10 Tips over het werken met een trainingsacteur

Transcriptie

1 10 Tips over het werken met een trainingsacteur hoe je het rendement van je training verhoogt Over een week zijn ze het weer vergeten

2 Dit boek is geschreven voor trainers die meer willen weten over het werken met trainingsacteurs en trainers die daar al mee werken en de speerpunten nog eens op een rij willen zien. Het boek is ook voor mijn collega trainingsacteurs: Hoe ga jij met je trainers om? Hoe start jij je eerste kennismaking? Hoe spreek jij de dingen voor en na? Het is een boek met tips! Geen spelregels. Ieder heeft zijn eigen manier van werken en dat is goed. Kijk wat voor jou bruikbaar is en wat dat niet is, laat dat maar bij mij. In dit boek geef ik aan wat voor mij een fijne manier van werken is als ik met een trainer aan het werk ga. En soms werkt het ook om spontaan, ongezien, met alleen het doel van de training helder, tot een fantastische samenwerking te komen. Daarom geen regels, ruimte houden voor het spontane en onverwachte, maar in je achterhoofd wel weten dat je voor kwaliteit wilt staan. Juli 2016

3 Over een week zijn ze het weer vergeten hoe je het rendement van je training verhoogt Heb je dat wel eens dat je na een training je afvraagt wat er blijft hangen van alle theorie die je hebt aangereikt? Een voorbeeld: Je bent trainer. Je wordt gevraagd een communicatietraining te geven waarbij de deelnemers vooral mogen leren elkaar meer aan te spreken, feedback te geven. In de loop van de tijd zijn er genoeg modellen ontwikkeld om vanuit deze vraag een training op maat te maken. Alleen al helderheid geven over de term Feedback kan voor veel mensen een eyeopener zijn. Of het geeft juist reden voor discussie die ook interessant kan zijn. Modellen die bedacht zijn om feedback te verhelderen zijn bijvoorbeeld: het Johari Venster, de 4G feedback methode, ook wel GEGA model genoemd, het NLP-feedback model, Sandwichmodel, het AID model voor effectieve feedback, Star, 360 graden feedback en variaties daarop. Genoeg dus om een gedegen training te bouwen. Als je dan gekozen hebt welke modellen je gaat hanteren in de training komt de volgende stap: Hoe zorg je dat het niet alleen helder, maar ook toepasbaar wordt? Door naast de kennisoverdracht (cerebraal) ook de ervaring mee te geven. Ervarend leren. Onderzoek heeft aangetoond dat ervarend leren een grotere kans geeft dat de stof beklijft dan wanneer het bij het cerebrale blijft. Ervarend leren is in het kort: door te doen en te proberen ervaren dat jouw gedrag een effect heeft op de omgeving. Ervarend leren is ook je bewust worden van dit effect. Trainingsacteurs zijn opgeleid om dat aan te bieden, te zorgen dat deelnemers ervaren en meer bewust worden. Soms oefenen deelnemers ook met elkaar. Soms met een trainingsacteur.

4 Het verschil? o o o De trainingacteur kent de materie van de training; De trainingsacteur is getraind in het effectief aanbieden van spel om optimaal te kunnen oefenen; De trainingsacteur geeft feedback over het effect van hoe de deelnemer het gesprek voerde. Daarentegen: o o o Een deelnemer met wie geoefend wordt beheerst dit (nog) niet (voldoende); Een deelnemer is over het algemeen niet gewend om te acteren; Een deelnemer is ook zelf deelnemer en dat geeft het risico dat hij ook vanuit het model gaat spelen en te weinig oefensituatie aanreikt. Ik ga hier verderop nog nader op in. Effectief ervarend leren aanbieden met een goede trainingsacteur vergroot de kans op een blijvend effect van je training. Hoe doe je dat dan? Hoe zet je een trainingsacteur in? Hoe vind je de juiste? Hoe zorg je dat die op die waardevolle manier bijdraagt? Daar geef ik je graag 10 tips over.

5 TIP TIP 1 TIP 1 Er zijn diverse websites waar trainingsacteurs te vinden zijn. Als je nog niet eerder met een trainingsacteur hebt gewerkt is dit een start om te zoeken: ( Lees de profielen en ervaring voor je kiest. Lees de referenties of vraag die op. Je wilt er alles aan doen om de juiste acteur bij je training te vinden. Denk je iemand gevonden te hebben, leg dan contact voor een nadere verkenning. Je kunt ook op aanbevelen van een collega met iemand in gesprek gaan. Mijn advies: Ga als het enigszins kan ook dan een oriënterend gesprek aan. Wat voor je collega klopt, hoeft voor jou niet zo te zijn. TIP 2 Spreek af als je elkaar nog niet kent hoe je een eerste kennismaking voorafgaand aan de training organiseert. Dat kan al bijvoorbeeld door de acteur een half uur eerder te laten komen, vroeg op de dag of tijdens een pauze, zodat je even de tijd hebt voor die eerste verkenning. Dat is ook vaak het moment om de acteur te vertellen over de groep, de sfeer en specifieke dingen die van belang zijn voor het werk van de acteur. Een goede acteur zal je daar ook naar vragen. Als je voor de komst van de acteur de groep hebt leren kennen dan weet je (of bespreek je) wat de leerdoelen zijn. Je weet ook of er weerstand of juist enthousiasme is, of mensen bang zijn of een korte concentratieboog hebben. De acteur zal daar in het rollenspel en de feedback rekening mee kunnen houden. Bespreek met je acteur in hoeverre je wilt dat dit wordt gedaan. Soms is het in het belang van de trainee goed juist dat aspect te oefenen. Soms kan je dit al vooraf in een telefonisch overleg doen, als er voldoende tijd tussen zit, maar vaak is dit onderdeel van de lastminute informatie.

6 TIP 3 Bedenk welke werkvorm (rollenspel, regiemodel, hoefijzer, etc) het meest aansluit bij wat je met je training beoogt. Vraag aan de acteur of hij bekend is met de werkvorm of een idee heeft wat er nog meer mogelijk is. De meeste trainingsacteurs brengen een schat aan ervaring mee en dat kan interessante invalshoeken opleveren. Heeft de acteur corporate knowledge? Gebruik de ervaring van de trainingsacteur om er samen een goed product van te maken. TIP 4 Zorg dat je helder hebt wat je wilt dat een trainingsacteur bijdraagt. Jij kent de stof die je gaat aanbieden, jij kent straks de deelnemers (over het algemeen). Maak in het gesprek helder hoe je de acteur wilt inzetten. Bespreek het doel van de training, de groep waarmee je gaat werken, de werkvorm, de feedbackwijze en maak afspraken over wederzijdse verwachtingen. Dat laat de minste ruimte voor verkeerde verwachtingen en maakt dat je samen voor het doel van je training gaat staan. TIP 5 Maak helder hoe je wilt dat de acteur bijdraagt en maak afspraken. Hoe beter je vooraf de bijdrage bespreekt, hoe prettiger de samenwerking. Afspraken kunnen gaan over de werkwijze tijdens de training/rollenspelen, maar ook over: o tijden: hoe laat wil je dat de acteur er is; o kleding: is er een voorkeur voor een specifieke uitstraling; o praktische zaken als de vergoeding, reiskosten en eventueel bijkomende kosten, bijvoorbeeld is een lunch wel of niet inbegrepen.

7 TIP 6 Introduceer de trainingsacteur aan de deelnemers en laat hem ook zelf aan het woord. Vaak zien mensen er tegenop om te gaan oefenen. Een eerste ontspannen kennismaking kan er aan bijdragen dat de drempel iets makkelijker te nemen is. Alleen al even de stem van de acteur horen, kan de spanning iets verlagen. Meestal vertelt de acteur iets over zichzelf en over wat er gaat gebeuren. Bijvoorbeeld: Het gaat niet over goed of fout doen, de deelnemer hoeft niet te acteren, durf iets te doen wat je normaal niet doet, hier kan het zonder schade. De acteur maakt zo contact en creëert zo een veiligere oefenomgeving. Maak duidelijk dat jij als trainer het proces blijft bewaken. TIP 7 Wees helder in wat de deelnemers kunnen verwachten. Probeer ze niet gerust te stellen dat het echt niet zo eng is. Als een deelnemer het spannend vindt, is dat zo. Vertrouw er op dat de acteur, die je hebt ingelicht, daar rekening mee houdt en alles zal doen om de deelnemer te helpen met oefenen. Vertrouwen in je samenwerking met de acteur is belangrijk. Spreek voor de oefensituatie af of je ingrijpt en hoe je dat doet. Zowel voor de deelnemer als de acteur is het dan helder. Spreek uit wat men kan verwachten van jou als trainer tijdens het oefenen. Dat houdt helder wat de rol van jou en is en wat die van de acteur. Dat zorgt voor optimale samenwerking.

8 TIP 8 Wees duidelijk en consequent over de feedback. Er zijn verschillende vormen waarin feedback gegeven kan worden, niet voor niets heb ik dat ook als invalshoek voor dit schrijven gebruikt. De acteur kan feedback geven: in de rol (ik vond ); uit de rol (mijn personage vond ); over het gedrag (je keek me veel aan en knikte ); het proces (je keek wel 3 keer op je horloge ); en over het effect (ik voelde me serieus genomen doordat je samenvatte wat ik zei. Toen wist ik dat je echt geluisterd had). Spreek af hoe je wilt dat de acteur de feedback geeft en op welk moment. Vaak krijgt eerst de deelnemer, dan de groep en dan de trainingsacteur de gelegenheid voor feedback, maar dat is geen wet. Kies de vorm die bij de training past. TIP 9 Als een training door wat voor reden dan ook stagneert, maak dan even tijd om met de acteur te kijken wat er gedaan kan worden om door te kunnen. Soms kan een korte andere werkvorm bijdragen, soms kan de acteur schakelen naar ander gedrag, een nieuwe invalshoek. Maak er gebruik van dat een acteur vooruit en achteruit kan spoelen. Teruggaan naar het moment voor de stagnatie en dan iets anders proberen geeft vaak lucht. Een goede trainingsacteur is flexibel en denkt mee over wat de mogelijkheden zijn. Durf daar gebruik van te maken.

9 TIP 10 Als je goed voorbereid bent, blijft de regie over de hele training in jouw handen. En zo moet het ook. De acteur kan heel veel bijdragen, maar het blijft jouw training. Bespreek de training na. Geef feedback aan en vraag feedback van de acteur. Wees daarin zo specifiek mogelijk en vraag de acteur dat ook te doen. Hoe helderder jullie dit communiceren, hoe minder ruimte voor misverstanden. Het effect van een goede samenwerking is dat je de deelnemers optimaal de kans geeft om het geleerde eigen te maken. En dat is vaak een uitnodiging om vaker samen te gaan werken. Hoe fijn is dat! Wat levert het op om een trainingsacteur in te schakelen in je training? Een opdrachtgever zei eens: Ik kan je niet meer betalen, vervelend voor jou, maar gelukkig hebben we zelf ook wel mensen in huis die een rollenspel kunnen doen. Een ander opdrachtgever zei: Soms is een acteur te duur, maar dan lossen we het gewoon op door de deelnemers met elkaar te laten oefenen. Kan iedereen een rollenspel doen? Kan je ook deelnemers met elkaar laten oefenen? Kan de trainer ook het rollenspel voor zijn rekening nemen? Al deze varianten komen voor. De vraag is dan ook niet zozeer of het kan (want het kan), maar wat het verschil is, wat de meerwaarde is van werken met een ervaren trainingsacteur. Dat die meerwaarde er is, daar ben ik van overtuigd. Ik geef graag een voorbeeld en ga dan dieper op die meerwaarde in. Voorbeeld: Ik werkte eens mee aan een training in een ziekenhuis over (orgaan-)donatieverzoeken. Best een pittig thema. Doels van de training was om artsen een gesprek met nabestaanden te laten oefenen, waarin ze effectief tot een donatieverzoek kunnen overgaan. Een typisch voorbeeld van een lastig gesprek dus.

10 Om de deelnemers te later ervaren dat dit voor nabestaanden moeilijk is, werd hen gevraagd te participeren in het rollenspel. Een deelnemer werd naast mij als naaste familie gezet. Ik was de nabestaande partner, de deelnemer mijn broer of zus. De deelnemer die oefende, een ervaren arts, worrstelde met de juiste woorden. Voor mij, in mijn rol als nabestaande, was die worsteling reden om niet aan het verzoek mee te willen werken. Mijn zus begon mij over te halen om akkoord te gaan. Zij was niet bezig mijn zus te zijn, maar was een van de deelnemende artsen die ook een ja wilde hebben op het verzoek. De arts ging met mijn zus in gesprek. In het rollenspel maakte ik met mijn zus bijna ruzie omdat ze me niet steunde. De arts die de rol van nabestaande moest spelen dook in de rol van de arts die een ja wilde horen. Logisch, want de arts was geen acteur, had een ander belang en werd ook een beetje in het diepe gegooid om een rol te moeten spelen. Aan dit voorbeeld moet ik altijd denken als ik hoor dat deelnemer de rollenspellen doen: ze zijn geen ervaren acteurs, hebben een eigen agenda omdat ze ook deelnemer zijn en zijn niet ervaren in het inspelen op de leervraag van de oefenende deelnemer. Bovendien kan je je afvragen of de betreffende arts die in het rollenspel speelde werkelijk de rol van nabestaande heeft kunnen ervaren en daar dan ook nog eens begrip voor heeft gekregen. Het is dan ook maar de vraag of je dan in je training bereikt wat je wilt bereiken. Een ander voorbeeld: Een trainersbureau vroeg mij te helpen om de trainers vaardiger te maken in de rollenspelen. Een lastige vraag, want ga ik hen helpen om mij mijn broodwinning te ontnemen? Die vraag heb ik hen voorgelegd. Met enige gene zeiden ze dat ze dat inderdaad vroegen. Ik heb ja gezegd. Ik heb een workshop gemaakt over wat het werk van de trainingsacteur precies is. Ik heb hen rollenspelen laten doen, feedback laten geven, feedback op de feedback en zo voorts. Het werd een worsteling. Trainer zijn, dan rollenspel in, dan feedback als rollenspeler, dan de trainersrol, en voor de deelnemer helder houden wanneer je vanuit welke rol met hen praat. Ze merkten hoe lastig het is om als rollenspeler de agenda, de grote lijn en het doel van de training los te durven laten, om de deelnemer optimaal te laten oefenen.

11 Dat het lastig is om : een rollenspel te spelen terwijl je collega s toekijken; dat bij het terugkijken op het rollenspel het best ingewikkeld is om uit de inhoud te blijven; dat feedback kunnen formuleren en ontvangen moeilijker is dan je ooit besefte in je rol als trainer.. ; de neiging te onderdrukken om alles te verdedigen; het zicht te houden op wat je als rollenspeler allemaal doet tijdens een gesprek, wat je vergeet, waar je eigen agenda meedoet, waar het doel van de training en hoe je dan concreet en compact feedback geeft. Mijn workshop had effect. Het effect was dat ze gingen inzien dat ze maar de helft van het leren van de deelnemer meekregen als ze aan het spelen waren, of met zo n eigen agenda aan het spelen en sturen waren dat het het leren van de deelnemer ging belemmeren. Het besef dat je daar te vaak aan voorbij gaat, en daarmee het besef dat je in je trainingen niet alles er uit haalt wat er in zit. Het besef dat goedkoop uiteindelijk duurkoop is. Dat kwaliteit in het gedrang komt als je alles zelf wilt doen. Poeh, dat is ingewikkelder dan we hadden gedacht Voorbeelden genoeg. En dan zijn er soms de verhalen die we horen over slechte ervaringen met rollenspelen. Rollenspelen die uit de hand liepen, deelnemers die zich onheus bejegend voelden, acteurs die over de top gaan, waar men zich niet tegen opgewassen voelde en meer verhalen die weerstand tegen rollenspelen opleveren. Als een rollenspel niet door een ervaren trainingsacteur wordt gespeeld, bestaat het risico dat de leersituatie als onveilig wordt gevoeld. Een goede trainingsacteur zorgt voor een veilige leersituatie, dus voor de voorwaarden om veilig te kunnen oefenen met gedrag. Dat gaat verder dan simpelweg een rollenspel spelen. Dat gaat over kunnen aansluiten op de deelnemer, meebewegen, schakelen en adequaat feedback geven enzovoorts. Zonder deze voorwaarden is bestaat het risico dat een training, een rollenspel, als onplezierig of zelfs onveilig wordt ervaren. We hebben intern wel iemand die ook kan spelen staat niet gelijk aan een kwalitatief rollenspel in een veilige omgeving. Ik ben altijd blij als mensen aan het eind zeggen: Ik vond het heel eng, maar met jou was het wel goed om te oefenen, dank je wel. Dan zeg ik ook: Dank je wel, dat je het aandurfde na je slechte ervaring. Wat fijn dat het je dit heeft opgeleverd.

12 De meerwaarde van werken met een ervaren trainingsacteur Al doende leert men Je geeft je deelnemer of trainee de kans om te ervaren. Eerder schreef ik al over de kracht van ervarend leren. Zo zijn we als kind begonnen en kijk eens waar we nu staan. Door dingen te ervaren, ga je ze sneller snappen dan door het alleen maar te horen als een les. We hebben er zelfs spreekwoorden over: Wie niet horen wil, moet maar voelen, al wordt die vaak in een ander perspectief gebruikt. Ervarend leren beklijft op een dieper niveau en die ervaring biedt een trainingsacteur je. Werken met een trainingsacteur levert meer op dan je op het eerste gezicht zou vermoeden. In een veilige omgeving krijgt een deelnemer een realistische situatie om te oefenen. De acteur zorgt dat de situatie zo dicht mogelijk de realiteit van het werk van de deelnemer benadert. De deelnemer kan oefenen, opnieuw doen, iets nieuws uitproberen en zichzelf zo kansen geven die in de dagelijkse werkelijkheid niet voor het oprapen liggen. Het gaat niet over goed of fout, het gaat over ontdekken. Door te oefenen met een trainingsacteur kan de deelnemer andere en nieuwe kwaliteiten van zichzelf leren kennen en scherper zicht op zijn valkuilen krijgen. Door de feedback van de trainingsacteur, die heeft ervaren wat de deelnemer deed, krijgt hij meer zicht op het effect van zijn gedrag. Deelnemers kunnen vaak oefenen met eigen casuïstiek: regelmatig hoorde ik dat er een lastig gesprek aan kwam voor een deelnemer. Door dat te oefenen ging hij met meer vertrouwen naar dat lastige gesprek kijken, en het soms niet eens meer als lastig benoemen. Een deelnemer: Ik vond het altijd eng om zo direct te zijn. Maar dat is veel minder eng dan ik dacht, en het werkt ook nog. Een ervaren trainingsacteur kan verschillende soorten gedrag neerzetten. Dit in tegenstelling tot medecursisten. Bovendien zit een medecursist net zo goed in een lerende situatie en dat kan het oefenen ingewikkeld maken. De trainingsacteur laat zijn gedrag doseren, variëren, aanpassen en beïnvloeden door het gedrag van de deelnemer. Deze stuurt het gedrag van de trainingsacteur, waardoor de deelnemer direct het effect van zijn eigen gedrag ervaart. Het leerdoel van de deelnemer is leidraad in het spel van de trainingsacteur.

13 Omdat de trainingsacteur tijdens het spel vanuit een helicopterview observeert wat er gebeurt, is hij in staat om effectieve feedback te geven. Hij is in staat om te benoemen waarom hij op een bepaalde manier reageerde en welk gedrag van de deelnemer daartoe aanleiding gaf. Hierdoor krijgt de deelnemer ook in de feedback zicht op het effect van het eigen gedrag. Ook tijdens het spel kan dle trainingsacteur al inzicht geven aan de deelnemer door feedback in het spel te integreren. Een deelnemer: Vooral die feedback, daar heb ik echt veel aan! En last but not least: De training wordt door de inzet van een acteur dynamischer, doelmatiger en meer afwisselend. Een deelnemer mag oefenen, de fout in gaan, herstellen, opnieuw beginnen, terugspoelen, iets nieuws uitproberen, oefenen, oefenen en oefenen. Door te oefenen, zonder dat er ernstige dingen mis kunnen gaan, krijgt de deelnemer een groter inzicht, meer grip op situaties, meer tools om in gedrag te kunnen variëren. Kortom: al doende leren ze en worden ze verrijkt. Werken met een trainingsacteur is een professional inhuren om maximaal rendement uit je rollenspel te halen. Bovendien kan een trainingsacteur je adviseren over werkvormen en leuke oefeningen. Ik wens je veel effectieve samenwerking met een trainingsacteur! Ida van de Lagemaat Trainingsactrice Een deelnemer had eerder bij mij in een andere training geoefend. Bij binnenkomst herkende ze me en sprak me aan: Ik weet nog zo goed dat ik door jou snapte waarom ik nooit verder kwam. Omdat ik nooit echt goed luisterde. Daar denk ik nog vaak aan. Dan voel ik me zo dankbaar dat ik dit werk mag doen. Bezoek ook eens mijn blog over Trainingsacteren