Alcatel OmniPCX Off ice Handleiding ontvangsttoestel

Transcriptie

1 Alcatel OmniPCX Off ice Handleiding ontvangsttoestel

2 First

3 Gebruiksaanwijzing Gebruiksaanwijzing Acties Hoorn opnemen. Ophangen. Toetsenbord Cijfer-enbord. Alfabetisch enbord. Specifieke van het cijferenbord. Navigator De navigatie naar boven, naar beneden, naar links of naar rechts verplaatsen. Hiermee gaat u een niveau terug (kort in) of terug naar de homepage (lang in). ;Tijdens de verbinding kunt u hiermee naar verschillende pagina's (zoals Menu en Toestel) en naar de telefoonschermen gaan. Display en displayen Jan Jansen Gedeeltelijke weergave van het display. Display. Audioen Versterkte geluidsweergave via speaker, hands-free. Instelling: zachter. Instelling: harder. Programmeerbare en en iconen Direct. Bij een behorende icoon. Overige vaste en Vaste. MENU-. Toets voor toegang tot voic . Deze symbolen kunnen aangevuld worden door kleine iconen of tekst.

4 Inhoud Toc Overzicht van uw telefoon Blz.4 1. Inchecken van een klant Blz. 1.1 Inschrijven van een klant bij het inchecken Blz.. De klantengegevens raadplegen Blz..1 Een ticket met klantengegevens af Blz.. Wektijd Blz.. Niet storen Blz..4 Beltegoed Blz.7. Uitchecken Blz.7. Naam van de klant Blz.7.7 Taal Blz.7.8 Boodschappendienst Blz.7.9 Openbaar nummer (doorkiesnummer) Blz.8.10 Sperzones instellen Blz.8.11 Toestel password Blz.8. Uitchecken van een klant Blz.9.1 Een telefoonrekening af Blz.9. Vooraf uitchecken Blz.9. Uitchecken Blz.9 4. Uw applicatie aanpassen Blz Wektijd Blz Openbaar nummer Blz Taal Blz Beltegoed Blz Sperzones instellen Blz Munt Blz Niet storen Blz Kostenparameters Blz Exit Blz BTW-tarief Blz Schermen met klantengegevens Blz.11. Kamerstatus Blz.1.1 Aanduiding van de kamerstatus Blz.1. Raadpleging van de kamerstatus Blz.1. Een ticket met de kamerstatus maken Blz.1.4 Configuratie van de kamerstatus Blz.1 Garantie en voorwaarden Blz.1

5 Hoorn Overzicht van uw telefoon Hiermee stelt u de stand van het scherm in Lampje Knippert groen: er is een inkomende oproep. Knippert oranje: alarm. Display en displayen Hier vindt u informatie over de communicatiemogelijkheden en de functies die u met de tien en op het scherm ter beschikking hebt. Pictogram doorschakeling: wanneer u op de bij dit pictogram drukt, kunt u de doorschakelfunctie programmeren of wijzigen. Headset aangesloten. Afspraak geprogrammeerd. Stilte-modus ingeschakeld. Toestel vergrendeld. Displayen: als u een display indrukt, activeert u de bijbehorende functie op het scherm. Navigatie OK-: hiermee kunt u tijdens het programmeren en configureren de verschillende keuzen en suggesties valideren. Navigatie links-rechts: hiermee kunt u van de ene pagina naar de andere gaan. Navigatie omhoog-omlaag: hiermee kunt u door een pagina bladeren. Homepages Toets terug/home: hiermee gaat u een niveau terug (kort in) of terug naar de homepage (lang in). ; Tijdens de verbinding kunt u hiermee naar verschillende homepages (o.a. Menu en Info) en naar de telefoonschermen. Pagina menu: Hier vindt u alle functies en toepassingen die met behulp van de en bij de labels kunnen worden gebruikt. Pagina pers.: Hier vindt u de lijn- en oproepen die direct kunnen worden geprogrammeerd. Pagina info: Hier vindt u alle informatie over de telefoon en de staat van de functies: naam, telefoonnummer, aantal berichten, status van de doorschakeling, vergaderoproep, enzovoort. Aansluiting voor een headset, een handsfree apparaat of een luidspreker Alfabetisch enbord Presentatie van oproepen Inkomende oproep. Actieve verbinding. Audioen Toets ophangen: om een gesprek te beëindigen. Toets handsfree/luidspreker: om op te bellen of een oproep te beantwoorden zonder de hoorn van de haak te nemen. Het lampje brandt onafgebroken in de handsfree- of headset-modus (kort in). Het knippert in de luidsprekermodus (lang in). Toets omroep/geheim: Tijdens het gesprek: druk op deze zodat de beller u niet meer hoort. Toestel in de ruststand: druk op deze om oproepen automatisch te beantwoorden zonder de hoorn te hoeven opnemen. Oproep in wachtstand*. Bij twee gelijktijdige oproepen is het mogelijk om van de ene naar de andere oproep te schakelen door de en die bij die oproep horen, in te. Navigatie links-rechts: hiermee kunt u oproepen raadplegen. OK-: hiermee kunt u de geraadpleegde oproep aannemen. Hiermee kunt u het volume van de luidspreker, de hoorn of de bel regelen. Kamertoestelpictogrammen 1 segment segment segment Functieen en programmeerbare en Informatie: hiermee krijgt u informatie over de functies van de pagina 'Menu' en voor het programmeren van de en van de pagina 'Pers.'. Via de Berichten komt u bij de verschillende berichtenservices: wanneer deze knippert, is er een nieuw gesproken of tekstbericht. Licht aan Licht uit Knippert Kamer bezet Toestel bezet Kamer niet schoongemaakt Kamer vrij Toestel vrij Kamer schoongemaakt Wek-alarm probleem Toestel rinkelt* Kamerprobleem 4 Toets nummerherhaling: hiermee kunt u het laatst gekozen nummer herhalen. Programmeerbare (Toetsen f1 en f): het indicatielampje brandt als de bij de behorende functie is geactiveerd. Sommige andere en zijn geprogrammeerd door uw installateur volgens uw behoeften: Toets voor toegang tot een dienst, die van tevoren door uw installateur geprogrammeerd dient te worden.

6 1 Inchecken van een klant Other Bij het inchecken verschijnen de volgende schermen (maximaal zes van de acht schermen): 1.1 Inschrijven van een klant bij het inchecken Wanneer een klant aankomt, selecteert u een vrije kamer. Om hem te registreren drukt u: geprogrammeerde de die met de vrije kamer overeenstemt In volgorde van de schermen die verschijnen, moet u: 1) De lege velden invullen (bv. naam van de klant). ) De velden wijzigen die niet overeenstemmen met de standaardwaarden (bv. de taal). ) Alle incheckschermen valideren naarmate u verder gaat. Bij het in van de OK- op het laatste scherm, verlaat u INCHECKEN; de kamer wordt nu als 'bezet' beschouwd, een 'Ticket met klantengegevens' wordt automatisch afgedrukt. De toegang tot de functie loopt via een voorkeurs. Dit kan een zijn van de pagina Toestel, de F1 of F, of een van een aanvullende module Voorschot: Een voorschot (beltegoed) wordt standaard voorgesteld. U kunt het bedrag wijzigen of NoPrep (geen voorschot) selecteren. Wanneer het beltegoed op is, waarschuwt een geluidssignaal de klant dat: - zijn oproep zal worden afgebroken, - hij geen externe oproepen meer kan maken, - hij een nieuw voorschot moet betalen. Naam van de gast: Voer de naam van de klant in (max. 8 tekens). Wektijd: Standaard wordt een wektijd voorgesteld. U kunt de tijd wijzigen of Wissen (geen wekalarm) selecteren. DND: Activeer (DND) of deactiveer (dnd) de functie 'niet storen'. Taal: Selecteer de taal van de klant uit de verschillende mogelijkheden. Opm.: de taal wordt ook automatisch gebruikt voor de voic box van de klant en voor zijn toestel (indien dit een scherm heeft). DDI-nummer: De klant krijgt automatisch een DDI-nummer (doorkiesnummer). Selecteer Keuze om een ander nummer toe te kennen en deel dit mee aan de klant. Externe oproepen (Sper): Er worden automatisch sperzones ingesteld voor de lijn van de klant. Selecteer Keuze om de sperzones van het toestel te wijzigen. Password van de kamer: De klant krijgt automatisch een password. Selecteer Keuze om een ander nummer toe te kennen en deel dit mee aan de klant.

7 De klantengegevens raadplegen Other U kunt de klantengegevens raadplegen en wijzigen (kamer bezet): Selecteer de kamer (zie hieronder), de eerste regel van elk scherm toont de gegevens van de klant die deze kamer bezet: - de naam van de klant - de taal van de klant - de wektijd (indien geprogrammeerd) en de aanduiding van mogelijke problemen met het wekalarm - de status van de 'DND'-functie (Niet Storen) - de status van het voorschot (+ voor credit en - voor debet ) en de gebruikte munt - het segment aan of uit m.b.t. de status van de boodschappendienst van de klant (tekst, voic en het verzoek om terug te bellen van de receptie) - het.1 Een ticket met klantengegevens af De klantengegevens op het ticket zijn: - de naam van de klant - het - de taal - het password - het doorkiesnummer - de sperzones van het toestel - het globale totaal van het voorschot van de klant (beltegoed) - de som die nog door de klant moet worden betaald (debet) of die door het hotel moet worden terugbetaald (credit); totaal voorschot min de communicatiekosten - het BTW-tarief en de totale BTW op de communicatiekosten - het totale aantal gesprekken - de status van de 'DND'-functie (actief of inactief) - de status van de boodschappendienst van de klant (boodschappen ontvangen of niet: tekst, voice en verzoek om terug te bellen van de receptie). Wektijd Deze functie moet enkel worden gebruikt om de wektijd van de klant te wijzigen: Af Afspr Raadplegen van de alarmstatus: Er zijn verscheidene keuzes mogelijk Linker segment van de kamer: Indien de kamer knippert, betekent dit dat er een probleem is met het wekalarm. Scherm met kamergegevens: Het scherm met kamergegevens toont u of er een wektijd werd geprogrammeerd en of er een probleem is met het alarm. Voorbeeld: 07:0 wektijd geprogrammeerd, het wekalarm is actief indien : (dubbele punt) knippert 07:0 wektijd geprogrammeerd, het wekalarm is gedeactiveerd indien er geen tekens knipperen - -: - - geen wektijd geprogrammeerd, er is een probleem met het wekalarm als alle segmenten knipperen 07:0 geen wektijd geprogrammeerd, er is een probleem met het wekalarm als alle tekens knipperen Status van het wekalarm: Druk op AFSPR; de status van het wekalarm zal als volgt zijn: actief: het wekalarm is geactiveerd inactief: het wekalarm is gedeactiveerd in gesprek: probleem, het toestel was tijdens de drie pogingen in gesprek niet beantwoord: probleem, er werd tijdens de drie pogingen niet opgenomen ontoegankelijk: probleem, het toestel was ontoegankelijk tijdens de drie pogingen. Niet storen Deze functie wordt gebruikt om de 'DND'-status (niet storen) van de klant te wijzigen (actief of inactief): segment knippert Indien er een wekprobleem is, waarschuwt het systeem de receptie met een boodschap en een beltoon naar het toestel, die om de 0 seconden worden herhaald. geprogrammeerde DND Keuze In het consultatiescherm betekent DND = functie geactiveerd, dnd = functie gedeactiveerd om het wekalarm te wissen

8 De klantengegevens raadplegen.4 Beltegoed.7 Taal Deze functie wordt gebruikt om het beltegoedbedrag van de klant te wijzigen. Met deze functie kunt u de taal van de klant wijzigen. Tegoed Taal Keuze nieuw bedrag van het voorschot Het systeem herberekent het globale totaal van het voorschot en het saldo.. Uitchecken.8 Boodschappendienst Verzoek om terug te bellen Met deze functie kunt u de klant verzoeken om de receptie terug te bellen (boodschap op de LED van het toestel): CheOut Voor meer informatie over deze functie, zie hoofdstuk Uitchecken. Bericht Keuze. Naam van de klant Met deze functie kunt u de naam van de klant wijzigen. geprogrammeerde Naam klantnaam (max. 8 tekens) 7

9 De klantengegevens raadplegen Lezen welke boodschap werd achtergelaten Met deze functie kunt u te weten komen welk soort boodschap (voice of tekst) voor de klant werd achtergelaten: Sper Keuze Het scherm geeft één van de volgende labels weer: Bericht.11 Toestel password Oper. : of niet Met deze functie kunt u het aan de klant toegekende password wijzigen: Sprk : voice mail ontvangen of niet Tekst : tekstboodschap ontvangen of niet.9 Openbaar nummer (doorkiesnummer) Wachtwoord Keuze Met deze functie kunt u een openbaar nummer toewijzen aan de klant: PubNum Keuze het systeem kent een ander password toe De klant kan zijn password gebruiken om: - zijn toestel te vergrendelen (externe oproepen verbieden) - toegang te krijgen tot beschermde rekeningcodes (met substitutie of niet) - zijn voic box van op afstand openen.10 Sperzones instellen Met deze functie kunt u de sperzones (internationale, nationale, lokale of verboden gesprekken) op het toestel van de klant wijzigen: 8

10 Uitchecken van een klant Other.1 Een telefoonrekening af. Uitchecken Met deze functie kan de receptie de kamer opnieuw vrij maken: CheOut Af CheOut CheOut Op de rekening staan vermeld: - de naam van de klant - het - het globale totaal van het voorschot van de klant (beltegoed) - het totale aantal gesprekken - de totale prijs van de gesprekken. Vooraf uitchecken Laat de klant toe om indien hij 's morgens vroeg uitcheckt, zijn telefoonrekening te betalen de dag voordien (externe oproepen zijn niet langer mogelijk) en toch alle geprogrammeerde functies te behouden (wekalarm, boodschappen, openbaar nummer, Niet Storen, enz.): De parameters van de kamer worden opnieuw ingesteld. De telefoonrekening wordt automatisch afgedrukt. Het resultaat van het vooraf uitchecken/uitchecken voor de kamerparameters is: VOORAF UITCHECKEN Wektijd / Geannuleerd Boodschappen / Worden 1 uur bewaard DND: / Geannuleerd volgstand / Geannuleerd Openbaar nummer / Wordt aan operator toegewezen Sperzones instellen Geen externe Geen externe oproepen oproepen Kamerstatus / Vrij/niet schoongemaakt Toestel password / Geannuleerd Naam / Kamernummer Moet nog betalen Gewist Gewist Verklaring van de tabel: /: dit symbool betekent dat de status onveranderd blijft. CheOut PreOut Geen externe oproepen: nieuwe sperzone op het kamertoestel Moet nog betalen: de totale som die nog door de klant moet worden betaald (debet) of die aan de klant moet worden terugbetaald (credit), totaal voorschot min de prijs voor de gesprekken, wordt gewist. Bij het vooraf uitchecken wordt de vermelding moet nog betalen gewist Worden 1 uur bewaard: gesprekken die nog niet werden beluisterd, worden 1 uur bewaard. Bij het inchecken wordt de voic box gereset. Vrij/niet schoongemaakt: de kamer krijgt de status vrij en niet schoongemaakt. Kamernummer: de naam van de klant wordt vervangen door het. Opm.: het wekalarm, Niet-Storen en de sperzones krijgen opnieuw hun standaardinstelling wanneer de volgende klant incheckt. 9

11 4 Uw applicatie aanpassen Other Met de functie Aanpassen kunt u de standaardwaarden van de verschillende schermen aanpassen. 4.1 Wektijd Met deze functie kunt u een vaste wektijd instellen of annuleren: 4.4 Beltegoed Met deze functie kunt u het menu 'verzoek om voorschot' activeren (beltegoed) en een vast bedrag voor het voorschot ingeven: Param. Afspr Param. Tegoed bedrag Wissen Wissen standaard wektijd verwijderen om het menu te verwijderen 4. Openbaar nummer 4. Sperzones instellen Met deze functie kunt u instellen of een doorkiesnummer automatisch moet worden toegekend of niet: Met deze functie kunt u automatisch sperzones toekennen aan een toestel (internationale, nationale, lokale of verboden oproepen): Param. PubNum Keuze Param. Sper Keuze 4. Taal Met deze functie kunt u een taal automatisch selecteren: Param. Taal Keuze 4. Munt Met deze kunt u de muntsoort van uw land ingeven: Param. Geld De taal wordt automatisch toegekend aan de voic box en het toestel van de klant (indien dit een scherm heeft). 10

12 4 Uw applicatie aanpassen 4.7 Niet storen Hiermee kunt u de functie Niet Storen standaard activeren (of deactiveren): 4.9 Exit Het toestel van de receptie verlaat automatisch de -applicatie en gaat in standby-mode indien er voor een geprogrammeerde duur geen operaties worden uitgevoerd: Param. DND Keuze Param. LOtijd diverse keren na elkaar tijd (in minuten) 4.10 BTW-tarief 4.8 Kostenparameters De functie wordt gebruikt om het BTW-tarief in te stellen: Param. BTW Param. GstPar Kosten 4.11 Schermen met klantengegevens BTW-tarief EenhDr Deze functie wordt gebruikt om de volgorde van de meest gebruikte schermen met klantengegevens te programmeren (maximum zes van de acht schermen). Opm.: de niet geselecteerde schermen met klantengegevens blijven beschikbaar tot het inchecken voltooid is. Kosten EenhDr Kost. 1, Kost., Kost. : voer de drie basiswaarden in. SvcKst: voer de bijkomende kosten in voor gesprekken die door de receptie worden gemaakt en die naar de kamertoestellen en openbare telefoons worden doorgeschakeld. Eenh1D, EenhD: voer de drempels in voor de tweede en derde basiswaarde. Biep: er wordt een biep gehoord voor elke gebruikte eenheid. Param. ChecIn om te gaan naar het veld dat moet worden gewijzigd Keuze 11

13 4 Uw applicatie aanpassen De verschillende aanpassingen die u hebt ingesteld, worden in de tabel hieronder opgesomd. FUNCTIE UW AANPASSINGEN Naam: Passwd: Taal: Tegoed:: Sper: Valuta: DND: Exit: BTW: Taxatie: Kost. 1 Kost. Kost. Bijkomende kost Eenh1D EenhD Biep ChecIn:; 1

14 Kamerstatus Other Met de functie Kamerstatus kan: De schoonmaakdienst: - aan de receptie de kamerstatus meedelen. De receptie: - de status van een kamer veranderen, - de kamerstatus weergeven op het toestel van de receptie. Een ticket met de kamerstatus of voucher af GnProb om het aangeduide probleem te wissen Problm om het probleemnummer in te voeren.1 Aanduiding van de kamerstatus De schoonmaakdienst informeert de receptie over de status van de kamer (schoongemaakt, niet schoongemaakt, met of zonder probleem): kamer schoongemaakt indien nodig, nr. van het probleem (maximum cijfers: 000 om het vorige probleem te wissen). Raadpleging van de kamerstatus kamer niet schoongemaakt De receptionist kan nagaan welke status de kamer heeft:. Een ticket met de kamerstatus maken Een ticket of voucher kan automatisch worden afgedrukt wanneer de kamerstatus verandert (indien deze functie geprogrammeerd werd):. Het veld Verander kamer status is specifiek en bevat de volgende gegevens: - het eerste cijfer verwijst naar de 0 = kamer schoongemaakt kamerstatus: 1 = kamer niet schoongemaakt - de andere cijfers (maximum ) verwijzen naar het nummer van het eventuele probleem..4 Configuratie van de kamerstatus Met deze functie kunt u programmeren of de betrokken kamers (in het menu 'Kamers') automatisch of handmatig de status 'niet schoongemaakt' krijgen (na een geprogrammeerde tijd): Kamers: Status Status Alg. Het scherm toont: de status 'schoongemaakt' of 'niet schoongemaakt' en eventueel het nummer van het probleem en de status 'vrij' of 'bezet' Kamers aan de hand van de status kan u: Opruim verschillende malen (schoongemaakt of niet) Hiermee kunt u bepalen welke kamers de status 'niet schoongemaakt' moeten krijgen: alle kamers of alleen de kamers die bezet zijn. 1

15 Kamerstatus Handmatige of automatische wijziging: Hiermee kunt u bepalen wanneer kamers de status 'niet schoongemaakt' moeten krijgen: handmatig of na een geprogrammeerde tijd. Status Alg. Nu handmatige wijziging Tijd Wissen automatische wijziging In deze tabel kunt u de codes zien die aan de verschillende problemen werden toegekend en die in de kamerstatus worden weergegeven: KAMERSTATUS Prefix KAMERSTATUS: 88 Kamer schoongemaakt 0 Kamer niet schoongemaakt 1 Probleem met: Probleem met: Probleem met: Probleem met: Probleem met: Probleem met: Probleem met: Probleem met: Het probleem wissen 000 UW CODE 14

16 Garantie en voorwaarden howtoc Zorg ervoor dat het telefoontoestel nooit in contact komt met water. Wel kunt u voor het reinigen van het toestel een vochtige doek gebruiken. Gebruik nooit oplossingen (trichloorethyleen, aceton, enzovoort) die de plastic oppervlakken van het toestel kunnen beschadigen. Sproei nooit schoonmaakmiddelen op het toestel. Het luistergedeelte van de hoorn kan metaaldeeltjes aantrekken die gevaar voor het oor kunnen opleveren. De labels zijn niet officieel vastgelegd en kunnen aan wijzigingen onderworpen zijn. Bepaalde functies van het toestel zijn afhankelijk van de systeemconfiguratie en de activering van softwaresleutels. EC: Wij, Alcatel Business Systems, verklaren bij deze dat het product Alcatel 408/409/408 in principe voldoet aan de hoofdeisen van Richtlijn 1999//CE van het Europese Parlement en de Raad. Een kopie van deze verklaring van instemming kunt u bij uw installateur aanvragen. Alcatel 408 Het onderhavige apparaat gebruikt een radiofrequentiespectrum waarvan het gebruik niet in alle landen van de EU is geharmoniseerd. Hetzelfde radiofrequentiespectrum kan derhalve met andere toepassingen worden gedeeld. Het gebruik van dit apparaat is onderworpen aan de volgende twee voorwaarden: (1) het apparaat mag geen schadelijke storing veroorzaken en () het apparaat moet elke storing accepteren, waaronder storing die de werking van dit apparaat nadelig kan beïnvloeden. Dit apparaat voldoet aan deel 1 van de FCC-voorschriften (Federal Communications Commission). Dit apparaat is ontworpen en geproduceerd om te voldoen aan de door verschillende landen (en in de Verenigde Staten door de FCC) gestelde beperkingen met betrekking tot de uitstraling van energie in het radiofrequentiegebied en de specifieke absorptiesnelheid. Alcatel Business Systems behoudt zich het recht voor uit het belang van haar klanten de eigenschappen van het producten zonder voorafgaand bericht te wijzigen. Copyright Alcatel Business Systems. 00. Alle rechten voorbehouden. HO19001NLAA-O400ed