Intercom/2002/

Transcriptie

1 Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid AAN colleges van Burgemeester en Wethouders i.a.a. Directeuren Sociale Dienst Hoofden Sociale Zaken Directeuren/hoofden I&A Postbus LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Telefoon (070) Telefax (070) Uw brief Ons kenmerk Intercom/2002/ Doorkiesnummer 333 Onderwerp Uitrol Suwinet-inkijk, aanbieding model verantwoordingsverslagen 2003, gegevensuitwisseling betreffende voorlopige teruggaaf heffingskortingen 2003 Datum 22 november 2002 Contactpersoon servicelijn Door middel van deze brief informeer ik u over enkele relevante ontwikkelingen op het terrein van werk en inkomen. Ook bied ik hierbij de model verantwoordingsverslagen aan voor het jaar Suwinet-Inkijk De Wet SUWI, die per 1 januari jl. in werking is getreden, regelt de wettelijke basis voor uitwisseling van gegevens door gemeenten, de CWI en het UWV in het kader van de met SUWI geïntroduceerde uitvoeringsstructuur. Voor de ondersteuning van geautomatiseerde uitwisseling en raadpleging van gegevens door deze organisaties is het zogenaamde Suwinet voorzien. De Wet SUWI schrijft de genoemde organisaties het gebruik van Suwinet voor. In deze brief ga ik in op de terbeschikkingstelling van één van de functionaliteiten van Suwinet, namelijk Suwinet-Inkijk, aan gemeenten. Op korte termijn zal ik het Aansluitingsschema gemeenten op IB (bijlage XVII, bedoeld in artikel 6.7, eerste lid, van de Regeling SUWI) aanpassen. Dit artikel regelt de geleidelijke overgang van de aansluiting van gemeenten op het Inlichtingenbureau en Suwinet aan de hand van een in genoemde bijlage opgenomen schema. Vanaf het in de bijlage vermelde tijdstip zijn gemeenten verplicht door tussenkomst van het Inlichtingenbureau en Suwinet gegevens uit te wisselen. 2. Model verantwoordingsverslagen 2003 Bij deze brief treft u vier bijlagen aan. De blauwe bijlagen betreffen het verslag over de uitvoering Abw, IOAW, IOAZ en WIK 2003; hierbij zijn ook de modellen voor de kostenopgaven en declaraties gevoegd, als ook een handreiking voor het invullen van het verslag. De declaratieformulieren en kostenopgaven (groen papier) zijn voorbeelden. De door u te gebruiken formulieren, met unieke gemeentelijke kenmerken, zullen op een later tijdstip worden toegezonden.

2 2 Daarnaast is bijgevoegd het verslag over de uitvoering WIW 2003 inclusief toelichting (twee paarse bijlagen). Hierbij zijn nog geen modellen voor de kostenopgaven gevoegd; deze modellen worden u in december toegezonden. 3. Gegevensuitwisseling tussen gemeenten en Belastingdienst betreffende voorlopige teruggaaf heffingskortingen 2003 In januari 2003 dienen de gegevens van de nieuwe voorlopige teruggaven van heffingskortingen 2003 (VT 2003) aan bijstandsgerechtigden weer te worden verwerkt in uw uitkeringsadministratie. Evenals in 2001 en 2002 bent u ook nu in de gelegenheid deel te nemen aan een elektronische suitwisseling tussen gemeenten en de belastingdienst. Daarnaast is het mogelijk de verzoeken om toekenning van de VT 2003 eveneens langs elektronische weg te verzorgen voor uw cliënten. Dat kan zowel eenmalig, in november 2002, voor alle bekende bijstandsgerechtigden die voor een VT 2003 in aanmerking komen, als per maand voor bijstandsgerechtigden die nieuw in de bijstand komen en voor mutaties. Over beide aspecten bent u al eerder geïnformeerd. Gebleken is dat nog vragen resteren over de diverse suitwisselingen. Om meer duidelijkheid te verschaffen doe ik u hierbij nogmaals een overzicht toekomen van de verschillende suitwisselingen, de aanvragen en de aanslagen c.q. beschikkingen. Voor vragen over (onderwerpen uit) deze brief kunt u elke werkdag van 9.00 tot uur telefonisch contact opnemen met de servicelijn van de Inspectie Werk en Inkomen in uw regio. De Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, (M. Rutte)

3 3 1. Terbeschikkingstelling Suwinet-Inkijk Eén van de functionaliteiten die binnen Suwinet worden ondersteund, is de zogenaamde Inkijk. Deze functionaliteit stelt gebruikers via inzet van web-technologie in staat om cliënt-gerelateerde gegevens bij een andere SUWI-organisatie te raadplegen. Het sofi-nummer dient hierbij als zoeksleutel. Het gebruik van Suwinet (en dus ook de Inkijk) door gemeenten is beperkt tot de uitvoering van de Abw, de IOAZ en de IOAW (op grond van artikel 62, tweede lid, van de Wet SUWI) en van de WIW (op grond van artikel 62, vierde lid, van de Wet SUWI i.c.m. artikel 6.2, derde lid, van de Regeling SUWI). De Inkijk-functionaliteit van Suwinet is bij de inwerkingtreding van de Wet SUWI in gebruik genomen door de CWI en het UWV. Met de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werd afgesproken dat voor gemeenten in 2002 prioriteit zou liggen bij de aansluiting op en de ingebruikname van de samenloopapplicatie van het Inlichtingenbureau, alvorens Suwinet-Inkijk voor gemeenten te onsluiten. Inmiddels is er ervaring opgedaan met het aansluiten van gemeenten op het Inlichtingenbureau, en tevens met het aansluiten van enkele gemeenten op Suwinet-Inkijk (nl. die gemeenten die aan de voormalige proef van het Cliënt Volg Communicatie Stelsel deelnamen). Daarnaast zal de CWI voor het eind van het jaar terbeschikkingstelling van gegevens door middel van toegang tot het PGI-systeem beëindigen. Met het oog op deze ontwikkelingen heb ik met de VNG en het Inlichtingenbureau afgesproken dat met de verdere terbeschikkingstelling van Suwinet-Inkijk aan gemeenten wordt begonnen, hetgeen in principe samenoploopt met de aansluiting van gemeenten op de samenloopapplicatie van het Inlichtingenbureau. Op korte termijn zal ik het Aansluitingsschema gemeenten op IB (bijlage XVII, bedoeld in artikel 6.7, eerste lid, van de Regeling SUWI) aanpassen. Dit artikel regelt de geleidelijke overgang van de aansluiting van gemeenten op het Inlichtingenbureau en Suwinet aan de hand van een in genoemde bijlage opgenomen schema. Vanaf het in de bijlage vermelde tijdstip zijn gemeenten verplicht door tussenkomst van het Inlichtingenbureau en Suwinet gegevens uit te wisselen. Praktische aandachtspunten De aansluiting van gemeenten op Suwinet-Inkijk vraagt op meerdere punten aandacht van gemeenten: technische voorbereiding op aansluiting en gebruik van de functionaliteit; maatregelen rond privacy en beveiliging, ter voorkoming van onrechtmatig gebruik en gebruik van cliëntgegevens in strijd met het principe van doelbinding; inbedding van de functionaliteit in de werkprocessen van de sociale dienst. Het Inlichtingenbureau heeft onlangs een brief aan gemeentelijke sociale diensten verzonden over de aansluiting op Suwinet-Inkijk. Bij deze brief is het nodige informatiemateriaal gevoegd waarin genoegzaam wordt ingegaan op de genoemde aspecten. Ik vertrouw erop u voldoende geïnformeerd te hebben over aansluiting van uw sociale dienst op Suwinet-Inkijk. Voor nadere informatie hierover kunt u terecht bij de Servicedesk van het Inlichtingenbureau ( ). Ik wens u veel succes met de ingebruikname en het gebruik van de Inkijk-functionaliteit.

4 4 2. Verantwoordingsformulieren 2003 Zoals hierboven aangegeven treft u bij deze brief vier bijlagen aan. Het verslag over de uitvoering Abw, IOAW, IOAZ en WIK 2003 en het verslag over de uitvoering WIW Dit zijn dus de formulieren die u in 2004 óver 2003 dient in te vullen en op te sturen. De model verslagen en kostenopgaven worden zoals gebruikelijk vóór aanvang van een kalenderjaar verzonden, zodat u hiermee rekening kunt houden bij de inrichting van uw interne controle. De verzending vindt dit jaar iets later dan gebruikelijk plaats als het gevolg van gewijzigd beleid en regelgeving voor 2003; ik heb u hierover in de verzamelbrief van 30 oktober 2002, kenmerk Intercom/2002/80014 al geïnformeerd. Zoals ik u al eerder meedeelde in de verzamelbrief van 4 september 2002, kenmerk Intercom/2002/64627, wijken de verantwoordingsformulieren 2003 zo min mogelijk af van de formulieren over In de facultatieve onderdelen over doeltreffendheid (zoals paragraaf 3.2) zijn wel enige wijzigingen doorgevoerd. Wellicht ten overvloede: u bent niet verplicht dit onderdeel in te vullen. Het is op dit moment niet bekend of deze onderdelen voor 2004 verplicht zullen worden. De stukken die nu als bijlage zijn bijgevoegd kunt u ook terugvinden op het gemeenteloket (gemeenteloket.minszw.nl) van SZW, onder adequate uitvoering>verantwoording. Hier vindt u ook alle verantwoordingsdocumenten over voorgaande jaren. Ik streef ernaar u zo snel mogelijk, volgens planning in december 2002, in verband met de verantwoording over 2003 nog de volgende stukken te doen toekomen: Voor de Abw/IOAW/IOAZ/WIK: model controle- en rapportageprotocol voor de accountant en model accountantsverklaring; Voor de WIW: model kostenopgave en declaratieformulieren, model controle- en rapportageprotocol voor de accountant en model accountantsverklaring; Voor het besluit I/D-banen: model kostenopgave en declaratieformulieren, model controle- en rapportageprotocol voor de accountant en model accountantsverklaring; Voor de WSW: model kostenopgave, model controle- en rapportageprotocol voor de accountant en model accountantsverklaring; Voor de regeling Kinderopvang en buitenschoolse opvang alleenstaande ouders: model jaaropgave, model controle- en rapportageprotocol voor de accountant en model accountantsverklaring. 3. Gegevensuitwisseling tussen gemeenten en Belastingdienst betreffende voorlopige teruggaaf heffingskortingen 2003 In januari 2003 dienen de gegevens van de nieuwe voorlopige teruggaven van heffingskortingen 2003 (VT 2003) aan bijstandsgerechtigden weer te worden verwerkt in uw uitkeringsadministratie. Evenals in 2001 en 2002 bent u ook nu in de gelegenheid deel te nemen aan een elektronische suitwisseling tussen gemeenten en de belastingdienst. Over de logistiek van deze uitwisseling informeerde ik u in mijn circulaire van 5 september 2002, kenmerk B&GA/IW/02/65239.

5 5 Daarnaast is het mogelijk de verzoeken om toekenning van de VT 2003 eveneens langs elektronische weg te verzorgen voor uw cliënten. Dat kan zowel eenmalig, in november 2002, voor alle bekende bijstandsgerechtigden die voor een VT 2003 in aanmerking komen, als per maand voor bijstandsgerechtigden die nieuw in de bijstand komen en voor mutaties. In de circulaire van 5 juni 2002, kenmerk B&GA/IW/02/39582, treft u informatie aan over programmabeschrijving, logistiek, planning, et cetera. Gebleken is dat nog vragen resteren over de diverse suitwisselingen. Om meer duidelijkheid te verschaffen doe ik u hierbij nogmaals een overzicht toekomen van de verschillende suitwisselingen, de aanvragen en de aanslagen c.q. beschikkingen. Jaarlijks is sprake van drie onafhankelijke suitwisselingen tussen de gemeenten en de Belastingdienst. Ter voorkoming van misverstanden: dit zijn gescheiden trajecten en zij hebben onderling geen verband! Ik realiseer mij dat hierna en aan de orde komen, waarvan de inzendtermijn op het moment dat u deze circulaire ontvangt reeds (vrijwel) is verstreken. Deze en worden dan ook genoemd omwille van de duidelijkheid en niet om u op de mogelijkheden daarvan te wijzen en evenmin als reminder (daarvoor zijn eerdergenoemde circulaires bedoeld) Brief in plaats van formulier VT 2003 De eerste suitwisseling vond plaats in augustus jongstleden. De gemeenten die gebruikmaken van het programma Sociale Dienst Voorlopige Teruggaaf 2003 (SDVT) leverden en aan met de sofi-nummers van alle uitkeringsgerechtigden. Met deze sofi-nummers zijn alleen de VT formulieren tegengehouden. In plaats daarvan ontvingen de betrokken cliënten een brief waarin gewezen wordt op de mogelijkheid om de gemeenten te machtigen de aanvraag VT af te wikkelen (middels SDVT). Over deze uitwisseling vond geen terugkoppeling naar gemeenten plaats. Schematisch weergegeven: éénmalig in augustus/september SOFI nummer aanmaken ALLE klanten Versturen op diskette BD: VT-formulieren tegenhouden 4.2. Bestanden uit SDVT 2003: bulk- en maandverwerking De tweede uitwisseling betreft de uitwisseling van en uit SDVT. In de eerste plaats kan SDVT gebruikt worden voor de bulkverwerking. Dat houdt in dat het volledige van bestaande bijstandscliënten waarvoor de aanvragen via SDVT wordt verzorgd, vóór 15 november 2002 kan worden aangeleverd via GemNet.

6 6 Voorts kunnen met SDVT vanaf december 2002 mutaties iedere maand via GemNet worden aangeleverd. Dit betreft de vanuit het programma SDVT ingevulde verzoeken om toekenning of wijziging van een VT. Vijf werkdagen na ontvangst van de en koppelt de Belastingdienst de verwerkingsresultaten via GemNet terug naar de gemeente. Deze terugkoppeling houdt alleen in of de VT verzoeken in behandeling worden genomen, niet welke VT is toegekend. Schematisch weergegeven: éénmalig voor november levering Maandelijks Bij de bulkverwerking aanmaken kunt met u voor de gegevensinvoer Vanaf december in SDVT gebruik maken van het, reeds in gemeente 2002 uw bezit zijnde, programma dat een deel van de benodigde gegevens selecteert uit de database programmatuur invoer handmatig van uw uitkeringsadministratie. Ophalen en installeren Nakijken, versturen via op 15e v.d. maand ophalen importeren wijzigen en exporteren Bij programma de maandelijkse verwerking dienen de gegevens handmatig te GemNet worden ingevoerd. en Uit overleg SDVT 2003 invoeren SDVT 2003 door Belast.dnst met gemeenten en softwareleveranciers is gebleken dat dit, mede gelet op het aantal te verwerken VT-verzoeken/mutaties, efficiënter is dan geautomtaiseerd ophalen van de gegevens uit de database. Van groot belang is dat u bij de maandelijkse verwerking de SDVT-database Verwerking van de legen Ophalen Nakijken resultaten op vorige maandverwerking leegt voordat u SDVT 2003 vult met de gegevens van verwerkings resultaten de nieuwe maand! GemNet Doet DataBase resultaten (5 werkdagen) u dat niet, dan worden ook de gegevens van de vorige maand opnieuw verwerkt. Verwerking bij Belastingdienst 4.3. Bestanden betreffende bedragen, beschikkingen en aanslagen De derde uitwisseling vindt twee maal plaats en betreft informatie over de aan de bijstandsgerechtigden toegekende VT. Ik wijs er met nadruk op dat ook gemeenten die geen gebruik maken van SDVT aan deze uitwisseling kunnen deelnemen. De gemeenten leveren via GemNet de en aan met de sofi-nummers van alle cliënten. Van uw softwareleverancier heeft u een programma ontvangen voor het aanmaken van dit. De gemeenten die nog niet beschikken over een GemNet aansluiting kunnen de en aanleveren op diskette Als uw van deze mogelijkheid gebruik wilt maken, kunt u contact opnemen met de heer K. Hollestein van de Belastingdienst, telefoon , mailadres TPD- Poort@zonnet.nl Met deze en worden de bedragen van de aanslagen c.q. beschikkingen vastgesteld, welke resultaten vervolgens via GemNet worden teruggekoppeld naar de individuele gemeente. De aanlevering van het eerste door gemeenten dient vóór 1 december 2002 plaats te vinden. De terugkoppeling door de Belastingdienst vindt dan via Gement plaats vóór 25 december De tweede aanlevering door gemeenten dient plaats te vinden vóór 15 januari De terugkoppeling door de Belastingdienst vindt dan via Gement plaats vóórr 11 februari Schematisch weergegeven: 2 x : december en januari SOFI nummer aanmaken ALLE klanten Versturen via GemNet (of diskette) BD: uitvragen bedragen beschikkingen en aanslagen

7 7 Het is niet mogelijk om een soortgelijke terugkoppeling te realiseren voor de maandelijkse mutaties. Er wordt naar gestreefd ook deze terugkoppeling in de toekomst mogelijk te maken Helpdesk Voor vragen met betrekking tot SDVT, sopmaak en heffingskortingen kunt u contact opnemen met Belasting Telefoon voor Elektronisch Berichtenverkeer. Het telefoonnummer is: (0800) optie 2 (gratis bereikbaar op werkdagen van 08:00 tot 17:00) of via TPD- Poort@zonnet.nl. Voor vragen met betrekking tot het maken van en uit uw uitkeringsadministratie kunt u contact opnemen met uw softwareleverancier.