Procedure invulling leidinggevende functies structuurwijziging Maart 2014

Transcriptie

1 Procedure invulling leidinggevende functies structuurwijziging Maart

2 Structuurwijziging 2014, vanaf 1 maart 2014 Inleiding In juni 2013 heeft na onderzoek door Berenschot over de structuur en besturing van Reade voorgenomen besluitvorming over de top structuur en ordening van Reade plaatsgevonden. Belangrijk is dat de nieuwe structuur en besturing een vijftal zaken bevordert: 1. slagvaardigheid in de besluitvorming 2. het ondernemerschap in de organisatie en meer decentrale regelruimte 3. strakkere financiële sturing en control 4. dat de organisatie maximaal in staat is de doelen uit het Strategisch beleidsplan (SBP) te bevorderen 5. de potentie om tot een lager kostenniveau te komen. Het voorgenomen besluit van 30 juni jl houdt het volgende in: De Raad van Bestuur stuurt meer op hoofdlijnen de divisies aan De Raad van Bestuur wordt aangevuld met een 2e Raad van Bestuurslid die als focus financiën en bedrijfsvoering heeft De nieuwe organisatiestructuur bestaat uit drie divisies te weten: divisie Revalidatie, divisie Reumatologie en de divisie Aanvullende dienstverlening (zie afbeelding) De activiteiten van de huidige divisies Bedrijfsvoering en POMC worden als staffuncties onder de Raad van Bestuur gepositioneerd. Meer informatie over deze wijziging volgt in een gedetailleerd plan van aanpak De huidige afdelingen Medisch secretariaat en Planning worden gescheiden en in de divisies Reumatologie en Revalidatie onder gebracht. Ook de activiteiten van de divisie O&O worden gesplitst en in de divisie Revalidatie en Reumatologie ondergebracht. De divisies Revalidatie en Reumatologie worden duaal aangestuurd, dat wil zeggen door een bedrijfsvoerende manager en een medisch manager. De managers van deze twee divisies stellen hun eigen managementteam samen. De divisie aanvullende dienstverlening wordt aangestuurd door één divisiemanager. Hier wordt geen divisie MT geformeerd. Richting, Ruimte en Resultaten Richting, Ruimte en Resultaten zijn de sleutelwoorden gezien de bovengenoemde doelen van de structuur en besturing van de organisatie en zullen daarmee leidraad zijn voor het handelen van medewerkers en leidinggevenden in alle lagen van de organisatie. Richting: Het strategisch beleidsplan, de visie en de daaruit voortkomende doelen helder aangeven aan de medewerkers. Leidinggevenden richten zich actief met hun medewerkers op waar de organisatie, divisie, cluster of afdeling voor staat en heen gaat naar toe gaat, wat de doelen zijn. Leidinggevenden communiceren daar actief over, waardoor medewerkers in hun eigen functie goed zijn gefocust. Ruimte: Ruimte voor degene die leiding ontvangt. Binnen heldere kaders en afspraken over de te bereiken doelen en resultaten hebben medewerkers eigen regelruimte, verantwoordelijkheden en beslissingsmogelijkheden om hun werk in samenwerking met elkaar uit te voeren. Samenwerking is ook gericht op andere organisatieonderdelen en de verbinding daarmee. Ruimte leidt tot ondernemerschap in de zin van innovatie, creativiteit en vooral veel werkplezier. De direct leidinggevende coacht hierbij en is beschikbaar voor vragen. 2

3 Resultaten: Richting en doelen van het beleid worden vertaald in te behalen resultaten. Op alle niveaus van de organisatie resultaatafspraken gemaakt en gemonitord. Meerjaren instelling en divisieplannen, resultaat gerichte jaarplannen en resultaatgerichte functiebeschrijvingen met duidelijke prestatie indicatoren zijn voorbeelden van de instrumenten waarmee leidinggevenden op alle niveaus de resultaten monitoren mede met behulp van de (cijfermatige) informatievoorziening. De Raad van Bestuur is hierin leidend en draagt deze werkwijze uit. Stand van Zaken Raad van Bestuur is per 1 november 2013 voltallig Divisiemanagement is voltallig benoemd per 1 maart 2014, incl. een resultaatgericht functieprofiel van Hay In week 4 van 2014 heeft Raad van bestuur Raad van bestuur een voorgenomen besluit genomen over de structuurwijziging in de divisies, apotheek en staf en ondersteunende afdelingen. Dit voorgenomen besluit is voor advies naar de OR en MS gegaan en gecommuniceerd op intranet. De volgende stappen betreffen de herinrichting van divisies, apotheek en staf en ondersteuning. De voorstellen brengen deels nieuwe leidinggevende functies met zich mee. Verder zal een aantal medewerkers in een andere nieuwe afdeling of divisie worden geplaatst. Om de functievervulling van de medewerkers efficiënt en effectief te laten verlopen is een transparante procedure, die leidt tot zowel snelheid als zorgvuldigheid, nodig. 3

4 Procedure leidinggevende functies Laag voor laag Reade start met de invulling van de leidinggevende functies, die direct leiding ontvangen van de Raad van Bestuur of het divisiemanagement. Daarna zal de laag van leidinggevende functies daaronder worden ingevuld. Invulling van de leidinggevende functies vindt plaats volgens een transparante procedure waarvan de stappen onderstaand zijn beschreven. Na invulling van de leidinggevende functies komen betreffende leidinggevenden tot de definitieve samenstelling van hun werkeenheid. Ook dit gebeurt,waar dat van toepassing is, laag voor laag. Bepaling uitwisselbaarheid Reade streeft naar een zo goed mogelijke invulling van de leidinggevende functies in de nieuwe organisatiestructuur, zodanig dat een optimale match bestaat tussen bij de kandidaat reeds aanwezige en de voor de functie vereiste kennis, ervaring en competenties. Per functiegroep wordt bekeken welke functies uitwisselbaar zijn en wie daarvoor in aanmerking komen om te solliciteren. Onder uitwisselbaar verstaan we dat functies naar functie inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties vergelijkbaar en naar niveau en beloning gelijkwaardig zijn. Wat betreft de functie inhoud, de vereiste vaardigheden en competenties brengt de redelijkheid mee dat bij het bepalen van uitwisselbaarheid van functies een zekere inwerkperiode wordt ingecalculeerd. Indien deze inwerkperiode redelijkerwijs te lang is, zijn de functies niet uitwisselbaar. Selectie Voor de verschillende nieuwe functies wordt een beknopte vacature tekst gemaakt waarin de selectie eisen zijn opgenomen. Richting, Ruimte en Resultaat (hierboven beschreven) en de in de betreffende divisie vereiste en gewenste competenties zijn vertrekpunt voor de selectie eisen. De eisen voor de functie worden vervolgens vertaald naar een selectieprofiel, dat dient als toetssteen voor de selectiecommissie tijdens selectiegesprekken. De procedure in stappen Per divisie zal worden vastgesteld 1. Welke functies vervallen op grond van de plannen 2. Wie de functiehouders van deze functies zijn 3. Welke functies nieuw zijn op grond van de plannen 4. De vacaturetekst(en) met functie eisen 5. Per functie of functiegroep wie op grond van uitwisselbaarheid in aanmerking komen voor de nieuwe functie (s). Het betreft hier functiehouders van wie de huidige functie vervalt. Dit doet HR in overleg met de betreffende divisiemanager. 6. HR rapporteert vervolgens over het resultaat aan de Raad van Bestuur, die tot definitieve vaststelling komt. 7. De leidinggevenden (zie punt 5.) worden uitgenodigd te reageren op de nieuwe vacante functie 8. Een commissie, onder voorzitterschap van het divisiemanagement, komt tot selectie van de juiste kandidaten voor de juiste functie. HR begeleidt het selectieproces. 9. Benoeming Het kan zijn dat na bovengenoemde stappen niet elke leidinggevende, waarvan de huidige functie vervalt, geselecteerd is voor een uitwisselbare functie. Deze leidinggevende zal vervolgens kandidaat zijn in de 4

5 selectieprocedure voor de volgende laag leidinggevende functies. In principe krijgen deze kandidaten een plek daar waar hun profiel matcht met gestelde functie eisen. De Raad van Bestuur gaat er vooralsnog van uit dat er voor iedere leidinggevende een functie zal zijn. Mocht deze voor betrokken medewerker niet naar wens zijn, dan heeft hij de verantwoordelijkheid dit kenbaar te maken. Dat kan hij doen bij de hogere leidinggevende en desgewenst de HR adviseur daarover inlichten. Medewerker en leidinggevende maken dan afspraken over een plan van aanpak op maat. De vertrekpunten voor een plan van aanpak op maat staan beschreven in het Sociaal Beleid zoals besproken in MT van augustus 2013 en later vastgesteld door RvB. Overwegingen en afspraken worden vervolgens vastgelegd in een overeenkomst tussen werknemer en werkgever. De afspraken kunnen bijvoorbeeld gaan over ondersteuning bij het zoeken naar een andere baan en een datum van vertrek, over een opleiding of coaching traject om zich te kwalificeren voor een gelijkwaardige functie of over het vervullen van een interessante portefeuille binnen de nieuwe functie. Ze kunnen ook gaan over een compensatie bij snel vertrek. Het zal per persoon maatwerk zijn. Voor de leidinggevende functies in de nieuwe organisatiestructuur komen resultaatgerichte functiebeschrijvingen tot stand volgens de systematiek van Hay, zoals deze al heeft plaatsgevonden voor het divisiemanagement. Onder meer hogere en gelijke leidinggevenden en HR zullen hierbij betrokken zijn. 5

6 Huidige Functies Bijlage I In onderstaande tabel zijn de functies en hun namen, zoals deze bestaan, weergegeven. De functies van divisiemanagers zijn hier niet meegenomen. Huidige functie vervalt functiehouder boventallig Anders, nl DRV Afdelingshoofden DAN behandeling DAN verpleging Neurorevalidatie behandeling Neurorevalidatie verpleging Amstelland & AvL Pijn en gedrag Reumarevalidatie & SLAZ Teamcoördinatoren verpleging Teamcoördinator Teamcoördinator Teamcoördinator Teamcoördinator Teamcoördinator Clustervoorzitters Clustervoorzitter pijn en gedrag JvB Clustervoorzitter kinderen Clustervoorzitter Netwerkziekenhuizen Clustervoorzitter Reumarevalidatie Clustervoorzitter Pijn en gedrag Ovt Clustervoorzitter Neurorevalidatie 6

7 DRKJ kinderteams scholen Adviesbureau Reade Sportcentrum Div. Reumatologie Beheerder reumatologie Hoofd Apotheek Hoofd analist Hoofd Radiologie Divisie O&O Hoofd onderzoeksbureau Hoofd Bibliotheek Revalidatiearts en hoofd bewegingslab Coördinator bewegingslab DBV Hoofd financiële en salarisadministratie Hoofd medisch secretariaat Hoofd informatie Technologie Hoofd informatievoorziening Hoofd Planning Hoofd Servicecentrum Hoofd Voeding Hoofd Receptie Hoofd Faciliteiten Coördinatoren Coördinator voeding Coördinator techniek en logistiek Coördinator restauratieve voorzieningen Coördinator medisch secretariaat revalidatie Overtoom 7

8 Teamleider Frontoffice & Logistiek Coördinator medisch secretariaat Reumatologie Coördinator medisch secretariaat revalidatie Jan van Breemen Raad van bestuur Hoofd bestuursbureau 8

9 Nieuwe situatie Bijlage II Vooraf Onderstaande leidinggevende en coördinerende functies zijn hier beschreven voor de nieuwe situatie vanaf 1 maart Een aantal functies en hun benaming is niet vastgesteld en kan nog veranderen. Divisie Revalidatie Wie in aanmerking opmerkingen komen Algemeen manager revalidatie Medisch manager Revalidatie Hoofd Planning en medisch secretariaat Coördinatoren Hoofd Wetenschappelijk onderzoek Clustervoorzitter Kinderen behandeling Kinderen Coördinatoren behandelcluster Kinderen Aantal coördinatoren nader te bepalen. Clustervoorzitter Polikliniek behandeling Polikliniek Coördinatoren behandelcluster Aantal coördinatoren nader te polikliniek bepalen Coördinator Netwerkziekenhuizen Clustervoorzitter kliniek behandeling kliniek Coördinatoren behandelteams Aantal coördinatoren nader te bepalen Coördinator Revalidatietechniek verpleging Coördinatoren verpleging Aantal coördinatoren nader te bepalen Divisie Reumatologie Medisch manager Reumatologie Bedrijfsvoerend manager reumatologie Hoofd Apotheek Hoofd wetenschappelijk onderzoek Hoofd Bibliotheek Hoofd Radiologie Coördinator medisch secretariaat Aanvullende dienstverlening Divisiemanager aanvullende dienstverlening Hoofd Adviesbureau Hoofd CAGA Is ook hoofd medisch secretariaat Op dit moment ingevuld door Hoofd Adviesbureau 9

10 Hoofd CASA Hoofd Reade Academy Staf en ondersteuning Hoofd HR Hoofd bestuursbureau Concerncontroller Hoofd Hoofd informatisering/ict Facilitaire zaken Hoofd Service centrum Coördinator restauratieve voorzieningen Teamleider Frontoffice & Logistiek Hoofd Faciliteiten Coördinator techniek en logistiek Hoofd Voeding Coördinator voeding Hoofd receptie /BHV Vindt nog besluitvorming over plaats Onderstaande invulling betreft de korte termijn. De structuur op middellange termijn is weergegeven in het document Staf & Ondersteunende afdelingen. 10