Een presentatie voorbereiden.

Transcriptie

1 Een presentatie voorbereiden. Stephan Ramaekers, IVLOS, Universiteit Utrecht Iedere voordracht, demonstratie of presentatie verlangt een gedegen voorbereiding. Als een presentatie goed is voorbereid, is de kans op een doelmatige uitvoering aanzienlijk groter. Welke en hoeveel voorbereiding wordt met neme bepaald door de context van de presentatie (eenmalige gebeurtenis, onderdeel van een symposium of cursus), de na te streven doelen (informeren, overtuigen, kritisch beschouwen, etc.), de samenstelling van de groep toehoorders, de ervaring van de spreker ten aanzien van het geven van spreekbeurten en het specifieke onderwerp dat aan de orde is. In dit hoofdstuk wordt eerst een algemene werkwijze beschreven als voorbereiding van een presentatie, aan de hand van een aantal opeenvolgende stappen. Drie specifieke vaardigheden, te weten het structureren van de inhoud, het maken van een spreekschema en jezelf mentaal voorbereiden, komen daarna apart aan bod. a. Beoordeling van de context vorm functie middel setting De eerste stap bij de voorbereiding is nauwkeuriger na te gaan wat de context is waarin de presentatie zal plaatsvinden: Kenmerkend voor een presentatie of korte voordracht is dat het een eenmalige gebeurtenis is. Het is een verhaal voor die ene groep mensen, op die plaats, op dat moment. Een eerste vereiste is dat de presentatie is afgestemd op deze doelgroep. Kijken we verder naar de context waarbinnen presentaties plaatsvinden dan zien we een flinke variatie aan vormen: een presentatie op een congres, een demonstratie, intercollegiale (bij)scholing, een afstudeerpraatje of het optreden als gastspreker in het onderwijs, een voordracht aan medestudenten uit de onderwijsgroep, etc. Voor zover de vorm van de presentatie directe consequenties heeft voor de uitvoering ervan, zal dat hierna ook worden beschreven. In termen van functies is een presentatie geschikt voor 'oriëntatie' op het onderwerp, het 'motiveren' of kweken van interesse voor bv. nieuwe methoden of werkwijzen, en voor verandering van bestaande situaties. Een presentatie is niet geschikt om de toehoorders een probleemaanpak te 'leren hanteren', om bepaalde vaardigheden te 'oefenen' of om grote hoeveelheden gedetailleerde informatie over te dragen. In relatie tot die eerste oriëntatie op de context is het zinnig kort stil te staan bij de vraag of een presentatie wel het geschikte middel is om de voorgenomen bedoelingen te kunnen waarmaken. In het verlengde hiervan ligt bovendien een eerste inschatting van eventuele voorwaarden voor wat betreft de binnen de presentatie te gebruiken werkvormen (bv. een demonstratie, discussie, gelegenheid voor vragen, etc.). Pagina 5-4

2 Tenslotte, bij de voorbereiding moet al rekening gehouden worden is de setting van de presentatie: wat zit ervoor en wat erna? Van belang is om te weten of je moet aansluiten op voorgaande presentaties en of er na afloop van jouw presentatie een discussie zal starten. Bovendien moet je nagaan of jij jouw toehoorders schriftelijk materiaal ter beschikking moet stellen. Zonder handout zal een presentatie in de regel niet meer kunnen zijn dan een heel kortstondige eenmalige gebeurtenis. b. Vaststelling/afbakening van onderwerp en bedoelingen informeren overtuigen Voor presentaties geldt doorgaans dat het onderwerp al van te voren bepaald zal zijn. Het thema van het congres, de vraag om een demonstratie, de uitnodiging als gastspreker bevatten altijd wel aanwijzingen, zodat het onderwerp van te voren globaal afgebakend is. Het doel ervan is vaak minder eenduidig. Bij de voorbereiding moet je jezelf daarom bewust afvragen wat het hoofddoel van de presentatie is. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen 'informeren' of 'overtuigen' of een combinatie daarvan. Wat moet de boodschap zijn en wat moet er in de hoofden van de toehoorders terechtkomen? Bij het gebruik van voordrachten, referaten, e.d. in het onderwijs heb je uiteraard het voordeel dat het onderwerp van je voordracht vooraf al duidelijker zal zijn (wat waren de leervragen of -doelen?). Toch is het ook dan zinnig om vooraf goed na te denken over het te bereiken doel. Informeren is gericht op het overbrengen van nieuwe inzichten, ontwikkelingen of van onderzoeksuitkomsten. Verwacht wordt dan dat je die nieuwe informatie ter beschikking stelt, voorkennis opfrist, belangstelling wekt en een toelichting geeft. Overtuigen is meer bedoeld om een bepaalde mening, standpunt of oplossing uit te dragen op basis van een geselecteerd aantal argumenten; in aansluiting wordt dan wel de gelegenheid voor discussie geboden. c. Oriëntatie op de doelgroep samenstelling groepsgrootte Vergaar informatie over de waarschijnlijke toehoorders: wat is de samenstelling van de groep toehoorders, wat weten ze al van het onderwerp, wat hebben ze als gemeenschappelijke kenmerken? Probeer er ook achter te komen wat hun houding is ten aanzien van het onderwerp en wat hun achtergrond en werksituatie is. Van daaruit moet je afleiden waarin de toehoorders waarschijnlijk zijn geïnteresseerd en waarin niet. Wanneer de presentatie is gericht op 'overtuigen' is zo'n oriëntatie op de kenmerken van de doelgroep mogelijk nog belangrijker, bv. om te kunnen anticiperen op eventuele tegenargumenten (zie ook "Vaardigheid 11: het inspelen op de toehoorders"). De groepsgrootte is vooral van invloed op de mogelijkheden voor interactie tussen spreker en publiek. Gaat het om groepen van meer dan 80 tot 100 toehoorders dan kan een presentatie zelden uitstijgen boven het niveau van eenrichtingsverkeer, en zal de spreker het publiek slechts met grote inspanning tot meer activiteit dan alleen luisteren en schrijven kunnen brengen. Anders is het Pagina 5-5

3 gesteld met presentaties voor kleine groepen (van enkele collega's of medestudenten tot ca. 40 personen); daarbij bestaan wel degelijk zodanige mogelijkheden dat er sprake is van een interactie. In dergelijke presentaties wordt ook regelmatig gewerkt met andere werkvormen dan in deze handreiking worden beschreven. Duidelijk zal zijn dat -wanneer we ons richten op het 'leren' in plaats van 'informeren'- al bij de voorbereiding nagegaan moet worden wat de mogelijkheden voor interactie en actievere vormen van presentatie zijn. d. Selectie van kernpunten en bepaling van de 'ruwe' opbouw kernpunten Integreer naar vragen samengevatte antwoorden Wie een presentatie wil houden heeft de intentie dat de toehoorders het betoog kunnen volgen en zich daar na afloop nog iets van kunnen herinneren. Om dat te bereiken is een duidelijke structurering nodig. De meest elementaire structurering die te maken is, is een indeling in inleiding, kerngedeelte en afsluiting. Voorbereidend wordt eerst het kerngedeelte uitgewerkt: 1. Selecteer kernpunten door vanuit twee ingangen te werken: - Bedenk welke vragen bij de toehoorders leven met betrekking tot het onderwerp of welke aspecten vooral hun interesse zal wekken; - Zoek vanuit het onderwerp naar centrale thema's; eventueel kan ook hulp worden gezocht bij de zgn. 'vaste structuren' (zoals beschreven bij "Vaardigheid 2: het structureren van de inhoud"). 2. Integreer de resultaten van beide stappen tot een lijst met mogelijke thema's, deelonderwerpen en vragen. Door ook de thema's tot vragen te herformuleren ontstaat een lijst waarmee je gericht informatie over het onderwerp kan zoeken, bestuderen en groeperen. 3. Maak vervolgens een samenvatting van het materiaal dat in principe bruikbaar is, door per vraag een korte samenvatting van de antwoorden te geven. Het resultaat is een basis voor de keuze van de feitelijke inhoud van de presentatie en de opbouw ervan. De verdere structurering wordt mede bepaald door het hoofddoel (informeren en/of overtuigen) en een noodzakelijke beperking tot 3 à 5 kernpunten. Bij het 'informeren' wordt de keuze van de kernpunten bepaald door hoofdvragen, centrale thema's en/of vaste structuren. Bij het 'overtuigen' levert ieder argument een kernpunt op. e. Keuze van de invalshoek en het vasthouden van de aandacht Het eerste resultaat van de voorgaande stappen levert mogelijk een degelijke voordracht op, maar dat is tegenwoordig vaak niet voldoende om luisteraars ook te boeien. De veelheid aan informatie, concentratieproblemen, de noodzaak van een efficiënte tijdsbesteding, het niet meer gewend zijn aan lange (theoretische) verhalen, twijfel aan de 'deskundigheid' van anderen, etc. zijn allemaal redenen waardoor elke (gast)spreker zich in zekere zin telkens weer moet bewijzen. Voordrachten die het beste worden onthouden, worden gekenmerkt door een opvallend interessante inhoud en een wijze van presenteren die de aandacht duidelijk vasthoudt. Pagina 5-6

4 dramatische structuur In essentie zijn de manieren om de aandacht vast te houden en daarmee het effect van het betoog te optimaliseren, te vatten onder: het verwerken van een dramatische structuur in de opbouw, het gebruik van "expressieve" technieken, het zorgen voor interactie met het publiek, en het geven van opdrachten. Ter illustratie wordt hier op één daarvan, het verwerken van een dramatische structuur in de opbouw, ingegaan. Voorbeelden van bruikbare manieren daarvoor, zowel voor informeren als overtuigen, zijn: Een stelling poneren Een voordracht opbouwen rondom een stelling daagt toehoorders uit de informatie actief te evalueren en te waarderen. In plaats van zichzelf af te vragen wat het belang is van de informatie die je presenteert, kunnen de toehoorders hierbij zelf beoordelen of het jouw stelling steunt of verzwakt. Bovendien vormt het een uitdaging om 'tegenstanders' op basis van argumenten te overtuigen. Een probleem voorleggen/oplossen Een betoog wordt vaak alleen aandachtig gevolgd als het zich richt op vragen die je, als toehoorder, graag beantwoord ziet. Het probleem moet natuurlijk interessant en relevant zijn en niet kunstmatig samengesteld om alleen een theoretisch punt te illustreren. Jezelf te richten op een gehoor met gevarieerde voorkennis vergt de kunst (i.c. voorbereiding) om een probleem zo te stellen dat het zinnig en interessant is voor de niet-kenners, maar tegelijkertijd dat ingegaan wordt op aspecten die juist de kenners zal uitdagen. Een puzzel ontrafelen Een meer 'speelse' variant van het probleemoplossen, heeft de vorm van een puzzel. Probleemoplossen leent zich beter om de toepassing van principes en werkwijzen te laten zien, terwijl bij een puzzel nu juist principes, onderliggende theorie of de procedure zelf beter onder de aandacht wordt gebracht. (Hoe lossen we dit op? Als we x en z mochten vinden, zijn we waarschijnlijk genoodzaakt om y te doen). Een ramp beschrijven Veel mensen besteden pas aandacht aan bepaalde dingen als het eens fout gaat. Reclame en journalistiek maken daar soms graag gebruik van. Daarom kun je een presentatie heel vruchtbaar beginnen met een levendige voorstelling van een ramp (wat kan er allemaal fout gaan?). Vervolgens kan dan worden onderzocht welke methodische werkwijze gevolgd zouden moeten worden om die ramp te voorkomen of wat de voordelen zijn van de systematiek die jij nu juist hebt voorgesteld. Een vergelijking maken of contrasteren Veel presentaties worden ontworpen om de specifieke voordelen te belichten van een bepaald systematiek, werkwijze of procedure boven een ander. Een strategie Pagina 5-7

5 die gebaseerd is op een vergelijking van voor- en nadelen kan heel effectief zijn voor dit doel (als we theorie X vergelijken met theorie Y...) Het omver werpen van argumenten Een wat avontuurlijke variant van een voordracht over voor- en nadelen, is de strategie waarin, één voor één, een reeks onderling strijdige punten onderuit worden gehaald, totdat nog slechts één punt overeind staat. Deze methode kan in het bijzonder effectief zijn in een gesloten groep (collega's, een bedrijf) waarin alle toehoorders bereid zijn of de behoefte bestaat om te komen tot een gezamenlijk standpunt. f. ontwerp van de inleiding en afsluiting kop en staart Een vaker gemaakte beginnersfout is om de voorbereiding van een presentatie te beginnen met de inleiding. Er bestaat dan grote kans dat er veel te veel inhoudelijke informatie in wordt opgenomen of dat er teveel ruimte wordt genomen voor de procedure die is gevolgd en andere achtergrondinformatie. Om er voor te zorgen dat de inleiding niet te lang wordt en relevant blijft, ontwerpen we ze pas als de uitwerking van het onderwerp en de opbouw klaar zijn. Dat neemt niet weg dat sommigen beter op gang komen met de voorbereiding door toch te beginnen met het uitwerken van de inleiding. Voor meer informatie over de inleiding, zie ook vaardigheid 5. Een betoog dat abrupt stopt is een gemiste kans. Juist hetgeen dat aan het eind wordt verteld blijft doorgaans het beste onthouden. Zorg dus voor een inhoudelijke afronding ook die de moeite van het onthouden waard is (zie ook vaardigheid 12. Het afsluiten van de uiteenzetting). g. maak de hulpmiddelen klaar, inclusief een spreekschema maak een spreekschema met de hoofdlijnen van het betoog. Hoe je zo n spreekschema maakt is uitgewerkt bij vaardigheid 3. maak de transparanten, selecteer videofragmenten (noteer de tellerstand), dia's of andere media die je wilt gaan gebruiken. maak (eventueel) het te verstrekken schriftelijk materiaal klaar. Bedenk of het vooraf beschikbaar moet zijn of achteraf en hoe de toehoorders het materiaal krijgen. h. het uitproberen en aanpassen hardop oefenen Als alles is voorbereid zal nog een keer gecontroleerd moeten worden aan de hand van het spreekschema of alles compleet is. Belangrijk daarbij is het om ook de geplande tijd te controleren. Dat kun je doen door de uiteenzetting hardop voor jezelf uit te spreken. Je krijgt dan een goed beeld van de verdeling van de tijd; zet die erbij op het spreekschema. Bedenk alleen wel dat een uiteenzetting voor een zaal ruim 25% meer tijd vraagt dan wanneer je dat achter je werktafel doet. Pagina 5-8

6 tijd faciliteiten als je niet zo ervaren bent in het houden van voordrachten is het altijd verstandig dit van te voren uit te proberen: voor jezelf in de spiegel, voor vrienden of familie, met een recorder of video; ga van te voren altijd de tijdsverdeling tussen inleiding, kern en afsluiting na; als de voordracht te lang blijkt, moet er geschrapt worden. Vaak is het beter één kernpunt in zijn geheel te schrappen of twee kernpunten samen te nemen dan de kaasschaaf methode te gebruiken voor alle onderdelen; ga tenslotte na of de beschikbare accommodatie voldoet aan de eisen die het geven van de presentatie stelt, zoals: goed licht en voldoende ventilatie mogelijkheid, vanuit elke positie in de zaal een goed uitzicht op de spreker, voldoende bordruimte, ook als tegelijkertijd gebruik wordt gemaakt van overhead projectie; verduisteringsmogelijkheden in verband met dia's, film, enz. Het is aan te raden om van tevoren zelf de zaal hierop te controleren, zodat je er bij de voorbereiding rekening mee kan houden. Ga dan meteen even na hoe het bord werkt, of er een overheadprojector is, waar een elektrische aansluiting zit, en of er met een microfoon gewerkt wordt. Pagina 5-9