inmiddels bijna Hetzelfde geldt voor het aantal likes van de facebookverenigingspagina Nederlands Genootschap van Sint Jacob. - Ook het aantal maandelijkse cafés st. Jacques neemt toe: nu in Amsterdam, Utrecht, Apeldoorn en Den Haag. Website santiago.nl bezoekers per maand ( pagina s) - 42% via smartphone of tablet - per keer 5 minuten De werkgroep zoekt een webredacteur fietsroutes en een tweede webredacteur voor wandelroutes (informatie bij de webmaster). Tevens een nieuwe webbouwer omdat de huidige ermee stopt. Werkgroep Geschiedenis en Cultuur - Organiseren/voorbereiden lezingencyclus en activiteiten Lezingencyclus Pelgrimeren, natuur en landschap, toen en nu (5 delen in januari, februari en maart). - Studie naar kloosters (in Spanje) langs de Camino; uitmondend in artikelen in de Jacobsstaf. - Uitbreiden en verfijnen van de Jacobalia. - Participatie in de werkgroep Wetenschap en in de stuurgroep Camino Academie. Werkgroep Wetenschap/Camino Academie Op donderdag 24 november 2016 organiseert de Camino Academie de expertmeeting Onderweg met een missie. In de Janskerk in Utrecht gaan academici, professionals en pelgrims hierover in gesprek. Er is nog plaats. Aanvang om uur. Werkgroep Bibliotheek - Gestart met beperkte uitleen (try-out met informanten). - Met de regio s Utrecht-Rivierenland en Midden-Nederland wordt gestart met een leesgroep om regelmatig een boek over de Camino te bespreken. - Peter Koster is de nieuwe voorzitter. Pelgrimskoor El Orfeon - Een enthousiaste groep die samen nog beter wil worden. 2

3 - Voorjaarsvergadering en 25 juli zijn vaste data voor optredens. - Er is ruimte voor een of meer extra optredens. - Koor heeft nog plaats voor bassen. Werkgroep Spiritualiteit De werkgroep Is dit jaar van 4 naar 8 leden gegroeid. Dit biedt mogelijkheden ook vanuit de werkgroep thema's rond spiritualiteit aan te bieden. Daarnaast probeert de werkgroep zoveel mogelijk aanwezig te zijn op de voorjaars- en najaarsbijeenkomsten. Pelgrimeren voor de jeugd /2017: 29 groepen in Vessem. - Aandacht nodig voor samenhang met activiteiten elders in het land. - Eenmaal kennis gemaakt met het fenomeen van pelgrimeren in combinatie met wat dat kan doen voor de levensweg van de jongeren, zijn vrijwilligers/pelgrims zeer gemotiveerd om mee te werken aan deze mooie beleving. Pelgrimsweg van Vezelay - De Engelstalige editie is dit jaar uitgekomen. Wordt on demand geprint. Dat maakt snel actualiseren mogelijk. - Actueel houden gidsen met dank aan de reacties van de gebruikers (voor de editie 2017 kan dit nog tot 1 december). Informatiecentra/Steunpunten - Utrecht: gemiddeld 3 tot 4 dagdelen per week geopend en ca bezoekers op jaarbasis. Ondanks facebook bevestigt het aantal bezoekers dat persoonlijke aandacht nog steeds wordt gewaardeerd. - Jacobiparochie: elke 14 dagen geopend. In april werd met de Stichting Jabikspaad en de regiobesturen van Groningen/Drenthe, Oost-Nederland en Friesland een fietstocht georganiseerd voor aspirant-pelgrims en ervaren pelgrims om ervaringen over meerdaagse fietstochten, c.q. de Camino te delen. - Vessem: 3 x per maand open. - 5 steunpunten: Jacobskapel Haarlem, St. Jacobuskerk Enschede, Erfgoedcentrum Ned. Kloosterleven in Sint Agatha, Albert Schweizer Ziekenhuis Zwijndrecht en St. Jacobuskapel Nijmegen. Hier kan o.a. op afspraak een stempel worden gehaald. Werkgroep Roncesvalles hospitaleros, 34 weken open en ruim overnachtingen. - Het vernieuwde Campamento is in gebruik, maar nog niet uitgebreid. Roncesvalles is de eerste herberg in Spanje en behoort tevens bij de grootste op de Camino. De voorzitter geeft aan dat wel eens wordt gevraagd of we daar nog wel op de juiste plek zitten. Is het niet te massaal geworden? Onze reactie is dan dat het daar zijn voor ons waardevol is. Onze hospitaleros vinden dat ze daar toegevoegde waarde leveren. Pelgrims komen doodmoe van de berg bij de herberg aan of starten hun Camino in Roncesvalles en waarderen onze ontvangst. Er zijn er ook die hun bagage laten vervoeren en met een rolkoffer aankomen. Een deel van hen gaat naar het hotel. Daar zijn wij niet. Wij helpen in de herberg. Het klooster heeft nog maar enkele geestelijken. Met die aantallen pelgrims is een zekere orde en regelmaat nodig. Daaraan leveren wij een bijdrage. Onze uitdaging hierbij is 3

4 om ondanks de massaliteit de persoonlijke aandacht een plek te geven. Huiskamer van de Lage Landen - Dit jaar op een nieuwe plek, bij het nieuwe pelgrimsbureau. Wat minder bezoekers dan vorig jaar, kan door de verhuizing komen. In het begin konden veel mensen het pelgrimsbureau niet vinden en de Huiskamer was nog lastiger te vinden, vanwege de ietwat geïsoleerde plek in een bijgebouw. Vrijwilligers moesten improviseren door niet afgeronde verbouwings-werkzaamheden. Elk nadeel heb zijn voordeel : door het langdurige mooie weer kon men bijna altijd buiten zitten. We hopen komend jaar op huisvesting in het hoofdgebouw waar het Pelgrimsbureau zelf gevestigd is. Aantal bezoekers: 2013: : : : Werkgroep Hospitaleren - Interactieve informatiedag 29 oktober jongstleden. - Samen met de werkgroepen Huiskamer en Roncesvalles wordt gekeken naar een voorbereidingstraject voor hospitaleros. 16 Regio s Onze persoonlijke verbinding met de leden en de aspirant pelgrims in de regio s. Wat ze onder andere allemaal doen - Regionale bijeenkomsten met een breed palet aan onderwerpen - Kortdurende activiteiten in de vorm van een pop up bijeenkomst en/of maandelijkse café Saint Jacques - Bijeenkomsten voor nieuwe leden en teruggekeerde pelgrims - Wandelingen en fietstochten - Nieuwe leden in de regio verwelkomen en actief betrekken bij activiteiten - Regionale workshops over praktische voorbereiding op de Camino (bijv. ultralight, gps op smartphone, vrouw alleen, lopen zonder blessures). De voorzitter dankt alle werkgroepen en regio s voor hun inzet. Tot slot vraagt de voorzitter een applaus voor de mensen van de Ledenservice, die van onschatbare waarde voor de voortgang van onze vereniging zijn. Ze verwerken alle aanmeldingen en bestellingen. Komen wekelijks bij elkaar. 5. Vaststellen beleidsplan Vorig najaar stond het beleidsplan ook op de agenda. Besloten is toen het plan naar dit najaar door te schuiven. In concept is het aan de regio s en werkgroepen voorgelegd en hun suggesties zijn meegenomen. De voorzitter licht de inhoud kort toe. Enkele waarnemingen - De gemiddelde pelgrim van nu is een andere dan die van 1995 of Verjonging is nodig 4

5 - Sociale Media bieden alternatieve informatie en het lidmaatschap van het Genootschap is minder vanzelfsprekend. Wat zetten wij daar tegenover? Meer dan alleen een pelgrimspas - We investeren in het levend houden van de oorsprong van het pelgrimeren naar Santiago de Compostela en het uitdragen van de kernwaarden, o.a. door middel van themabijeenkomsten en artikelen in de Jacobsstaf. - De persoonlijke ontmoetingen in de regio s, op landelijke bijeenkomsten en in de informatiecentra bieden mogelijkheid tot verdieping, maar ook tot informele uitwisseling. Ook de sociale media worden actief benut. - We willen inspelen op de verschillende leeftijdsgroepen in ons ledenbestand: qua communicatie, persoonlijke mogelijkheden en wensen. De vijf beleidsdoelstellingen staan in onze statuten: - op weg helpen en inspireren - verdiepen, ontsluiten en toegankelijk maken van kennis over pelgrimeren in relatie tot het cultuurhistorische en religieuze erfgoed - ontmoeting en uitwisseling van ervaringen en ideeën - passieve informatievoorziening en actieve voorlichting - belangenbehartiging en onderhouden van contacten 1. Op weg helpen en inspireren - Leeftijdsgericht beleid: korterdurende en/of pop-up activiteiten, aandacht voor de nieuwe vormen van pelgrimeren zoals in etappes lopen, andere camino s, - Uitwisseling van ervaringen: persoonlijk, digitaal (Ultreia, Facebook) en op schrift (Jacobsstaf) - Persoonlijke aandacht voor de aspirant-pelgrim: met name in informatiecentra, regio s en op sociale media - Nieuwe communicatievormen (we zijn een platform voor uitwisseling) - Inhoud en waarde van het hospitaleren: in Roncesvalles en in kleinere herbergen 2. Verdiepen, ontsluiten en toegankelijk maken van kennis over pelgrimeren in relatie tot het cultuurhistorische en religieuze erfgoed - Werkgroepen Geschiedenis & Cultuur en Spiritualiteit - Camino Academie - Bibliotheek 3. De ontmoeting en uitwisseling van ervaringen en ideeën - Ontmoetingen in de regio's - Landelijke voorjaars- en najaarsbijeenkomsten - Jacobsstaf - Ultreia - Het nieuwe pelgrimeren - Huiskamer van de Lage Landen 4. Passieve informatievoorziening en actieve voorlichting - Passief: website en sociale media. - Actief: informatiecentra, landelijke en regionale bijeenkomsten, 'sociale media', beurzen. 5

6 5. Belangenbehartiging en het onderhouden van contacten - Platform voor uitwisseling - Netwerkorganisatie - Samenwerking - Contacten in binnen- en buitenland Reacties Maarten Valkenburg stelt voor de doelstellingen op pagina 6 van buiten naar binnen te formuleren. Verder mist hij de doorvertaling naar de organisatie. De voorzitter antwoordt dat het beleidsplan bewust beknopt is gehouden. Dit betekent in onze vrijwilligersorganisatie dat we liever vanuit gezamenlijk overleg vorm willen geven aan het invullen van de doelstellingen in plaats van hieraan sturing te geven. Bert Luif (werkgroep Geschiedenis en Cultuur) mist aandacht voor de missie van de vereniging. Waar doen we het voor. Wat zijn onze achtergronden en de traditionele waarden van het pelgrimeren. Hij suggereert daar in de inleiding meer op in te gaan. De voorzitter antwoordt dat in hoofdstuk 2 en 3 aandacht aan onze missie wordt gegeven. Arno Cuppen (Esprit du Chemin) refereert aan zijn artikel in de laatste Jacobsstaf over het Manifest van Villafranca del Bierzo. Hij vindt dat het Genootschap niet open staat voor verandering. De beleidsplannen zijn naar zijn mening de laatste 10 jaar niet veranderd. Als voorbeeld noemt hij zijn advies om het pelgrimspaspoort donativo te verlenen en daarvoor een verklaring te laten ondertekenen. Hij mist een visie op waar pelgrims enthousiast over worden, waar de bezieling van de camino in zit. Cuppen is van mening dat in deze ALV te weinig tijd geboden wordt hierover in discussie te gaan. De voorzitter antwoordt dat de beleidsnotitie resultaat is van een uitgebreide voorbereiding sinds het najaar van Werkgroepen en regio s hebben in die voorbereiding gelegenheid gehad om hun input te leveren en ook in de ALV is die oproep gedaan. De respons was beperkt maar is zoveel mogelijk meegenomen in het definitieve plan dat nu voorligt. De voorzitter wijst erop dat hij de aanbevelingen van Arno met interesse heeft gelezen, maar het oneens is met zijn constatering dat er niets is gebeurd. O.a. de Huiskamer in Santiago is een goed voorbeeld van een recent initiatief dat invulling geeft aan onze doelstellingen. Het realiseren van veranderingen is niet eenvoudig in een vereniging als de onze in verband met het benodigde draagvlak. Het besturen van een grote vrijwilligersorganisatie is van een hele andere orde en schaal dan het besturen van een herberg. Terie Leijs vraagt of het bestuur open staat voor nieuwe initiatieven. Daarop antwoordt de voorzitter bevestigend zolang deze initiatieven binnen onze hoofddoelstelling passen. Antje Dekkers begrijpt dat de vereniging meer jeugd wil, maar dan moeten we over andere vormen nadenken. Jongeren worden geen lid meer. Naar aanleiding van de voorafgaande discussie merkt zij op dat we in deze vereniging met heel velen zijn en er altijd mensen ontevreden zullen zijn. Laten we dat goed beseffen en alle meningen respecteren en serieus nemen. Maarten Valkenburg vraagt of elders gekeken is hoe anderen het doen. Dat is niet het geval. De voorzitter concludeert dat het bestuur, naar aanleiding van de suggesties, nog eens naar het plan gaat kijken. We staan als bestuur open voor nieuwe ideeën die passen binnen de hoofddoelstelling van onze vereniging. Ook maakt hij een afspraak met Arno Cuppen om mogelijk samen met een groep betrokken leden - te verkennen in hoeverre gedachten in het voornoemde manifest binnen ons Genootschap al dan niet zouden kunnen leiden tot andere inzichten ten aanzien van het beleid. 6

7 Tot slot vraagt de voorzitter of dit plan, zoals het nu voor ligt door de vergadering vastgesteld wordt. Dit wordt met applaus bevestigd. 6. Begroting 2017 Penningmeester Jan Kousemaker licht dit agendapunt toe. Resultaat 2016 De penningmeester verwacht dat we 2016 met een positief resultaat afsluiten vanwege: - aanzienlijk hogere contributie-opbrengst dan begroot, namelijk leden tegenover leden begroot. De aanmelding van nieuwe leden is over alle leeftijdsgroepen verdeeld; - lagere kosten werkgroepen en bestuur; - voordelen uit automatisering waardoor met name de administratiekosten lager uitkomen. Begroting van baten en lasten 2017 Begroting 2017 Begroting 2016 Verwacht 2016 Baten Contributie/ inschrijfgelden Overige Totaal Lasten Inkopen Ledenservice en infocentra Leden bijeenkomsten Regio s Werkgroepen etc Overige Totaal Saldo

8 Toelichting Begroting De begroting komt uit op een verlies van dat gefinancierd zal worden uit het vrij besteedbaar vermogen en voor vanuit de reserve onderzoek cultuur. De financiële positie is zeer gezond. Uit de reserve is euro gereserveerd voor extra activiteiten van regio s (onder voorwaarden) en euro voor de ontwikkeling van een nieuwe website. Het bestuur stelt voor - De begroting 2017 goed te keuren - De ledenbijdrage vast te stellen op: Gewoon lid 24,00 is 25,00; Inwonend lid 15,00 is 15,00; te reserveren ten behoeve van eenmalige bijzondere activiteiten regio s te reserveren ten behoeve van ontwikkeling nieuwe website - Begroot verlies te financieren vanuit vrij besteedbaar vermogen en vanuit de reserve Onderzoek/Cultuur Reacties - Jaap Middeldorp pleit voor een stabiele contributie in plaats van het ene jaar omhoog, het andere jaar omlaag - Maarten Valkenburg vraagt naar de richtlijnen met betrekking tot het eigen vermogen van de vereniging. De penningmeester antwoordt dat die in de begroting staan vermeld. De aanwezige bestemingsreseserves zullen conform het doel worden aangewend dan wel worden afgebouwd in de loop van de komende jaren. - Arno Cuppen adviseert bij de ontwikkeling van een nieuwe website breed te gaan oriënteren naar hoe anderen dit doen. De huidige website heeft veel geld gekost - Kees Zaalberg vraagt naar het advertentie-beleid voor de Jacobsstaf. Hoofdredacteur André Brouwer antwoordt dat het aantal advertenties beperkt wordt gehouden en bij de inhoud moet passen. De advertentie-opbrengsten zijn beperkt, ca euro per jaar. - Koen Dircksens complimenteert het bestuur en met name de penningmeester met de bijzonder gezonde situatie van het genootschap en met het voorstel om de contributie te verlagen. Vanaf het begin hebben we het Genootschap gevraagd laagdrempelig te zijn en dit bestuur slaagt daarin. - Jos Engels adviseert bij de volgende begroting meer op het beleidsplan in te haken. De begroting zou een doorvertaling van het beleidsplan moeten zijn. De penningmeester antwoordt dat dit ook het geval is. Jos Engels zou dan graag een betere toelichting hierop zien. Nu lijken beleidsplan en begroting twee naast elkaar staande stukken. Geantwoord wordt dat de begroting voldoende toelichtingen bevat en dat indien vanuit het beleidsplan budget vrij gemaakt moet worden dit in de begroting verwerkt wordt. De vraag of de vergadering met de begroting instemt, wordt met applaus bevestigd, waarmee de contributie voor 2017 is vastgesteld en de voorgestelde mutaties in reserves zijn vastgesteld. 7. Herverkiezing bestuurslid De voorzitter meldt dat Lidwien Meijer aan het eind van haar eerste termijn is. Zij is herkiesbaar. De vergadering gaat hiermee onder applaus akkoord. 8

9 8. Rondvraag en Sluiting - Hans de Jong overhandigt de voorzitter projectplan en flyer van de stichting Santiago aan het wad. Deze stichting is dit jaar, onafhankelijk van het Genootschap, in het leven geroepen, in het kader van Leeuwarden, Culturele hoofdstad Het Genootschap heeft haar pelgrims-estafette naar Santiago aan het Wad ingebracht als eigenstandig door het genootschap te organiseren onderdeel van het project. - Wil van Gerwen adviseert digitaal beeldmateriaal te gebruiken, cq te ontwikkelen om de jeugd aan te sporen camino te gaan lopen - Ton Janssen is geschrokken van de negatieve toon tijdens de beleidsdiscussie. Hij vraagt dringend dat niet meer te doen. Met dank aan alle aanwezigen sluit de voorzitter om uur de vergadering. 9