Whitepaper. Het Nieuwe Werken. Stappenplan voor de invoering van. Het Nieuwe Werken

Transcriptie

1 Whitepaper Het Nieuwe Werken Stappenplan voor de invoering van Het Nieuwe Werken 1

2 Stappenplan voor de invoering van Het Nieuwe Werken In sommige organisaties is Het Nieuwe Werken (HNW) al heel gewoon. Andere komen erachter dat het toch wat meer (IT-)aanpassingen vergt dan gedacht om HNW tot een succes te maken. En er is een categorie die nog geen stappen heeft gezet, maar wel met interesse volgt welke besparingen andere organisaties weten te realiseren. Behoort u tot een van de laatste twee categorieën, lees dan deze whitepaper en ontdek welke stappen u moet zetten om HNW tot een succes te maken. Organisaties met veel kenniswerkers ontkomen vroeg of laat niet aan de invoering van HNW, oftewel tijd- en plaats onafhankelijk werken. Steeds meer medewerkers zien dit namelijk als een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Als u talent wilt boeien en binden, dan zult u hen flexibiliteit moeten bieden in de manier waarop zij hun werk inrichten. Thuiswerken en flexibele arbeidstijden zijn daarin belangrijk, maar ook het beschikbaar stellen van nieuwe technologie. Met name kenniswerkers hebben een sterk groeiende behoefte om nieuwe technologie te gebruiken. Voordelen HNW Uit de ervaringen van bedrijven die al zijn overgestapt op HNW blijkt dat het ziekteverzuim daalt, de productiviteit stijgt en dat de medewerkertevredenheid toeneemt. Dat is niet gek. Medewerkers kunnen meer balans aanbrengen tussen hun werk en privéleven, waardoor ze hun werk beter kunnen combineren met de zorg voor hun kinderen en/of ouders. Daarnaast zijn er grote kostenbesparingen mogelijkdoor kantoorruimte af te stoten en de overgebleven ruimte efficiënter te benutten. Een werkplek thuis kost 75 procent minder dan een werkplek op kantoor. Ook de reiskosten nemen af. Uit een berekening blijkt dat de Nederlandse overheid jaarlijks een bedrag kan besparen van circa vier miljard euro door HNW overheidsbreed in te voeren. Daarmee komt de overheid meteen tegemoet aan twee andere belangrijke doelen: het verlagen van de filedruk en het reduceren van de CO2-uitstoot. Zie het kader onderaan deze whitepaper voor een overzicht van alle voordelen van HNW. Twee aandachtspunten Alle reden dus om HNW in te voeren. Daar komt veel bij kijken, denk aan een andere inrichting van uw kantoorruimtes en het ontwikkelen van beleid ten aanzien van social media en Bring Your Own Device (BYOD). Dat zijn de relatief makkelijke vraagstukken waar de meeste organisaties wel uit komen. Twee terreinen zijn een stuk lastiger en vragen specifieke aandacht: de managementstijl. Deze moet veranderen van sturen op input naar sturen op output; het tijd- en plaatsonafhankelijk maken van werkprocessen door digitalisering. Via zijn uitgebreide partnernetwerk kan HP u helpen met alle aan HNW-gerelateerde vraagstukken. Daarbij heeft HP zelf uiteraard de focus op het tijd- en plaatsonafhankelijk maken van werkprocessen. De kennis op dit gebied bundelen we onder de noemer Unified Communications & Collaboration (UC&C). We hebben zelf veel technologie ontwikkeld om HNW in te voeren en we werken nauw samen met verschillende partners, waaronder Microsoft. We implementeren ons aanbod en dat van onze partners volgens een duidelijke structuur en methode bij onze klanten. Daarbij neemt HP de resultaatverantwoordelijkheid van het gehele project op zich. In onderstaande figuur ziet u de meest gebruikte technologische hulpmiddelen voor tijd- en plaatsonafhankelijk (samen)werken. Drie stappen De invoering van HNW gebeurt aan de hand van drie stappen: 1 het vaststellen van een visie op HNW, gerelateerd aan de toekomstvisie van uw bedrijf. Op basis hiervan kan een roadmap worden opgesteld; 2 het definiëren van projecten om de in stap 1 ontwikkelde roadmap uit te voeren; 3 een gefaseerde uitrol die rekening houdt met zowel technologische aspecten als de vereiste cultuuromslag en nieuw te ontwikkelen competenties. 2

3 Stap 1 HNW is geen doel op zich, maar een middel om uw organisatiestrategie te realiseren. Deze organisatiestrategie is daarom altijd het uitgangspunt. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken bestaat uit verschillende onderdelen: de werkplek en de benodigde communicatiemiddelen; technologie om overal toegang te krijgen tot data en applicaties; en mobility. Het is belangrijk deze drie onderwerpen in samenhang, maar ook ieder afzonderlijk te bekijken en te bepalen hoe ze van toegevoegde waarde kunnen zijn in de realisatie van uw organisatiestrategie. Om u bij deze stap te begeleiden heeft HP de TransformationExperienceWorkhop ontwikkeld, een interactieve sessie van een halve dag waar we u aan de hand van uw organisatiestrategie en andere input laten ervaren wat HNW voor uw organisatie kan betekenen. Daarnaast zijn er in-dept workshops over: UC&C, ofwel de werkplek en communicatiemiddelen; Cloud, ofwel altijd en overal toegang tot data en applicaties; Mobility: mobiele toegang tot de werkplek en de risico s en beveiliging daarvan. Tijdens de workshops verzamelen onze experts voldoende informatie om na afloop een roadmap op te stellen. Stap 2 Er zit een gat tussen uw toekomstvisie en de huidige situatie. Door de verschillen tussen beide vast te stellen komt u vanzelf tot een lijst van projecten waarmee u invulling geeft aan de roadmap. Mogelijke projecten zijn bijvoorbeeld een upgrade, uitbreiding of aanpassing van uw infrastructuur; het uitbreiden van de functionaliteit van uw huidige ICT-omgeving om HNW te ondersteunen; of het uitrollen van BYOD, waardoor medewerkers die dit willen de beschikking krijgen over een laptop, tablet en/of smartphone. 3

4 HP kan u helpen bij het vaststellen van de verschillen tussen de huidige en gewenste situatie met een gerichte aanpak waarmee we onderliggende thema s als inspiratie, cultuur, technologie en organisatie benoemen en meetbaar maken. Tevens stellen we infrastructuurmethodieken beschikbaar zoals het ConvergedInfrastructureMaturity-model van HP en het InfrastructureOptimization-model van Microsoft. Stap 3 De uitrol. Deze stap bestaat uit twee onderdelen: het implementeren van de benodigde technologie en het opstellen van individuele werkafspraken met medewerkers over hun rol en de (te ontwikkelen) competenties. Beide onderdelen kosten tijd. Gemiddeld genomen trekken organisaties daarom tussen de drie en vijf jaar uit voor de uitrol van HNW. De twee trajecten kunnen niet los van elkaar worden gezien. Breng daarom een fasering aan in de uitrol van technologie die in lijn ligt met de competentie-ontwikkeling. Om medewerkers mee te nemen en draagvlak te creëren kunt u het best starten met enkele kleine projecten die op korte termijn goede en zichtbare resultaten geven. Op die manier maakt u medewerkers enthousiast voor uw lange-termijnvisie. Implementatie technologie Het feit dat de implementatie van technologie tijd kost, heeft voor een groot deel te maken met lopende contracten op het gebied van hardware, (helpdesk)ondersteuning en licenties. Maar ook met aspecten als een eventuele verbouwing van het pand. Om de benodigde fasering in de praktijk goed aan te kunnen brengen, is het belangrijk om te kiezen voor technologie die modulair is opgebouwd en die goed kan worden gekoppeld aan oplossingen van andere leveranciers, zowel als het gaat om hardware als om software. Hou ook bij de keus voor de contractvorm rekening met de benodigde flexibiliteit. Gelukkig bieden de meeste leveranciers steeds meer mogelijkheden op dit gebied, denk bijvoorbeeld aan Infrastructure as a Service als aanvulling op of ter vervanging van een on-premise datacenter. Cultuuromslag Technologie is een belangrijke randvoorwaarde om HNW tot een succes te maken, maar daarmee bent u er nog niet. Het gaat er natuurlijk vooral om dat medewerkers hun gedrag aanpassen en ook op een nieuwe manier gaan werken. Het belangrijkste uitgangspunt daarin is dat zij niet langer worden afgerekend op input (hun aanwezigheid), maar op output. Dat vraagt allereerst een andere stijl van leidinggeven. En het vraagt ook andere competenties van medewerkers om op de nieuwe, outputgerelateerde manier te werken. Daarnaast zullen medewerkers vertrouwd moeten worden gemaakt met nieuwe technologie en nieuwe werkwijzen en processen. Hiervoor heeft HP een uitgebreid portfolio aan trainingen ontwikkeld. Wij kunnen u helpen de voor uw organisatie belangrijkste aandachtsgebieden in kaart te brengen en medewerkers gericht te trainen. 4

5 Tips Op basis van onze reeds jarenlange ervaringen met de implementatie van HNW, bevelen wij het volgende aan: denk eerst goed na over de redenen voor uw organisatie om HNW in te voeren en formuleer heldere doelen. Bekijk de video TransformationExperience Workshop voor een voorbeeld; geef medewerkers de tijd om aan de nieuwe manier van werken te wennen. Stem de snelheid van de transitie en de impact die deze kan hebben af op uw medewerkers; verplicht of verbiedt werken op kantoor niet. Er zijn nu eenmaal mensen die het liefst iedere dag van negen tot vijf op kantoor zijn en daar ook het meest productief zijn. Geef hen die vrijheid om op die manier te werken. Aan de andere kant zijn er medewerkers die juist het best gedijen bij maximale vrijheid. Zij komen zo min mogelijk naar kantoor omdat ze zich daar slecht kunnen concentreren en bovendien liever op andere tijden werken. Verplicht hen niet tot vaste kantoordagen als dat voor hun werk op dat moment niets toevoegt. De meerderheid van de medewerkers zit daar ergens tussenin. HNW biedt hen een kans om een betere balans te vinden tussen werk en privé. Veiligheid en controleerbaarheid HNW heeft een grote invloed op de manier waarop uw organisatie met informatie omgaat. Papieren archieven worden gedigitaliseerd, waardoor de hoeveelheid digitale informatie sterk zal groeien. Data wordt steeds vaker via mobiele devices opgevraagd. Dit betekent dat u goed moet nadenken hoe u kunt voldoen aan wet- en regelgeving en hoe u kunt voorkomen dat bedrijfskritische informatie weglekt. Hou met de inrichting van uw ICT-omgeving daarom rekening met de volgende belangrijke factoren: wettelijke archiveringsregels en bewaartermijnen; het dataclassificatiebeleid in uw organisatie: wie mag welke informatie inzien, aanpassen en verspreiden? Hiervoor kunt u Digital Rights Management inzetten, een methode om toegang tot informatie te beheren. de (wettelijk vastgelegde) IT-auditmogelijkheden; data-encryptie: het versleutelen en beschermen van vertrouwelijke informatie; het bijhouden van een logboek zodat u bij eventuele beveiligingsproblemen achteraf kunt controleren hoe, waar en wanneer bedrijfskritische informatie is weggelekt. Tot slot De transitie naar HNW is geen eenvoudige. Maar als u deze goed overwogen maakt, plukt u vruchten op verschillende terreinen. Vele organisaties gingen u al voor. We noemen hier twee voorbeelden. Martin Schrap, IT-manager bij woningcorporatie Zayaz: Onze medewerkers zijn nualtijd bereikbaar op hun vaste nummer, onafhankelijk van de locatie waar ze werken en welk toestel ze gebruiken. Door virtualisatie hebben we niet langer 15 fysieke servers nodig, maar nog slechts drie. Daardoor besparen we op hardware en energie. Loek Leenen, hoofd afdeling Traumatologie van UMC Utrecht: Voordat we beschikten over een mobiele oplossing, hadden we alleen op vaste werkplekken toegang tot het Elektronisch Patiënten Dossier. Voor visites bestudeerden we de dossiers en na afloop werkten we ze bij. Dat betekende dubbel werk en kans op fouten. Bovendien beschikten we tijdens de visites niet over de meest actuele informatie. 5

6 Welke voordelen biedt HNW uw organisatie? We hebben aan het begin van deze whitepaper al kort de voordelen van HNW geschetst. We gaan er hier wat dieper op in. Hogere productiviteit van uw medewerkers Uit diverse onderzoeken blijkt dat de productiviteit van medewerkers fors toeneemt als zij tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Dat heeft diverse oorzaken. In de eerste plaats kunnen zij hun tijd efficiënter indelen, waardoor ze bijvoorbeeld minder lang in de file staan en kunnen werken op een moment dat het hen goed uitkomt, bijvoorbeeld s avonds als de kinderen in bed liggen. Dit leidt ertoe dat ze werk, gezin en hobby s beter kunnen combineren, waardoor het ziekteverzuim daalt en de medewerkertevredenheid stijgt. Hogere klanttevredenheid Bij sturen op output hoort dat managers en medewerkers duidelijke afspraken maken over de bereikbaarheid en beschikbaarheid van medewerkers voor klanten en partners. Deze beschikbaar heidsinformatie kunnen ze dankzij technologie als UC&C heel eenvoudig delen. Daardoor zijn medewerkers beter bereikbaar voor klanten. Veel organisaties nemen klanttevredenheid mee in beoordelingsgesprekken. Ook dit maakt namelijk onderdeel uit van sturen op output. Aantrekkelijker werkgever Generatie Y is de eerste groep die van zijn werkgever verwacht dat ze kunnen werken met nieuwe technologie, en op de momenten waarop het hen schikt. Andere generaties volgen nu snel. Als werk zich ervoor leent om tijd- en plaatsonafhankelijk te worden uitgevoerd, dan zullen steeds meer medewerkers eisen dat ze dit ook tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen doen. Bovendien willen medewerkers de werkplek kunnen kiezen die past bij het werk dat ze doen, bijvoorbeeld concentratieklussen in een stilteruimte en overleg in een ruimte die is voorzien van de modernste videoconferencingmogelijkheden, zodat ook thuiswerkende collega s, partners of klanten kunnen inbellen, waar ter wereld zij zich ook bevinden. Kostenbesparing De kostenbesparing die gerealiseerd kan worden door HNW is fors. Het afstoten van kantoorruimte zorgt voor een fikse verlaging van de kosten, niet alleen de huurkosten maar ook verwarming, verlichten et cetera. Een werkplek thuis kost 75 procent minder dan een werkplek op kantoor. Daarnaast besparen medewerkers reiskosten als zij niet meer iedere dag naar kantoor hoeven komen. En tot slot is in veel gevallen een besparing op de operationele IT-kosten mogelijk door efficiënter beheer. Duurzamer bedrijfsvoering De drie P s people, planet, profit profiteren alle drie van HNW. Zoals we al hebben gezien stijgt de medewerkertevredenheid en dalen de kosten. En ook het milieu heeft baat bij HNW omdat de CO2-uitstoot fors naar beneden kan. De grootste winst wordt behaald doordat medewerkers niet meer iedere dag rond het filetijdstip naar kantoor hoeven komen. Maar ook het energiegebruik in het datacenter kan omlaag als door virtualisatie de bezettingsgraad van hardware wordt verhoogd en organisaties daardoor met minder servers toe kunnen. Tot slot daalt het papiergebruik als alle processen worden gedigitaliseerd. 6