Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering 2013 Colofon Correspondentieadres: Stichting ZwanenhofViering p/a Stoppelland KD Wierden Telefoon: Rekeningnummer: NL94 TRIO tnv Stichting ZwanenhofViering Kamer van Koophandel: Belastingdienst: Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

2 1. Inleiding Eén jaar na de verzelfstandiging van de Zwanenhof is de organisatie van de vieringen op de Zwanenhof zelfstandig geworden, en wel door de oprichting van de Stichting ZwanenhofViering. In de nieuwe Stichting ZwanenhofViering zijn de Kerngroep Zwanenhof Zondagen en het Twents Liturgiekoor ondergebracht. De stichting is, behalve voor de organisatie van de vieringen, ook verantwoordelijk voor het bijeenbrengen van de financiële middelen, nodig voor het in stand houden van de vieringen en het koor. De Stichting Vrienden van de Zwanenhof staat als steunstichting de nieuwe stichting terzijde. 2. Doelstellingen, achtergrond en werkwijze Doelstelling: De stichting heeft ten doel om, vanuit een Joods-Christelijke traditie, oecumenische vieringen te organiseren en alles te doen wat daarmee verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn. De stichting heeft haar oorsprong in de spiritualiteit van de Redemptoristen en het Bezinningscentrum de Zwanenhof. De stichting heeft geen winstoogmerk. Achtergrond: Meer dan 25 jaar geleden begonnen, op initiatief van de Paters Redemptoristen, de maandelijkse vieringen in de Zwanenhof. Vanaf het begin hebben deze vieringen zich gepositioneerd in de na-conciliaire beweging van het Tweede Vaticaans Concilie, waarin liturgische modernisering en Nederlands muziekrepertoire belangrijke elementen zijn. Een derde kenmerk van de vieringen was het oecumenisch perspectief, hetgeen inhoudt dat er een gevoel van verwantschap is tussen katholiek en protestant. In de loop der jaren hebben de vieringen een hoogwaardige en aansprekende liturgische én muzikale vorm en inhoud ontwikkeld, die wordt gekenmerkt door een wederkerige openheid voor traditie enerzijds en voor hedendaagse (persoonlijke en maatschappelijke) ervaringen anderzijds. De aanwezigheid en inbreng van het Twents Liturgiekoor zijn hierbij zeer belangrijk. De vieringen trekken iedere maand meer dan 150 bezoekers, die samen, zingend en luisterend, hun geloof willen vieren en hierdoor geïnspireerd in de maatschappij willen staan. Het vertrek van de Paters Redemptoristen uit de Zwanenhof in 2011 zorgde niet alleen voor een verandering in de organisatie, maar betekende ook het wegvallen van financiële ondersteuning. Een stuurgroep onderzocht de mogelijkheid om de vieringen met eigen Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

3 middelen voort te zetten en adviseerde positief. Hieruit is de Stichting ZwanenhofViering voortgekomen. Werkwijze In de periode van de Redemptoristen vonden de maandelijkse vieringen plaats onder verantwoordelijkheid van het Bezinningscentrum. De vieringen werden uitgevoerd door de kerngroep Overleg Zwanenhof Zondagen (OZZ). Binnen de OZZ-groep werd halfjaarlijks het thema voor de vieringen vastgesteld evenals het rooster van voorgangers. Naast de OZZ was het Twents Liturgiekoor (TLK) direct betrokken bij voorbereiding en uitvoering van de vieringen. In deze periode werden veel praktische zaken, zoals het gebruik van de kapel, de kerkzaal en de koffie, gefaciliteerd door de organisatie van de Zwanenhof. De verzelfstandiging van de Zwanenhof had geen directe gevolgen voor de inhoudelijke activiteiten van de OZZ-groep en het TLK, wel voor de financiële aspecten van de vieringen. Het prijskaartje van alle activiteiten werd zichtbaar. De nieuwe Stichting ZwanenhofViering is eindverantwoordelijk voor alle aspecten van de vieringen met dien verstande dat de Kerngroep Zwanenhof Zondagen, opvolger van OZZ, en het Twents Liturgiekoor hun eigen verantwoordelijkheid behouden en functioneren als werkgroepen binnen de stichting. Een primaire taak en verantwoordelijkheid voor de stichting, zeker in de beginperiode, is het bijeenbrengen van de financiële middelen die nodig zijn om de vieringen in stand te houden. Bij de activiteiten maakt de stichting gebruik van verschillende werkgroepen van vrijwilligers. 3. Organisatie 3.1 Bestuur Het bestuur bestaat nu uit 5 leden, een voorzitter, penningmeester, secretaris en 2 algemene leden. Statutair bestaat het bestuur uit een oneven aantal personen, zodat een aanvulling met 2 leden mogelijk is. Bestuursleden: Voorzitter: Elisabeth Dijkema-Bruijn Penningmeester: Gerard van Os Secretaris: Bert Snellenberg Lid: Vincent Kuipers Lid: Gerard van Noort Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

4 De voorzitter De taken van de voorzitter zijn: Het leiden van de organisatie, de vergaderingen, de bestuursleden en de vrijwilligers; Het naar buiten treden namens de stichting, afhankelijk van de situatie; Het delegeren en mede-uitvoeren van de uit te voeren werkzaamheden; Het bewaren van evenwicht in de organisatie m.b.t. werklast en samenwerking; Het rapporteren over bovenstaande tijdens de bestuursvergaderingen. De penningmeester De taken van de penningmeester zijn: Het volgen van de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven ten opzichte van de geplande inkomsten en uitgaven; De financiële administratie van de stichting in het algemeen; Het aanleveren van de documentatie die een kascontrole aan het einde van het jaar mogelijk maakt; Over bovenstaande rapporteren in de bestuursvergaderingen; Tijdens de bestuursvergaderingen deelnemen in de algemene menings- en besluitvorming met betrekking tot alle punten die binnen de organisatie aan de orde zijn. De secretaris De taken van de secretaris zijn: Behandelen van de inkomende en uitgaande post en , in overleg met de verantwoordelijke bestuursleden; Archiveren van de inkomende en uitgaande post en ; Agenderen en voorbereiden van de bestuursvergaderingen; Het naar buiten treden namens de organisatie, afhankelijk van de situatie; Bijhouden van het donateursbestand; Schrijven van de nieuwsbrieven; Over bovenstaande rapporteren in de bestuursvergaderingen. Het notuleren van de bestuursvergaderingen gebeurt door één van de bestuursleden. 3.2 Werkgroepen en vrijwilligers Binnen de organisatie bestaan de volgende werkgroepen (met een korte karakteristiek): Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

5 - Kerngroep Zwanenhof Zondagen (KZZ). Deze werkgroep, waarin vooral theologen aanwezig zijn, stelt de thema s van de vieringencycli vast, maakt een rooster van de voorgangers en evalueert de vieringen. - Twents Liturgiekoor (TLK). De hoofdactiviteit van deze werkgroep is de inhoudelijke en muzikale ondersteuning van de vieringen. - Werkgroep Financiën en Fondswerving. Deze werkgroep ondersteunt de penningmeester bij administratieve en fondswervende activiteiten. - Werkgroep Communicatie en Public Relations. Deze werkgroep verzorgt de nieuwsbrieven voor de donateurs en belangstellenden, beheert de website en bereidt contacten met de pers voor. - Werkgroep Logistiek. Deze werkgroep is verantwoordelijk voor de goede gang van zaken voor, tijdens en na de vieringen. Het bestuur en de werkgroepen van de Stichting ZwanenhofViering functioneren met vrijwilligers. Bestuursleden en vrijwilligers ontvangen geen vergoeding voor hun werkzaamheden. Gemaakte kosten worden, mits onderbouwd, door de stichting vergoed. Het Twents Liturgiekoor werkt met een dirigent en een combo, die worden betaald. 4. Activiteiten 4.1 Geldwervingsactiviteiten In de komende jaren zullen de belangrijkste activiteiten van de stichting gericht zijn op het veiligstellen van de continuïteit van de maandelijkse vieringen, die elke tweede zondag in de kapel van de Zwanenhof plaats hebben. De theologische voorbereiding van deze vieringen blijft in handen van de Kerngroep Zwanenhof Zondagen, die hierin een jarenlange ervaring heeft. De muzikale inbreng en ondersteuning blijft in handen van het Twents Liturgiekoor en het combo, een situatie die ook al jaren bestaat. Het veiligstellen van de continuïteit van de vieringen betekent in deze situatie vooral het vinden van voldoende financiële middelen om de uitgaven van de jaarlijkse begroting te dekken. In 2012, het eerste jaar zonder subsidie, lukte het om via donaties van de bezoekers, van de koorleden en een eenmalige donatie van 7.500,00 van de Redemptoristen een bedrag van ,00 bijeen te brengen en zo de uitgaven van ,00 te dekken. In de jaren die komen zal er geen sprake zijn van een automatische subsidie van de Redemptoristen, zodat de stichting zelf geldwervingsactiviteiten moet ontplooien. Voor 2013 heeft het bestuur het budget van de uitgaven vastgesteld op Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

6 Inkomsten en uitgaven kunnen als volgt worden weergegeven: Inkomsten Uitgaven Donateurs (inkomsten Zwanenhofzondagen (huur, %) koor,koffie/thee etc Koor (contributie, overige Koor (overige repetities en vieringen, projecten etc) vieringen) Totaal inkomsten Totaal uitgaven Tekort De geldwerving is in eerste instantie gericht op de bezoekers van de maandelijkse vieringen en de koorleden. In 2012 werd door deze groep mensen een bedrag van ,00 bijeen gebracht. Ook in 2013 zal hen een bijdrage gevraagd worden voor het voortbestaan van de vieringen. Het élan van het eerste jaar mag niet verslappen en de donateurs zullen worden gestimuleerd hun bijdrage te handhaven en (zo mogelijk) iets te verhogen. Naast deze regelmatige donateurs zullen acties worden opgezet, gericht op: - individuele sponsoring, door personen - bedrijfsmatige sponsoring - het verkrijgen van gelden via maatschappelijke en kerkelijke fondsen Actieplannen hiervoor zijn in voorbereiding. 4.2 Andere activiteiten Naast deze geldwerving is er ruimte voor andere activiteiten. De website van de Stichting ZwanenhofViering is inmiddels actief. Hierop wordt alle informatie doorgegeven en bijgehouden: Het organiseren van thema-activiteiten in de Zwanenhof zal door het TwentsLiturgiekoor worden gecontinueerd, zoals de vieringen in het kader van de Retraite in de Goede Week en de Vakantiedagen rondom Kerst. Vanuit het Twents Liturgiekoor zal worden gezocht naar mogelijkheden om elders in de regio op te treden en concerten te geven met een liturgisch thema. De opbouw van een liturgisch muziekarchief ten dienste van andere koren, en gesitueerd op de site van het TLK is een andere wens van het koor, evenals het organiseren van zangdagen en de ondersteuning van koren in ontwikkeling. Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart

7 De Kerngroep Zwanenhof Zondagen bewaakt de theologische basis van de vieringen, en stelt hiertoe de thema s vast van de vieringencycli. De thema s worden uitgewerkt en gepresenteerd en besproken in een leerhuisavond, bestemd voor de voorgangers, deelnemers aan de voorbereidingsgroepen van de vieringen en andere belangstellenden. De Kerngroep Zwanenhof Zondagen let op signalen (vanuit de bezoekers) over de inhoud en vormgeving van de vieringen, onderzoekt deze en kan een ander beleid voorstellen. Ook wordt zorg gedragen voor het collecteproject Beleidsplan Stichting ZwanenhofViering maart