Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding 2001 Nortel Networks P versie 01

2 Business Communications Manager Hospitality Services gebruiken Hospitality Services (HS) is een groep functies waarmee u meer uit uw Business Communications Manager-systeem kunt halen in kleine tot middelgrote bedrijfsomgevingen, zoals hotels, motels of ziekenhuizen. In een hotelomgeving kunt u gasten een betere service verlenen omdat zij rechtstreeks toegang hebben tot basisfuncties zoals wekservice of alarm, en kunnen zij accuraat de schoonmaakvereisten van de kamer bijhouden. Business Communications Manager-telefoons zijn ingedeeld in een van drie soorten toestellen: Algemeen toestel Een algemeen toestel kan een telefoon zijn in de receptie, het kantoor of de openbare ruimte. Er is geen kamer aan toegewezen en het toestel heeft geen toegang tot alle dienstverleningsfuncties. Een willekeurige Business Communications Manager-telefoon of een analoge telefoon die is aangesloten op een ATA (Analog Terminal Adapter) of een ASM (Analog Station Module). Kamertoestel Een Kamertoestel is een toestel dat is toegewezen aan een kamer. Dit kan een willekeurige Business Communications Manager-telefoon zijn of een analoge telefoon die is aangesloten op een ATA of een ASM. Er kunnen maximaal vijf toestellen aan dezelfde kamer worden toegewezen (zij delen hetzelfde kamernummer). HS (Hospitality Services)-administratietoestel Een HS-administratietoestel is een willekeurige Business Communications Manager-telefoon met een tweeregelige display. U kunt een HSadministratietoestel zodanig programmeren dat een gebruiker de balieadministratietoegangscode moet invoeren voordat deze de HSadministratiefuncties kan gebruiken. Opmerking: De eerste configuratie van toestellen is ingesteld in de systeemprogrammering. Hospitality Services Alarmtijd Ä àþ Annuleren Ä àþ Met de functie Alarmtijd kunt u een alarmklok instellen voor de Business Communications Manager-telefoon en voor analoge telefoons die op een ATA of een ASM zijn aangesloten. U kunt zowel kamertoestellen als algemene toestellen programmeren om een hoorbaar alarmsignaal weer te geven op een ingestelde tijd. U kunt één alarmtijd binnen een periode van 24 uur instellen voor een Pagina 1 - Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding

3 kamertoestel of een algemeen toestel. De alarmtijd moet elke dag opnieuw worden ingesteld. Als het alarm afloopt, wordt het alarmsignaal op alle toestellen in een bepaalde kamer weergegeven. Als u het alarm op één toestel annuleert, wordt het alarm op alle toestellen in de kamer geannuleerd. Als u een nieuwe alarmtijd invoert voor een kamer- of algemeen toestel, wordt de eerder ingestelde alarmtijd overschreven. U kunt als volgt de functie Alarmtijd instellen voor een Business Communications Manager-telefoon: Op de display wordt Wekr:07:00 vm UIT weergegeven. 1. Druk op Ä àþ. Als de alarmtijd juist is, drukt u op AAN/UIT. Op de display wordt Wekr:07:00 vm AAN weergegeven. Druk op OK om af te sluiten. of Als u een nieuwe alarmtijd wilt opgeven, drukt u op WIJZ. Op de display wordt Tijd invoeren: weergegeven. Geef een nieuwe, uit 4 getallen bestaande alarmtijd op. Als de 24-uurs tijdnotatie wordt gebruikt (uur: 00 t/m 23 en minuten: 00 t/m 59), is geen bevestiging vereist. Op de display wordt Wekker AAN uu:mm weergegeven. Als de 12-uurs tijdnotatie wordt gebruikt, wordt op de display uu:mm VM of NM? weergegeven. Druk op de displaytoets VM of NM. Op de display wordt Wekker AAN uu:mm weergegeven. Alarmtijd: analoge telefoon Het alarm annuleren Het alarm uitschakelen U kunt als volgt de functie Alarmtijd instellen voor een analoge telefoon: Er klinkt een geluidssignaal. 1. Druk op û àþ. 2. Geef een uit 4 getallen bestaande alarmtijd op. Als de 24-uurs tijdnotatie wordt gebruikt (uur: 00 t/m 23 en minuten: 00 t/m 59), klinkt er een geluidssignaal. om Als de 12-uurs tijdnotatie wordt gebruikt, drukt u am of om pm te selecteren. Er klinkt een geluidssignaal. Op de ingestelde tijd gaan de toestellen in de kamer rinkelen, om de kamerbewoner te wekken of te herinneren aan een volgende gebeurtenis of vergadering. Als u de Alarmtijd op een Business Communications Manager-telefoon wilt annuleren, drukt u op Ä àþ. Op de display wordt Wekker UIT weergegeven. Als u de Alarmtijd op een analoge telefoon wilt annuleren, drukt u op û àþ. Als het toestel op de ingestelde tijd rinkelt, kan de kamerbewoner het alarmsignaal als volgt stopzetten: Op een Business Communications Manager-telefoon drukt u op een willekeurige knop, behalve de ú-knop. Op een analoge telefoon, neemt u de hoorn van de haak en legt u deze weer terug. Pagina 2 - Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding

4 Alarmtijd: HS-administratietoestel Kamerstatus Ä àà U kunt de Hospitality Services-administratiealarmfunctie alleen met een HSadministratietoestel gebruiken. De HS-administratiealarmfunctie is alleen bedoeld voor kamergebruik; u kunt hiermee geen alarm instellen op algemene toestellen. Met de HS-administratiealarmfunctie kunt u het volgende doen: controleren waarop de huidige of vorige alarmtijd is ingesteld voor een kamer de programmering van de vorige alarmtijd voor een kamer overschrijven op het systeem een alarmtijd voor een kamer toewijzen op het systeem een alarmtijd voor een kamer wijzigen op het systeem een alarmtijd voor een kamer annuleren op het systeem U kunt als volgt Ä àà de alarmtijd voor een kamer programmeren met behulp van de HS-administratiealarmfunctie: 1. Druk op op een Business Communications Manager-telefoon met een tweeregelige display. 2. Als dit is ingesteld, wordt Toegangscode: op de display weergegeven. Voer de balie-administratietoegangscode in. 3. Op de display wordt Wk of km#: weergegeven. Geef het kamernummer op. 4. Druk op Vlgnd. Op de display wordt Wekr: 07:00 vm UIT: weergegeven. Als de alarmtijd juist is, drukt u op de displaytoets AAN/UIT om het alarm in te stellen. 5. Geef een uit 4 getallen bestaande alarmtijd op. Als de 24-uurs tijdsnotatie wordt gebruikt, (uur: 00 t/m 23 en minuten: 00 t/m 59) is geen bevestiging vereist. Op de display wordt Wekker uu:mm AAN weergegeven. Als de 12-uurs tijdnotatie wordt gebruikt, wordt op de display de uit vier cijfers bestaande tijd en Release VM of NM? weergegeven. Druk op de displaytoets VM of NM. Op de display wordt Wekker uu:mm vm of nm AAN weergegeven. 6. Druk op de knop om het programmeren af te sluiten. Kamertoestel Ä àß HS-administratietoestel Ä à Met de functie Kamerstatus kunnen gebruikers informatie uitwisselen over de schoonmaakstatus van een kamer. De functie Kamerstatus is beschikbaar via een kamertoestel of een HS-administratietoestel. Met de Kamertoestellen kunt u het volgende instellen: de desbetreffende kamerstatus instellen op Schoongemaakt (Schmk gedaan) de desbetreffende kamerstatus instellen op Moet worden schoongemaakt (Schmk nodig) controleren wat de status van de desbetreffende kamer is op een toestel met een display. Met de HS-administratietoestellen kunt u het volgende instellen: een willekeurige kamerstatus instellen op Schoongemaakt (Schmk gedaan) een willekeurige kamerstatus instellen op Moet worden schoongemaakt (Schmk nodig) controleren wat de status van een willekeurige kamer is. Het systeem wijzigt dagelijks de status van kamers die zijn bezet in Moet worden schoongemaakt op een vast tijdstip dat is ingesteld in het systeem. Pagina 3 - Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding

5 Onderhoudspersoneel kan de status van de kamer wijzigen in Schoongemaakt, wanneer het schoonmaken van de kamer is voltooid. De receptionist kan de status van een kamer controleren of programmeren met behulp van een HS-administratietoestel. Het Business Communications Managersysteem stelt automatisch de status van een kamer in op Moet worden schoongemaakt (Schmk nodig) wanneer de status van een kamer wordt gewijzigd van Bezet in Vrij (Vrij). Kamerstatus: Kamertoestel Kamerstatus: HS-administratietoestel U kunt als volgt de kamerstatus bijwerken met een kamertoestel: û àß Ä àß 1. Druk op op een Business Communications Manager-telefoon of druk op Ú op een analoge telefoon. 2. Voer de status van de kamer in na de prompt. 3. Druk op op het kiesblok om aan te geven dat de kamer is schoongemaakt (Zet op Schmk gedaan). Geef, indien vereist, de toegangscode voor de kamerstatus op. of, Û op Druk op het kiesblok om aan te geven dat de kamer moet worden schoongemaakt Zet op Schmk nodig. Geef, indien vereist, de toegangscode voor de kamerstatus op. 4. Op de display wordt Zet op Schmk gedaan of Zet op Schmk nodig weergegeven. U kunt als volgt de kamerstatus bijwerken of controleren met een HS-administratietoestel: 1. Druk op Ä à op een Business Communications Manager-telefoon met een tweeregelige display. 2. Als dit is ingesteld, wordt Toegangscode: op de display weergegeven. Voer de balie-administratietoegangscode in. 3. Op de display wordt Cd of km#: weergegeven. Voer het kamernummer in en druk op OK. 4. Op de display wordt Kamer: vrij weergegeven. Druk op de displaytoets Wijzigen en selecteer de vereiste status voor het kamertoestel: als de kamer bezet is, selecteert u Schmk gedaan of Schmk nodig; als de kamer vrij is, selecteert u Vrij of Schmk nodig. De standaardinstelling is Vrij. 5. Als u andere kamertoestellen wilt bijwerken of controleren, drukt op de displaytoets Release Zoek of Vlgnd en gaat u terug naar stap 3. Als er geen kamertoestellen meer moeten worden bijgewerkt of gecontroleerd, drukt u op de knop om de programmering af te sluiten. Pagina 4 - Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding

6 Ä àá Met de functie Kamerbezetting kunnen receptionisten kiesbeperkingen toewijzen aan kamertoestellen en tevens werken met de functie Kamerstatus. Kiesbeperkingen voor kamertoestellen worden gedefinieerd in de systeemprogrammering. De kamerbezettingsfunctie kan niet worden toegepast op algemene toestellen. U kunt als volgt Ä àá de functie Kamerbezetting openen en de status van een kamertoestel toewijzen: 1. Druk op op een Business Communications Manager-telefoon met een tweeregelige display. 2. Als dit is ingesteld, wordt Toegangscode: op de display weergegeven. Voer de balie-administratietoegangscode in. 3. Op de display wordt Bzt of km#: weergegeven. Voer het kamernummer in en druk op OK. 4. Op de display wordt Kamer: vrij weergegeven. Druk op de displaytoets Wijzigen en selecteer de vereiste status voor het kamertoestel: Vrij, Basis, Midden of Vol. De standaardinstelling is Vrij. 5. Als u ander kamers wilt programmeren, Release drukt u op de displaytoets Zoeken of Vlgnd en gaat u terug naar stap 3. Als er geen kamers meer moeten worden geprogrammeerd, drukt u op de knop om de programmering af te sluiten. Als een kamer wordt ingesteld op de status Vrij, worden alle alarminstellingen geannuleerd. Kamerbezetting Hospitalitytoegangscodes voor verschillende gebieden van Hospitality-programmering worden Met de Hospitality Services-functie kunnen twee typen toegangscodes ingesteld. De balietoegangscode wordt gebruikt om toegang te krijgen tot alle administratiefuncties van Hospitality Services. Met behulp van de kamerstatustoegangscode kan de kamerstatus worden gewijzigd. De standaardtoegangscodes worden in de systeemprogrammering aangemaakt en gewijzigd. Pagina 5 - Business Communications Manager Hospitality Services Gebruikershandleiding