Administratie handboek TMO. Tussen de middagopvang SKSG Kinderopvang

Transcriptie

1 Administratie handboek TMO Tussen de middagopvang SKSG Kinderopvang

2 Inhoud Algemeen... 3 Bonnen... 3 Kostenplaatsen... 3 Kinderen en ouders... 4 Communicatie richting ouders... 4 Aanwezigheid TMO kinderen... 4 Incidentele TMO... 4 Formulieren via het handboek... 4 Waar alle formulieren heen moeten... 5 Facturatie aan ouders:... 5 Laatste aanmaningen VCOG scholen... 5 Laatste aanmaningen Westerwijs scholen... 6 Kinderen die ziek zijn... 6 Margedagen... 6 Overblijfkrachten... 7 Uitbetaling vrijwillige overblijfkrachten:... 7 Uitbetaling pedagogisch medewerkers... 7 Uitbetaling uitzendkrachten... 7 Vergoeding Verklaring omtrent gedrag... 7 Lief&Leed overblijfkrachten VCOG:... 8 Lief&Leed overblijfkrachten Westerwijs:... 8 Training en opleiding... 8 Eigen kinderen bij de TMO... 8 Financiën... 9 Speelgoedgeld... 9 Kantoorkosten scholen... 9 Voedingsgeld t Kompas en Tamarisk-Coendersweg... 9 Vragen...10 Ouders met vragen...10 TMO Coördinator met vragen...10 Ondersteunende afdelingen met vragen...10

3 Algemeen Bonnen Alle bonnen moeten voorzien zijn van de volgende tekst achterop: TMO, [naam school], [waarvoor het is; voeding, speelgoed, lief&leed]. Van elke bon maakt de TMO coördinator een kopie. Kostenplaatsen Voor elke school heeft afdeling financiën een aparte kostenplaats. Het is belangrijk dat als er kosten zijn voor de TMO op een school dat deze onder de juiste kostenplaats terecht komt. Dit geldt ook voor het incidenteel inzetten van pedagogisch medewerkers bij een TMO. naam school kostenplaats TMO algemeen 100 VCOG Dom Helder Camaraschool 260 VCOG De Heerdstee 250 VCOG De Hoeksteen Maresiusstr. 231 VCOG De Hoeksteen Siersteenln. 230 VCOG t Kompas 270 VCOG De Kleine Wereld Cel.str. 211 VCOG De Kleine Wereld Ros.ln. 210 VCOG Nassauschool Nassauln. 200 VCOG De Tamarisk Canadaln. 241 VCOG De Tamarisk K.Verschuur 240 VCOG De Wegwijzer 220 Leek De Beelen 310 Leek Centrumschool 300 Leek Gavehoek 320 Leek Nijenoert 340 Leek Tweemaster 350 Leek Het Veenpluis 330

4 Kinderen en ouders Communicatie richting ouders Elke bijdrage voor nieuwsbrieven vanuit de TMO coördinator richting de ouders gaat via de locatiemanager ter goedkeuring. De jaarlijkse bijdrage voor de schoolgidsen wordt geschreven door de locatiemanager/ afdeling PR. Aanwezigheid TMO kinderen 1. De TMO kinderen worden ingeschreven door de ouder via het inschrijfformulier. Wijzigingen en opzeggingen kunnen hier ook op doorgegeven worden. 2. De coördinator geeft de aanpassingen door aan de administratie via de excellijst en stuurt het formulier op. 3. De administratie verwerkt de aanpassingen op de bolletjeslijst van de eerstkomende maand. Voor een beëindiging geldt een maand opzegtermijn. Wijzigingen en inschrijvingen kunnen meteen verwerkt worden. Incidentele TMO Kinderen kunnen incidenteel overblijven op school. Hiervoor geldt een ander tarief. 1. Ouders geven minimaal 2 dagen van te voren door wanneer een kind gebruik gaat maken van de TMO. (Bij sommige gevallen kan hier vanaf geweken worden als het niet mogelijk is om 2 dagen van te voren aan te geven dat TMO nodig is. Dit is aan de coördinator om in te schatten.) 2. De coördinator noteert de data in het excelbestand en verstuurd deze maandelijks (laatste schooldag van de kalendermaand) naar de administratie. Formulieren van kinderen die voor het eerst gebruik maken van incidentele TMO worden naar de administratie gestuurd. Vanaf de tweede keer zijn de gegevens bekend en bewaard de coördinator de formulieren op school. Formulieren via het handboek De formulieren zijn te vinden in het digitale handboek op de site van SKSG Kinderopvang. Print de formulieren waar geen logo op staat op logopapier. Voor de Westerwijsscholen op SKSG-papier en de VCOG scholen op Pitstop-papier. Nieuw logopapier kan opgehaald worden bij het CB. Voor Westerwijs: bij Bubbel. (Bestellen van nieuw logopapier voor Pitstop gaat via de projectmanager/ PR.) Ga het internet op en ga naar de site: 1. Klik in het menu boven op over SKSG Kinderopvang 2. Kies vervolgens in het menu aan de linkerkant algemeen 3. Dan in het menu wat nu tevoorschijn komt kwaliteitshandboek 4. Nogmaals voor kwaliteitshandboek kiezen Dan kom je in het inlogscherm. De inlognaam is: SKSG. Het wachtwoord is: handboek93 Nu zit je in het handboek. Kies voor hoofdstuk 10, formulieren. Dan voor nummer 8, TMO Hier staan alle TMO formulieren in. Je opent de formulieren door op ze te klikken. Je kan in deze formulieren niets wijzigen, wel printen.

5 Waar alle formulieren heen moeten Ouders leveren de ingevulde formulieren in bij de TMO coördinator. Formulieren van aanpassingen in het contract die van invloed zijn op de facturering moeten doorgestuurd worden naar de administratie. De handtekening is dan nodig voor het verwerken van de betaling. De andere formulieren blijven bij de coördinator die deze archiveert op school. Voor de helderheid hierbij een aantal voorbeelden: Aanpassing In aanwezigheidslijst Excel Formulier naar administratie SKSG Kind meldt incidentele TMO aan; is al bekend bij SKSG ja nee Kind met ab wil van de dinsdag structureel naar de donderdag Ja, onderaan Nee Kind met ab wil naast de dinsdag ook de maandag erbij Ja, onderaan Ja Nieuw kind wil ab, of inc Ja Ja Kind met ab wil een incidentele dag TMO Ja Nee Kind is ziek en komt een dag niet nee Nvt Kind zegt TMO op ja Ja Facturatie aan ouders: 1. Ouders geven door wanneer kind komt bij de TMO aan de coördinator op de school 2. Coördinator geeft dit maandelijks door aan de administratie 3. De administratie verwerkt dit maandelijks in Kocon 4. Afdeling financiën factureert de ouders. Periodes van incasso: Periode Factuur incasso augustus/september ½ oktober eind oktober oktober/november/december ½ januari eind januari januari/februari/maart ½ april eind april april/mei/juni ½ juli eind juli Juli 2010 wordt meegenomen in oktober Laatste aanmaningen VCOG scholen Als de ouder de TMO niet betaald gaat de volgende route in werking: 1. Ouder betaald niet/ incasso wordt gestorneerd 2. Er wordt een herinnering verstuurd vanuit financiën 3. Daarna komt de 1 e aanmaning vanuit financiën 4. Heeft de ouder nog niet betaald volgt de 2 e, laatste aanmaning met daarin vermeldt de datum dat de opvang gestopt wordt en het openstaande bedrag wordt overgedragen aan een incassobureau. De locatiemanager wordt op de hoogte gebracht en licht de directeur van school in en de coördinator. 5. Na deze laatste aanmaning houdt financiën de locatiemanager op de hoogte van het wel/niet betalen van de ouder. 6. Ouders met vragen over hun aanmaning worden verwezen naar afdeling financiën.

6 Laatste aanmaningen Westerwijs scholen Als de ouder de TMO niet betaald gaat de volgende route in werking: 1. Ouder betaald niet/ incasso wordt gestorneerd 2. Er wordt een herinnering verstuurd vanuit financiën 3. Daarna komt de 1 e aanmaning vanuit financiën 4. Na deze 1 e aanmaning houdt financiën de locatiemanager op de hoogte van het wel/niet betalen van de ouder. 5. De locatiemanager geeft dit door aan de directeur van de school die contact opneemt met de ouder. 6. Ouders met vragen over hun aanmaning worden verwezen naar afdeling financiën. Kinderen die ziek zijn Als een kind kort ziek is worden de TMO dagen wel in rekening gebracht. We hebben immers wel op het kind gerekend in onze bezetting. Dit geldt voor abonnementen maar ook voor kinderen die voor incidentele TMO zijn opgegeven. Het abonnement van kinderen die langer dan een maand ziek zijn wordt van onze kant opgezegd. Zodra een kind weer beter is zal de ouder het opnieuw moeten aanmelden. Dit om te voorkomen dat de kosten voor de ouder te hoog oplopen voor de TMO. De coördinator houdt dit bij. Margedagen Margedagen en vakanties die vooraf bekend zijn bij de administratie worden niet in rekening gebracht. Scholen geven dit door aan afdeling financiën en de coördinator TMO. De TMO coördinator geeft ze ook door aan afdeling financiën als er een margedag later in het jaar wordt ingepland. Verder worden schoolreisjes, Paaslunches, sportdagen, mits ruim op tijd aangegeven door school, ook gezien als een margedag. Margedagen kunnen per groep verschillen. Dit is geen probleem.

7 Overblijfkrachten Uitbetaling vrijwillige overblijfkrachten: 1. Coördinator geeft maandelijks (op de laatste schooldag van de kalendermaand) door aan afdeling financiën welke OBK wanneer heeft gewerkt. 2. Afdeling financiën maakt de bijdrage over aan OBK. 3. Contante uitbetaling: a. Westerwijs: Financiën geeft aan Hennie (Bubbel) door welke bedragen contant worden opgehaald door de schoolcoordinatoren van de Westerwijs scholen. b: VCOG: Anne-Miek de Ruiter verzorgt 2x per maand de contante uitbetaling aan de OBK uit Groningen. Opmerking: nieuwe OBK moeten hun rekeningnummer doorgeven. We willen dat op termijn iedere OBK via de bank uitbetaald gaat krijgen. Uitbetaling pedagogisch medewerkers Pedagogisch medewerkers die werkzaam zijn binnen hun PM contracturen krijgen hun salaris via SKSG. De locatiemanager moet er alert op zijn dat de uren die per maand bij de TMO ingezet worden niet belast worden op de BSO locatie. In de aanwezigheidslijst van scholen waar dit het geval is staan de uren van de PM-er vermeld. Zorg dat per maand Dineke Koopman (P&O) deze overzichten krijgt zodat de uren geboekt worden naar TMO kostenplaats van de betreffende school. Zij verzorgt de verdere verwerking voor de formatieoverzichten. Uitbetaling uitzendkrachten De uitbetaling van de uitzendkrachten gaat via het uitzendbureau. De locatiemanager krijgt hiervan de rekening en controleert deze. Zij zal de rekening doorzetten naar afdeling financiën voor de betaling aan het uitzendbureau. Vergoeding Verklaring omtrent gedrag Alle TMO overblijfkrachten moeten een verklaring omtrent gedrag aanvragen. De papieren voor de aanvraag heeft de TMO coördinator. De vrijwilliger schiet de aanvraag voor en krijgt het geld middels het declaratieformulier die in het kwaliteitshandboek staat terug. 1. De coördinator TMO zorgt dat de ingevulde declaratie en het originele VOG bij de locatiemanager komt. 2. Deze tekent dit voor akkoord en zorgt dat de declaratie bij afdeling financiën komt, voorzien van de mededeling dat het TMO betreft met de desbetreffende school erbij vermeldt. 3. Financiën verzorgt de terugbetaling. De VOG zelf gaat in de TMO map bij de LM-er.

8 Lief&Leed overblijfkrachten VCOG: Er is voor de VCOG 40,- per kalenderjaar beschikbaar voor lief&leed. 1. De coördinator geeft door aan de locatiemanager als er geld nodig is voor lief&leed. 2. Het geld kan op twee manieren verwerkt worden: a) de coördinator schiet het bedrag voor; levert de bon in en de locatiemanager geeft door aan Peter welk bedrag overgemaakt moet worden aan de coördinator. b) Of de coördinator/ locatiemanager haalt het geld op bij Peter. De coördinator levert de bon in om te verwerken in het kasboek. Peter houdt het kasboek bij; dus vermeldt goed op de bon voor welke school het is en dat het voor de TMO is. Stuur de originele bon op. Hiervoor is een beperkt budget beschikbaar. Er wordt schooloverstijgend al een kerstattentie geregeld en een presentje of uitje aan het eind van het schooljaar. Deze nemen het grootste stuk budget in beslag. Dit wordt geregeld door de projectmanager. Lief&Leed overblijfkrachten Westerwijs: Elk kalenderjaar ( 1 jan- 31 dec.) is er 20,- per overblijfkracht als bijdrage voor lief& leed. Denk dan aan een teamuitje, kerstpakket, eind van het schooljaarpresentje. Het hele team in een keer. Dus geen verjaardagscadeautjes. Dit geld moet wel in het kalenderjaar besteed worden anders verdwijnt het weer in de financiën aan het eind van het jaar. 1. Coördinator geeft aantal OBK door aan de eigen locatiemanager (LM) 2. LM geeft dit door aan financiën die het geld overmaakt naar de coördinator 3. Coördinator besteed het geld binnen een maand en zorgt voor een bon 4. Deze bon wordt door de coördinator verstuurd naar afdeling financiën 5. Coördinator geeft door aan de LM waar het aan besteed is en dat de bon richting financiën is. Let op: als er geen bon overhandigt kan worden kan het geld teruggevraagd worden aan de coördinator. Maak dus voor jezelf even een kopie van de bon. Let op 2: op de bon moeten de volgende gegevens op de achterkant geschreven worden: "TMO Westerwijs{naam school}, lief en leed" Training en opleiding Training voor de vrijwilligers wordt betaald vanuit de overheid. Elk jaar wordt er een aanvraag gedaan voor subsidie vanuit de scholen. Dit geld wordt ingezet voor de deskundigheidsbevordering voor de overblijfkrachten. De meeste vaste vrijwilligers hebben een basistraining TMO afgerond en een flink aantal heeft ook de basis + training gedaan. We hebben afgelopen twee jaar dit in samenwerking gedaan met het ABCG. Voor komend schooljaar zal de projectmanager dit samen met P&O organiseren. De rekening hiervoor gaat direct van het ABCG naar het bovenschools management. Eigen kinderen bij de TMO Een flink aantal overblijfkrachten is ook ouder van een kind op de school. Als de overblijfkracht bij de overblijf helpt hoeft het niet te betalen voor de overblijf voor (maximaal twee) eigen kinderen. Dit geeft de TMO coördinator door aan afdeling financiën. Dit geldt alleen voor eigen kinderen. Oppaskinderen worden niet meegenomen in deze regeling. Deze regeling geldt niet voor TMO coördinatoren.

9 Financiën Speelgoedgeld Per overblijfmoment is er 0,05 gereserveerd voor speelgoed. 1. De administratie verwerkt per kwartaal de aangepaste lijsten van kinderen in Excel. 2. Administratie geeft deze aantallen door aan afdeling financiën; Peter de Ruiter 3. Financiën zorgt dat de bedragen overgemaakt worden aan school. 4. Financiën geeft aan de coördinatoren en de scholen door welke bedragen zijn overgemaakt aan school voor speelgoed. Periodes van uitbetaling speelgoedgeld: Periode Uitbetaling augustus/september eind oktober oktober/november/december eind januari januari/februari/maart eind april april/mei/juni/juli eind juli Kantoorkosten scholen Alleen bij de Westerwijs scholen is er per overblijfmoment 0,10 gereserveerd als bijdrage voor de kantoorkosten. Voor de route zie bij speelgoedgeld, 4.1. Voor de VCOG scholen wordt dit anders geregeld. Afdeling financiën regelt zit. Voedingsgeld t Kompas en Tamarisk-Coendersweg t Kompas krijgt per maand een bijdrage voor de aanschaf van voeding en inventaris voor de TMO. Deze school is de enige die voor een boterham en het drinken zorgt. De kinderen hoeven geen boterhammen van thuis mee te nemen. 1. Per maand wordt er 150,- overgemaakt aan school als bijdrage voor de voeding (in augustus 50,- meer voor de basisaanschaf beleg) 2. Per maand bewaard TMO coördinator de bonnen en verwerkt de bedragen in een kasboek. 3. De TMO coördinator verstuurd per maand het kasboek en de bonnen aan Peter 4. Per 3 maanden (zie uitbetaling speelgoedgeld) volgt er een aanpassing van het voedingsgeld verrekend naar de daadwerkelijke aantal overblijfmomenten voor die periode vanuit afdeling financiën.

10 Vragen Ouders met vragen Ouders die vragen hebben over de inschrijving kunnen terecht bij de TMO coördinator op school. Over de TMO rekening/ aanmaning: afdeling financiën: Over een rekening die naar het incassobureau is gegaan: het incassobureau. Klacht over de TMO coördinator: naar de locatiemanager. TMO Coördinator met vragen Eigen personeelsvragen (contract/salaris): afdeling P&O: Bij telefoonstoringen en computerzaken: Prolec: Vermeld duidelijk dat je van SKSG Kinderopvang bent. Vragen over de inschrijvingen TMO: de administratie. Verdere begeleiding: de eigen locatiemanager. Ondersteunende afdelingen met vragen In eerste instantie direct met de TMO coördinator en als je er niet uitkomt de locatiemanager. Kom je er dan nog niet uit: projectmanager Maaike Luttik.