Omzendbrief Begrotingsinstructies 1 ste Begrotingsaanpassing 2017 VR MED.0013/2BIS

Transcriptie

1 Omzendbrief Begrotingsinstructies 1 ste Begrotingsaanpassing 2017 VR MED.0013/2BIS

2 Inhoud 1. INHOUDELIJKE EN ALGEMENE AFSPRAKEN ALGEMENE INHOUDELIJKE AFSPRAKEN... 4 ASIELCRISIS... 4 DECREETSBEPALINGEN PPS EN EN ALTERNATIEVE FINANCIERING... 5 TABBLADEN RECUPERATIE EIGEN ONTVANGSTEN EN VERANTWOORDING ALGEMENE PROCEDURELE AFSPRAKEN... 7 GOED INGEVULDE COMPENSATIETABELLEN... 7 CONSOLIDATIE... 7 OVERDRACHTSBEPALINGEN ( BEGROTINGSRUITERS )... 9 AANREKENING EUROPESE SUBSIDIES INDEXATIE INDEXATIE LOONKREDIETEN VOLGENS SYSTEEM INDEXPROVISIE INDEXATIE LOONKREDIETEN BUITEN SYSTEEM INDEXPROVISIE INDEXATIE NIET-LOONKREDIETEN ENERGIEKOSTEN PERSONEEL WEDDEDRIFT - ENDOGENE GROEI KOPPENBESPARING REFERENTIEBEDRAGEN NIEUWE WERVINGEN LOONKOSTEN EN RUGZAKJES BIJDRAGE POOL DER PARASTATALEN PRESTATIEBEGROTING LOTTO-PROVISIE SPECIFIEKE INHOUDELIJKE AFSPRAKEN DECREETSBEPALINGEN OPMAAK BEGROTINGEN MINISTERIES OPMAAK BEGROTINGEN DIENSTEN AFZONDERLIJK BEHEER OPMAAK BEGROTINGEN VLAAMSE RECHTSPERSONEN COMPENSATIETABELLEN TIMING EN PROCEDURE BA BUTEO SHAREPOINT VOORBEREIDEN VOORSTELLEN Pagina 2 van 45

3 2.3 INDIENING VOORSTELLEN WIJZIGING INGEDIENDE VOORSTELLEN ADVIEZEN VAN DE GEMACHTIGDE VAN FINANCIËN / REGERINGSAFGEVAARDIGDE EN INSPECTIE VAN FINANCIËN TECHNISCHE BILATERALES POLITIEKE DELIBERATIE FINALISATIE BEGROTINGSDOCUMENTEN PROGRAMMADECREET BIJLAGE 1 INVULFORMULIEREN - FICHES BIJLAGE 2 TE CONSOLIDEREN RECHTSPERSONEN BIJLAGE 3 EXTRACT CLASSIFICATIE ESR2010 M.B.T. EUROPESE SUBSIDIES BIJLAGE 4 BOEKINGSSCHEMA EUROPESE SUBSIDIES IN ESR Pagina 3 van 45

4 1. INHOUDELIJKE EN ALGEMENE AFSPRAKEN Gelet op de bepalingen in het Rekendecreet omtrent de indieningstermijn van de begrotingsaanpassing 2017 in het Vlaams Parlement (i.c. 30 april 2017) en gelet op de noodzakelijke praktische invulling hiervan, worden voorliggende begrotingsinstructies inzake de begrotingsaanpassing 2017 (hierna: BA 2017) aan de Vlaamse Regering meegedeeld. Noot: Bepalingen uit vorige instructies die in dit document niet worden herhaald blijven onverminderd van toepassing tenzij hier expliciet van wordt afgeweken. 1.1 ALGEMENE INHOUDELIJKE AFSPRAKEN ASIELCRISIS Context Niettegenstaande de recente normalisatie van de instroom van asielzoekers zullen sommige Vlaamse beleidsdomeinen ook in 2017 geconfronteerd worden met de gevolgen van de toegenomen instroom in Om deze reden werd bij de begrotingsopmaak beslist om ook in 2017 de nodige budgettaire middelen te blijven voorzien. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de erkende kostendrijvers en eenmalige kredieten. Erkende kostendrijvers met betrekking tot asiel Van de bij begrotingsopmaak 2017 erkende kostendrijvers inzake de asielcrisis wordt een zero-based actualisatie (zie infra) van de noden verwacht. Ter ondersteuning zullen actuele cijfers met betrekking tot instroom en erkenning nog worden aangeleverd. De voorstellen voor onderstaande begrotingsartikelen dienen voor advies te worden voorgelegd aan de coördinerende Inspecteur van Financiën binnen dit dossier (i.c. nog te bepalen) en zullen op de technische bilaterale vergadering diepgaand worden doorgelicht: Begrotingsartikel Loonmodel Loonmodel GB0-1GED2AY-IS GB0-1GFD2AA-WT NE0-1NEC2AB-WT Maatregel Standaardwerking loonmodel OKAN / vervolgcoaches Pleegzorg (FJW) Gezinsbijslag Huursubsidies Eenmalige kredieten 2017 Ook voor de bij begrotingsopmaak 2017 voorziene eenmalige kredieten inzake de asielcrisis wordt een zerobased actualisatie (zie infra) van de noden verwacht. Ter ondersteuning zullen actuele cijfers met betrekking tot instroom en erkenning nog worden aangeleverd. De voorstellen voor onderstaande begrotingsartikelen dienen eveneens voor advies te worden voorgelegd aan de coördinerende Inspecteur van Financiën binnen dit dossier (i.c. nog te bepalen) en zullen op de technische bilaterale vergadering diepgaand worden doorgelicht. Begrotingsartikel PJ0-1POC2AA-WT PJ0-1POC2AY-IS FD0-1FFE2AC-WT FD0-1FFE2AD-WT FD0-1FFE2AE-WT FB0-1FHE2AM-WT Maatregel Inburgeringstrajecten NT2 Leerlingenvervoer Pagina 4 van 45

5 GB0-1GED2AY-IS JB0-1JDG2AY-IS Residentiële buffer VDAB-trajecten Bij de begrotingsopmaak 2017 werden de eenmalige kredieten (34,9 miljoen euro) ingeschreven op een provisie binnen het beleidsdomein Financiën en Begroting. Om de transparantie en opvolging in de begroting te verhogen zullen deze (geactualiseerde) eenmalige kredieten bij BA 2017 aan de desbetreffende begrotingsartikelen van de betrokken beleidsdomeinen zelf worden toegewezen. Richtlijnen voor de actualisatie De beleidsdomeinen dienen bij de bepaling van hun budgettaire behoeften inzake de asielcrisis volgende richtlijnen in acht te nemen: Enkel de bij de begrotingsopmaak 2017 toegewezen asielmiddelen komen in aanmerking voor behoud en/of aanpassing. Binnen de (aparte) verantwoording dient er vervolgens een duidelijk onderscheid gemaakt te worden tussen: Financiering via constant beleid en dit op basis van de uitvoering over de periode 2012 t.e.m waarin duidelijk wordt aangegeven wat het P x Q is, alsook hoe P is samengesteld (verschillende kostencomponenten); Financiering via de specifiek ter beschikking gestelde middelen waarbij enkel het surplus in aantal boven het constant beleid (in aantal) opnieuw in overweging wordt genomen (zero based). Analyse van de verwachte (over- of onder)aanwending van de specifiek bij BO17 ter beschikking gestelde middelen op basis van de bovenstaande methodologie. DECREETSBEPALINGEN PPS EN EN ALTERNATIEVE FINANCIERING Op het moment van gunning van een PPS-project of toekenning van alternatief gefinancierde subsidies, dient er een decretale machtiging beschikbaar te zijn. De verantwoording bij decretale machtigingen en/of beschikbaarheidsvergoedingen voor PPS-projecten en Alternatieve Financierings-schema s dient zeker volgende elementen te bevatten: 1. Over welk(e) project(en) het gaat. 2. Duurtijd/looptijd van het (de) project(en) vermelden. 3. Bedrag + indexniveau. 4. Vanuit welk begrotingsartikel/begroting de beschikbaarheidsvergoedingen vastgelegd en betaald zullen worden. 5. Ter info: Indien het een project betreft dat vorig begrotingsjaar gepland stond maar niet gegund is geworden, dient dit als dusdanig toegelicht te worden in de verantwoording bij de opnieuw op te nemen decreetsbepaling. 6. Ter info 2: Indien in het verleden nog geen decreetsbepaling opgenomen was: te regulariseren via nieuw uitgavendecreet bij BA 2017 met uiteraard bijhorende bovenstaande informatie. Pagina 5 van 45

6 TABBLADEN RECUPERATIE EIGEN ONTVANGSTEN EN VERANTWOORDING De afdeling BOBFO stuurt vooraf ingevulde begrotingssjablonen uit voor de DAB s en de Vlaamse rechtspersonen. Aan deze sjablonen worden sinds de begrotingsopmaak 2017 twee extra tabbladen toegevoegd: A. Schema recuperatie eigen ontvangsten Dit schema werd voor het eerst geïntroduceerd bij de begrotingsaanpassing In het verleden verliep de opvolging van de eventuele recuperatie van (niet-recurrente) eigen kasontvangsten bij DAB s en rechtspersonen namelijk niet optimaal. Het principe van de recuperatie van (niet-recurrente) eigen kasontvangsten is gelijkaardig aan de werking van begrotingsfondsen in de ministeriebegroting en vergt vooreerst een expliciet akkoord bij de technische bilaterale. Bovendien kunnen enkel instellingen met een verbintenissenopvolging hiervan gebruik maken. Concreet is er een opvolging BO 2017 versus BA 2017 benodigd van: 1) Kasmatig : In verbintenissen omzetbare eigen kasontvangsten waarbij er een opvolging dient te zijn van: a. De nog niet in verbintenissen omgezette eigen kasontvangsten per 31/12/2016 b. Verwachte kasontvangsten in 2017 uit vorderingen van 2017 en eerder; c. Verwachte vastleggingen in ) ESR-matig : Intering of saldo-opbouw binnen de ESR-begroting van instellingen op basis van voorliggende methodiek, waarbij er opvolging dient te zijn van: a. Verwachte ESR-ontvangsten 2017; b. Verwachte vereffeningen 2017 op basis van vastleggingen 2017 en encours per 31/12/2016. B. Verantwoording Tot en met de begrotingsaanpassing 2016 werd de verantwoording bij de begroting ofwel toegevoegd aan het toelage-artikel ofwel als bijlage toegevoegd. In het eerste geval zijn verantwoording en begroting verspreid over de bundel en niet toepasbaar voor de rechtspersonen zonder toelage, in het tweede geval moest de verantwoording apart worden afgedrukt. Om deze reden wordt van de betrokken beleidsdomeinen gevraagd om de tekstuele verantwoording bij de begrotingen van DAB s en rechtspersonen op te nemen in het tabblad Verantwoording. Op deze manier worden begroting en verantwoording samen en achter elkaar afgedrukt. Volgende richtlijnen dienen gerespecteerd te worden: Afdrukbereik en stand respecteren. Het grijs veld wordt niet mee afgedrukt! Bijkomende ruimte creëren via Invoegen rijen binnen het wit veld. Tabellen en dergelijke bijvoegen als bijlage. Dit tabblad enkel gebruiken voor puur tekstuele toelichting. Pagina 6 van 45

7 1.2 ALGEMENE PROCEDURELE AFSPRAKEN GOED INGEVULDE COMPENSATIETABELLEN Het blijft de bedoeling dat zoveel mogelijk budgettaire bijvragen binnen en tussen de beleidsdomeinen zelf worden opgelost i.s.m. de bevoegde kabinetten. Het gaat hierbij om budgetneutrale oplossingen in VAK, VEK, wijzigingen qua intering op saldi, enzoverder. Waar er discrepanties bestaan tussen compensatietabellen van verschillende beleidsdomeinen, zal het bedrag dat opgenomen is bij het beleidsdomein waar het krediet vertrekt weerhouden worden. Het is dus de opdracht van het ontvangende beleidsdomein om onderlinge overeenstemming te bereiken vóór de definitieve indiening van de begrotingsvoorstellen! Om tegemoet te komen aan de mogelijke onzekerheid die kan ontstaan inzake de beschikbaarheid van voldoende betaalkredieten, werd er bij de begrotingsopmaak 2017 binnen Financiën en Begroting al een VEKbuffer voorzien. Van de beleidsdomeinen die een centraal dienstencentrum huisvesten (i.c. Financiën en Begroting en Kanselarij en Bestuur) wordt gevraagd, in voorkomend geval, alleen definitieve en door alle betrokken beleidsdomeinen aanvaarde globale compensatietabellen aan te leveren. Van hen wordt verwacht hierover tijdig het overleg op te starten met de betrokken beleidsdomeinen zodat ook hier eventuele discrepanties opgelost worden voor indiening van de begrotingsvoorstellen. De desbetreffende beslissingen van de Vlaamse Regering dienen daarbij als leidraad gerespecteerd te worden. CONSOLIDATIE Algemeen In uitvoering van de artikelen 4 2 en 37 1 van het Rekendecreet dienen alle rechtspersonen die deel uitmaken van de Vlaamse deelstaatoverheid, door onder sectorale code 13.12, te ressorteren, een begrotingsrapportering op te maken volgens het ESR 2010-schema. De lijst van rechtspersonen die hier onder vallen wordt opgenomen in het uitgavendecreet en is gebaseerd op de lijst van de Nationale Bank van België (zie bijlage 2). Globale aanpak groepen van instellingen met eenzelfde finaliteit Sinds 2016 wordt daarbij voor verscheidene instellingen een globale aanpak gehanteerd. Ook voor de begrotingsaanpassing 2017 dienen deze instellingen (of de begrotingscoördinator) de begrotingsvoorstellen van elke instelling afzonderlijk te integreren in één ESR-sjabloon. Het meegeleverde sjabloon zal in grote mate overeenkomen met het sjabloon voor de individuele instelling. Het verschil is dat de verschillende instellingen samen in één tabblad zullen moeten worden weergegeven. Onderaan het sjabloon wordt ook nog een tabel voorzien die automatisch gekoppeld is aan de gegevens die de gebruiker zelf invult. Deze tabel stelt de contouren (o.a.) ESR-vorderingensaldo) samen op individueel (per instelling) en op geaggregeerd (per groep van instellingen) niveau Van de volgende groepen van instellingen wordt via deze instructies expliciet gevraagd om de hierboven beschreven globale aanpak te hanteren, rekening houdende met de bestaande bevoegdheidsverdelingen: Erkende Kredietmaatschappijen (EKM s) LRM groep PMV groep Pagina 7 van 45

8 Commissies voor Juridische Bijstand Universiteiten en Hogescholen Universiteiten en Hogescholen De Universiteiten en Hogescholen werden bij de begrotingsopmaak 2017 voor het eerst mee geconsolideerd in de Vlaamse begroting via het groepssjabloon. Naar aanleiding van een eerste evaluatie van het doorlopen proces wordt voor de oefening voor BA 2017 gevraagd rekening te houden met volgende opmerkingen: Notatie van de bedragen: het is niet voldoende om het bedrag in euro te delen door duizend. Het bedrag moet weergegeven worden in duizend euro zonder cijfers na de komma, wat met een deling door duizend zelden het geval is. Sommatie binnen het sjabloon: bedragen in de begroting moeten steeds op een zo precies mogelijk niveau van ESR-code worden ingevuld. De meest precieze niveaus worden automatisch gesommeerd naar de verzamelende codes. Indien deze methodiek niet toegepast wordt kan er in het slechtste geval data verloren gaan bij het opstellen van het ESR-overzicht. Uitgaven tussen instellingen hoger onderwijs (ic binnen het sjabloon): ESR-codes en mogen alleen nog worden gebruikt voor interrelaties met instellingen die ook in het sjabloon zijn opgenomen (ic andere instellingen hoger onderwijs). Een aantal instellingen in het sjabloon boeken op deze code echter ook uitgaven en ontvangsten van andere instellingen (bv. FWO, VITO). Logischerwijze moeten deze aan ontvangsten- en uitgavenzijde gelijk zijn met hetgeen de andere instellingen opnemen als resp. uitgaven en ontvangsten. Er wordt gevraagd om een optimale afstemming met de verschillende beleidsdomeinen en rechtspersonen na te streven, teneinde de bedragen bij consolidatie zoveel mogelijk te doen kloppen. De uitgangspunten zoals opgenomen in de omzendbrief begrotingsinstructies begrotingsopmaak 2017 blijven uiteraard van toepassing. Scholengroepen Voor de scholengroepen gaan we ervan uit dat net zoals bij het gesubsidieerd autonoom onderwijs de impact op het vorderingensaldo gelijk is aan de toelagen die aan deze scholengroepen worden verstrekt. Van hen wordt dus geen ESR-begroting opgevraagd. De uitgangspunten zoals opgenomen in de omzendbrief begrotingsinstructies begrotingsopmaak 2017 blijven uiteraard van toepassing. ESR 2010 Voor het ESR 2010 heeft de Algemene Gegevensdienst van de FOD B&B de economische classificatie bijgewerkt die de belangrijkste implicaties van de overgang van het ESR95 naar het ESR2010 omvat. Deze publicatie is terug te vinden op het intranet van het Departement Financiën en Begroting. Interrelaties In de algemene middelen- en uitgavenbegroting en de begrotingen van DAB s en Vlaamse Rechtspersonen wordt in de tekstomschrijving van de interne stromen (IS of OI) duidelijk aangegeven met welke DAB/Vlaamse rechtspersoon er zich een onderlinge relatie voordoet. Er dienen bij de begrotingsaanpassing Pagina 8 van 45

9 2017 geen nieuwe begrotingsartikelen met ESR-aggregatie IS, ofwel Interne Stromen aangemaakt te worden naar aanleiding van een gebeurlijke consolidatie. Teneinde de onderlinge stromen bij de begrotingen van de Vlaamse Rechtspersonen vlot in kaart te kunnen brengen wordt gevraagd om: De verstrekkende entiteit te vermelden in de omschrijving van de ontvangstenartikelen van de ontvangende entiteit en vice versa;!! In het geval van een interrelatie dient de ontvanger de aanrekeningsregels te volgen van de toekennende entiteit. Voor wat betreft de te verwachten ontvangsten voor Vlaamse rechtspersonen uit provisionele kredieten vanuit de centrale ministeriebegroting, voortvloeiend uit provisieverdelingen waarbij quasi onbetwistbaar kan vastgesteld worden dat er een overdracht voor een welbepaald bedrag zal plaatsvinden, op te nemen in de ontvangstenzijde van de begroting van de ontvangende entiteit. Voor de universiteiten en hogescholen gebeurt dit via de kolom Onverdeeld. Indien men ontvangsten verwacht vanuit een provisie, dienen volgende afspraken te worden nageleefd: Er wordt voorzien in één (of meerdere) afzonderlijke ontvangstenartikels per verwachte inkomst uit een provisie; Het begrotingsartikel van de respectievelijke provisie wordt steeds vermeld in de tekstomschrijving van het ontvangstenartikel; In de toelichting bij de verschillende ontvangstenartikels wordt verwezen naar de beslissing van de Vlaamse regering of de aangeleverde informatie waarover men beschikt ter verantwoording van de opgenomen bedragen. OVERDRACHTSBEPALINGEN ( BEGROTINGSRUITERS ) Tijdens de technische bilaterale vergaderingen zullen alle decreetsbepalingen (nieuwe én bestaande) die de toelating geven om vastleggingskredieten (VAK) én machtigingskredieten (MAC) over te dragen naar een volgend begrotingsjaar besproken aan de hand van de effectief van 2016 naar 2017 overgedragen VAK. Er wordt per voorgestelde ruiter dan ook een gedegen verantwoording ingewacht. Omwille van het vroegtijdig uitsturen van de fiches is het niet mogelijk om het effectief overgedragen VAK en MAC vooraf in te vullen op de fiches. Een overzicht wordt, van zodra beschikbaar, ter beschikking gesteld op de bibliotheek Algemeen van BUTEO (zie ook infra). AANREKENING EUROPESE SUBSIDIES In bijlage 3 van de handleiding economische classificatie van de algemene gegevensbank, overgenomen in deze instructies, wordt uiteengezet hoe Europese subsidies - gelet op het principe van de budgettaire neutraliteit van EU-grants geregistreerd moeten worden in de overheidsrekeningen. Als bijlage 4 gaat een boekingsschema waarbij de correcte budgettaire en bedrijfseconomische aanrekening van deze subsidies wordt opgenomen. Dit schema in Excel wordt eveneens gepubliceerd onder de bibliotheek Algemeen op de introductiepagina van BUTEO. Pagina 9 van 45

10 Van elke betrokken entiteit wordt verwacht dat de EU subsidies op de passende begrotingsartikelen worden aangerekend. Indien nodig zullen hiertoe nieuwe begrotingsartikelen aangemaakt dienen te worden (voor ESR-8 aggregaat PA, voor ESR-9 aggregaat LE). Om een wildgroei aan nieuwe begrotingsartikelen te vermijden, kan gestreefd worden naar maximale centralisatie binnen het ministerie. Voor de correcte opvolging en registratie is het daarbij wel aangewezen om per entiteit die Europese subsidies geniet een basisallocatie aan te maken. Teneinde te vermijden dat er ten gevolge deze nieuwe aanrekeningsregels sommige uitgaven of ontvangsten dubbel of niet aangerekend zouden worden, wordt volgende aanpak naar voor geschoven : Voor projecten waar de Europese subsidie meer dan 5 miljoen euro bedraagt, moeten de al lopende (= projecten waarvoor al een inkomst of uitgave werd geboekt) en nieuwe projecten volgens het nieuwe schema worden geboekt. Teneinde voor de lopende projecten een dubbele of niet-aanrekening te vermijden dient voor deze projecten informatie aangeleverd te worden over de al geboekte transacties. Indien uit deze informatie blijkt dat deze boeking niet in overeenstemming is met de nieuwe werkwijze, moeten de stromen alsnog op het correcte boekjaar aangerekend worden in de globale overheidsrekening zoals beheerd door het INR. Deze correcties op de rekeningen van vorige boekjaren dienen gecoördineerd aan het INR te worden overgemaakt. Deze coördinatie zal via het departement Financiën en Begroting verlopen. Nadere instructies hieromtrent zullen via latere communicatie worden meegedeeld. Voor projecten waar de Europese subsidie minder dan 5 miljoen euro bedraagt, moeten enkel de nieuwe projecten volgens het nieuwe schema worden geboekt. Projecten waar er al een inkomst of uitgave conform de vorige aanrekeningsregels worden geboekt mogen verder op de oude manier worden geboekt. Gelet op de complexiteit van voorliggende problematiek werden ondertussen werkzaamheden opgestart in de schoot van de Vlaamse Adviescommissie voor Boekhoudkundige Normen. Bedoeling is om te komen tot een advies dat een helderder en algemeen praktisch toepasbaar kader meegeeft aan de beleidsdomeinen die geconfronteerd worden met Europese subsidies. 1.3 INDEXATIE Bij de begrotingsaanpassing 2017 wordt uitgegaan van volgende indexatieparameters (gebaseerd op de publicatie van het Planbureau per 3 januari 2017). BA 2017 Verwachte evolutie gezondheidsindex 1,8% Overschrijding spilindex Aanpassing sociale uitkeringen Aanpassing lonen Mei/17 Jun/17 Jul/17 Loon buiten indexprovisie 1,8% Niet loon (100%-regel)* 0% Niet loon (75%-regel)* 0% * Met uitzondering van de niet-loonkredieten zoals opgenomen in artikel 47 van het programmadecreet (zie infra). Pagina 10 van 45

11 INDEXATIE LOONKREDIETEN VOLGENS SYSTEEM INDEXPROVISIE Volgens de meest actuele gegevens van het Planbureau zal de spilindex normaliter overschreden worden in mei Hierdoor zullen de sociale uitkeringen resp. lonen van het overheidspersoneel die vallen onder de indexprovisie 1 resp. 2 maanden na overschrijding met 2% aangepast worden. Bij de begrotingsaanpassing 2017 zullen hiervoor de nodige kredieten voorzien worden op de indexprovisie. De berekening van deze indexatie zal gebaseerd zijn op de indexcodes, loonpercentages en de kredieten BO 2017 per basisallocatie. INDEXATIE LOONKREDIETEN BUITEN SYSTEEM INDEXPROVISIE Voor wat betreft de loonkredieten die de indexprovisie niet volgen, verwacht het Planbureau (d.d. 3 januari 2017) een groeivoet van de gezondheidsindex (GZI) van 1,8% in 2017, ofwel 0,4% extra dan wat bij de begrotingsopmaak 2017 werd ingeschat en toegekend. De berekening van de bijkomende indexatie zal gebaseerd zijn op de kredieten per basisallocatie zoals gekend bij de BO Het resultaat van bovenstaande indexatieparameters zal in de vooraf ingevulde fiches door de afdeling BOBFO worden meegedeeld. Deze indexbedragen zullen samengevoegd worden op het niveau van de begrotingsartikelen. Indien men niet akkoord kan gaan met het indexatievoorstel, dan kan dit bedrag overschreven worden mits markering en verantwoording in de tekst. INDEXATIE NIET-LOONKREDIETEN In het kader van de begrotingsbesprekingen naar aanleiding van de begrotingsopmaak 2017, werd beslist om de niet-loongebonden kredieten niet te indexeren met uitzondering van de maatregelen opgenomen in artikel 47 van het decreet van 22 december 2016 houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting De berekening van deze indexatie zal gebaseerd zijn op de desbetreffende kredieten per basisallocatie zoals gekend bij de BO Het resultaat van bovenstaande indexatieparameters zal in de vooraf ingevulde fiches door de afdeling BOBFO worden meegedeeld. Deze indexbedragen zullen samengevoegd worden op het niveau van de betrokken begrotingsartikelen. Indien men niet akkoord kan gaan met het indexatievoorstel, dan kan dit bedrag overschreven worden mits markering en verantwoording in de tekst. ENERGIEKOSTEN Voor begrotingsartikelen waar de energiekost een zeer substantieel deel uitmaakt van de totale kost (De Lijn, W&Z, De Scheepvaart, baggeractiviteiten, AWV, ILVO) zal, volgens de specifieke berekeningsmodellen, worden overgegaan tot een eventuele herziening van de voorziene kredieten. De herziening zal berekend worden op basis van een PxQ analyse, ofwel Prijs x Hoeveelheidanalyse, waarbij uitgegaan wordt van een constant verbruik, ofwel constante Q. Op basis van een update door de FOD Economie op 26 april 2016 werden de te voorziene prijzen (excl. BTW) voor de BO 2017 vastgesteld. Op basis van een recentere update van de FOD economie, tarieven 5 januari 2017, worden de voorziene richtprijzen (excl. BTW) voor de BA 2017 als volgt bijgesteld: Pagina 11 van 45

12 Referentiebasis BO 2017 (1) BA 2017 (2) 26/04/2016 (excl. BTW) 5/01/2017 (excl. BTW) Toe te passen verschil (3) (3) = (2) - (1) Benzine / liter (95 RON) 1,1256 1,1843 0,0587 Diesel / liter (10S) 0,9570 1,1066 0,1496 Stookolie / liter (Gasolie verwarming Extra (meer dan 2000 l)) (bron: FOD Economie, publicatie 5 januari 2017) 0,3912 0,4927 0,1015 Voor wat betreft elektriciteit en aardgas dient er naar aanleiding van de BA 2017 een analyse van de prijsevolutie (o.b.v. facturen) van 2016 versus 2015 gemaakt te worden, waarbij een retroactieve aanpassing van de kredietbasis 2017 wordt doorgevoerd. Aan de betrokken entiteiten wordt daarom gevraagd om een samenvatting van de facturen voor elektriciteit en aardgas m.b.t. de jaren 2016 en 2015 aan de Inspectie van Financiën resp. gemachtigde van Financiën en aan de afdeling BOBFO voor te leggen teneinde een correcte analyse mogelijk te maken. Hierbij is het van belang op te merken dat een budgettaire aanpassing enkel doorgevoerd zal worden als gevolg van een prijseffect (P) en niet als gevolg van een hoeveelheidseffect (Q). 1.4 PERSONEEL WEDDEDRIFT - ENDOGENE GROEI Bij de BO 2017 werd binnen F&B al een provisie voorzien voor Deze zullen mits politiek akkoord in één globale beweging herverdeeld worden na de technische bilaterale besprekingen en op basis van een individuele bevraging vanuit Kanselarij en Bestuur. Hiertoe worden dus m.a.w. geen individuele voorstellen ingewacht. KOPPENBESPARING In het Vlaams Regeerakkoord formuleerde de Vlaamse Regering voor een afgebakende groep van entiteiten een nieuwe besparingsdoelstelling op personeel, zowel qua personeelsaantal als qua personeelsbudget. Bij BO 2017 werd daarom 16,3 miljoen euro van de loonkredieten bij de betrokken entiteiten afgehouden. Per entiteit werd daarbij een bedrag bepaald in functie van het aantal koppen zoals gegeven in Onder andere omwille van de vele reorganisaties, fusiebewegingen en personeelsverschuivingen die in najaar 2016 plaatsvonden, dient deze oefening geactualiseerd te worden. Het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) zal hiervoor een bevraging organiseren en op basis daarvan een globale compensatietabel opstellen die de inspanning per entiteit gelijkschakelt met de gewijzigde context (specifiek voor 2017 indien nog niet verwerkt en in meerjarig perspectief). Deze tabel zal in één globale beweging ingevoerd worden na de technische bilaterale besprekingen. Hiertoe worden dus m.a.w. geen individuele voorstellen ingewacht. Logischerwijs dient zij erover te waken dat de globale besparingsdoelstelling behouden blijft. REFERENTIEBEDRAGEN NIEUWE WERVINGEN LOONKOSTEN EN RUGZAKJES Voor het bepalen van de loonkost voor de aanwerving van bijkomende personeelsleden bij de Vlaamse ministeries kan verwezen worden naar de tabel zoals ter beschikking gesteld door het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Pagina 12 van 45

13 Voor het bepalen van de bijkomende werkingskosten, de zogenaamde rugzakjes bij de aanwerving van bijkomende personeelsleden kan worden uitgegaan van volgende benodigde bijkomende kredieten: Werkingskosten euro werkingskosten ICT euro investeringen (eenmalig) euro investeringen ICT (eenmalig) euro Nadat de Vlaamse Regering het voorstel van het Voorzitterscollege ontvangen heeft, zal ze dit systeem herbekijken. Eventuele bijstelling van bovenstaand cijfer zullen na akkoord binnen de Vlaamse Regering via nieuwsbrief worden gecommuniceerd. BIJDRAGE POOL DER PARASTATALEN De ARPs zijn verplicht een bijdrage te betalen aan de pool der parastatalen voor hun statutaire personeelsleden. Deze pool, die beheerd wordt door de Federale Pensioendienst, staat namelijk in voor de uitbetaling van hun rustpensioenen. De ARPs krijgen daarvoor de nodige kredieten vanuit de algemene middelen toegewezen. Bij overdracht van een statutair personeelslid van een ARP naar een ministerie dient de bijdrage aan de pool der parastatalen toe te komen aan de algemene middelen. Bij de technische bilaterale vergadering zullen de budgettaire noden voor het pensioenartikel van het Agentschap Overheidspersoneel, mits gedegen verantwoording, worden bijgesteld vanuit de algemene middelen. Verhoging bijdragepercentage van 36% naar 38% Het percentage van de bijdrage van de instellingen die aangesloten zijn bij de pool der parastatalen neemt in 2017 toe van 36% naar 38%. Bij de BO 2017 werd hiervoor binnen F&B al een provisie voorzien. Deze zullen mits politiek akkoord in één globale beweging herverdeeld worden na de technische bilaterale besprekingen en op basis van een individuele bevraging vanuit Kanselarij en Bestuur. Hiertoe worden dus m.a.w. geen individuele voorstellen ingewacht. 1.5 PRESTATIEBEGROTING Naar aanleiding van de begrotingsaanpassing 2017 worden geen nieuwe instructies inzake prestatiebegroting voorzien. 1.6 LOTTO-PROVISIE Naar aanleiding van de initiële begroting 2017 werd 100% van het zogenaamde vaste luik van de lottoprovisie ingeschreven op de respectievelijke begrotingsartikelen. Er werden bij de BO 2017 geen kredieten voor het variabele luik ingeschreven op de lotto-provisie gezien dit al een aantal jaren negatief is. Op basis van de meest recente lotto-winstverdelingsplan zal er ook bij de BA 2017 geen variabel deel ingeschreven worden op de provisie. 1.7 SPECIFIEKE INHOUDELIJKE AFSPRAKEN DECREETSBEPALINGEN Vooreerst wordt er opgeroepen om het aantal uitzonderingen op algemene regels via decreetsbepalingen, tot een absoluut minimum te beperken. De inschrijving van een decreetsbepaling in het verleden kan hierbij geen basis vormen voor verdere inschrijving. Pagina 13 van 45

14 Zoals eerder al werd aangehaald zullen alle ingediende begrotingsruiters in kaart worden gebracht. Een degelijke verantwoording is met andere woorden vereist. De afdeling BOBFO zal voor de decreetsbepalingen van het middelen- en uitgavendecreet vooraf ingevulde fiches ter beschikking stellen. De decreetsbepalingen zoals opgenomen bij BO 2017 zullen hiertoe per beleidsdomein en (voor zover mogelijk) per minister overgemaakt worden. Aan de beleidsdomeinen wordt dan ook gevraagd om deze decreetsbepalingen grondig te screenen en, indien er een gewijzigde/nieuwe decreetsbepaling vereist is, een voorstel voor te bereiden waarbij de toegevoegde passage in het voorstel onderlijnd wordt en de geschrapte passage doorgehaald. Decreetsbepalingen die niet opnieuw ingediend worden, worden beschouwd als niet te wijzigen in het middelen- en uitgavendecreet Voor nieuwe decreetsbepalingen zal een blanco sjabloon worden voorzien. Specifiek voor wat de facultatieve subsidies betreft, moet worden vermeld dat de begrotingsartikelen waarop subsidies zonder organieke decretale basis worden aangerekend, dienen opgenomen te worden in het beschikkende gedeelte van het uitgavendecreet. Zo niet beschikken de subsidiebesluiten immers niet over de nodige rechtsgrond. Vice versa dienen subsidies waar al een decretale basis voor voorzien is niet opgenomen te worden in het uitgavendecreet. Aan de beleidsdomeinen wordt dan ook (bij herhaling) gevraagd om ook bij deze begrotingsronde de oplijsting van de subsidies onder artikel 15 van het uitgavendecreet BO 2017 grondig te overlopen en deze subsidies waar al een decretale basis aanwezig is te schrappen uit het uitgavendecreet. De verantwoording die bij BO 2017 werd opgenomen wordt niet vooraf ingevuld. Op die manier wordt getracht de beleidsdomeinen te sensibiliseren om grondig na te denken over een degelijke verantwoording die o.a. ook rekening houdt met de nieuwe artikelstructuur, ministercodes enzoverder. De opgegeven verantwoording zal integraal overgenomen worden in de verantwoording bij het uitgavenen middelendecreet dat overgemaakt wordt aan het Vlaams parlement. Gelieve hiermee rekening te houden bij het schrijven van de verantwoording. Zie verder fiches M1 en U1. OPMAAK BEGROTINGEN MINISTERIES De afdeling BOBFO zal fiches per begrotingsartikel ter beschikking stellen, rekening houdende met de huidige begrotingsstructuur voor Eventuele gevolgen van fusies zullen m.a.w. nog geen aanleiding geven tot het niet meer verzenden van de betrokken begrotingsartikelen. In de mate dat er zich een nieuw begrotingsartikel opdringt, kan dit aan de hand van de blanco fiche M2 / U2 onder de bibliotheek Algemeen op de introductiepagina van BUTEO. Hierbij wordt aangedrongen om ook de nodige aandacht te besteden aan het invullen van een voorstel van begrotingscoördinaten. Ook voor deze begrotingsartikelen waarvan men aanneemt dat deze niet langer noodzakelijk zijn, wordt verwacht dat dit meegedeeld wordt op de desbetreffende fiche. Voor alle fiches zullen de identificatiegegevens (begrotingsartikel, omschrijving en coördinaten), het krediet begrotingsaanpassing 2016, het krediet begrotingsopmaak 2017 (fiches U2 en U4) en de eventueel toegekende index (zie supra) door de afdeling BOBFO vooraf ingevuld zijn. Pagina 14 van 45

15 Omwille van het vroegtijdig uitsturen van de fiches is het niet mogelijk om de realisatie 2016, encours per 31/12/2016, VAK-overdrachten en de saldi begrotingsfondsen vooraf in te vullen op de fiches. Deze zullen op donderdag 26 januari 2017 gepubliceerd worden onder de bibliotheek Algemeen op de introductiepagina van BUTEO. De beleidsdomeinen dienen deze cijfers dan zelf over te nemen in hun fiches. De concrete opbouw van de fiches verschilt naargelang het een fiche voor de middelen- of de uitgavenbegroting betreft. A. MIDDELENBEGROTING Raming van de middelen In de kolom bijstelling wordt de wijziging ten opzichte van BO 2017 gevraagd van de ontvangstenraming voor de algemene-, toegewezen- en leningsontvangsten. In de kolom BA 2017 dient deze wijziging dan opgeteld (bij een hogere raming) / afgetrokken (bij een lagere raming) te worden bij / van het krediet BO Verantwoording van de raming In de verantwoording wordt gevraagd om de voorstellen te onderbouwen met volgende elementen: Bij decreet vastgestelde of wettelijke bepalingen die aan de basis liggen van de raming met verwijzing naar de aard van de reglementaire tekst en de bekrachtigingdatum; Budget en realisatie 2016 (wordt door BOBFO na uitsturen van de fiches aangeleverd); Recentelijk genomen beslissingen van de Vlaamse regering op het vlak van tarieven, aanslagvoeten, heffingsgrondslagen en vrijstellingen; Parameters (incl. indexatie) en wijze van berekening gebruikt bij de vaststelling van de raming. Worden o.a. NIET onder de notie constant beleid gerekend: Tariefwijzigingen; Het niet behalen van expliciet afgesproken ontvangstendoelstellingen. Zie verder fiche M2. B. UITGAVENBEGROTING Vaststelling van de uitgavenkredieten Naast de al dan niet vooraf ingevulde kolommen (zie supra) worden er nog aparte kolommen voorzien om enerzijds de budgetneutrale compensaties en anderzijds de bijstellingen van het krediet in op te nemen onder de notie van constant beleid. Worden o.a. NIET onder de notie constant beleid gerekend: Beleidsmaatregelen waarbij de vraag naar overheidsoptreden het huidige overheidsaanbod overstijgt; Opvoeren van het uitvoeringspercentage van decreten; Budgettaire gevolgen Europese verordeningen/aanpassing Europese cofinanciering; De wijziging van het dekkingspercentage van uitgaven met eigen ontvangsten; Niet of op beleidskredieten gecompenseerde budgettaire meervraag voor personeelskredieten (LO) ten gevolge van een personeelsuitbreiding die niet expliciet door de Vlaamse regering werd toegestaan; Pagina 15 van 45

16 Het ter compensatie aanbieden van niet meer benodigde kredieten voor eenmalige initiatieven, waarbij deze beschikbare kredieten uit de algemene middelen zijn toegekend; Andere kleinere extern gegenereerde kosten; Het niet bereiken van begrotingsdoelstellingen en/of niet naleven van afspraken m.b.t. tot de opbouw van begrotingssaldi. Betaalkalender De vereffeningskredieten (VEK) zullen in het kader van de begrotingsaanpassing 2017 bepaald worden op basis van een vereffeningskalender per begrotingsartikel (in duizend euro): Encours per 31/12/2016 VAK-ruiter 16 -> 17 1 VAK BA 2017 Totaal Jaar van vereffening TOTAAL VEK / BEGROTINGSAR 1 Indien van toepassing. Zoals eerder beschreven dienen de beleidsdomeinen, in tegenstelling tot vorige rondes, zelf de gegevens i.v.m. het encours en de VAK-overdracht aan te vullen. Deze worden door de afdeling BOBFO aangeleverd van zodra beschikbaar. Evolutie saldi begrotingsfondsen Van de beleidsdomeinen wordt verder gevraagd de tabel aan te vullen met: De saldi per 31 december 2016 (van zodra beschikbaar aangeleverd door de afdeling BOBFO); De bij de begrotingsaanpassing 2017 ingeschreven toegewezen ontvangsten; De evolutie van de saldi in 2017 o.b.v. de geraamde TO en VRK na BA Verantwoording van de raming In dit luik dient de benodigde verantwoording bij de eventuele bijstelling van de identificatie en de raming te worden bijgevoegd. Indien een bijlage toegevoegd wordt aan de fiche dient dit op de fiche aangevinkt te worden. Indien het een begrotingsartikel betreft waar uitgaven inzake de asielproblematiek (eenmalige en/of kostendrijver) op worden gemaakt, dient hierin de verantwoording conform de richtlijnen zoals eerder werd beschreven opgenomen te worden. Indien niet van toepassing mag het desbetreffende verantwoordingsveld manueel verwijderd worden. Zie verder fiche U2. OPMAAK BEGROTINGEN DIENSTEN AFZONDERLIJK BEHEER A. MIDDELEN Ter ondersteuning van de bespreking van de raming van de ontvangstenartikelen binnen de begroting van een DAB wordt eveneens voorzien in een middelenfiche M3. Let op: deze fiches zijn verplicht te gebruiken voor VIF en MINA! Pagina 16 van 45

17 Voor de raming van de ontvangstenartikelen binnen de begroting van een DAB kan verwezen worden naar de regeling zoals deze van toepassing is voor de ministeries. Zie verder fiche M3. B. UITGAVEN Ter ondersteuning van de bespreking van de raming van de uitgavenartikelen binnen de begroting van een DAB wordt eveneens voorzien in een uitgavenfiche U3. Let op: deze fiches zijn verplicht te gebruiken voor VIF en MINA! Voor de raming van de uitgavenartikelen binnen de begroting van een DAB kan verwezen worden naar de regeling zoals deze van toepassing is voor de ministeries. Zie verder fiche U3. C. SPECIFIEK REGIME RECUPERATIE EIGEN ONTVANGSTEN Zoals eerder in dit document reeds werd beschreven wordt er van DAB s en rechtspersonen met VAKopvolging een uitsplitsing verwacht van enerzijds de eigen ontvangsten en anderzijds de aanwending ervan. Het schema dat hiervoor werd opgesteld wordt geïntegreerd in de Excel-begroting van de DAB. D. VERANTWOORDING Voor de tekstuele verantwoording bij de begroting van de DAB wordt eveneens een tabblad voorzien (zie supra). OPMAAK BEGROTINGEN VLAAMSE RECHTSPERSONEN A. ALGEMEEN Alle te consolideren Vlaamse Rechtspersonen 1 dienen hun begroting op te maken conform het ESR-2010 stelsel. Het is van belang artikelen van een juiste ESR-code te voorzien in het kader van het narekenen van de normnaleving en consolidatie. Gezien bij ESR de codering beperkt is tot maximaal 4 cijfers dreigt bij vele begrotingen essentiële informatie verloren te gaan. De presentatie van de begroting zoals in ESR-code opgemaakt dient toch dezelfde beleidsinformatie en doorzichtigheid te bieden als een interne werkingsbegroting. Daarom dient de codering verder gedetailleerd te worden tot op het niveau van de bij decreet beschreven opdracht(en) van de Vlaamse rechtspersoon. Instellingen die werken met duidelijk onderscheiden entiteiten worden verzocht om naast een globale begroting, deelbegrotingen (met doorgaans afzonderlijke toelagen) per entiteit op te stellen. Verder wordt gevraagd om de bedragen opgenomen in de Excel-begroting effectief in te voeren in duizend euro en niet via de opmaak af te ronden tot duizend euro. Ook werd in de sjablonen (tabbladen ontvangsten en uitgaven ) een extra kolom B opgenomen om een correcte berekeningsbasis voor het ESR-vorderingensaldo te gebruiken. Met toevoeging van deze extra kolom wordt getracht om alle dubbeltellingen omwille van totaal- en detaillijnen te vermijden. Alsook wordt hiermee de aanzet gegeven om ESR-codes mee te nemen voor instellingen die ESR-codes gebruiken die 1 Zie bijlage II. Pagina 17 van 45

18 langer zijn dan de standaard vier posities. Indien er nieuwe lijnen in de sjablonen toegevoegd worden zou deze kolom ook nog moeten worden aangevuld op het detailniveau van de nieuw toegevoegde lijn. B. VASTLEGGINGSMACHTIGINGEN EN CORRELATIEVE KREDIETEN In de centrale begroting zullen de vastleggingsmachtigingen opgenomen worden onder de decreetsbepalingen voor de respectievelijke instellingen. Het correlatief krediet van een vastleggingsmachtiging wordt via een vereffeningskalender in detail berekend, conform de principes zoals werd uitgelegd bij de Betaalkalender. Bijkomend dient nog rekening gehouden te worden met de aanwending van overgedragen begrotingssaldi als gevolg van een historische afrekening op basis van een vergelijking van de vereffeningen door de rechtspersoon aan externen t.o.v. de in het verleden voorziene correlatieve kredieten. Zie verder fiche U4. C. SPECIFIEK REGIME RECUPERATIE EIGEN ONTVANGSTEN Zoals eerder in dit document reeds werd beschreven wordt er van DAB s en rechtspersonen met VAKopvolging een uitsplitsing verwacht van enerzijds de eigen ontvangsten en anderzijds de aanwending ervan. Het schema dat hiervoor werd opgesteld wordt geïntegreerd in de Excel-begroting van de rechtspersoon. D. RAMING ONTVANGSTEN EN UITGAVEN Zie supra voor ontvangsten en uitgaven. E. SBLONEN BEGROTINGEN VLAAMSE RECHTSPERSONEN De Vlaamse rechtspersonen die bij de BO 2017 een begroting hebben ingediend, dienen in het kader van de technische bilaterales bij de BA 2017 opnieuw een begroting voor te leggen. De rechtspersonen die reeds in Orafin zijn ingetreden (bij BO2017 of vroeger) dienen ook bij de begrotingsaanpassing 2017 hun begrotingen in de artikelstructuur in. Met het oog op uniformiteit in voorstellingswijze wordt gevraagd de vooraf ingevulde sjablonen voor de begrotingen van de Vlaamse rechtspersonen, zoals toegepast bij de BO 2017, effectief te gebruiken. De noodzakelijke sjablonen zullen tegelijk met de fiches ter beschikking gesteld worden. Daarbij ook het groepssjabloon voor de groepen van instellingen met eenzelfde finaliteit (zie supra). Indien nodig kunt u tevens contact opnemen met mevrouw Sonja Hens. F. VERANTWOORDING Voor de tekstuele verantwoording bij de begroting van de rechtspersoon wordt eveneens een tabblad voorzien (zie supra). COMPENSATIETABELLEN Het blijft de bedoeling dat zoveel mogelijk budgettaire meervragen binnen het (de) beleidsdomein(en) zelf worden opgelost i.s.m. het (de) bevoegde kabinet(ten). Het gaat hierbij om budgetneutrale oplossingen in VAK, VEK, wijzigingen qua intering op saldi, enzoverder. Hierdoor neemt het belang van goed ingevulde compensatietabellen sterk toe. Waar er discrepanties bestaan tussen compensatietabellen van verschillende beleidsdomeinen, zal het bedrag dat opgenomen is bij het beleidsdomein waar het krediet vertrekt weerhouden worden. Het is dus Pagina 18 van 45

19 de opdracht van het ontvangende beleidsdomein om onderlinge overeenstemming te bereiken vóór de definitieve indiening van de begrotingsvoorstellen! Om tegemoet te komen aan de mogelijke onzekerheid die kan ontstaan inzake de beschikbaarheid van voldoende betaalkredieten, wordt er bij de begrotingsopmaak 2017 binnen Financiën en Begroting een VEKbuffer voorzien. Zie fiche C1. 2. TIMING EN PROCEDURE BA BUTEO SHAREPOINT Het departement Financiën & Begroting zal bij BA 2017 de fiches, zowel voor de begrotingsartikelen als de decreetsbepalingen, en de vooraf ingevulde sjablonen voor de begrotingen van de DAB s en de Vlaamse rechtspersonen op de SharePoint publiceren. Van zodra beschikbaar zal zij hier ook de realisatiecijfers 2016, encours per 31/12/2016, VAK-overdrachten 2016 naar 2017 en de saldi begrotingsfondsen per 31/12/2016 publiceren. De beleidsdomeinen zullen hun voorstellen ter bespreking bij de technische bilaterales ook op de SharePoint publiceren, gebruik makende van de beschikbare workflow tool (pilootbeleidsdomeinen) of gebruik makende van een oplaadtool (niet-pilootbeleidsdomeinen). Door deze werkwijze toe te passen, zullen alle definitieve begrotingsvoorstellen via de in SharePoint uitgewerkte boomstructuur beschikbaar gesteld worden en aldus ook vlot via de selectie- en afdruktool ter beschikking zijn. Extra aandacht wordt daarbij gevraagd voor het opladen van bijlagen. Van de indiener wordt gevraagd de belangrijkste extracten in de fiches van de decreetsbepalingen respectievelijk de begrotingsartikelen in te plakken. Zo worden deze automatisch via de afdruktool ter beschikking gesteld. Tabellen e.d. bij begrotingsartikelen resp. begrotingen van DAB s en rechtspersonen dienen als bijlage toegevoegd te worden. Bij DAB s en rechtspersonen dient enkel een tekstuele verantwoording opgenomen te worden in het tabblad verantwoording. Begrotingsvoorstellen die definitief ingediend zijn, zullen duidelijk door groene balken worden weergegeven Reeds een heel aantal personen heeft toegang gekregen tot de SharePoint-omgeving. Indien andere personen, die toegang hebben tot het VO-net/ALFA, tevens toegang wensen tot de SharePoint BUTEO dient dit via de begrotingscoördinator/applicatiebeheerder van het beleidsdomein te gebeuren die hiervoor via mail contact opneemt met de helpdesk van het beleidsdomein Financiën & Begroting (helpdesk.ict@fb.vlaanderen.be). Volgende informatie dient hierbij aangeleverd te worden: naam persoon adres gebruikersaccount ALFA Aan de hand van onderstaande links zal de SharePoint toegankelijk zijn: Artisfb: o Aanmelden via E-ID Pagina 19 van 45

20 VO-net/ALFA: o Aanmelden via gebruikersnaam en paswoord Geen Artisfb/VO-net: o Aanmelden via E-ID 2.2 VOORBEREIDEN VOORSTELLEN De afdeling BOBFO zal de fiches (vooraf ingevuld en blanco) op de SharePoint publiceren. Al deze documenten zullen via een afzonderlijk document ter beschikking worden gesteld. Daarnaast zal er op de introductiepagina van BUTEO ook nog een bibliotheek Algemeen voorzien worden waaronder beleidsdomeinoverschrijdende informatie (begrotingsinstructies, handleidingen, kalender, ) zal opgenomen worden. Van zodra beschikbaar zal zij hier ook de realisatiecijfers 2016, encours per 31/12/2016, VAK-overdrachten 2016 naar 2017 en de saldi begrotingsfondsen per 31/12/2016 publiceren. Voor de verdere verspreiding van deze documenten wordt een onderscheid gemaakt tussen de beleidsdomeinen die als pilootprojecten optreden en de andere beleidsdomeinen. Piloten De documenten zullen verder verspreid worden conform de workflow die binnen de SharePoint wordt opgezet voor het respectievelijke beleidsdomein. Het is omwille van praktische redenen niet toegestaan om de naam van de documentenset te wijzigen. Omwille van dezelfde redenen dient de naam van, op basis van de blanco fiches opgestelde, nieuwe decreetsbepalingen, artikelen of instellingen dezelfde structuur aan te nemen als deze van de vooraf ingevulde fiches. Op die manier zullen deze nieuwe decreetsbepalingen, artikelen of instellingen mee opgenomen kunnen worden in de opgezette workflow. Voor de creatie van nieuwe begrotingsvoorstellen (decreetsbepalingen, artikelen of instellingen) is er een handleiding Nieuwe documenten opladen in SharePoint beschikbaar. U kunt deze handleiding terugvinden in de Bibliotheek Algemeen op de introductiepagina van BUTEO. Niet-piloten Aan de begrotingscoördinatoren van deze beleidsdomeinen wordt gevraagd om de documenten van de SharePoint te halen en deze via mail verder te verspreiden binnen het beleidsdomein. Het is omwille van de vraag om de fiches in te dienen via de oplaadtool (zie verder) wenselijk om bij de verspreiding van de vooraf ingevulde documenten, de bestanden op individuele basis door te sturen en te vragen de bestandsnaam niet te wijzigen. Infosessies over deze werkwijzen (met of zonder workflow), gericht aan de respectievelijke begrotingscoördinatoren, vonden reeds plaats. 2.3 INDIENING VOORSTELLEN De voorstellen worden uitgewerkt en voorbereid door de bevoegde entiteiten (departementen en IVA s zrp) / Vlaamse rechtspersonen en - na eventuele coördinatie door de desbetreffende departementen goedgekeurd en ingediend door de bevoegde kabinetten. De bevoegde kabinetten dienen de goedgekeurde voorstellen in ten laatste op woensdag 8 februari 2017 Pagina 20 van 45

21 De Vlaamse rechtspersonen, waarop van toepassing, zullen er hierbij op toezien dat m.b.t. de begrotingsvoorstellen, tijdig het advies van de gemachtigde van financiën/regeringsafgevaardigde wordt ingewonnen. Qua indieningsprocedure wordt er een onderscheid gemaakt tussen de pilootprojecten en de andere beleidsdomeinen: Piloten Op het ogenblik dat de voorstellen de binnen de SharePoint opgezette workflow hebben doorlopen, en dus de goedkeuring van het bevoegde kabinet hebben verkregen, worden ze als definitief ingediend beschouwd en is het dus niet langer mogelijk om binnen de SharePoint wijzigingen aan het voorstel door te voeren. Deze voorstellen worden in de boomstructuur van de SharePoint en via de selectie- en samenvoegfunctie met groen gemarkeerd zodat onmiddellijk duidelijk is dat deze voorstellen als definitief beschouwd kunnen worden. Voor het opladen van bijlagen dient men bij het opladen van bestanden voor het inhoudstype te kiezen tussen begrotingsvoorstel of bijlage: Niet-piloten Aan de beleidsdomeinen die nog geen gebruik maken van de workflow binnen SharePoint wordt gevraagd de voorstellen via de oplaadtool op de SharePoint te publiceren. Deze beleidsdomeinen kunnen, door gebruik te maken van de voorziene oplaadtool, hun voorstellen één per één opladen waarbij deze voorstellen binnen de boomstructuur in de plaats komen van de oorspronkelijk door de afdeling BOBFO gepubliceerde fiches. Wel is het, net zoals bij de pilootprojecten, niet toegestaan om de bestandsnaam van de documenten te wijzigen. Tevens dient voor nieuwe voorstellen de nieuwe documentset (grijze mapjes) en de nieuwe bestandsnaam dezelfde structuur aan te nemen als deze van de vooraf ingevulde fiches. Dit alles teneinde de opgeladen voorstellen terug te vinden via de selectie- en samenvoegfunctie. Pagina 21 van 45

22 De opgeladen begrotingsvoorstellen worden in de boomstructuur van de SharePoint en via de selectie- en samenvoegfunctie met groen gemarkeerd zodat onmiddellijk duidelijk is dat deze voorstellen als definitief beschouwd kunnen worden. De ervaring leert dat niet altijd het correcte inhoudstype wordt gebruikt bij het opladen via de oplaadtool. Hieronder vindt de gebruiker een overzichtstabel van welk inhoudstype er voor welk soort document dient ingevuld te worden: Ronde Document Inhoudstype (hoofdlettergevoelig) Aanpassing Artikel Begrotingsartikel Instelling Compensatietabel Decreetsbepaling Begrotingsartikel Instelling Compensatietabel Uitgavenartikel Voor nieuw aangemaakte begrotingsvoorstellen (artikelen, instellingen, ) dient voor het bekomen van een groene balk in de selectietool en boomstructuur (= signaal dat een voorstel is ingediend), het nieuwe begrotingsvoorstel 2x opgeladen te worden. Let op: In de oplaadtool wordt met het inhoudstype uitgavenartikel in feite middelen- en uitgavendecreetsbepalingen bedoeld. Voor het opladen van bijlagen kan er bij elk inhoudstype een bijlage worden opgeladen. Eerst kiest men het inhoudstype: Vervolgens kiest men of het om een effectief document dan wel een bijlage gaat via het keuzemenu Bestandssoort : 2.4 WIJZIGING INGEDIENDE VOORSTELLEN Op het ogenblik dat de workflow volledig doorlopen is (piloten) of de voorstellen onder de binnen SharePoint voorziene oplaadtool zijn opgeladen (niet-piloten), worden de voorstellen als definitief beschouwd en is het dus niet langer mogelijk (piloten) of toegestaan (niet-piloten) hier wijzigingen aan te brengen. Pagina 22 van 45