UPLOAD FACILITEIT NSE Instructie voor leveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2017

Transcriptie

1 UPLOAD FACILITEIT NSE 2017 Instructie voor leveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2017

2 Inhoud Inleiding en Processchema... 3 Belangrijk om vooraf te weten... 3 Verzamelen van studentgegevens... 4 Uploaden van studentgegevens... 5 Uploaden van de studentgegevens stap Uploaden van de studentgegevens stap Uploaden van studentgegevens stap 2 (controle op de vorm)... 8 Uploaden van studentgegevens stap 2 (controle op de inhoud)... 8 Accorderen van de studentgegevens Controles en bewerkingen door GfK Planning... 12

3 Inleiding en Processchema Belangrijk om vooraf te weten Het uitnodigen van studenten voor deelname aan de NSE gebeurt via . De adressen worden aangeleverd door de onderwijsinstellingen. De onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van de studentgegevens. De studentgegevens kunnen niet per aangeleverd worden. GfK heeft voor het aanleveren van de studentgegevens een uploadmodule ontwikkeld, die een eerste controle doet op de aangeleverde gegevens. De uploadmodule is vanaf nu te bereiken via de NSE-portal. Via deze portal krijgt elke instelling toegang tot de NSE omgeving voor hun instelling. Door een keer in te loggen bereikt elke instelling zowel de eigen upload- als downloadomgeving. De verdere functionaliteit van de uploadomgeving is gelijk aan eerdere jaren. Met behulp van een programma genaamd Teamviewer (zie ) kunnen wij dit jaar live met u meekijken als u tegen problemen aanloopt bij het uploaden. Het proces ziet er schematisch als volgt uit:

4 Verzamelen van studentgegevens Het is belangrijk dat u de studentgegevens aanlevert in Excel. De extensie dient.xlsx te zijn, hiervoor heeft u een Excel-versie van 2007 of later nodig. In het Excel-bestand neemt u de gegevens op van alle studenten die geaccrediteerd onderwijs volgen aan uw onderwijsinstelling. Het is belangrijk dat u aan het Excel-bestand de volgende naam geeft: BRIN-code gevolgd door _adressen NSE2017 en het versienummer. Bijvoorbeeld 21PL_adressen_NSE2017_v1. Naast het adres is nog een aantal andere gegevens noodzakelijk voor onder andere de berekening van de weegfactoren en het uitvoeren van analyses op de nonrespons. Instructies over de noodzakelijke, wenselijke en extra achtergrondgegevens staan op de website: /aanleveren-studentgegevens-nse. Het Excel-bestand dient alle velden uit het voorbeeldbestand te bevatten. De naamgeving van de kolommen moet gelijk zijn aan de kolommen uit het voorbeeldbestand, te vinden op: U kunt het beste het voorbeeldbestand als basis gebruiken en vullen met uw gegevens. Naast een aantal verplichte velden is er een aantal wenselijke velden, waarvan u vrij bent die al dan niet van informatie te voorzien. U kunt tot zeven eigen velden (labels) opnemen, evenals een ondertekening en/of een tekstregel voor de uitnodigingstekst. Zoals gezegd dienen alle velden van de NSE in het Excel-bestand opgenomen te worden. Wanneer u voor een veld geen gegevens wenst aan te leveren, kunt u dit veldleeg laten. Wij sturen u als bijlage bij deze instructie een voorbeeldbestand, een document dat als voorbeeld dient voor het bestand dat u moet uploaden.

5 Uploaden van studentgegevens Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit in een beveiligde omgeving. Deze faciliteit is vanaf nu geïntegreerd in de NSE-portal en kunt u bereiken via: of Op de inlogpagina kunt u aan de letters https aan het begin van het webadres zien dat u zich op een beveiligde website bevindt. Van GfK zult u een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen voor het inloggen op de NSE-portal. Klik vervolgens op de knop login. Vervolgens wordt u doorgestuurd naar de upload- en downloadomgeving. Op de plaats van 00XX Test GfK komt de naam van uw instelling te staan. Op deze pagina staan ook enkele instructies die u kunt downloaden.

6 Uploaden van de studentgegevens stap 1 * Afhankelijk van de browser waar u mee surft, kunnen onderstaande afbeeldingen iets afwijken van de schermen die u ziet. Onderstaande schermen zijn gemaakt met Google Chrome. U heeft het bestand met de studentgegevens ergens opgeslagen. U zoekt het bestand op door op Browse te klikken. U kunt vervolgens in de mappen op uw computer zoeken naar het juiste bestand. De bestandsnaam wordt links van Browse weergegeven. Vervolgens klikt u op Versturen. Het bestand wordt nu geüpload. Onder Browse ziet u of het bestand succesvol is ontvangen.

7 Uploaden van de studentgegevens stap 2 Vervolgens controleert u het bestand door op Controleren te klikken. Er wordt automatisch een aantal controles uitgevoerd, eerst op de vorm en daarna op de inhoud van het bestand. Met deze controle krijgt u direct feedback op het geleverde bestand, zodat fouten direct kunnen worden hersteld. Voorbeelden van controles Controles op de vorm van het bestand Is het een Excel-bestand (.xlsx)? Zijn alle velden uit het voorbeeldbestand opgenomen in het bestand? Controles op de inhoud van het bestand Komt de BRIN-code overeen met de inloggegevens? Komen de CROHO-codes overeen met het CROHO-register? Ontbreken er actuele CROHO-codes? Zijn de verplichte velden voor alle studenten gevuld, en zo ja, met een geldige waarde? Voor hoeveel studenten zijn de wenselijke velden gevuld? Bevatten de adressen en een punt?

8 Uploaden van studentgegevens stap 2 (controle op de vorm) Wanneer een veld (kolomhoofd) een afwijkende naam heeft of ontbreekt, ontvangt u daarover een melding. U dient het oorspronkelijke bestand te openen, de naam van het veld aan te passen of het ontbrekende veld op te nemen en de wijzigingen op te slaan. Begin daarna opnieuw bij Stap 1 door op Browse te klikken. Uploaden van studentgegevens stap 2 (controle op de inhoud) Wanneer alle velden correct in het bestand zijn opgenomen, wordt de inhoud van het bestand gecontroleerd. Per veld wordt aangegeven voor hoeveel studenten dit is gevuld en bij hoeveel studenten fouten zijn aangetroffen. Het is mogelijk van de foutmeldingen een uitdraai te maken. U ontvangt dan het volledige Excel-bestand dat u heeft geüpload, inclusief de foutmeldingen. Klik daarvoor op hier.

9 Het Excel-bestand dat u via deze weg ontvangt kunt u aanpassen en opslaan 1. Begin daarna opnieuw bij Stap 1. Wanneer er geen fouten (meer) zijn gevonden volgt er een controle op ontbrekende CROHO. Per ontbrekende code dient u aan te geven of dit juist is en evt. wat de verklaring hiervoor is. 1 NB: Het is voor uw eigen administratie raadzaam om de wijzigingen (ook) in uw originele Excel-bestand door te voeren. Bij grote bestanden is het mogelijk dat het opslaan van het (bijgewerkte) output Excelbestand problemen oplevert. Gebruik in dat geval altijd uw originele Excel-bestand als uitgangspunt voor de bewerkingen en de nieuwe upload.

10 Wanneer u per ontbrekende CROHO heeft aangegeven dat het klopt dat er geen studenten zijn gevonden, kunt u het bestand opslaan. Accorderen van de studentgegevens Een opgeslagen bestand is terug te vinden onder het tabblad Mijn bestanden.

11 U kunt uw bestanden in het tabblad Mijn bestanden beheren. Klik hiervoor het bestand aan. Bij status ziet u dat het bestand nu nog op Voorlopig staat. U heeft nu drie opties: bestand verwijderen, bestand op definitief zetten of voorbeeld mailtekst. Voorbeeld mailtekst Als het bestand op status voorlopig staat dan kunt u via de knop Voorbeeld mailtekst een preview zien van de uitnodiging die studenten ontvangen. De tekst die getoond wordt is standaard de mailtekst van de NL ouderejaars. Het gaat er bij deze preview enkel om dat u uw eigen aangeleverde zin en ondertekening kunt zien. Bestand verwijderen Als u een bestand eenmaal met succes heeft geüpload, en u vervolgens toch nog iets wilt wijzigen, dan kunt u het nieuwe Excel bestand gewoon uploaden. Zorg er dan wel voor dat u het oude bestand eerst verwijdert uit Mijn bestanden, omdat u anders een foutmelding krijgt omdat in beide bestanden dan dezelfde (dubbele) student voorkomt. Het is belangrijk dat u aan het Excel-bestand de volgende naam geeft: BRIN-code gevolgd door _adressen en NSE2017 en het versienummer. Bijvoorbeeld 21PL_adressen_NSE2017_v1. Bestand op definitief zetten Wanneer u het bestand definitief maakt is dit voor GfK het teken dat u akkoord bent en wij ermee aan de slag kunnen gaan. Het is erg belangrijk dat u het bestand op definitief zet, anders kan GfK er niet mee aan de slag!

12 Controles en bewerkingen door GfK GfK schrijft de geaccordeerde bestanden uit en controleert die onder andere op volledigheid. Zijn alle studenten van alle opleidingen opgenomen in het bestand? Indien er onduidelijkheden of onregelmatigheden worden aangetroffen in de studentgegevens, dan neemt GfK contact op met de onderwijsinstelling. Dit zal gebeuren in de periode van 12 december t/m 23 december. Met het definitieve bestand met studentgegevens gaat GfK aan de slag. Er vindt een aantal bewerkingen plaats. Zo wordt aan de studentgegevens een uniek wachtwoord toegevoegd. Wanneer dit allemaal goed is verlopen, worden de studentgegevens bevroren, wat betekend dat deze definitief worden vastgesteld. Planning Half nov 2016 Aanlevering instructie en wachtwoord (GfK) 28 nov 9 dec Aanleveren studentgegevens (onderwijsinstellingen) 9 dec 2016 Deadline voor aanleveren studentgegevens 12 dec 11 jan Controle en bewerking (GfK) 12 dec 23 dec Eventuele reparatie (onderwijsinstellingen) 16 jan 2017 Start veldwerk NSE 2017 (GfK) In het geval van vragen: info@nse.nl