Handleiding. BaseNet Internet Projects

Transcriptie

1 Handleiding BaseNet Internet Projects

2 Handleiding: BaseNet Internet Projects

3 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Advocatuur Een dossier aanmaken Roladministratie Dossierfacturatie Invoervoorbeelden Incasso module Een dossier aanmaken Importeren van incassodossiers Werken vanuit het zoekscherm met de incassodossiers Aanmaken van een betalingsregeling Ontvangen betalingen van wederpartij bij de klant Dagvaarden Derdengelden administratie in samenwerking met de eigen administratie Inleiding Ontvangen bankbetalingen van wederpartij Bedragen verrekenen met uw cliënt Incasso instellingen Incasso statussen Incasso beëindigings reden Incasso staffels Workflows aanmaken Standaard inrichting workflows Aanmaken van workflows Relatiebeheer Een particulier aanmaken Een bedrijf aanmaken Contactpersoon toevoegen Selecties en mailings Importeren van relaties Een mislukte import nogmaals aanbieden Relaties ontdubbelen Agenda en Taken Aanmaken van een agendapunt Doorzoeken van de agenda Taken aanmaken Correspondentie Een bericht versturen Uw archiveren Een omzetten naar een taak Een brief aanmaken Zoek brieven en s Correspondentie zoeken Overige functies Scanner inbox Instellingen Gebruik Een out-of-office reply instellen voor uw account Uren/Projecten Uren per dag Inleiding urenregistratie iii

4 Handleiding 1.2. Invoer van losse urenregels Uren snelinvoer (multi-uren scherm) Uren divers Zoekscherm uren Wijzig project Uren invoeren via de stopwatch Projecten Een nieuw project aanmaken Factureren vanuit het project Taakbeheer in het project Opmerkingen Projecten facturatie Evenementen Inleiding Evenementen Een evenement aanmaken Activiteiten aanmaken Genodigden toevoegen aan het evenement Deelnemers Deelnemer afmelden voor deelname Deelnemer afmelden voor mailing Administratiemodule Stamgegevens Invoeren van de administratiegegevens Grootboekrekeningen aanmaken/aanpassen Dagboeken aanmaken/aanpassen Producten en Diensten BTW code/percentage instellingen Herinneringstekst per type herinnering Standaard memoriaal Dagboeken Inkomende facturen Uitgaande facturen Handmatig invoeren van bankmutaties Importeren van bankmutaties/afschriften Gebruik van het memoriaal Contracten Aanmaken van contracten Factureren van contracten Overzichten Debiteuren/Project kaart Het versturen van herinneringen naar debiteuren Aanmaken van een incasso bestand Openstaande debiteuren per jaar per periode Crediteuren/Project kaart Openstaande crediteuren actueel Openstaande crediteuren per jaar per periode Bekijken en wijzigingen grootboekmutaties Exporteren van grootboekmutaties Balans en verlies & winst rekening Verwerkingen en controles Verwerken van de dagboeken Openen/Sluiten van de boekperioden BTW aangifte Openen nieuw boekjaar met openingsbalans iv

5 Handleiding Vaste activa Afschrijfmethoden Activagroepen Vaste Activa beheren... Derdengelden administratie Bankboek derdengeldenrekening Openstaande saldo derdengelden crediteuren / Aanmaken betalingsbestand Derdengeldenbetalingen gekoppeld aan uw dossiers... Loonadministratie Aanmaken loonadministratie Invoeren van een nieuwe werkgever Toevoegen van werknemers Periodieke verloning en loonstroken Doorzetten van periodieke verloning De loonstroken Administratieve afhandelingen Belastingdienst Loonjournaalpost Uit te betalen lonen... Beheer Bedrijfsinstellingen Inleiding Bedrijfsinstellingen Systeem Project Relatiebeheer Advocatuur Agenda Taken Correspondentie Kenmerken Uren Templates Facturatie Klanten intranet Administratie Persoonlijk PDA Webdav Workflows Workflows aanmaken... Persoonlijke Instellingen Inleiding persoonlijke Instellingen Persoonlijk Relatiebeheer Agenda Taken Uren PDA Webdav... Templates ontwikkelen en aanpassen Templates in BaseNet Online CRM Voordefinities en koppelingen Voordefinities... v

6 Handleiding 2.2. Koppelingen met entiteiten Koppeling van velden Koppeling van uw bedrijfsgegevens HTML templates Nieuwe template maken Bestaande template aanpassen RTF templates Brieftemplates ontwikkelen en aanpassen Nieuwe brieftemplate maken Bestaande brieftemplate aanpassen Voorbeelden templatecodes Templatecodes voor een Templatecodes van relaties voor een Templatecodes van projecten voor een Templatecodes van dossiers voor een Templatecodes van medewerkers voor een Templatecodes voor een brief / fax Templatecodes van relaties voor een brief / fax Templatecodes van projecten voor een brief / fax Templatecodes van dossiers voor een bief / fax Templatecodes van medewerkers voor een brief / fax Templatecodes voor de datum voor / brief / fax Templatecodes voor de bedrijfsgegevens Voorgedefinieerde templatecodes Dienstenmatrix Overzicht modules en functionaliteiten Tips en trucs Sneller zoeken met % teken Snel een nieuw onderdeel opstarten met de quicklaunch Menu-onderdelen in tabbladen of losse vensters weergeven Handig werken met datumvelden Snelle acties bij gekoppelde relaties Mail overhalen uit Outlook Veel gestelde vragen Agenda en Taken Hoe pas ik de kleuren in de agenda aan? Hoe maak ik een groepsafspraak / verstuur ik een uitnodiging? Correspondentie Hoe archiveer ik een ? Waar vind ik mijn onverzonden s? Ik kan mijn gearchiveerde document niet terugvinden Hoe verstuur ik een mailing? Administratie Hoe maak ik een creditfactuur? Hoe boek ik een creditfactuur weg? Hoe verstuur ik een factuur per ? Hoe verstuur ik een herinnering per ? Hoe boek ik een deelbetaling af in de bank? Ik krijg een melding bij het importeren van het bankboek, dat de factuur in een latere periode is geboekt. Wat nu? Welk bestandsformaat moet ik selecteren voor de bankimport? Het lukt mij niet een inkomende factuur op de status 'Geboekt' te krijgen Ik kan mijn boeking niet terugvinden.... vi

7 Handleiding Hoe komt het dat er een verschil zit tussen mijn debiteuren- of crediteurensaldo op de balans en mijn openstaande posten? Wat moet ik doen bij een nieuw boekjaar? Hoe pas ik de herinneringsteksten aan?... Stappenplan facturatie 21 procent btw Aanmaken btw code 21 procent... Beheer bedrijfsinstellingen Hoe maak ik een gebruiker aan? Hoe zet ik een gebruiker op inactief? Hoe pas ik een brief template aan? Hoe pas ik een template aan? Is het mogelijk in extra vrij velden of nieuwe velden te maken? Kan ik ook gegevens importeren in BaseNet?... Persoonlijke instellingen Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? Hoe reset ik de login? (foutieve login) Hoe zorg ik er voor dat ik inzage krijg in de agenda van mijn collega's? Hoe werkt Webdav?... Overig BaseNet opent geen nieuwe schermen vanwege een pop-up blocker. Hoe pas ik dat aan?... vii

8 Lijst van tabellen Dienstenmatrix Speciale karakters in datumvelden viii

9 Lijst van voorbeelden 2.1. Voorschot facturatie Fixed bedrag facturatie Verschotten Toevoegingszaak facturatie Factuur splitsing Voorbeeld van een terugbeltaak Het verloop van een workflow Voorbeeld van een templatecode Voorbeeld van zoeken met behulp van % Voorbeeld van een nieuwe mail via de quicklaunch ix

10 Hoofdstuk 1. Voorwoord In deze handleiding staan stapsgewijs veel gebruikte functies binnen BaseNet Internet Projects beschreven. Als u op zoek bent naar een aantal handige tips en trucs kunt u het beste het hoofdstuk Tips en trucs raadplegen. Ieder hoofdstuk begint met een blok met menustappen welke er als volgt uitziet: Servicedesk -> Handleiding In het bovenstaande geval heeft de uitleg betrekking op het menu "handleiding" welke u in BaseNet Online CRM na het inloggen via het menu aan de linkerzijde terug kunt vinden. Klik eerst op servicedesk en vervolgens op handleiding om dit specifieke menu weer te geven. Knoppen zien er als volgt uit: voorbeeldknop. Wij werken continu aan de verbetering van onze dienstverlening. Hiervan is de handleiding ook een belangrijk onderdeel. Mocht u eventuele onvolkomenheden aantreffen in deze handleiding, dan stellen wij het zeer op prijs als u dit wilt melden aan onze servicedesk via het contactformulier in BaseNet Online CRM. Deze kunt u vinden via Servicedesk -> Contact Wij hopen dat deze handleiding u kan ondersteunen bij uw werkzaamheden binnen BaseNet Online CRM. Met vriendelijke groet, Het team van BaseNet Online CRM 1

11 Hoofdstuk 2. Advocatuur 1. Een dossier aanmaken Advocatuur -> Dossiers Klik op nieuw Onderstaand scherm verschijnt nu: In het bovenste gedeelte van het dossierscherm voert u de advocaten en relaties in. Hier kunt u uw relatie invoeren (contactpersoon, bedrijf, particulier), een behandelend advocaat en een verantwoordelijk advocaat. De laatste twee zijn altijd medewerkers van het kantoor. Het is mogelijk om de relaties aan te maken tijdens het invoeren van het dossier of een bestaande relatie te koppelen. Om een nieuwe relatie in te voeren klikt u op het icoontje met het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u de gegevens van uw relatie kunt invullen. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren. Als u eerst de relaties wilt aanmaken kunt u dit doen via het menu: relatiebeheer. Kies vervolgens voor de soort relatie (particulieren, bedrijven of contactpersonen). Klik op nieuw aan de rechterzijde van het scherm om de relatie aan te maken. Om deze te koppelen in het dossier voert u een deel van de naam in en klikt u op "tab" om de relatie te koppelen. In het tabblad algemeen kunt u het rechtsgebied instellen. Deze lijst kunt u eventueel verder aanvullen als u beheerders rechten hebt via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Advocatuur -> Rechtsgebied Tabblad Opmerkingen In het tabblad opmerkingen kunt u een korte omschrijving toevoegen aan het dossier. Onder "alert opmerking" kunt u belangrijke opmerkingen invullen. Bijvoorbeeld "let op: er wordt gewacht op een nieuwe voorschot betaling" Het instellen van uurtarieven 2

12 Advocatuur Belangrijk Om goed met uurtarieven op dossiers te werken is onderstaande van belang. Er zijn vier levels met uurtarieven. 1. Medewerkers tarief per dossier 2. Algemeen dossier tarief 3. Medewerker tarief 4. Kantoor tarief Het systeem kijkt eerst of level 1 is ingevuld, zo ja dan wordt dat tarief gepakt. Wanneer het niet is ingevuld wordt elke keer een level hoger gekeken. De level 3 en level 4 tarieven kunt u wijzigen wanneer u beheerders rechten heeft. Gaat u hiervoor naar: Beheer > Bedrijfsinstellingen -> Uren en vervolgens naar "standaard uurtarief" (level 4) of "uurtarieven per medewerker" (level 3). Onder het tabblad "Financieel" en vervolgens "Uren/Tarieven afspraken" kunt u een uurtarief instellen voor het dossier (standaard tarief, level 2). Ook kunt u per medewerker een tarief instellen met de knop nieuw (level 1). Let op: Indien het dit tabblad volledig leeg gelaten wordt gebruikt het systeem automatisch het centraal ingestelde kantoor tarief. Fixed bedrag Het bedrag dat ingevuld wordt in dit veld zal in rekening worden gebracht bij de facturatie. Er zullen GEEN uren in rekening gebracht worden. Doorbelastingen en eventuele kantoorkosten zullen WEL in rekening worden gebracht. Kantoorkosten In het veld kantoorkosten kunt u per dossier de kantoorkosten ingeven. Als u beschikt over beheerdersrechten kunt u een standaard percentrage voor kantoorkosten ingeven, uiteraard is een afwijking per dossier mogelijk. Voorschot Als u met een voorschot wilt werken kunt u in het veld voorschot een bedrag invoeren. Bij de eerste nota welke u aanmaakt zal dit voorschotbedrag in rekening gebracht worden. Bij het aanmaken van een tweede nota zal het systeem het voorschot automatisch verrekenen. De velden "voorschot gefactureerd" en "voorschot verrekend" tonen direct wat er aan voorschot in rekening is gebracht en hoeveel er al is verrekend aan voorschot. Reiskosten Als u met reiskosten wilt werken kunt u kiezen voor: 1. Reiskosten per bezoek 2. Een tarief per kilometer De reiskosten per bezoek kunt u per dossier ingeven of via beheer op hoofdniveau. Een kilometertarief is enkel in te stellen op hoofdniveau. Vergeet niet bij het invoeren van uw uren het veld "reiskosten" op "ja" te zetten om reiskosten mee te nemen. Als u met een kilometertarief werkt dient u bij het invoeren van uren ook uw kilometers in te geven. Zie de screenshot hieronder ter verduidelijking: 3

13 Advocatuur Tabblad overige Onder het tabblad overige kunt u eventuele velden aanmaken welke u mist binnen BaseNet Online CRM. Om deze velden te kunnen definieren dient u te beschikken over beheerdersrechten. Ga naar: Beheer -> Bedrijfstinstellingen -> Advocatuur -> Dossier instellingen om de velden aan te maken. Het splitsen van facturen Via het tabblad factuursplitsing welke u kunt terugvinden onder het tabblad "financiele afspraken" is het mogelijk om facturen te splitsen. Er zijn twee mogelijkheden om facturen te splitsen: 1. Splitsing op basis van een percentage 2. Splitsing op basis van vaste bedragen Bij 'een percentage' kunt u een percentage ingeven welke het systeem vervolgens zal gebruiken voor het splitsen van de te factureren bedragen. De optie "vaste bedragen" is gekoppeld aan het veld "fixed fee". Bij een dergelijke splitsing zal u dus rekening moeten houden met dit veld. Door het veld restant aan te vinken zal het systeem automatisch het verschil tussen de "fixed fee" en de eerste splitsingsregel invullen. 2. Roladministratie Advocatuur -> Roladministratie Tip Om optimaal te werken met de roladministratie binnen BaseNet Online CRM is het essentieel dat u via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Advocatuur -> Roladministratie standaard handelingen invoert. Aan deze handelingen kunt u agendapunten en taken koppelen. Een rolhandeling invoeren Klik op Nieuw Er verschijnt een nieuw venster waar u diverse gegevens kunt invoeren: 4

14 Advocatuur Dossier Hier kunt u een dossier koppelen. De rol handeling wordt direct gekoppeld aan het dossier en is hierdoor ook in het dossierscherm terug te vinden. Rolnummer Hier kunt u het rolnummer invullen. Rechtbank Hier kunt u een rechtbank selecteren. Rol referentie Vul hier de referentiecode in. Handeling Selecteer hier een handeling welke u in de beheerdersmodule heeft aangemaakt. Door de datum in te vullen kunt u automatisch agendapunten en taken genereren. 3. Dossierfacturatie Advocatuur -> Dossierfacturatie Via het scherm "Dossierfacturatie" kunt u dossiers factureren. Dossiers worden in dit zoekscherm alleen getoond indien er iets te factureren is. Het is belangrijk dat uw dossiers een goede status hebben zodat u ze eenvoudig kunt terugvinden. Let goed op op welke status(sen) u zoekt in dit zoekscherm. Via het veld "Uren t\m" en "Doorbelastingen t\m" kunt u eenvoudig filteren op uren en doorbelastingen tot de door u ingevulde datum. Dit is bijvoorbeeld handig als u uren en doorbelastingen tot een bepaalde datum wilt factureren. Tip Indien u alleen uren wilt factureren terwijl er voor dat betreffende dossier ook doorbelastingen te factureren zijn, kunt u in het veld "Doorbelastingen t/m" een datum invullen welke 5

15 Advocatuur voor de betreffende doorbelastingen ligt (bijv ). Zo worden de doorbelastingen buiten beschouwing gelaten. Dit kan natuurlijk ook andersom gebruikt worden indien er alleen doorbelastingen gefactureerd dienen te worden. Tip Het is mogelijk om voorafgaand aan de facturatie een overzicht uit te draaien van het onderhanden werk. Om dit te doen selecteert u de desbetreffende dossiers en kiest aan de linkerzijde voor "Overzichten". Selecteer vervolgens het rapport "rtf OHW relatie project" om een Word bestand te krijgen met hierin de te facturen uren en doorbelastingen. 1. Klik op Zoek om een lijst met factureerbare dossiers te zien. In de lijst ziet u direct wat er open staat aan uren, doorbelastingen, voorschotten, fixed bedragen en toevoegingen. 2. Als u nog correcties wilt maken in de uren hoeft u slechts te klikken op "openstaande uren" in de lijst. Een nieuw scherm opent met hierin de uurregels welke klaar staan voor facturatie. In dit stadium kunt u nog wijzigingen aanbrengen in omschrijvingen e.d. Als u wijzigingen wilt doorvoeren in overige zaken zoals de voorschotten, fixed bedragen, doorbelastingen of toevoegingszaken dan dient u dubbel te klikken op het dossier om het daar aan te passen. 3. In dit stadium zijn de facturen nog afzonderlijk aan te passen. Dit kunt u doen door op de link te klikken met "Open factuur:" gevolgd door het aangemaakte factuurnummer. Er verschijnt nu een nieuw venster zoals hieronder: In dit scherm kunt u de factuur nog handmatig corrigeren of extra regels toevoegen. 4. Na controle kunt u de facturen gaan aanmaken. Dit doet u door de desbetreffende dossiers in de lijst aan te vinken en vervolgens op de knop Maken/Bijwerken facturen te klikken. De facturen worden nu aangemaakt en er zal na voltooiing hiervan een nieuw venster verschijnen met de mededeling dat er een x aantal facturen zijn aangemaakt. Dit venster dient slechts ter controle. 6

16 Advocatuur 5. Om de facturen na het aanmaken te printen klikt u op de knop Print/Verwerk Facturen. Onderstaande scherm verschijnt in beeld. In het tekstveld is het mogelijk een tekst aan te geven die bij het uitprinten bij alle facturen wordt toegevoegd. De data die zijn ingevuld bij 'Factuur verzend datum', 'Boekjaar' en 'Periode' worden overgenomen in de factuur tijdens de verwerking. 6. Klik op Print om de facturen uit te printen. 7. Als alle facturen correct zijn is het tijd om de facturen te verwerken. Door dit te doen zullen de zojuist aangemaakte facturen de status "Gefactureerd" krijgen en doorgezet worden naar uw administratie. Hiervoor vinkt u nogmaals alle dossiers aan en klikt u op de knop Print / Verwerk Facturen klik nu op de knop "verwerk" om de facturen te verwerken. Waarschuwing Na het verwerken van facturen zijn deze NIET meer aan te passen. Dit proces is NIET terug te draaien. Gebruik de verwerk knop alleen als u er zeker van bent dat alle facturen correct zijn. Om eventueel later nog een correctie aan te brengen in de factuur zult u de factuur moeten crediteren. 8. U heeft nu de facturen aangemaakt. De dossiers zullen nu niet meer zichtbaar zijn in de lijst tenzij u er nog uren of kosten op heeft geboekt Invoervoorbeelden Hier vindt u invoervoorbeelden ten behoeve van de facturatie vanuit dossiers. 7

17 Zorg dat u het dossier heeft geopend. Selecteer de tabbladen zoals is aangegeven in de onderstaande afadvocatuur beelding. Voorbeeld 2.1. Voorschot facturatie Selecteer vervolgens de tabbladen zoals is aangegeven op onderstaande afbeelding. Klik vervolgens op Factureren. Het systeem zal een factuur aanmaken met daarin het aangegeven voorschot. Geef in het veld 'Voorschot' het bedrag aan waarvan u een nota wilt maken. Klik vervolgens op Bewaar Open de factuur door dubbel te klikken op de nieuw verschenen regel. Klik in het nieuw geopende scherm op Print factuur. Let op dat u, indien de factuur juist en verstuurd is, de factuur verwerkt. Klik daarvoor op de knop Verwerk. In onderstaande afbeelding ziet u toelichting. Zodra u op Verwerk heeft geklikt, wordt de factuur definitief gemaakt en is deze niet meer aan te passen. Bij de eerstvolgende facturatie zal het voorschot verrekend worden. Indien u dat wilt uitstellen totdat het dossier gereed is kunt u dat instellen via: Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturatie > Factuurinstellingen > Verrekenen voorschot. Daar kunt u een keuze maken of u het voorschot bij de eerstvolgende factuur wilt verrekenen of dat pas wilt doen indien de dossierstatus op 'Gereed' staat. 8

18 Advocatuur Zorg dat u het dossier heeft geopend. Selecteer de tabbladen zoals is aangegeven in de onderstaande afbeelding. Voorbeeld 2.2. Fixed bedrag facturatie Selecteer vervolgens de tabbladen zoals is aangegeven op onderstaande afbeelding. Klik vervolgens op Factureren. Het systeem zal een factuur aanmaken met daarin het aangegeven fixed bedrag. Geef in het veld 'Fixed bedrag' het bedrag aan waarvan u een nota wilt maken. Klik vervolgens op Bewaar Open de factuur door dubbel te klikken op de nieuw verschenen regel. Klik in het nieuw geopende scherm Indien u later nog een extra fixed bedrag op hetzelfde dossier in rekening wilt brengen, dan op Print factuur. Let op dat u, indien de factuur juist en verstuurd is, de factuur verwerkt. Klik daarvoor kunt bedrag dat staat aangegeven in het veld 'Fixed bedrag' ophogen met dat betreffende Tipu hetzodra op de knop Verwerk. u op Verwerk heeft geklikt, wordt de factuur definitief gemaakt en is deze bedrag. Het verschil tussen 'Fixed bedrag' en 'Fixed pr. gefact' zal gefactureerd worden. Zie niet meer aan te passen. onderstaande afbeeling als voorbeeld. Als u wenst dat het dossier als uren dossier verder gaat, dat wil zeggen dat u na het fixed bedrag Tip ook honorarium in rekenig wilt gaan brengen, dan kunt u het veld 'Fixed bedrag' op nul zetten. 9

19 Advocatuur Voorbeeld 2.3. Verschotten Zorg dat u het dossier heeft geopend. Selecteer de tabbladden zoals is aangegeven in onderstaande afbeelding. Typ in het veld 'Prod/Art.' '%verschot'. Door het procentteken te gebruiken wordt er gezocht op alle producten met 'verschot' in de naam. Klik vervolgens op Tab. U zal de keuze krijgen tussen Belaste en Onbelaste verschotten zoals is aangegeven in onderstaande afbeelding. Selecteer een van de twee producten, geef een gewenste omschrijving en prijs aan. Klik vervolgens op de knop Voeg toe. Er zal een factuurregel worden toegevoegd. U kunt deze factureren door te gaan naar het tabblad Facturen en daar te klikken op de knop Factureren. 10

20 Advocatuur Zorg dat u het dossier heeft geopend. Selecteer de tabbladen zoals is aangegeven in de onderstaande afvoorbeeld 2.4. Toevoegingszaak facturatie beelding. Koppel de relatie van de Raad voor Rechtsbijstand in het gelijknamige veld. Pas dan zal het systeem het dossier gaan zien als zijnde een toevoegingszaak. Vul vervolgens in het veld 'Eigen bijdrage' het bedrag Selecteer vervolgens de tabbladen zoals is aangegeven op onderstaande afbeelding. Klik vervolgens op in dat u in rekening wiltzal brengen bij uwaanmaken client en met klik daarin op Bewaar Factureren. et systeem een factuur de eigen bijdrage. Indien deze juist is kunt u door gebruik te maken van de knop Print en Verwerk de factuur uitprinten en verwerken. Zodra u de vaststelling vergoeding van de Raad voor Rechtsbijstand heeft ontvangen kunt u in het tabblad 'Toevoeging' aangeven welke vergoeding u zal ontvangen. Zie hieronder welke velden u hiervoor kunt gebruiken. Ga vervolgens weer naar het tabblad 'Facturen' en klik daar op Factureren. Klik daar op de knop Print en Verwerk om de factuur uit te printen en te verwerken. 11

21 Advocatuur Voorbeeld 2.5. Factuur splitsing Zorg dat u het dossier heeft geopend. Selecteer de tabbladen zoals is aangegeven in de onderstaande afbeelding. Geef bij 'Splitsing' aan of u het te factureren bedrag wilt splitsen aan de hand van een percentage of aan de hand van vaste bedragen. Indien u kiest om de facturatie te splitsen aan de hand van vaste bedragen is het mogelijk om bij de eerste relatie een vast bedrag aan te geven en bij de andere relatie het restant in rekening te brengen door een vinkje te zetten bij 'Restant'. Zie bovenstaande voorbeelden voor de facturatie. 12

22 Hoofdstuk 3. Incasso module 1. Een dossier aanmaken Advocatuur -> Incasso Klik op nieuw Onderstaand scherm verschijnt nu: De behandelend- en verantwoordelijk medewerker worden direct ingevuld met de medewerker die het incassodossier aanmaakt. Indien nodig zijn de medewerkers aan te passen. De cliënt is de schuldeiser. Hier kunt u de cliënt selecteren. Indien de relatie nog niet bestaat, kunt u een nieuwe relatie aanmaken. Klik u op het icoontje met het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u een nieuwe relatie kunt aanmaken. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren. De wederpartij is de schuldenaar. Hier dient de debiteur van uw cliënt geselecteerd te worden. Indien de relatie nog niet bestaat, kunt u een nieuwe relatie aanmaken. Klik u op het icoontje met het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u een nieuwe relatie kunt aanmaken. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren. Als u eerst de relaties wilt aanmaken kunt u dit doen via het menu: relatiebeheer. Kies vervolgens voor de soort relatie (particulieren, bedrijven of contactpersonen). Klik op nieuw aan de rechterzijde van het scherm om de relatie aan te maken. Om de relatie vervolgens te koppelen in het dossier vult u het percentageteken en een deel van de naam in en klikt u op 'tab' om de relatie te koppelen. De naam van het incassodossier wordt automatisch gegenereerd aan de hand van de cliënt en de wederpartij die u hebt geselecteerd in het incassodossier. 13

23 Incasso module In het veld eigen referentie kunt u een referentie meegeven, bijvoorbeeld als dit dossier vanuit een ander systeem komt. Op deze referentie kan ook gezocht worden. In het veld referentie cliënt kunt u de referentie van uw klant ingeven. Hier kan de klant in het klantenportaal op zoeken. Klik op bewaar U kunt nu de vordering(en) toevoegen in het tabblad vorderingen in het incassodossier. Klik op nieuw Onderstaand scherm verschijnt nu: In het veld (fact./decl. nr.) vult u het factuurnummer in van uw cliënt. In het veld datum (fact./decl.) vult u de factuurdatum van de factuur in. In het veld verval datum vult u de vervaldatum in. In het veld bedrag vult het openstaande factuurbedrag in. U kunt eventueel nog opmerkingen plaatsen bij de vordering. Indien u meerder vorderingen wilt invoeren, klik dan op bewaar/nieuw Indien u klaar bent met het invoeren van de vorderingen klik dan op bewaar/sluit Indien u gebruik maakt het klantenportaal worden alle hiervoor gaande stappen door uw eigen klant uitgevoerd. Na het invoeren van de vordering(en), dient u het incassodossier bij te werken. Voor de incassokosten kunt u gebruik maken van de staffel Wet incassokosten. De staffel Voorwerk II blijft nog beschikbaar. Tevens kunt u een eigen percentage of staffel aanmaken. Kijk hiervoor in paragraaf Incasso staffels. Het voorwerk II of de zelf aangemaakte incassopercentage en de rente zullen vervolgens automatisch berekend worden. Klik op bijwerken incasso Een incassodossier dat bijgewerkt is ziet er als volgt uit: 14

24 Incasso module De rente wordt berekend vanaf de vervaldatum tot de rentedatum. Deze rente wordt opgeteld bij de hoofdsom. U kunt de renteberekening bekijken door het incassodossier in het zoekscherm aan te vinken en vervolgens het overzicht 'renteberekening' te kiezen aan de rechterkant. De renteberekening zal in Word geopend worden. Er is ook de mogelijkheid om geen incassokosten in rekening te brengen, maar alleen de rente. Selecteer dan bij in het pulldown van de incassokosten 'geen kosten'. De proceskosten, dossierkosten, aanvullende kosten en overige kosten kunnen handmatig aangevuld worden. De BTW over de incassokosten staan standaard op NVT. Indien de klant BTW plichtig, dient de BTW niet doorbelast te worden naar de wederpartij. Ga naar het tabblad -> financieel -> incasso, hier ziet u het volgende scherm: 15

25 Incasso module Hier kunt u aangegeven of de incassokosten doorbelast dienen te worden. De rente over de vorderingen kunnen eventueel inhouden worden bij de verrekening. Tevens kunt u een provisiepercentage over het geïncasseerde bedrag aangeven, de dossierkosten invullen en minimumkosten invullen die u naar de cliënt wilt factureren. In paragraaf Incasso staffels staat beschreven hoe u een staffel aanmaakt. In dit scherm bestaat ook de mogelijkheid om van het incassodossier een urendossier te maken, waarbij de uren die geschreven zijn gefactureerd worden. Vaak is dit in het begin niet het geval, maar later in het proces wel. Wanneer het incassodossier over gaat naar een urendossier vult u hier met het pulldown menu ja in en vul tevens de datum in. Ook kunt u ervoor kiezen om een vast bedrag te factureren naar de klant, dit stelt u in onder het tabblad "Project info". Alle andere financiële afspraken worden vervolgens genegeerd. Het enige wat in rekening gebracht wordt bij de klant is het vaste bedrag. Na het invoeren van het dossier, zet u de status van dit dossier om naar nieuw. Klik op bewaar/sluit Indien er meerder dossiers door u of door uw cliënten zijn ingevoerd kunt u gebruik maken van ons incassoscherm. In dit scherm kunt u de status en de eerstvolgende taken van de incassodossiers bekijken. 2. Importeren van incassodossiers Beheer-> bedrijfsinstellingen-> systeem -> gegevens importeren -> soort import: incasso vorderingen Boven in het scherm ziet u de volgende gegevens: 16