Agendapunt 8. Bijlage 09. Managementrapportage. 1 e halfjaar 2016

Transcriptie

1 Agendapunt 8 Bijlage 09 Managementrapportage 1 e halfjaar 2016

2 - 2 / 23 -

3 Inhoud 1 Inleiding Productie 1 e halfjaar Overzicht productiviteit en uren Bedrijfsvoering Toezicht en handhaving Toetsing en vergunningverlening Specialistisch Advies Financiën / 23 -

4 1 Inleiding In de GR FUMO is in artikel 123, lid 4 9 opgenomen dat het DB de deelnemers informeert door middel van drie rapportages per jaar over de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de begroting van de FUMO. In deze rapportage wordt de stand van zaken tot 1 juli 2016 weergegeven. In deze halfjaarrapportage wordt ingegaan op de gerealiseerde productie en uren ten opzichte van de begroting, wordt de stand van zaken van enkele bedrijfsvoeringzaken weergegeven en wordt per afdeling verslag gedaan over de uitvoering van de werkzaamheden. Tenslotte is een financieel overzicht opgenomen van de uitgaven en inkomsten over het 1 e halfjaar 2016 ten opzichte van de begroting, alsmede een prognose over heel Waar nodig wordt ingegaan op ontwikkelingen die in de eerste helft van 2016 zijn ingezet en die doorlopen in de periode daarna. Doorontwikkeling FUMO In de afgelopen periode heeft het dagelijks bestuur van de FUMO een externe verkenning naar het functioneren van de organisatie uit laten voeren. Deze evaluatie is onderdeel van de grote evaluatie van de FUMO, die voor dit najaar was gepland. De externe verkenning laat zien, dat na een opbouwfase van drie jaar, de FUMO nog niet in een stabiele fase is gekomen. De conclusies en aanbevelingen van de externe verkenners zijn duidelijk. Helder is, dat de ongemakkelijke situatie door de gedwongen totstandkoming van de FUMO bij deelnemers, medewerkers en organisatie langer nadreunt dan verwacht. Zo kreeg de FUMO een valse start. Door bestuurlijk sterk te sturen op geld en productie, alsof de organisatie vanaf de eerste dag al volwassen was, is onvoldoende tijd en aandacht geweest voor het intern opbouwen van een stabiele FUMO. Hierdoor zijn kennis, kunde en potentie van medewerkers onvoldoende benut en hebben medewerkers zich onvoldoende kunnen ontplooien, waardoor onvrede in de organisatie is ontstaan. Het dagelijks bestuur wenst nu op zeer korte termijn rust en ontspanning in de organisatie te brengen. Een aspect daarvan is de vervanging van de directie en haar twee vaste adviseurs. Per 1 augustus 2016 is mevrouw R. de Pré tot waarnemend directeur benoemd. Het dagelijks bestuur zal naar verwachting in september een nieuwe directeur ad-interim benoemen die leiding moet geven aan de FUMO en de verdere doorontwikkeling van de FUMO. Implementatie nieuw zaaksysteem In 2015 is de FUMO gestart met de verplichte Europese aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem, het Leefomgeving Informatie Systeem (LIS). De aanbesteding heeft geresulteerd in een voorlopige gunning. Tegen de voorlopige gunning heeft een andere mededinger een kort geding aangespannen. De eisen van deze mededinger zijn in kort geding door de rechtbank afgewezen. Er is hoger beroep aangetekend tegen de uitspraak van de rechtbank. Na advies te hebben ingewonnen heeft het dagelijks bestuur van de FUMO besloten om over te gaan tot definitieve gunning. - 4 / 23 -

5 Op dit moment is de projectleiding, in samenspraak met de leverancier, bezig met het opstellen van een plan van aanpak voor de implementatie en een daarbij behorende planning. De implementatie kan vanwege de ontstane vertraging niet meer worden afgerond voor het einde van het jaar. Ingebruikname zal in de loop van 2017 plaatsvinden. De planning hiervoor is nog niet definitief vastgesteld. De opgelopen vertraging, mede als gevolg van de bezwaarprocedure, heeft ook consequenties voor de projectbegroting. Verwacht wordt dat in september 2016 een definitieve begroting kan, die daarom ook op dit moment wordt bijgesteld. In de voorlopige begroting is rekening gehouden met een inzet van interne uren. Voor een aanzienlijk deel zullen deze uren moeten worden geleverd door medewerkers die in het primaire proces werkzaam zijn. Eenzelfde aantal uren zal extern worden ingehuurd. De kosten hiervan worden ter laste gebracht van het budget voor de implementatie van de ICT. Invloed doorontwikkeling FUMO en Implementatie nieuw zaaksysteem op productiviteit Verwacht wordt dat de activiteiten die door de medewerkers moeten worden ontplooid om mede vorm te geven aan de doorontwikkeling van de FUMO en implementatie van het nieuw zaaksysteem van invloed zal zijn op de omvang van de productiviteit in het tweede halfjaar van In de prognoses in deze marap, waarbij een prognose is gegeven over de productiviteit over geheel 2016, zijn deze effecten nog niet meegenomen. - 5 / 23 -

6 2 Productie 1 e halfjaar 2016 De registratie van de werkzaamheden vindt plaats in het zaaksysteem Powerforms van Genetics. In het 1e halfjaar zijn 1171 zaken afgerond. In het eerste kwartaal 2016 werden 639 zaken afgerond. In het eerste halfjaar 2015 werden zaken afgerond. De specificatie van de zaken zijn als volgt verdeeld over de verschillende producten. Specialistisch advies Adviezen aan gemeente, provincie of de ministerie 4 Totaal Specialistisch advies Toetsing en vergunningverlening Beroepzaak en hoger beroep 3 Bezwaar 2 Externe veiligheid IOV 11 Specialistisch advies bodem 20 Specialistisch advies externe veiligheid advies RO 7 Specialistisch advies juridisch 2 Specialistisch onderzoek en advies geluid 15 Specialistisch onderzoek en advies licht 1 WOB-verzoek 8 Activiteitenbesluit melding, type B 2 Activiteitenbesluit: melding behandelen 44 Activiteitenbesluit: melding beoordelen 32 Activiteitenbesluit: Vergunningvoorschriften omzetten in 3 maatwerk (binnen 3 jaar) Beschikkingen Wet bodembescherming (beschikking op 1 nazorgplan) Beschikkingen Wet bodembescherming (beschikking op 1 saneringsplan) Beschikkingen Wet bodembescherming (evaluatieverslag 11 BUS) Beschikkingen Wet bodembescherming (evaluatieverslag) 3 Beschikkingen Wet bodembescherming nieuw geval 5 Beschikkingen Wet bodembescherming toezicht 13 monitoring M.e.r.-beoordeling 3 Melding Besluit uniforme saneringen 2 Melding Besluit uniforme saneringen (tijdelijke 3 uitplaatsing) Omgevingsvergunning beperkte milieutoets (OBM) 15 Omgevingsvergunning met activiteit milieu (meervoudig) 19 Omgevingsvergunning milieuneutrale wijziging 14 Omgevingsvergunning voor alle Wabo-activiteiten (excl. 1 milieu) Omgevingsvergunning voor de activiteiten milieu 13 (enkelvoudig) Omgevingsvergunning: meervoudige aanvraag Wabo 4 excl. Milieudeel Toestemmingen Vuurwerkbesluit 2 Toetsing: beoordelen sloopmelding 4 Verslag vooroverleg en beoordeling concept verslag / 23 -

7 Totaal Toetsing en vergunningverlening Toezicht en handhaving (complex) Verslag vooroverleg en beoordeling concept verslag 10 (normaal) Wet luchtvaart Locatiegebonden TUG-ontheffingen 1 Zienswijze behandelen Administratieve controle 20 Aspect controle 3 Beschikking op handhavingsverzoek 4 Bestuurlijke strafbeschikking Milieu 2 Controle brandveilig gebruik (GS bevoegd gezag) 1 Controle handhavingsbesluit 6 Controle na ongewoon voorval 2 Controle n.a.v. klacht 43 Eerste hercontrole 181 Effectuering handhavingsbesluit, last onder dwangsom 1 Eindcontrole 3 Gebiedscontrole 1 Handhavingsbesluit nemen 1 Milieutoezicht mobiele puinbrekers 1 Milieutoezicht op asbestsanering door bedrijven 1 Opleveringscontrole 6 Procesverbaal 4 Reguliere controle 458 Toezicht Besluit bodemkwaliteit 20 Toezicht Luchthavenregelingen 1 Toezicht omgevingsvergunning, activiteit slopen 1 Toezicht Ontgrondingenwet 1 Toezicht op asbestsanering door bedrijven 5 Toezicht Vuurwerkbesluit 11 Toezicht Waterwet 2 Toezicht Wet bodembescherming 23 Toezicht Wet luchtvaart 3 Toezicht WHVBZ 53 Tweede hercontrole 25 Totaal Toezicht en 883 handhaving Eindtotaal / 23 -

8 3 Overzicht productiviteit en uren Onderstaand wordt de productie in uren over het eerste halfjaar 2016 in beeld gebracht. In onderstaande tabel is gerekend met de in het bedrijfsplan van 2012 vastgelegde norm van productieve uren per fte per jaar. Ten opzichte van die norm is in het eerste halfjaar 93% gerealiseerd. In het eerst halfjaar 2015 was dit 84%. De productie is per afdeling uitgesplitst. productiviteit 1e kwartaal 2016 productiviteit 2e kwartaal 2016 productiviteit 1e halfjaar 2016 Afdeling Specialistisch Advies 86% 90% 88% Afdeling Toetsing en vergunningverlening 97% 95% 96% Afdeling Toezicht en handhaving 96% 92% 94% 94% 92% 93% In de begroting 2016 zijn in totaal aan productieve uren opgenomen. Daarnaast zijn nog de nodige incidentele opdrachten in 2016 verkregen. Op jaarbasis gaat het hier om circa 6,8 fte, uur. Uit onderstaande tabel blijkt dat in het eerst halfjaar productieve uren zijn gerealiseerd. In het eerste halfjaar van 2015 bedroeg dat aantal productieve uren 1e kwartaal 2016 productieve uren 2e kwartaal 2016 productieve uren 1e halfjaar 2016 Afdeling Specialistisch Advies Afdeling Toetsing en vergunningverlening Afdeling Toezicht en handhaving De formatie is in de begroting berekend op 93,24 fte. Hiernaast kan formatie worden ingehuurd voor de incidentele opdrachten. Dit betreft 6,8 fte. In paragraaf 8 Financiën worden deze incidentele opdrachten nader toegelicht. In deze 6,8 is circa 2 fte opgenomen voor de inhaalslag rond achtergebleven controles in Er mag dus maximaal circa 100 fte aan formatie worden ingezet. Uit de urenregistratie blijkt dat er in totaal uur zijn geboekt. Dit komt overeen met een bezetting van ruim 109 fte, ongeveer 9 fte meer dan berekend. Een deel van het verschil tussen 100 en 109 fte wordt veroorzaakt doordat medewerkers 40 uur werken en zo ADV opbouwen en deze weer als verlof opnemen. Het gaat hierbij om circa 35 medewerkers en dus om circa 3,5 fte. De werkelijke bezetting over het 1 e halfjaar 2016 is dan circa 105,5fte. Het verschil tussen de beschikbare formatie en de werkelijk ingevulde formatie wordt verklaard vanwege de inzet van extra personeel als gevolg van vervanging wegens ziekte e.d. Hiervoor is in de begroting een aparte post opgenomen (3% van de loonsom). Dit komt overeen met ongeveer 3 fte. De resterende 2,5 fte (105,5 -/ ) is extra formatieve inzet waar tegenover geen directe opdrachten staan. Omdat het productiviteitspercentage is berekend op basis van de werkelijke opdrachten, worden deze 2,5 fte bij het uiteindelijke productiviteitspercentage buiten beschouwing gelaten. Voor de berekening van de productiviteit over geheel 2016 moet ook rekening worden gehouden met een seizoenpatroon. Dit omdat het verlof niet gelijkmatig is verdeeld over het jaar. Dit seizoenpatroon betekent dat over het 1 e halfjaar ongeveer 55% van de jaar productie moet worden gerealiseerd e in het tweede halfjaar 45%. - 8 / 23 -

9 Over het eerste halfjaar is echter maar 49% gerealiseerd { : (102,5 fte x 1.400)}. Als deze productiviteit wordt geëxtrapoleerd naar het tweede halfjaar 2016 zal het percentage neerkomen op ongeveer 89%. Hoewel in het bedrijfsplan van 2012 en de begroting gerekend is met 100% is in het conceptbedrijfsplan op basis van een groeimodel een realistisch en haalbaar percentage van 82,5 gehanteerd voor Op basis van de realisatie over het 1 e halfjaar is de conclusie dat, rekening houdend met het beschreven seizoenpatroon de productie uitkomt op circa 89% en daarmee hoger is dan de gehanteerde 82,5%. Het ziektepercentage over het eerste halfjaar bedraagt 6,4 %. Dit is een stijging ten opzichte van 2015 (toen 4,65 %). Het ziekteverzuim heeft voor betreft circa 5% betrekking op langdurig zieken. Het ziekteverzuim per afdeling is als volgt verdeeld: Ziektepercentage 1 e kwartaal Ziektepercentage 1 e halfjaar Specialistisch advies 10,6 8,9 Toetsing en vergunningverlening 5,8 5,4 Toezicht en handhaving 6,6 5,9 Totaal FUMO 7,2 6,4-9 / 23 -

10 4 Bedrijfsvoering Planning en control In het eerste halfjaar zijn de volgende reguliere taken op het terrein van planning en control uitgevoerd: Opstellen programmabegroting 2017 en de meerjarenraming Opstellen jaarstukken 2015, inclusief accountantscontrole Managementrapportage over het eerste kwartaal Kwartaalvoortgangsrapportage per deelnemer over de voortgang van de uitvoering van de werkzaamheden over het eerste kwartaal Maandelijkse interne rapportages voor het directieteam (tijdschrijfgegevens en interne controle) Frauderisicoanalyse opstellen Uitvoeringsprogramma FUMO 2016 In december 2015 heeft het dagelijks bestuur het Uitvoeringsprogramma FUMO 2016 vastgesteld. In dat uitvoeringsprogramma zijn acties beschreven om de doorontwikkeling van de FUMO te realiseren. Deze doorontwikkeling richt op vier hoofddoestellingen: 1. Het verhogen van de productiviteit en declarabiliteit 2. Het werken op basis een risicobenadering 1 3. Het verder professionaliseren van een kennisintensieve en innovatieve organisatie 4. Het verstevigen van de samenwerking en de interactie met de deelnemers Het uitvoeringsprogramma mondt uit in een programma met plm. 40 actiepunten. Met de uitwerking hiervan is een start gemaakt. Periodiek wordt over de voortgang van de uitwerking aan het dagelijks bestuur gerapporteerd. Specifieke projecten Aanbesteding nieuw VTH-zaaksysteem (LIS) Aanbesteding dienstauto s Interne audits Producten en dienstencatalogus (PDC) Europese aanbesteding en implementatie nieuw VTH-systeem. De Europese aanbesteding van een nieuw VTH-zaaksysteem is afgerond. Tegen de voorlopige gunning is nog bezwaar gemaakt door een van de partijen die heeft meegedaan aan de aanbesteding, maar de FUMO heeft in juli tot definitieve gunning besloten. De voorbereiding van de ingebruikname van het nieuwe systeem is volop in gang gezet. Mede als gevolg van de bezwaarprocedure zal het waarschijnlijk niet mogelijk zijn om de ingebruikname per 1 januari 2017 te realiseren. Aanbesteding dienstauto s In 2014 en 2015 heeft de FUMO er voor gekozen om voor de dienstauto s te werken met shortleasecontracten. In die periode is ervaring opgedaan over de omvang van de noodzakelijke dienstauto s. Het gebruik is zo uitgekristalliseerd dat verantwoord tot een Europese aanbesteding kon worden overgegaan. Deze is thans afgerond. In juli 2016 zijn de nieuwe leaseauto s geleverd. Interne audits 1 De risicobenadering is opgenomen in het conceptbedrijfsplan Hoewel dit plan nog niet is vastgesteld, heeft het Algemeen Bestuur wel besloten om middelen vrij te maken om het project risicogericht werken uit te voeren / 23 -

11 Intern zijn een aantal auditors aangesteld die via een gezamenlijk interview met alle betrokkenen vaststellen of de primaire processen op een juiste manier worden uitgevoerd. In 2015 zijn audits uitgevoerd. De constateringen zijn in een rapport met aanbevelingen verwerkt. Thans wordt gewerkt aan de uitvoering van de aanbevelingen. Producten- en dienstencatalogus (PDC) De Producten- en dienstencatalogus is in de afgelopen periode, in nauw overleg met het OGO, geactualiseerd. Deze nieuwe PDC is in juni 2016 door het dagelijks bestuur vastgesteld. Wijziging gemeenschappelijke regeling FUMO Het algemeen bestuur heeft in 2015 besloten een aantal voorstellen tot wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling FUMO (GR FUMO) ter besluitvorming voor te leggen aan de deelnemers. De procedure tot wijziging is thans nog niet bij alle deelnemers afgerond. Voor verschillende wijzigingsvoorstellen is inmiddels de vereiste meerderheid behaald. Voor die punten is de GR FUMO dan ook gewijzigd. De GR FUMO is thans op enkele punten nog in strijd met de nieuwe WGR. Een nieuw voorstel van het dagelijks aan het algemeen bestuur tot wijziging van de GR FUMO in juni 2016 heeft niet tot het in gang zetten van een wijzigingsprocedure geleid. Hierdoor is de huidige GR FUMO nog steeds op een aantal punten in strijd met de wet. HRM Naast de reguliere HRM-taken is een aantal zaken actueel. Medewerkerstevredenheidsonderzoek Begin 2016 is het MTO gehouden. De resultaten hiervan zijn gedeeld in een medewerkersbijeenkomst en ook op afdelingsniveau. Daarnaast is natuurlijk het DB op de hoogte gebracht van de resultaten. Definitief waarderen HR21 In het eerste kwartaal heeft de inventarisatie plaatsgevonden ten behoeve van het definitief waarderen van de functies uit het functieboek. In het GO is overeenstemming bereikt over de conversietabel. Deze is vervolgens vastgesteld door het dagelijks bestuur. Alle medewerkers hebben in juni bericht gekregen over hun definitieve waardering. Een vijftal medewerkers heeft een nieuw indelingsbesluit ontvangen. Ziekteverzuim Nog steeds heeft de organisatie te maken met enkele langdurige ziektegevallen. Het ziekteverzuim is dalende en valt weer binnen de landelijke norm. Binnen HRM wordt, in samenwerking met de bedrijfsarts, de directie en de afdelingshoofden, gewerkt aan het actief monitoren van het ziekteverzuim. Opleidingsplan In het 1 e kwartaal is het opleidingsplan voor alle medewerkers geactualiseerd, met name in verband met de kwaliteitscriteria waaraan moet worden voldaan. Nieuwe Sociaal Statuut In samenwerking met het Georganiseerd Overleg is gestart met het maken van een nieuw Sociaal Statuut voor de FUMO. Het huidige Sociaal Statuut loopt tot 31 december Het dagelijks bestuur heeft in het tweede kwartaal besloten de mogelijkheden van het vaststellen van een Generatiepact voor de FUMO te verkennen / 23 -

12 Communicatie De uitvoerende werkzaamheden die in het 1e halfjaar van 2016 hebben plaatsgevonden zijn onder andere: Intern Bijhouden intranet Introductie nieuw personeel op intranet, foto s maken Format jaarlijks personeelsblad gemaakt Ontwikkelen schrijfwijzer Vormgeving drukwerk Projectplan simpel schrijven voor de FUMO Smoelenboek invoeren nieuwe medewerkers Opstellen jaarkalender interne evenementen en projecten Handleiding communicatie werkzaamheden schrijven Ondersteuning organisatieontwikkeling Medewerkersbijeenkomsten organiseren, onderwerpen voorleggen directie, PowerPointpresentatie maken Organiseren Lunchen met een medewerker van de FUMO verteld collega s over zijn/haar werk Introduceren tweemaandelijks borreluurtje, regelen, interne communicatie en ontwerpen poster Extern Opstellen jaarkalender externe evenementen en projecten Perscontacten, versturen persberichten Persvragen beantwoorden (13) Vernieuwen hoofdstructuur website en website teksten Communicatie onderzoek onder burgers en bedrijven, naamsbekendheid FUMO, associatie logo FUMO, kansen externe communicatie Externe communicatie zwemwater, geven Twitter-workshops aan interne medewerkers Onderhoud website Publiceren data vergaderingen algemeen bestuur in krant en aankondigen en vergaderstukken plaatsen op de FUMO-website Nieuwsberichten, redigeren en plaatsen website Onderwerpen selecteren, redactie en vormgeving digitale nieuwsbrieven, 2 x nieuwsbrief versturen Populair jaarverslag 2015 (ontwerp, vormgeving, teksten en redactie) Externe relaties leggen met Noordelijke RUD s en deelnemers Mede organiseren inhoudelijke bijeenkomsten Projectondersteuning communicatie, flyers, uitnodigingen, posters, badges etc. in eigen beheer. Vormgeving product- en dienstencatalogus, uitvoeringsprogramma etc. Relatiegeschenken ontwerpen en bestellen - 12 / 23 -

13 Accountmanagement De communicatie met de deelnemers is van groot belang om de wensen en de knelpunten goed in beeld te krijgen en binnen de FUMO te kunnen oppakken. Om deze reden heeft de FUMO een accountmanager benoemd die klantencontacten onderhoudt. Naast de accountmanager onderhoudt het management ook contacten met de deelnemers. De directeur voert gesprekken op bestuurlijk niveau. Deze vinden jaarlijks plaats in de zomerperiode. De accountmanager heeft periodiek overleg met de contactpersonen van de deelnemers (gepland in jan/feb en juli/aug). Wanneer er sprake is van strategische keuzes, zoals bij de ontwikkeling van nieuwe taakgebieden (BRIKS), nieuwe samenwerkingsvormen met deelnemers, met derden (steunpunt monumentenzorg, veiligheidsregio) of andere OD s ligt het primaat bij de directie. Wanneer het gaat om incidentele opdrachten of aanvullende taken neemt de accountmanager het initiatief. De accountmanager vervult een spilfunctie tussen deelnemers en de FUMO-organisatie. Bij haar komen vragen binnen van opdrachtgevers over uitgezette opdrachten, vragen over voortgang van de werkzaamheden, klachten over de uitvoering, vragen over nieuwe taken die de FUMO uit kan voeren en interne vragen over de wensen van de deelnemers. De accountmanager zorgt voor een goede afhandeling ervan. Voor 2016 is een accountplan opgesteld. Het accountplan 2016 en de daaruit voortvloeiende actiepunten bouwen voort op het accountplan De nadruk blijft liggen op het opbouwen van een goede relatie met de deelnemers en het realiseren van de doelstelling dat de FUMO doet wat zij belooft. Actiepunten voor 2016 zijn: Het afsluiten van DVO s met de deelnemers waarbij die nog ontbreken De plustaken actief monitoren en bespreken met de deelnemers op basis van de kwartaalrapportages De communicatie met de deelnemers verbeteren door het organiseren van gesprekken tussen medewerkers van de FUMO en de deelnemers over praktijkvoorbeelden. Voortgang: Met 14 deelnemers is een DVO getekend De kwartaalrapportages van het eerste kwartaal zijn met de deelnemers besproken Er hebben 7 gesprekken over praktijkvoorbeelden communicatie plaatsgevonden / 23 -

14 5 Toezicht en handhaving In januari is bij de afdeling TH een nieuw afdelingshoofd ad-interim aangesteld. Door de vele wisselingen in de afgelopen twee jaar is er voor de afdeling nog geen structureel eenduidige aansturing geweest. Van de medewerkers is dus veel flexibiliteit en aanpassingsvermogen gevraagd. In totaal zijn over (reguliere) controles bij inrichtingen uit het basistakenpakket gepland, gebaseerd op 82,5% van de Fryske norm. De realisatie over het eerste kwartaal 2016, die gebaseerd is op 25% van het totaal aantal geplande controles, kan als volgt worden gespecificeerd: Type controle Norm per jaar (gebaseerd op 82,5% productie) Norm eerste halfjaar Realisatie Realisatie in % Reguliere controle % Hercontrole % Klachten % Begin 2016 zijn bezoeken aan de deelnemers gebracht om de verwachtingen ten aanzien van de productie af te stemmen. Door diverse oorzaken is het definitieve overzicht van te controleren bedrijven en de daaruit volgende planning pas in februari tot stand gekomen. Hierdoor is er een achterstand in de controles ontstaan. De productie blijft enigszins achter bij de norm van 82,5%. Hierin is nog geen rekening gehouden met seizoensinvloeden. Kritieke factoren voor het wel of niet halen van de planning zijn: het toezicht van bedrijven neemt vaak meer tijd in beslag dan conform kengetallen is genormeerd. De oorzaken hiervoor zijn divers (voorbereidingstijd incl. webportal, aantal bevindingen bij controles, het opmaken van verslag en brief). Daarnaast zijn er ook situaties die niet in de kengetallen zijn meegenomen maar wel als basistaak zouden kunnen worden aangemerkt, zoals een 2 e hercontrole. In de recent vastgestelde Product- en Dienstencatalogus is de afbakening van basistaken duidelijker weergegeven. Met name bij de producten voor Toezicht en Handhaving is hierbij aansluiting gezocht bij de Landelijke Handhavingsstrategie. Deze werkwijze is echter in het 1 e halfjaar nog niet toegepast. er werken meerdere medewerkers van de afdeling Toezicht en Handhaving aan interne projecten die resulteren in een lagere productiviteit op de controles. Dit is inherent aan de fase waarin de FUMO zich bevindt. Landelijke verplichte scholing voor BRZO-inspecteurs. Deze scholing vraagt inzet van veel uren welke afgaan van de productieve uren. Bijzonderheden uit het 1e halfjaar In het kader van de Wet Bodem Bescherming (WBB) en Het Besluit Bodemkwaliteit (BBK) heeft de afdeling intensief toezicht gehouden bij de aanleg van de N31 en het Perseverantiaterrein. Hier hebben zich drie incidenten voorgedaan waarbij door intensieve controle in twee gevallen een proces-verbaal (strafrecht) wordt opgesteld. De FUMO houdt toezicht, voor de ontgrondingenwet, op het gefaseerd ontmantelen van het voormalig slibdepot Hegedyken te Burgum. Het depot wordt ontgraven en het gebied wordt - 14 / 23 -

15 ingericht als waterrijk natuurgebied. De hierbij vrijgekomen grond wordt afgevoerd naar de / ten behoeve van de aanleg van de Centrale as. Er heeft zich een calamiteit voorgedaan bij een co-vergistingsbedrijf in de gemeente Franekeradeel. Dit bedrijf is dermate groot dat toezicht binnen de gestelde Fryske norm niet mogelijk is. In overleg met de gemeente is door de FUMO, in samenwerking met een extern deskundig bedrijf, een risicoanalyse uitgevoerd. Hierbij kwam naar voren dat een intensievere controle noodzakelijk was. Naar aanleiding van de analyse wordt er nu door twee toezichthouders een totale controle uitgevoerd bij dit bedrijf wat uiteindelijk er toe moet leiden dat het bedrijf voldoet aan wet- en regelgeving. Daarnaast heeft dit ertoe geleid dat ook een ander mestverwerkingsberdrijf door twee toezichthouders wordt bezocht en gecontroleerd. Bij een bedrijf op Terschelling is geconstateerd dat deze illegale afvalstoffen innam. Dit leidde ertoe dat er een dwangsom werd opgelegd. Als gevolg van de controle is tevens door het bedrijf een nieuwe vergunning is aangevraagd. Over een bedrijf in Harlingen kwamen veel klachten met betrekking tot geluidoverlast binnen. Deze klachten bleken gegrond. Het bedrijf is gesommeerd maatregelen te nemen. Door aanpassingen in de ventilatiesystemen is het geluid behoorlijk gereduceerd. Bij een petfoodfabriek in Veenwouden zijn gedurende 20 jaar veel klachten geweest over stank. Uiteindelijk is er een nieuwe vergunning verleend met geactualiseerde voorschriften. REC: De FUMO heeft met betrekking tot de REC een projectteam waarin meerdere disciplines van de FUMO in vertegenwoordigd zijn. Het projectteam houdt zich in opdracht van en in nauwe samenwerking met de provincie bezig met zowel de inhoudelijke aspecten als met politiek bestuurlijke vraagstukken omtrent dit bedrijf. Sinds begin dit jaar is de omvang van de werkzaamheden toegenomen doordat eind december de resultaten bekend werden van de continue bemonstering van dioxine bij de REC. Een storing bij de REC in oktober 2015 had geresulteerd in verhoogde dioxinewaarden. Naar aanleiding van deze verhoogde waarden werkt de FUMO sinds begin dit jaar werkt samen met de Provincie en andere betrokkenen aan analyses, verbetervoorstellen, beantwoording van (Staten)vragen, uitzetten en begeleiden van onderzoeken, intensieve toezicht en handhaving, etc. Daarnaast wordt een onderzoek uitgevoerd om een representatieve luchtkwaliteitsmeting op leefniveau uit te laten voeren. De bovengenoemde dioxinebemonstering is onderdeel van dit onderzoekstraject. Hiervoor is een Begeleidingsgroep opgericht die dit onderzoek begeleidt. De FUMO verricht ondersteunende werkzaamheden hiervoor. De verwachting is dat het tweede halfjaar het projectteam een behoorlijke klus heeft om alle bovengenoemde werkzaamheden uit te voeren en/of af te ronden. Bij Orion is in samenwerking met de gemeente Smallingerland en Wetterskip Fryslân vooruitgang geboekt met het voorbereiden van de sanering van vervuilde grond in de berm van de weg. Daarnaast is handhavend opgetreden tegen illegale lozingen. Bij van der Galiën was er sprake van een onveilige brandveiligheidssituatie. Handhavend optreden heeft ertoe geleid dat vooralsnog een veilige situatie is hersteld. Naar aanleiding van een calamiteit bij het bedrijf Jorritsma is een nulsituatieonderzoek uitgevoerd waarbij alle vergunningvoorschriften van het bedrijf zijn gecontroleerd. Dit heeft tot een controlerapport geleid en handhavend optreden door het bevoegd gezag. Bij Dam Beton is gebouwd in afwijking van de verleende vergunning en de geldende planologische regels. Hierop is handhaving ingezet (bouwstop). Bij een afvalverwerkend bedrijf is naar aanleiding van een Bibob-advies een traject voor verscherpt toezicht ingezet. Eind 2015 is door de deelnemers bepaald welke prioriteiten er zijn binnen het ketentoezicht. Aan de FUMO is opdracht gegeven hier uitvoering aan te geven. In het tweede kwartaal is een projectleider ketentoezicht aangesteld en zijn twee projectplannen voor ketentoezicht - 15 / 23 -

16 vastgesteld (voor co-vergisters en asbest). In derde kwartaal zullen deze plannen tot uitvoering worden gebracht. Aangezien de uitvoering binnen de bestaande formatie moet worden gedaan, zullen er keuzes worden gemaakt binnen de totale werkzaamheden en zal daarom invloed hebben op de output van een aantal andere producten. In 2016 is een bedrag van ,- beschikbaar gesteld uit het rekeningresultaat 2015 voor extra controles op bedrijven. In het tweede kwartaal is besloten hoe deze middelen worden verdeeld over de deelnemers. De uitvoering zal in de tweede helft van 2016 ter hand worden genomen. De afdeling Toezicht en Handhaving heeft aan iedere deelnemer afzonderlijk gevraagd bij welke bedrijven extra controles moeten worden uitgevoerd. Bij de opstelling van deze managementrapportage hebben nog niet alle deelnemers jun wensen kenbaar gemaakt. De afdeling TH heeft bij het toezicht op de groene wetten een aantal successen geboekt. Hierbij valt te denken aan stroperij (illegale visserij) en illegale ontbossing. Hierbij is uitstekend samengewerkt met andere toezichthoudende instanties zoals de NVWA, nationale politie, Staatsbosbeheer, natuurmonumenten en IFG. In het tweede kwartaal zijn de officiële openluchtzwemplaatsen weer geopend. De afdeling houdt toezicht op de kwaliteit van het zwemwater en voorzieningen bij deze zwemplaatsen. In een aantal gevallen is er een negatief zwemadvies gegeven, omdat er blauwalgen zijn geconstateerd. Deze zwemadviezen worden bekend gemaakt via internet en via Twitter. In het zwemseizoen is een piketregeling voor zwemwater van kracht. In het kader van de Wet Bodem Bescherming en het Besluit Bodemkwaliteit heeft de afdeling intensief toezicht gehouden op de aanleg van de N31 en het Perseverantiaterrein. Ook bij de Langwarder Wielen en het knooppunt Joure is intensief toezicht gehouden, in dit geval voor de Ontgrondingenwet en het Besluit Bodemkwaliteit In november 2015 zijn de Brzo-inspecties voor 2016 gepland. De uitvoering heeft in het eerste halfjaar conform planning plaatsgevonden. In samenwerking met de afdeling vergunningverlening is een screening uitgevoerd bij bedrijven die, mede als gevolg van de inwerkingtreding van het Besluit Brzo 2015, mogelijk onder de werking van het Brzo vallen. Uit de screening komen geen nieuwe Brzo-bedrijven naar voren. Verder wordt druk gewerkt aan het beoordelen van de Veiligheidsrapporten die door bepaalde inrichtingen (de zogenaamde hoge drempelinrichtingen) op grond van het Besluit Brzo 2015 voor 1 juni 2016 moesten worden ingediend. Processen Ieder kwartaal krijgen de deelnemers een rapportage over de stand van zaken met betrekking tot de werkzaamheden van de afdeling. Door een aantal deelnemers is aangegeven dat zij hierover tevreden zijn. Ook voor de afdeling is een dergelijke rapportage een ijkmoment en een instrument om de voorgangbewaking handen en voeten te geven. Daarnaast wordt door toepassing van de LHS een eenduidige manier van werken bewerkstelligd. Dit is belangrijk voor zowel de medewerkers als bedrijven en opdrachtgevers. Gedurende 2016 zal verder gewerkt worden aan het verbeteren van interne processen / 23 -

17 6 Toetsing en vergunningverlening De afdeling Toetsing en Vergunningverlening houdt zich bezig met het toetsen van diverse aanvragen om een vergunning, het uitbrengen van gevraagde adviezen of het in mandaat verlenen van vergunningen. Volgens de Fryske norm zouden per jaar in circa 380 inrichtingen mutaties ter zake van vergunningverlening moeten worden behandeld. Dit aantal is gebaseerd op 100% van de Fryske norm. Voor het eerste halfjaar betreft het dus 190 mutaties. In het eerste halfjaar zijn 196 mutaties afgerond; derhalve ongeveer gelijk aan de norm. Een aantal mutaties heeft betrekking op diezelfde inrichting. In de individuele rapportages per deelnemer is dit aangepast. Het is niet goed mogelijk om per onderdeel een goede vergelijking te maken tussen norm en uitvoering omdat de Fryske normen niet zijn aangepast op de wijzigingen in het activiteitenbesluit. Daardoor is slechts een vergelijking op totaalniveau mogelijk. Uit deze vergelijking blijkt dat de productie van de taken door Toetsing en Vergunningverlening op de norm ligt van wat verwacht zou mogen worden. Voor de gemeente Terschelling voert de FUMO sinds april 2014 de BRIKS-taken uit. In 2014 zijn de BRIKS-taken voor provinciale en ex-provinciale inrichtingen deels uitgevoerd door gemeenten en deels door externen. Vanaf 1 januari 2016 worden deze taken door de FUMO zelf uitgevoerd. Daarnaast worden er BRIKS-taken verricht voor de N381 (namens de provincie) en de N31 (namens de gemeente Harlingen). De afdeling Toetsing en Vergunningverlening werkt samen met de deelnemers aan de verbetering van de samenwerking en onderlinge communicatie. Dit uit zich onder andere in een afname van het aantal termijnoverschrijdingen. De opdrachtverlening is eenduidiger geworden, waardoor vragen sneller en adequater worden beantwoord. Bij een aantal dossiers vindt een intensieve afstemming plaats met de deelnemers m.b.t. de aanpak. De kwaliteit is toegenomen. In sommige gevallen werd een projectteam samengesteld om de integraliteit en kwaliteit te bevorderen. De interne afstemming met specialisten, juristen en toezichthouders is verder verbeterd. Dit geldt ook voor externe partijen, zoals het Wetterskip en de Veiligheidsregio. Daarnaast wordt er met de uitvoering van het LIS-project gewerkt aan de ontwikkeling van uniforme sjablonen en voorschriften. Ook is flinke voortgang geboekt met de uitvoering van het opleidingsprogramma, dat er toe moet leiden dat alle medewerkers voldoen aan de kwaliteitscriteria en op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen. Zo speelt er vooral relatief veel op het gebied van agrarische wet- en regelgeving. De vergunningendossiers van de provinciale inrichtingen zijn inmiddels gescreend op actualiteit (m.n. RIE / derde tranche Activiteitenbesluit). Voor de gemeentelijke deelnemers zijn deze screeningen ook op voor hun van toepassing zijnde bedrijven uitgevoerd. De actualisering is echter nog niet volledig afgerond. Bezwaar/beroep Hiervan is bij geen van de gevoerde vergunningprocedures gebruik gemaakt / 23 -

18 7 Specialistisch Advies De werkvoorraad van de afdeling Specialistisch advies (SPA) kan worden onderverdeeld in: 1) Adviesvragen vanuit de eigen organisatie, de afdelingen T&V en T&H; 2) Plustaken die deelnemers bij de FUMO hebben ondergebracht. Een deel van deze plusuren betreft taken die door de afdeling SPA uitgevoerd moeten worden; 3) Taken op het gebied van Externe Veiligheid. Deze worden gefinancierd vanuit rijksgeld via de provincie Fryslân. Gemeenten en provincie kunnen adviesuren binnen dit taakveld opnemen; 4) Extra, incidentele opdrachten waarvoor deelnemers bij de FUMO een offerte vragen. Een deel van deze offertes heeft geresulteerd in een opdracht. Veel van de bestede uren hebben betrekking op producten van de andere afdelingen (T&V en T&H). De afdeling SPA is hierin volgend op de productie binnen deze beide afdelingen. De samenwerking verloopt steeds beter, waardoor de aanwezige specialistische kennis ook beter benut wordt. Naast de ondersteuning van de afdelingen T&V en T&H op het gebied van basistaken, zijn in het eerste halfjaar van pluszaken afgerond. Binnen de afdeling zijn verschillen per team en individuele medewerkers zichtbaar. Zoals in de eerste Marap al is aangegeven bestaat de afdeling uit meerdere specialismen met ieder hun eigen werkaanbod. Hierbij spelen de onderstaande punten een rol: Een aantal specialismen zijn zeer kwetsbaar binnen de FUMO. Deze specialistische taken worden door één specialist uitgevoerd. Het gaat hierbij om energie, bodem en luchtkwaliteit. Indien het werkaanbod groter is dan de huidige capaciteit wordt gebruik gemaakt van een flexibele schil. Meestal zijn dit extern ingehuurde krachten die ook voor de andere Noordelijke omgevingsdiensten werken. Het team juristen heeft een bijzonder druk eerste halfjaar achter de rug. Er is een aantal dossiers dat een forse juridische bijdrage vraagt, zoals de N381 (projectafwijkingsbesluiten), Dam Beton, REC Harlingen, Geluidswal Schatzenburg, Orion B.V. en een aantal bodemsaneringslocaties. Het team juristen heeft ook een bijdrage geleverd aan de juridische kwaliteit van FUMOproducten. Een forse inhaalslag is gemaakt bij diverse personele regelingen die bij de FUMO zijn opgesteld. Deze liggen in september ter besluitvorming voor bij het dagelijks bestuur. Ook bij interne projecten worden medewerkers van specialistisch advies ingezet. Dit betreft vooral de werkgroep wijziging GR FUMO (juridisch) en de vervanging van het zaaksysteem dor het LIS (overige specialisten). Waar vorig jaar nog een onbalans was tussen de beschikbare capaciteit en de vraag van deelnemers, komen de werkzaamheden van deelnemers dit jaar meer verspreid binnen bij de FUMO. Soms is inhuur nodig om aan de oplopende vraag te kunnen voldoen. In het eerste halfjaar is gewerkt aan het toekomstbestendig maken van de samenwerking rond shared service bodem. Deze zorgt voor het functioneel beheer van het bodeminformatiesysteem Nazca en aanverwante zaken. De structuur zal worden verbeterd en daarnaast worden de werkzaamheden voor de komende jaren goed in beeld gebracht. Eind 2015 is het Fries Uitvoeringsprogramma Omgevingsveiligheid (FUOV) vastgesteld door de provincie, zodat de FUMO vanuit deze financiering werkzaamheden voor deelnemers op het gebied van Externe Veiligheid kan uitvoeren. Het betreft een diversiteit aan vragen met een accent op de advisering over de bestemmingsplannen. Op gebied van energie spelen veel ontwikkelingen. Naast dat in het Activiteitenbesluit milieubeheer staat aangegeven dat bedrijven energiemaatregelen moeten treffen, is sinds juli 2015 de Energy Efficiency Directive (EED) van kracht. De EED houdt in dat bedrijven een rapportage moeten opstellen van hun mogelijkheden voor energiebesparing. De specialist energie adviseert toezichthouders, bedrijven en beoordeelt de EED rapportages voor haar deelnemers. Eveneens is een kennisbijeenkomst gehouden over energie in februari / 23 -

19 Deze bijeenkomst is goed bezocht door deelnemers. Tot slot wordt op dit moment een verkenning uitgevoerd door de gemeente Leeuwarden naar de verduurzaming van het FUMO kantoor. De specialist adviseert in de werkgroep die deze verkenning uitvoert. De MER-advisering vindt voornamelijk plaats waar mogelijke MER trajecten gaan spelen. Tot op heden is de MER-advisering voornamelijk gericht op vragen van vergunningverleners binnen de FUMO. Het gaat dan om algemene vragen van vergunningverleners Wabo en ontgrondingen. Verder worden (vormvrije) MER beoordelingsnotities en MER rapporten getoetst. Een enkele keer wordt een vraag vanuit de gemeente beantwoordt. De provincie legt ook vragen betreffende MER voor, in dat geval gaat het om het adviseren over omgevingsaspecten in de MER. Ook wordt aandacht besteed aan de interne kwaliteit van producten, zoals het standaardiseren van MER teksten in de considerans / het maken van sjablonen en het aanpassen van het kwaliteitshandboek MER op intranet. De afdeling specialistisch advies coördineert deze aspecten ten aanzien van het MER / 23 -

20 8 Financiën Op pagina 17 en 18 is een overzicht opgenomen van de gerealiseerde baten en lasten over het 1 e halfjaar in vergelijking met de begroting Tevens is een prognose gemaakt van de verwachte baten en lasten over heel Uit dit overzicht blijkt dat de lasten in het algemeen passen binnen de begrote bedragen, met uitzondering van de posten inhuur personeel en onvoorzien. Over het eerste halfjaar is er voor een bedrag van ruim 6 miljoen aan lasten geboekt. Hiervan is het grootste deel (circa 85%) personeelskosten (inclusief de dienstverleningsovereenkomst met de provincie en externe inhuur). De verwachting is dat over heel 2016 op een bedrag van ruim 12,7 miljoen aan lasten wordt uitgekomen. Ten opzichte van de begroting is dit een overschrijding van bijna 1,4 miljoen. Deze overschrijding wordt vooral veroorzaakt door hogere kosten van inhuur van vervangend personeel, maar deze overschrijding wordt grotendeels gecompenseerd door extra inkomsten, zoals dat ook over 2014 en 2015 ook het geval is geweest Andere opvallende verschillen betreffen lagere kapitaallasten en niet verschuldigde rente op implementatiekosten (circa 70k) en hogere overige kosten (nadeel in samenhang met de post onvoorzien circa 160k). Deze laatste post betreft veelal eenmalige kosten, die vooral samenhangen met outplacement- en arbeidsjuridische trajecten en de kosten van de verkenning naar de toekomst van de FUMO. Bij de salariskosten is de formatie van het primaire proces ongeveer ingevuld conform de begroting. Over het 1 e halfjaar bedroeg de ingevulde formatie plm. 93 fte. Bij het management en bedrijfsvoering heeft een aantal mutaties plaatsgevonden. Vacatures zijn in eerste instantie via externe inhuur en detacheringsconstructies ingevuld. Het voordeel op deze salariskosten wordt opgeheven door een overschrijding bij de post inhuur vervangend personeel. Baten Naast de in de begroting opgenomen bijdragen voor deelnemers is er in 2016, net als voorgaande jaren, sprake van extra opdrachten. Dit betreft zowel opdrachten voor deelnemers als voor niet deelnemers. Voorbeelden van deze laatste zijn de BRZO-inspecties voor de RUD Drenthe en OD Groningen ( 90K), extra Brikstaken voor verschillende deelnemers ( 265K) en detacheringsvergoedingen (circa 225K). Tenslotte is bij de bestemming van het resultaat over 2015 een bedrag van uitgetrokken voor extra controles en uitwerking van het project risicogericht toezicht houden. Van dit bedrag is (circa uur) bestemd voor extra controles in 2016 en als extra opbrengst meegenomen bij de baten. Per saldo is het verwachte resultaat over 2016 op dit moment ongeveer negatief. Individueel keuzebudget (IKB) Op 1 januari 2017 treedt de definitieve regeling IKB (Individueel Keuzebudget) in werking. Per 1 januari 2017 krijgt iedere medewerker daarmee de beschikking over het IKB. Het IKB is een budget in geld dat elke medewerker maandelijks kan inzetten voor door hem gekozen doelen. Met het IKB krijgen medewerkers meer keuzevrijheid over de inhoud van hun arbeidsvoorwaardenpakket. Medewerkers kunnen hierdoor keuzes maken die gerichter aansluiten bij hun werk en privésituatie. Het IKB geeft invulling aan de moderne arbeidsverhoudingen, waarin de eigen verantwoordelijkheid en zeggenschap van de medewerkers centraal staat. Het IKB is opgebouwd uit de volgende bronnen: Vakantietoelage (8%) Eindejaarsuitkering (6%) Levensloopbijdrage (1,5 %) - 20 / 23 -

21 Bovenwettelijke verlof (0,8%) Eenmalige uitkering vakantietoelage 2016 Na invoering van het IKB op 1 januari 2017 is de vakantietoelage opgenomen in het IKB. De opbouw van het IKB vindt maandelijks plaats van januari tot en met december van een kalenderjaar. De vakantietoelage over juni 2016 tot en met december 2016 maakt geen onderdeel uit van het IKB per 1 januari 2017 en wordt eenmalig uitgekeerd in mei Deze eenmalige uitkering komt ten laste van de rekening De regeling IKB is in juni 2016 definitief vastgesteld. In de begroting 2016 van de FUMO is hiermee dan ook geen rekening gehouden, hetgeen betekent dat in 2016 een eenmalige last ontstaat van naar schatting Hiermee wordt het geprognotiseerde resultaat over negatief. Het weerstandsvermogen van de FUMO bedraagt per 1 januari Bij de in deze marap geprognotiseerde uitgaven en inkomsten over het gehele jaar 2016 moet dus rekening gehouden worden met een naheffing op de gezamenlijke deelnemers van plm / 23 -

22 Lasten Begroting 2016 Totaal 1e halfjaar 2016 Prognose 2016 totaal Verschil met begroting Salarissen primair proces Salaris management Salarissen bedrijsvoering Dienstverleningsovereenkomst provincie Detachering Wetterskip Totaal Overige personeelskosten Vorming en opleiding Secundaire arbeidsvoorwaarden Inhuur vervangend personeel Reiskosten woon-werk Reis en verblijfkosten Budget OR Uren inzet OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Consignatieregeling/Piket Kapitaallasten meetapparatuur Aanpassingen kantoor Grou Inrichting kantoor Grou Implementatiekosten ICT implementatiekosten Wagenpark Huisvestingskosten Huur energie en servicekosten schoonmaakkosten overige huisvestingskosten Administratiekosten accountantskosten bureaukosten Onderhoudskosten ICT Genetics licenties Overige licenties Overige kosten Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatiekosten Overige kosten Verzekeringen Onvoorzien Totaal / 23 -

23 Baten Basistaken provincie inrichtingen Basistaken gemeenten inrichtingen Basistaken provincie niet inrichtingsgebonden Plustaken provincie Plustaken gemeenten Plustaken wetterskip Externe veiligheid Opslag implementatiekosten Brikstaken Extra opdrachten niet begroot Ziekte uitkeringen UWV Rente Resultaat Nota bene: er zijn op onderdelen grote verschillen te constateren tussen de inkomsten over het eerste halfjaar en de helft van de geprognotiseerde baten over heel Dit komt vooral omdat niet gelijkelijk door het hele jaar heen gefactureerd wordt / 23 -