Gebruik van mandaten Biztax via FedIAM

Transcriptie

1 Gebruik van mandaten Biztax via FedIAM Inhoud Nieuwe inlogprocedure Biztax... 2 Inleiding... 2 Is de nieuwe inlogprocedure verplicht te gebruiken... 2 Welke aangiften... 2 Welke aanslagjaren... 2 Vereisten... 2 Wat met een certificaat klasse Voordelen van de nieuwe inlogprocedure en het aanmaken van mandaten... 2 Definities... 3 Mandaten & Mandataris... 3 Wettelijke vertegenwoordiger... 3 Aanstelling eigen onderneming Biztax... 4 Inloggen in Biztax... 5 Overzicht van de mogelijkheden... 5 Welke stappen moet ik doorlopen... 6 Aangifte aanmaken In Eigen Naam met eid... 6 Aangifte aanmaken In Naam Van De Onderneming met uw eid... 8 Aangifte aanmaken met een elektronisch certificaat klasse Mandaten aanmaken... 14

2 Nieuwe inlogprocedure Biztax Inleiding Gebruikers zullen vanaf nu steeds via FedIAM (Federal Identity en Access Management) moeten inloggen. Dit betekent dat ook kan gecontroleerd worden of de indiener een mandaat Biztax heeft om de aangifte in vennootschapsbelasting, belasting niet-inwoners of rechtspersonenbelasting voor een bepaalde onderneming in te dienen. U dient hiervoor steeds gebruik te maken van uw elektronische identiteitskaart (eid). Is de nieuwe inlogprocedure verplicht te gebruiken Biztax kan nog steeds worden gebruikt via de oude inlogprocedure. U bent niet verplicht een mandaat aan te maken. U gebruikt dan uw eid om in te loggen In eigen naam. Welke aangiften Dit kan worden gebruikt voor alle aangiften die via Biztax kunnen worden ingediend: aangiften vennootschapsbelasting, belasting niet-inwoners of rechtspersonenbelasting. Welke aanslagjaren De nieuwe inlogprocedure is enkel beschikbaar vanaf aanslagjaar 2014 en volgende. Voor de oudere aanslagjaren blijft het oude systeem behouden. Vereisten Om gebruik te maken van mandaten dient u steeds in te loggen met uw elektronische identiteitskaart (eid). U dient ook vooraf een mandaat aan te maken (zie Mandaten aanmaken ). Wat met een certificaat klasse 3 Dit kan niet worden gebruikt binnen het mandatensysteem. Hier blijft de oude inlogprocedure behouden. Voor meer details, zie verder. Het gebruik van een certificaat klasse 3 (Globalsign, Isabel, Quovadis) is enkel mogelijk via de oude inlogprocedure. Voordelen van de nieuwe inlogprocedure en het aanmaken van mandaten Grotere transparantie; zowel de wettelijk vertegenwoordiger en de mandataris beschikken over de rechten om de aangifte te consulteren. Self-service; volledig elektronische afhandeling en beheer van het mandaat. Er is geen tussenkomst van de taxatiedienst vereist. 2

3 Definities Maken zelf deel uit van de onderneming waarvoor een aangifte wordt aangemaakt / ingediend Aangewezen als mandataris Aanstellen van één of meerdere mandaatgever(s) Aanstellen van één of meerdere mandaatnemer(s) Aanstellen van één of meerdere mandaatuitvoerder(s) Mandaatuitvoerder Biztax Wettelijke vertegenwoordiger Mandaatgever Mandaatnemer Mandaatuitvoerder Biztax Applicatie Biztax Applicatie Mandaten Applicatie Biztax Aangifte indienen als wettelijke vertegenwoordiger in naam van de onderneming Kan zelf GEEN aangifte indienen Aangifte indienen als mandataris in naam van de onderneming Mandaten & Mandataris Een mandaat of volmacht is een overeenkomst waarbij de lastgever (mandaatgever of mandator)aan de lasthebber (mandaatnemer, mandataris, gemandateerde of volmacht drager) de opdracht geeft om één of meerdere rechtshandeling(en) te stellen in naam en voor rekening van de lastgever, en waarbij de lasthebber dit aanvaardt. Deze lasthebber (mandaatnemer, mandataris) stelt de rechtshandelingen niet in eigen naam, maar in naam en voor rekening van de lastgever. Dit wil zeggen dat alle rechten en plichten die de lasthebber in de uitvoering van zijn lastgeving verkrijgt of opneemt, als actieve of passieve bestanddelen in het patrimonium van de lastgever terechtkomen. Deze mandaatnemer zal één of meerdere mandaatuitvoerder(s) moeten aanstellen om effectief een aangifte aan te maken en in te dienen. Ook deze mandaatuitvoerder is op zich een mandataris. Wettelijke vertegenwoordiger Een wettelijke vertegenwoordiger kan een onderneming vertegenwoordigen zowel bij het aanmaken en ondertekenen van een aangifte als bij het beheer van mandaten; Concreet betekent dit dat deze persoon, als wettelijke vertegenwoordiger, rechtstreeks een aangifte kan aanmaken en indienen voor de onderneming. Maar het is nog steeds een optie om één of meerdere mandaatgever(s) aan te stellen die op hun beurt dan weer één of meerdere mandaatnemer(s) kunnen aanstellen. Vervolgens stellen deze mandaatnemer(s) één of meerdere mandaatuitvoerder(s) aan, die effectief een aangifte kunnen aanmaken en indienen voor de onderneming. 3

4 Maken zelf deel uit van de onderneming waarvoor een aangifte wordt aangemaakt / ingediend Aanstellen van één of meerdere rollen Aanstelling eigen onderneming - Biztax Wettelijke vertegenwoordiger Aanstelling eigen onderneming - Biztax Applicatie Biztax Applicatie Biztax Aangifte indienen als wettelijke vertegenwoordiger in naam van de onderneming Aangifte indienen als mandataris in naam van de onderneming Aanstelling eigen onderneming Biztax Binnen de onderneming waarvoor een aangifte wordt ingediend kan een persoon worden aangesteld om de aangifte Biztax aan te maken en in te dienen. Deze krijgt dan de rol van Aanstelling eigen onderneming Biztax. Binnen de applicatie wordt deze ook als een wettelijke vertegenwoordiger beschouwd. Meer informatie is beschikbaar in onze E-services op de site van Mandaten. 4

5 Inloggen in Biztax Overzicht van de mogelijkheden 1. Indien u inlogt met uw eigen Belgische eid: 1.1. Aangifte aanmaken in eigen naam (eid), geen extra vereisten (oude werkwijze/systeem); 1.2. Aangifte aanmaken in naam van de onderneming (eid), vereist dat u officieel bent aangewezen als Wettelijke Vertegenwoordiger, Mandaatuitvoerder Biztax OF Aanstelling eigen onderneming Biztax EN geregistreerd bent in het elektronische mandatensysteem (zie Mandaten aanmaken ). 2. Indien u inlogt met een elektronisch certificaat klasse 3, geen extra vereisten (oude werkwijze/systeem). 3. Indien u een aangifte wilt aanmaken in naam van de onderneming, MAAR u bent niet geregistreerd in het elektronische mandatensysteem & niet in het bezit van een elektronisch certificaat klasse 3: 3.1. Hierbij is uw enige optie om een aangifte toch aan te maken in eigen naam (eid) met behulp van een elektronische identiteitskaart (Zie 1.1). + Hierbij moet u, op vraag van het controlekantoor, een (papieren) document kunnen voorleggen, waaruit blijkt dat u gemachtigd bent om namens de vennootschap of de rechtspersoon een aangifte in de vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting of belasting niet-inwoners/vennootschappen in te dienen. 5

6 Welke stappen moet ik doorlopen 1.1 Aangifte aanmaken In Eigen Naam met eid Dit is de oude inlogprocedure. U dient zelf de aangifte in via Biztax, u hoeft geen mandaten aan te maken en gebruikt Biztax als voorheen. Dit betekent dat elke aangifte rechtstreeks gekoppeld wordt aan uw eid; u ziet dus enkel de aangiften die gekoppeld werden aan uw eid. Stap 1: U navigeert naar Stap 2: U klikt rechts in het menu op Naar de toepassing - Biztax en kiest Aanmelden met eid kaartlezer. Stap 3: U volgt de instructies op en klikt op de knop Aanmelden (het volgende scherm wordt geladen) en u geeft de pincode van uw eid in. Stap 4: U selecteert het selectie vak naast In eigen naam, vervolgens klikt u op de knop Verdergaan. 6

7 Indien u de juiste keuze heeft gemaakt zal u rechtsboven in de applicatie Aangemeld als persoon zien staan. Stap 5: U klikt links in het menu op Mijn aangiften vervolgens krijgt u het onderstaande dialoogscherm te zien waarin al uw aangiften raadpleegbaar/aanmaakbaar zijn zoals voordien. OPGELET: De knop Andere aangifte aanmaken is pas beschikbaar nadat u op de knop Zoeken aangiften heeft geklikt. Hierbij mag u ook niet vergeten het type Aangifte aan te passen VenB, RPB of BNI/ven. 7

8 1.2 Aangifte aanmaken In Naam Van De Onderneming met uw eid Dit is de nieuwe inlogprocedure. Hierbij wordt gecontroleerd of u over voldoende rechten beschikt om de aangifte te consulteren. Stap 1: U navigeert naar Stap 2: U klikt rechts in het menu op Naar de toepassing - Biztax en kiest Aanmelden met eid kaartlezer. Stap 3: U volgt de instructies op en klikt op de knop Aanmelden (het volgende scherm wordt geladen) en u geeft de pincode van uw eid in. Stap 4: U selecteert het selectie vak naast In naam van een onderneming, vervolgens klikt u op de knop Verdergaan. 8

9 Stap 5: Enkel indien u wettelijk vertegenwoordiger bent voor uw onderneming EN deze onderneming is ook bekend als mandataris voor andere ondernemingen, krijgt u het volgende keuzescherm te zien. Anders kunt u deze stap overslaan. De applicatie kiest automatisch de juiste rol. U kiest voor wie u een aangifte wilt indienen. Stap 6: U bent nu aangemeld. Stap 6.A: U dient aangiften in voor andere ondernemingen waar u een volmacht voor geeft. OPGELET: Dit vereist dat u vooraf in de applicatie Mandaten een mandaat hebt aangemaakt. (zie Mandaten aanmaken ) U zal rechtsboven in de applicatie Aangemeld als mandataris zien staan. Stap 6.B: U dient aangiften in voor uw onderneming. U zal rechtsboven in de applicatie Aangemeld als wettelijke vertegenwoordiger zien staan. 9

10 Stap 7: U klikt links in het menu op Mijn aangiften vervolgens krijgt u het onderstaande dialoogscherm te zien. Via dit dialoogscherm kan u de aangiften opzoeken waarvoor u een mandaatnemer of wettelijke vertegenwoordiger bent. 1) Aangifte: VenB, RPB, BNI/ven ; kiest u het type. 2) Creatiewijze van de aangifte: a) Gecreëerd in eigen naam ; alle aangiften weergeven die reeds zijn aangemaakt in eigen naam. b) Gecreëerd in naam van de onderneming ; alle aangiften weergeven waarvoor u mandaatnemer of wettelijke vertegenwoordiger bent. c) Gecreëerd door een andere persoon in naam van een onderneming ; alle aangiften weergeven waarvoor u mandaatnemer of wettelijke vertegenwoordiger bent EN die reeds zijn bewerkt door een andere mandaatnemer of wettelijke vertegenwoordiger. 3) Zoeken Aangiften ; om de lijst met de gevonden aangiften effectief weer te geven. 10

11 Stap 8: Nadat u op de knop Zoeken aangiften heeft geklikt zal u een lijst te zien krijgen met de gevonden aangiften (zie schermafbeelding hieronder). OPGELET: Om een aangifte in te brengen voor een onderneming waarvoor u mandataris of wettelijke vertegenwoordiger bent mag u NIET op de knop Andere aangifte aanmaken klikken. Deze aangifte zal namelijk al beschikbaar zijn in de lijst met GEVONDEN AANGIFTEN, dit met als aangiftestatus nieuw (1). Hierbij helpt het om te filteren op Gecreëerd in naam van een onderneming OF Gecreëerd door een andere persoon in naam van een onderneming (2) (Zie vorige stap voor bijkomende uitleg). Het volstaat dus om enkel deze aangifte te selecteren (3) en vervolgens op de knop aangifte openen (4) te klikken. BIJKOMENDE INFORMATIE: Indien u de muisaanwijzer op de aanpassingsdatum plaatst zal u kunnen zien door wie desbetreffende aangifte als laatste is aangepast. Dit is handig indien er meerdere personen zijn met een mandaat voor dezelfde onderneming. Een dergelijke aangifte is dus raadpleegbaar en ook aanpasbaar door deze personen. 11

12 1.3 Aangifte aanmaken met een elektronisch certificaat klasse 3 Dit is de oude inlogprocedure. U kunt geen mandaten aanmaken en gebruikt Biztax als voorheen. U gebruikt dit als u niet over een eid beschikt (bv. een buitenlandse belastingplichtige). Enkel de aangiften die gekoppeld zijn aan uw certificaat klasse 3 zijn zichtbaar. Stap 1: U navigeert naar Stap 2: U klikt rechts in het menu op Naar de toepassing - Biztax en kiest Aanmelden met commercieel certificaat. Stap 3: U klikt op de knop Verdergaan (het volgende scherm wordt geladen). Stap 4: U controleert of het certificaat is opgeladen in uw internet browser en klikt vervolgens op de knop Verdergaan. OPGELET: Wenst u zich aan te melden met een Isabel certificaat, zorg er dan voor dat u over de meest recente Isabel "middleware" beschikt. Ga hiervoor naar de Isabel website, kies "Isabelbeveiligingscomponenten" en download de meest recente versie. Meer informatie over een commercieel certificaat kan u hier raadplegen: FAQ - Commercieel Certificaat 12

13 Stap 5: U klikt links in het menu op Mijn aangiften vervolgens krijgt u het onderstaande dialoogscherm te zien waarin al uw aangiften raadpleegbaar/aanmaakbaar zijn zoals voordien. OPGELET: De knop Andere aangifte aanmaken is pas beschikbaar nadat u op de knop Zoeken aangiften heeft geklikt. Hierbij mag u ook niet vergeten het type Aangifte aan te passen VenB, RPB, BNI/ven. 13

14 Mandaten aanmaken Een mandaat is een volmacht die u (als mandaatgever) toekent aan een mandaatnemer zodat hij dezelfde handelingen als u kan verrichten in één of meerdere «E-Services» van de FOD Financiën. De mandaten worden via de toepassing «Mandaten» toegekend. Alle informatie vindt u in onze E-services op de site van Mandaten. 14