Deze themaweek hebben wij vertaald in dit draaiboek, welk tevens is bedoeld als naslagwerk.

Transcriptie

1

2 Voorwoord Binnen het project met Meer Waardigheid en Trots wordt het WIFA model als onderdeel van het samenwerken met vrijwilligers ingezet. Dit model is met alle FCP-en individueel besproken. Aan hen is gevraagd om dit model te gaan gebruiken in hun omgang met de vrijwilligers. In de zoektocht hoe wij er voor kunnen zorgen dat het WIFA model structureel toegepast wordt, is het idee van een themaweek WIFA ontstaan. Er is voor gekozen om de themaweek WIFA gelijk te laten vallen met de Nationale vrijwilligers dag op woensdag 7 december 2016: week 49. De themaweek WIFA heeft als doel: de medewerkers een spiegel voor te houden inzake het WIFA model, m.a.w.: Wat is hun kennis aangaande het WIFA model? Op welke wijze en wanneer passen ze dit model toe binnen de huidige situatie? Wat doen ze goed en waar is verbetering nodig? Door de medewerkers zelf te laten spiegelen inzake hun eigen handelen en kennis, willen we een optimale attitudeverandering realiseren, waardoor het WIFA model meer eigen wordt. De input die in de thema week wordt opgehaald, kan vervolgens door de regisseurs gebruikt worden om de medewerkers daar waar nodig nog meer op maat te ondersteunen in de toepassing van het WIFA model. Deze themaweek hebben wij vertaald in dit draaiboek, welk tevens is bedoeld als naslagwerk. We wensen ieder veel succes met de uitvoering ervan. Jolanda van Leest & Nanny van Gestel, namens de projectgroep Meer Waardigheid & Trots augustus 2016 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 2

3 Inhoudsopgave Inleiding blz Praktische informatie over het WIFA model blz Programma themaweek blz De themaweek op de diverse locaties van Surplus blz Plan van Aanpak blz Begroting themaweek WIFA blz. 10 Bijlagen blz. 11 Bijlage 1 Vragen van de dag blz. 12 Bijlage 2 Uitnodiging voor een gesprekje blz. 13 Bijlage 3 Dag posters blz. 14 Bijlage 4 Kaartje wat alle vrijwilligers op 7 december per post ontvangen blz. 19 Bijlage 5 Kaartje en envelop voor Gouden Tip blz. 20 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 3

4 Inleiding Binnen Surplus zorg is gekozen om het WIFA model als uitgangspunt te nemen in de samenwerking met vrijwilligers. WIFA staat voor: Waarderen Informeren Faciliteren Afstemmen Dit zijn vier aspecten die relevant zijn in de samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Het streven hierbij is om deze samenwerking zo optimaal mogelijk te laten zijn. Van de beroepskracht wordt verwacht dat hij/zij deze samenwerkingsaspecten bewust toepast in de samenwerking met vrijwilligers en zijn/haar professionele attitude hier vervolgens op afstemt. Dit draaiboek is gericht op een opzet van een themaweek WIFA met als doel bewustwording van patronen en voorkeursstijlen in de samenwerking met vrijwilligers. Daarnaast opnieuw de bekendheid met het WIFA model en de praktische toepassing daarvan. Met andere woorden: hoe werk je goed samen met de vrijwilligers en waar moet je op letten? Het draaiboek bevat een praktische uitleg van het model WIFA, ondersteund met verschillende materialen voor de themaweek en een programma / indeling van de themaweek voor de diverse locaties van Surplus. Wij hebben er bewust voor gekozen om deze themaweek te richten op de medewerkers zorg en niet op de coördinatoren informele zorg en/of activiteitenbegeleiders. Wij hebben ervaren dat deze laatste twee groepen medewerkers veel intensiever samenwerken met de vrijwilligers en hierbij het WIFA model al bewust toepassen. Het zou wel erg mooi zijn als de coördinatoren informele zorg en/of activiteitenbegeleiders op de nationale vrijwilligers dag (7 december) een leuke activiteit voor de vrijwilligers organiseren. Dit passend bij de cultuur van de locatie. Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 4

5 1. Praktische informatie over het WIFA model Vrijwilligers en beroepskrachten hebben ieder hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Ze hebben echter een gezamenlijk doel: zo goed mogelijk zorgen voor en bijdragen aan de kwaliteit van leven van de bewoners. Door een goede samenwerking tussen beroepskrachten en vrijwilligers, kunnen ze elkaar ondersteunen, bijstaan en versterken. Uit onderzoek en contacten zijn er door Zorg Beter met Vrijwilligers vier aspecten gedestilleerd als het gaat om samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten, te weten Waarderen, Informeren, Faciliteren en Afstemmen. Tezamen vormen zij het woord WIFA-model, genoemd naar de eerste letters van de aspecten van samenwerking. Welk aspect het meest prominent is, kan van tijd tot tijd verschillen. Waarderen Waardering en respect realiseren tussen vrijwilligers en beroepskrachten. Voorbeeld: Wat fijn dat jij er vandaag weer bent om ons te ondersteunen. Informeren Informeren van vrijwilligers over zaken met betrekking tot bewoners, uitvoering van taken en organisatie. Voorbeeld: Dhr. Jansen is gisteren overleden. Faciliteren Faciliteren van randvoorwaarden, relevante kennis en toerusting van vrijwilligers. Voorbeeld: Op 12 januari is er een instructie hoe te rijden met een rolstoel. Afstemmen Afstemming tussen vrijwilligers en beroepskrachten over zaken met betrekking tot bewoners en werkzaamheden. Voorbeeld: Wil jij de tafel dekken? Dan haal ik mevr. Pieters uit bed. Aspecten van samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten Waarderen Informeren Faciliteren Afstemmen Wat houdt het in? Waardering en respect realiseren tussen vrijwilligers en beroepskrachten Informeren van vrijwilligers over zaken met betrekking tot cliënten, uitvoering van taken en organisatie Faciliteren van randvoorwaarden, relevante kennis en toerusting van vrijwilligers Afstemming tussen vrijwilligers en beroepskrachten over zaken met betrekking tot cliënten en werkzaamheden Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 5

6 2. Programma themaweek Het samenwerken met vrijwilligers met behulp van het WIFA model betreft een bewustwordingsproces onder de medewerkers. In de 1 op 1 gesprekken met de familiecontactpersonen is gebleken dat medewerkers dit model onbewust al wel vaak gebruiken. Maar meestal gebeurt dit nog niet bewust, of vanwege tijdsdruk, te weinig. De invulling van de Themaweek ziet er als volgt uit: Acties medewerkers: Dagelijks schrijven de medewerkers op post-its wat zij doen of die dag gedaan hebben in de samenwerking met vrijwilligers. Tussendoor of aan het eind van de dienst plakken zij hun post-its op een centraal geplaatste flap-over. Deze flap is verdeeld in vier vakken met de letters van WIFA. De medewerker kiest waar haar post-its geplakt moeten worden. Acties regisseurs: Dagelijks hangt de regisseur de ondersteunende dag poster op. Dagelijks spreekt de regisseur minimaal 1 uur (bij voorkeur op vaste tijden) de aanwezige vrijwilligers aan, vraagt hoe het met hen gaat en of er nog bijzonderheden zijn. (Dit mag natuurlijk ook door het afdelingshoofd gedaan worden.) Iedere dag krijgt een woord van de WIFA-methode hierbij extra aandacht. (Zie hiervoor de Vragen van de dag in bijlage 1). Deze bevindingen noteert de regisseur in een schrift. Bij voorkeur gebeurt dit vanuit een leuk ingericht zithoekje onder het genot van een kopje koffie. Om vrijwilligers warm te maken voor een gesprekje met de regisseur, kan de poster van bijlage 3 op verschillende plaatsen opgehangen worden. Daarnaast nodigt de regisseur de vrijwilligers uit een gouden tip op een kaartje te schrijven en in een grote enveloppe te doen. Dagelijks bewaakt de regisseur of iedere medewerker een briefje heeft opgehangen (desnoods een leeg briefje). Op woensdag 7 december ontvangen alle vrijwilligers een kaart vanuit Surplus en verwelkomt de regisseur alle vrijwilligers met een kaartje en iets lekkers in de vorm van merci chocolaatjes. Acties afdelingshoofden: Het afdelingshoofd faciliteert de regisseurs, zodat deze de themaweek WIFA goed kunnen neerzetten. Indien wenselijk stemt zij dit af met de collega afdelingshoofden van de locatie (b.v. het zitje in de centrale hal, bemand door wisselende regisseurs). Het afdelingshoofd gebruikt de ingeleverde post-its en gouden tips als input, geeft hiervan een terugkoppeling aan het teamoverleg & de vrijwilligers en vertaalt de input naar een actie jaarplan Het afdelingshoofd bewaakt de uitvoering van het actie jaarplan Benodigde materiaal: Flap-over verdeeld in 4 vlakken met de WIFA letters Geplastificeerde WIFA kaartjes Post-its en pennen (bij voorkeur met WIFA er op gedrukt) Zes ondersteunende posters Gezellig zitje (per afdeling of per locatie) Schriftje + pen, gouden tip kaarten en een grote gouden tip enveloppe Kaarten voor alle vrijwilligers + merci chocolaatjes voor alle vrijwilligers op 7 december Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 6

7 3. De themaweek op de diverse locaties van Surplus Week 49: 5 t/m 9 december 2016 Locatie: Afdeling: De Zeven Schakels Schakel 5 Schakel 6 b.g.g. Schakel 6 1 e verdieping Fendertshof Verzorging t Kompas Antonius Abt De Haven De Kleine Schans Verzorging De Ganshoek St. Martinus Mauritshof Vredenbergh Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 7

8 4. Plan van Aanpak Titel Plan van aanpak themaweek WIFA Korte beschrijving Een themaweek waarbij het WIFA model centraal staat met als doel hernieuwde kennismaking met dit model en meer bewustwording onder de medewerkers Coördinator en Louise van Hoorn, proces en eigenaar projectmedewerkers Jolanda van Leest & Nanny van Gestel, inhoud Uitvoerders: Afdelingshoofd (bewaker), Regisseurs, FCP-en en overige medewerkers Doelgroep Primair: Regisseurs en FCP-en zorg intramuraal Secundair: Overige medewerkers Uitvoering Week 49 van 2016 Succescriteria Primair: Verbetering samenwerking met vrijwilligers Secundair: Kennisvergroting, bewustwording, attitudeverandering Doel De medewerker maakt tijdens de themaweek opnieuw kennis met het WIFA model en past dit model na de themaweek bewuster toe in de samenwerking met vrijwilligers Middelen Verschillende materialen: Geplastificeerde WIFA kaartjes Post its, pennen, flap-overs (verdeeld in 4 vlakken) Posters Kaartjes voor alle vrijwilligers + doosjes Merci voor de vrijwilligers op de Nationale vrijwilligers dag (woensdag 7 december) Gezellig zitje (per afdeling of per locatie) + opwarm poster Schriftje met pen gouden tip kaartjes + enveloppe Zie voor het actieplan de volgende bladzijde. Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 8

9 Actieplan Actie Wie Wat Wanneer Zorgen voor Nanny/Jolanda Posters, kaartjes, post-its, pennen, goudentip Week benodigde materialen op de afdeling Regisseurs/ envelop, WIFA-kaartjes, doosjes merci. Zitje, flap-over. Uiterlijk 5 dec Voorbereiding + Uitleg Oefenen met WIFA Bedankje mantelzorgers Afsluiting en voortgang afd.hoofd Regisseurs Poster van de dag ophangen + flap-over Dagelijks in de verdeeld in 4 vakken W,I,F en A themaweek Uitleg geven aan FCP-en over post-its (5 tm 9 dec) invullen Regisseurs Ondersteunende info: WIFA-kaartje Doorlopend en alle FCP-en Alle FCP-en Post-its invullen en op flap-over plakken Dagelijks in de Regisseurs Verdelen post-its en zorgen dat iedere FCP-er themaweek een of meer post-its invult + plakt (5 tm 9 dec) Nanny/Jolanda Regisseurs Afdelingshoofd Gesprek aangaan met vrijwilligers + gouden tips verzamelen Alle vrijwilligers ontvangen per post een kaart met een bedankje voor de vrijwilliger Alle vrijwilligers krijgen de-dag van-devrijwilliger-kaart + mercisnoepje Bevindingen vertalen naar een actie jaarplan 2017 en hiervan een terugkoppeling geven aan het team en de vrijwilligers Bewaking van de uitvoering van het actie jaarplan 2017 Woensdag 7 december Januari / februari Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 9

10 5. Begroting themaweek WIFA Wat: Aantal: Kosten: Geplastificeerde WIFA kaartjes 300 Post-its met WIFA tekst 300 Pennen met WIFA tekst 300 Gouden tip kaarten 250 Kaarten voor vrijwilligers 600 Portokosten kaarten 600 x 0,73 438,- 5 dagposters + 1 Kom op SOFA poster 6 x ,50 ex BTW Merci chocolaatjes 500 Totaal: Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 10

11 Bijlagen Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 11

12 Bijlage 1 Vragen van de dag Dagelijks spreekt de regisseur op vaste momenten (b.v. tussen en en tussen en uur) de vrijwilligers aan, vraagt hoe het met hen gaat en of er nog bijzonderheden zijn. Iedere dag krijgt een woord van de WIFA-methode extra aandacht. Hieronder staan per dag enkele voorbeeldvragen waar je uit kunt kiezen. Maandag 5 december: Waarderen Begroeten de medewerkers u als u komt en maken ze weleens een praatje met u? Tonen de medewerkers belangstelling voor uw werkzaamheden (vragen ze hoe het gegaan is)? Bedanken de medewerkers u wel eens voor uw inzet of krijgt u wel eens een schouderklopje van hen? Dinsdag 6 december: Informeren Wordt u geïnformeerd over wie er werkzaam zijn op de afdeling? Wordt u geïnformeerd over het levensverhaal, de wensen, hobby s van de bewoners? Wordt u geïnformeerd over bijv. ziekenhuis opnames of overlijden van bewoners? Woensdag 7 december: Nationale vrijwilligers dag! Deze dag is er geen vraag van de dag. Het gaat er deze dag vooral om de vrijwilligers te bedanken voor alles wat zij als vrijwilliger doen. Spreek je waardering uit en biedt hen een doosje merci aan. Donderdag 8 december: Faciliteren Bent u ingewerkt toen u hier gestart bent als vrijwilliger? Heeft u een vaste contactpersoon op de afdeling, die u begeleidt of waar u terecht kunt met vragen? Is of wordt u geleerd hoe u bijv. het beste kunt rijden met een rolstoel? Vrijdag 9 december: Afstemmen Is er afstemming over de taken en werkzaamheden die u wilt en kunt doen? Wordt er geluisterd naar en gereageerd op de signalen die u aangeeft? Worden de afspraken over uw taken en werkzaamheden weleens geëvalueerd met u? Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 12

13 Bijlage 2: Uitnodiging voor een gesprekje Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 13

14 Bijlage 3: Dag-posters Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 14

15 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 15

16 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 16

17 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 17

18 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 18

19 Bijlage 4 Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 19

20 Bijlage 5: Kaartje + envelop voor de Gouden Tip Auteurs: Jolanda van Leest & Nanny van Gestel Projectleiders Surplus Welzijn Pagina 20