Business Communications Manager

Transcriptie

1 Art.nr. N Business Communications Manager IP Phone 2007 Handleiding November 2005

2

3 Aan de slag met de IP Phone Met de Nortel IP Phone 2007 kunt u spraak en data toevoegen aan uw bureaublad door een directe aansluiting op een local area network (LAN) met behulp van een Ethernet-verbinding. De IP Phone 2007 ondersteunt functies voor het verwerken van gesprekken en kan in combinatie met een externe toepassingsserver internettoepassingen en interactieve toepassingen weergeven op het grote kleuren-lcd-aanraakscherm. Inleiding In deze handleiding vindt u informatie over: telefoontoetsen, softkeys en lampjes telefoonvenster telefooninstellingen gesprekken beginnen en beantwoorden het programmeren van de programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys tijdverschillen in het telefoonvenster aanpassen het aanraakscherm van de telefoon schoonmaken In figuur Afbeelding 1 wordt de IP Phone 2007 weergegeven. Afbeelding 1 IP Phone 2007 Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

4 4 Aan de slag met de IP Phone 2007 Toetsen, display en lampjes van de IP Phone 2007 Afbeelding 2 geeft de toetsen, de display en de lampjes van de IP Phone 2007 weer. In Tabel 1 worden de toetsen, de display en de lampjes van Afbeelding 2 beschreven. Afbeelding 2 IP Phone 2007 I A B J C E F D H G H Tabel 1 Beschrijving van toetsen, display en lampjes op de IP Phone 2007 A B C D E F G Toets voor wachtstand Hiermee zet u een actief gesprek in de wacht. Toets voor beëindigen van gesprekken Een gesprek beëindigen. Toets en LED voor handsfree bellen Hiermee schakelt u de handsfreemodus in. Balk voor volumeregeling Hiermee regelt u het volume voor de telefoonhoorn, de koptelefoon, de beltoon en voor handsfree bellen. Toets en LED voor uitschakelen van microfoon Hiermee schakelt u de microfoon tijdens een gesprek in of uit. Toets en LED voor koptelefoon Hiermee schakelt u de hoofdtelefoonmodus in. Navigatietoets Hiermee kunt u langs regels met tekst en menu-items bladeren, bijvoorbeeld bij Services of in het Gesprekslogboek.

5 Aan de slag met de IP Phone I H J Softkey-toetsen (aan weerszijden van de navigatietoets) Labels onder op de LCD-display geven aan welke functie aan de toetsen is gekoppeld. Indicator voor een bericht in de wachtrij Knippert als er een gesprek binnenkomt. Licht op wanneer Bericht voor u wordt weergegeven. Kleuren-LCD-display Op de kleuren-lcd-display bevinden zich de gebieden voor softkeys en informatie. Tik met de stylus op een softkey om de weergegeven functie in te schakelen. IP Phone 2007-LCD-display De display is verdeeld in vijf gebieden: gebied voor de programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys informatiegebied softkey-gebied functietoetsengebied extra- en navigatiegebied Met het aanraakscherm kunt u bewerkingen uitvoeren op de IP Phone Als u het aanraakscherm gebruikt in combinatie met de grafische gebruikersinterface (GUI), worden toetsen direct weergegeven op de display. U kunt met het aanraakscherm toetsen voor alle lijnen/ DN-toetsen, functietoetsen en softkeys activeren. Met behulp van het menu Extra kunt u het aanraakscherm kalibreren, dat wil zeggen precies afstellen. U dient dan met de stylus op drie punten te klikken. U kunt op het aanraakscherm werken met uw vinger of de stylus. We raden u echter aan alleen de stylus te gebruiken om schade aan het aanraakscherm te voorkomen en nauwkeurig te kunnen werken. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

6 6 Aan de slag met de IP Phone 2007 In Afbeelding 3 wordt een voorbeeld van de display weergegeven en wordt elk gebied beschreven. Afbeelding 3 Weergavegebied Programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys Informatiegebied Softkey-gebied Functietoetsengebied Extra/Navigatiegebied Opmerking: De display op uw toestel kan licht afwijken van het weergegeven voorbeeld. Gebied voor de programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys In het gebied voor de programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys worden label en status van de zes programmeerbare softkeys weergegeven. Zie Softkeys programmeren op pagina 16 voor meer informatie over deze softkeys. Informatiegebied In het informatiegebied wordt het volgende weergegeven: het toestelnummer van de telefoon een regel voor algemene informatie (bijvoorbeeld nummerweergave, bedrijfsnaam) de datum en tijd wanneer de telefoon niet in gebruik is; functies en gespreksinformatie wanneer de telefoon in gebruik is. Softkey-gebied In het softkey-gebied worden de Functie-softkey en drie extra display-softkeys weergegeven. De toetslabels zijn afhankelijk van de functie die wordt gebruikt. U kunt deze softkeys niet opnieuw programmeren.

7 Aan de slag met de IP Phone Functietoetsengebied In het functietoetsengebied bevinden zich de vaste functies van de telefoon. In Tabel 2 worden de toetsen met hun functies beschreven: Tabel 2 Functietoetsen Toetslabel Postvak IN Telefoonboek* Postvak UIT Afsluiten* Uitbreiden Services* Kopiëren Beschrijving De voic box openen. Vraag de systeembeheerder om meer informatie. Toegang tot het telefoonboek. Voic berichten verzenden naar personen in het telefoonboek. Diverse menu's sluiten of de externe toepassingsserver afsluiten. Uitbreiden naar pc voor toegang tot externe tekstservices. Toegang tot functiemenu, inclusief de hot desking-functie. Programmeerbare toets (standaard: leeg). Opmerking: Op de BCM kunt u items die zijn gemarkeerd met een asterisk (*) opnieuw programmeren. Kies Extra > Voorkeurinstellingen > Knoplabels om pictogrammen weer te geven of eigen tekst in te voeren. Extra- en navigatiegebied In het Extra- en navigatiegebied worden besturingselementen weergegeven voor het navigeren langs en selecteren van functies. Dit gebied wordt altijd weergegeven en is steeds actief. In Tabel 3 worden de pictogrammen beschreven. Tabel 3 Extra- en navigatiegebied Pictogram Beschrijving Tik op dit pictogram voor toegang tot grafische externe services. Tik op dit pictogram om het telefoonvenster weer te geven. Tik op deze softkey voor toegang tot de eerste geregistreerde externe toepassing. Het pictogram dat op de softkey wordt afgebeeld is het pictogram van de toepassing. Het globe-merk van Nortel is een voorbeeld van een pictogram. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

8 8 Aan de slag met de IP Phone 2007 Tabel 3 Extra- en navigatiegebied Pictogram Beschrijving Tik op dit pictogram om het menu Extra te openen met de opties: Netwerkconfiguratie Lokale diagnostiek Installatie aanraakscherm Contrast en helderheid USB-apparaten Voorkeurinstellingen Tik op dit pictogram om een virtueel toetsenbord weer te geven voor het invoeren van tekst. In sommige toepassingen kunt u met de stylus of een USB-toetsenbord tekst invoeren. De gebieden rechts en links onder in het Extra- en navigatiegebied zijn gereserveerd voor labels die zijn gekoppeld aan de toetsen aan weerszijden van de navigatietoets. De programmeerbare softkeys De systeembeheerder wijst de programmeerbare softkeys toe als lijn-, intercom- of geheugen-softkeys. Vraag de systeembeheerder om meer informatie. Aanraakscherm Met het aanraakscherm kunt u bewerkingen uitvoeren op de IP Phone Het aanraakscherm en de grafische gebruikersinterface (GUI) zetten toetsen direct op de display. U kunt met het aanraakscherm toetsen voor alle lijnen/dn-toetsen, functietoetsen en softkeys activeren. In dit gedeelte wordt ook beschreven hoe u vingerafdrukken en vegen verwijderd van het aanraakscherm van de IP Phone Het aanraakscherm kalibreren Met behulp van het menu Extra kunt u het aanraakscherm kalibreren. U dient dan met de stylus op drie punten te klikken. Stylus U kunt op het aanraakscherm werken met uw vinger of de stylus. We raden u echter aan alleen de stylus te gebruiken om schade aan het aanraakscherm te voorkomen en nauwkeurig te kunnen werken.

9 Aan de slag met de IP Phone Ga als volgt te werk om het aanraakscherm leeg te maken: 1 Druk op de toets Goodbye en houd deze ingedrukt. 2 Terwijl u de toets Goodbye ingedrukt houdt, kunt u het aanraakscherm afnemen met een zachte, droge doek. Opmerking: Als u de toets Goodbye ingedrukt houdt, worden er geen functies geactiveerd. Lokale opties voor de IP Phone configureren Uw IP Phone 2007 is uitgerust met locale en op een server gebaseerde opties. De locale opties horen bij de volgende items in het menu Extra: Netwerkconfiguratie: configuratiegegevens voor de telefoon invoeren met behulp van het cijferblok. Selecteer met behulp van het aanraakscherm velden en voer vervolgens gegevens in met het virtuele toetsenbord, een USB-toetsenbord of het cijferblok. Lokale diagnostiek: netwerkdiagnostiek (Ping, Tracert), Ethernet-statistieken, IP-netwerkstatistieken en DHCP-informatie ter ondersteuning van het oplossen van problemen. Installatie aanraakscherm: het aanraakscherm kalibreren. U dient dan met de stylus op drie punten te klikken. Contrast en helderheid: contrast en helderheid bijstellen, of de starttijd van de slaapstand aanpassen (standaard na 1 uur). Met de slaapfunctie verlengt u de levensduur van de displayverlichting. USB-apparaten: weergave van de aangesloten USB-apparaten. Voorkeurinstellingen: het hulpmiddel Knoppen aanpassen zoeken om de labels van de functietoetsen aan te passen voor weergave van pictogrammen of eigen tekst. Tekst invoeren en wijzigen U kunt op de volgende manieren tekst invoeren op de IP Phone 2007: via het virtuele toetsenbord via het cijferblok van de telefoon via de softkeys via het USB-toetsenbord of de muis (optioneel) Welke van deze manieren u gebruikt, is afhankelijk van de toepassing. Tekst invoeren met het virtuele toetsenbord Het toetsenbord ondersteunt hoofdletters en kleine letters en een numeriek blok volledig bij het invoeren van tekst. U kunt op het toetsenbord 'typen' met de stylus. Het toetsenbord is vooral bedoeld voor locale telefoontoepassingen in het menu Extra. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

10 10 Aan de slag met de IP Phone 2007 Tekst invoeren met het cijferblok van de telefoon Gebruik het cijferblok om tekst in te voeren voor functies als het programmeren van een toets voor direct kiezen. Als u bijvoorbeeld de letter A wilt typen, drukt u één keer op de toets met het cijfer 2. Als u de letter C wilt typen, drukt u drie keer op de toets met het cijfer 2. Aan de toetsen met de cijfers 0 en 1 zijn geen letters gekoppeld. Tekst invoeren met de softkeys Gebruik softkeys om tekst in te voeren als u werkt met toepassingen als Persoonlijk telefoonboek, Herkieslijst en Lijst met bellers. Tabel 4 beschrijft de bewerkingsfuncties van de softkeys op de IP Phone Tabel 4 Bewerkingsfuncties van de softkeys Softkey Annuleren Kiezen Wissen Hoofdletters Verwijderen Gereed/Selecteren/Enter Meer Beschrijving De bewerking wordt geannuleerd. Een symbool selecteren. Het invoerveld wissen. Voor het eerstvolgende teken overschakelen naar hoofdletters of kleine letters. Het vorige teken wissen. Functie afhankelijk van de toepassing. Extra softkeys oproepen. Telefooninstellingen In dit gedeelte worden de vensterfuncties van de IP Phone 2007 beschreven: Contrastniveau in venster Taal selecteren Beltype Opmerking: Raadpleeg de Business Communications Manager Beknopte gids telefoonfuncties voor meer informatie over de functies die beschikbaar zijn op uw telefoon en hoe u deze kunt gebruiken.

11 Aan de slag met de IP Phone Contrastniveau van display U kunt het contrast voor het telefoonvenster wijzigen. 2 Voer *7 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op LAGER en HOGER om alle niveaus weer te geven. 4 Tik op OK om een niveau te selecteren. Taal selecteren Selecteer de primaire taal voor het telefoonvenster. 2 Voer *501 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Selecteer de alternatieve taal voor het telefoonvenster. De tweede alternatieve taal selecteren 2 Voer *502 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Selecteer de tweede alternatieve taal voor het telefoonvenster. De derde alternatieve taal selecteren 2 Voer *503 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Selecteer de derde alternatieve taal voor het telefoonvenster. De vierde alternatieve taal selecteren 2 Voer *504 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Selecteer de vierde alternatieve taal voor het telefoonvenster. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

12 12 Aan de slag met de IP Phone 2007 Beltype Selecteer een andere beltoon voor de telefoon. 2 Voer *6 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Druk op 1, 2, 3, 4 (op het cijferblok van de telefoon), of VLGND om de verschillende beltonen te beluisteren. 4 Tik op OK om de beltoon op te slaan.

13 Functies en softkeys 13 In dit gedeelte wordt een aantal softkeys en gespreksfuncties van IP Phone 2007 beschreven: belangrijkste gespreksfuncties Navigatietoets programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys Opmerking: Raadpleeg de Business Communications Manager Beknopte gids telefoonfuncties voor meer informatie over de functies die beschikbaar zijn op uw telefoon en hoe u deze kunt gebruiken. Belangrijkste gespreksfuncties De volgende services zijn beschikbaar voor zowel interne als externe gesprekken: Een gesprek starten Een gesprek beantwoorden. In de wachtstand zetten Handsfree Koptelefoon Stil Tijdverschil Een gesprek starten U kunt op verschillende manieren gesprekken starten, afhankelijk van de programmering van uw telefoon en van het soort gesprek. Een extern gesprek starten met softkeys 1 Neem de hoorn op. 2 Tik op de softkey van een lijn. 3 Kies het externe telefoonnummer. Een extern gesprek starten met intercomsoftkeys 1 Neem de hoorn op. 2 Tik op een intercomsoftkey. 3 Voer een lijngroep-toegangscode in. 4 Als u een externe kiestoon hoort, kiest u het externe telefoonnummer. Opmerking: Vraag de systeembeheerder om een lijst met lijngroep-toegangscodes. Wanneer u een toegangscode voor de buitenlijn invoert op primaire lijnen, hoort u geen kiestoon. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

14 14 Functies en softkeys Een intern gesprek starten met intercomsoftkeys 1 Neem de hoorn op. 2 Tik op een intercomsoftkey. 3 Kies het toestelnummer. Opmerking: Vraag de systeembeheerder om een lijst van toestelnummers. Gesprekken beantwoorden Wanneer de telefoon overgaat en het lampje knippert of wanneer de indicator van een intercom- of lijnsoftkey knippert: Neem de hoorn op. of Tik voordat u de telefoonhoorn opneemt, op de lijn- of intercomtoets met de knipperende -indicator. Wachtstand Gesprekken worden automatisch in de wachtstand gezet als u van de ene naar de andere lijn overschakelt. Druk tijdens het gesprek op. De -indicator van de lijn in de wachtstand knippert. Als u een gesprek in de wachtstand wilt hervatten, tikt u op de lijnsoftkey met de knipperende -indicator. Handsfree De systeembeheerder moet de handsfreefunctie op uw telefoon programmeren. Druk op om een gesprek te beginnen of te beantwoorden. Als u tijdens een gesprek via de telefoonhoorn wilt overschakelen naar handsfree bellen, drukt u op en legt u de hoorn neer. Neem de hoorn op als u weer wilt terugschakelen. Als u tijdens een gesprek via de koptelefoon wilt overschakelen naar handsfree bellen, drukt u op. Druk op om terug te schakelen. Koptelefoon U moet een koptelefoon op de telefoon aansluiten om deze functie te gebruiken. Druk op om de koptelefoonmodus in te schakelen. Als het lampje brandt, drukt u op een lijn- of intercomsoftkey om een gesprek te beginnen. Als u tijdens een gesprek via de telefoonhoorn wilt overschakelen naar handsfree bellen, drukt u op en legt u de hoorn neer. Neem de hoorn op als u weer wilt terugschakelen. Als u tijdens een handsfreegesprek wilt overschakelen naar de koptelefoon, drukt u op. Druk op om terug te schakelen.

15 Functies en softkeys 15 Stil Druk tijdens het gesprek op om de microfoon uit te schakelen. De -toets brandt als de microfoon is uitgeschakeld. Druk nogmaals op om de microfoon weer in te schakelen. Gebruik bij gesprekken via de telefoonhoorn, handsfreegesprekken of gesprekken via de koptelefoon. Tijdverschil Wanneer de IP Phone 2007 zich in een andere tijdzone bevindt dan het systeem, wordt in het venster de systeemtijd en niet de lokale tijd weergegeven. Met de functie Tijdverschil kunt u de tijd aanpassen die wordt weergegeven in het venster. Voordat u begint, moet u het aantal uren tijdverschil tussen de servertijd en de lokale tijd berekenen. De tijd in het telefoonvenster wijzigen in de lokale tijd 2 Voer *510 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op WIJZIGEN. 4 Druk op * op het cijferblok van de telefoon om te schakelen tussen het optellen of aftrekken van tijd. 5 Gebruik de cijfertoetsen om het verschil in uren tussen de lokale tijd en de systeemtijd in te voeren. Opmerking: Druk op # om stappen van een half uur in te voeren. 6 Tik op OK. Opmerking: Het kan een minuut duren voor de wijziging zichtbaar wordt in het venster. Navigatietoets Met de navigatietoets op de IP Phone 2007 kunt u alle bladerfuncties uitvoeren (horizontaal en verticaal) die nodig zijn om te navigeren in de menu's. Programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys De programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys op de IP Phone 2007 zijn softkeys die niet zijn gereserveerd als lijn- of intercomsoftkeys. Onder programmeerbare lijn (DN)/functie-softkeys kunt u interne en externe nummers of functies opslaan, zodat u nummers kunt kiezen en functies kunt activeren d.m.v. één toetsdruk. Zie Toetsen, display en lampjes van de IP Phone 2007 op pagina 4. Gebruikershandleiding voor IP Phone 2007

16 16 Functies en softkeys Softkeys programmeren U kunt een programmeerbare lijn (DN)/functie-softkey programmeren met een nieuw nummer of een nieuwe functie. Direct kiezen van een extern nummer programmeren 2 Voer *1 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op een geheugensoftkey. 4 Kies het externe nummer. 5 Tik op OK om het nummer op te slaan. Direct kiezen van een intern nummer programmeren 2 Voer *2 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op een geheugensoftkey. 4 Kies het toestelnummer. 5 Tik op OK om het nummer op te slaan. Functies programmeren 2 Voer *3 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op een geheugensoftkey. 4 Tik op Functie en voer de functiecode in. 5 Tik op OK om de functiecode op te slaan. Softkeys wissen 2 Voer *1 in met het cijferblok van de telefoon. 3 Tik op een geheugensoftkey. 4 Tik op OK om de softkey te wissen. Meer informatie Zie de BCM 4.0 Gebruikershandleiding telefoonfuncties voor meer informatie over andere telefoonfuncties.