Hoe advocaten en accountants slimmer nieuwe zaken doen met. Wie wil er nu geen leads en nieuwe zaken? De meeste advocaten en accountants

Transcriptie

1 Whitepaper Onlineseminars in de praktijk Hoe advocaten en accountants slimmer nieuwe zaken doen met OnlineSeminars Wie wil er nu geen leads en nieuwe zaken? De meeste advocaten en accountants zijn zeer actief als het gaat om het werven van nieuwe klanten en opdrachten. Maar doen ze dat ook effectief? OnlineSeminars combineren de voordelen van veel communicatiemiddelen. En worden nog veel te weinig ingezet. Deze whitepaper geeft inzicht en overzicht als het gaat om slimme inzet van een modern medium: het OnlineSeminar. Roel Laumans maart 2014

2 Vooraf Advocaten en accountants, maar ook andere professionals, zijn altijd druk. Veel doen in weinig tijd is common practice. De balans tussen declarabele en niet declarabele tijd is nooit in evenwicht; declarabel gaat nagenoeg altijd voor. Met als gevolg dat er gebruik moderne marketingmiddelen vaak te weinig tijd en aandacht is voor marketing, commerciële ontwikkeling en business development. Het moet altijd even tussendoor. Met een grote kans op frustratie en suboptimaal resultaat. Een voor de hand liggende oplossing voor dit dilemma: ga slimmer om met de beperkte tijd en gebruik moderne marketingmiddelen. De voordelen en valkuilen van het OnlineSeminar Het OnlineSeminar (ook wel webinar genaamd) is een nieuw, modern, slim en effectief middel dat de voordelen van alle andere communicatievormen combineert. Het medium wordt nog relatief weinig gebruikt, zeker in de wereld van zakelijke dienstverleners. In deze whitepaper leest u wat de voordelen zijn en in welke valkuilen u niet moet trappen als u een OnlineSeminar organiseert. Wat is een OnlineSeminar? En OnlineSeminar is een seminar dat online wordt gehouden. Vanuit een studio wordt een presentatie gegeven aan de deelnemers die op hun werkplek of thuis vanaf hun eigen PC, tablet of laptop meekijken. De presentator is zichtbaar en bespreekt een presentatie die ook in het scherm zichtbaar is. Via een chat functie kunnen deelnemers vragen stellen en opmerkingen maken, reageren op vragen en polls. Er is een studio voor nodig met goed licht, geluid en camera. Er is een goede internetverbinding nodig en uiteraard de soft- en hardware om het seminar uit te kunnen zenden. Providers bieden vaste studio s en mobiele studio s aan. Een OnlineSeminar duurt meestal 30 tot 60 minuten. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 2

3 De voordelen interactief innovatief voordelig en snel direct leads voordelen Online- Seminar klantgericht nieuwe markten bestaande content actueel Klantgericht Een OnlineSeminar is actueel voor de klant, de klant hoeft er niet voor te reizen en te parkeren, de klant kan direct contact hebben en vragen stellen, ook met/aan mededeelnemers, de investeringen in tijd en geld zijn laag of zelfs nihil, ook de opzegkosten zijn nihil. Innovatief Het OnlineSeminar is een nieuw medium. Daardoor draagt het bij aan het innovatief imago van de organisator. Het illustreert dat de organisator open staat voor nieuwe ontwikkelingen en contact met de klant ambieert. Door de inzet van het OnlineSeminar geeft de organisator aan dat efficiënte communicatievormen (ook voor de klant) belangrijk zijn. Interactief Een ander voordeel is dat het OnlineSeminar interactiviteit faciliteert en stimuleert. Anders dan in een live-seminar is het voor de deelnemers eenvoudig om specifieke vragen te stellen en opmerkingen te maken. Dit maakt het seminar dynamisch en daarmee boeiend en aantrekkelijk voor de deelnemer. Actueel Het OnlineSeminar seminar is uitstekend geschikt om actualiteiten te behandelen. Omdat het zo snel is te organiseren kunnen nieuwe ontwikkelingen vers van de pers aan groepen geïnteresseerden worden gepresenteerd en kunnen meningen en visies direct worden gepeild en gedeeld. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 3

4 Voordelig en snel Vergeleken met live seminars is het OnlineSeminar goedkoop en efficiënt. Natuurlijk zijn er de kosten van techniek en facilities. De totale kosten zijn, afhankelijk van grootte en afspraken die je maakt met de provider, te overzien en variëren van 1000,00 tot 2.000,00. Omdat reis- en organisatietijd tot een minimum wordt beperkt is het ook nog eens een zeer efficiënte vorm van communicatie. De kosten worden nog lager zodra een vergoeding wordt gevraagd (eventueel te betalen via I-Deal) van de deelnemers. Een OnlineSeminar is snel te organiseren, mits de structurele voorbereidingen goed zijn georganiseerd. Als de adres ( )bestanden van de deelnemers beschikbaar zijn, de schroom is overwonnen en de agenda s zijn gecheckt kan een seminar binnen twee weken worden uitgezonden. Een boeiende PowerPoint is al voldoende. Geen drukwerk, geen locaties, geen badges, geen parkeervoorzieningen, geen catering; het hoeft allemaal niet te worden geregeld. Bestaande content Het OnlineSeminar kan heel goed aansluiten bij bestaande en meer traditionele communicatievormen. Als er al een live seminar is georganiseerd kan dezelfde content worden gebruikt voor andere doelgroepen. Of voor genodigden die niet aanwezig konden zijn. Ook content die slim hergebruiken van dure content gebruikt wordt in blogs, whitepapers of nieuwsbrieven kan worden omgezet naar inhoud voor een OnlineSeminar. Zo wordt content die vaak door vele uren denken schrijfwerk is ontwikkeld eenvoudig hergebruikt. Nieuwe markten Door het OnlineSeminar niet alleen bij bestaande contacten maar ook (via voordelige social media kanalen) bij niet-klanten onder de aandacht te brengen vergroot je achteraf heel eenvoudig je doelgroep. Tegen nagenoeg dezelfde kosten. Door de seminars op de eigen website of andere kanalen te plaatsen geef je ook na het seminar klanten en prospects de gelegenheid zich informeren. Al of niet met achterlating van persoonsgegevens voor follow up. Direct leads en signalen Het grootste voordeel van OnlineSeminar is dat het een grote kans op leads en signalen mee brengt. Elke vraag tijdens of na het seminar, geopperd door de deelnemers, kan heel klantvriendelijk worden opgevolgd. Deze vraag gaat in veel gevallen over de eigen specifieke situatie van de deelnemer. Deelnemers zijn meer geneigd om vragen te stellen en opmerkingen te maken dan in een liveseminar, waar toch vaak sprake is van tijdgebrek, schaamtegevoel of bescheidenheid bij de deelnemers. In een OnlineSeminar kan men vrij anoniem interacteren. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 4

5 Informatief Omdat het heel eenvoudig is om meningen te peilen en polls te doen kan het seminar ook een schat aan informatie opleveren. Denk dan aan vragen als: Wie van de deelnemers heeft te maken (gehad) met het volgende vraagstuk?, of: Welke onderwerpen of oplossingen zijn nog meer interessant voor u?. Met één druk op de knop krijgt de organisatie een beeld van de mate waarin een onderwerp of probleem manifest is, en bij wie binnen de doelgroep. met een druk op de knop weet je of een onderwerp manifest is Geen nadelen? Natuurlijk zijn er ook wel wat nadelen te benoemen van het OnlineSeminar. Zo is er geen fysiek persoonlijk contact. En in people s business van dienstverleners is dat natuurlijk altijd een belangrijk element. De borrel, de klap op de schouder en de social talk zijn belangrijk en kunnen met een OnlineSeminar niet worden ingevuld. Ook de persoonlijke introductie ter plekke en de spontane kennismaking met kantoorgenoten zijn niet mogelijk. Daarom is het goed om ook live bijeenkomsten te blijven organiseren. Het is dan wel te overwegen om deze live evenementen een meer emotioneel karakter te geven (relatiemarketing) en het OnlineSeminar een meer zakelijk en inhoudelijk karakter te geven. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 5

6 9 valkuilen Het organiseren van een OnlineSeminar vergt gewenning, goede voorbereiding en goede begeleiding. Nadat de eerste ervaringen zijn opgedaan verdwijnt koudwatervrees en werkt het OnlineSeminar goed en is het medium eenvoudig in te passen in alle marketingactiviteiten die een kantoor organiseert. Een OnlineSeminar is echt iets anders als een gewoon seminar. Dus, hoedt u voor valkuilen. Ik noem in willekeurige volgorde de volgende 9 valkuilen. Kuil 1: Kies een heterogene doelgroep Als de deelnemers erg verschillen in achtergrond of interesse is het lastig om ieders aandacht vast te houden. In tegenstelling tot een live seminar kan de deelnemer, als het OnlineSeminar niet aan de verwachtingen voldoet, gewoon de PC, tablet of laptop uitzetten, afhaken en overgaan tot de orde van de dag. Daarom is het goed om na te denken over de behoeften, denk na over de behoefte van de doelgroep interesses en het kennisniveau van doelgroep. Zodat goed aan de verwachtingen van de doelgroep kan worden beantwoord. Zo worden teleurstellingen bij deelnemers en organisatoren voorkomen. Kuil 2: Gebruik bestaande aanmeldprocedures Het aanmelden moet zorgvuldig gebeuren. De reguliere aanmeldprocedures voldoen vaak niet om deelnemers voor een OnlineSeminar uit te nodigen. Vaak is een GSM nummer nodig om bijvoorbeeld één uur voor aanvang van het seminar nog een herinnering te kunnen sturen. Ook benodigde techniek, internetverbinding en adres moeten kloppen. De deelnemer logt in met een gebruikersnaam en wachtwoord. Deze aanmeldgegevens moeten goed en eenvoudig beschikbaar zijn. Kuil 3: Test de techniek niet 4,3,2,1, actie! Zodra de uitzending begint wil je dat de techniek goed staat. Beeld en geluid moeten kloppen en de internetlijnen mogen bijvoorbeeld niet overbelast raken. Camera, microfoon, licht, studio-achtergrond, alles draagt bij aan de kwaliteit. Daarom is een technische test vooraf belangrijk en rustgevend voor de presentator. De provider die het OnlineSeminar aanbiedt moet een betrouwbare partij zijn en beseffen dat de betrouwbaarheid van de techniek en de software van groot belang is voor de relatie tussen de organisator en de deelnemers. Kuil 4: Oefen de presentatie niet Zeker de eerste keer zal de presentatie door de presentator goed moeten worden geoefend. Als er gebruik gemaakt wordt van polls, vragen en filmpjes moet dat ook goed worden getest om onzekerheid en onhandigheid tijdens de uitzending te voorkomen. Vragen en antwoord categorieën moeten eenduidig zijn, filmpjes Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 6

7 moeten snel opstarten. De resultaten van de polls moeten snel en juist geïnterpreteerd worden door de presentator. Kuil 5: Zak niet in Anders dan een live seminar is de aandacht sterk gericht op één scherm en één persoon. De presentatie moet daarom boeiend blijven en dynamiek houden. Dit is goed te organiseren door vragen te stellen aan de deelnemers en de presentatie af te wisselen met video en illustraties. Improvisatie en in gaan op vragen van de deelnemers vergroot de aantrekkelijkheid verder. Dit moet gedurende de hele presentatie gebeuren om de volle zendtijd aantrekkelijk te blijven. Ook door tijdens de presentatie af en toe aan te geven welke onderwerpen nog behandeld gaan worden blijft de deelnemer geboeid. Kuil 6: Reken op spontane interactie Interactie is een groot voordeel van OnlineSeminar. Ga er echter niet van uit dat interactie zomaar op gang komt en bereid daarom vragen en polls goed voor. Spreek desnoods vooraf met een van de deelnemers af dat diegene een vraag stelt zodat het eerste schaap over de dam komt waardoor andere deelnemers minder schroom hebben om ook hun vraag of opmerking te delen. Kuil 7: Gebruik geen moderator Vanaf ongeveer 20 deelnemers is het goed om een moderator te gebruiken. Deze kijkt en doet online op de achtergrond mee met het seminar en reageert op vragen en opmerkingen van de deelnemers. Hij houdt de presentator uit de wind zodat die zich volledig kan concentreren op de presentatie. Waar mogelijk en opportuun speelt de moderator vragen door naar de presentator die deze dan plenair behandelt. De moderator kan er ook voor kiezen om bilateraal contact te hebben met de vraagsteller of er voor kiezen om na het seminar nog contacten te hebben over de vraag. de moderator houdt de presentator uit de wind Kuil 8: Evalueer niet De techniek maakt het mogelijk om meteen na het seminar rapportages te ontvangen en een evaluatie te doen. Wie is eerder afgehaakt, en op welk moment, hoe hoog was de tevredenheid en waar ging de meeste interactie over? Eventuele klachten kunnen ook meteen worden geëvalueerd. Kuil 9: Doe geen follow up De reacties, de vagen, de opmerkingen, het zijn allemaal signalen dat de deelnemers interesse hebben in het onderwerp en op zoek zijn naar hulp of informatie die hen verder helpt. Dit is gouden informatie die heel goed gebruikt kan worden voor telefonische follow. Organiseer daarom dat collega s direct na het seminar contact kunnen opnemen met deze deelnemers zodat de kans op nieuwe zaken niet verloren gaat. Reserveer hier tijd en aandacht voor. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 7

8 Ook zo enthousiast? In deze whitepaper heb ik de vele voordelen van het OnlineSeminar besproken. Maar ik heb ook benoemd dat het wel wat voorbereiding vergt om een goed en succesvol seminar te organiseren. Het valt allemaal best mee en er zijn goede providers die de techniek en de begeleiding heel goed voor elkaar hebben. Als u net zo enthousiast bent als ik nodig ik u graag uit om een OnlineSeminar eens te overwegen. Over Hart&Zaak Roel Laumans helpt dienstverlenende organisaties en haar professionals op het gebied van marketing, communicatie en business development. Door hart en zaak op een slimme wijze te verbinden worden commerciële activiteiten leuker, en minder tijdrovend. Met meer resultaat als uitkomst. Bel voor een kennismaking: of mail info@hartenzaak.nl. Andere whitepapers van Hart&Zaak: Slim communiceren met resultaat Binnenkort verschijnen: Whitepapercampagnes voor professionals Koude acquisitie voor professionals Hoewel aan de totstandkoming van deze paper de uiterste zorg is besteed, aanvaard de schrijver geen enkele aansprakelijkheid voor eventuele fouten, onjuistheden, onvolledigheden of niet meer actuele informatie. Deze paper kan niet worden beschouwd als vervanging van deskundig advies. Voor advies op maat op het gebied van marketing en communicatie kunt u contact opnemen met Hart&Zaak. Niets uit deze paper mag zonder voorafgaande schriftelijke of elektronische toestemming van Hart&Zaak worden verveelvoudigd of openbaar worden gemaakt. Alle rechten voorbehouden. Whitepaper: OnlineSeminars in de praktijk 8