Directieverslag 2014 Stichting Eilandzorg Schouwen- Duiveland

Transcriptie

1 Directieverslag 2014 Stichting Eilandzorg Schouwen- Duiveland

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 Waar staan wij voor 4 Missie 4 Visie 4 Wat bieden wij 8 Hoe ziet de organisatie eruit 8 Organigram 9 Raad van Bestuur/managementteam 9 Raad van Toezicht 9 Cliëntenraad 11 Ondernemingsraad 12 Hoe staan we er financieel voor 15 Wat zijn de risico s en onzekerheden 16 Maatschappelijke aspecten van ondernemen 17 Interne beheersing processen en procedures 17 Kwaliteitsbeheersing 17 Informatievoorziening 18 Automatisering 18 Hoe gaan we de toekomst in 19 Directieverslag

3 Voorwoord In 2014 heeft Eilandzorg verschillende keuzes gemaakt op het gebied van wonen, welzijn, zorg en bedrijfsvoering. In het directieverslag kunt u lezen welke keuzes gemaakt zijn. Het huisvestingsvraagstuk heeft veel aandacht gekregen. Onze 2 e locatie Mitt Hem is geopend! Het resultaat is negatief in Een hoog ziekteverzuim, leegstand in Mitt Hem en het opstarten van deze nieuwe locatie hebben geleid tot een negatief resultaat. Deze factoren zijn beïnvloedbaar, en in 2015 zal hierin naar verwachting een verandering te zien zijn. Binnen het beleidskader heeft Eilandzorg verschillende aandachtspunten verder uitgewerkt. Belangrijkste punt daarin is de keuze van Eilandzorg om vorm te gaan geven aan het onderwerp: regie bij de cliënt. Dit doet Eilandzorg door een project, met In voor Zorg, te starten: Gewoon doen. Arie Pinxteren Directieverslag

4 Waar staan we voor? Missie De missie van Eilandzorg geeft de uitwerking van haar bestaansrecht, de meerwaarde die Eilandzorg biedt, wat, waarom, en hoe zij willen zijn. De missie van Eilandzorg luidt: Eilandzorg heeft als regionale zorgaanbieder de missie om in overeenstemming met de wens van de cliënt zorg te leveren door professioneel personeel. Bij het invullen van deze missie gaat Eilandzorg uit van de volgende kernwaarden: deskundigheid, wederzijds respect, vertrouwen en persoonlijke aandacht. De betekenis van de kernwaarden voor medewerkers: Deskundigheid: het hebben van bagage, vakmanschap en competenties bezitten. Wederzijds respect: elkaar in de waarde laten zonder te (ver)oordelen. Vertrouwen: handelen waarmee de ander niet wordt benadeeld Persoonlijke aandacht: interesse voor de ander hebben, luisteren, onbevooroordeeld zijn. Visie De visie is het gewenste lange termijn toekomst perspectief van de organisatie. Het geeft de richting aan waar Eilandzorg naar op weg is. De visie vraagt commitment van de verschillende factoren. De visie van Eilandzorg luidt: Bij Eilandzorg behoudt de cliënt de regie over de invulling van zijn leven. De medewerkers stemmen hun werkwijze hierop af. Met wederzijds respect, vertrouwen, persoonlijke aandacht, deskundigheid en mantelzorgparticipatie wordt gezorgd dat de cliënt zich zoals thuis voelt. Door de wensen van de cliënt te respecteren is er een gezond leefklimaat dat bijdraagt aan een zinvol leven. Eilandzorg vindt het belangrijk dat professioneel en betrokken personeel de cliënt ondersteunt en dat zij uitvoering geeft aan de visie. Eilandzorg vindt het belangrijk dat de stakeholders de organisatie zien als een betrouwbare, betrokken en innovatieve partner die bereid is tot samenwerking. Waar zorgorganisaties tot enkele jaren terug konden volstaan met een missie en een visie op zorg en dienstverlening, wordt nu om een bredere visieontwikkeling gevraagd. Dit vraagt een visie die houvast geeft aan ons denken en handelen. Je kan je de vraag stellen: wat was ook alweer de bedoeling? Eilandzorg heeft in dit visiedocument een visie gevormd op de volgende onderdelen van de organisatie: Markt Cliënt Wonen Zorg en welzijn Structuur en managementstijl Arbeid en personeel a. Markt De markt voor Eilandzorg is hoofdzakelijk de ouderenzorg in de brede zin (wonen, welzijn en zorg) in de regio Schouwen-Duiveland. Hiernaast is er een nieuwe doelgroep in Mitt Hem komen wonen; mensen met een NAH problematiek. De markt kenmerkt zich door wijzigende regelgeving, vergrijzing en sterke groei van het aantal indicaties. Het is een dynamische Directieverslag

5 markt; er zijn veel actoren en nieuwe toetreders. Het is belangrijk dat de stakeholders Eilandzorg zien als een betrouwbare, betrokken en innovatieve partner, die bereid is tot samenwerken. Het vermogen zich te onderscheiden wordt hierdoor steeds belangrijker. Onze marktvisie: Eilandzorg speelt in op de groeiende markt van ouderen en mensen met een NAH problematiek, door het realiseren van voldoende en aantrekkelijk aanbod van wonen, welzijn en zorg in de regio Schouwen-Duiveland. Hiernaast worden voor nieuwe doelgroepen vernieuwende concepten ontwikkeld. Er wordt op innovatieve wijze geanticipeerd op de veranderende wet- en regelgeving. Hierin wordt proactief gehandeld en nieuw beleid ontwikkeld. Met de stakeholders worden de contacten goed onderhouden. Als partner staat Eilandzorg bekend als betrouwbaar en een maatschappelijk ondernemer. Eilandzorg is actief en neemt deel aan keten- en netwerken waarmee een integraal aanbod wordt gecreëerd. Eilandzorg draagt bij aan maatschappelijke participatie en is resultaatgericht. b. Cliënt De (potentiële) cliënten stellen andere eisen en hebben veel meer keuze dan vorige generaties. Het vraagt een ondersteuningsmodel en aandacht voor kwaliteit van leven waarbij het netwerk van de cliënt en voortzetting van het leven zo veel als mogelijk intact blijft. De eigen verantwoordelijkheid van de cliënt staat hierin centraal. Cliënten kunnen zelf kiezen en controle houden over het leven. Met deze ondersteuning krijgen zij toegang tot kennis, middelen en relaties die nodig zijn voor wonen en welzijn in de samenleving. Met goede ondersteuning wordt kwaliteit van bestaan gecreëerd. Dit vraagt om de wensen van de cliënt inzichtelijk te maken. Eilandzorg moedigt cliënten aan om vragen te stellen, klachten in te dienen en voorstellen te doen. De inkomende informatie wordt nauwkeurig onderzocht om producten, diensten en procedures te verbeteren en alternatieven aan te bieden. Onze cliëntvisie: De cliënt (of zijn wettelijke vertegenwoordiger) houdt de regie over de invulling van zijn leven. Eilandzorg wil zich onderscheiden door een Schouwse, positieve familiecultuur: men kent elkaar, de zorg wordt kleinschalig aangeboden met vaste medewerkers op de groep. Welzijn en zorg worden hierbij geïntegreerd aangeboden. De wensen van de cliënt worden gerespecteerd en in het handelen wordt uitgegaan van de empowerment van de cliënt waardoor er een gezond leefklimaat ontstaat dat bijdraagt aan een zinvol leven. Wederzijds respect, vertrouwen, persoonlijke aandacht, deskundigheid en mantelzorgparticipatie zorgen ervoor dat de cliënt zich zoals thuis voelt. Hierbij is aandacht voor de daginvulling, identiteit en geloofsovertuiging van de cliënt. c. Wonen Wonen doet de cliënt in een eigen en vertrouwde omgeving. Wonen, welzijn en zorg van Eilandzorg kenmerkt zich door het feit dat de cliënt de regie over de invulling van zijn leven behoudt, genormaliseerd woont, comfort ervaart en zich veilig voelt. Met wederzijds respect, vertrouwen, persoonlijke aandacht, deskundigheid en mantelzorgparticipatie voelt de cliënt zich zoals thuis. Eilandzorg garandeert een goede kwaliteit en continuïteit van wonen. De dienstverlening zal mede vorm gegeven worden in samenwerking met andere partijen. De cliënt kan kiezen tussen verschillende aanbieders en zal voor Eilandzorg kiezen omdat zij kwalitatief de beste is. Dit zal blijken uit verschillende benchmark resultaten waar cliënten Directieverslag

6 inzicht in hebben. Met het scheiden van wonen en zorg zullen er nieuwe woon- en zorgconcepten worden ontwikkeld. Onze woonvisie: De cliënt kan bij Eilandzorg prettig wonen waarbij genormaliseerd wonen, comfort en veiligheid de uitgangspunten zijn. Familie en vrienden kunnen in de woning worden ontvangen. Niet alleen zorg, maar zorg, wonen én welzijn zijn de uitgangspunten. Een cliënt kan thuis blijven wonen en zorg ontvangen. Omgekeerd maken zorg en welzijn integraal onderdeel uit van wonen. Met welzijn blijft een zinvolle dagbesteding onderdeel van het leven. Op deze manier voelt de cliënt zich zoals thuis. d. Zorg en welzijn Eilandzorg kiest voor een aantal diensten: scheiden wonen en zorg en de zzp s 4 t/m 8; thuiszorg; activerende begeleiding thuis; huishoudelijke hulp en huishoudelijke zorg, voorlichting en welzijn. De thuiszorg werkt als een zelfstandig team. Zij worden gefaciliteerd en ondersteund vanuit de organisatie en kunnen terugvallen op de kennis en expertise in de organisatie. Voor de verpleeghuiszorg psycho-geriatrie is het concept kleinschalig wonen gerealiseerd. Eilandzorg zal samenwerken met derden om de flexibiliteit te vergroten en de deskundigheid te waarborgen. Onze zorgvisie: Zorg is dichtbij in de buurt. Dit geldt voor alle diensten die Eilandzorg aanbiedt. Vanuit de regie van de cliënt bepaalt hij hoe en welke zorg wordt aangeboden. Om kwalitatief goede zorg te verlenen wordt er methodisch gewerkt. Mantelzorgparticipatie wordt gestimuleerd om te komen tot goed afgestemde zorgverlening. Afspraken met de cliënt zijn vastgelegd in het zorgleefplan. Binnen de verpleeghuiszorg neemt behandeling een belangrijke plaats in zodat cliënten met hun belemmeringen optimaal hun leven kunnen voortzetten. Bij behandeling staat het multidisciplinair werken voorop. De verschillende disciplines werken vanuit hun verantwoordelijkheid naar een gezamenlijk doel. De specialist ouderengeneeskunde heeft bij de functie behandeling vanuit het medisch/behandelperspectief de regie. Eilandzorg participeert in de ketenzorg. Daar waar Eilandzorg niet zelf de diensten heeft wordt samengewerkt met derden. e. Structuur en managementstijl De complexe markt stelt hoge eisen aan bestuurders en toezichthouders. Zowel de Raad van Bestuur als de Raad van Toezicht dienen proactief te zijn. Daarom moet het toezicht op de organisatie voldoen aan de kwaliteitseisen: onafhankelijk, transparant, professioneel, selectief, slagvaardig en samenwerkend. Integraal risicomanagement en goede informatiesystemen zijn erg belangrijk. Invoering van prestatiebekostiging stelt nieuwe en andere managementeisen. Inkomsten kunnen gaan fluctueren en het bedrijfsmodel gaat van bestedingsgericht naar inkomensgericht. Er dient meer gestuurd te worden op inkomsten in plaats van op uitgaven. Het effect hiervan is dat managers er een belangrijke financiële taak bij krijgen. Ook wordt flexibiliteit in de kostenstructuur belangrijker. Het risico van passende en rendabele huisvesting verschuift van overheid naar AWBZ instelling (WLZ per 2015). Huisvesting wordt niet meer vast per locatie bekostigd, maar uit de productie-afhankelijke inkomsten. Het uitgangspunt dat de cliënt kan leven naar wens, kan alleen worden waargemaakt wanneer medewerkers direct in de omgeving van de cliënt kunnen inspelen op situaties en Directieverslag

7 de wensen van de cliënt. Medewerkers zijn aanspreekpunt voor de cliënt. Zij zijn gewend om te reflecteren en feedback te geven. De structuur en de managementstijl worden aangepast op deze situatie. Dit uitgangspunt vraagt om een structuur waarin de bevoegdheden en verantwoordelijkheden laag in de organisatie komen te liggen. Onze visie op de structuur en managementstijl: Eilandzorg heeft een horizontale organisatiestructuur. Hierbij zijn de taak, verantwoordelijkheid en bevoegdheden helder geformuleerd. Het aanbod van diensten wordt georganiseerd in processen en teams zijn het uitgangspunt van het organisatieontwerp. De stijl van leidinggeven is faciliterend en coachend (dienend leiderschap) en de verantwoordelijkheden zijn laag in de organisatie gelegd zodat de diensten rond de cliënt adequaat uitgevoerd worden. De visie, doelstellingen en resultaatafspraken vormen het kader voor de zelforganiserende teams. f. Arbeid en personeel Het personeelsbeleid van de organisatie streeft naar een deskundig medewerker die betrouwbaar, professioneel, leergierig, enthousiast is, passie heeft voor de zorg en open staat voor feedback, om zo vorm te geven aan de missie en de visie van Eilandzorg. Eilandzorg wil een aantrekkelijke werkgever zijn door een gezond en duurzaam werkklimaat te creëren waarin deskundigheid, wederzijds respect, vertrouwen en persoonlijke aandacht aanwezig zijn. Onze visie op arbeid en personeel: Eilandzorg is een professionele en betrouwbare organisatie die een gezond en duurzaam werkklimaat aanbiedt waarin ontplooiingsmogelijkheden, aandacht en waardering voor persoonlijke inzet speerpunten zijn. De medewerker wordt hierbij gefaciliteerd in het professioneel handelen. Het vraagt commitment met de visie. Door de regie bij de cliënt te leggen, vraagt dit een andere werkwijze van de medewerker. Naast ervaring komt de nadruk steeds meer te liggen op de competenties, talenten en flexibiliteit van de medewerker waar de deskundigheid tot uitdrukking komt. De krappe en ontgroenende arbeidsmarkt vraagt om innovatieve maatregelen (social media, permanente scholing), aantrekkelijk werkgeverschap en duurzame inzetbaarheid. Directieverslag

8 Wat bieden wij De doelgroep van Eilandzorg zijn ouderen, maar ook anderen die zorg- en dienstverlening nodig hebben bijv. mensen met een verstandelijke beperking of mensen met een NAH ( niet aangeboren hersenletsel) problematiek., die woonachtig zijn in de gemeente Schouwen- Duiveland. In zorgcentrum De Wieken in Zierikzee biedt Eilandzorg intramurale zorg, verblijf en behandeling (financiering: AWBZ). In zorgcentrum De Wieken heeft Eilandzorg een toelating voor 42 voor verzekerden met verblijfsspecificatie psychogeriatrisch algemeen en 22 plaatsen voor verzekerden met verblijfspecificatie somatisch/geriatrisch algemeen. Cliënten krijgen 24-uurs zorg gebaseerd op hun indicatie in hun appartement of in een kleinschalige woongroep. In zorgcentrum De Wieken zijn 2 appartementen voor tijdelijke opname. In zorgcentrum De Wieken wordt de cliënten geestelijke verzorging, wasservice voor kleding en welzijnsactiviteiten geboden en is een winkeltje aanwezig. In samenwerking met woningcoöperatie Zeeuwland heeft Eilandzorg een concept ontwikkeld in wonen, zorg en welzijn: het Nieuwe Vrije. De bewoners van het Nieuwe Vrije huren een woning bij Zeeuwland en ontvangen thuiszorg van Eilandzorg. In 2014 is Mitt Hem (Zweeds voor ons huis) geopend. Een appartementencomplex waar cliënten wonen en waar zware zorg thuis door Eilandzorg geleverd wordt, naast mensen die een lichte ZZP hebben en mensen met een verstandelijke beperking waarbij geestelijke verzorging, wasservice voor kleding en welzijnsactiviteiten geboden wordt. Eilandzorg biedt thuiszorg (financiering: AWBZ, PGB of particulier), hulp bij het huishouden (financiering: WMO of particulier) en ondersteunende en activerende begeleiding van individuen (financiering: AWBZ, WMO, PGB of particulier) in de gemeente Schouwen- Duiveland. Eilandzorg biedt een ouderenrestaurant (financiering: particulier) in zorgcentrum De Wieken waar senioren uit de buurt dagelijks gebruik kunnen maken van het buffet. Eilandzorg biedt welzijnactiviteiten aan voor senioren in Zierikzee, zoals Meer Bewegen voor Ouderen (financiering: particulier). Hoe ziet de organisatie eruit Eilandzorg is een stichting met een eenhoofdige Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. De stichting heeft 2 inspraakhebbende organen: de ondernemingsraad voor de inspraak van de medewerkers en de cliëntenraad voor de inspraak van de cliënten. Eilandzorg hanteert de zorgbrede Governancecode in zijn geheel. Directieverslag

9 Eilandzorg kende in 2014 het volgende organigram: Raad van Bestuur/managementteam De Raad van Bestuur, de heer A.G.M. Pinxteren, bestuurt de organisatie. De Raad van Bestuur wordt hierbij ondersteund door 3 managers; mevrouw T.S. Wolse-de Smit, manager interne bedrijfsvoering, mevrouw J.M.S. Traas-Westdorp, manager zorg en welzijn, en per 1 oktober 2014 dhr. M. van Dijke, manager financiële zaken en beleid, waarmee hij samen het managementteam vormt. De besluiten van de Raad van Bestuur worden in de vergaderingen van het managementteam genomen. De Raad van Bestuur vergadert 2 wekelijks met het managementteam. Indien van toepassing legt de Raad van Bestuur zaken voor aan de Raad van Toezicht, aan de cliëntenraad en de ondernemingsraad. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht heeft 5 leden, zijnde in 2014: mevrouw J.C.J. Du Parand; De heer J.H. Mulder; De heer F.J. Pirard; De heer F. Babijn; en De heer L.J. Lagendijk. Mevrouw Du Parand is voorzitter. De heer Pirard vice-voorzitter. Directieverslag

10 De leden nemen zitting in de Raad van Toezicht voor een periode van 4 jaar. Daarna zijn ze eenmaal herkiesbaar. Er wordt gewerkt met een rooster van aftreden. Het huidige rooster van aftreden is vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht van 26 maart Lid Periode Treedt af Herkiesbaar Mevrouw J.C.J. Du 2 e Nee Parand De heer F. Babijn 1 e Ja De heer F.J. Pirard 1 e Ja De heer J.H. Mulder 1 e Ja De heer L.J. Lagendijk 1 e Ja De Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht vergaderden in keer. Daarnaast zijn er 3 adviescommissies samengesteld binnen de Raad van Toezicht: een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een bouwcommissie, waarmee de Raad van Bestuur vergadert. In de vergadering van 16 december 2014 zijn de heren Pirard en Mulder herbenoemd voor een 2e zittingsperiode. De ondernemingsraad en de Raad van Bestuur hebben de Raad van Toezicht positief geadviseerd in deze. De Raad van Toezicht en de adviescommissies werken volgens reglementen, waarin de verantwoordelijkheden, bevoegdheden, werkwijzen en protocollen zijn vastgelegd. In het reglement Raad van Toezicht is ook een profiel voor de leden van de Raad van Toezicht opgenomen, waarin specifiek wordt genoemd dat de leden onafhankelijk moeten zijn en in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze belang hebben bij de stichting, voorheen tot de Raad van Bestuur hebben behoord of een arbeid- of toelatingsovereenkomst hebben of hebben gehad. Bij de selectie van nieuwe leden voor de Raad van Toezicht wordt specifiek gekeken naar de kennis en ervaring van de leden om een zo goed mogelijk verdeling te krijgen van aandachtsgebieden en deskundigheid binnen de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht heeft jaarlijks overleg met de accountant. In de vergadering worden de jaarcijfers en de accountantsverklaring gepresenteerd door de accountant ter goedkeuring van de jaarrekening door de Raad van Toezicht. Op 20 mei 2014 heeft Raad van Toezicht de jaarrekening goedgekeurd. Jaarlijks is er een themabijeenkomst met de Raad van Toezicht, de Raad van Bestuur, de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Daarnaast schuift de Raad van Toezicht eenmaal per jaar aan bij een overlegvergadering van de bestuurder en de Clientenraad en van de bestuurder met de ondernemingsraad. Op 3 april 2014 is de Raad van Toezicht aangeschoven bij de overlegvergadering van de Raad van Bestuur en de cliëntenraad. Op 27 mei 2014 is de Raad van Toezicht aangeschoven bij de overlegvergadering van de Raad van Bestuur en de ondernemingsraad. De Raad van Toezicht evalueert eenmaal per jaar haar eigen functioneren. Dit heeft op 21 oktober 2014 plaatsgevonden. Directieverslag

11 De remuneratie commissie houdt een beoordelingsgesprek met de Raad van Bestuur. Op 21 januari 2015 heeft de remuneratiecommissie het jaarlijks functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur gehouden over De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een honorarium voor hun werkzaamheden. Dit is vastgelegd in een vergoedingsregeling ,-- bruto per jaar voor de voorzitter en 3.750,-- bruto per jaar voor de overige leden. Daarnaast is er een budget beschikbaar voor deskundigheidsbevordering. Cliëntenraad Eilandzorg Schouwen-Duiveland heeft op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) een cliëntenraad ingesteld. Hierin is vastgesteld dat de cliënten van instellingen in de ouderen-, gezondheids- en welzijnszorg inspraak hebben door middel van een cliëntenraad. De wet wil mensen die afhankelijk zijn van zorg, invloed geven op de zorgverlening. De cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van mensen die op de zorg van Eilandzorg Schouwen-Duiveland zijn aangewezen. De cliëntenraad overlegt daarover met de Raad van Bestuur en denkt mee over onderwerpen die voor cliënten van belang zijn. Dat is belangrijk, want de cliëntenraad is namelijk de enige binnen de zorg- en dienstverlening die kan praten vanuit de ervaring van cliënten en voor cliënten. Eilandzorg stelt materiële middelen beschikbaar zoals een vergaderruimte, een kopieerapparaat en een budget. Samenstelling van de cliëntenraad De cliëntenraad streeft naar een zodanige samenstelling van de cliëntenraad dat een redelijke vertegenwoordiging wordt verkregen van de cliënten van de instelling. De cliëntenraad mag uit maximaal vijf leden bestaan, welke drie kiesgroepen vertegenwoordigen. Om tot een goede verhouding te komen streven we ernaar om een volgende zetelverdeling te verwezenlijken: - Verpleeghuiszorg De Wieken 2 leden; - Thuiszorg De Wieken 2 leden; - Locatie Mitt Hem 1 lid Kiesgerechtigd zijn de personen die cliënt zijn in de instelling. Indien de cliënt hiertoe niet bij machte is, dan is een familielid van de cliënt tot in de derde graad hiertoe bevoegd. In januari is gestart met vier personen in de cliëntenraad: Wil Alkemade, onafhankelijk voorzitter; Wim Joppe, namens locatie de Wieken; Arnold Schiettekatte namens locatie de Wieken; Marike Bolle als secretaris van de raad. Er waren op 31 december 2014 nog drie vacatures open, te weten één namens locatie Mitt Hem en twee namens de Thuiszorg. Vergaderingen / activiteiten In het jaar 2014 is de cliëntenraad twaalf keer bij elkaar geweest voor een vergadering. Deze vergaderingen waren zes keer een overlegvergadering met de Raad van Bestuur en zes keer een cliëntenraadsvergadering. Directieverslag

12 Op 3 april 2014 is de Raad van Toezicht aanwezig geweest tijdens een overlegvergadering. Tijdens deze jaarlijkse ontmoeting worden de werkzaamheden van beide raden met elkaar besproken en kunnen er vragen aan elkaar gesteld worden. In januari heeft de cliëntenraad in overleg met de Raad van Bestuur een wijziging aangebracht in het reglement cliëntenraad aangaande de zittingsduur en het moment en de reden van aftreden van de leden. Als gevolg hiervan is ook het huishoudelijk reglement cliëntenraad aangepast. In februari heeft de cliëntenraad een informatiemiddag voor doven en slechthorenden georganiseerd. In 2014 heeft de cliëntenraad zich sterk gemaakt voor verbetering van de kerkuitzendingen via de Wiekenzender. Er waren klachten over het geluid en de beeldkwaliteit. In 2014 heeft één van de leden van de cliëntenraad deelgenomen aan een cursus over mantelzorgbeleid. Eén van de leden van de cliëntenraad heeft zitting in de signaalgroep van de WMO. Aandachtspunten in 2014 zijn: medicijnuitgifte en mantelzorgovereenkomst. Deze twee punten gaan in 2015 door als aandachtspunten. De cliëntenraad heeft inzage gekregen in het rapport van in voor zorg en heeft hierover gedachten uitgewisseld met het bestuur. In het najaar heeft de cliëntenraad een brief met folder gestuurd naar cliënten van de thuiszorg om meer bekendheid te krijgen onder de mensen in deze doelgroep. Ook zijn er in 2014 mensen benaderd zitting te nemen in de cliëntenraad. Helaas hebben zij dit verzoek afgewezen. In 2015 zal dit opnieuw ter hand worden genomen. Adviezen De volgende adviezen/zaken zijn verleend: - Begroting Jaarrekening Nieuwbouw Mitt Hem - Cameratoezicht - Deelname in sollicitatiecommissie voor manager financiën - Spaarsysteem voor uitjes bewoners Ondernemingsraad Eilandzorg heeft op basis van de Wet op de ondernemingraden een ondernemingsraad ingesteld. De ondernemingsraad stelt zicht ten doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de medewerkers van de organisatie. Eilandzorg draagt zorg voor voldoende faciliteiten die de ondernemingsraad in staat stellen om goed te functioneren. Dit zijn uren, deskundigheidsbevordering, informatiemateriaal en materiële ondersteuning (vergaderruimte, koffie, papier, apparatuur). Tweemaal per jaar gaat de ondernemingsraad op cursus ter ondersteuning en kennisvergaring. De Directieverslag

13 ondernemingsraad vergadert iedere maand. De ondernemingsraad en de Raad van Bestuur vergaderen 10x per jaar. In deze vergadering informeert de Raad van Bestuur de ondernemingsraad over lopende zaken en nieuwe ontwikkelingen. In 2014 heeft de OR verkiezingen gehouden. Er was één vertrekkend en één herkiesbaar lid. De ondernemingsraad bestond in 2014, tot november, uit de volgende 5 leden, zijnde: Mevrouw H. Vijverberg (voorzitter) vertrekkend lid Mevrouw I. Koopman (vice-voorzitter) herkiesbaar lid Mevrouw L. Geerts (secretaris) Mevrouw E. den Engelsman Mevrouw T. Gieskes Vanaf november 2014 bestaat de OR uit de volgende leden: Mevr. T. Gieskes (voorzitter) Dhr. L. Verhaak (vice-voorzitter) Mevr. L. Geerts ( (secretaris) Mevr. R. den Engelsman Mevr. I. Kostense De Raad van Bestuur heeft in 2014 de volgende onderwerpen in de overlegvergadering met de ondernemingsraad ingebracht: - Cameratoezicht - RIE - Nieuwbouw/NAH - Sollicitaties Mitt Hem persoonlijk begeleiders - Planning/roosteraar - Functie omschrijving geriatrisch verpleegkundige - Vergoeding parkeergeld/tol - In voor Zorg traject - Ziekteverzuim - Kwaliteit - Jaarrekening Scholingsbeleid Verlofbeleid - Sollicitatiecommissie Manager Financiële zaken - Verplichte vrije dagen Herbenoeming RvT leden - Inkoop Begroting Organogram/portefeuilleverdeling managementteam - Kwartaalcijfers - E-learning - Zelfsturende teams - Inspectiebezoek - Pilot roostervoering Mitt Hem In alle gevallen heeft de ondernemingsraad positief geadviseerd. De ondernemingsraad heeft de Raad van Bestuur ongevraagd geadviseerd inzake: Directieverslag

14 - Onrust medewerkers - Budget scholing OR - Communicatie met medewerkers en OR In alle gevallen heeft de Raad van Bestuur actie ondernomen door de zaak te onderzoeken en zowel de ondernemingsraad en het betreffende personeel te informeren. Directieverslag

15 Hoe staan we er financieel voor Een van de beleidsdoelstellingen die Eilandzorg heeft geformuleerd is een financieel gezonde organisatie te willen zijn en te willen blijven. De begroting voor 2014 sloot met een positief resultaat van ,-. In werkelijkheid is er in 2014 een negatief resultaat bereikt van ,-. Dit resultaat bestaat uit ,- tekort op de exploitatie AWBZ respectievelijk 713,- tekort op de exploitatie WMO. Het verschil tussen resultaat en begroting 2014 valt te verklaren door: 1. Hogere personele lasten a. kosten voor ziektevervanging b. opstart van onze 2 e zorglocatie Mitt Hem 2. Het niet realiseren van 75% van de begrootte PGB omzet 3. Onder dekking van de huuropbrengsten van Mitt Hem. De reserve aanvaardbare kosten (AWBZ) eindigt per 31 december 2014 op ,-- en de reserve WMO eindigt op ,-- negatief. Het is belangrijk dat Eilandzorg een toereikend reserve opbouwt gelet op het feit dat we te maken krijgen met integrale tarieven voor alle producten. Het risicoprofiel van Eilandzorg neemt hierdoor toe. Vanaf 2012 is er al een (deel)risico over de kapitaalslasten (afschrijvingskosten, rente, huur e.d.). Bij het niet halen van de beoogde productie kunnen aanzienlijke tekorten ontstaan die uit de reserves betaald dienen te worden. Een goed voorbeeld is de budgetafspraak WMO 2015, prijs x productie is op deze diensten komen te vervallen en vraagt andere interne beheermaatregelen van de organisatie. Een goed RAK beleid is dan ook essentieel. Eilandzorg heeft als doel om een RAK te hanteren van circa 20% van de bedrijfsopbrengsten. In 2014 bedraagt deze 20,7%. Resultaatratio Resultaatratio (nettoresultaat gedeeld door de totale opbrengsten van de betreffende activiteiten) Vorig jaar Verslagjaar Resultaatratio: AWBZ-gefinancierde resultaten 1,559-0,0505 Resultaatratio: niet Zvw- en niet-awbz-gefinancierde resultaten -0,441-0,0020 Liquiditeit Liquiditeit Vorig jaar Verslagjaar Quick ratio (vlottende activa inclusief liquide middelen) 2,466 1,347 Current ratio (vlottende activa exclusief liquide middelen) 0,439 0,237 Solvabiliteit Solvabiliteit Vorig jaar Verslagjaar Solvabiliteit (totaal eigen vermogen / balanstotaal) 66,603 55,113 Solvabiliteit (eigen vermogen / totaal opbrengsten) 24,746 18,957 Directieverslag

16 Vooruitkijken in 2015 Voor 2015 is de begroting vastgesteld op een positief resultaat van ,--. In de begroting is rekening gehouden met aan aanzienlijke PGB omzet en een 90% bezetting van de locatie Mitt Hem. In de eerste kwartaal rapportage 2015 blijkt dit resultaat niet wordt behaald door de volgende factoren: 1. Omzet PGB zal slechts voor 25% worden gerealiseerd door het bekend worden dat Eilandzorg als intramurale instelling geen nieuwe PGB s mag leveren. 2. Locatie Mitt Hem op dit moment nog niet volledig bezet (75%). 3. Er is sprake van een aanzienlijke (tijdelijke) onderproductie op locatie de Wieken in het eerste kwartaal 2015: 14 cliënten overleden (30,4%), en inmiddels is de wachtlijst daardoor tijdelijk opgedroogd. Het management en bestuur treft op dit moment maatregelen om deze effecten het hoofd te bieden. Wat zijn de risico s en onzekerheden De risico s en onzekerheden zijn in 2014 verder toegenomen. Het voorgenomen beleid van de regering geeft veel onzekerheid in onze sector. Vooral bezuinigingen in de thuiszorg en de afbouw van capaciteit ten opzichte van een groeiend aantal ouderen. Eigen kracht en eigen regie lijken de toverwoorden in dit geheel om de problemen aan te pakken. Eilandzorg is zich bewust van deze ontwikkelingen, maar zal hierin haar eigen koers varen. Kleinschalige organisaties hebben de toekomst. Een gezonde financiële positie, kwalitatief goede zorg en dienstverlening bieden en het bieden van een gezonde werksfeer zullen bijdragen aan een bestendige toekomst. De (te) grote regeldruk en verantwoording blijven zorgelijk. Laten wij als zorginstelling blijven bij de bedoeling: wonen, zorg en welzijn bieden aan diegene die dit nodig hebben met professioneel personeel. Zij, het personeel, moet voldoende vrijheid hebben om hun vak te kunnen blijven uitoefenen. De risico s die de organisatie ondervindt zitten vooral op het gebied van een hoog ziekteverzuim (vooral de langdurig zieken), bezetting Mitt Hem, bezetting de Wieken en de productieafspraken met het zorgkantoor. In de wijkverpleging zal een overproductie niet vergoed worden door de zorgverzekeraar, maar Eilandzorg wordt wel geacht te leveren (contractueel vastgelegd). Onzeker is op welke wijze de inkoop van de zorgverzekeraars zullen zijn t.a.v. de wijkverpleging. Er wordt onderzocht of enkele kleine Zeeuwse zorgaanbieders geen consortium kunnen vormen om gezamenlijk te kunnen inkopen. Eilandzorg participeert in dit overleg. Binnen Eilandzorg is welzijn belangrijk in relatie tot wonen. Vanuit de vraag van de cliënt wordt een welzijnsprogramma ontwikkeld. Een vorm die gebruikt wordt om in gesprek te komen met cliënten is het zogenaamde keukentafelgesprek dat 1 maal per maand plaatsvindt. Door de bezuinigingen in de zorg is het een uitdaging het welzijn voldoende aandacht te geven. Verder zal het vastgoed de nodige aandacht blijven vragen. Locatie de Wieken voldoet al jaren niet meer aan de norm voor ouderenhuisvesting. In 2014 zijn 32 nieuwe appartementen opgeleverd in locatie Mitt Hem. Hier kwamen 6 bewoners met een verstandelijke beperking wonen en maximaal 22 bewoners met een lichamelijke beperking of Directieverslag

17 lage zzp. Eind van het jaar was er nog een substantiële leegstand door ondermeer het niet kunnen leveren van PBG. Het concept spreek potentiële bewoners aan, maar door verschillende redenen (financieel, huis niet kunnen verkopen enz.) maakt het dat de verhuizing langer op zich laat wachten dan voor ons wenselijk is. Het afgekeurd pand de Wieken zal in samenwerking met Woonzorg Nederland een vernieuwend concept moeten krijgen. Eind 2014 zijn de gespreken hierover verder gegaan. De houding van Woonzorg Nederland is hierin constructief. Maatschappelijk aspecten van ondernemen Eilandzorg wil als organisatie maatschappelijk betrokken zijn. Dit komt naar voren in het te voeren beleid en de opstelling naar buiten toe. Eilandzorg wil milieubewust zijn door de manier waarop zij omgaat met energie, water, afvalafvoer en de keuze voor duurzame producten. Eilandzorg wil door een aantrekkelijke werkgever te zijn en een leerplek voor opleidingen, stages en maatschappelijke stages een economische meerwaarde zijn voor de samenleving. Samen met de samenwerkingspartners participeert Eilandzorg in vele projecten in het kader welzijn, gezondheidszorg en leefbaarheid in de gehele gemeente Schouwen- Duiveland. Interne beheersing processen en procedures De bedrijfsvoering van Eilandzorg is helder van opzet. Er is een procesbeschrijving van het administratief proces en de daarbij noodzakelijke controles (AO&IC). De medewerkers van de EAD zijn verantwoordelijk voor hun werkproces cliënt en beheer. Door administratieve ondersteuning van de HEAD kan dit proces beheerst worden. De accountant verzorgt de controle van de jaarrekening en de interne processen. In de managementletter 2014 concludeert de accountant dat Eilandzorg in control is. Maar er staat wel veel werk nog te wachten om op de toekomst voorbereid te zijn. De interne beheersing op zowel organisatie- als procesniveau zijn van toereikend niveau. Eilandzorg heeft de ambitie de interne beheersing naar een hoger niveau te brengen. Kwaliteitsbeheersing Kwaliteit van diensten: Eilandzorg heeft in 2008 het HKZ certificaat behaald. In 2011 hebben we een certificaat voor 3 jaar behaald bij Certificatie in de Zorg gebaseerd op ISO9001. In 2014 is er een her audit controle geweest, met een positief resultaat. Er is een kwaliteitsmanagement systeem dat wordt beheerd door een kwaliteitsmedewerker en gecontroleerd door de certificerende instelling gedurende de jaarlijkse audit. Kwaliteit van zorg: In 2014 heeft Eilandzorg een cliënt ervaringsonderzoek laten doen met de systematiek van de CQ index. De uitkomst was zeer positief. De uitkomst is via de website te bekijken. De uitkomst van het cliënttevredenheidsonderzoek heeft ook verbeterpunten aangegeven. Hiervoor is een plan van aanpak opgesteld i.s.m. de Clientenraad Mochten cliënten klachten hebben over de zorg dan kunnen zij terecht bij de klachtenfunctionaris. Deze functionaris heeft geen banden met Eilandzorg, is onafhankelijk en werkt geheel zelfstandig. Cliënten kunnen zich rechtstreeks tot de klachtenfunctionaris wenden. De klachtenfunctionaris heeft regelmatig overleg met de Raad van Bestuur en brengt eventueel een advies uit aan de Raad van Bestuur. Directieverslag

18 Daarnaast is Eilandzorg is aangesloten bij Klachtencommissie Zeeland en De Geschillencommissie. Kwaliteit van werk: Eilandzorg wil een aantrekkelijke werkgever zijn door te werken vanuit onze kernwaarden: Wederzijds respect, vertrouwen,deskundigheid en persoonlijke aandacht. Er is een open communicatie, de inbreng van medewerkers wordt ondermeer vorm gegeven in de personeelsvergadering, die 2 maal per jaar worden gehouden. Scholing is een permanent aandachtsgebied voor de organisatie. Het personeel bijscholen, het verhogen van competenties is een belangrijk onderdeel van het personeelsbeleid. In 2014 heeft Eilandzorg een medewerkers tevredenheidonderzoek laten uitvoeren. Uit het medewerker tevredenheidonderzoek via de Benchmark van Actiz zijn actiepunten geformuleerd en wordt een plan van aanpak beschreven en uitgevoerd. Informatievoorziening in en extern Eilandzorg heeft intranet voor de medewerkers. Via intranet worden medewerkers en vrijwilligers van Eilandzorg geïnformeerd over lopende zaken. Hierop staan belangrijke beleidsstukken, notulen van personeelsvergaderingen en teamoverleggen en de maandelijkse nieuwsbrief met alle ontwikkelingen op het gebied van het personeelsbestand, ziekteverzuim, beleid etc. Daarnaast wordt gewerkt met een elektronisch cliëntendossier. Hierin staan alle gegevens van cliënten en hierin kunnen medewerkers rapporteren. Zowel de medewerkers die intramuraal werken, als de medewerkers die extramuraal werken hebben altijd toegang tot dit systeem. De medewerkers extramuraal doen dit via de Smartphone. Eilandzorg heeft een website met informatie voor cliënten. Bestaande cliënten informeert Eilandzorg bij ontwikkelingen via een mailing of door het organiseren van informatiebijeenkomsten. Automatisering Eilandzorg heeft veel processen geautomatiseerd. Het berichtenverkeer met het zorgkantoor, de salarisadministratie, de planning en het cliëntendossier. In de toekomst zullen we nog meer processen gaan automatiseren. In 2014 is het aanvragen van medicatie bij de apotheek door de specialist ouderengeneeskunde en de personeelsadministratie gedigitaliseerd. Directieverslag

19 Hoe gaan we de toekomst in Eilandzorg gaat zich richten op 4 thema s, zijnde: 1. de cliënt; 2. de medewerker; 3. de interne bedrijfsprocessen; en 4. de omgeving. De onderwerpen komen terug in de koninginnenrit, het ondernemersplan van Eilandzorg en hieraan gekoppeld het projectplan gewoon doen.(vanuit in voor zorg) Om de cliënt zijn regie te laten behouden is Eilandzorg gestart met het project Gewoon..doen. Omdat Eilandzorg snel merkte dat dit een omvangrijk traject was, is er gekozen om een In voor Zorg traject te starten. Eind 2014 is de goedkeuring rond gekomen en is Eilandzorg op twee onderdelen van de organisatie gaan inzoemen. De bedrijfsvoering, om financieel gezond te blijven en het vormen van zelfstandige teams om de verantwoordelijkheden laag in de organisatie te leggen. Er is een coach van In voor Zorg gekomen. Intern is er voor de komende 1 ½ jaar een projectleider aangesteld. De voorbereidingen zijn in 2014 gestart en krijgen in 2015 zijn uitvoering. De cliënt van morgen is niet de cliënt van vandaag. De nieuwe cliënt wil vraagsturing, duidelijke afspraken en service gerichte medewerkers. Verder stelt de nieuwe cliënt eisen aan de woonomgeving; voldoende ruimte in de woning en aantrekkelijke inrichting en leefomgeving. Door meer zorg en dienstverlening aan huis te leveren wil Eilandzorg inspelen op de vraag van de cliënt om langer thuis te blijven wonen. Dit alles wil Eilandzorg realiseren door een zo groot mogelijke participatie van de cliënt bij het proces. De relatie met de cliënt wordt als het meest waardevol beschouwd (customer intimacy). Omdat Eilandzorg cliënten willen bedienen met producten, diensten en andere toegevoegde waarde die zo precies mogelijk voorzien in de behoefte van de cliënt en wel op het moment en de plaats dat de behoefte ontstaat, moeten we kennis hebben over en blijven communiceren met de cliënt. Eilandzorg wil nu en in de toekomst een belangrijke speler blijven in de gemeente Schouwen-Duiveland voor welzijn- en zorgdienstverlening aan de inwoners die ondersteuning nodig hebben in hun zelfredzaamheid. Eilandzorg ziet vooral kansen in de zorg voor psychogeriatrische bewoners. Door de verwachte vergrijzing in deze gemeente zal deze groep ouderen groeien. Wij willen hierop inspelen door kleinschalige woonvormen te ontwikkelen voor deze doelgroep. In de thuiszorg wil Eilandzorg veel meer wijkgericht gaan werken in samenwerking met de woningbouwvereniging en de welzijnsorganisatie. In eerste instantie zullen projecten gestart worden in Zierikzee. Later kan gekeken worden naar andere gebieden in de regio. Door de gewijzigde kijk op zorg, zowel van de zorgvrager als van de zorgaanbieder, wil Eilandzorg het aanbod afstemmen op de verschillende doelgroepen. De doelgroep bepaalt wat Eilandzorg gaat doen. Dit is een duidelijke wijziging in de strategie. De financiering van de verschillende diensten is een bedreiging voor Eilandzorg. Afnemers van de diensten zullen steeds meer geconfronteerd worden met eigen bijdrage. De financiers zullen gedreven door bezuinigingen de vergoedingen gaan verminderen en hogere eisen stellen aan de diensten die geleverd worden. De wijze van verantwoorden naar de financiers wordt een steeds grotere administratieve belasting waar kosten aan verbonden zijn. De toetreding van andere aanbieders van zorg is voor onze kleine organisatie zowel een kans als een bedreiging. Door een duidelijk focus te maken op de diensten die wij willen leveren, met hiernaast een duidelijk customer intimicy strategie, kan Eilandzorg zich onderscheiden Directieverslag

20 van de concurrentie. Het risico zit vooral in de concurrentie van grote organisaties. Er is een initiatief om te kijken of er meer samengewerkt kan worden met kleine zorgaanbieders uit de regio om risico s te spreiden, personele deskundigheid te vergroten en voordeel te behalen door schaalgrote met betrekking tot bijvoorbeeld inkoop. De ontwikkeling van Mitt Hem en t Nieuwe Vrije geeft Eilandzorg kansen om het wonen een belangrijke plaats te geven in het leven van mensen die zorg en welzijn nodig hebben. Directieverslag