Timemanagement en. agendabeheer

Transcriptie

1 Timemanagement en agendabeheer in Outlook 1 Coert Aschman

2 Colofon Uitgeverij KennisKanon, Ridderkerk. 1 e druk, 2016 Auteur: Coert Aschman Niets van deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, openbaargemaakt of op andere manier digitaal of analoog ter beschikking worden gesteld aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. ISBN NUR 144 2

3 Timemanagement en agendabeheer in Outlook 3

4 4

5 Inhoud 1. Timemanagement Je kostbaarste bezit % gaat nergens over(!?) Het ligt niet aan mij Vijf redenen van spijt Timemanagement is gedrag Ochtendstond Wees te vroeg Wie zich haast als hij tijd heeft Work hard, play hard Studentenleven Kies, je kunt niet alles Verhoog je concentratie Vergroot je zelfdiscipline Multitasken Wet van Pareto Prioriteren (A-, B-, C-taken) Alle 21 manieren om nee te zeggen Plannen loont Effectiviteitsmeter vragenlijst Efficiënt of effectief? Persoonlijke tijdverspillers Uitstelgedrag Een paar wetmatigheden Aan het werk Slik die kikker Rollen, doelen en taken Scherpschutter worden Tijdvreters elimineren Artikelen Agendabeheer in Outlook Agenda s aanmaken Agendagroepen maken

6 2.1.2 Werktijden instellen Tijdschaal instellen Feestdagen instellen Tijdzones instellen Weeknummers weergeven en agendakleur wijzigen Herinneringen instellen Afspraken maken Afspraak wijzigen Afspraak kopiëren Weergaven Navigeren Contactpersonen beheren Contactpersoon toevoegen en verwijderen Contactgegevens wijzigen Vergadercylus Vergadercyclus aanmaken Een vergadering wijzigen Een vergadering terugkerend maken Een vergadering privé maken Een afspraak uit een reeks verwijderen Vergaderlocaties beheren Vergaderverzoeken versturen Afspraken bewaken Bijeenkomsten plannen voor meerdere personen naar één plaats Agenda s delen Agenda s publiceren en delen Agenda s importeren Machtigingen Afspraken beheren Persoonlijke afspraken Categorieën Afspraakcodes Pro-actieve opstelling Meerdere agenda s beheren Overlay Planningsassistent

7 2.6.3 Een herinnering instellen of verwijderen Stemknoppen gebruiken Plannen van andermans agenda Agenda leefbaar houden Reistijd plannen Alternatieve vergadertools Deeltijdcollega s secretariaat Agenda afdrukken Taken beheren Van een mail een taak maken Terugkerende taken Taken toewijzen Notities gebruiken Hoe haal je elke deadline? beheren terughalen CC/BCC Effectief en Zes soorten en hoe je ermee moet omgaan Don t make me think Meta-vaardigheden Je bent de filter Je eigen grenzen bewaken Clean desk Stel een beslissing uit Stel een beslissing niet uit Top-en bottomlijst Laat je manager de keuze Creëer tijd Hang veelgebruikte overzichten op Slim tijdschrijven Hoe zorg je ervoor dat je productief blijft? Stenen-grind-zand-water (verhaal) Gebruik twee beeldschermen Het nieuwe werken Timemanagement door goed beheer

8 5.1 Het maken van mappen Snelle stappen inrichten Snelkoppelingen aanmaken Regels instellen Actielijst maken Categorieën aanmaken Filter actielijst op begindatum Sneltoetsen In Navigatie bewerken Navigatie nieuwe In adresboek In agenda Navigatie agenda Zoeken Literatuurlijst Bijlagen

9 1. Timemanagement 1.1 Je kostbaarste bezit Van alle bezittingen in de wereld is tijd je kostbaarste bezit. Je krijgt tijd van leven en die tijd moet je zo goed mogelijk gebruiken. Tijd kun je niet vermeerderen, zoals bijvoorbeeld geld of spullen. Iedereen krijgt evenveel: 24 uren in een dag, 168 uren in een week, 8760 uren per jaar. Je weet niet hoeveel jaren je krijgt. Je kunt geen tijd bijkopen. Je kunt wel tijd vérkopen. Als werknemer verkoop je namelijk niet alleen je kennis en vaardigheden, maar vooral je tijd aan je werkgever. Tijd die geweest is, komt nooit meer terug. Omdat je tijd niet kunt vermeerderen, of er voor kunt kiezen morgen eens een dag van 20 uur te beleven in plaats van 24, is het zaak dat je met die vaste hoeveelheid tijd goed omgaat. Studie, werk, vrije tijd, slapen, eten: alles kost tijd. Timemanagement bestaat dus eigenlijk niet. Iets wat je kunt managen, daar heb je invloed op. Ben je teammanager, heb je de zeggenschap over de teamleden. Over hun tijd, hun acties, hun contract wellicht. Net zo goed geldt dat voor geld. Je beslist of je het uitgeeft, spaart of belegt. Je vermeerdert het of vermindert het, afhankelijk van wat je ermee doet. Tijd kun je alleen maar uitgeven. En dat gaat ook nog eens constant, met dezelfde snelheid. Op een bepaald moment is je tijd op en je weet niet wanneer dat zal zijn. Dat zijn redenen om je tijd goed in te delen. De tijd die je met vrienden doorbrengt, de tijd achter de computer. De tijd in vreugde en de tijd van verdriet. De tijd die je stopt in een relatie, de tijd die je aan sport besteedt. Of aan vrijwilligerswerk, goede doelen of het opruimen van je kamer. Dit boek gaat je helpen om je tijd zo goed mogelijk te gebruiken. Wat goed is, moet je echter zelf bepalen. Die vaste hoeveelheid tijd is gedeeltelijk vrij in te delen. Als je dat goed leert, heb je daar de rest van je leven plezier van. Iedereen wil een goed, gezond, gelukkig leven. Daarom is timemanagement in deze brede zin, het belangrijkste wat je kunt leren. Dit boek gaat je daarbij helpen. 9

10 Dat gebeurt vooral in deel 1 (timemanagement). Deel 2 (agendabeheer) gaat vooral over de vraag hoe je dat nou voor een ander zo goed mogelijk kunt doen. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een digitale agenda. In dit boek gebruiken we daar telkens MS Outlook voor, maar er is een grote verscheidenheid aan digitale agenda s met ongeveer dezelfde functionaliteiten. Die zijn ook (bijna) allemaal te gebruiken op dezelfde manier, alleen zijn waarschijnlijk sommige functies anders ingericht. Of je nu de agenda van Google, Outlook of ical gebruikt, je kunt er ongeveer allemaal hetzelfde mee. Deel 3 helpt je tenslotte je snel en gestructureerd te verwerken. Opdracht 1. Reageer op de volgende stelling: Toen de slavernij is afgeschaft, bedachten ze de loonstrook. Bespreek deze stelling in de klas of met een klasgenoot en schrijf een samenvatting van 3 zinnen hieronder. 10

11 2. De volgende stellingen worden klassikaal voorgelezen. Ben je het eens met de stelling, ga je aan de ene kant van het lokaal staan. Ben je het oneens met de stelling, ga je aan de andere kant staan. Vervolgens probeer je zoveel mogelijk mensen uit het andere kamp naar jouw vak te praten door hen te overtuigen van je gelijk. Werk je niet in een klas, kies dan hieronder de stelling waarmee je het meest eens bent. Motiveer waarom. Doe dat ook met de stelling waarmee je het meest oneens bent. A. Tijd is je kostbaarste bezit B. Tijd kun je maken C. Timemanagement is het beste wat je kunt leren op school D. Ik maak al optimaal gebruik van mijn tijd E. Timemanagement is onzin F. Multitasken werkt helemaal niet G. Kunnen multitasken zit in de genen Ik ben het meest eens met stelling, omdat - Ik ben het meest oneens met stelling, omdat - Opdracht Maak via de 5 minuten Time Management Test en beschrijf de resultaten hieronder. 11

12 Opdracht Gebruik de planner hierna, om je week in kaart te brengen. Zet er in elk geval in: - Je werkuren - Je schooluren - Reistijd - Tijd voor hobby s en ontspanning - Tijd om te eten - Tijd om te slapen Hoeveel tijd houd je over? 12