Examenreglement Selectieproef voor het aanleggen van een tweejarige wervingsreserve van statutair en contractueel jurist

Transcriptie

1 Examenreglement Selectieproef voor het aanleggen van een tweejarige wervingsreserve van statutair en contractueel jurist Ombudsman zoekt jurist/onderzoeker (m/v) 1. Situering van de functie a. Het Ombudsdecreet van 7 juli 1998 wil dat de Vlaamse Ombudsdienst van toegevoegde waarde is bij het streven van de Vlaamse overheid naar steeds betere dienstverlening. De Vlaamse Ombudsdienst behandelt daarom, als onafhankelijke autoriteit, klachten van burgers over de Vlaamse dienstverlening. Het ombuds- en het klachtdecreet geven de Vlaamse Ombudsdienst nog andere belangrijke opdrachten mee, zoals het ontvangen (en dus bewaken) van de rapporteringen vanuit de eigen klachtendiensten van de Vlaamse bestuursinstanties en het formuleren van aanbevelingen of nog: het beschermen van klokkenluiders. Elk jaar publiceert de Vlaamse Ombudsdienst een jaarverslag en een brochure om verslag te doen van zijn werkzaamheden. De onderzoeker neemt in belangrijke mate deel aan de verwezenlijking van al die ambities. b. Personeelsbeleid: De onderzoeker werkt onder de eindverantwoordelijkheid van de Vlaamse ombudsman, die zijn personeelsbeleid - en dus het beleid ten aanzien van de onderzoeker - op drie kernbegrippen steunt: de eerste twee begrippen zijn autonomie (vrijheid) en creativiteit. Dat zijn de twee noodzakelijke voorwaarden om als ombudsdienst en ombudsmedewerker tegelijk ook van toegevoegde waarde te zijn. Het derde begrip is discipline, die nodig is om de meerwaarde op een zo efficiënt mogelijke wijze te bieden. Als dit beleid je aanspreekt, lees dan vooral verder en vul het sollicitatieformulier op de website van Berenschot in, met deze begrippen in het achterhoofd. Met name tijdens de mondelinge selectieproef II zal je honderduit bevraagd worden over je motivatie. c. Functie-inhoud: De onderzoeker neemt een klacht van een burger echt in handen en beschikt daarbij over erg brede onderzoeksbevoegdheden. De bestuursinstantie moet meewerken: er gelden dwingende antwoordtermijnen, de onderzoeker kan ter plaatse afstappen of de overlegging vragen van stukken. We kunnen betrokkenen ook horen. Het doel van dit onderzoek is om beide versies te vergelijken, dit alles binnen een redelijke termijn. Concreet betekent dit dus o.m.: (1) dossierbehandeling en opvolging: analyse van een klacht; (2) ontvankelijkheidsonderzoek; (3) contacten met bestuursinstanties en verzoekers; (4) gegrondheidsonderzoek; (5) eventuele bemiddeling; (6) opmaak verslaggeving over klachtenbeeld, met label inzake ombudsnormen; (7) participatie aan externe activiteiten en contacten van de ombudsdienst; (8) deelname aan staf- en dossieroverlegvergaderingen; (9) participatie aan kwaliteitsbewaking van doorverwijzingen en andere taken ombudsdienst; (10) aanspreekpunt voor en participatie aan andere horizontale activiteiten en taken van de ombudsdienst. 2. Kennis en competenties a. Formele vereiste: Voor deze functie kunnen houders van een Master in de Rechten zich kandidaat stellen. In het buitenland behaalde diploma s die krachtens verdragen of internationale overeenkomsten of krachtens wet of decreet als gelijkwaardig worden erkend met één der voornoemde diploma s of getuigschriften, alsmede diploma s of getuigschriften erkend overeenkomstig de bij de koninklijke besluiten van 6 en 22 mei 1996 vastgelegde procedure, waarbij de bepalingen van de Europese richtlijnen betreffende een algemeen stelsel van erkenning van diploma s in aanmerking worden

2 genomen, worden eveneens aanvaard. Afgestudeerden van een buitenlandse universiteit of hogeschool vragen wij een attest van gelijkwaardigheid mee te sturen. Een overheidspalmares is niet noodzakelijk, maar de selectieprocedure zal wel nagaan of je een goede kennis hebt van het (publiek) recht in het algemeen, waaronder te verstaan valt: (1) kennis of bereidheid tot verdere inwerking in de beginselen van het ombudswerk en in basisdecreetgeving over frequente klachtterreinen (ruimtelijke ordening, huisvesting, leefmilieu, Vlaamse fiscaliteit, onderwijs en studietoelagen enz.): inzicht in bevoegdheidsverdeling en bronnenarsenaal; en (2) kennis over compenseren en vergoeden van schade, is zeker een pluspunt. Omdat het team op dit moment tegelijk ook geconfronteerd wordt met belangrijke projecten op het vlak van ICT, sociale media, website, etc is het zeker een pluspunt indien je ook op dat vlak vaardigheden en interesses kan aantonen. b. Van een onderzoeker wordt verwacht dat hij of zij tegelijk erg doortastend is en vaardig in het verzoenen van standpunten; en dat betekent dat de selectieprocedure de volgende competenties zal testen: i. De onderzoeker staat achter de vier volgende centrale waarden en toont dit ook door dienovereenkomstig te handelen: 1. klantgerichtheid: onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren 2. betrouwbaarheid: brengt sociale en ethische normen in de praktijk 3. voortdurend verbeteren: leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit 4. samenwerken: stimuleert de samenwerking binnen de groep ii. De onderzoeker is betrokken bij de Vlaamse Ombudsdienst, is vaardig in interpersoonlijke verhoudingen en weet problemen op te lossen. Dit betekent qua gedragscompetenties: 1. empathische houding ten aanzien van klachtindieners en, meer in het algemeen, inlevingsvermogen in anderen 2. assertiviteit: reageert assertief in emotionele of kritieke situaties 3. luisteren: stimuleert een open dialoog 4. nauwgezetheid: blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren 5. organisatiebetrokkenheid: bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie 6. schriftelijke en mondelinge uitdrukkingsvaardigheid: communiceert vlot met verschillende doelgroepen en heeft een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl 7. resultaatgerichtheid: werkt resultaatgericht en draagt dat uit naar de eigen omgeving 8. creativiteit: kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen Het competentieprofiel in bijlage geeft meer duiding bij de betekenis van bovenstaande competenties.

3 3. De selectieprocedure wordt georganiseerd door Berenschot, onder eindverantwoordelijkheid van de ombudsman. De competentiematrix hierna geeft de onderdelen van de selectieprocedure weer, alsmede de telkens getoetste kennis of competenties. Selectieproef I Kennistest Selectieproef II Persoonlijkheidsvragenlijst Work sample Vaktechnische kennis X X X Waardegebonden competenties Voortdurend verbeteren X X X Klantgerichtheid X X X Interview C O M P E T E N T I E S Samenwerken X X X Betrouwbaarheid X X Functiespecifieke competenties Organisatiebetrokkenheid X X Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid X X Luisteren X X X Assertiviteit X X X 360 -inlevingsvermogen X X X Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid X Resultaatgerichtheid X X X X Creativiteit X X X X Nauwgezetheid X X X

4 Selectieproef I (schriftelijk) Alle kandiderende juristen die aan de aanstellingsvoorwaarden beantwoorden, worden uitgenodigd op een kennistest op maandag 1 oktober Deze test is op maat ontwikkeld en bestaat uit twee onderdelen: a. Multiple choice (20 punten 12/20 vereist) De kandidaten krijgen 30 kennisvragen over recht en ombud, waarbij telkens 3 antwoordalternatieven worden voorgesteld waaruit zij het juiste antwoord selecteren. Het is de bedoeling kandidaten te motiveren om enkel te antwoorden wanneer zij zeker zijn van hun antwoord. Om gokken tegen te gaan wordt daarom een puntensysteem gehanteerd dat een correct antwoord beloont (plus 1 punt) en een foutief antwoord bestraft (min 0,5 punt). Bij afwezigheid van antwoord gebeurt er niets. Om te slagen moeten de kandidaten ten minste 12 punten op 20 behalen. b. Juridische en ombudstest (20 punten 12/20 vereist) Het tweede onderdeel van de eerste selectieproef is een juridische en ombudstest met drie onderdelen: - 10 korte puur juridische kennisvragen over publiek recht, parlement en regelgeving; - een syntheseproef (samenvatten en commentaar op een ombudsthematekst); - een ombudscasus: de test bestaat uit het maken van een plan van aanpak van een concrete klacht van een burger. Het antwoord van de kandidaat wordt beoordeeld aan de hand van de mate waarin het antwoord elementen bevat, die aansluiten bij de te testen kennis en competenties. Om te slagen voor de schriftelijke juridische en ombudstest moeten de kandidaten ten minste 12 punten op 20 behalen. Uit wat voorafgaat, volgt dat de eerste selectieproef resulteert in een vergelijkende puntenscore op 40, waarbij de kandidaten minstens 12/20 moeten halen voor beide onderdelen. Maximaal de eerste 10 gerangschikten van de geslaagde kandidaten gaan door naar de tweede selectieproef. Selectieproef II: Persoonlijkheidsvragenlijst / Interview / Work sample De tweede selectieproef zal plaatsvinden op donderdag of vrijdag, 18 en 19 oktober Op deze mondelinge proef brengen de kandidaten hun origineel diploma zoals hierboven omschreven mee. Tijdens de mondelinge proef zal de ombudsman samen met een consultant van Berenschot en een HR-medewerker van het Vlaams Parlement de verdere overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de vereisten van de functie nagaan; het is met name tijdens dit gesprek dat er dieper zal worden ingegaan op al wat je geschreven hebt op je sollicitatieformulier. Om te slagen moeten de kandidaten ten minste 24 punten op 40 behalen. Deze selectieproef II bestaat uit drie onderdelen, namelijk een persoonlijkheidsvragenlijst, een work sample (simulatieoefening) en een interview. a. Persoonlijkheidsvragenlijst Persoonlijkheidsvragenlijsten brengen het gedrag van kandidaten in kaart en geven organisaties inzicht geven in de gedragsstijl van een persoon en de invloed hiervan op het functioneren. 4

5 b. Work sample: rollenspel Kandidaten worden gevraagd om zich in te leven in een welomschreven situatie en rol. Zij gaan een gesprek aan met de tegenpartij om de voorliggende vraagstelling te bespreken. Tijdens het rollenspel wordt geëvalueerd in welke mate en op welke manier kandidaten in staat zijn om vooropgestelde doelstellingen te realiseren in interactie met de tegenpartij. c. Interview Het interview focust enerzijds op de ervaringen (waaronder hun vaktechnische kennis) en verwachtingen van de kandidaten. Anderzijds wordt inzicht verworven in de competenties die van toepassing zijn op de vooropgestelde functie. Om te slagen moeten de kandidaten ten minste 24 punten op 40 behalen op de drie onderdelen samen. RANGSCHIKKING, AANSTELLING en ARBEIDSVOORWAARDEN a. De kandidaten worden gerangschikt volgens het totale aantal punten ( 20 multiple choice 20 juridische en ombudstest 40 punten mondelinge proef). De kandidaten moeten op elk deel 60 % halen om geslaagd te zijn. b. Bij een gelijk aantal punten zal voorrang worden gegeven aan de kandidaat die het best past in het streven van de ombudsman om in zijn team van onderzoekers de weerspiegeling te zien van de samenleving, waarin en waarvoor hij/zij werkt. Diversiteit is dus geen handicap bij jouw kandidatuur. c. De wervingsreserve is twee jaar geldig vanaf de aktename van de resultaten door de ombudsman. De kandidaten kunnen worden opgeroepen zowel voor een statutaire benoeming als voor een contractuele aanstelling. d. Contractuele personeelsleden kunnen in een later stadium in aanmerking komen voor een statutaire betrekking, waarbij de duur van het contractuele dienstverband wordt verrekend in de proefperiode van twaalf maanden. e. Heel concreet zal de hoogst gerangschikte kandidaat onmiddellijk in aanmerking komen voor een vandaag openstaande statutaire vacature. De overige geslaagde kandidaten worden gerangschikt in volgorde van hun score en komen op een wervingslijst terecht, die dus twee jaar geldig blijft. Het laat zich aanzien dat er in de loop van die tijd nog 1 of meer vacatures zullen zijn. f. Wie als personeelslid in dienst wordt genomen, moet: - Belg zijn of onderdaan van de Europese Economische Ruimte (Europese Unie, Noorwegen, IJsland, Liechtenstein); - van onberispelijk gedrag zijn en de burgerlijke en politieke rechten genieten; - (voor de mannelijke kandidaten) aan de dienstplichtwet voldoen. De aanstellingsvoorwaarden moeten vervuld zijn op de datum van de aanwerving. Verder dient hij/zij een medische keuring door de externe dienst voor Preventie en Bescherming van de Vlaamse Ombudsdienst te ondergaan. 5

6 g. Het geïndexeerde bruto beginsalaris bedraagt 3.865,51 per maand voor voltijdse prestaties (verhoogd met een ervaringstoeslag van 41,84 euro per aangetoonde maand beroepservaring). U hebt verder recht op vakantiegeld, een eindejaarstoelage en een aantrekkelijk pakket extralegale voordelen (gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, hospitalisatieverzekering, moderne communicatiemiddelen ). Hoe inschrijven? U stelt zich kandidaat met een specifiek sollicitatieformulier. U kunt dit formulier downloaden van de website van Berenschot, U stuurt het formulier samen met een kopie van uw diploma naar juristvlomb@berenschot.be. U krijgt een bevestiging van ontvangst. De uiterste inschrijvingsdatum is 20 september Kandidaturen ontvangen na die datum zijn onontvankelijk. Onvolledige kandidaturen worden niet in aanmerking genomen. Voor meer informatie kan u terecht bij mevrouw Bieke Put op juristvlomb@berenschot.be of Brussel, 21 augustus

7 BIJLAGEN: DEFINITIES COMPETENTIES (op basis van het competentiewoordenboek van de Vlaamse Gemeenschap) Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen. - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren. - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking. - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit. - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Niveau 3 Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd. - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ). - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren. - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten. - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk. - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen ). Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Niveau 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren. - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen. - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen. - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben. - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen. - Geeft opbouwende kritiek en feedback. - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden. 7

8 Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Niveau 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe). - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau. - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen. - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid. - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken. Organisatiebetrokkenheid Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij anderen. Niveau 3 Bewaakt en verdedigt op consequente wijze de belangen, de opdracht en de handelwijze van de organisatie - Durft harde standpunten innemen die de gehele organisatie ten goede komen, zelfs als die minder populair zijn binnen de eigen entiteit. - Praat over wij in plaats van zij als hij het over de eigen organisatie heeft. - Onderkent de belangen van de organisatie en handelt zelf conform die belangen. - Legt uit hoe hij tot belangrijke beslissingen is gekomen. - Verdedigt de keuzes van de entiteit of organisatie bij collega s, eigen medewerkers en derden. - Identificeert zich bij eigen medewerkers en buitenstaanders met de standpunten of beslissingen van de eigen hiërarchie. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Niveau 3 Communiceert vlot met verschillende doelgroepen - Bouwt zijn betoog op een gericht gestructureerde wijze op. - Gebruikt herkenbare voorbeelden en vergelijkingen om voorstellen en boodschappen meer kracht bij te zetten. - Past zijn woordenschat en spreektempo aan de doelgroep aan. - Stemt zijn communicatiestijl af op de specifieke relatie met de doelgroep (bv. formeel, informeel, meer of minder interactief). - Communiceert selectief vanuit zijn inzicht in en inschatting van de situatie, om zo sneller zijn doel te bereiken. 8

9 Luisteren Tonen (non-)verbale boodschappen op te nemen en te begrijpen, en doorvragen bij onduidelijkheden. Niveau 3 Stimuleert een open dialoog - Luistert actief naar mensen, neemt de tijd en dialogeert met hen. - Vraagt door op gegeven informatie. - Stelt vragen als iemand er in een gesprek blijk van geeft dat hij nog niet alle gedachten heeft uitgesproken. - Reageert inhoudelijk op wat de gesprekspartner zegt. - Integreert de inbreng van anderen in zijn eigen uiteenzetting. Assertiviteit Voor de eigen mening (of het eigen belang) opkomen met respect voor anderen, zelfs als er vanuit de omgeving druk wordt uitgeoefend om dat niet te doen. Niveau 3 Reageert assertief in emotionele of kritieke situaties - Aanvaardt kritiek op zijn standpunt of verantwoordelijkheidsdomein en reageert er constructief op. - Bespreekt meningsverschillen zonder het conflict uit de weg te gaan. - Gaat adequaat om met onaangepaste reacties, verbale agressie en provocaties. - Verwerpt onaanvaardbare voorstellen op een respectvolle maar besliste manier. - Slaagt erin om in situaties van grote druk en manipulatie op een respectvolle en vasthoudende wijze zijn eigen standpunt te verdedigen inlevingsvermogen Het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en adequaat daarop te reageren ten aanzien van medewerkers, collega s, klanten, hiërarchie Niveau 3 Reageert (via houding en handelen) adequaat op impliciete, onuitgesproken gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen van anderen - Blijft efficiënt functioneren in een omgeving met onuitgesproken agenda s en weerstanden. - Geeft er blijk van de gevoeligheden en de (te verwachten) reacties van het veld goed in te schatten. - Speelt gepast in op impliciete en onuitgesproken gevoelens van anderen. - Is gevoelig voor de behoeften van de andere entiteiten die in het beleidsdomein verantwoordelijkheid dragen. - Voelt aan wat belangrijk is voor de (politieke) opdrachtgever en speelt daarop in. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Niveau 3 Heeft een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl - Maakt een heldere, correcte en leesbare schriftelijke synthese van een complexe situatie. - Schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie wat betreft stijl, taal en vormgeving. - Slaagt erin zijn boodschap via een aantrekkelijk taalgebruik visueel voor te stellen. - Kan teksten voor een breed publiek luchtig maken door aangepaste visuele en andere ondersteuningen te gebruiken. - Verwerkt in zijn teksten de argumenten en redeneringen die voor het doelpubliek het meest relevant en overtuigend zijn. 9

10 Creativiteit Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken die afwijken van de gevestigde denkpatronen. Niveau 2 Kan met alternatieve ideeën en oplossingen voor de dag komen - Komt met nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen. - Stelt alternatieven voor als hij met weerstanden wordt geconfronteerd. - Past bestaande concepten toe in niet voor de hand liggende situaties. - Bekijkt een probleem of situatie vanuit verschillende invalshoeken en komt op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of tot nieuwe ideeën. - Brainstormt over zo veel mogelijk ideeën zonder zich onmiddellijk te laten tegenhouden door praktische belemmeringen. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen. Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken - Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen. - Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af. - Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie, collega s) moet overtuigen. - Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen. - Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt. Nauwgezetheid Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. Niveau 3 Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af. - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren. - Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid. - Combineert kwantiteit met kwaliteit. - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk. 10