Whitepaper Het Nieuwe Werken. versie 1.0 Bob Smits / Imtech ICT IS datum 26 september 2010

Transcriptie

1 Whitepaper Het Nieuwe Werken versie 1.0 Bob Smits / Imtech ICT IS datum 26 september 2010 Deze Whitepaper heeft als doel zoveel mogelijk algemeen en waardevrij te informeren over het de ontwikkeling van Het Nieuwe Werken. Hij is geschreven door Bob Smits / Imtech ICT Integrated Solutions Voor zover er over produkten en diensten van Imtech wordt geschreven is dat om te illustreren. Versie en beschikbaarheid: De Whitepaper zal steeds worden uitgebreid. Communicatie: Het is toegestaan deze whitepaper zoveel mogelijk te verspreiden, te kopieeren of op andere manieren openbaar te maken mits de naam van de auteur en die van Imtech daarbij worden vermeld. Als delen van deze white paper worden hergebruikt is het gtoegestaan onder de voorwaarde van verwijzing naar de auteur en Imtech. Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken is een term voor een ontwikkeling die zich de afgelopen jaren bij een flink aantal bedrijven is toegepast en die zich de komende decennia verder zal ontwikkelen. Hoewel de term door veel mensen wordt toegeschreven aan Microsoft is het tegenwoordig een meer algemene term voor een nieuwe en andere manier van inrichten en organiseren van werk en organisaties. Deze ontwikkeling komt ook voor onder de naam Smart Work of SmarterPlanet. Deze laatste termen hebben een wat bredere context en worden veelal gebruikt in de IBM omgeving maar bevatten vrijwel alle elementen die ook met Het Nieuwe Werken te maken hebben. Het lijkt duidelijk dat Het Nieuwe Werken geen hype is maar een trend want er is een gestage groei van bedrijven die de voordelen van de toepassing van Het Nieuwe Werken hebben ontdekt en die het in een of andere vorm implementeren.

2 Er zijn nogal wat definities voor Het Nieuwe Werken (in deze white paper verder aangeduid als HNW) in omloop. Een van de meest gebruikte definities is de volgende: " het is een wijze van organiseren van een bedrijf waarbij zoveel mogelijk plaats en tijd onafhankelijk wordt gewerkt en waarbij medewerkers niet in functies maar in rollen werken aan de doelstellingen van de organisatie" Deze definitie impliceert een aantal veronderstellingen: - grote delen van de organisatie (bedrijfsinrichting, productieprocessen, ICT organisatie, HRM omgeving, worden anders georganiseerd dan voorheen - de werknemer heeft een hoge mate van vrijheid waar, wanneer en op welke wijze hij zijn werk vervult - aan de werknemer wordt een rol toegekend (die kan wisselen of flexibel kan worden ingevuld) in plaats van een functie die alleen is gericht op het realiseren van strak georganiseerde processen - tijd en plaats afhankelijke activiteiten worden in toenemende mate vervuld door "slimme machines" Doelen: Er worden voor de invoering van HNW nogal uiteenlopende redenen gemeld. De belangrijkste en meest genoemde redenen zijn de volgende: - behoefte om sneller dan voorheen te kunnen innoveren als gevolg van de economische veranderingen (behoefte aan agile companies) - de wens om integraler te denken (in tegenstelling tot industrieel en procesmatig denken), aan te sluiten bij de principes van PPP, om transparanter te zijn en om duurzamere relaties met collega's en klanten te kunnen onderhouden - de behoefte om groei te kunnen realiseren (hieronder ligt de veronderstelling dat we aan de grenzen van de groei komen bij de huidige wijze van organiseren) - het kunnen binden en boeien van nieuwe generaties van medewerkers en het verbeteren van de "work/life balance" van alle generaties werknemers - de wens om kosten te besparen en tegelijkertijd de productiviteit te verhogen - de wens om produktieprocessen op afstand te kunnen beheren en beheersen (global economy, 24*7)

3 - de wens om een betere ROIC (return on investment of Intellectual Capital) te realiseren voor kennisbedrijven Omdat het fenomeen HNW nogal nieuw is is het nogal aan veranderingen onderhevig als gevolg van voortschrijdend inzicht. Daarnaast kan HNW in allerlei varianten en groeifase voorkomen. In de meeste gevallen wordt HNW in fasen ingevoerd en worden een of meerdere doelen nagestreefd. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van de invoering van "flexwerken". Hoewel dat op zich vanuit bedrijfsmatig oogpunt te billijken is, is het slechts een eerste stap in de richting van HNW. HNW kan alleen worden gerealiseerd als het voldoende wordt ondersteund op een aantal gebieden: - management dient de uitgangspunten van HNW te onderschrijven en er een actieve participerende rol in te vervullen (doet actief mee aan HNW) - hoewel de meeste organisaties HNW kunnen toepassen dienen de processen er geschikt voor te zijn en er moet met de inrichting met HNW rekening te worden gehouden - de gehele ICT en Communicatie infrastructuur dient ingericht te zijn op het ondersteunen van HNW Wat is nieuw aan HNW Om dit te kunnen verklaren kan het beste worden teruggegrepen naar de situatie van ongeveer honderd jaar geleden. Toen boden "moderne materialen" de mogelijkheid om anders dan voorheen te bouwen. Dit faciliteerde het ontstaan van een radicaal vernieuwende bouwstijl die aangeduid wordt met "Het Nieuwe Bouwen". Ook nu werken " de materialen" als katalysator voor de ontwikkeling van HNW. Met name de snelle ontwikkeling en uitrol van Internet en de ontwikkelingen van de mogelijkheden van ICT spelen hierbij een belangrijke rol. Het Nieuwe Werken steunt op een drietal Pijlers - Connect: het bij elkaar brengen van mensen, processen, informatie en applicaties - Socialize: het delen van kennis, contacten en vaardigheden op basis van open sociale netwerken

4 - Integrate: het combineren en delen van bestaande informatie en functionaliteiten om zo nieuwe functionaliteit en inzichten te creeeren Bij Connect gaat het niet alleen om om de fysieke verbinding (telefoon, sms, voic etc) maar ook om het verbinden van applicaties met elkaar op basis waarvan mensen geinformeerd worden om al of niet actie te ondernemen. Ook kan het zijn dat systemen dit organiseren zonder dat tussenkomst van mensen nodig is. Bij Socialize gaat het vooral om de ontwikkelingen die bekend staan onder de naam SocialWeb of Web 2.0. Hierbij ontwikkelt het World Wide Web zich tot een omgeving waarbij interactieve webapplicaties de eindgebruiker de mogelijkheid geven om eigen informatie toe te voegen en te delen. Bij Integrate gaat het erom dat informatie op afstand real time (of just in time) beschikbaar is en gecombineerd kan worden met andere real time (of just in time) informatie kan leiden tot een nieuw inzicht op basis waarvan beslissingen kunnen worden genomen. Het is duidelijk dat voor het realiseren van een omgeving waarin Connect, Socialize en Integrate (CSI) omgevingen samenkomen behoorlijk complexe ondersteuning vanuit de ICT noodzakelijk is. Zowel Microsoft als IBM maar ook in het Open Source domein zijn oplossingen te realiseren voor de convergentie en ondersteuning van Connect, Socialize en Integrate. Wat levert het zoal op: HNW levert een groot aantal voordelen op. Algemeen kan worden gezegd dat we aan het eind van de ontwikkelingscycle van de industriele revolutie zitten en dat de spectaculaire verbetering van produktiviteit (er wordt wel 5000% genoemd) aan het eind van zijn groei lijkt te komen. We zitten waarschijnlijk aan het eind van de productiecurve en hebben te maken met de wet van de afnemende meeropbrengsten. HNW levert een paradigmashift op als gevolg waarvan we te maken krijgen met nieuwe omstandigheden. Daardoor realiseren we mogelijkheden voor toenemende meeropbrengsten. In het algemeen worden wel de volgende factoren genoemd: Vermindering van verkeer:

5 onder invloed van de ontwikkeling van social media is een vermindering van de hoeveelheid verkeer zichtbaar tot wel 30%. Omdat bij lastige afstemmings processen niet erg efficient is ( het veroorzaakt een systeem van actie en reactie waarbij de kring van deelnemers soms exponentieel stijgt). Door de inzet van social media en collaborative omgevingen wordt afstemming eenvoudiger en efficienter. Vermindering van het benodigde kantooroppervlak. Bedrijven die HNW toepassen geven aan dat zonder problemen reducties tot wel 40% mogelijk zijn (en meer). Het is niet gemakkelijk aan te geven wat een gemiddelde werkplek kost maar de kosten van een huidige werkplek variëren van 3500 tot meer dan 7000 euro per werknemer per jaar. De kantoorconcepten uit de tweede helft van de vorige eeuw ondersteunen over het algemeen ook niet de samenwerkingsrelaties die passen bij het huidige dynamiek van organisaties en de wens om intensief te kunnen netwerken. Daarentegen ondersteunt de huidige ICT de mogelijkheid om te werken waar, wanneer en op de wijze die men zelf wil. Daardoor is er veelal niet langer een noodzaak om een vaste kantoorplek te benutten. Daarmee zakken de kosten per werknemer per jaar mogelijk tot 2000 euro en bovendien kunnen werkplekken worden gecombineerd. Bovendien wordt de behoefte om interne verhuizingen te doen sterk af hetgeen bovendien een aanzienlijke kostenbesparing oplevert. Vermindering van het aantal autokilometers Zowel het aantal woon werk kilometers en werk/werk verkeer kan in de meeste gevallen aanzienlijk teruglopen en dit levert boevendien een aanzienlijke vermindering van de uitstoot van CO2. Hoewel deze vermindering per bedrijf sterk kan variëren zijn er meerdere dimensies: - vermindering van het aantal woon werk kilometers (en bijbehorende basale vermindering van CO2 - vermindering van de filetijd ( en bijbehorende vermindering van CO2 door efficiënter rijgedrag) - in het geval dat klanten ook HNW invoeren kan een veel efficiëntere afstemming plaatsvinden Verbetering van de productiviteit van werknemers: Hoewel hier nog nauwelijks fundamenteel onderzoek naar is gedaan lijken de ervaringen uit te wijzen dat een productiviteitsverhoging van 8 tot 15% realistisch is. Dat heeft ondermeer met de volgende factoren te maken:

6 - asynchrone en synchrone communicatie (ipv alleen synchrone communicatie) zorgt voor een effectiever gebruik van tijd (vermindering van "wachttijd" in processen) - vermindering van "verloren" tijd korte momenten op de dag worden gebruikt om mail, telefoon en sms verkeer te doen - "virtueel vergaderen" wordt over het algemeen efficiënter gedaan (even afstemmen via chat of videoconference is efficiënter dan een meeting plannen)- minder verstoringen op de werkplek (ongewenst socializen levert veel verlies aan kwaliteit en kwantiteit) - door de toename van de mogelijkheid om asynchroon en op afstand te communiceren neemt de beschikbaarheid en bereikbaarheid van werknemers sterk toe (er worden ervaringsgetallen genoemd tot wel 25%) Verbetering van de satisfactie van werknemers: - werknemers ervaren over het algemeen de toegenomen verantwoordelijkheid sterk waardoor hun satisfactie verbetert - personeelsonderzoek in bedrijven geeft aan dat een tweede belangrijke factorvoor satisfactie de verbeterde productiviteit is - een derde factor die veel wordt genoemd is een verbetering van de balans tussen leven en werken Bovenstaande factoren worden door sommige bedrijven ook gebruikt om dezelfde productie te realiseren met minder mensen. Hoewel dat niet in de eerste plaats het uitgangspunt is bij HNW kiest elk bedrijf afhankelijk van zijn eigen situatie waar de balans komt te liggen. Concluderend HNW of Smart Work is een breed begrip dat veel consequenties heeft voor bedrijven die het concept willen implementeren. Het biedt zeer veel voordelen voor werknemers en ook voor de werkgever. Omdat het te kunnen invoeren moet op vrijwel alle gebieden in de organisatie het nodige worden veranderd. Het is dan ook niet eenvoudig om het integraal in te voeren omdat er op verschillende gebieden aanzienlijke aanpassingen noodzakelijk zijn. Op het gebied van organisatie, bedrijfsprocessen, HRM maar ook financieel (meten en sturen) zullen wellicht aanpassingen nodig zijn. Invoering betekent dan ook veeleer dat aanpak in de vorm van een lang(er) programma nodig is. HNW invoeren als eenmalig project is meestal niet mogelijk gezien de vele veranderingen die nodig zijn en de onderlinge afhankelijkheden die deze veranderingen op elkaar hebben.

7 Het is dan ook verstandig om een dergelijk programma te laten begeleiden door mensen die met de verschillende disciplines ervaring hebben. Imtech aanpak en mogelijkheden voor begeleiding van HNW Omdat Imtech nogal wat disciplines beheerst is zij een interessante partij om HNW te begeleiden en realiseren. Dat omvat onder meer de volgende infrastructuur, ontwikkeling en ondersteuning gericht op: - communicatie (Connect - operatie - Social Software gebruik (Socialize - Integratie Daarnaast hebben we mensen die ervaring hebben met het inrichten en begeleiden van veranderingen in organisaties en in het bijzonder met projecten die te maken hebben met HNW. Imtech heeft een specifieke aanpak voor het begeleiden van een programma voor HNW. Bob Smits 26 september 2010