Nr " 7 APR. 20Ï5. Afd.hoofd: / ^ ^ o ^ P&O. ^ gemeente Barneveld. Aan het college van burgemeester en wethouders

Transcriptie

1 ^ gemeente Barneveld Nr Aan het college van burgemeester en wethouders Onderwerp: Inter Bestuurlijk Toezicht Archiefzorg Gevraagde beslissing: 1. Rapportage Kritische Prestatie Indicatoren (KPI rapportage Bameveld 2014) voor kennisgeving aannemen. 2. De oplegnotitie rapportage archiefzorg 2014 vaststellen en doorsturen naar de raad via de rubriek B van de Lijst van ingekomen stukken voor de raad. 3. De rapportage en de oplegnotitie (na de raadsvergadering) doorsturen naar de provincie in het kader van Inter Bestuurlijk Toezicht (IBT). / Akkoord/Aantekenjrlgen secretaris: Datum: Steller: A. Komdeur Afd: pmtffa^) Aantal bijlagen 2 Afd.hoofd: / ^ ^ o ^ L ^ Akkoord DpiN D BMO/Jur. D OR D BMO/Com. CD ADF P&O Dier kennisname naar de raad Nummer beleidsproduct: ÖOp overzicht Bestaand beleid (website) Openbaarheid Besluit (voorblad) openbaar: Ja O Nee, zie beslispunt: Groentje openbaar: Ja O Nee, zie beslispunt: Bijlagen openbaar: Ja O Nee, vermelden op bijlage Collegeleden Akkoord / Bespreken Aantekeningen Burgemeester Wethouder A. de Kruijf é Wethouder P.J.T. van Daalen Wethouder G.J. van den Hengel Wethouder E. Fokkema Beslissing burgemeester en wethouders " 7 APR. 20Ï5 Nummer op besluitenlijst: ^ ^ Q

2 gemeente \ Barneveld Memo Datum: 11 maart 2015 Onderwerp: Rapportage archiefzorg 2014 Ter attentie van: Raad Afzender: College Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden, waarmee het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering van onder meer de Archiefwetgeving principieel verandert. Het specifieke toezicht door de provincie is vervangen door generiek toezicht op basis van de Gemeentewet. Het college verantwoordt zich voor de uitvoering van haar taken aan de raad: horizontale verantwoording. Hierbij wordt vooral aangegeven of de gemeente voldoet aan de wettelijke verplichtingen en of er sprake is van voldoende transparantie. De informatie die ten behoeve van de rapportage wordt gegenereerd, wordt later gebruikt door de provincie voor toezicht achteraf. De VNG heeft als meetinstrument een set van tien kritische prestatie-indicatoren benoemd en de uitwerking hiervan gebundeld in een handreiking op basis van de huidige wet- en regelgeving. Deze oplegnotitie is de bestuurlijke reactie van het college op de rapportage van de gemeentelijk archiefinspecteur in opdracht van de gemeentearchivaris van Barneveld. Bij onze reacties wordt de volgorde aangehouden van het uitgebrachte rapport over de archiefzorg in In de samenvatting van dit rapport staat het volgende: Regelgeving moet tegen het licht worden gehouden(l). Een toetsbaar kwaliteitssysteem ontbreekt(2). Informatiebeleid bestaat uit losse stukken en vormt geen geheel. Dat beeld ontstaat ook bij informatiebeheer in de klassieke papieren archivering. De archivering geschiedt deels digitaal en deels analoog en is daardoor versnipperd. Dit kan een obstakel vormen bij de invoering van zaakgericht werken(3). Een (externe) audit van het (digitaal) informatiebeheer en de archivering kan handvatten geven. Bijvoorbeeld voor het bepalen van een digitale bewaarstrategie voor de lange termijn(4). En daar op volgend de beschikbaarstelling van papieren- en digitale archieven gelijk te trekken(5,6,7 < 8). Een risicobewuste houding kan bij calamiteiten de schade aanzienlijk beperken(9). Concrete gegevens over de uitvoering van het informatiebeheer zijn summier. Dit bemoeilijkt het vaststellen van een koers met realiseerbare doelen(lo). 1. Lokale regelingen Uit de samenvatting van het rapport: Regelgeving moet tegen het licht worden

3 gehouden. De archiefverordening is geactualiseerd, maar dat geldt nog niet voor het besluit informatiebeheer. Wij merken dat, mede in het kader van digitaal werken, de rol van ons team Documentaire Informatie Voorziening (DIV) aan het veranderen is. Dit betekent dat de vakafdelingen meer zelf uitvoering moeten geven aan een aantal archiefvormende taken. Naar de toekomst toe zal het team DIV vooral in de regisserende en controlerende rol haar belang aantonen. Centraal informatiebeheer en archivering op één plaats is daarin het uitgangspunt. Decentraal archiveren kan alleen onder goede en sluitende afspraken. Het besluit informatiebeheer wordt vanuit deze ontwikkelingen in de eerste helft van 2015 door ons aangepast. Ook worden er voorstellen om de mandaatregeling aan te passen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Uit de samenvatting van het rapport: Een toetsbaar kwaliteitssysteem ontbreekt. Op grond van de Archiefregeling dient de gemeente voor het beheer van de archiefbescheiden te voldoen aan een eigen kwaliteitssysteem, wat toetsbare criteria garandeert. Dit bedoelde systeem is een geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures en voorzieningen voor kwaliteitszorg. Dit beoogt om voortdurend aan de kwaliteitsverbetering van de informatiehuishouding te werken. Interne kwaliteitszorg via "Baseline informatiehuishouding" Elementen van een dergelijk systeem zijn zeker in de huidige organisatie aanwezig, maar hebben meer dan voorheen een samenhang nodig. Barneveld is hierin niet uniek, het merendeel van de gemeenten staat voor deze uitdaging. Juist de overgang van analoog naar digitaal werken, zorgt ervoor dat veel uitgangspunten opnieuw moeten worden gezocht, getoetst en geïmplementeerd. De VNG ondersteunt de gemeenten hierbij via de ontwikkelde standaard van de zogenaamde "Baseline informatiehuishouding" Baseline is een systeem, die de gemeentelijke organisaties van dejuiste richtlijnen en kwaliteitseisen voorziet. Barneveld sluit hierbij aan door uit te gaan van de uitgangspunten van de "Baseline informatiehuishouding" Op basis van dat systeem richten wij in 2015 en 2016 de kwaliteitszorg in. Door deze aanpak kunnen de in het rapport genoemde obstakels uit de weg worden geruimd om zo digitaal werken tot een succes te laten worden voor zowel de organisatie als de archiveringsfunctie. Toezicht Het uit te voeren interne toezicht vindt uiteindelijk zijn weerslag via de vanaf dit jaar ingevoerde rapportage volgens de kritische prestatie-indicatoren. Verder hebben wij ten behoeve van de coördinatie beleid en uitvoering het Strategisch Informatie Overleg ingesteld. Het Strategisch Informatie Overleg (SlO) bereidt beleid voor, signaleert ontwikkelingen, bewaakt de voortgang en coördineert op het totale terrein van de gemeentelijke informatiehuishouding. De samenstelling is breed ingestoken: het SlO bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur (voorzitter), het hoofd van de afdeling Bestuur en Dienstverlening (B&D), de gemeentearchivaris, de coördinator van het team DIV, de raadsgriffier en de gemeentelijk archiefinspecteur. Als alternatief voor de burgerparticipatie in dit kader, is de raadsgriffier als lid aan het SlO toegevoegd. Overigens is onze gemeente één van de eersten in het land die een SlO heeft ingesteld. We worden daarom als voorbeeld genoemd in de landelijke handreiking voor het instellen van een SlO.

4 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid Uit de samenvatting van het rapport: Informatiebeleid bestaat uit losse stukken en vormt geen geheel. Dat beeld ontstaat ook bij informatiebeheer in de klassieke papieren omgeving. De archivering geschiedt deels digitaal en deels analoog en is daardoor versnipperd. Dit kan een obstakel vormen bij de invoering van digitaal werken. Zie hiervoor ook onze reactie onder punt 2. Het ingestelde SlO zorgt voor de integrale afstemming en voortgang van de baseline informatiehuishouding. Ook hier zal de invoering van digitaal werken als vliegwiel functioneren om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Vanwege bij u bekende problemen met de applicatie zaakgericht werken, heeft een update c.q. doorontwikkeling van het huidige management document systeem (Verseon) de afgelopen paar jaar achterstand opgelopen. Juist dit ontbreken van een adequaat document management systeem, zorgde voor weinig zicht op het integrale beheer van onze informatie. Dit verklaart ook de constatering in het KPI-rapport. Inmiddels is de voornoemde applicatie zaakgericht beëindigd en werkt de organisatie momenteel voortvarend aan de doorontwikkeling van het document managementsysteem Verseon. De daadwerkelijke implementatie start in tweede helft van ditjaar. Het team DIV is hier nauw bij betrokken evenals bij de uitrol van digitaal werken. Het vernieuwde document management systeem leidt tot de benodigde samenhang en integraliteit. In het Strategisch Informatie Overleg zal dit proces van doorontwikkeling van het document management systeem ruim de aandacht krijgen evenals de integrale informatiecontrole in het algemeen. Tenslotte, de in het KPI-rapport gesignaleerde achterstanden in het analoog archiveren zijn inmiddels vrijwel geheel opgelost. 4. Digitale archiefbescheiden Uit de samenvatting van het rapport: Een (externe) audit van het (digitaal) informatiebeheer en de archivering kan handvatten geven. Bijvoorbeeld voor het bepalen van een digitale bewaarstrategie voor de lange termijn. Begin 2015 zal gestart worden met een onderzoek naar de implicaties van het in gebruik nemen van een E-depot als permanente bewaarplaats voor gemeentelijke informatie. Ook zal het vastgestelde handboek substitutie en de nieuwe vragen over vervanging in het kader van digitaal werken opnieuw kritisch worden gewogen en zal het toepassingskader worden uitgebreid. Dit zal naast en in afstemming met het project digitaal werken een eigen spoor gaan lopen, waarbij een duidelijke opdracht en integraliteit het uitgangspunt zijn. Met name het team DIV zal nieuwe vakkennis vergaren en adviseren aan directie en bestuur. In de digitale omgeving zal de ontvangen en opgemaakte informatie structureel goed moeten worden beheerd. Hierbij is permanente toegankelijkheid zeer belangrijk. Hiervoor gaan wij gebruik maken van het op korte termijn landelijk vast te stellen Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Uit de samenvatting van het rapport: En daar op volgend de beschikbaarstelling van papieren en digitale archieven gelijk te trekken.

5 Reactie Inmiddels zijn nieuwe afspraken gemaakt over de gesignaleerde tekortkoming bij het opstellen van processen verbaal bij met name incidentele vernietiging van documenten en dossiers. Herstel van onjuist uitgevoerde situaties heeft plaatsgevonden. Er is begonnen met het opschonen van het archiefblok vanaf Op de agenda van het SlO- overleg zal de komende tijd veel aandacht worden besteed aan waardering en selectie. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Uit de samenvatting van het rapport: geen specifieke aanbeveling. In het afgelopen jaar zijn de archieven van het gemeentebestuur in goede, geordende en toegankelijke staat overgedragen in beheer aan de gemeentearchivaris. De bouwvergunningen en milieuvergunningen worden op dit moment gedigitaliseerd (mee ten behoeve van de werkzaamheden van de OddV) en worden daarna eveneens overgedragen, na materieel te zijn verzorgd. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimte en e-depot Uit de samenvatting van het rapport: geen specifieke aanbeveling. De toestand van de archiefbewaarplaatsen en archiefruimten is in orde bevonden, evenals de beheersing van het klimaat in deze ruimtes. Zoals al bij punt 4 aangegeven, zal de komende tijd onderzoek worden gedaan naar het gebruik maken van een E-depot voor onze digitale informatie. Onderzocht wordt met name de aansluiting bij landelijke voorzieningen. 8. Ter beschikking stelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Uit de samenvatting van het rapport: geen specifieke aanbeveling. De overgedragen archieven vallen onder het regime van de Archiefwet en zijn gedurende openingstijden raadpleegbaar in de studiezaal van het gemeentearchief. Een steeds toenemende hoeveelheid informatie is ook via digitale kanalen vindbaar en raadpleegbaar. Voor de niet overgedragen archieven is de Wet Openbaarheid van Bestuur van toepassing. 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Uit de samenvatting van het rapport: Een risicobewuste houding kan bij calamiteiten de schade aanzienlijk beperken. Het calamiteitenplan collectiehulpverlening is vastgesteld, maar behoeft wel onderhoud. De kennis zal worden bijgehouden en het bereik van het calamiteitenplan zal worden uitgebreid naar de volledige omgeving van archiefbescheiden in de gemeentelijke organisatie. Verantwoordelijkheden zullen hierbij efficiënt worden belegd. 10. Middelen en mensen Uit de samenvatting van het rapport: Concrete gegevens over de uitvoering van het informatiebeheer zijn summier. Dit bemoeilijkt het vaststellen van een koers met

6 realiseerbare doelen. De huidige hybride werkwijze (zowel analoog als digitaal beheer) vraagt meer middelen en mensen dan wenselijk. Ook hier geldt dat de uitvoering van het project digitaal werken zal leiden tot een reductie van de kosten. Hierbij is heroriëntering op taken en verantwoordelijkheden de komende jaren noodzakelijk. Dit heeft ook een direct gevolg voor de benodigde kennis bij de betrokken organisatie-onderdelen en medewerkers. Het management heeft de opdracht om hierin actief te acteren.

7 KPI rapportage Barneveld 2014 Inleiding De Wet Revitalisering Generiek Toezicht is op 1 oktober 2012 in werking getreden. De wet vereenvoudigt het stelsel van interbestuurlijk toezicht. Het verticaal toezicht van provincies op gemeenten is aanzienlijk verminderd. Uitgangspunt hierbij is dat de provincie in principe de enige verticale toezichthouder op de gemeente is en de gemeenteraad het gemeentebestuur zoveel als mogelijk zelf controleert. De VNG heeft een handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) ontwikkeld. Om de kwaliteit van de horizontale verantwoording te borgen kan het archief - KPI verslag het beste worden opgesteld door een gemeentearchivaris/archiefinspecteur. Kader De Archiefwet stelt dat het college zorg draagt voor de archiefbescheiden van de gemeente. Nader benoemd bestaat deze zorg uit de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de naleving van de Archiefwet en hieraan verbonden regelgeving. In één van deze regelingen, de Archiefverordening, staat dat het college jaarlijks verslag uitbrengt aan de raad omtrent de zorg voor het archief. Daarbij bedient het college zich van de rapportage van de gemeentearchivaris zoals die hier onder is opgenomen. Deze schetst een beeld van mogelijke risico's en de mate waarin de gemeente aan haar zorgplicht voldoet. Samenvatting Regelgeving moet tegen het licht worden gehouden(l). Een toetsbaar kwaliteitssysteem ontbreekt(2). Informatiebeleid bestaat uit losse stukken en vormt geen geheel. Dat beeld ontstaat ook bij informatiebeheer in de klassieke papieren archivering. De archivering geschiedt deels digitaal en deels analoog en oogt versnipperd. Dit kan een obstakel vormen bij de invoering van digitaal werken(3). Een (externe) audit van het (digitaal) informatiebeheer en de archivering kan handvatten geven. Bijvoorbeeld voor het bepalen van een digitale bewaarstrategie voor de lange termijn(4). En daarop volgend de beschikbaarstelling van papieren- en digitale archieven gelijk te trekken(5,6,7,8). Een risicobewuste houding kan bij calamiteiten de schade aanzienlijk beperken(9). Concrete gegevens over de uitvoering van het informatiebeheer zijn summier. Dit bemoeilijkt het vaststellen van een koers met realiseerbare doelen(lo). Kritische Prestatie-Indicatoren 1. Lokale regelingen Komen de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer regelingen overeen met de Archiefwettelijke eisen? Algemeen Archiefvorming van overheidsorganisaties moet voldoen aan de Archiefwet Deze wet is nader uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Op lokaal niveau zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer de uitwerkingen van deze wet- en regelgeving. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer regelen de zorg en de verantwoordelijkheid die het college heeft voor het archief dat door de gemeentelijke organen wordt gevormd. Gezien de praktijk dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden zijn regelgeving en daarin besloten afspraken een belangrijk aandachtspunt. Het moet te allen tijde duidelijk zijn waar de verantwoordelijk voor de archivering ligt. Het ter zake deskundige team DIV (documentaire informatievoorziening) biedt daarbij de benodigde professionele ondersteuning, zoals het bijhouden van een dossier van de gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente participeert. Archiefverordening Aanpassingen in wet- en regelgeving maken dat de Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer periodiek moeten worden aangepast. De huidige Archiefverordening is laatstelijk vastgesteld in 2009 en medegedeeld aan Gedeputeerde Staten. Uit een vergelijking met de recente modelverordening van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland die de VNG haar leden aanbeveelt blijkt dat de Archiefverordening bijdetijds is. Periodieke controle door team DIV op de actualiteit moet wel deel gaan uitmaken van een in te voeren kwaliteitssysteem.

8 Besluit Informatiebeheer Het Besluit Informatiebeheer beschrijft hoe de bepalingen van de Archiefwet praktisch vorm krijgen. Het geeft regels voor het beheer van documenten en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van informatiebestanden, zowel in papieren als in digitale vorm. Het Besluit Informatiebeheer is laatstelijk vastgesteld in Nadien zijn er wijzigingen geweest in de ministeriële regelingen waarnaar het Besluit Informatiebeheer nog steeds verwijst. Met name de vervanging van meerdere regelingen door één alles omvattende Archiefregeling. Hierdoor lopen bepalingen van het Besluit Informatiebeheer niet meer synchroon met hogere wet- en regelgeving. De nieuw bepaalde Archiefregeling geeft ook richting aan het beheer van digitale documenten. Daar voorziet het huidige Besluit Informatiebeheer niet in. De verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer ligt volgens het Besluit Informatiebeheer bij de afdeling FDV, (nu B&D). Maar de praktijk is in sommige gevallen dat documenten pas na afronding van een zaak bij FDV worden aangeboden voor het archief. FDV heeft hierdoor geen zicht op het informatiebeheer ten tijde van de lopende fase van een proces. In tegenstelling tot wat het Besluit Informatiebeheer suggereert wordt er dus (ook) decentraal gearchiveerd. De gemeente moet hier een keuze maken: werken volgens het Besluit Informatiebeheer (centraal) of het aanpassen ervan naar de praktijk met afdelingen met een eigen verantwoordelijkheid voor hun informatiebeheer. Mandaatregeling In de mandaatregeling zijn vijf gemandateerde bevoegdheden op archiefgebied opgenomen. Wat opvalt is dat de gemeentearchivaris als mandataris van deze bevoegdheden niet als zodanig wordt genoemd. Mandataris in de huidige regeling is de ambtenaar. Het ligt voor de hand dat de gemeentearchivaris een logischer mandataris is. Daarnaast komt bij de vijf mandaten in twee gevallen een overlap voor. Met een kleine aanpassing in de tekst kan worden volstaan met drie in plaats van vijf beschreven mandaten. 2. INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 stelt dat het college van B en W ervoor zorgt dat het beheer van de informatiehuishouding voldoet aan een kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem is het geheel van mensen, middelen, procedures en het handelen daarnaar. Dit systeem moet worden bewaakt met checklists gericht op de informatiehuishouding en de archieffunctie. Een algemeen aanvaard kwaliteitsysteem is nog niet ontwikkeld, maar landelijk zijn er initiatieven op dit gebied. Kwaliteitseisen liggen veelal vast in NEN-ISO normen en andere standaarden en checklists, waarvan deze Kritische Prestatie Indicatoren check er ook één is. Drie andere die ik hier met name wil noemen zijn de NEN-ISO voor eisen aan betrouwbaar informatieen archiefbeheer, RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) en ED3 (digitaal depot). Een stap in de goede richting van een kwaliteitssysteem is gezet met het interne advies te gaan werken volgens de door KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten) ontwikkelde methodiek: de Baseline Informatiehuishouding. Het ligt voor de hand om hier te stellen dat de gemeente op dit terrein nog veel winst kan boeken. Hoewel de gemeente Barneveld een gekwalificeerd gemeentearchivaris heeft benoemd vindt er (nog) geen jaarlijkse verslaglegging van zijn uitoefening van het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden plaats. Wel is, conform de aanbeveling van de VNG, met ingang van 2014 gestart met een periodiek Strategisch Informatieoverleg (SlO). In dit overleg komen de gemeentesecretaris, de griffier, het afdelingshoofd BMO, het hoofd Documentaire Informatievoorziening a.i., de gemeentearchivaris en de archiefinspecteur bijeen. Onderwerp van gesprek is de regievoering over het gemeentelijke informatiebeleid. 3. ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID PAPIEREN EN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van de archiefbescheiden? Organisatiebreed zijn er veel ontwikkelingen te verwachten. De overgang naar digitaal werken staat hoog op de agenda. Dat zou meer kwaliteit, overzicht en transparantie moeten opleveren. Maar de mate van succes wordt grotendeels bepaald in het organiseren (architectuur), concrete organisatiebrede afspraken en het naleven hiervan. De gemeente gebruikt het document managementsysteem (DMS) Verseon voor het informatiebeheer met daar naast een model Documentair Structuurplan en de i-navigator: een applicatie om de informatiehuishouding

9 centraal in kaart te brengen en te beheren. Het is zaak te zorgen dat de gebruikte versies van deze programmatuur up-to-date zijn. Vanuit het DMS kan centraal de regie worden gevoerd over informatiebeheer zoals de status van een zaak en het terugvinden van informatie. De praktijk is dat het DMS niet over de volle breedte van het informatiebeheer wordt ingezet. In voorkomende gevallen gebeurt dit door afdelingen zelf in specifieke applicaties. Het informatiebeheer vindt dan plaats buiten het zicht van team DIV, want gebruikte applicaties zijn niet gekoppeld aan het centrale DMS. Een gevolg hiervan is dat ook archivering van papieren stukken op afdelingen plaatsvindt buiten het zicht van team DIV. In de hierboven beschreven gang van zaken komt het ook voor dat pas na de volledige afronding van een zaak de bijbehorende stukken worden aangeleverd bij team DIV om in het DMS te registreren en fysiek te archiveren. Hierdoor zijn structurele achterstanden in de papieren archivering ontstaan. Eind oktober bedroeg deze achterstand nog 22,5 strekkende meter archief. Sinds de aanstelling van een sectiehoofd DIV a.i. en het doorvoeren van veranderingen in werkwijze wordt structureel vooruitgang geboekt bij het wegwerken van deze achterstanden. Samenvattend verdient het aanbeveling om de (on)mogelijkheid van koppelingen tussen applicaties en het DMS te onderzoeken waardoor een meer eenduidige werkwijze en overzicht ontstaat. Voor duurzame lange termijn bewaring van digitale archiefbescheiden is nog geen voorziening getroffen. Omdat bewaring van digitale gegevens in procesapplicaties per afdeling op de lange termijn niet gegarandeerd is moet opslag van data in een digitaal depot onderzocht worden. Het risico van dataverlies wordt met deze maatregelen tot een minimum beperkt. Voor de kwaliteit van het papieren archiefbeheer beschikt het gemeentearchief over een gediplomeerd behoudsmedewerker die zorg draagt voor duurzame bewaarcondities als verpakking en klimaat in de bewaarplaats. 4. SPECIFIEKE EISEN AAN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De meest recente strategische visie is vastgelegd in het informatiebeleidsplan Het bevat de hoofdlijnen en contouren van informatiebeleid. Aanvullend zijn twee andere stukken: het Programmaplan E- Dienstverlening (2010) en een beleidsnotitie van VHIC uit Strekking van deze notities is vooral digitalisering van documenten en processen volgens richtlijnen van het Nationaal Uitvoeringsprogramma i- NUP. Een instrument dat bij het inrichten en optimaliseren van digitale beheersomgevingen van nut kan zijn is het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). De gemeente voldoet volgens eigen zeggen al deels aan dit referentiekader, met name aan de eisen voor opslagformaten, encryptie, conversie en open standaarden wordt voldaan. Maar uit de onder punt 3 beschreven werkwijze blijkt de gemeente nog niet klaar is voor digitaal werken. Het hier genoemde gemeentelijke plan, programma en notities moeten herijkt worden. De al eerder genoemde Baseline van KING en het RODIN bieden handvatten om dit te doen. De in een NUP voortgangsrapportage aan de raad verwoorde verwachting dat 'vanuit het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten adviezen worden aangereikt hoe te komen tot deze digitale overheid' en de opmerking 'als Barneveld koersen wij daarbij op hetgeen voor onze gemeente van belang is' laten de indruk van een afwachtende houding achter. 5. VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Weegt de gemeente zorgvuldig afwanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Er is een jaarlijkse cyclus van selectie en vernietiging. De procedure verloopt volgens de hiervoor geldende regels en is op schrift gesteld. Incidentele vernietiging op grond van besluiten verkorte vernietigingstermijn komt ook voor (cliëntendossiers). Hiervan zijn geen processen-verbaal bekend. Er is een besluit voor de substitutie (=vervanging) van alle archiefbescheiden die op termijn vernietigbaar zijn. Bij substitutie worden de originele papieren documenten na scanning vernietigd. Het digitale document treedt in de plaats van het papieren origineel. Voor APV besluiten en facturen wordt dit al toegepast in de praktijk. Verdere uitbreiding hiervan wordt stapsgewijs ingevoerd. Vervanging van te bewaren archiefbescheiden is niet aan de orde. Zonder een duurzaam digitaal depot (e-depot) kan hier vanzelfsprekend ook geen sprake van zijn. Dit e-depot moet op afzienbare termijn worden ingericht.

10 Vervreemding van archiefbescheiden, het in eigendom overdragen van archiefbescheiden, komt in de praktijk niet voor. 6. OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? De Archiefwet verplicht overheden om hun archiefbescheiden na twintig jaar over te brengen naar het gemeentearchief. Hiermee worden deze archiefbescheiden openbaar en raadpleegbaar op de studiezaal van het gemeentearchief voor algemeen publiek. Ten tijde van het schrijven van deze rapportage is dit proces van overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats in volle gang en nadert het de afronding. Op korte termijn worden de archiefblokken gemeentebestuur en , bouwvergunningen en Hinderwetvergunningen overgedragen aan het gemeentearchief. Door naleven van wet- en regelgeving (compliance) ten aanzien van archieven voldoet de gemeente hier aan haar verplichting en komt haar verantwoordelijkheid na. 7. ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Depotruimten voor overheidsarchieven kennen we in twee gradaties: Archiefruimten voor de bewaring van niet overgebrachte archieven, jonger dan 20 jaar en Archiefbewaarplaatsen voor de permanente bewaring van overgebrachte archieven, ouder dan 20 jaar. Beide moeten voldoen aan bij wet gestelde eisen. Voor een archiefbewaarplaats zijn die zwaarder dan voor een archiefruimte. De locatie van de archiefbewaarplaats is in het Besluit Informatiebeheer door het college benoemd. In 2010 is deze archiefbewaarplaats geïnspecteerd. De rapportage maakt geen gewag van grote of zorgelijke onvolkomenheden. Uit correspondentie met de Provinciale Archiefinspectie (2008) komt naar voren dat 'in de noodzakelijke mechanismen van brandkleppen en afsluiters in klimaatbeheersing- en stofzuiginstallatie is voorzien'. De waarden van temperatuur en luchtvochtigheid worden door de behoudsmedewerker wekelijks gecontroleerd met behulp van specialistische apparatuur. De gemeente beschikt over twee archiefruimten. In één ervan is een vochtplek op de muur geconstateerd. Dit is bij gebouwenbeheer gemeld. Andere grote of zorgelijke onvolkomenheden zijn niet aangetroffen. Als gevolg van de onder punt 6 beschreven overbrenging is de status van deze archiefruimte gewijzigd in archiefbewaarplaats. Eerder in deze rapportage is al vermeld dat een e-depot voor bewaring van digitaal archief op de lange termijn ontbreekt. In een tijd van voortschrijdende digitalisering van de informatiehuishouding is dit een noodzakelijke voorziening. 8. TERBESCHIKKINGSTELLING VAN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? De archiefdienst van de gemeente werkt volgens het voor archiefinstellingen landelijk vastgestelde Handvest Dienstverlening Archieven. De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor het publiek kosteloos te raadplegen op de studiezaal van het gemeentearchief. Deze is geopend voor publiek van dinsdag tot en met donderdag. Hier wordt ook de mogelijkheid geboden kopieën te (laten) maken. De kosten voor het maken van afdrukken, kopieën en het laten doen van onderzoek door een medewerker staan beschreven in de legesverordening. 9. RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Archieven vormen het geheugen van de gemeentelijke organisatie en zijn onontbeerlijk voor verantwoording en zorgvuldigheid in het overheidshandelen. Daarnaast maken zij op termijn deel uit van het cultureel erfgoed. Het verloren gaan van in archieven beheerde informatie kan aanzienlijke gevolgen hebben voor diverse betrokkenen, zoals de gemeenteraad, het bestuur, de ambtelijke organisatie, de inwoners en de samenleving in het algemeen. In geval van een calamiteit kan een calamiteitenplan en kennis van de uitvoering schade

11 voorkomen of beperken. Het ontruimingsplan gemeentehuis Barneveld heeft daartoe een toevoeging 'calamiteitenplan archiefbewaarplaats'. Dit calamiteitenplan is in 2011 door het college vastgesteld. Bijhouden van de inhoud en kennis van het calamiteitenplan zou een vast onderdeel op de jaaragenda van betrokken medewerkers moeten zijn. Daartoe participeert het gemeentearchief in een regionaal veiligheidsnetwerk. In de breedte kan de organisatie voordeel putten uit gelijksoortige contactnetwerken. 10. MIDDELEN EN MENSEN Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De personele bezetting van de sectie DIV bestaat uit 11,8 fte. Op grond van kengetallen lijkt dat voldoende, maar het is niet alleszeggend. De inrichting van een DIV-organisatie kent namelijk variabelen waardoor uitkomsten per gemeente sterk zullen verschillen. Voorbeelden van deze variabelen zijn de mate waarin registratie en informatiebeheer door de behandelende afdeling zelf gebeurt, het niveau van (secretariële) ondersteuning, bekwaamheid van het personeel en de faciliteiten voor de uitvoering van DIV-taken. Bij de uitvoering van deze taken zet de gemeente ook tijdelijke arbeidskrachten in. De duur van de tijdelijke arbeidsovereenkomsten wordt in de praktijk bij regelmaat verlengd. Periodiek worden ook vakantiekrachten en stagiaires ingezet bij de uitvoering van reguliere DIV-taken. Een groot project als de bewerking en overbrenging van de archief het tijdvak naar het gemeentearchief is zelfs volledig uitbesteed. Buiten het aantal opgevraagde dossiers en de achterstand in dossiervorming zijn er weinig cijfers en gegevens voorhanden. Daardoor is het moeilijk om een concreet beeld te schetsen van de ontwikkeling in groei en/of afname van DIVtaken en conclusies te trekken. In de Barneveldse situatie is het van belang duidelijk te maken wat DIV doet en wat de organisatie van DIV verwacht. Een inventarisatie en analyse van gegevens uit de praktijk zullen hierbij van dienst zijn. Gemeente Archief Archiefbescheiden ouder dan twintig jaar worden overgebracht naar het gemeentearchief en vanaf dat moment beheerd door de gemeentearchivaris. In de regel gebeurt dit in een cyclus van om de 10 jaar. Overgedragen archiefbescheiden zijn openbaar en raadpleegbaar voor de samenleving. Andere gemeenten kennen vaak een regionaal archief op afstand (op basis van een Gemeenschappelijke Regeling) waarnaar zij de over te dragen archieven kunnen brengen. Barneveld kent een eigen gemeentearchief en voorziet zelfstandig in de benodigde voorzieningen. Zo is kennis van en ervaring met overgedragen documenten direct aanwezig. Wel is er is sprake van een verregaande samenwerking met de gemeente Ede op basis van een dienstverleningsovereenkomst. Op onderdelen wordt kennis en ervaring gedeeld. Zo werkt de 'gemeenschappelijke' gemeentearchivaris voor zowel de gemeente Barneveld als Ede en stuurt hij ook de sectie gemeentearchief Barneveld aan.