Kenniscentrum InfoMil Bijlagen

Transcriptie

1 Rijkswaterstaat Ministerie van Infrastructuur en Milieu Kenniscentrum InfoMil Bijlagen 23 januari 2017

2 Inhoudsopgave Bijlagen 3 Wie kunnen bijlagen toevoegen in een aanvraag of melding? Waar moet ik op letten bij het uploaden van bijlagen? Kan een aanvrager na het indienen van de aanvraag/melding nog bijlagen toevoegen? Virusscanner Hoe groot mag bijlage zijn? Welke bestandsextensies zijn toegestaan in het loket? Colofon 8

3 Bijlagen Hier vindt u een overzicht van vragen en antwoorden over het toevoegen van bijlagen in het Omgevingsloket online. Wie kunnen bijlagen toevoegen in een aanvraag of melding? Kunnen meerdere partijen bijlagen toevoegen aan de aanvraag of melding? Alle partijen kunnen bijlagen toevoegen (uploaden) in de aanvraag of melding. Sinds juli 2016 (release ) zijn de rechten voor het toevoegen van bijlagen uitgebreid, zodat alle partijen in de aanvraagmodule bijlagen kunnen uploaden en toevoegen aan de aanvraag of melding. De aanvrager en, indien aanwezig, de gemachtigde kunnen altijd bijlagen toevoegen. Betrokkenen kunnen ook bijlagen toevoegen wanneer zij daarvoor rechten hebben gekregen. Betrokkenen toevoegen De aanvrager/gemachtigde kan betrokkenen toevoegen aan een aanvraag of melding. De betrokkene kan zowel een bedrijf als een particulier zijn. Na het invullen van de gegevens van de betrokkene stelt het loket de vraag of deze betrokkene bijlagen mag toevoegen: Standaard kunnen betrokkenen de aanvraag inzien en notities toevoegen. Indien daartoe gemachtigd kunnen betrokkenen ook bijlagen toevoegen. Anders dan notities zijn de bijlagen een onderdeel van de vergunningaanvraag en worden samen met het indienen van de aanvraag meegestuurd naar de behandelende overheid. Indienen aanvraag/melding en aanvullingen De behandelende overheid heeft alleen toegang tot de bijlagen wanneer de aanvraag wordt opengesteld voor of ingediend bij het bevoegd gezag. Alleen de aanvrager/gemachtigde kan de aanvraag openstellen of indienen. Na het indienen van de aanvraag kunnen bijlagen worden toegevoegd als aanvulling op de aanvraag. Het toevoegen van deze bijlagen kan dus door alle betrokken partijen. Ook hier geldt dat de nieuw toegevoegde bijlagen pas aangeboden worden aan de behandelende overheid wanneer deze bijlagen als aanvulling op de aanvraag worden ingediend. Het indienen van de aanvulling kan alleen door de aanvrager/gemachtigde. Bijlagen Kenniscentrum InfoMil 3

4 Waar moet ik op letten bij het uploaden van bijlagen? Ik heb problemen met het uploaden van bijlagen in het Omgevingsloket. Wat kan hiervan de oorzaak zijn? Dit komt door de bestandsnaam van de bijlage. In de naam van een bijlage mogen geen haakjes of diakrieten (tekens boven de letters zoals de accenten, umlauten en trema's) staan. De bestandsnaam van een bijlage mag alleen hoofd- en kleine letters (A-Z en a-z), cijfers (0-9), spaties, streepjes (-) en underscores (_) bevatten. Kan een aanvrager na het indienen van de aanvraag/melding nog bijlagen toevoegen? Kan een aanvrager na het indienen van de aanvraag of melding nog bijlagen toevoegen? Ja. Na het indienen van een aanvraag of melding kan de aanvrager/gemachtigde bijlagen toevoegen. Het toevoegen van bijlagen zal vaak gebeuren in het kader van het aanvullen van de aanvraag en meestal op verzoek van het bevoegd gezag. In het tabblad bijlagen kan de aanvrager/gemachtigde een bijlage toevoegen. Waar een bijlage aan moet voldoen en welke bestandsformaten zijn toegestaan is de vinden in de vraag: Welke bestandsextensies zijn toegestaan in het loket? Als de bijlagen geupload zijn, zijn deze nog niet bij het bevoegd gezag bekend. Om de bijlagen in te dienen bij het bevoegd gezag, moet de aanvrager op de knop aanvullingen indienen klikken (oranje knop rechtsboven). Bijlagen Kenniscentrum InfoMil 4

5 Virusscanner Worden bijlagen en documenten gescand op virussen en zo ja, gebeurt dit tijdens of na het uploaden? Bijlagen worden gescand op virussen. Documenten en notities (geen officiële bijlagen) worden niet gescand. Als een bijlage is geupload, wordt deze na 5 minuten gescand. In theorie kan een geïnfecteerd bestand binnen die tijd worden gedownload of verspreid. Als in de bijlage een virus wordt gevonden, wordt het geïnfecteerde bestand in quarantaine gezet. Het geïnfecteerde bestand staat dan niet meer op de server waar de andere bijlagen zijn opgeslagen. In het aanvraagdossier is de bijlage nog wel in het overzicht van bijlagen opgenomen. Echter, als de aanvrager of het bevoegd gezag dat desbetreffende bestand probeert te openen, wordt de melding "file not found" getoond. De praktische oplossing is dan om als bevoegd gezag contact op te nemen met de aanvrager en te vragen of die de bijlage opnieuw wil toevoegen en indienen. Uiteraard moet de aanvrager de bijlage eerst wel virusvrij maken. In een toekomstige versie van het loket zullen een aantal wijzigingen worden doorgevoerd in het Omgevingsloket met betrekking tot het scannen van bestanden: Bestanden worden gescand tijdens het uploaden Ook documenten die géén officiële bijlage zijn worden gescand De melding "file not found" wordt gewijzigd in een voor gebruikers begrijpelijke en herkenbare melding. Bijlagen Kenniscentrum InfoMil 5

6 Hoe groot mag bijlage zijn? Hoeveel bijlagen kan ik aan een aanvraag toevoegen en hoe groot mag de bijlage zijn? Een bijlage mag maximaal 200 MB groot zijn. Grotere bestanden kan het Omgevingsloket niet aan. Het aantal bijlagen dat kan worden toegevoegd is niet gelimiteerd. Wel is duidelijk dat naarmate er meer grote bijlagen worden toegevoegd, het Omgevingsloket meer tijd nodig heeft voor het uploaden en het indienen van een aanvraag. Dit ligt aan het feit dat alle bijlagen in het Omgevingsloket geupload moeten worden. Afhankelijk van de beschikbare bandbreedte kan dit langer duren. Oorzaken bij de gebruiker waarom het uploaden niet lukt: Het is mogelijk dat er door de eigen ICT een maximum is gesteld aan de grootte van de te uploaden bestanden. Dit zal vooral spelen bij grotere bestanden. Een langzame internet verbinding. De beschikbare bandbreedte is niet voldoende voor groot bestand. Welke bestandsextensies zijn toegestaan in het loket? Welke bestandsextensies zijn toegestaan in het loket? Bijlagen die onderdeel uitmaken van de aanvraag moeten aan vaste archiefwaardige bestandsformaten voldoen. Notities of documenten met achtergrondinformatie mogen ook in andere bestandsformaten aangeleverd worden. Zo kan een Excelbestand als achtergrondinformatie bij de pdf van het Excelbestand worden meegestuurd. Zo zijn de berekeningen en formules ook zichtbaar. Bijlagen bij een aanvraag Voor een bijlage zijn de volgende bestandsformaten in het loket toegestaan: Foto's:.png en.jpg Ingescande documenten:.tiff,.jpg,.pdf (PDF/A-1a, PDF/A-1b en PDF 1.4) Officedocumenten:.pdf (PDF/A-1a en PDF 1.4) Tekeningen:.pdf (PDF/X en PDF 1.4) Deze bestandsformaten zijn archiefwaardig. Let op: bij het toevoegen van tekeningen worden alle pdf-formaten door het loket geaccepteerd. Wanneer de aanvrager tekeningen anders aanlevert, dan kan de gemeente vragen de gegevens opnieuw te leveren in het juiste bestandformaat. In het loket wordt de aanvrager hierop gewezen. Notities en documenten als achtergrondinformatie Bijlagen die u als achtergrondinformatie wilt toevoegen, mag u ook in de onderstaande bestandsformaten aanleveren: Bijlagen Kenniscentrum InfoMil 6

7 ArcGIS-compatible bestanden:.shp,.shx,.dbf,.prj,.shp.xml,.sbn,.sbx en.lyr CAD-bestanden:.dwg en.dxf Bim-bestanden:.ifc en.ifcxml Spreadsheet:.xls en.ods XML-documenten:.xml Proteus3-bestanden:.sdf Documenten toevoegen als bevoegd gezag of adviseur Een coördinator, behandelaar of adviseur kan ook documenten toevoegen aan een aanvraag. Deze documenten kunnen in allerlei bestandsformaten worden toegevoegd, bijvoorbeeld.doc,.jpg of.pdf. Belangrijk is dat deze formaten archiefwaardig zijn binnen de systemen van de eigen organisatie. Een uitzondering hierop zijn documenten met de extensie.docx. Dit levert een foutmelding op. Oplossing hiervoor is het docx. document op te slaan met extensie.doc. Op die manier kan het document wel worden toegevoegd aan de aanvraag. Uploaden van bijlagen De bestandsnaam van een bijlage mag hoofd- en kleine letters (A-Z en a-z), cijfers (0-9), streepjes (-) en underscores (_) bevatten. De bestandsnaam mag maximaal 40 karakters lang zijn, spaties worden meegerekend. Het uploaden van heel grote bestanden kan enige tijd duren. Open na het uploaden de bijlage met 'Download bestand' en controleer of alle informatie compleet is en goed wordt weergegeven. Onvolledige bijlagen kunnen leiden tot vertraging in de behandeling van uw aanvraag. Bijlagen Kenniscentrum InfoMil 7

8 Colofon URL: Datum: 23 januari 2017 Dit is een publicatie van: Kenniscentrum InfoMil Post Kenniscentrum InfoMil Postbus KA Rijswijk Bezoek Kenniscentrum InfoMil Lange Kleiweg 34 Rijswijk Kenniscentrum InfoMil is onderdeel van Rijkswaterstaat Leefomgeving van Rijkswaterstaat, de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Meer over Rijkswaterstaat Leefomgeving vindt u op ( #1)nl/leefomgeving. Meer over Rijkswaterstaat vindt u op