Handboek Wijkpanels en Dorpsbelangen gemeente Leeuwarden

Transcriptie

1 Handboek Wijkpanels en Dorpsbelangen gemeente Leeuwarden

2 Handboek Wijkpanels en Dorpsbelangen gemeente Leeuwarden INLEIDING Iedereen woont graag in een prettige leefomgeving. Met schone straten, voldoende parkeerplaatsen, prettige speelplaatsen en een multifunctioneel centrum in de buurt. Een wijk of dorp waar mensen op een prettige manier contact met elkaar hebben en waar het ook s avonds veilig is. De wijkpanels en dorpsbelangen in Leeuwarden zetten zich daar samen met de gemeente Leeuwarden van harte voor in. De wijkpanels en dorpsbelangen zijn voor de gemeente belangrijke en onmisbare partners geworden in het samen werken aan een schone, hele en veilige leefomgeving in alle wijken en dorpen van Leeuwarden. Dit handboek bevat alle informatie voor en over wijkpanels en dorpsbelangen. Voor iedereen die wil weten hoe die wijkpanels en dorpsbelangen in elkaar zitten, wat hun taken en mogelijkheden zijn, en wat gemeente en wijkpanels van elkaar kunnen verwachten. Leeswijzer Het Handboek Wijkpanels en Dorpsbelangen bestaat uit vier hoofdstukken: Hoofdstuk 1 met als titel Elke wijk een panel, de dorpen een dorpsbelang beschrijft de achtergrond, missie en opzet van wijkpanels en dorpsbelangen. Hoofdstuk 2 beschrijft de taken van een panel. Hoofdstuk 3 behandelt de relatie tussen een panel en de gemeente, onder meer in de persoon van de wijkwethouder of dorpenwethouder en de wijkmanager/dorpenmanager, speciale documenten en communicatiemomenten. Het slothoofdstuk gaat over geldzaken: de financiën waar panels over beschikken in de vorm van budgetten, subsidies en prijzen.

3 1. ELKE WIJK EEN WIJKPANEL, DE DORPEN EEN DORPSBELANG De gemeente Leeuwarden werkt gebiedsgericht. Om dat mogelijk te maken heeft iedere wijk een wijkpanel en alle dorpen en buurtschappen een dorpsbelang. De reden hiervoor is dat de gemeente de directe invloed van bewoners op hun eigen omgeving wil versterken. Niemand kent een wijk of dorp zo goed als de mensen die er wonen. Via wijkpanels en dorpsbelangen kan de gemeente elke wijk en elk dorp heel gericht ondersteunen, in de vorm van bijvoorbeeld onderhoudswerkzaamheden, parkeervoorzieningen, speelplekken of buurtvoorzieningen. Iedereen wil graag in een schone, hele en veilige leefomgeving wonen. En de meeste mensen stellen het op prijs om een bepaalde mate van contact te hebben met hun buurt- of wijkgenoten. Als mensen elkaar kennen, neemt het gevoel van veiligheid in een wijk toe. Wijkpanels en dorpsbelangen stimuleren daarom het gemeenschapsgevoel in een wijk of dorp. Zij zijn voor de gemeente de belangrijkste gesprekspartner als het gaat om activiteiten en plannen in de wijken en dorpen van Leeuwarden. Alle wijken hebben een wijkpanel en alle dorpen een dorpsbelang. In sommige wijken noemen zij zich bewonersplatform of buurtinitiatief. In sommige dorpen noemen zij zich Plaatselijk Belang of Pleatslik Belang. Vrijwilligers Een panel bestaat uit een aantal betrokken bewoners, organisaties en/of ondernemers van een wijk of dorp. In principe kan iedereen die belangstelling heeft zich als lid aanmelden bij het panel. Het gaat hierbij om vrijwilligerswerk. De panels variëren in grootte van vier tot twaalf leden. De meeste panels zijn blij met versterking, omdat ze de wijk/dorp in haar breedheid willen vertegenwoordigen: zowel jongeren als ouderen, allochtonen, autochtonen en mensen uit verschillende inkomensgroepen. Ook de inbreng van organisaties en verenigingen binnen de wijk/het dorp zijn van groot belang voor het panel. In de dorpen bestaat het panel in de praktijk uit het bestuur van Dorpsbelang of Plaatselijk Belang. Vandaar dat we het panel hier dorpsbelang noemen. Elk dorpsbelang is samengesteld uit de diverse geledingen in het dorp.

4 De wijkpanels en dorpsbelangen denken mee over plannen en maatregelen voor de wijk of het dorp, voorgesteld door de gemeente, woningcorporaties, politie of welzijnsinstellingen. Overal waar we in de navolgende tekst over panels spreken, bedoelen we daarmee ook de bewonersplatforms, dorpsbelangen, Plaatselijke Belangen en Pleatslik Belangen.

5 2. DE TAKEN VAN EEN PANEL In de loop van de jaren hebben de panels een duidelijke plek en taak gekregen binnen de gemeente. In 2004 heeft de gemeenteraad na een uitgebreide evaluatie het volgende besloten: - Panels zijn zelfstandige organen; elk panel heeft recht op een eigen aanpak, waarbij rekening wordt gehouden met de grootte van de wijken en dorpen. - Het panel bepaalt zelf zijn werkwijze, vergaderfrequentie en overleg met de bewoners. - Elk panel heeft een vast aanspreekpunt bij de gemeente: de wijkmanager of dorpenmanager. - Elke wijk/elk dorp heeft een eigen wethouder, die vanuit het college van burgemeester en wethouders het eerste aanspreekpunt is voor de wijk of het dorp. - De wijk/dorpenmanager overlegt met het panel over een wijkprogramma/dorpsprogramma. - Het wijk/dorpsprogramma geldt als een overeenkomst tussen gemeente en panel. - Bij belangrijke onderwerpen kan het panel gemeentelijke deskundigen uitnodigen. - Gemeente en panel spreken af hoeveel invloed het panel heeft op gemeentelijke plannen. - Elk panel krijgt een eigen budget voor de wijk en mag daar zelf over beslissen. Het budget moet ten goede komen aan de eigen wijk, en mag natuurlijk niet in strijd zijn met gemeentelijk beleid of met wet- en regelgeving. We gaan er van uit dat er draagvlak is voor deze bestedingen van het panel. - Daarnaast beschikt het panel over een budget voor professionele ondersteuning, de eigen organisatie en de communicatie van het panel. - Het panel is verplicht om jaarlijks verantwoording af te leggen over de besteding van de middelen aan de eigen wijk of dorp. Dat kan in een wijk- of dorpsconferentie, maar ook in een wijk/dorpsbreed verspreide publicatie of elke andere vorm waarbij alle bewoners die dat willen in de gelegenheid zijn hun mening te geven. - De gemeente stimuleert panels om een eigen visie voor hun wijk of dorp op te stellen. De afspraken over de relatie met de gemeente en de afspraken over budgetten en subsidies worden in de volgende hoofdstukken toegelicht. Maar de taken van een panel beginnen natuurlijk bij de inhoud: een eigen wijk/dorpsvisie en een jaarlijkse wijk-/dorpsconferentie. Een eigen wijkvisie De gemeente stimuleert panels om goed na te denken over wat ze met hun wijk of dorp willen, ook voor de toekomst. Bijvoorbeeld als het gaat om voorzieningen voor ouderen, speelplekken, verkeersveiligheid en groenvoorzieningen. In 2005 heeft de gemeente de panels voor het eerst gevraagd hun toekomstvisie en speerpunten voor de wijk op papier te zetten. Inmiddels heeft een groot deel van de panels een eigen visie opgesteld. Er zijn geen vaste richtlijnen voor visies. Elk panel bepaalt dat zelf. Hierdoor zijn de visies zeer gevarieerd qua inhoud, diepgang en uitwerking, maar ze maken allemaal duidelijk wat er leeft in een wijk of dorp. De visie wordt opgenomen op de web-pagina doorklikken naar de juiste wijk/dorp. De wijk/dorpenmanagers zorgen voor verspreiding van de wijk- en dorpsvisies onder de vaksectoren, zodat de wijk- en dorpsvisies binnen de gemeente bekend zijn. Van sommige wijken/dorpen is ook al een gemeentelijk toekomstbeeld beschikbaar: de reactie van de gemeente op de visie van het panel. Dit toekomstbeeld is ook te vinden op

6 Jaarlijkse wijk- en dorpsconferentie Een panel houdt in principe elk jaar een wijk- of dorpsconferentie; een open gesprek tussen het panel en de bewoners. Het panel gaat bij die gelegenheid in op de ideeën die er onder bewoners leven en kan eventueel een speciaal thema aan de orde stellen. Het panel legt verantwoording af over activiteiten, genomen besluiten en de besteding van de budgetten. Het panel bepaalt zelf de agenda van de conferentie. Indien gewenst kan het panel ambtenaren van de gemeente uitnodigen om ontwikkelingen toe te lichten of vragen te beantwoorden. De conferentie wordt in principe ook bijgewoond door de wijk-/dorpswethouder en de wijk/dorpenmanager. Wijkkrant of website De panels zijn het niet verplicht, maar het is wel bijzonder nuttig om regelmatig een wijk/dorpskrant te maken of een website bij te houden. Vaak is er in de wijk/het dorp al een krant/nieuwsbrief waar panels een pagina mogen vullen. Op die manier kunnen panels aan de bewoners laten weten waar zij mee bezig zijn.

7 3. RELATIE WIJKPANELS EN GEMEENTE Voor de gemeente Leeuwarden zijn de wijkpanels en dorpsbelangen belangrijke gesprekspartners en de eerste aanspreekpunten voor activiteiten en plannen in de wijken en dorpen. Een goede samenwerking tussen gemeente en panels vraagt om heldere afspraken, zodat de verwachtingen over en weer duidelijk zijn. De gemeente bestaat uit verschillende sectoren, zoals Wijkzaken, Mobiliteit en Ruimte, en Jeugd en Onderwijs. Elke sector moet in zijn beleid en plannen rekening houden met de effecten daarvan voor de verschillende wijken en dorpen. Elke sector is er ook zelf verantwoordelijk voor dat de bewoners van wijken en dorpen mee kunnen denken over plannen die hen raken. Dat is het algemene uitgangspunt voor het gemeentelijk beleid. Daarnaast zijn er speciale werkafspraken om de goede relatie tussen gemeente en panels te bevorderen. Die afspraken gaan over de betrokkenheid van personen, over speciale documenten en de gewenste communicatie van, door en over de panels. 3.1 Betrokkenheid van personen Speciale wijk- /dorpswethouder Elke wijk en elk dorp heeft een eigen wijk- of dorpenwethouder. Deze speelt een belangrijke rol in de relatie tussen politiek en bewoners en is het eerste aanspreekpunt in het college van burgemeester en wethouders. De wethouder is in principe aanwezig bij de wijk- /dorpsconferentie, vaak samen met vertegenwoordigers van de politieke partijen. Dit betekent niet dat de dorpen en wijken maar met één wethouder te maken krijgen. Als er zaken zijn die te maken hebben met de portefeuille van een andere wethouder, dan is die wethouder aan zet. De bewoners van een wijk of dorp kunnen op verschillende momenten met de wethouder van gedachten wisselen over de dingen waar zij mee bezig zijn. Zo zijn er de wijk- en dorpsconferenties, panelvergaderingen en speciale wijk/dorpsbezoeken (vaak op verzoek). De taken, rollen en verantwoordelijkheden van de wijk-/dorpswethouder op een rij: De wijk/dorpenwethouder is de eerst aanspreekbare wethouder voor bewoners en organisaties over wijkaangelegenheden, ook voor groot en klein leed in de wijk/het dorp. De wijk/dorpenwethouder werkt nauw samen met de wijk/dorpenmanager in de wijk/dorp (zie hieronder) en voert regelmatig overleg met de wijk/dorpenmanager over de stand van zaken in de wijk. De wijk/dorpenwethouder is op de hoogte van de overleggen die de wijk/dorpenmanager heeft met bewoners, buurtorganisaties, buurtpanels en maatschappelijke organisaties en kan daar, zowel gevraagd als ongevraagd, bij aanwezig zijn. De wijk/dorpenwethouder handelt binnen de geldende regelgeving en de door het college en de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hij ziet erop toe dat wensen en verzoeken van bewoners en organisaties in zijn wijk/dorp goed worden afgehandeld. Wensen, verzoeken en klachten die de portefeuille van een andere wethouder aangaan, worden door de wijk/dorpenwethouder aan de vakwethouder overgebracht. De wijk/dorpenwethouder ziet er in overleg met zijn collega op toe dat deze goed worden afgehandeld.

8 De wijk/dorpenwethouder heeft een signaalfunctie als het gaat om de inzet of bemoeienis van de gemeente in zijn wijk/dorp. Daarbij gaat het ook om door de gemeente gefinancierd wijkwerk. De signaalfunctie geldt ook in de richting van belangrijke partners van de gemeente in de wijk/het dorp, met name corporaties en politie. Harry van der Molen is Wethouder Gebiedsgericht Werken in college Vaste wijk- /dorpenmanager De gemeente benoemt voor elke wijk/dorp een vaste wijk/dorpenmanager als het eerste aanspreekpunt voor het panel. De wijk/dorpenmanagers vormen samen het team Wijkmanagement. De wijk/dorpenmanager heeft een aantal taken ten opzichte van de gemeentelijke organisatie en de bewoners. Deze taken zijn samen te vatten in een aantal kernwoorden: Structureren: de wijk/dorpenmanager verzamelt informatie, zoals de werkzaamheden per wijk/dorp, visie van de wijk/dorp zelf, begroting van het panel, en maakt die beschikbaar op wijk/dorpsniveau. Bijeenbrengen: de wijk/dorpenmanager zorgt ervoor dat ambtenaren vanuit diverse gemeentelijke sectoren en bewoners elkaar vinden. Coördineren: als kwesties niet vanzelf worden opgepikt binnen de gemeentelijke organisatie, wijst de wijk/dorpenmanager iemand als verantwoordelijke aan. Signaleren: de wijk/dorpenmanager pikt signalen uit de wijken/dorpen op en legt die neer bij de verantwoordelijke vakambtenaar. Controleren: de wijk/dorpenmanager controleert geregeld of toezeggingen aan zijn wijk of dorp (gehonoreerde wensen, opgegeven activiteiten) worden nageleefd.

9 Adviseren: de wijk/dorpenmanager adviseert ambtenaren hoe zij de wijken/dorpen het effectiefst kunnen benaderen en omgekeerd adviseert hij de panels hoe zij met de gemeentelijke organisatie moeten omgaan. Faciliteren: met de inzet van door de politiek vastgestelde budgetten en de nodige communicatiemiddelen ondersteunt de wijk/dorpenmanager het werk van de panels. De wijk/dorpenmanagers zijn standaard aanwezig op de jaarlijkse wijk- of dorpsconferentie, en daarnaast nog minimaal twee keer per jaar bij een regulier overleg van het wijkpanel/ dorpsbelang. Bijlage I bevat een lijst met wijk/dorpen-wethouders en wijk- en dorpsmanagers. 3.2 Speciale documenten Website pagina: Het team wijkmanagement onderhoudt de web-pagina Deze pagina s hebben een vaste opbouw. Via links is informatie te vinden over de demografische gegevens van de wijk, de meldingen (klachten over onderhoud bijvoorbeeld), veiligheidsgegevens en de punten die de bewoners van de wijk zelf belangrijk vinden. Via deze pagina zijn ook de wensen van de panels en de voorgenomen activiteiten in de vorm van een begroting te vinden. Op de pagina is ook een link opgenomen die verwijst naar de eigen website van het panel en waar actuele informatie te vinden is over het panel. Het team Wijkmanagement van de gemeente Leeuwarden zorgt ervoor dat alle gemeentelijke diensten hun bijdrage leveren aan een goed woon- en leefmilieu in de wijken en dorpen. Om dat te bereiken, wordt ieder jaar voor elk van de wijken en dorpen een activiteitenoverzicht of werkzaamhedenoverzicht opgesteld. De inhoud staat ook in de gemeentebegroting en is dus financieel gedekt. Dit overzicht is eveneens te vinden op de website Wijk/dorpsprogramma huis-aan-huis verspreid Het team wijkmanagement maakt jaarlijks een wijk/dorpsprogramma dat huis-aan-huis per wijk en dorp verspreid wordt. In dit wijk/dorpsprogramma zijn de activiteiten die dat jaar gepland staan opgenomen. Ook staat hierin welke plannen het panel heeft voor de eigen wijk of dorp.

10 Jaarplanning Het team Wijkmanagement geeft panels duidelijk en tijdig aan wat er nodig is aan hun inbreng en wanneer zij bepaalde informatie op kunnen verwachten. Invloed De gemeente wil wijkpanels en dorpsbelangen zoveel mogelijk invloed geven op het beleid en de plannen die een wijk of dorp raken. Soms hebben wijken en dorpen recht op inspraak, soms worden ze alleen geïnformeerd over beslissingen en sommige zaken worden in samenspraak met het panel besloten. In een aantal gevallen heeft het panel het recht om te beslissen. 3.3 Communicatie De gemeente wil graag dat de panels en hun doelstellingen zo breed mogelijk bekend zijn bij bewoners in wijken en dorpen. Om die reden zet de gemeente de panels geregeld in de schijnwerpers, bijvoorbeeld door posters langs de rondweg en in de wijken, en door artikelen in de huis-aan-huis-krant, waarin panels aan het woord komen over hun wijk/dorp en de activiteiten die er plaatsvinden. Alle nieuwe inwoners van de gemeente Leeuwarden ontvangen de folder Hoe de wijk invloed heeft. De gemeente levert ook artikelen aan die panels in wijk/dorps krantjes of op hun eigen websites kunnen plaatsen. In het wijksignaleringssysteem, een tweejaarlijkse vragenlijst, wordt de bekendheid van de panels gemeten. In 2010 wist 41 procent van de inwoners in de gemeente Leeuwarden wat de taak van panels is; voor 17 procent van de inwoners waren panels een onbekend verschijnsel. De gemeente streeft ernaar dat minimaal 40 procent (maar het liefst veel meer) van de Leeuwarders van het bestaan van de wijkpanels afweet, en maximaal 20 procent (maar het liefst nog minder) niet weet wat hun taak is. De communicatieplannen en middelen worden daarop afgestemd Expertteam De gemeente heeft er zo nu en dan behoefte aan om met wijkpanels van gedachten te wisselen over zaken die met gebiedsgericht werken te maken hebben. Hiervoor is een expertteam opgericht, dat bestaat uit leden van wijkpanels en dorpsbelangen. Er is geen vaste vergaderfrequentie. Wanneer er een keuze voorligt en er aanleiding is, wordt het expertteam bij elkaar geroepen. Het overleg is bedoeld voor discussie over de vorm en inhoud van gebiedsgericht werken; er vindt dus geen besluitvorming plaats. Niet alle panels zijn altijd vertegenwoordigd in het expertteam. Gelet op de doelstelling is dat ook niet nodig. Uit ieder panel kunnen één of twee vertegenwoordigers deelnemen aan een bijeenkomst van het expertteam. Voor elke bijeenkomst worden de panels benaderd om een afvaardiging te sturen. Een panel kan per keer bepalen of het wel of niet aan het overleg wil deelnemen. Nieuwsbrieven Het team Wijkmanagement brengt drie tot vier keer per jaar een nieuwsbrief uit. Deze nieuwsbrief wordt verspreid onder de leden van panels, raadsleden, wethouders, ambtenaren, welzijnsorganisaties, woningcorporaties, huurdersplatforms en de politie.

11 Uitreiking wijkprogramma s In het begin van het kalenderjaar organiseert de gemeente een bijeenkomst voor alle leden van panels. Hier wordt het nieuwe wijk- en dorpsprogramma gepresenteerd en er is plaats voor ontmoeting. Presentatie wijkprogramma s januari 2014

12 Seizoensopening In augustus of september organiseert de gemeente een bijeenkomst waarop gemeente, wijkpanels en dorpsbelangen elkaar ontmoeten, tijdens de zogeheten seizoensopening. Seizoensopening september 2013 Bereikbaarheid team Wijkmanagement De vaste wijk/dorpenmanager is in ieder geval aanwezig op de jaarlijkse wijk- /dorpsconferentie. Daarnaast schuift hij/zij minimaal twee keer per jaar aan bij het paneloverleg: in het voorjaar om de stand van zaken van de activiteiten uit het lopende jaar te bespreken, in het najaar om de te verwachten activiteiten voor het komende jaar te bespreken. Naast alle vaste communicatie- en ontmoetingsmomenten zijn wijk/dorpenmanagers doorgaans altijd aanspreekbaar. Er is ruimte voor overleg wanneer het panel dat aangeeft of nodig heeft.

13 Warten

14 4. GELDZAKEN (BUDGETTEN, PRIJZEN EN SUBSIDIES) 4.1 Budgetten Panels hebben de beschikking over verschillende budgetten: een Wijk/dorpsbudget, een Panelbudget en een webhostingvergoeding. Wijk-/dorpsbudget Ieder panel krijgt jaarlijks een budget voor de wijk/het dorp. Dit budget is bedoeld voor incidentele investeringen of activiteiten in de wijk. Het is gebaseerd op een vast bedrag per inwoner van de wijk/dorp en op het aantal inwoners in de wijk/dorp. Voor de kleine wijken en dorpen is er een aangepast budget vastgesteld. Het wijk-/dorpsbudget wordt 1x in de 4 jaren geïndexeerd op basis van het aantal inwoners en op basis van de gemiddelde prijsindexering over 4 jaren. Op grond van een specifieke situatie kan een panel extra budget ontvangen. Bijvoorbeeld als er sprake is van herstructurering (zoals stadvernieuwing Vrijheidswijk) of als het gaat om een uitbreidingsgebied (zoals Zuidlanden), waar het aantal inwoners sterk toeneemt. De richtlijnen voor de besteding van het budget voor de wijk/dorp zijn uitgewerkt in bijlage II. Administratie wijk/dorpsbudget De administratie voor het wijkdorpsbudget wordt over het algemeen uitgevoerd door de gemeente. Voor alle panels staat de mogelijkheid open om het wijk/dorpsbudget in eigen beheer te krijgen. Het panel ontvangt het wijk/dorpsbudget en doet dan zelf uitgaven en betalingen, uiteraard volgens de geldende richtlijnen. Investeringen in de openbare ruimte bijvoorbeeld moeten altijd overlegd worden met de gemeente. Het zelfstandig beheer van het wijk/dorpsbudget heeft als voordeel dat een panel sneller kan handelen. Een ander voordeel is dat het panel meer mogelijkheden heeft om subsidies aan te vragen en fondsen aan te schrijven, omdat veel fondsen als voorwaarde stellen dat een aanvrager zelf ook in het project investeert. Er zijn ook nadelen aan het zelfstandig beheer van het wijkbudget. De BTW is bijvoorbeeld niet verrekenbaar, waardoor het wijk/dorpsbudget ook belast wordt met te betalen BTW. En de gemeente vraagt meer van de administratie van het panel: de boekhouding moet goed inzichtelijk zijn en het panel moet drie keer per jaar verantwoording afleggen. Reserveringen Panels kunnen eventueel ook sparen. Niet besteed wijk/dorpsbudget mag gereserveerd worden voor een specifiek doel. De reden is dat de uitgaven van een panel meestal niet synchroon lopen met een kalenderjaar; tussen het moment waarop het besluit wordt genomen en de uitvoering ervan, zit vaak veel tijd. Een tweede reden is dat panels op deze manier ook grotere wensen voor hun wijk/dorp kunnen realiseren. Als het gaat om investeringen in de openbare ruimte, is vooraf overleg met de gemeente vereist. Sparen is alleen mogelijk van het wijk/dorpsbudget. Andere budgetten vervallen wanneer deze niet in het betreffende jaar worden besteed. De reservering in een bepaald jaar wordt vastgelegd op een registratieformulier, met vermelding van het precieze doel en het exacte bedrag. Van een eenmaal vastgelegd reserveringsdoel kan niet worden afgeweken. Tijdens het overleg tussen wijk/dorpenmanager en panels komen standaard de budgetten en reserveringen aan de orde. Dan wordt ook kritisch gekeken in hoeverre de gereserveerde gelden en de daaraan gekoppelde bestedingen nog actueel zijn of juist kunnen vervallen.

15 Panelbudget Het panelbudget is enerzijds bedoeld voor de versterking van het functioneren van het panel. Uit dit budget worden onder meer de kosten voor vergaderruimtes, notulisten en de wijk/dorpskrant betaald. Anderzijds is het budget ook bedoeld voor training of ondersteuning door derden, zoals een training Effectief onderhandelen, begeleiding bij het opstellen van een wijk/dorpsvisie of een verkeerskundig onderzoek naar knelpunten in de wijk/dorp. Het panelbudget wordt 1x in de 4 jaren geïndexeerd op basis van de gemiddelde prijsindexering over 4 jaren. Niet besteed panelbudget kan niet worden gereserveerd, en komt dus te vervallen. Het vloeit terug naar de algemene middelen van de gemeente. Er zijn drie mogelijkheden voor het beheer van het budget voor de panels: 1. de gemeente beheert het budget volledig; 2. het panel beheert het budget zelf, hiervoor dient het panel rechtspersoon te zijn; 3. het panel beheert het budget gedeeltelijk zelf (en hoeft dan geen rechtspersoon te zijn) Deze drie mogelijkheden worden verder uitgewerkt in bijlage III, inclusief de richtlijnen, hoogte budget, bestedingsdoelen en administratieve procedures.

16 Bezuinigingen op wijkpanelbudgetten in 2011 In 2011 is een bezuiniging op de wijkpanelbudgetten doorgevoerd. Deze houdt in dat de wijken die in aanmerking komen voor investeringen uit het ISV-budget (Investering Stedelijke vernieuwing), in de jaren geen wijkbudget ontvangen. Dit betreft: Valeriuskwartier, Oldegalileën/Bloemenbuurt, Vlietzone, Tjerk-Hiddes/Cambuursterhoek, Schepenbuurt en Nijlân. Deze panels ontvangen tevens 17 % minder panelbudget. De overige wijkpanels en dorpsbelangen bepalen zelf hoe ze hun aandeel in het resterende bezuinigingsbedrag willen invullen: ten laste van het wijkbudget of ten laste van het panelbudget. In totaal gaat het voor deze overige panels om 17 % van het totaal van hun beide budgetten. Webhostingvergoeding Panels die over een actuele en goed onderhouden website beschikken, ontvangen een hostingvergoeding van 120,- per jaar, als tegemoetkoming in de kosten van het abonnement van een website.

17 4.2 Prijzen, fondsen en subsidies Panels kunnen allerlei eigen initiatieven ontplooien om hun budget te verhogen, bijvoorbeeld in de vorm van rommelmarkten, verlotingen en sponsoracties. Daarnaast zijn er diverse prijzen, fondsen en subsidies waar panels een beroep op kunnen doen om hun financiële mogelijkheden te vergroten. Zie hiervoor de volgende websites: Werken aan wijken: Eigenwijze buurten: Het Old Burgerweeshuis in Leeuwarden Het nieuwe stadsweeshuis Leeuwarden Verschillende fondsen: Jantje Beton project in Huizum-West

18 BIJLAGEN: LIJSTJES EN FORMALITEITEN Bijlage I Bijlage II Bijlage III Bijlage IV Wijken- en dorpenoverzicht Richtlijn wijkbudget Richtlijn panelbudget Solidariteitspot

19 Bijlage I Gebiedsindeling wijk/dorpenwethouders, wijk/dorpenmanager, stadsdeelbeheerder/voorman Wijk/dorp Wijk/dorpen Wijk/dorps-manager Stadsdeelbeheerder/Voorman wethouder A. Vrijheidswijk Henk Deinum Bram Louwerse Gerard Langhout/Simon Veen Bilgaard Henk Deinum Bram Louwerse Bram Bleeker/Riemer Haagsma Tsjerk Hiddes/ Henk Deinum Bram Louwerse Gerard Langhout/Simon Veen Cambuursterhoek Oldegalileën/Bloemenbuurt Henk Deinum Bram Louwerse Bram Bleeker/Riemer Haagsma Vlietzone Henk Deinum Bram Louwerse Gerard Langhout/Simon Veen Blitsaerd Henk Deinum Bram Louwerse Gerard Langhout/Yme Faber B. Oranjewijk Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Jan Plantinga Achter de Hoven Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Jan Plantinga Schepenbuurt Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Jan Plantinga Wielenpolle Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Jan Plantinga Heechterp/Schieringen Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Simon Veen Camminghaburen Andries Ekhart Rikkie Hagen Gerard Langhout/Yme Faber C. Goutum Thea Koster Jurjen van der Weg Gerard Langhout/Koop Bakker Hempens-Teerns Thea Koster Jurjen van der Weg Gerard Langhout/Koop Bakker Lekkum/Miedum/ Thea Koster Jurjen van der Weg Gerard Langhout/Simon Veen Snakkerburen Wirdum/Swichum Thea Koster Jurjen van der Weg Gerard Langhout/Koop Bakker Wytgaard Thea Koster Jurjen van der Weg Gerard Langhout/Koop Bakker Binnenstad Thea Koster Bram Louwerse Bram Bleeker/ Jan Veldman D. Zuiderburen Isabelle Diks Anja Reus Gerard Langhout/Koop Bakker Zuidlanden Isabelle Diks Anja Reus Gerard Langhout/Koop Bakker Huizum-West Isabelle Diks Anja Reus Bram Bleeker / Kevin Bosma Huizum-Oost Isabelle Diks Anja Reus Gerard Langhout/Jan Plantinga Vosseparkwijk Isabelle Diks Anja Reus Bram Bleeker/Rudolf Mollema Muziek-, Transvaal- en Vogelwijk Isabelle Diks Anja Reus Bram Bleeker/Rudolf Mollema en Riemer Haagsma E. Westeinde Sjoerd Feitsma Bram Louwerse Bram Bleeker/Rudolf Mollema Valerius Sjoerd Feitsma Bram Louwerse Bram Bleeker/Rudolf Mollema Grou Sjoerd Feitsma Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen

20 Jirnsum Sjoerd Feitsma Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen Friens Sjoerd Feitsma Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen Idaerd Sjoerd Feitsma Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen Aegum Sjoerd Feitsma Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen F. Nijlân Harry van der Molen Rikkie Hagen Bram Bleeker / Kevin Bosma Aldlân Harry van der Molen Rikkie Hagen Gerard Langhout/Jan Plantinga Reduzum Harry van der Molen Jitze de Vries Gerard Langhout/Simon Veen Warstiens Harry van der Molen Jitze de Vries Gerard Langhout/Koop Bakker Warten Harry van der Molen Jitze de Vries Gerard Langhout/Koop Bakker Wergea Harry van der Molen Jitze de Vries Gerard Langhout/Koop Bakker De wijk/dorpenmanagers zijn via (algemene telefoonnummer van de gemeente) te bereiken, en ook per algemene team Wijkmanagement: wijkmanagement@leeuwarden.nl Jurjen van der Weg: jvdweg@leeuwarden.nl Bram Louwerse: blouwerse@leeuwarden.nl Rikkie Hagen: rhagen@leeuwarden.nl Anja Reus: areus@leeuwarden.nl Jitse de Vries: jdevries@leeuwarden.nl Femke Woudenberg ( communicatie en secretariaat) : fwoudenberg@leeuwarden.nl

21 Bijlage II. Richtlijn Wijk-/dorpsbudget Doel wijk/dorpsbudget Het budget voor de wijk/dorp is bedoeld voor incidentele investeringen of activiteiten in de wijk. Hoogte wijk/dorpsbudget De hoogte van het wijk/dorpsbudget wordt bepaald door: het aantal inwoners in een wijk/dorp. Een keer in de vier jaar (op de peildatum) wordt bekeken hoeveel inwoners de wijk/het dorp heeft. De eerstvolgende peildatum is 1 januari 2016; een vast bedrag per inwoner. Dit bedrag wordt op de peildatum geïndexeerd voor de kleine wijken en dorpen is er een aangepast budget vastgesteld. bijzondere omstandigheden, waarbij het aantal inwoners sterk verandert, zoals stedelijke vernieuwing, renovatie of nog te realiseren woonwijken, kunnen aanleiding zijn tot tussentijdse aanpassing van het budget. Bestedingscriteria wijk/dorpsbudget Het wijk/dorpsbudget wordt alleen gebruikt voor incidentele zaken. Het initiatief voor besteding ligt bij panelleden of bewoners al dan niet met in de wijk/dorp werkzame instellingen. Het initiatief heeft draagvlak in de wijk/dorp. Het doel dient een publiek belang, met andere woorden: het vindt plaats in de openbare ruimte of komt ten goede aan (een grote groep) bewoners in de wijk/dorp. Bestedingsinitiatieven mogen niet indruisen tegen het gemeentelijk beleid of wet- en regelgeving. Verplichtingen gemeente Zo snel mogelijk in het nieuwe kalenderjaar levert de gemeente een overzicht met de beschikbare budgetten voor dat kalenderjaar. Hierop wordt de door het panel ingediende begroting voor besteding van het budget vermeld. Ook worden de gereserveerde budgetten van voorgaande jaren opgenomen. Wijkmanagement levert op de peildatums 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. De gemeente informeert panels over relevante aanpassingen in gemeentelijke en landelijke regelgeving. Na goedkeuring van de panelbegroting is het budget vanaf 1 januari van het betreffende kalenderjaar beschikbaar voor het panel. Bij besteding van het budget voor een investering in de openbare ruimte zorgt de gemeente voor een offerte richting panel. Ook geeft de gemeente de opdracht tot uitvoering (uiteraard na goedkeuring van de offerte door het panel). In de offerte zijn tevens kosten voor beheer en onderhoud opgenomen. De gemeente zorgt voor betaling van door panels ingediende facturen. De betaaltermijn is 30 dagen na factuurdatum. Verplichtingen panel Het panel maakt voor 1 november voorafgaand aan ieder nieuw kalenderjaar een begroting met voorgenomen bestedingen en verstrekt deze aan het team Wijkmanagement.

22 Het panel is verantwoordelijk voor tijdige en correcte besteding van het budget. Beslissingen over bestedingen of reserveringen van het budget worden in principe vastgelegd als besluit in de notulen van de betreffende panelvergadering. Bij besteding van het budget voor een investering in de openbare ruimte dient het panel vooraf te overleggen met het team Wijkmanagement. Betalingsfacturen worden ingediend bij het team Wijkmanagement en voldoen aan de volgende voorwaarden: o de facturen zijn voorzien van een handtekening voor akkoord van het panel; tevens is aangegeven ten laste van welk budget de factuur moet worden gebracht. o in plaats hiervan mag ook een ingevuld registratieformulier worden bijgevoegd. Voor bepaalde investeringen is het mogelijk de BTW te verrekenen. Dit betekent dat het budget voor het bedrag exclusief BTW wordt belast. In dat geval dient de factuur geadresseerd te zijn aan de gemeente Leeuwarden. In de toelichting op de nota moet staan voor welk panel de opdracht is uitgevoerd. Nadere toelichting op de BTW-verrekening is te vinden onder Verrekening BTW op facturen, verderop in deze bijlage. Indien het wijk/dorpsbudget in het betreffende kalenderjaar niet is besteed, kan een reservering worden vastgelegd met een bepaald doel. Vastlegging van de reservering vindt plaats via het registratieformulier. Een reservering dient uiterlijk 15 december van het betreffende kalenderjaar te worden ingediend bij het team Wijkmanagement. Indien geen reservering wordt vastgelegd voor niet besteed budget vervalt dit budget aan het eind van het kalenderjaar. Minstens één keer per jaar legt het panel mondeling of schriftelijk verantwoording af aan de bewoners van de wijk of het dorp voor gedane investeringen. Het panel maakt dan ook kenbaar welke initiatieven er zijn voor de besteding van het wijk/dorpsbudget in de toekomst. Aanvullende richtlijnen voor wijkpanels en dorpsbelangen die eigen budget beheren Voor panels die zelf het wijk/dorpsbudget beheren, gelden dezelfde richtlijnen en criteria als hierboven, met uitzondering van de procedure rond indiening en betaling van facturen. Omdat eigen budgetbeheer plaatsvindt, is het niet mogelijk om de BTW met de gemeente te verrekenen. Het wijk/dorpsbudget wordt dus belast voor het bedrag inclusief BTW. Het panel dient een aparte bankrekening te openen die alleen gebruikt mag worden voor het ontvangen en beheren van panelbudgetten. De administratie dient op dusdanige wijze te worden gevoerd dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. (Tip: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen!) De gemeente stort het wijk/dorpsbudget op de hiervoor bestemde bankrekening als aan de gestelde voorwaarden is voldaan (o.a. tijdige indiening begroting). Op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar, levert het panel een rapportage van bestedingen/reserveringen van het wijk/dorpsbudget aan bij het team Wijkmanagement.

23 Verrekening BTW op facturen Panels kunnen gebruikmaken van de mogelijkheid tot BTW-verrekening door de gemeente. Dit geldt voor een deel van de bestedingen uit het wijk/dorpsbudget. Het voordeel hiervan is dat het panel meer met het beschikbare budget kan doen. Om de BTW op facturen te kunnen verrekenen, moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan: 1. De factuur moet op naam van de gemeente Leeuwarden zijn gesteld. 2. Er moet onderscheid worden gemaakt tussen een prestatie die aan de gemeente wordt geleverd, en de aanschaf van duurzame goederen door of ten behoeve van derden. 3. Voor leveringen of diensten verricht aan de gemeente is de BTW compensabel. BTW die in rekening wordt gebracht bij investeringen in voorzieningen in de openbare ruimte, is volledig verrekenbaar. De investering gebeurt meestal op initiatief van een panel, maar altijd na goedkeuring door en in opdracht van de gemeente. De voorziening bevindt zich ook op gemeentelijk eigendom. De BTW op zaken die door de gemeente worden aangeschaft ten behoeve van een of meer individuele derden is niet compensabel. Hiermee wil de wetgever voorkomen dat een gemeente voor derden als een soort intermediair gaat optreden om daarmee compensatie van BTW te krijgen. Niet compensabel is de BTW bijvoorbeeld bij: etentjes: deze zijn er formeel gezien niet ten behoeve van de gemeente maar ten behoeve van individuen (in dit geval de panels); aanschaf van apparatuur (computer, fototoestel e.d.): deze apparatuur wordt niet aan de gemeente geleverd en ook niet door de gemeente gebruikt. Gemeente is/wordt ook geen eigenaar; aanschaffingen voor verenigingen (bijvoorbeeld materialen voor sportverenigingen).

24 Bijlage III. Richtlijn panelbudget Doel panelbudget Dit budget is gericht op het functioneren van het panel. Bestedingsdoelen kunnen bijvoorbeeld zijn: vergaderkosten, kosten wijk-/dorpskrant, representatiekosten, advisering/begeleiding bij bijvoorbeeld opstellen visie, uitvoering van enquêtes. Hoogte panelbudget De hoogte van het budget is gebaseerd op het aantal inwoners in een wijk/dorp. Er zijn verschillende categorieën, namelijk: Aantal inwoners (vanaf ) Aantal inwoners tussen 1400 en 4400 (vanaf ) Aantal inwoners > 4400 (vanaf ) Voor de wijken/dorpen met minder dan 200 inwoners wordt een aangepast budget vastgesteld. Werkwijze beheer panelbudget Er zijn drie mogelijkheden, namelijk: 1. de gemeente beheert het budget volledig; 2. het panel beheert het budget zelf, hiervoor dient het panel rechtspersoon te zijn; 3. het panel beheert het budget gedeeltelijk zelf (en hoeft dan geen rechtspersoon te zijn) De drie beheermogelijkheden worden hieronder uitgewerkt: 1. De gemeente beheert het budget volledig: Het panel beslist zelf waaraan het budget wordt besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen. Als het panel opdrachten wil geven groter dan 3.500, dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement. Het panel dient goedgekeurde facturen in bij de gemeente. De gemeente betaalt de facturen uiterlijk binnen 30 dagen na factuurdatum. De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget. 2. Het panel beheert het budget zelf, hiervoor dient het panel rechtspersoon te zijn: Het panel beslist zelf waaraan het budget wordt besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen. Als het panel opdrachten wil geven groter dan dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement. Het panel zorgt zelf voor betaling van facturen en bijhouden van de administratie. De administratie dient op dusdanige wijze gevoerd te worden dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. (Tip: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen!) Na indiening van een verantwoording van de bestedingen in de voorgaande voorschotperiode wordt een voorschot voor de volgende periode verstrekt. Het voorschot bedraagt per keer maximaal Hiervan kan worden afgeweken als een panel een dusdanige grote uitgave heeft dat het maximaal te verstrekken voorschot hiervoor niet toereikend is. Verzoek om een hoger voorschot dient onderbouwd te worden met betreffende opdracht/factuur.

25 De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget. 3. Het panel beheert het budget gedeeltelijk zelf (en hoeft dan geen rechtspersoon te zijn): Het panel beslist zelf waaraan het budget wordt besteed, uiteraard binnen de vastgestelde bestedingsdoelen. Het panel zorgt zelf voor betaling van facturen tot 500 en het bijhouden van de administratie hiervoor. Door het panel goedgekeurde facturen boven de 500 worden bij de gemeente ingediend; de gemeente draagt vervolgens zorg voor betaling van deze facturen. Als het panel opdrachten wil geven groter dan dient vooraf te worden overlegd met Wijkmanagement. De administratie dient op dusdanige wijze gevoerd te worden dat controle hierop eenvoudig kan plaatsvinden. (Tip: laat betalingen zoveel mogelijk via de bank verlopen!) Na indiening van een verantwoording over de voorgaande voorschotperiode wordt een voorschot voor de volgende periode verstrekt. Het te verstrekken voorschot bedraagt maximaal per periode. De gemeente verstrekt op de peildata 1 mei, 1 oktober en 31 december van het betreffende kalenderjaar een rapportage van de bestedingen. Aan het eind van het kalenderjaar vervalt niet besteed budget. Colofon Dit handboek is een uitgave van de gemeente Leeuwarden team Wijkmanagement Adres: Oldehoofsterkerkhof 2 Postbus JA Leeuwarden adres: wijkmanagement@leeuwarden.nl September 2015

26