Robin van Heijningen

Transcriptie

1 Projectmatig creëren 2.0 Hoofdstuk 22 - Creativiteit in een project Creativiteit heeft te maken met het doorbreken van denkpatronen en gewoontes. Creativiteit is erg belangrijk in een project, je kan het bijvoorbeeld gebruiken als je vast loopt tijden het maken van een ontwerp. Je moet je gedachten eens een keer de vrije loop laten gaan en out of the box denken. Als je deze gedachten de vrije loop laat, hoeft het in eerste instantie nog niet direct uitvoerbaar te zijn. Laat je gedachten eens gaan zonder al die regels en voorwaarde, wat is er dan mogelijk. In dit hoofdstuk wordt je verteld hoe je deze stappen maakt en ze vervolgens omzet naar wel uitvoerbare ideeën en situaties. Creativiteit is bij projectmatig creëren een bouwende en ondersteunende werk- en denkwijze, hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende krachten zoals: - Voedingskracht (uitbreidende werking) - Persoonlijke kracht (verbeterende werking) - Vormkracht (samenballende werking) - Samenwerkingskracht (maakt het mogelijk dat teamleden onderling iets creëren) Uit elk van deze krachten kun je weer wat leren om te gebruiken in de praktijk. De voedingskracht is bijvoorbeeld dat je als werkvoorbereider steeds meer aanpakt van de projectleider om zo je horizon te verbreden, je ontdekt steeds weer nieuwe vaardigheden van jezelf en je moet hier creatief mee omgaan. Dit is tevens ook je persoonlijke kracht, je verbetert jezelf constant. Je hoeft tijdens het creatief denken niet alles steeds opnieuw te verzinnen, je kunt ook tactieken meegekregen van je projectleider verbeteren. Dit is ook onderdeel van het creatief proces. Om een goed antwoord/oplossing te krijgen voor een vraag, dien je eerst de vraag goed te begrijpen. Vervolgens stel je de onvrede van de klant vast, waarom is hij ontevreden? Als dit duidelijk is ga je opzoek naar wat de klant wel zou willen nadat het probleem is opgelost. Als je deze gegevens duidelijk hebt kan je opzoek gaan naar mogelijke oplossingen, deze moet je selecteren en inventariseren. De volgende stap in het proces is om ideeën te genereren, denk hierbij ook vooral aan de praktische kant van de oplossing. Denk altijd in oplossingen en niet in problemen, noem het probleem bij voorkeur ook geen probleem maar een uitdaging. Om de uitdaging op te lossen dien zo veel mogelijk van de uitdaging te weten te komen gebruik hiervoor altijd de 5 W-vragen. - Wie? - Wat? - Waar? - Waneer? - Waarom? Er is altijd een oplossing voor een probleem maar het moet wel haalbaar zijn, de essentie van creativiteit is niet alleen een onverbeterlijk optimisme maar ook het accepteren dat niets onmogelijk is, maar het dient wel haalbaar te zijn voor jouzelf (eigen inzet) en de opdrachtgever (financieel). Om tot creatieve oplossingen te komen is onderstaande leidraad geschreven. Deze bevat een drietal elementen met allen hun eigen handvaten en technieken. Bron: projectmatig creëren 2.0

2 Element 1: probleem definiëren Het eerste doel van het creatieve proces houdt in dat het gehele projectteam vaststelt waarom de opdrachtgever (OG) met de vraag naar hen toe komt. Wat is de onvrede? Welke achterliggende oorzaken zijn er? Daarnaast moet in deze stap ook duidelijk worden wat het verschil is tussen de huidige en de gewenste situatie en welk doel er met dit project wordt nagestreefd. Hoe moet de concrete uitdaging worden geformuleerd? En dit alles voor het gehele projectteam helder en eenduidig. Oftewel: de vraag echt begrijpen. Dit doen we in vier stappen. Stap 1. Ten eerste dienen alle achterliggende oorzaken van de vraag, voor iedereen duidelijk en helder te worden. Dat betekent dat men als eerste moet achterhalen welke onvrede er heerst bij de opdrachtgever (OG). Verzamel eerst zoveel mogelijk informatie over de factoren van de ontstane situatie (stap 1a). Dit noemt men divergeren. Een goede techniek hiervoor is binnenste buiten luisteren : - tijdens een collectieve intake, waarin de opdrachtgever zijn of haar verhaal verteld schrijft elk projectlid op wat in zijn gedachten voor vragen opkomen bij hetgeen de opdrachtgever verteld. Alle opgeschreven gedachten bij elkaar vormen een goede basis voor het doorvragen. Vos, Wassink & van der Zalm - Creatief problemen oplossen 8 Na het divergeren komt convergeren (stap 1b): in plaats van zo breed mogelijk informatie te verzamelen, ingaan op de diepere vraag van de opdrachtgever. Doorvragen. Hiervoor kan men de verduidelijking van de vijf W s gebruiken: - Expliciet antwoord krijgen op het wie, wat, waar, wanneer, en waarom (de vijf W s) en het hoe van het probleem. Ook een gevoel of emotie van de opdrachtgever kan vaak veel informatie geven over de diepere vraag en/of achterliggende oorzaak van het probleem. - Daarnaast bestaat er een ander hulpmiddel voor het in- en overzichtelijk maken van de oorzaak, de basisoorzaak en de achterliggende oorzaak: de Ishikawa- of visgraatanalyse. (Zie bijlage I) Stap 2. Ten tweede dient het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie duidelijk te worden voor iedereen van het projectteam. Dat betekent dat iedereen dezelfde verwachtingen koestert ten aanzien van de uitkomsten en verantwoordelijkheden. Wie neemt besluiten? Richten we ons op korte termijnoplossingen of zoeken we naar oplossingen voor de lange termijn? Al met al: verwachtingen helder maken. - Indien er gewerkt wordt met een strak projectkader zullen deze zaken in het PSU al naar voren komen. Betreft het een probleem in bijvoorbeeld een organisatie dan is het van belang deze stap bewust te doorlopen. Stap 3. Staat voor feiten en gegevens inventariseren, selecteren en analyseren. Voorgaand is de pijn opgespoord en zijn de doelen bepaald die men wil gaan na streven. Nu is het moment om deze informatie te toetsen en te verrijken. Is de hele waarheid boven tafel? Spelen er (politiek gevoelige) belangen? Ook hier wordt de techniek van eerst divergeren en daarna convergeren toegepast: - Divergeren: Feiten, gevoelens en meningen verzamelen om de omvang en de complexiteit van de onvrede te kunnen zien en de situatie vanuit meerdere invalshoeken (aspecten, belangen van betrokkenen, enzovoort) te kunnen bekijken. Convergeren: De belangrijkste gegevens selecteren en diepgaand analyseren. - Een Pakket van Eisen (PvE) kan een goede tool' zijn voor het gestructureerd in beeld brengen van alle gegevens waarbij meetbare waarden en marges toegekend worden aan de gegevens.

3 Stap 4. Tot slot in de laatste stap van het eerst element, moet de onvrede nog worden omgezet in een uitdaging. Het is belangrijk dat iedereen zich herkent in de geformuleerde uitdaging. - Hiervoor noteert het gehele team alle mogelijke uitdagingen, op basis van de verzamelde gegevens. De opdrachtgever kiest de uitdaging die voor hem de kern raken. Desalniettemin moet ieder lid van het projectteam zich kunnen vinden in de keuze en de formulering. Mag inderdaad de opdrachtgever kiezen, wat je als projectteam hebt te doen???? Lijkt me redelijk ongebruikelijk, maar misschien is inmiddels de wereld veranderd????????? - Formuleer opstappers (gedachte in de 'hoe' vorm) en cluster deze per categorie. Een opstapper nodigt uit tot actie en formuleert daarmee een uitdaging. Element 2: Ideeën genereren Vanuit het eerste doel (de vraag begrijpen) en de daarin genomen stappen is alle informatie voorhanden om zoveel mogelijk ideeën te genereren. Deze ideeën moeten voldoen aan de van tevoren vastgestelde (en in de project-definitiefase vastgestelde) eisen. Dat is dan ook de enige regel in dit 2e element van het stappenplan. Het belangrijkste is op dit moment namelijk onvoorwaardelijk ideeën spuien zonder na te denken over de toepasbaarheid ervan. Stap 5. Dit element omvat één praktische stap: het met elkaar bedenken van zoveel mogelijk ideeën. In eerste instantie ligt de nadruk op zoveel mogelijk en niet op bruikbaarheid of haalbaarheid. Het adagium is, dat in eerste instantie alles kan helpen al is het maar om van het ene idee in het andere te vallen. Dus spuien wat in je opkomt. Hiervoor zijn verschillende technieken: - Brainstormen: de deelnemers krijgen om de beurten de gelegenheid om een idee voor een mogelijke oplossingen te opperen. Gericht op een duidelijk omschreven doel. Er zijn belangrijke regels voor een brainstorm om dit proces in goede banen te leiden en het doel van een brainstorm niet uit het oog te verliezen. Dit is namelijk: zoveel mogelijk ideeën op papier te krijgen (kwantiteit) en niet de bruikbaarheid ervan te beoordelen (kwaliteit). Dit gebeurt in een later stadium. (Voor de regels van een brainstorm, zie bijlage II). - Lukt het niet om met elkaar op vernieuwende ideeën te komen, dan kan het nuttig zijn de volgende techniek toe te passen: excursietechnieken: Er zijn verschillende varianten, maar alle zijn bedoeld om een mentaal uitstapje te maken. Daarmee wordt bedoeld, een korte excursie die schijnbaar niets met het probleem te maken heeft. Dit zorgt voor frisse en nieuwe gezichtspunten. Element 3: (aanvaardbare) oplossingen genereren Tot aan dit laatste doel is er nog niet gesproken over oplossingen voor het gedefinieerde probleem. Dit is van belang voor het losmaken van de gedachten naar een typerende of meest voor de hand liggende oplossing en is de spil van het creatief creëren. Nu alle informatie abstract (maar gedefinieerd) aanwezig is, is het van belang aanvaardbare oplossingen te gaan creëren/bedenken vanuit de hiervoor genoteerde ideeën. Door deze voor te leggen aan de opdrachtgever/gebruiker(s) word er geverifieerd of er aan de vraag is voldaan. Stap 6. In deze stap vindt een cruciaal proces plaats: het omvormen van kansrijke ideeën naar haalbare en effectieve oplossingen. - Probeer het beslissingsdenken los te laten en het ontwikkelingsdenken te stimuleren. Hiermee ligt de focus niet op het ogenschijnlijke 'slechte' idee, maar

4 op het filteren van de waardevolle elementen uit het 'slechte' idee. Met deze elementen vanuit een individueel idee kan men gezamenlijk een oplossing creëren. Gebruik hierbij verbeeldingskracht; denken, voelen, proeven en inbeelden. Stap 7. De laatste stap is ook niet onbelangrijk: nu moet er draagvlak gecreëerd worden bij de beoogde gebruikers. De gevonden oplossing is waardeloos als zij de voorgestelde oplossing niet accepteren. Het bereiken van acceptatie is dan ook een belangrijke taak voor het projectteam. - Door weerstand te identificeren en af te laten nemen, of beter nog, te voorkomen kun je anderen overtuigen van de goede punten van de oplossing. Het doorzien van het krachtenveld is daarbij van groot belang. Ook de technieken van onderhandelen en conflicthantering kunnen helpen om te zorgen dat de oplossing daadwerkelijk in de praktijk wordt gebracht. 3. Flowsheet In het voorgaande hoofdstuk zijn de theorie en enkele methodes en technieken voor het creatief oplossen van een probleem uitgebreid behandeld. Door nu van de, in de leidraad, behandelde theorie een flowsheet te maken is er een overzichtelijk document ontstaan, welke men als een stappenplan kan hanteren in een praktijksituatie. De flowsheet is hiermee een beknopt overzicht met daarin: - de gestelde doelen - welke stappen ondernomen moeten worden voor het behalen van de gestelde doelen - wat de output van deze stappen zou moeten zijn (controle) - aanvullende informatie en/of verwijzingen naar specifieke technieken, documenten of bijlagen Bij het vormen van de flowchart is er onderscheid gemaakt tussen twee processen, welke beide in het boek projectmatig creëren worden behandeld. Zo kan men een project bekijken vanuit het proces van gezamenlijk creëren waarbij zaken als projectstructuur, beheersfactoren, planning, risicomanagement, enzovoorts aan bod komen. In de flowchart is ervoor gekozen om alleen het proces van creatief oplossen van een probleem op te nemen, daar het in dit gehele verslag ook om dit thema draait. In de werkelijkheid zijn dit processen welke tegelijkertijd gedurende het gehele projectverloop plaats vinden en daarmee, voor een succesvol projectverloop, ook onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn! Idealiter zouden dus onderdelen en acties vanuit het proces van gezamenlijk creëren opgenomen moeten worden in de flowchart, maar dit zou het geheel te uitgebreid maken en daarmee zijn doel missen: een overzichtelijk en beknopt stappenplan. Op de volgende pagina kunt u de flowchart vinden.

5 Bron: internet.