Handleiding. BaseNet Internet Projects

Transcriptie

1 Handleiding BaseNet Internet Projects

2 Handleiding: BaseNet Internet Projects

3 Inhoudsopgave 1. Voorwoord Relatiebeheer Een particulier aanmaken Een bedrijf aanmaken Contactpersoon toevoegen Selecties en mailings Importeren van relaties Een mislukte import nogmaals aanbieden Relaties ontdubbelen Agenda en Taken Aanmaken van een agendapunt Doorzoeken van de agenda Taken aanmaken Correspondentie Een bericht versturen Uw archiveren Een omzetten naar een taak Een brief aanmaken Zoek brieven en s Correspondentie zoeken Overige functies Scanner inbox Instellingen Gebruik Een out-of-office reply instellen voor uw account Uren/Projecten Uren per dag Inleiding urenregistratie Invoer van losse urenregels Uren snelinvoer (multi-uren scherm) Uren divers Zoekscherm uren Wijzig project Uren invoeren via de stopwatch Projecten Een nieuw project aanmaken Factureren vanuit het project Taakbeheer in het project Opmerkingen Projecten facturatie Evenementen Inleiding Evenementen Een evenement aanmaken Activiteiten aanmaken Genodigden toevoegen aan het evenement Deelnemers Deelnemer afmelden voor deelname Deelnemer afmelden voor mailing Spreekuur / Afspraak Agenda spreekuren Spreekuren iii

4 Handleiding 3. Een bestaand spreekuur meerdere keren kopieren Afspraken inplannen via de snelplanner Gemaakte afspraken controleren Een afspraak behandelen Herhaalafspraken Inter collegiale toetsing Administratiemodule Stamgegevens Invoeren van de administratiegegevens Grootboekrekeningen aanmaken/aanpassen Dagboeken aanmaken/aanpassen Producten en Diensten BTW code/percentage instellingen Herinneringstekst per type herinnering Standaard memoriaal Dagboeken Inkomende facturen Uitgaande facturen Handmatig invoeren van bankmutaties Importeren van bankmutaties/afschriften Gebruik van het memoriaal Contracten Aanmaken van contracten Factureren van contracten Overzichten Debiteuren/Project kaart Het versturen van herinneringen naar debiteuren Aanmaken van een incasso bestand Openstaande debiteuren per jaar per periode Crediteuren/Project kaart Openstaande crediteuren actueel Openstaande crediteuren per jaar per periode Bekijken en wijzigingen grootboekmutaties Exporteren van grootboekmutaties Balans en verlies & winst rekening Verwerkingen en controles Verwerken van de dagboeken Openen/Sluiten van de boekperioden BTW aangifte Openen nieuw boekjaar met openingsbalans Vaste activa Afschrijfmethoden Activagroepen Vaste Activa beheren Loonadministratie Aanmaken loonadministratie Invoeren van een nieuwe werkgever Toevoegen van werknemers Periodieke verloning en loonstroken Doorzetten van periodieke verloning De loonstroken Administratieve afhandelingen Belastingdienst Loonjournaalpost iv

5 Handleiding 3.3. Uit te betalen lonen Beheer Bedrijfsinstellingen Inleiding Bedrijfsinstellingen Systeem Project Relatiebeheer Agenda Taken Correspondentie Kenmerken Uren Templates Facturatie Klanten intranet Administratie Persoonlijk PDA Webdav Workflows Workflows aanmaken Persoonlijke Instellingen Inleiding persoonlijke Instellingen Persoonlijk Relatiebeheer Agenda Taken Uren PDA Webdav Templates ontwikkelen en aanpassen Templates in BaseNet Online CRM Voordefinities en koppelingen Voordefinities Koppelingen met entiteiten Koppeling van velden Koppeling van uw bedrijfsgegevens HTML templates Nieuwe template maken Bestaande template aanpassen RTF templates Brieftemplates ontwikkelen en aanpassen Nieuwe brieftemplate maken Bestaande brieftemplate aanpassen Voorbeelden templatecodes Templatecodes voor een Templatecodes van relaties voor een Templatecodes van projecten voor een Templatecodes van medewerkers voor een Templatecodes voor een brief / fax Templatecodes van relaties voor een brief / fax Templatecodes van projecten voor een brief / fax Templatecodes van medewerkers voor een brief / fax... v

6 Handleiding 5.9. Templatecodes voor de datum voor / brief / fax Templatecodes voor de bedrijfsgegevens Voorgedefinieerde templatecodes Dienstenmatrix Overzicht modules en functionaliteiten Tips en trucs Sneller zoeken met % teken Snel een nieuw onderdeel opstarten met de quicklaunch Menu-onderdelen in tabbladen of losse vensters weergeven Handig werken met datumvelden Snelle acties bij gekoppelde relaties Mail overhalen uit Outlook Veel gestelde vragen Agenda en Taken Hoe pas ik de kleuren in de agenda aan? Hoe maak ik een groepsafspraak / verstuur ik een uitnodiging? Correspondentie Hoe archiveer ik een ? Waar vind ik mijn onverzonden s? Ik kan mijn gearchiveerde document niet terugvinden Hoe verstuur ik een mailing? Administratie Hoe maak ik een creditfactuur? Hoe boek ik een creditfactuur weg? Hoe verstuur ik een factuur per ? Hoe verstuur ik een herinnering per ? Hoe boek ik een deelbetaling af in de bank? Ik krijg een melding bij het importeren van het bankboek, dat de factuur in een latere periode is geboekt. Wat nu? Welk bestandsformaat moet ik selecteren voor de bankimport? Het lukt mij niet een inkomende factuur op de status 'Geboekt' te krijgen Ik kan mijn boeking niet terugvinden Hoe komt het dat er een verschil zit tussen mijn debiteuren- of crediteurensaldo op de balans en mijn openstaande posten? Wat moet ik doen bij een nieuw boekjaar? Hoe pas ik de herinneringsteksten aan? Stappenplan facturatie 21 procent btw Aanmaken btw code 21 procent Beheer bedrijfsinstellingen Hoe maak ik een gebruiker aan? Hoe zet ik een gebruiker op inactief? Hoe pas ik een brief template aan? Hoe pas ik een template aan? Is het mogelijk in extra vrij velden of nieuwe velden te maken? Kan ik ook gegevens importeren in BaseNet? Persoonlijke instellingen Hoe pas ik mijn wachtwoord aan? Hoe reset ik de login? (foutieve login) Hoe zorg ik er voor dat ik inzage krijg in de agenda van mijn collega's? Hoe werkt Webdav? Overig BaseNet opent geen nieuwe schermen vanwege een pop-up blocker. Hoe pas ik dat aan?... vi

7 Lijst van tabellen Dienstenmatrix Speciale karakters in datumvelden vii

8 Lijst van voorbeelden Voorbeeld van een terugbeltaak... Het verloop van een workflow... Voorbeeld van een templatecode... Voorbeeld van zoeken met behulp van %... Voorbeeld van een nieuwe mail via de quicklaunch... viii

9 Hoofdstuk 1. Voorwoord In deze handleiding staan stapsgewijs veel gebruikte functies binnen BaseNet Internet Projects beschreven. Als u op zoek bent naar een aantal handige tips en trucs kunt u het beste het hoofdstuk Tips en trucs raadplegen. Ieder hoofdstuk begint met een blok met menustappen welke er als volgt uitziet: Servicedesk -> Handleiding In het bovenstaande geval heeft de uitleg betrekking op het menu "handleiding" welke u in BaseNet Online CRM na het inloggen via het menu aan de linkerzijde terug kunt vinden. Klik eerst op servicedesk en vervolgens op handleiding om dit specifieke menu weer te geven. Knoppen zien er als volgt uit: voorbeeldknop. Wij werken continu aan de verbetering van onze dienstverlening. Hiervan is de handleiding ook een belangrijk onderdeel. Mocht u eventuele onvolkomenheden aantreffen in deze handleiding, dan stellen wij het zeer op prijs als u dit wilt melden aan onze servicedesk via het contactformulier in BaseNet Online CRM. Deze kunt u vinden via Servicedesk -> Contact Wij hopen dat deze handleiding u kan ondersteunen bij uw werkzaamheden binnen BaseNet Online CRM. Met vriendelijke groet, Het team van BaseNet Online CRM 1

10 Hoofdstuk 2. Relatiebeheer Relatiebeheer vormt het hart van de applicatie. Alle onderdelen, waaronder onder andere agenda, , taken en projecten zijn direct inzichtelijk bij uw relaties. Bij het koppelen van deze onderdelen bouwt u direct relatiehistorie op. 1. Een particulier aanmaken Relatiebeheer -> Particulieren Procedure 2.1. Een particulier aanmaken 1. Klik op Nieuw Onderstaand scherm verschijnt: Vul de gegevens zo uitgebreid mogelijk in om zo goed mogelijk gebruik te maken van BaseNet Online CRM. Tip BaseNet Online CRM maakt gebruik van een postcode zoeker. U hoeft alleen het huisnummer en de postcode in te vullen, klik vervolgens op Zoek adres met postcode en huisnummer Indien de particulier ook bekend is bij een bedrijf, kunt u het bedrijfsadres kopieeren van het bedrijf door het bedrijf te koppelen bij het bedrijfsadres. 2. In het tabblad 'Overige' is het mogelijk om de persoonlijke gegeven van de particulier in te vullen zoals BSN nummer, geboortedatum, nationaliteit, etc. 3. In het tabblad 'Partner' kunt u de partner van de particulier koppelen. U kunt hier ook direct een nieuwe particulier aanmaken. Indien de partner nog niet is ingevoerd in BaseNet Online CRM. Klik dan op Nieuwe partner koppelen 2. Een bedrijf aanmaken Relatiebeheer -> Bedrijven 2

11 Relatiebeheer Procedure 2.2. Een bedrijf aanmaken 1. Klik op Nieuw. Onderstaand scherm verschijnt. 2. Vul alle gegevens in. Door op de knop Zoek adres met postcode en huisnummer te klikken vult het systeem automatisch de straat- en plaatsnaam in. Kijkt u ook nog even onder de tabbladen Overige (om de aanhef in te voeren) en Contactpersonen om eventueel contactpersonen toe te voegen. Klik op Bewaar om de relatie aan te maken. 3. Contactpersoon toevoegen Relatiebeheer -> Contactpersonen Er zijn meerdere manieren om contactpersonen in te voeren. Contactpersonen kunt u direct aanmaken onder een bedrijf, via de ingang contactpersonen of via het actie menu. In deze handleiding gaan wij in op het aanmaken van een contactpersoon via het actiemenu. Procedure 2.3. Het aanmaken van een contactpersoon Tip Het is mogelijk om een nieuwe bedrijfsrelatie aan te maken tijdens het aanmaken van een nieuw contactpersoon. 3

12 Relatiebeheer Vul in het rood omcircelde veld een bedrijfsnaam in. Zodra u op Bewaar klikt wordt er bij het aanmaken van de nieuwe contactpersoon ook een nieuwe bedrijfsrelatie aangemaakt. 1. Klik op de "actieknop" bovenin en kies voor "nieuwe contactpersoon". Er verschijnt nu een nieuw scherm waar u de gegevens van de contactpersoon kunt invoeren. 2. Vul in dit scherm alle naw-gegevens in. De velden Titel (voor) en Titel (na) kunt u gebruiken om titels als mr. drs. of bijvoorbeeld (MBA) in te vullen. Deze titels worden bijvoorbeeld bij mailings meegenomen. 3. Vergeet niet het veld postadres in te vullen. Dit adres wordt gebruikt bij het versturen van bijvoorbeeld brieven of mailings aan de contactpersoon. 4. In het midden van het scherm vindt u het veld bedrijf. Hier geeft u aan bij welke organisatie de persoon werkzaam is. Om een bedrijf te koppelen kunt u de naam van het eerder ingevoerde bedrijf intypen en op "tab" drukken om het bedrijf te koppelen. Als u het bedrijf niet eenvoudig kunt vinden kunt u op het vergrootglas klikken voor uitgebreidere zoekmogelijkheden. 5. Met de knop Bewaar/Sluit (links bovenin) kunt u de relatie bewaren. De relatie is nu ingevoerd. 4. Selecties en mailings Relatiebeheer -> Selecties Relaties Met selecties kunt u uw relatiebestand filteren op diverse specifieke kenmerken. De selectie is vervolgens te gebruiken voor het uitdraaien van overzichten of het opstellen van een mailing. In dit hoofdstuk meer over de werking hiervan en de te volgen stappen. Procedure 2.4. Het maken van de selectie en mailing 1. Klik op Nieuw onderstaand scherm verschijnt: 4

13 Relatiebeheer Binnen dit scherm kunt u de criteria aangeven waarop u wilt selecteren. Selectie Binnen dit veld kunt u de selectie een naam geven, hierdoor kunt u de selectie in de toekomst eenvoudig terugvinden voor eventueel hergebruik. Soort relatie Binnen dit veld kunt u onderscheid aanbrengen in de te selecteren relatie. Eventueel kunt u hier gebruik maken van de vrije velden. Datum in vanaf Dit veld maakt het mogelijk relaties welke binnen een bepaalde periode zijn ingevoerd te selecteren. Accountmanager Hier kunt u relaties van een bepaalde medewerker selecteren. Laat dit veld leeg om alle relaties mee te nemen. Kenmerken Hier kunt u de al ingevoerde kenmerken gebruiken om nog verder te selecteren. Het is mogelijk kenmerken te combineren of juist uit te sluiten binnen uw selectie. Als u bijvoorbeeld een selectie wilt maken van alle relaties welke de kenmerken kerstkaart en nieuwbrief hebben en niet het kenmerk interessegebied 2 dient de selectie er als volgt uit te zien: Bij een dergelijke selectie dient u de haakjes te gebruiken. 5

14 Relatiebeheer Als u een selectie wilt maken waarbij u meerdere kenmerken wilt meenemen zonder uitzonderingen hoeft u geen gebruik te maken van haakjes. Voor een selectie van relaties welke de kenmerken kerstkaart en nieuwbrief hebben ziet een dergelijke selectie er als volgt uit: 2. De selectie controleren: Controleer nog eenmaal de door u aangemaakte selectie. Klik op de knop bewaar en vervolgens de knop Maak mailing. Het scherm Toon geselecteerde relatie gegevens verschijnt. Dit scherm bestaat uit twee delen, namelijk een overzicht van de relaties die binnen de selectie vallen en de tabbladen welke elk een bepaald type mailing (sms, brief, et cetera) tonen. 3. Kies vervolgens een door u gewenste mailingsoort. Via dit tabblad kunt u een gepersonaliseerde mailing versturen. Selecteer hiervoor een template, en geef een onderwerp in. Brief Hier kunt u een brieventemplate selecteren om een brieven mailing te maken. SMS Maakt het mogelijk een sms mailing te versturen Hieraan zijn extra kosten verbonden Etiketten Hier kunt u etiketten uitdraaien. Selecteer een etiket formaat en klik op Print etiketten om de etiketten uit te draaien. Kenmerken Voeg een kenmerk toe aan de selectieklik op het tabblad kenmerk na het versturen van de mailing om een kenmerk toe te kennen aan de gehele selectie. Bijvoorbeeld nieuwsbrief januari 2008 Op deze manier kunt u in de toekomst eenvoudig terugzoeken wie de mailing heeft ontvangen. Onderstaande stap is alleen van toepassing bij de verzending van mailings. 4. Bekijk de status \ historie van de mailings Ga terug naar het menu: Relatiebeheer > Selecties Relaties Hier vindt u de knop Bekijk Status/history mailings. Middels deze knop kunt u de status en historie bekijken van eerder verstuurde mailings bekijken. 5. Importeren van relaties Belangrijk De importfunctionaliteit staat standaard uitgeschakeld en kunt u laten inschakelen door per een verzoek te doen aan de servicedesk. Op het importeren kan anders dan in deze handleiding geen support gegeven worden. BaseNet Online CRM kan ook uw import verzorgen tegen het standaard uurtarief. Informeer hiernaar bij uw accountmanager. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gegevens importeren Kies vervolgens een soort import (bedrijven, contactpersonen of particulieren) en klik op download om het importsjabloon te downloaden. Nu kunt u beginnen met invullen van het sjabloon. Op het tweede tabblad binnen dit sjabloon staan van de meeste velden de specificaties (veldlengtes) beschreven. Het is belangrijk u aan deze voorschriften te houden om het bestand na invullen succesvol te kunnen importeren. 6

15 Relatiebeheer Procedure 2.5. Importeren van contactpersonen Het systeem kent bij het importeren standaard relatiecodes toe. Zolang u geen contactpersonen gaat importeren is dit prima. Als u echter wel contactpersonen gaat importeren dient u te beginnen met het het importeren van bedrijven. 1. Donwload de importsheet voor bedrijven en maak een nieuwe kolom aan (dient de eerste kolom te zijn). Geef deze kolom de naam "Rcode". In deze kolom kunt u nu zelf codes ingeven voor de te importeren bedrijven. Het is aan te raden een nummering te hanteren onder de Dit is namelijk het eerste getal welke standaard in het systeem is ingegeven. 2. Importeer na het compleet invullen van de Excel sheet de bedrijven. Vergeet niet de Excel sheet af te sluiten tijdens het importeren. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen > Systeem -> Gegevens importeren Zet vervolgens de pulldown op bedrijven en klik op bladeren om de Exelsheet aan te klikken. Nu hoeft u enkel nog op importeren te klikken om de sheet te importeren. 3. Nu kunt u de sheet voor contactpersonen invullen. De eerder ingegeven "rcode" kunt u in het veld "bedrijfscode" invoeren. Hiermee koppelt u de te importeren contactpersonen aan de eerder geimporteerde bedrijven. 4. Importeer na het compleet invullen van de Excel sheet de contactpersonen. Vergeet niet de Excel sheet af te sluiten tijdens het importeren. Om te kunnen importeren gaat u naar Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Systeem -> Gegevens importeren Zet vervolgens de pulldown op contactpersonen en klik op bladeren om de Exelsheet aan te klikken. Nu hoeft u enkel nog op importeren te klikken om de sheet te importeren. 6. Een mislukte import nogmaals aanbieden Bij het importeren van relaties voert het systeem automatisch een controle uit op de inhoud van het te importeren bestand. Velden die niet correct zijn ingegeven worden geweigerd. Na het importeren worden eventuele foutieve regels weergegeven zoals hieronder: In dit voorbeeld heeft men geprobeerd 76 objecten te importeren. Hierbij zijn er 75 correct geimporteerd en is er 1 fout gegaan. Door op de (rode) link te klikken zal er een Excel bestand geopend worden met hierin het foutieve object. In de eerste kolom staat -voor zover mogelijk- waarom dit object niet geimporteerd kon worden. U kunt het sjabloon vervolgens aanpassen en alleen de foutieve objecten nogmaals aanbieden. Om een import ongedaan te maken klikt u op een regel en vervolgens op Verwijderen Belangrijk Door een eerdere import te verwijderen verdwijnen alle objecten van de geselecteerde import uit het systeem. Het is niet mogelijk een import terug te zetten na het verwijderen! Twee weken na de datum van importeren worden eerdere imports geblokkeerd zodat verwijderen niet meer mogelijk is. 7. Relaties ontdubbelen Het kan voorkomen dat een relatie dubbel in uw systeem staat en dat u, al dan niet bewust, aan beide uren en correspondentie heeft gekoppeld. U kunt dat ongedaan maken door te gaan naar: Relatiebeheer > Bedrijven > Acties > Ontdubbel Zodra u heeft geklikt op ontdubbel zal onderstaande scherm verschijnen. 7

16 Relatiebeheer Maak een selectie van twee bedrijfsrelaties en klik op Ontdubbel. Onderstaande melding verschijnt: Deze melding is slechts ter info. Zodra u op 'OK' heeft geklikt worden alle uren en correspondentiestukken geplaatst onder de aangegeven relatie. 8

17 Hoofdstuk 3. Agenda en Taken 1. Aanmaken van een agendapunt Om een agendapunt aan te maken gaat u naar: Agenda / Taken -> Agenda Selecteer een tijd en dubbelklik, onderstaand scherm opent: Dit scherm is bedoeld om een nieuwe afspraak snel in te kunnen voeren. U kunt een project en/of een relatie koppelen. Door dit te doen is de afspraak ook zichtbaar bij uw relatie en/of project. Het is ook mogelijk een herhaal- of -groepsafspraak in te plannen. Klik hiervoor op de knop Open Scherm. Het onderstaande scherm zal geopend worden. 9

18 Agenda en Taken In het tabblad "notificaties" kunt u eventueel een notificatie instellen voor u of de relatie waarmee u een afspraak hebt. 2. Doorzoeken van de agenda Het is ook mogelijk uw agenda eenvoudig te doorzoeken. Ga hiervoor naar: Agenda / Taken -> Agenda rechtsonderin kunt u middels de knop doorzoek agenda eenvoudig de agenda doorzoeken. Het is mogelijk te zoeken op diverse criteria. Ook kunt u hier een overzicht van uw agenda afdrukken. Om dit te doen klikt u op zoek, vinkt de afspraken die u wilt afdrukken aan en kiest u bij overzichten voor "Agenda overzicht" om een overzicht van u agenda af te drukken. Tip Ongeziene agendapunten worden standaard getoond in het openingsscherm van BaseNet Online CRM. Het is ook mogelijk om op ongeziene agendapunten te zoeken via de "doorzoek agenda" optie. 3. Taken aanmaken Agenda / Taken -> Taken Rechts in het scherm vindt u de knop nieuw. Klik hier eenmaal op. Onderstaand scherm verschijnt. 10

19 Agenda en Taken De optie "geplaatst door" is standaard reeds ingevuld met uw naam. Ook het veld "taak voor" is ingevuld. Indien u de taak aan een ander persoon wilt toewijzen kunt de invoer wissen en de naam van een collega hier invoeren. De taak wordt dan toegewezen aan een van uw collega's. Hij / zij zal de taak vervolgens direct in het startscherm van BaseNet Online CRM zien als ongeziene taak. Het is evenals bij bijvoorbeeld agendapunten en s mogelijk om een relatie en project te koppelen. Het grote voordeel hiervan is dat u de desbetreffende taak eenvoudig kunt terugvinden onder uw relaties en projecten. U bouwt hiermee als het ware direct historie op. Met een escalatietijd en datum gereed kunt u instellen wanneer de desbetreffende taak afgerond moet zijn. Bijvoorbeeld een terugbeltaak welke na 4 uur escaleert en na 8 uur gereed moet zijn. Bij deze situatie komt de taak "groen" binnen, na vier uur escaleert de taak en wordt deze "oranje". Het is nu nog mogelijk de taak op tijd af te ronden. Na acht uur zal de taak "rood" worden en is de taak te laat uitgevoerd. Tip Om optimaal met taken te werken is het aan te raden om via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Taken standaard taken aan te maken met bijbehorende escalaties. 11

20 Hoofdstuk 4. Correspondentie 1. Een bericht versturen Acties -> Nieuwe In vrijwel alle onderdelen van BaseNet Online CRM is er de mogelijkheid om een project en / of relatie te koppelen. Dit is ook het geval bij . Door de die u verstuurt te koppelen aan projecten en relaties kunt u deze eenvoudig terugvinden. Daarnaast kunt u vanuit elk scherm een nieuwe opstellen. U hoeft daarvoor niet eerst naar de inbox te gaan. Door gebruik te maken van het icoon bij een relatiekaart is deze direct gekoppeld aan de . Het icoon: Dit icoon is niet zichtbaar in de zoekschermen. Als u vanuit het zoekscherm snel een wil opstellen dan kunt u dat doen via door de cursor boven Acties te houden en daar te klikken op . Project Koppel hier een project. Het is mogelijk hier op een deel van de naam te zoeken of op een projectnummer. Relatie Koppel hier de relatie naar wie u de mail stuurt. Na versturen van de mail kunt u de ook onder deze relatie terugvinden. Templates Het is aan te raden gebruik te maken van templates. Templates kunnen diverse zaken samenvoegen. Versturen Na het versturen van een kunt u nog diverse verzendvoorkeuren ingeven: 12

21 Correspondentie Hieronder een korte uitleg van de mogelijkheden: Bewaar in de 'Sent' map: zorgt ervoor dat de mail automatisch wordt opgeslagen in de Sent map van uw account. Archiveer: archiveert de desbetreffende mail onder de gekoppelde relatie en / of een project. De mail kunt u vervolgens eenvoudig terugvinden onder de relatie en/of het project. Vrijgave klantenintranet: deze optie werkt alleen indien u gebruik maakt van het klantenintranet. Door dit vakje aan te vinken geeft u de mail direct vrij naar uw klantenintranet. Uw relatie kan vervolgens de mail direct bekijken. Bevestiging: zorgt dat de ontvangen bij het openen het verzoek krijgt een leesbevestiging te versturen. De verzonden mail achteraf printen: dit onderdeel werkt alleen in combinatie met de instelling "een verzonden achteraf printen". Hierover leest u meer op de pagina Persoonlijke instellingen [113] Tip Door bij de verzendvoorkeuren te kiezen voor de optie "Sla verzendvoorkeuren op als standaard" hoeft u in het vervolg na het versturen slechts op enter of de spatiebalk te drukken om de mail te versturen. Het systeem zal in dit geval rekening houden met de door u eerder ingegeven standaard instellingen. 13

22 Correspondentie 2. Uw archiveren Correspondentie -> boxes Traditionele applicaties werken veelal met mapjes voor het opslaan van uw berichten. Binnen BaseNet Online CRM staan uw relaties en / of projecten centraal. Al uw s kunt u archiveren onder relaties en / of projecten en zo eenvoudig terugvinden. De berichten zijn -indien gewenstook direct inzichtelijk voor uw collega's. Procedure 4.1. Opslaan van een losse 1. Klik op de welke u wilt archiveren 2. Vul nu een project en / of een relatie in. Dit kunt u doen zonder de te openen in de hiervoor bestemde velden welke u kunt vinden boven het preview venster van het aangeklikte bericht. 3. Geef een inzagenniveau in. Voor meer informatie over de werking van inzage niveaus en het instellen hiervan leest u meer op de pagina Bedrijfsinstellingen [102] 4. Als u gebruik maakt van het klantenintranet en de wenst vrij te geven kunt u het vakje "Vrijgave Klanten Intranet" aanvinken. 5. Klik nu op Bewaren om de te archiveren en te verwijderen uit uw box. Procedure 4.2. Archiveren van meerdere berichten in een handeling 1. Vink de berichten welke u wilt archiveren aan. 2. Klik nu op de knop Bewaren bovenin in het scherm. (Dit is de knop naast Nieuw) 3. Er verschijnt nu een nieuw venster: 4. Geef nu een project en /of een relatie in. 5. Geef een inzage niveau in. 6. Klik nu op Bewaar de geselecteerde berichten 3. Een omzetten naar een taak Correspondentie -> boxes Als een bericht opgepakt moet worden door een collega zou u de mail kunnen doorsturen. In dit geval mist u echter controle en ziet u niet direct wat de status is. Binnen BaseNet Online CRM kunt u daarom met een druk op de knop een mail omzetten naar een taak en klaarzetten voor een collega. 14

23 Correspondentie 1. Open het bericht welke u wilt doorzetten naar een collega. 2. Klik nu rechtsbovenin op het "taak" icoon. 3. Er verschijnt nu een nieuwe taak met in het opmerkingenveld de inhoud van de Vul "type taak" in, maar kies er niet voor om het opmerkingenveld te overschrijven. 5. Vul in het veld "taak voor" de naam in van uw collega. 6. Koppel project en / of relatie. Als deze gegevens in de mail al waren ingevuld zijn deze automatisch meegenomen. 7. Geef een escalatie datum en een datum gereed in. 8. Klik nu op bewaar / sluit om de taak te bewaren. De taak is nu geplaatst bij de medewerker en hij/zij kan de taak oppakken. Via de Persoonlijke Instellingen kunt u onder Taken aangeven of u een notificatie wenst te ontvangen zodra hij/zij de taak op de status Gereed zet. 4. Een brief aanmaken Acties -> Nieuwe brief 1. In het veld medewerker kunt u de naam van de medewerker invoeren welke de brief gaat ondertekenen. Standaard staat hier de medewerker welke is ingelogd gekoppeld. 2. Vul nu een relatie en eventueel een project in. 3. Kies een template. 4. Vul nu het onderwerp in. 5. Klik op Maak brief aan om de brief aan te maken. Uw standaard tekstverwerker wordt geopend afhankelijk van uw instellingen. Belangrijk Er zijn twee manieren om brieven te bewerken binnen BaseNet Online CRM. Webdav Download / Upload AutoUploadDownloadApplet Met "webdav" kunt u brieven direct bewerken en opslaan via BaseNet Online CRM. Deze mogelijkheid werkt echter enkel voor computers met Windows en Office. Voor meer informatie over het instelen van webdav kunt u hier [109] kijken. Met de tweede mogelijkheid "download / Upload" dient u de brief eerst lokaal op te slaan op uw computer. Vervolgens kunt u via de knop bladeren de gewijzigde brief terugplaatsen in BaseNet. De derde mogelijkheid AutoUploadDownloadApplet zorgt ervoor dat u ook direct uw brieven kunt bewerken zonder deze eerst lokaal op te slaan. Deze mogelijkheid werkt naar Windows ook voor Apple en Linux gebruikers. De AutoUploadDownloadApplet wordt enkel op verzoek ingeschakeld aangezien het van belang is een toelichting te krijgen voor het juiste gebruik hiervan. 15

24 Correspondentie 5. Zoek brieven en s Correspondentie -> Brieven / Correspondentie zoeken 5.2. Overige functies Via het menu brieven / kunt u opgeslagen correspondentie eenvoudig terugvinden. U kunt diverse zoekcriteria ingeven. Klik vervolgens op zoek om de correspondentie terug te zoeken. Standaard zoekt het systeem Fulltext, dit houdt in dat het systeem de volledige inhoud van documenten en berichten doorzoekt bij de zoekopdracht. Opgeslagen correspondentie is ook terug te vinden onder relaties en /of projecten. Open hiervoor een relatie of project en klik op het tabblad historie om alle opgeslagen onderdelen te tonen. Via het actiemenu na het openen van een relatie of project kunt u ook kiezen voor de uitgebreide historie. 6. Scanner inbox 6.1. Instellingen Correspondentie -> Scanner Inbox Belangrijk Dit menu is enkel beschikbaar als u gebruikt maakt van de optionele "Scanmodule". Om de Scanmodule van BaseNet Online CRM goed te doen functioneren dienen een aantal zaken ingesteld te worden. De instellingen zijn middels enkele eenvoudige stappen te realiseren: 1. Klik op Start ScanInbox 2. U krijgt de volgende melding te zien: 16

25 Correspondentie Vink hier "Always trust content from this publisher" aan. NB: Als u stap 2 ooit in het verleden genomen hebt, zal dit scherm niet nogmaals verschijnen. 3. Nadat de installatie voltooid is, krijgt u de volgende melding: Deze melding krijgt u omdat er nog geen map aangemaakt is met de naam 'scan_uploads'. De map waar de scans op de computer (netwerkschijf of server) binnenkomen dient 'scan_uploads' te heten. Hernoem daarom de huidige map of maak een nieuwe aan met deze naam 4. Klik nu rechtsonder in het beeld het rode icoontje met een scanner. Vervolgens verschijnt het onderstaande scherm. 5. Klik op "Inlog gegevens" en voer de logingegevens van de Scanneruser in. Mocht u deze nog niet hebben ontvangen dan kunt u hierover contact opnemen met de helpdesk. 6. Klik nu op "Scan directory" en selecteer de map "scan_uploads". Dit is de map die u zojuist had aangemaakt. 7. Klik nu op "Run" De scans worden nu in uw BaseNet Online CRM omgeving geladen. 17

26 Correspondentie 6.2. Gebruik Met de scanmodule van BaseNet Online CRM kunt u al uw binnenkomende post digitaal in BaseNet verwerken en archiveren onder uw relaties en \ of projecten. 1. Om een scan te verwerken dubbelklikt u op een regel. Vervolgens verschijnt een nieuw scherm. 2. Koppel een relatie en / of een project. 3. Vul een onderwerp in. 4. Kies een type document (dit veld staat standaard op scan). 5. Geef eventueel een afwijkende ingangsdatum in. 6. Klik op verwerk om de scan te archiveren. Tip Klik op Nieuwe om een nieuwe scan direct als bijlage te versturen per . Het is ook mogelijk om de scan te openen voordat u deze verwerkt. Hiervoor klikt u op de knop Bestand openen. 7. Een out-of-office reply instellen voor uw account Om een out of office reply in te stellen gaat u naar uw mailbox en volgt u de volgende stappen. 1. Ga met uw muisaanwijzer op de bovenste folder staan (naast de mailboxnaam) en klik op de rechtermuisknop. Er verschijnt nu een nieuw menu: 2. Kies nu voor afwezigheid. Er verschijnt nu een nieuw venster: 18

27 Correspondentie 3. Vul hier de velden onderwerp en tekst in. U kunt zelf aangeven vanaf en tot en met welke datum de automatische reply geactiveerd en gedeactiveerd dient te zijn door te datumvelden in te vullen. Vervolgens kunt u op Bewaar / Sluit klikken om de melding te bewaren. De out-of-office reply is nu actief. 19

28 Hoofdstuk 5. Uren/Projecten 1. Uren per dag 1.1. Inleiding urenregistratie Binnen BaseNet Online CRM zijn er drie manieren om uren te registeren 1. Toevoegen van losse urenregels 2. Uren toevoegen met behulp van de stopwatch 3. Direct meerdere uren invoeren via het multi-uren invoerscherm In dit hoofstuk staan alle bovenstaande manieren beschreven. Het instellen van uurtarieven Belangrijk Om goed met uurtarieven te werken is onderstaande van belang. Er zijn vier levels met uurtarieven. 1. Medewerkerstarief per project 2. Algemeen project tarief 3. Medewerkerstarief 4. Kantoor tarief Het systeem kijkt eerst of level 1 is ingevuld, zo ja dan wordt dat tarief gepakt. Wanneer het niet is ingevuld wordt elke keer een level hoger gekeken. De level 3 en level 4 tarieven kunt u wijzigen wanneer u beheerders rechten heeft. Ga hiervoor naar: Beheer > Bedrijfsinstellingen -> Uren en vervolgens naar "standaard uurtarief" (level 4) of "uurtarieven per medewerker" (level 3) Invoer van losse urenregels Uren / Projecten -> Uren per dag 1. Klik op Nieuw om een nieuwe urenregel in te voeren. Onderstaand scherm verschijnt: 20

29 Uren/Projecten Na het openen zijn de velden "medewerker" en "datum" standaard gevuld. Het is mogelijk deze velden aan te passen. Het is mogelijk uren te schrijven in de toekomst, er komt echter wel een waarschuwing in beeld wanneer dit gebeurd. 2. Vul "type werkzaamheden" in. Deze uurtypes kunnen op de urenspecificatie van uw facturen getoond worden. De lijst met werkzaamheden is zelf aan te passen indien u over beheerdersrechten beschikt via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Type werkzaamheden 3. Vul factureerbare en bestede uren in. 4. In het veld opmerkingen kunt u een toelichting op de uren invoeren. Standaard wordt deze opmerking getoond op de urenspecificatie van uw factuurlayout. 5. Als u een bezoek wilt vastleggen en met een prijs per kilometer werkt dient u kilometers in te vullen en het veld reiskosten op "ja" te zetten. Als u werkt met een vaste prijs per bezoek hoeft u enkel de reiskosten op "ja" te zetten. Het is voor bovenstaande van belang dat u via het menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Facturatie -> Factuurinstellingen Instelt of u werkt met een kilometerprijs of een vaste prijs per bezoek. 6. Koppel een project en bedrijf en klik op Bewaar/Sluit om de urenregel te bewaren. Tip Als u meerdere urenregels moet invullen op eenzelfde project kunt u het beste gebruik maken van Bewaar/Copy om snel meerdere uurregels in te voeren. De inhoud blijft hiermee intact en u hoeft slechts omschrijving en aantal uren in te voeren om een volgende regel in te voeren Uren snelinvoer (multi-uren scherm) Uren / Projecten -> Uren per dag -> Vul meerdere uren in Of rechtstreeks via het hoofdmenu van BaseNet Online CRM (klik op een willekeurige dag om het scherm te openen). Het multi-uren scherm maakt het mogelijk versneld uren in te voeren in BaseNet Online CRM. U hoeft slechts op een bepaalde dag te klikken en kunt middels de "tab" toets op uw toetsenbord eenvoudig naar een volgende veld navigeren. 21

30 Uren/Projecten Tip Voor optimaal gebruik van het "multi-uren invoer scherm" raden wij u aan om onderstaande instellingen na te lopen: 1. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Aantal werkuren per dag 2. Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Bestaande uren bewerken via het multi-uren scherm Aantal werkuren per dag Deze instelling geeft het aantal normuren per dag aan en bepaalt de kleur van het invoerscherm. De standaardinstelling van deze setting is acht uur. Dit betekent in de praktijk dat de desbetreffende dag oranje met een uitroepteken wordt weergegeven in het urenscherm. Bij meer dan acht uur zal de dag groen gemarkeerd worden met een "v". Bestaande uren bewerken via het multi-uren invoer scherm Met deze optie kunt u aangeven of u bestaande uren ook wilt kunnen bewerken via het "multi-uren" scherm. Het voordeel is dat u bestaande uren eenvoudig kunt aanpassen. Het nadeel is dat u slechts vijftien urenregels per dag kunt ingeven via het "multi-uren" scherm. Indien u gemiddeld meer dan vijftien regels per dag schrijft raden wij aan de instelling uit te schakelen. Procedure 5.1. Uren invoeren 1. Om uren in te voeren klikt u op een willekeurige dag in het openingsscherm van BaseNet Online CRM.of gaat u naar: Uren / Projecten -> Uren per dag -> Vul meerdere uren in Vervolgens verschijnt onderstaand scherm: 2. Vul nu een project in en het systeem zal automatisch de factuurrelatie van het gekoppelde project koppelen. 3. Vul nu uurtype, factureerbare uren en bestede uren in en vervolgens een omschrijving. Dit kunt u eventueel voor meerdere regels doen. 4. Klik op Bewaar om de uren te bewaren. Er zal een melding verschijnen ter controle met hierin de door u ingevoerde uren. Klik vervolgens op "ok" en het scherm zal (afhankelijk van uw instellingen) afgesloten worden. 22

31 Uren/Projecten Tip Het is ook mogelijk om agendapunten te importeren als uren. Dit kunt u rechtstreeks vanuit het "multi-uren" scherm doen door op Importeer uit agenda te klikken. De afspraken die op de geselecteerde dag in uw agenda staan, worden dan vervolgens ingelezen in het multi urenscherm. 2. Uren divers Ga naar Uren/projecten-> uren divers 2.1. Zoekscherm uren In het scherm uren divers ziet u de volgende zoekfunctionaliteiten: Er kan hier geselecteerd worden op: <step> Medewerker </step> <step> Datum van tm </step> <step> Type werkzaamheden </step> <step> Gekoppeld aan factuur </step> <step> Relatie </step> <step> Project </step> Aan de hand van deze selecties kunnen ook meerder overzichten gedraaid worden voor managementrapportages. In het systeem staan een aantal standaard overzichten. Indien u hier op maat gemaakte overzichten wilt hebben, neem dan contact op met uw accountmanager Wijzig project Binnen BaseNet Online CRM is het mogelijk om meerdere uren tegelijk te verplaatsen naar een ander project. Zoek de uren op van een bepaald project en vink deze aan. Klik op Wijzig project Het volgende scherm verschijnt in beeld: 23

32 Uren/Projecten Selecteer het project. De relatie wordt aan de hand van het project geselecteerd. Klik op Aanpassen Klik vervolgens op Sluit scherm 2.3. Uren invoeren via de stopwatch Acties -> Stopwatch De stopwatchfunctie binnen BaseNet Online CRM maakt het mogelijk om automatisch tijd te registreren bij bepaalde werkzaamheden zoals bijvoorbeeld het versturen van een of het afronden van een taak. Het is ook mogelijk de stopwatch los op te roepen. Tip Als u gebruik wilt maken van de "actieve stopwatch mogelijkheid" waarbij de stopwatch automatisch tijd registreert bij veelvoorkomende handelingen (versturen , gereed melden taak etc.) dient u de volgende instelling na te lopen: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Automatische registratie "Ja" geeft aan dat de automatische registratie is geactiveerd, "Nee" schakelt de automatische registratie uit. Vergeet niet na het wijzigen van de instellingen op Bewaar te klikken en opnieuw in te loggen om de wijzingen actief te maken. Na het instellen van deze setting zal u na het versturen van een e.d. automatisch de vraag krijgen of u uren wilt registreren. Standaard uurtypes instellen Het is ook mogelijk om standaarduurtypes in te stellen welke automatisch gekoppeld worden aan de stopwatch handeling waar u mee bezig bent (bijvoorbeeld: " uit" na het versturen van een ). Om dit in te stellen gaat u naar het volgende menu: Beheer -> Bedrijfsinstellingen -> Uren -> Standaard werkzaamheden 3. Projecten 3.1. Een nieuw project aanmaken In het projectenscherm kunnen projecten aangemaakt en bijgehouden worden. Via een project kan je uren bijhouden, uren factureren, prijsafspraken facturen, etc. etc. Ga naar Uren/Projecten-> Projecten Klik op Nieuw om een nieuw project aan te maken. Het volgende scherm wordt ingeladen: 24

33 Uren/Projecten Automatisch wordt de accountmanager en de medewerker ingevuld van het project met de gebruiker die het project aanmaakt. Indien nodig pas dit aan. Relatie Selecteer boven in de relatie van het project. Het kan zijn dat de relatie nog niet is ingevoerd in BaseNet Online CRM. Selecteer dan eerst het type relatie en klik dan op het + tekentje. U kunt de relatie nu in voeren. Wanneer u hiermee klaar bent, klik op Bewaar/Sluit en de relatie is geselecteerd in het project Omschrijving Vul de omschrijving van het project in, automatisch wordt ook de zoekcode overgenomen van de de omschrijving. Indien nodig, pas dit dan aan. Klik op Bewaar om het project op te slaan. Ga naar het tabblad 'Project info' Offerte/Ref.nr. Indien bekend vul het offertenummer of het referentienummer in van de klant. Ingangsdatum De ingangsdatum wordt automatisch op de dag van vandaag gezet, indien nodig pas dit aan Relatie Indien de factuurrelatie anders is dan de projectrelatie, geef hier dan de factuurrelatie aan. Tip Gebruik deze functie ook, als u wilt factureren naar contactpersoon B van bedrijf X, terwijl de klant contactpersoon A is van bedrijf X. Dit worden binnen BaseNet Online CRM gezien als twee relaties. Geef onder de factuurrelatie de prijsafspraken weer: Wijze van facturering U kunt hier kiezen tussen, maandelijks, per kwartaal, handmatig, indien gereed. Dit is puur bedoelt als zoekfunctie bij de projectenfacturatie. In de volgende paragraaf staat de projectenfacturatie uitgelegd. Waarschuwen bij uren groter dan Wanneer u een waarschuwing wilt ontvangen bij een bepaalde hoeveelheid uren, vul dat hier dan in. Geschatte uren Indien u hier een hoeveelheid uren opgeeft, zal in het zoekscherm van de projecten een balk verschijnen per project wat de status is van de geschatte uren. Kantoorkosten Vul hier het percentage kantoorkosten dat u over het uurtarief wilt doorbelasten. Fixed price Wanneer alle werkzaamheden geschieden op een vaste prijs, vul dat hier in. Doorbelastingen of losse factuurregels, worden wel gefactureerd. 25

34 Uren/Projecten Max. uren Vul hier in het maximaal aantal uur dat u wilt factureren. Er worden niet meer uren gefactureerd dan het aantal dat u hier invult, ook al heeft u meer factureerbare uren geschreven. Voorschot Indien u als eerste een voorschot wilt factureren naar de klant, vul dat hier in. Bij het factureren wordt dan eerst een nota aangemaakt met alleen het voorschot erop. De uren en / of doorbelastingen worden genegeerd bij de voorschotfactuur. Verreken voorsch. Hier kunt u aangeven of u het gefactureerde voorschot wilt verrekenen bij de eerst volgende factuur of op het moment dat een project op de status 'Gereed' wordt gezet. Reiskosten U kunt kiezen tussen reiskosten per bezoek of reiskosten per kilometer. Vul vervolgens het bedrag in. Bij het schrijven van uren, kunt u vervolgens aangeven of dit doorbelast moet worden Factureren vanuit het project Ga naar het tabblad 'Financieel' In het tabblad uren/tarieven kunt u het standaardtarief van het project instellen. Ook kunt u per medewerker een afwijkend uurtarief hier invullen. U kunt het standaardtarief voor alle projecten instellen via Beheer-> bedrijfsinstellingen-> Facturatie-> Factuurinstellingen. In het tabblad 'Factuurregels' kunt u losse factuurregels aanmaken die gefactureerd dienen te worden naar de klant. Product/Art. Selecteer hier het product dat u wilt factureren. Aantal Vul de hoeveelheid in. Omschrijving Hier wordt automatisch de omschrijving van het product neergezet, pas dit aan indien nodig. Prijs Vul hier het bedrag in. Tip De prijs van de producten wordt standaard exclusief btw aangegeven. Indien u de prijs inclusief btw wilt invoeren, neem dan contact op met uw accountmanager. Klik op Voeg toe om de factuurregel toe te voegen aan het project, zodat deze klaar staat om te factureren. Om daadwerkelijk de factuur aan te maken ga dan naar het tabblad 'Facturen'. Klik op Factureren De factuur wordt aangemaakt. De regel die in het scherm verschijnt is de factuur, indien u deze nog wilt bewerken klik dubbel op de regel. De factuur wordt nu in een nieuw scherm ingeladen. U kunt de factuur openen in Word om deze te printen door op te knop Print factuur te klikken. Ook kunt u direct vanuit het project de factuur openen door op de knop Print te klikken. Aanpassingen aan de factuur dient u alleen in BaseNet Online CRM te doen en niet in Word! 3.3. Taakbeheer in het project In het tabblad 'Taken' kunt u taken aanmaken en beheren. Klik op Nieuw om een taak aan te maken. Ga naar Taken aanmaken. Hier staat verder uitgelegd hoe u een taak aanmaakt. Nadat u een taak of meerdere taken heeft aangemaakt ziet u vervolgens in dit scherm naar voren komen, wanneer een taak uitgevoerd dient te worden. De taken staan klaar om uitgevoerd te worden. In de kolom 'Status' ziet u de kleur van de taak. Groen Zowel de escalatiedatum als de gereeddatum zijn nog niet bereikt, de taak hoeft nog niet uitgevoerd te worden. Oranje De escalatiedatum is overschreden, de gereeddatum is nog niet bereikt. Dit is het moment om de taak uit te voeren. Rood De escalatiedatum en de gereeddatum zijn overschreden. De taak had nu dus al uitgevoerd moeten zijn. 26

35 Uren/Projecten Nadat u een taak heeft voltooid, kunt u de status aanpassen naar gereed Opmerkingen In het tabblad 'Opmerkingen', kunt u twee soorten opmerkingen maken. Opmerkingen In dit veld kunt u standaard opmerkingen plaatsen van het project. Deze opmerkingen vindt u alleen terug in dit scherm. Alert opmerkingen Indien u een alertopmerking plaatst, komt er een geel icoontje met een uitroepteken in het project te staan. Dit icoontje ziet u ook in het zoekscherm van de projecten. De bedoeling van de alert opmerking is dat deze altijd zichtbaar is, wanneer een project opgezocht wordt. Wanneer u vervolgens met de muis op het icoontje staat, komt de alert opmerking in beeld. 4. Projecten facturatie Uren/Projecten -> Projecten Facturatie Via de projectenfacturatie kunt u wannneer u vanuit meerdere projecten te gelijk eenvoudig facturen aanmaken op basis van factureerbare uren en / of doorbelastingen. Tip Via het veld "uren t\m" en "doorbelastingen t\m" kunt u eenvoudig filteren op uren en doorbelastingen tot de door u ingevulde datum. Dit is bijvoorbeeld handig als u tot een bepaalde datum wilt factureren. 1. Klik op Zoek om een overzicht met factureerbare projecten te zien. In dit overzicht ziet u direct wat er openstaat aan uren en doorbelastingen, onder het tabblad verrichtingen. Hier ziet u ook het voorschot wat staat ingevuld in het project naar voren komen. Het is mogelijk om voorafgaand aan de facturatie een overzicht uit te draaien in Excel. Om dit te doen selecteert u de desbetreffende projecten en kiest u aan de linkerzijde voor "overzichten". Selecteer vervolgens het rapport "OHW_SPEC_UREN" om een Excel bestand te krijgen met hierin de uren en het bedrag van de facturen. 2. Als u nog correcties wilt doorvoeren in bijvoorbeeld de uren hoeft u slechts te klikken op "openstaande uren" in de lijst. Een nieuw scherm opent met hierin de uurregels welke klaar staan voor facturatie. In dit stadium kunt u nog wijzigingen aanbrengen in omschrijvingen e.d. 3. Na controle kunt u de facturen aanmaken. Dit doet u door de desbetreffende projecten in de lijst aan te vinken en vervolgens op de knop Maken/Bijwerken facturen te klikken. De facturen worden nu aangemaakt en er zal na voltooiing hiervan een nieuw venster verschijnen met de mededeling dat er een x aantal facturen zijn aangemaakt. Dit venster dient slechts ter controle en kunt u wegklikken door op "Ok" te klikken. Om de facturen na het aanmaken te printen klikt u op de knop Print/Verwerk facturen en vervolgens op Print. 4. In dit stadium zijn de facturen nog afzonderlijk aan te passen. Dit kunt u doen door op de link te klikken met "Open factuur:" gevolgd door het aangemaakte factuurnummer. Deze link staat in de kolom 'factuur'. Er verschijnt nu een nieuw venster zoals hieronder: In dit scherm kunt u de factuur nog handmatig corrigeren of extra regels toevoegen. 27

36 Uren/Projecten 5. Als alle facturen correct zijn, kunt u de facturen gaan verwerken. Door dit te doen zullen de zojuist aangemaakte facturen de status "gefactureerd" krijgen en doorgezet worden naar uw administratie. Hiervoor vinkt u nogmaals alle projecten aan en klikt u op de knop Print/Verwerk facturen klik nu op de knop "verwerk" om de facturen te verwerken. Waarschuwing Na het verwerken van facturen zijn deze NIET meer aan te passen. Dit proces is NIET terug te draaien. Gebruik de verwerk knop alleen als u er zeker van bent dat alle factueren correct zijn. 6. U heeft nu de facturen aangemaakt. De projecten zullen nu niet meer zichtbaar zijn in de lijst tenzij u er nog uren of doorbelastingen op heeft geboekt. Om eventueel later nog een correctie aan te brengen in de factuur zult u de factuur moeten crediteren. Dit kunt u doen in de uitgaande factuur via de knop Creëer creditfactuur De uren en doorbelastingen worden op deze manier weer vrijgegeven en staan dus weer op factureerbaar. 28