Katholieke Bond van en voor Ouderen

Transcriptie

1 Katholieke Bond van en voor Ouderen Opsteller: Bestuurslid KBO Stad-Utrecht Truus van der Pijl Versie: 1 Datum: oktober 2013 Ingaand:

2 Inhoudsopgave 01 Inleiding 02 Bestuurszaken 03 Vergaderingen 04 Ledenwerving 05 Financiën 06 Eucharistieviering 07 Seniorenmiddagen 08 Reis- en dagtochten 09 COSBO en de werkgroepen 10 Rondomme 11 Website 2

3 01 Inleiding Binnen de KBO Stad-Utrecht staat belangenbehartiging van de ouderen hoog in het vaandel wat geheel past in de doelstelling van, zowel de Provinciale KBO als ook van de UNIE KBO. Maar zeker ook op het gebied van activiteiten in de vorm van themamiddagen, reis- en dagtochten en zeker niet in de laatste plaats op het gebied van het voorkomen van eenzaamheid. Bijeenkomsten in het kader van de K van Katholiek hebben de volle aandacht, zoals pastoraal en zingeving. Toch is het noodzakelijk om te komen met een werkplan. Natuurlijk is het niet mogelijk om alles te vangen in een werkplan, maar dit werkplan kan gebruikt worden als leidraad. Echter dient men niet te star om te gaan met dit werkplan. Binnen de organisatie moet voldoende flexibiliteit zijn om adequaat in te spelen op ontstane situaties met daaruit voorkomende acties, die een aanvulling zijn op dit werkplan. 02 Bestuurszaken Gezocht moeten worden naar kaderleden, die in de diverse werkgroepen kunnen plaatsnemen. Het betreft hier zowel de werkgroepen van KBO Stad-Utrecht als ook in werkgroep van de COSBO (zie post 08). Verder zal gekeken kunnen worden naar een evenwichtige bestuurssamenstelling waarbij voor een aantal functies gekeken moet worden naar achtervangers, zoals een 2 e voorzitter, 2 e secretaris en 2 e penningmeester, maar ook een achtervanger voor de ledenadministratie, doch dit heeft niet de hoogste prioriteit aangezien de bestuursleden dit onderling kunnen opvangen. Het bestuur bestaat uit: Naam Functie Aangetreden Aftreden/ Herkiesbaar Dhr. J. Ruijs Voorzitter Mevr. G.M. Brewster Secretaris Dhr. H. Beelen Penningmeester Dhr. F. v.d. Horst Alg./Bestuurslid/Webmaster G.M. v.d. Pijl Alg.Bestuurslid Dhr. Ch. Vrencken Notulist voor het bestuur 3

4 03 Vergaderingen Het algemeen bestuur komt minimaal 6 x per jaar bij elkaar. Deze vergaderingen worden gehouden in het gebouw van de COSBO aan de Fred. Van Eedenstraat 5a te Utrecht. In 2009 is besloten geen dagelijks bestuur vergaderingen te houden. Tijdens deze vergaderingen werden de algemene bestuursvergaderingen besproken, waardoor veel zaken dubbel werden besproken. In voorkomende gevallen zal het dagelijks bestuur per mail en/of telefoon communiceren. Indien gewenst kunnen zij besluiten alsnog bij elkaar te komen voor persoonlijk overleg. Kaderleden zijn verplicht bij bestuursvergaderingen aanwezig te zijn als zij hiervoor worden uitgenodigd. Als kaderleden niet op de vergadering kunnen komen, moeten zij zich afmelden. Kaderleden moeten maandelijks bij de contactpersoon van het bestuur schriftelijk verslag van hun activiteiten uitbrengen en ook als het noodzakelijk is vragen om een (deel) van de bestuursvergaderingen bij te wonen om persoonlijk belangrijke punten uit hun werkgroep te bespreken. Inbreng van kaderleden wordt zeer op prijs gesteld. Om de achterban (leden) voldoende te informeren is het noodzakelijk 2x per jaar een Algemene Leden Vergadering te houden. In de najaarsvergadering kan tevens de begroting voor het komende jaar aan de leden worden voorgelegd. De rapportage van alle vergaderingen zal d.m.v. verslagen worden verzorgd door de notulist in samenspraak met het secretariaat. Verslagen worden bij het secretariaat gearchiveerd. Verslagen van bestuursvergaderingen zijn beschikbaar voor bestuursleden en de besluitenlijst is beschikbaar voor kaderleden, terwijl de verslagen van de Algemene Leden Vergadering voor iedereen beschikbaar zijn. De kaderleden die actief zijn binnen de werkgroepen zijn: Mevr. J. Tjoa Ledenadministratie Dhr. A.J. v.d. Pijl Coördinator Nestorbezorging Dhr. F. de Groot Nestorbezorging Dhr. F. Frowijn Invaller Nestorbezorging Dhr. F. v.d. Horst Webmaster en redactie Rondomme Mevr. P. Vermeulen Redactie Rondomme Mevr. M. Rosenberg Redactie Rondomme Dhr. L.J. Bouwman Kaderlid Verkeer/Vervoer Dhr. M.A.F.V. Evertuin Advies Commissie Ouderenbeleid Mevr. P.W.C. Scholten-Wijnen Kaderlid Wonen Mevr. M.A. Vlutters-Francisca Minimabeleid Mevr. L. Klaessens Lid Cliëntenraad 4

5 Mevr. I. Bouter-Schrijnemakers Bestuursplek KBO Stad-Utrecht binnen de Cosbo Mevr. M. Burger Seniorenpastoraat Dhr. J. Pechler Coördinator Eucharistieviering 04 Ledenwerving Kijkend naar het aantal inwoners van de stad Utrecht en het aantal KBO leden van rond de 850 leden is het zeker gerechtvaardigd om in dit werkplan op te nemen een ledenwervingsactie. Het is lastig om een goede methode van werving te vinden gezien het grote oppervlak en de verschillende wijken van de stad Utrecht. Op dit moment heeft de stad Utrecht ca.10 procent van het totaal aantal KBO leden in de Provincie. Dit is een mooi aantal, maar het zouden er meer moeten zijn. Binnen het bestuur zal nagedacht moeten worden over een goede ledenwervingsactie. Van nieuwe leden dient hun achtergrond te worden bijgehouden, zodat inzicht komt in het kennen en kunnen van deze leden. Het doel hiervan is, t.z.t. deze leden benaderen voor een bestuur- en/of kaderfunctie. 05 Financiën De financiën zijn prima geregeld met begrotingen, balans, financiële overzichten. In de Algemene Leden Vergadering in het najaar wordt de begroting voor het komend jaar aan de leden voorgelegd, het nieuwe jaar wordt ingegaan met een door leden goedgekeurde begroting. 06. Eucharistieviering Elke 3 e vrijdagmorgen van de maand wordt een eucharistieviering gehouden in de Rafaëlkerk. De contacten met de pastor en het koor worden door een kaderlid verzorgd, het bestuur kan ervan op aan dat alles geregeld is. Na de viering is gelegenheid tot het drinken van koffie/thee. Twee vrijwilligers verzorgen de koffie/thee. Met steun van het bestuur is dit prima geregeld en zal in het kader van dit werkplan in 2014 worden gecontinueerd. 07. Themamiddagen Binnen KBO Stad-Utrecht wordt veel aandacht besteed aan themamiddagen. Deze middagen hebben een thema of activiteit. Voor 2014 staan een aantal middagen gepland met uiteenlopende onderwerpen. In 2009 is samenwerking tot stand gekomen met ROC Trajectum College. In het kader van een maatschappelijke stage helpen leerlingen met de verzorging koffie/thee en andere activiteiten op deze middagen. Deze samenwerking moet zeker binnen het kader van dit werkplan worden gecontinueerd. Hoewel het geen themamiddag is, staat voor 2014 een middag op het programma voor vrijwilligers. Een middag die nader ingevuld moet worden maar als doel heeft: 1 e de vrijwilligers te bedanken voor hun inzet 2 e nader met hen kennis te maken. Vaak opereren zij buiten het gezichtsveld van het bestuur, zoals de vele Nestorbezorgers. 5

6 In samenwerking met Stichting Stade heeft KBO Stad Utrecht vervoer kunnen regelen, tegen een redelijke vergoeding voor leden, die moeilijk ter been zijn. 08. Dagtochten Voor 2014 wordt in het voorjaar en in het najaar een dagtocht in het jaarprogramma opgenomen. Verder zal worden bekeken wat de overige mogelijkheden zijn om reisjes te organiseren. Hoewel dagtochten en reisjes kostendekkend moeten zijn, wordt in de begroting van 2014 een reserve post opgenomen voor eventuele tegenvallers. 09 COSBO en de werkgroepen Binnen Stad-Utrecht is de COSBO (Centraal Orgaan Samenwerkende Bonden van Ouderen) werkzaam. Het bestuur wordt gevormd door afgevaardigden van de drie ouderen bonden. De bestuursplek welke KBO Stad-Utrecht heeft binnen het bestuur van de COSBO is voor 2014 ingevuld door Inge Bouter. Binnen de COSBO zijn een groot aantal werkgroepen actief, te weten: Minimabeleid, Verkeer-Vervoer- Veiligheid, Wonen-Welzijn-Zorg. In de hier genoemde werkgroepen zitten een aantal kaderleden van KBO Stad-Utrecht. Om invloed te kunnen uitoefenen op het gemeentelijk beleid is het noodzakelijk dat deze situatie wordt voorgezet. 10. Rondomme Omdat een infoblad een prima communicatiemiddel is naar de leden, zal veel aandacht besteed moeten worden aan zowel de inhoud als de lay-out. Het is de bedoeling dat bestuurs- als kaderleden over zijn of haar specialisme en/of functie kopij aanlevert aan de redactie. Tijdens elke bestuurvergadering wordt bekeken, wat in het infoblad moet worden vermeld. De redactie dient te bestaan uit minimaal 3 personen (1 lid van het bestuur). Zij kunnen in gezamenlijk overleg het geheel uitwerken. De naam van het infoblad "Rondomme" is een prima gekozen naam. Daar zal het niet aan liggen of het wel of niet de volle aandacht krijgt van de leden. De Rondomme in combinatie met de Nestor komt tienmaal per jaar uit, in dezelfde tien periodes zou de website minimaal bijgewerkt moeten worden. Het is noodzakelijk op zoek te gaan naar een vrijwilliger, die als achtervanger kan fungeren voor de Nestorcoördinator c.q. de redacteur, die de Rondomme bezorgt, samenstelt en vervaardigd. Indien deze coördinator of redacteur zouden uitvallen om wat voor reden ook, ontstaat een groot probleem. 11. Website Zeker niet op de laatste plaats komt de website aan bod. Een medium, waar veel mensen mee zijn te bereiken. Een website is alleen doeltreffend, indien hij up-to-date wordt gehouden. Elk facet van KBO Stad-Utrecht zou op de website geplaatst kunnen worden. Zowel algemene- bestuurlijke informatie en activiteiten. Bij het beheer van de website is en blijft het belangrijk deze elke maand bij te werken met 6

7 actuele informatie. Ook vacatures kunnen op de website geplaatst worden, maar ook de Rondomme zou buiten de papieren versie, op de website geplaatst kunnen worden. De website wordt door een vaste webmaster van KBO Stad-Utrecht bijgehouden. Wijzigingen van de website worden alleen aan de webmaster doorgegeven door de voorzitter en/of secretaris. 7