Innovatieve werkplek van de toekomst

Transcriptie

1 Innovatieve werkplek van de toekomst 'Het samenspel tussen fysieke omgeving, persoonlijke dienstverlening en slimme software is belangrijker dan ooit. Het mooie van onze samenwerking is dat we al deze facetten een impuls geven.' Vanuit drie verschillende expertises delen Facilicom, Axxerion en Blinq Systems één visie omtrent dé innovatieve werkplek van de toekomst. 'We zijn hiermee ambassadeurs van partnering binnen facility management.' Decennia terug hadden we de wildste gedachten over de 21e eeuw. In de jaren 80 zagen we in de filmback to the future hoe Marty (Michael J. Fox) naar 2015 reisde. We kregen een indruk van hoe ons leven er tegen die tijd uit zou kunnen zien: programmeerbare ramen zodat je zelf het uitzicht kon bepalen, vliegende auto's op biobrandstof en kernfusie, zelfstrikkende schoenen en een 'hydrator' die gecomprimeerd voedsel kon omtoveren tot normale proporties. Het is nu zover: we leven in Bovengenoemde uitvindingen zijn (nog) niet gedaan, maar zowel in de privésfeer als op zakelijk vlak merken we dat de technologische ontwikkelingen elkaar in hoog tempo opvolgen. Was je onlangs nog blij als je televisie HD-ready was, nu is er UHD, het nieuwe summum qua beeldkwaliteit. En wat dacht je van de Microsoft Hololens? Daar kan zo'n raam met 'uitzicht on demand' niet tegenop. De Hololens is een soort combinatie tussen Google Glass en de virtual realitybril Oculus Rift. Het apparaat, nu nog een prototype, lijkt op een grote skibril met het frame van een helm, maar dan zonder de bovenkant. De drager ziet door transparante glazen een hologram geprojecteerd in de echte wereld. Allerlei toepassingen en functies zijn denkbaar. Hoe ontwikkelt dit zich door richting de werkvloer, wat staat ons de komende jaren binnen het bedrijfsleven te wachten en hoe kijken organisaties hier tegenaan? De voornaamste drivers voor de 'innovatieve werkplek van de toekomst' zijn de evolutie op het vlak van kantoorgebruik en de ontwikkelingen op het gebied van IT. We zijn daarom in gesprek met Rogier Verbeek (algemeen directeur Facilicom Facility Solutions, rechts op de foto), Hans Verschuren (commercieel directeur Axxerion, middelste op de foto) en Sander Schutte (directeur van Blinq Systems/Mapiq, links of the foto). Alles draait om efficiency

2 Verbeek: "Door de toenemende digitalisering van werkprocessen, de opkomst van paperless offices en Het Nieuwe Werken verandert onze werkplek. Een eigen bureau met fotolijstjes zien we haast niet meer, een klein werkblad voor een laptop volstaat, een smartphone vervangt de telefoon en kastruimte is niet meer nodig. We zijn van 28 m2 per werkplek naar ongeveer 12 m2 per werkplek gegaan. Afhankelijk van de bezetting en het gebruik van flexplekken kan het werkoppervlak per fte de komende jaren nog verder afnemen. Alles draait om efficiency. Met minder ruimte en minder tastbare middelen moeten we echter wel elke dag excelleren. De innovatieve werkplek van de toekomst draagt daarom wat mij betreft proactief bij aan het behalen van de doelstellingen van de gebruiker. Integrale facilitaire dienstverlening richt zich daarmee niet alleen op het ontzorgen, maar ook op waardecreatie voor de gebruiker. Interactie en maatwerk zijn hierbij fundamenteel. Zoals we hier met elkaar aan tafel zitten is het levende bewijs." Welke keuzes maken we? Verschuren: "We hebben een gezamenlijk visie, waarbij de vraag vanuit de markt een belangrijke rol speelt. Deze vraag verandert snel, waarbij technologische ontwikkelingen een grote rol spelen. Waar in de privésfeer het eerste 'intelligente aanrecht' is gepresenteerd, zijn in de werksfeer de eerste smart tables een feit. Dit zijn tafels waarvan het scherm is geïntegreerd in het bureaublad, te bedienen door over het touchscreen te swipen. Ook de opkomst van de smartwatch en andere wearables zal de manier waarop we op kantoor samenwerken en communiceren veranderen. De al eerder genoemde Microsoft Hololens lijkt inderdaad een revolutionaire rol te kunnen gaan spelen. Als device om op een natuurlijke manier op afstand met elkaar te vergaderen, om gezamenlijk aan een plan of ontwerp te werken of om met hulp op afstand bepaalde onderhoudstaken in een pand eenvoudig uit te voeren. Welke kant gaat het op, welke keuzes maken we en in hoeverre staan mensen hier echt voor open? Twintig jaar geleden konden we ons nog weinig voorstellen bij een mobiele telefoon, nu kunnen we niet meer zonder. Een ding is zeker: er gaat nog veel veranderen. Het is dus van groot belang dat we flexibele oplossingen bieden en elkaar scherp houden." Kwaliteit van contact Schutte: "Het wordt steeds belangrijker om je kantoorpand zo effectief mogelijk te gebruiken. Techniek en

3 IT spelen hierbij een sleutelrol. We leven in een samenleving met een hoog tempo, alles gaat snel. Dit betekent echter niet dat we willen inleveren op kwaliteit en persoonlijk contact. Het moet goed zijn en goed voelen. Flexibel plannen, adhoc-besprekingen en het snel en gemakkelijk veranderen van tijden of locaties worden de norm. Daar spelen wij met Mapiq op in. Het visualiseert alles in het moderne kantoor; beschikbare vergaderzalen, vrije flexplekken, werkplekken van collega's, enzovoort. Echt vernieuwend is dat de eindgebruiker daarbij centraal staat. Die kan, waar dan ook en op elk mobiel apparaat, vinden wat hij nodig heeft in onze dynamische flexomgeving. De kwantiteit van contact op kantoor zal verder afnemen. Mensen zijn onderweg, thuis of op een flexplek aan het werk. De kwaliteit van contact verdient dus alle aandacht. Collega's moeten geen semi-vreemden worden die je hooguit af en toe hoort of virtueel ziet. Mensen moeten elkaar letterlijk blijven vinden en daar voorzien wij in." Workflows Verschuren: "Weten waar je collega's zijn is inderdaad van groot belang. Kantoren worden vooral een ontmoetingsplek. Veel werkzaamheden kunnen overal worden uitgevoerd, zelfs overleg kan op afstand en virtueel. Toch houden mensen altijd de behoefte om elkaar persoonlijk te ontmoeten en elkaar werkelijk 'in de ogen te kijken'. Bij veel organisaties is de verschuiving van sturen op aanwezigheid naar een taakgerichte sturing al ingezet of een feit: niet de aanwezigheid maar het resultaat telt. Hoe of waar je dat resultaat behaalt is van ondergeschikt belang. Samenwerking en communicatie blijven echter altijd essentieel, en een deel daarvan doe je nog steeds op kantoor. Maar in die samenwerking zal ook techniek een grote rol spelen, bijvoorbeeld door het consistent, efficiënt en gecontroleerd laten uitvoeren van de diverse bedrijfsprocessen met een workflow management tool. De affiandeling, voortgang en opvolging van eenvoudige tot zeer complexe processen zijn hierdoor inzichtelijk, meetbaar en volledig transparant. De state-of-theartoplossingen die wij op dit vlak bieden lopen al jaren voorop in de markt: geheel in de cloud en flexibel gebaseerd op de werkprocessen van onze gebruikers. Het maakt niet uit waar je bent, wat je functie is en welk device je gebruikt, je beschikt altijd over de voor jou relevante gegevens." Gezamenlijkheid in doelstellingen Verbeek: "Kantoor- en dienstverleningsconcepten die worden ingericht voor activitybased working, we zien het gebeuren. Aantrekkelijke lounges waar mensen elkaar ontmoeten, statafels in plaats van bureaus, flexibele werken vergaderruimtes, het zijn geen bijzonderheden meer. De medewerkers en hun gasten worden gefaciliteerd als consument. Daarbij vormt hostmanship de basis van de integraal georganiseerde dienstverlening. Ooit stapten we over van het faciliteren van kantoren naar het faciliteren van werkplekken, inmiddels heeft de echt individuele benadering zijn intrede gedaan. De markt lijkt toe aan zogeheten kantoorhotels, waarbij de gebruiker als individuele consument wordt bediend om maximale waarde toe te voegen. Alle services zijn er dik voor elkaar, zowel digitaal, fysiek als persoonlijk. Juist het samenspel tussen deze domeinen creëert een nog niet eerder vertoonde toegevoegde waarde voor de gebruiker van de werkplek van de toekomst. Facilicom bezorgt medewerkers en hun gasten een topdag op kantoor, elke dag

4 opnieuw. De facilitaire dienstverlening is daartoe volledig integraal georganiseerd. Dit noemen wij onze 'integrated facility management'-propositie; deze zorgt ervoor dat de doelstellingen van individuele medewerkers, afdelingen, management en uiteindelijk de gehele organisatie worden behaald." Bricks, bytes en behaviour Drie aandachtsgebieden zijn van cruciaal belang bij het ontwikkelen, inrichten en faciliteren van 'de innovatieve werkplek van de toekomst': bricks, bytes en behaviour. Schutte: "De bricks maken Het Nieuwe Werken 'sexy' en vormen het letterlijke fundament voor alles wat wij op facilitair vlak nastreven. Huisvesting, werkplekverdeling en -inrichting bepalen immers in hoge mate de productiviteit en beleving van kantoorgebruikers, onverschillig of dit nu werknemers of gasten zijn. Met onze tool zorgen wij voor de bytes om dit zo efficiënt mogelijk toe te passen. Onze wereld is visueel ingesteld en dit neemt een vlucht. Mensen kijken naar 3D-films, gebruiken allerlei grafische apps, zitten op Instagram en gebruiken YouTube. Mensen willen het zien en dan pas geloven. Op dit moment zit er vaak nog een gat tussen de potentie van een flexibel werken-concept op papier en de manier waarop een kantoor daadwerkelijk wordt gebruikt. Afdelingen zitten op een vaste plek in het gebouw en medewerkers op een 'vaste flexplek'. Deze hang naar vastigheid is begrijpelijk. Wanneer er regelmatig onzekerheid is over bijvoorbeeld het vinden van een vrije werkplek zal een flexibel concept nooit volledig omarmd worden. Om de potentie van een kantoor volledig te benutten is het van belang je te richten op het gedrag van de eindgebruiker. Die moet controle krijgen en maximaal gefaciliteerd worden. Wij vatten de 3 B's samen in Mapiq, een tool die ervoor zorgt dat de innovatieve werkplek van de toekomst wordt ontketend en volledig tot zijn recht komt." Innoveren is durven Verschuren: "Voor veel leveranciers is 'software in de cloud' iets wat ze in de toekomst willen gaan doen. Daar kunnen wij ons weinig bij voorstellen; wij bieden al ruim tien jaar onze oplossingen volledig in de cloud aan. En met succes, inmiddels profiteren ruim honderdduizend gebruikers over de hele wereld van onze software. Innovatief zijn betekent niet alleen vooruitdenken en vooruitpraten, maar vooral ook vooruithandelen. Durven keuzes te maken. Axxerion staat garant voor oplossingen die als het ware met de toekomst van de gebruiker meegroeien. Wij streven ernaar om niet onze software te laten bepalen hoe mensen moeten werken, maar om de werkprocessen van de organisatie te laten bepalen hoe de software wordt ingericht. Software moet dus aangepast kunnen worden aan de behoefte van de organisatie en haar medewerkers. Hierdoor is het voor ons als softwareleverancier van groot belang om verder te kijken dan alleen naar technologie. Wij kunnen niet zonder kennis van bricks en behaviour. Onze software moet pragmatisch zijn, maar ook logisch werken. De cultuur en het gedrag binnen organisaties bepalen dat voor een belangrijk deel. Daarmee valt of staat het succes van onze oplossingen. Dat maakt de samenwerking met Facilicom en Blinq Systems zo uniek. Zaken zoals klantgerichtheid, ontzorging, flexibiliteit en innovatieve slagkracht hebben we gemeen, en voor de rest vullen we elkaar uitstekend aan." Businesscase nieuwe stijl Verbeek: "Uiteraard zijn er nog wel wat hobbels op de weg. Als integrale dienstverlener streven wij naar de status van businesspartner van onze klanten. Dat is een flinke uitdaging. Hoe dat komt? Veelal wordt facilitaire dienstverlening nog onterecht in de hoek van 'kosten' geplaatst en wordt er gestuurd op een ouderwetse businesscase, namelijk die van kosten versus kwaliteit. De businesscase nieuwe stijl wordt echter gekenmerkt door kosten en kwaliteit versus de opbrengsten van de dienstverlening voor de organisatie.

5 Integrated Facility Management draagt bij aan identiteit, imago, cultuur, terugdringen van ziekteverzuim, verhogen van arbeidsproductiviteit, duurzaamheid, continuïteit, attractiviteit op de arbeidsmarkt, fysieke en mentale fitheid van medewerkers, en ga zo maar door. Het samenspel tussen fysieke omgeving en digitale en persoonlijke dienstverlening is daarbij onontbeerlijk. Het mooie van onze samenwerking met Axxerion en Blinq Systems is dat we al deze facetten een impuls geven, ieder vanuit onze eigen expertise. We zijn hiermee ambassadeurs van partnering binnen facility management." Duurzaam concept, duurzame werking Schutte: "Dat kan ik alleen maar beamen. Neem het facet duurzaamheid. Ook daar zijn we alle drie op onze eigen manier mee bezig. Zowel Facilicom als Axxerion als Blinq Systems houdt de eindgebruiker, de mens, continu in het achterhoofd bij alles wat wordt ontwikkeld en geadviseerd. Daarnaast zijn we veelvuldig betrokken bij BREAAM-projecten waar milieuvriendelijkheid vanzelfsprekend hoog in het vaandel staat. Tot slot houden we effectiviteit en efficiency altijd voor ogen, waardoor onze opdrachtgevers niet alleen voor resultaat kiezen, maar ook voor rendement. Dat geeft onze samenwerking een vertrouwenwekkend bestaansrecht en die energie is voelbaar. Het inrichten, automatiseren en faciliteren van de innovatieve werkplek van de toekomst? Laat dat maar aan ons over." Dit artikel is al eerder gepubliceerd op