Sterke kwaliteitscultuur: als team weten wat je verbindt

Transcriptie

1 Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september 2016 Goed onderwijs vraagt om een cultuur die gericht is op kwaliteit is de overtuiging die steeds meer gemeengoed begint te worden in het mbo. Om onderwijs met kwaliteit te realiseren, is meer nodig dan alleen een systeem voor kwaliteitszorg. Loskomen van het systeemdenken en het versterken van de kwaliteitscultuur is waar het om gaat. Steeds meer managers, docenten en medewerkers in het mbo vragen zich af hoe de kwaliteitscultuur versterkt kan worden. Het NCP EQAVET heeft dit opgepikt en is met het onderwerp aan de slag gegaan om meer helderheid rondom het begrip kwaliteitscultuur te creëren. Daartoe organiseerde het NCP EQAVET onder andere een meerdaagse expertmeeting. Deze driedaagse expertmeeting heeft inzichten naar een handreiking voor scholen plaatsgevonden in september Een in het mbo om aan de slag te kunnen gaan groep van tien experts uit het mbo-veld was met het versterken van de kwaliteitscultuur. uitgenodigd om deel te nemen. De groep Het NCP EQAVET kiest daarbij voor een bestond uit een vertegenwoordiging van praktische insteek. Wat gebeurt er in de studenten, docenten, opleidingsmanagers, praktijk, welke inzichten levert dit op en hoe directeuren, college van bestuur, kan dit vertaald worden naar een handreiking Onderwijsinspectie, voor scholen. ministerie van Vervolgens gaat het Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en het NCP EQAVET. Op het programma stonden drie werkbezoeken met daaromheen tijd om de inzichten te verwerken Sterke kwaliteitscultuur: als team weten wat je verbindt NCP EQAVET met de handreiking aan de slag in workshops en pilots. Bent u geïnteresseerd, lees dan meer informatie op onze website. naar de praktijk van het mbo. Doel van de bezoeken was om in de praktijk te zien wat Kwaliteitscultuur: KNRM een kwaliteitscultuur is en hoe deze versterkt De expertmeeting begon met een bezoek aan kan worden. In dit verslag nemen we u graag de KNRM. Het meeslepende verhaal van de mee in de inzichten die we hebben opgedaan KNRM bracht de deelnemers in beroering. tijdens de expertmeeting. Hun werk draait om leven en dood. Wat vaak een zware dobber betekent voor de mannen Toewerken naar een handreiking als het fout afloopt. Het betreft een warme Als aanloop op de expertmeeting heeft het club van alleen maar mannen. De waarden, NCP EQAVET een denkkader ontwikkelt met die de basis vormen voor hun werk, staan als daarin enkele portretten die illustreren hoe je een huis. Zonder erover te spreken, weet met het denkkader kunt werken. Dit iedereen wat deze waarden zijn en wordt er denkkader is een rode draad geweest door de altijd op terug gegrepen bij het maken van expertmeeting heen. Momenteel is het NCP keuzes. Het zijn het avontuur, EQAVET in samenwerking met de experts kameraadschap en belang voor de medemens bezig met het vertalen van de opgedane wat maakt dat deze mannen midden in de Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september

2 nacht uit hun bed gebeld willen worden en binnen tien minuten op zee zijn. Na elke tocht is het standaard frikandellen eten om hetgeen wat er gebeurd is na te spreken en te evalueren. Een van de typische gebruiken binnen de organisatie. De collectiviteit in de organisatie is sterk, waardoor duidelijk is wat voor gedrag er van elkaar verwacht wordt. Houdt iemand zich hier niet aan, dan is het de groep die de betreffende persoon hierop aanspreekt. aanwezig, dat is het probleem niet. Het probleem is dat deze motivatie en passie kan afnemen of verdwijnen. Een van de redenen voor het verdwijnen hiervan is het maken van regels en deze moeten volgen. Bij veel organisaties bestaat de neiging om, als zich iets voordoet daar een regel voor te maken, zodat het de volgende keer niet meer voorkomt. De hele organisatie wordt geconfronteerd met een nieuwe regel, terwijl maar een klein deel van de organisatie de situatie heeft meegemaakt. Dit demotiveert. Een van de doelen van de kantoormedewerkers is om de reddingwerkers niet te demotiveren. De lat voor de kwaliteit ligt hoog bij de mannen. Officieel moeten zij binnen tien minuten te water zijn. Het doel van de mannen zelf is om binnen de zes minuten te water zijn. Dat zij hun werk zo goed kunnen doen, komt ten eerste doordat de verantwoordelijkheid van het werk gelaten wordt waar deze hoort: bij de mannen die het reddingswerk doen. Ten tweede bestaat het werk van de mensen op kantoor eruit om hen zo goed mogelijk daarin te faciliteren: wat ik kan doen, is ervoor zorgen dat de boot piekfijn in orde is, daarmee help ik ze om hun werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Ten derde, mocht het zo zijn dat een schipper of een van de teamleden een fout maakt op de boot, staat de leiding en de rest van de organisatie altijd 100% achter je. De schipper is verantwoordelijk, maar als hij een fout maakt, dan wordt die gedragen door de organisatie. Om de kwaliteit hoog te houden is het belangrijk om de motivatie en de passie waarmee de mensen binnen komen vast te houden. Deze passie en motivatie is Kwaliteitscultuur: gemeente Katwijk De volgende dag begon met een bezoek aan gemeente Katwijk; een organisatie van een hele andere orde dan de KNRM. Naar eigen zeggen zijn zij wat betreft de kwaliteit van dienstverlening in vergelijking met andere gemeentes één van de koplopers in het land. Op basis van een heldere, korte en krachtige missie is het werken volgens een vaste structuur ingebracht in de teams. In deze structuur stellen teams doelen vast voor een korte periode. Per doel stelt het team vast, wanneer het tevreden is om zo te kunnen bepalen of een doel behaald is. Vervolgens werkt het team activiteiten uit om de doelen te behalen en maakt hierover afspraken. Dit alles wordt visueel gemaakt door te werken met borden die opgesteld staan in de werkruimtes van de teams. Doelen, activiteiten en behaalde resultaten staan op kaartjes en schuiven van de ene plek naar de andere plek op het bord. Ze zijn en blijven zichtbaar. Een van de medewerkers gaf aan nu veel beter te weten wat ze nog moet doen aan activiteiten. Ook is er een apart vlak voor het delen van complimenten op het bord. Uitdaging is om het klein en behapbaar te houden. Tijd en ruimte nemen om één ding goed te doen in plaats van tien dingen snel te willen afhandelen, maar zonder resultaat; of te wel van een haas naar een schildpad. Om tot deze nieuwe werkwijze te komen, zijn ze Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september

3 het gewoon gaan doen. Er heeft geen uitleg plaatsgevonden en mensen zijn niet eerst overtuigd van de aanpak. Naast de nieuwe structuur, wordt er ook gewerkt aan onderliggende principes op basis waarvan met elkaar gewerkt wordt. Het gaat om principes zoals vertrouwen hebben in je mensen, uitgaan van hun capaciteiten, leren van fouten en duidelijke afspraken maken. Zacht op de relatie en hard op de resultaten, zoals de projectleider aangaf. Verder zijn de teammanagers het leren van fouten gaan stimuleren. Ik vroeg iemand uit mijn team bij mij te komen om een voorval te bespreken, aldus een teammanager. Hij was helemaal verbaasd toen ik vragen stelde over waarom het fout gegaan was. De verwachting in zo n geval was dat iemand aangesproken zou worden op zijn fout. Inmiddels werken alle teams volgens de nieuwe werkwijze. Per team verschilt de wijze waarop en de intensiteit waarmee nog wel en daarmee ook de kwaliteit van het verbeterproces. Ook blijkt uit het verhaal van Katwijk dat veranderen lastig is en tijd nodig heeft. met andere dingen bezig te zijn, zoals het nog beter maken van ons werk. Kwaliteitscultuur: ROC TOP Het derde bezoek was aan het team Sport en bewegen van ROC TOP. Een thuiswedstrijd kunnen we wel zeggen, aangezien alle deelnemers aan de expertmeeting werkzaam zijn in of voor het mbo. Met een afvaardiging van het team is met de deelnemers het gesprek aangegaan. Ze lieten ons weten zich verantwoordelijk te voelen voor de kwaliteit. Het lukt de manager goed om het team de verantwoordelijk te laten voelen. Dit leidt ertoe dat het team zelf het initiatief neemt tot verbetering. Zaken waar ze tegenaan lopen worden gesignaleerd, geagendeerd en opgepakt. Als team hebben we een gemeenschappelijk visie over wat kwaliteit is. Taken zijn helder belegd en de juiste mensen zitten op de juiste plek, waardoor de kwaliteit in het team optimaal wordt benut. Kwaliteit voor dit team betekent dat processen goed verlopen c.q. stromen. Bij een verandering is er eerst ruimte om als team te bespreken wat dit voor het team betekent en wat elk individu gaat bijdragen om de verandering succesvol te maken. We zoeken met elkaar en kijken wat ieder nodig heeft om het eigen te maken. De manager grijpt in als het team er niet uit blijkt te komen. Blijven één of twee mensen hun hakken in het zand zetten, dan ligt daar een taak voor de manager. De manager beschermt ook. Hij houdt in de gaten of mensen niet te veel hooi op hun vork nemen. Met de nieuwe structuur en deze cultuur waarin fouten maken mag, heeft gemeente Katwijk een goede manier in handen om dagelijks knelpunten te signaleren. Elk knelpunt is waardevol om onze processen te verbeteren en zo betere dienstverlening te kunnen leveren aan de klant. Door de nieuwe structuur wordt de denkkracht van iedereen in de organisatie aangesproken. Ook geeft het werken volgens deze structuur ruimte om Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september

4 Het team weet de sportieve sfeer van competitiviteit en respect voor elkaar, die heerst in het team ten goede te laten komen aan de kwaliteitscultuur. We hebben de drive om voor kwaliteit te gaan. We willen de beste zijn. We zijn trots op wat we doen. We maken afspraken en daar houden we ons aan. Zo niet, dan spreken we elkaar daar op aan. Er is vertrouwen in elkaar. Als iemand anders ergens mee aan de slag gaat, dan weten we dat het goed komt. Cultuur komt terug in alledaagse dingen, zoals de manier waarop je ontvangen wordt bij binnenkomst, in gedrag en dezelfde taal spreken. Uiteindelijk gaat het erom dat je doet in plaats van vastleggen en bespreken. Er heerst een positieve sfeer tijdens het gesprek. Men laat merken dat men positief is over elkaars werk en bijdrage. Hier en daar vallen complimenten. De teamleden geven aan voldoening te halen uit hun werk en waardering te ervaren door de organisatie. Naar inzichten voor versterken kwaliteitscultuur in het mbo De deelnemers aan de expertmeeting hebben de bezoeken als inspirerend ervaren. Het is interessant geweest om op bezoek te gaan bij drie heel verschillende organisaties, die op hun eigen manier werken aan het realiseren van kwaliteit. Tussen de bezoeken door hebben de deelnemers uitgebreid gesproken over de inzichten die ze hebben opgedaan en wat dit betekent voor het mbo. De deelnemers zijn tot de volgende conclusies gekomen: De kwaliteit van het primaire proces, het onderwijs, dat is de kern. Daar draait het om. Iedereen weet dat wel, maar in de praktijk wil dit nog wel eens naar de achtergrond verdwijnen. Stel voortdurend de vraag: voor wie doe je het? Focus dient uit te gaan naar teams in afstemming met de organisatie als geheel. Het team is de werkgemeenschap waar onderwijs gecreëerd wordt en waar kwaliteit gerealiseerd wordt. Daarin dient er ruimte te zijn voor de context en samenstelling van het team. Dit bepaalt de invulling van de kwaliteitscultuur. Een eenheidsworst is niet wat ons voor ogen staat. Een team dat kwaliteit realiseert en een sterke kwaliteitscultuur heeft, heeft een heldere visie op wat het van kwaliteit vindt; het team heeft een sterk gedeeld verhaal over wat kwaliteit is, die dichtbij de beleving van het team staat, doorleeft is en concreet uitgewerkt is. Dit is de motor van het team. Het team werkt vanuit dezelfde gedachten. Daarnaast maakt het team onderdeel uit van een groter geheel en stemt zijn werk daarop af. Het team staat open voor wat er in zijn omgeving gebeurt en wat belangrijk is voor de school als geheel. Een team dat kwaliteit realiseert, heeft een vanzelfsprekende manier van samenwerken. Het loopt lekker. Ze weten wat hen bindt. Ze zijn betrokken bij elkaar en bij het werk. Dit leidt ertoe welk gedrag wel en niet geaccepteerd is. Het team spreekt elkaar daar automatisch op aan. Kwaliteitscultuur komt tot uiting in gedrag en in rituelen. Deze bevestigen telkens de gezamenlijkheid van het team. Kwaliteitscultuur is een complex fenomeen en is niet eenvoudig te veranderen. De kwaliteitscultuur verandert als gevolg van een versterkte aandacht voor de kwaliteit van het onderwijs in het team en de manier van samenwerken. Door aandacht te hebben voor de juiste zaken, zoals kwaliteit en het werken eraan, verandert de cultuur mee. Naast een belangrijke rol voor het team, is er ook een belangrijke rol voor de leidinggevende. Leidinggevenden zorgen voor randvoorwaarden, faciliteren en ondersteunen. Ze staan teams terzijde door het proces in het team te stimuleren. Daar waar nodig, om het proces te versterken, nemen ze vanuit hun hiërarchische positie beslissingen. Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september

5 Ook is er een rol weggelegd voor bestuurders. Bestuurders maken keuzes, zodat teams samen kunnen werken en leren vanuit een sterke visie op kwaliteit. Ook zij zijn onderdeel van het grote geheel en van de verandering. Gemaakte keuzes komen tot uiting in hun gedrag. Dit zijn op grote lijn de conclusies die de deelnemers getrokken hebben op basis van de expertmeeting en vormen de input voor het verdere werk van het NCP EQAVET. Op basis van deze conclusies gaan we een handreiking maken; een praktische aanpak waarmee teams in het mbo aan de slag kunnen. Houd hiervoor de website van het NCP EQAVET in de gaten. Wordt vervolgd! Deelgenomen hebben: Nels Bouman (docent, ROC West Brabant) Gio Colombi (onderwijsmanager, Arcus College) Leo Geurts (adviseur onderwijs en kwaliteit, Gilde Opleidingen) Leonard Hilbers (teamleider, Deltion College) Jasper Schöbel (secretaris JOB) Sarien Shkolnik (lid College van Bestuur, Graafschap College) Kasper Weekenborg (Adviseur kwaliteit, ROC van Amsterdam en adviseur Kwaliteitsnetwerk MBO) Huub Willekens (inspecteur, inspectie van onderwijs) Thea van den Boom (senior beleidsadviseur, Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap) Alie Kamphuis (consultant, NCP EQAVET) Marloes van Bussel (consultant, NCP EQAVET) Meer informatie Neem contact op Alie Kamphuis, of met Marloes van Bussel, EQAVET Stationsplein AP s-hertogenbosch Versterken kwaliteitscultuur: uitkomsten expertmeeting september