Quick Input Handleiding

Transcriptie

1 Quick Input Handleiding Leer KineQuick gebruiken in 10 eenvoudige stappen! Welkom in de verklarende gids van KineQuick, het gehomologeerde softwarepakket, speciaal voor u ontwikkeld. In tien stappen leggen we u het gebruik van de Quick Input uit. Een methode die u toelaat om snel uw administratieve taken uit te voeren. Quick Input is ontwikkeld voor kinesitherapeuten die liever nog met hun schriftelijke agenda werken en vervolgens in het weekend of na de uren hun administratie onder handen nemen. Indien u liever de agenda gebruikt om uw planning bij te houden, bekijk dan even onze verklarende gids die de agenda behandelt. Werkblad Quick Input Stap 1: vertrouwd worden met uw werkblad Stap 2: nieuwe patiënt aanmaken Stap 3: nieuw voorschrift aanmaken Stap 4: behandeling inbrengen Stap 5: schriftelijk verslag aanmaken Patiënt Boekhouding Stap 6: per dag of per voorschrift werken Stap 7: vertrouwd worden met het patiëntendossier Stap 8: patiëntenfiche aanpassen Stap 9: voorschrift aanpassen Stap 10: uw boekhouding beheren KineQuick Helpdesk tel (van 9 tot 21 uur tijdens werkdagen) helpdesk@kinequick.be KineQuick: Quick Input Handleiding

2 Stap 1: vertrouwd worden met uw werkblad KineQuick zorgt ervoor dat uw werkblad speciaal voor u in een systematische volgorde is ontworpen. Bekijk de afbeelding hieronder en de 7 belangrijkste werkruimtes. Deze stap bevat een gedetailleerde uitleg over het scherm dat KineQuick u voorlegt. 1. Kalender 3. Menu 4. Actieve therapeut 2. Werkbalk Werkblad 6. Uw werkblad: a) Quick Input b) Patiëntenfiche c) Boekhouding 5. Patiëntenlijst 7. Behandelingsschema In het menu (nr 3), kan u uw software personaliseren Bestand - Instellingen. Bijvoorbeeld: door de automatische vragen te definiëren, door uw vennootschapsgegevens in te brengen. U kan ook de manier wijzigen waarop u uw attesten of behandelingen administreert.

3 1. Kalender Zit je op een verkeerde datum (maand, jaar), klik meteen op vandaag om naar de juiste datum te springen. U kan ook heel eenvoudig de maand of het jaar wijzigen door meteen te klikken op de maand of het jaar zelf. 2. Werkbalk De werkbalk bevat de meest voorkomende functies. Onderstaand vind u een uitleg van de afbeeldingen Zoek een contact- Vind de naam van een patiënt, dokter, mutualiteit of een andere instelling in onze database. Verberg/toon de inactieve patiënten in uw patiëntenlijst. Aanmaken van een getuigschrift- Selecteer de gewenste patiënt en klik op dit icoon om uw geld of onbetaalde bedragen te ontvangen. Invoeren van betaling- electeer de gewenste patiënt en klik op dit icoon om uw geld of onbetaalde bedragen te ontvangen. Identiteitskaart- Plaats identiteitskaart van uw patiënt in de kaartlezer en klik hier op om alle informatie (incl. pasfoto) in KineQuick te brengen. Supplementen- Klik hier om een rekening te maken van uw verkochte supplementen of een behandeling zoals osteopatie. Kinesitherapeutisch verslag- Klik hier om bijkomende aantekeningen aan te vullen. Documenten- Stel een brief op of maak een financieel rapport, u kan kiezen uit een hele reeks modellen. Physiotools- Start PhysioTools op met de gegevens van de actieve patiënt. PhysioTools is een oefenprogramma waarmee u handige oefenschema s voor de patiënt opstelt. Sluit- Klik hier om KineQuick af te sluiten. U zal gevraagd worden om een backup te nemen. 3. Menu Het menu bevat alle beschikbare opties in KineQuick. 4. Actieve therapeut Toont aan welke kinesist er aan het werk is. Als er meerdere therapeuten in het programma werken, kan u hier een andere therapeut aanduiden. 5. Patiëntenlijst Hier worden al uw patiënten weergegeven. Selecteer met een klik de gewenste 6. Uw persoonlijk werkblad: patiënt. a) Quick Input Creër hier uw patiëntenfiche, uw medische verslagen en boek hier snel en eenvoudig uw behandelingen per dag of per voorschrift. Het voordeel van Quick Input is dat het u toelaat om de hele administratie van één voorschrift in minder dan 2 minuten af te ronden. b) Patiëntenfiche Raadpleeg en wijzig de informatie van de geselecteerde patiënt. U hebt hier toegang tot de voorschriften, historiek en de getuigschriften van deze patiënt. Boekhouding: U vindt hier de lijst van alle getuigschriften. Werkblad c) Boekhouding U vindt hier de lijst van alle getuigschriften. 7. Behandelschema KineQuick toont alle behandelingen van de aangeduide dag in een overzichtelijk schema. Dit overzicht kan als uw dagboek beschouwd worden.

4 Stap 2: Nieuwe patiënt aanmaken Maak in slechts 3 stappen een nieuwe patiënt aan. Enkel de naam en voornaam zijn noodzakelijk. De overige gegevens kan u blanco laten of later aanvullen. Voor een compleet dossier is het beter dat u zoveel mogelijk invult. Onderaan deze pagina vindt u meer details. 1. Klik in het zoekveld en plaats er de naam van je patiënt. Druk dan op ENTER. 2. Daarna vervolledig je de gegevens van je patiënt. 3. Vervolgens slaat u uw patiëntenfiche op. De naam van uw patiënt zal aan de linkerkant in de patiëntenfiche toegevoegd worden. Quick Input Om een nieuwe patiënt aan te maken, plaats je zijn/haar familienaam in het zoekveld, zoals hierboven vermeld. Dit zoekveld kan ook gebruikt worden om een al bestaande patiënt te zoeken. Noteer de voor- of achternaam in het zoekveld en de software zoekt voor u uw patiënt in de database. De steden en postcodes zitten allemaal in KineQuick. D.w.z. dat vanaf het moment dat u de naam begint in te geven, de bestaande steden en of postcodes al tevoorschijn komen op het scherm. Alle mutualiteiten staan ook in onze database. Geef het nummer of de naam van de mutualiteit op om ze in de patiëntenfiche te plaatsen. Nadat u op ENTER heeft gedrukt, heeft u de mogelijkheid om een nieuw voorschrift te aan te maken.

5 Stap 3: Nieuw voorschrift aanmaken KineQuick helpt u in 3 eenvoudige stappen om een nieuw voorschrift aan te maken. Onthoudt dat de pathologie, datum van het voorschrift en het aantal behandelingen van belang zijn. 1. Selecteer uw patiënt: Klik op de naam van de patiëntenlijst of gebruik de zoekfunctie (zoals in stap 1). Druk op ENTER. 2. Vervolledig de voorschriftgegevens die de patiënt heeft meegebracht. 3. Klik op Voorschrift opslaan. Hierboven zie je de keuze van verschillende pathologiën. Voor een F of een E-pathologie moet je ook de specifieke situatie in de officiële lijst van het RIZIV aanduiden. Deze lijst komt automatisch op het scherm. Neem de juiste aandoening en klik op OK om te bevestigen. Bij Type voorschrift bepaalt u of de mutualiteit de kosten terugbetaalt of dat het om een niet-verzekerde/verzekerde patiënt gaat. Vervolgens klikt u op het pijltje dat aangegeven is onder Datum voorschrift en kiest u, met uw muis, de gewenste datum. Daarna bepaalt u het aantal behandelingen en de frequentie per week om het voorschrift zo correct mogelijk in te voeren. Quick Input Onder Nomenclatuur vindt u het nummer dat gekoppeld is aan de gekozen pathologie. Merkt u dat u toch een ander nomenclatuurnummer nodig heeft, dan wijzigt u deze door op het pijltje te drukken. KineQuick bevat alle Belgische geneesheren. Deze kan u vinden in onze dokterlijst. U hoeft alleen een gedeelte van zijn familienaam in te geven en op ENTER te drukken. De lijst van alle dokters met de naam die u heeft ingebracht, wordt getoond. Dubbelklik op de arts die u nodig heeft in het voorschrift. Tot slot kan u de diagnose van uw patiënt invullen.

6 Stap 4: Behandeling inbrengen Deze stap begeleidt u in het boeken van een behandeling in KineQuick. Laten we een courante pathologie nemen als voorbeeld. Als u de vorige stap heeft uitgevoerd (het aanmaken van een voorschrift) kan u meteen naar punt 2 gaan omdat uw patiënt al geselecteerd is. 1. Selecteer de gewenste patiënt in uw lijst of zoek in het zoekveld zoals in stap Bevestig het nomenclatuurnummer, de honoraria en het uur van de behandeling. Deze kan u aanpassen indien nodig. 3. Klik op Behandel. 4. De behandeling verschijnt rechts van u op het scherm in het dagoverzicht. Quick Input Dit scherm maakt het mogelijk om patiënt- en voorschriftgegevens te raadplegen. Klik op de onderlijnde naam van de patiënt of op details van het voorschrift (dat ook onderlijnd is), om het te kunnen bekijken en te wijzigen. Heeft u het juiste nomenclatuurnummer niet? Verwijder het huidige nummer en druk op de spatiebalk op je toetsenbord om alle toepasselijke nummers te zien. De lijst die u aan uw rechterkant ziet, geeft alle behandelingen voor die bepaalde dag weer. Om een andere dag te kunnen zien, klik je op de gewenste datum in de kalender. Aan de hand van de automatische voortgang, helpt KineQuick je door deze stappen heen. Bijvoorbeeld: als de geselecteerde patiënt nog geen voorschrift heeft, stelt KineQuick voor om een voorschrift aan te maken. Logisch, want we moeten eerst een patiëntenfiche met voorschrift opslaan voordat we hem/haar een behandeling kunnen doorboeken. Bekijk stap 2 en 3 voor meer informatie.

7 Stap 5: Schriftelijk verslag aanmaken In deze stap leggen we uit hoe KineQuick u helpt met het aanmaken van een bilan door de behandelingen heen. In het geval van een F- of E pathologie, stelt KineQuick je voor om een bilan en de kennisgeving aan te maken bij het boeken van de eerste behandeling. 1. Boek de eerste behandeling van een F of een E pathologie en kijk naar het verzoek om een bilan te activeren. Wilt u het meteen aanmaken? Klik dan meteen op OK. Verkiest u om het verslag later aan te maken, dan kan dat altijd. Je hebt altijd toegang tot het kinesitherapeutisch verslag via het icoontje dat op je werkbalk is weergegeven. Zie meer informatie over werkbalk in de eerste stap. 2. Als u op OK heeft geklikt (of op het icoontje), verschijnt er een nieuw venster met invoervelden om je notities in te geven voor het startbilan. 3. Klik op deze velden om informatie toe te voegen waar nodig 4. Sluit dit venster of maak een afdruk van het rapport. 5. Meteen nadat u het venster heeft gesloten, presenteert KineQuick u de kennisgeving voor de pathologie die u heeft geselecteerd. 6. Als u een printer heeft, kunt u dit document afdrukken om naar de mutualiteit te sturen. U vindt ook een printicoon in de werkbalk. 7. Om terug naar KineQuick te kunnen gaan, dient u dit document te sluiten. Na het aanmaken van een bilan zie je rechts op het scherm dat er 2 behandelingen voor die patënt zijn weergegeven. Eén is voor de behandeling en het ander voor het aanmaken van een bilan. Als u verkiest om het bilan later aan te maken en in rekening te brengen, kies dan NEE wanneer u voorgesteld wordt om het bilan te activeren. Quick Input Gebruik het icoontje in de werkbalk om op elk moment notities bij te voegen. Wanneer het scherm van het kinesitherapeutisch verslag open staat, heeft u de mogelijkheid om het af te drukken. De kennisgeving is al ingevuld met de patiëntgegevens (zoals u deze heeft ingebracht in zijn fiche). Zie stap 8 voor verdere informatie i.v.m. het wijzigen van de patiëntenfiche.

8 Stap 6: Per dag of per voorschrift werken We weten dat iedere kine een ander manier van werken heeft. Daarom heeft KineQuick de mogelijkheid om per dag of per voorschrift te werken. We gaan ervan uit dat de patiënt al een voorschrift heeft. A) Boek alle behandeling per dag 1. Controleer of u inderdaad de knop Behandeling per dag geactiveerd (oranje kleur) heeft. 2. Selecteer een patiënt in de lijst of in het zoekveld. 3. Klik op Behandel. 4. En volg dezelfde stappen voor alle patiënten die dag. 5. Rechts ziet u de lijst van de geboekte behandelingen voor die dag. U heeft zo een overzicht. Quick Input Deze manier van werken is handig voor kinesitherapeuten die verkiezen om hun administratie op het einde van de dag of in het weekend uit te voeren. Wees ervan bewust dat je de juiste datum hebt aangegeven. Klik meteen op de kalender om de behandelingsdatum te veranderen. Je kan altijd een behandeling verwijderen zolang je nog geen attest hebt gemaakt. Door op Verwijder te klikken verwijder je de behandeling. Als je een attestnummer ziet staan, is het onmogelijk om deze behandeling te verwijderen doordat het attest al gemaakt of afgedrukt is. Dan dient u het attest eerst te verwijderen.

9 Stap 6: vervolg... Deze optie is de meest efficiënte manier om een volledig of gedeeltelijk voorschrift te boeken. B) Boek alle behandelingen van uw voorschrift 1. Klik op Behandeling per patiënt. De knop wordt oranje wanneer het geactiveerd is. 2. U ziet een tweede kalender in uw nieuw venster. 3. Selecteer de patiënt of zoek de patiënt in het zoekveld. 4. Eén klik op je muis in de kalender en je hebt een behandeling geboekt. 5. Ga voort met het klikken op de gewenste data, tot het voorschrift volgeboekt is. Quick Input Tijdens het boeken van behandelingen zie je aan je linkerkant een teller die het aantal behandelingen bijhoudt. Deze geeft het aantal behandelingen weer die al uitgevoerd zijn en nog resteren op het voorschrift. KineQuick zorgt ervoor dat u gewaarschuwd wordt bij het naderen van de limiet door een icoontje dat naast de teller geplaatst is. Een blauw driehoekje komt tevoorschijn in de kalender, ter bevestiging dat u een behandeling heeft geboekt. Verwijder de behandelingen door op verwijderen te klikken of door een tweede maal te klikken op het driehoekje. In de lijst onder deze kalender vindt u alle geboekte behandelingen voor met datum, nomenclatuur, honorarium en behandelende kinesitherapeut. Rangschik de behandelingen op datum door op de hoofding in deze kolom te klikken.

10 Stap 7: vertrouwd worden met het patiëntendossier KineQuick organiseert al uw dossiers onder de tab Patiënt. Deze stap zal u begeleiden in het vertrouwd worden met de functies in het patiëntendossier. Het dossier bevat alle informatie voor de geselecteerde patiënt. Onder andere zijn adres, zijn mutualiteitsgegevens, zijn pathologieteller en de mogelijkheid om deze te wijzigen. 1. Selecteer de patiënt door hem aan te klikken in de patiëntenlijst of door de naam in te typen in het zoekveld. 2. Klik op de tab Patiënt (bovenaan in scherm) om het dossier te openen. U heeft meteen toegang tot het patiëntendossier. Raadpleeg deze afbeelding i.v.m. de 8ste stap waarin uitgelegd wordt hoe u deze gegevens kan aanpassen. Raadpleeg deze afbeelding i.v.m. de 9de stap die het aanpassen van uw voorschrift behandelt. Patiënt Inhoud Patiëntendossier... Het dossier organiseert alle voorschriften, documenten (historiek) en getuigschriften. Aan de hand van de drie tabs in het midden van het scherm kan u deze openen: Voorschriften: Deze tab bevat een lijst met alle voorschriften van deze patiënt. U kan hier ook een nieuw voorschrift aanmaken door op de knop Nieuw voorschrift te klikken. Alle actieve voorschriften zijn aangeduid met een blauwe duimspijker die verdwijnt wanneer het voorschrift afgelopen is. Klik meteen op de voorschrift om alle details te bekijken. Historiek: Hier vindt u alle documenten die gekoppeld zijn aan de patiënt. Hier kan u documenten inscannen, importeren (via een CD bijvoorbeeld), openen, verwijderen en de naam ervan wijzigen. Getuigschriften: Deze tab bevat alle attesten en facturen. Via de knoppen kan een betaling inbrengen, een attest verwijderen/aanpassen of een duplicaat op A4 afdrukken.

11 Stap 8: Patiëntenfiche aanpassen In deze stap tonen we in 5 eenvoudige stappen hoe u de patiëntenfiche aanpast. Ga even terug naar de 7de stap om de afbeeldingen te bekijken. 1. Selecteer de patiënt door hem aan te klikken in de patiëntenlijst of door de naam in te typen in het zoekveld. 2. Klik op de tab Patiënt. 3. Klik op de knop Wijzigen. Zie afbeelding op de vorige pagina. 4. Pas aan of voeg gegevens toe in het overeenkomstige veld. 5. Klik op Opslaan. Om er even dieper op in te gaan... Drie belangrijke functies binnen dit scherm zijn: de pathologieteller, de einddatum voor de E-pathologie en de functie derde betaler. a) Pathologieteller: Af en toe komt een patiënt bij u aan terwijl hij al enkele behandelingen heeft gehad op zijn voorschrift (bij een andere kinesitherapeut). Dan is het belangrijk dat u aangeeft hoeveel behandelingen deze patiënt al heeft gehad i.v.m. +18 en +60 nummers. Zo houdt KineQuick rekening met het correcte aantal zittingen die de patiënt reeds gehad heeft. Klik helemaal beneden op de link. In het nieuwe scherm voert u de behandelingen in met startdatum. Wanneer u op opslaan klikt, ziet u in de tellers dat het aantal uitgevoerde behandelingen is aangepast. b) Einddatum E-pathologie: Voor een E-pathologie, brengt u hier de einddatum in. Indien u nog geen datum heeft ontvangen, plaatst u hier een voorlopige einddatum. c) Gebruik 3de betaler: Indien u met het 3de betalersysteem werkt, kan u dat in dit scherm aanduiden. U gaat als volgt te werk om deze optie te activeren: Patiënt 1. Ga via het menu naar Data. 2. Klik op Therapeuten. 3. Klik op Wijzigen. 4. Vink het hokje bij 3de betaler aan. 5. Klik op Opslaan, nadien klikt u op sluiten. KineQuick vraagt automatisch om opnieuw op te starten. Vanaf het moment dat de 3de betaler is geactiveerd wordt de 3de betaler automatisch toegepast op alle E-pathologiën. U kan bij de patiënt zelf aangeven in de fiche of dit automatisch, altijd of nooit moet worden toegepast.

12 Stap 9: Voorschrift aanpassen Hoe u uw mediche fiche of uw voorschrift moet aanpassen, leggen we hier uit. U vindt de voorschriften terug onder het tabblad Patiënt en vervolgens in het midden van uw scherm onder de tab Voorschriften. Ga even terug naar de 7de stap voor meer details. 1. Selecteer de patiënt door hem aan te klikken in de patiëntenlijst of door de naam in te typen in het zoekveld. 2. Klik op de tab Patiënt. 3. Klik meteen op het gewenste voorschrift onder Voorschriften. 4. Zie het nieuwe scherm dat u alle voorschriftgegevens toont. 5. Klik op de knop Wijzigen. 6. Pas aan of voeg gegevens toe in het overeenkomstige veld. 7. Klik op Opslaan. Patiënt Door op het voorschrift te klikken, verschijnt er een nieuw scherm die u alle voorschriftdetails toont. Alle uitgevoerde behandelingen voor dit voorschrift worden chronologisch weergegeven in een lijst onder de tab Detail. Klik op een behandeling om ze vervolgens aan te passen of verwijderen. Indien u over een Internetverbinding beschikt, kan u in dit scherm meteen naar de website van het RIZIV gaan. Door op het icoontje van het RIZIV (naast de nomenclatuur) te klikken krijgt u een volledige uitleg over het gekozen nomenclatuurnummer. Wanneer u op Wijzigen klikt, kan u het honorarium voor deze patiënt aanpassen. Klik op het pijltje bij honorarium om een keuze uit volgende opties te maken: percentage, vast bedrag of tegen terugbetaling. U kan het voorschrift ook bereiken via de Quick Input. U selecteert uw patiënt en vervolgens klikt u op Voorschrift detail (onderlijnd). In de 4de stap werd dit behandeld.

13 Stap 10: Uw boekhouding beheren We leggen u hier uit hoe u gemakkelijk uw getuigschriften aanmaakt en organiseert in KineQuick onder de tab Boekhouding. a) Getuigschrift aanmaken: U maakt een attest aan wanneer u zelf wil. Ofwel wanneer KineQuick het u voorstelt in de loop van het voorschrift na elke 10de behandeling of de laatste behandeling van het voorschrift. Om zelf een getuigschrift af te drukken, klikt u op het icoontje in de werkbalk of gaat u naar getuigschrift in het menu. 1. Ofwel klikt u op Ja wanneer de aanmaak van een attest voorgesteld wordt, ofwel klikt u op Getuigschrift aanmaken in de werkbalk. 2. U ziet een nieuw venster dat Getuigschrift heet. 3. Vink de attesten aan die u wil maken. 4. Selecteer uw printer onder Printerkeuze beneden in het venster. Indien u het attest niet wil afdrukken kiest u de optie --geen afdruk Klik op Volgende. U ziet het venster Betaling. 6. Kies de betaalmethode: ofwel betaalt hij contant, ofwel via overschrijving. Verder kan u het nummer van uw attest ook inbrengen. 7. Klik op Print. Boekhouding In het getuigschriftvenster, maakt KineQuick het mogelijk om attesten af te drukken per X aantal behandelingen. Vink het hokje Limiteer ieder getuigschrift tot aan en plaats vervolgens het aantal behandelingen in het vakje. Om de datum van het attest aan te passen dubbelklikt u op de datum. In het betalingsvenster hoeft u slechts eenmaal het getuigschriftnummer in te brengen. Nadien neemt KineQuick automatisch de volgende nummers. Indien u aangeeft dat de patiënt later zal betalen of via overschrijving, dan kan u een overschrijvingsformulier afdrukken. U kan deze formulieren gratis aanvragen bij uw bankinstelling.

14 Stap 10 vervolg... b) Wordt bekend met de tab Boekhouding: Dit onderdeel staat u toe om uw attesten gemakkelijk te organiseren. Ook al maakt u uw attesten nog schriftelijk, u kan ze overzichtelijk inbrengen in de lijst. 1. Klik op de tab Boekhouding. 2. Klik uw selectie aan om de lijst te zien. Kies tussen: Alle getuigschriften Openstaande getuigschriften Uitgaven en diverse inkomsten 3. Gebruik de filter om snel een attest terug te vinden. KineQuick maakt het mogelijk om de lijst te rangschikken volgens één van de hoofdingen: attestnummer, datum, honorarium, patiënt, therapeut en datum van betaling. Klik gewoon op de hoofding om de lijst te ordenen. Klik op een attest in de lijst om ze te selecteren. Wanneer een attest geselecteerd is kan u de knoppen boven de lijst gebruiken: Betaal, Verwijder betaling, Verwijder getuigschrift, Wijzig getuigschrift en Kopij afdrukken (op A4). Helemaal nieuw in KineQuick is het onderdeel uitgaven en inkomsten in de boekhouding: een nieuwe inkomst een nieuwe uitgave een nieuwe investering Boekhouding Bijvoorbeeld wanneer u de praktijktoelage van 800 euro van het RIZIV ontvangen heeft, dan kan u deze inbrengen als inkomst in de boekhouding. U werkt als volgt: 1. Klik op de tab Boekhouding. 2. Selecteer de optie Uitgaven en diverse inkomsten. 3. Klik op Inkomsten. 4. In het venster dat dan verschijnt, vervolledigt u: de zelfgekozen groepsnaam in zoals hier RIZIV de omschrijving van de inkomst zoals hier toelage 2008 het bedrag: 800 de datum 5. Klik op Toevoegen. 6. Klik op Opslaan. Op het einde van het jaar heft u dan de mogelijkheid om een rapport af te drukken dat alle nodige bedragen i.v.m. uw belastingsaangifte bevat.

15 Maak kennis met onze andere producten! Vraag een demoversie aan via PhysioTools oefenschema s kiezen, printen en opslaan invoegen van eigen afbeeldingen/ oefeningen historiek per patiënt aanmaken van protocollen voor herhaaldelijk gebruik koppelen met externe software Hardware oplossingen professionele hardware kant-en-klare levering Next business day - garantie totaaloplossingen

16 KineQuick: Quick Input Handleiding Q-Top bvba Kiezelweg Houthalen tel: info@qtop.be BTW BE