WARM op weg naar een winstgevend afdank & retour management

Transcriptie

1 Lectoraat Duurzame Bedrijfsvoering Duurzame ontwikkeling in de praktijk WARM op weg naar een winstgevend afdank & retour management Handleiding voor winstgevend hergebruik ten behoeve van het midden- en kleinbedrijf Fase 2 Bepalen van de beste opties voor hergebruik uitgave Februari 2008 Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 1 van 31

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Toelichting Inleiding Doel fase Aanpak In kaart brengen onderdelen en modules Marktechnisch Wenselijk en Geschikt Technisch Zinvol en Haalbaar Economisch Zinvol en Haalbaar bepalen van onderdeel gerelateerde kosten Bepalen van product gerelateerde kosten Bepalen van de waarde van onderdelen Financiële go-nogo Definitieve Selectie Duurzaamheid en hergebruik Bijlage 1 referenties, literatuur Bijlage 2 Korte toelichting op Activity Based Costing (ABC) Bijlage 3.1 WARM werksheet 1, Markttechnische haalbaarheid Bijlage 3.2 WARM werksheet 2 Technische haalbaarheid Bijlage 3.3 WARM werksheet 3 Financiële Haalbaarheid Bijlage 3.4 WARM werksheet 4 Verzamellijst Bijlage 4 Begrippenlijst Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 2 van 31

3 Toelichting Deze handleiding behoort bij fase 2 in de WARM aanpak. In de handleiding bij fase 1, de WARM Quickscan, is in de inleiding ingegaan op de achtergronden van hergebruik en de methodiek. Voor meer informatie wordt daar naar verwezen. Meer informatie staat ook op de website In deze fase 2 wordt gewerkt met spreadsheets en kosten benaderingsmodellen, ook weer gebruik makend van spreadsheets. In de handleiding wordt concreet per stap uitgelegd hoe de spreadsheets ingevuld moeten worden. Er worden suggesties gedaan, kleine checklists gegeven en waar mogelijk met voorbeelden gewerkt. De spreadsheets zijn als excel bestand beschikbaar op de website. Ze zijn als voorbeelden opgenomen in bijlage 3. 1 Inleiding 1.1 Doel fase 2 Als een bedrijf, na de snelle eerste WARM quickscan, besluit dat voor specifieke producten hergebruik zinvol en haalbaar lijkt, is een volgende stap nodig om vast te stellen welke onderdelen en modules dat dan betreft. Fase 2 van de methode is daarop gericht. Een deel van die informatie is al bij de WARM quickscan, verzameld. De vragen zijn dan: hoe rendabel is het, wat levert het meest op, wat is het handigst om (het eerst) te doen? Verder spelen er ook andere overwegingen. Er gelden dan een aantal criteria: - techniek - markt - organisatie - kosten en opbrengsten In fase 2 wordt op basis van die criteria een keuze gemaakt. De volgorde is zo dat het in het totaal de minste hoeveelheid werk oplevert. Dat gebeurt door snel uit te selecteren wat niet haalbaar of niet interessant is. En dan pas uitgebreide kosten basten berekeningen van de resterende onderdelen. Aan het eind zal een producent dan zelf op basis van eigen gevoel en inzicht de definitieve selectie moeten maken. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 3 van 31

4 Wat is de geschiktste optie voor hergebruik? lectoraat Duurzame Bedrijfsvoering 1.2 Aanpak Ook in deze fase is karakteristiek voor de WARM aanpak: zo snel en simpel mogelijk komen tot een helder gemotiveerd besluit. Stapsgewijs In een viertal stappen worden voor een product bekeken welke de mogelijkheden, beperkingen en onzekerheden zijn. Een compleet en standaard recept is niet mogelijk. De veelheid aan verschillende producten en de enorme verschillen in mogelijkheden voor bedrijven maakt een dergelijke aanpak onmogelijk. De handleiding geeft dan ook veel meer een denkkader: aspecten die in de invulling meegenomen moeten worden. Relevante aspecten HS 3. Markt haalbaarheid - Bedrijf - Product - Markt - Juridisch - Proces - Logistiek - Financieel HS 4. Technische haalbaarheid HS 5. Economische haalbaarheid HS 6. Praktische keuze Figuur 1 stapsgewijze aanpak in fase 2 van de WARM methodiek De aanpak is volgt: 1. in kaart brengen onderdelen en of modules die op herbruikbaarheid bekeken moeten worden 2. informatie over markttechnische wenselijkheid / geschiktheid verzamelen 2.b gevolgd door de eerste selectie 3. in kaart brengen technische acties en mogelijkheden cq beperkingen waaruit de haalbaarheid van hergebruik moet blijken 3.b gevolgd door de tweede selectie 4. economische zinvolheid / haalbare opbrengst in deze stap wordt het ABC model toegepast en is daarmee de meest omvangrijke stap 4.b gevolgd door de derde selectie 5. discussie over organisatorische criteria maar ook eigen visie, ambitie en specifieke wensen en mogelijkheden, en prioriteiten, van het bedrijf voor specifieke onderdelen en modules 5.b gevolgd door de definitieve selectie. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 4 van 31

5 Elke volgende stap wordt, in principe, alleen gedaan voor de onderdelen of componenten die door de voorgaande selectie zijn gekomen. Daarmee beperkt men de hoeveelheid werk, met name bij stap 4 waar alle kosten en opbrengsten in kaart moeten worden gebracht. Niet alles tegelijk Bij de selectie, en zeker bij de laatste kan meespelen dat men niet alles tegelijk wil en kan. Dat hangt af van de veranderingen, ook in het ontwerp, die nodig zijn en met de situatie van het bedrijf zelf, de hoeveelheid werk en veranderingen die het aan kan. Men zal dan eerst de onderdelen en modules gaan hergebruiken die nu al heel gemakkelijk in hun huidige uitvoering opnieuw te gebruiken zijn. Als aanpassingen in het ontwerp en/of het gebruik bij onderdelen nodig is, zullen die meestal wat naar achteren worden geschoven. Zo kan men ook ervaring opdoen voor de complexere zaken worden opgepakt. Tenzij de winst mogelijkheden erg groot zijn natuurlijk. Rekenmethodiek bepaling kosten Bij het bepalen van de kosten en baten per onderdeel of module wordt de methodiek van Activity Based Costing (ABC) gebruikt. Het gebruik van de ABC methode (of elke andere om kosten te ramen) heeft zijn beperkingen. Er is veel informatie, met name over kosten, tijd en inzet van middelen, nodig die echter niet altijd zomaar beschikbaar is. Deels zullen activiteiten die nodig zijn ook worden uitbesteed. Dat betekent dat kosten geschat moeten worden of met potentiële leveranciers moet worden overlegd en/of eerste offertes moeten worden aangevraagd. Dat vraagt vanzelfsprekend tijd en maakt de besluitvorming trager dan soms gewenst is. Er wordt gewerkt aan een grotere serie van default waarden voor kosten bij hergebruikketens. Vooralsnog moet er veel geschat worden op basis van eigen ervaring met enigszins vergelijkbare situaties en activiteiten. Het is daarom wel verstandig om steeds een gevoeligheidsanalyse uit te voeren door te kijken in welke mate een forse verschuiving in benodigde tijd en/of uurkosten een effect op de uitkomst kan hebben. Uit de eerste ervaringen blijkt dat dat in veel gevallen niet van doorslaggevende betekenis is. Er worden toch al ruime marges bij de besluitvorming aangehouden. Spreadsheets Er wordt gebruik gemaakt van een serie spreadsheets om: o systematisch alle benodigde informatie te verzamelen; o standaard berekeningen voor kosten en opbrengsten eenduidig uit te voeren; o stapsgewijs de beslissing te nemen voor de onderdelen en modules voor wel of niet hergebruik Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 5 van 31

6 De spreadsheets staan in bijlage 3 Deelnemers Het verdient aanbeveling ook in deze fase steeds gebruik te maken van een multifunctionele groep. De tenminste noodzakelijke functies zijn engineering (ontwerp / productie), commercie (inkoop / verkoop), logistiek en financiën. 2 In kaart brengen onderdelen en modules De werkwijze in stap 1 is gebaseerd op een structuur met 4 niveaus waaruit een product is opgebouwd: Tot op welk niveau een product wordt gedemonteerd en de matrix wordt ingevuld geschied naar inzicht van betrokkenen. De productopbouw zoals het meest praktisch gehanteerd kan worden, is in figuur 2 schematisch weergegeven. Product Module Module Onderdeel Onderdeel Onderdeel Onderdeel Onderdeel Component Component Component Figuur 2: Verdeling van product in onderdelen en componenten De hiërarchie van figuur 2 wordt toegepast in het model. In eerste instantie word bekeken of hergebruikt van het product mogelijk is. Hiermee wordt doorgaans de meeste materialen bespaard. Voorwaarde is dat er een markt moet zijn voor deze complete producten. De wijze van opsplitsen van een totaal product/apparaat en vervolgens de modules en dan de onderdelen is vanzelfsprekend sterk afhankelijk van het type apparaat en de verwachtingen die men al heeft over hoe hergebruik eventueel kan plaatsvinden. De beste aanpak blijkt die waarbij men steeds tot modules en samengestelde onderdelen opsplitst componenten komt die op zich als kostenpost bekeken kunnen worden. Het gaat om de kleinste eenheid die bij kostenbepaling nog als een geheel te bekijken is. Dat houdt onder andere in dat een specifieke werknemer, een afdeling of een specifiek bedrijf dat als één geheel krijgt en er dan iets mee kan. Als hergebruik van het product als geheel niet mogelijk is dan wordt het product opgedeeld tot het volgende niveau (Modules). Als die Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 6 van 31

7 modules niet als geheel te reviseren en/of bruikbaar zijn worden die in onderdelen gesplitst en die eventueel weer in de afzonderlijke componenten. Voorbeeld Een apparaat dat bestaat uit een frame, met beplating van buiten met scharnieren, een motor, printplaten, bewegende delen, leidingen, een filter dat uit verschillende onderdelen bestaat etc. Een mogelijke opsplitsing van een apparaat in onderdelen is bijvoorbeeld: o het frame (module): vormt meestal een homogeen geheel en. o de buitenkant/beplating: losse delen maar meestal uit hetzelfde materiaal gemaakt, zo niet dan per materiaal soort scheiden. o specifieke modules met een eigen functie die niet erg slijtagegevoelig zijn. Een voorbeeld zijn de papierinvoerbakken van fotokopieermachines. o scharnieren en specifieke bevestigingsmiddelen (componenten). Die zullen vaak aan slijtage onderhevig zijn en snel worden vervangen o elektromotoren (onderdeel) en andere aandrijfsystemen: ook al bestaat die uit een groot aantal onderdelen en componenten. Die worden meestal als een geheel gekocht en als geheel door refurbishment bedrijven gereviseerd (die kijken dan wel weer naar de losse componenten). o elektronische onderdelen: zitten meestal op een printplaat (module). Die worden als een geheel gekocht. Reviseren is soms zeker mogelijk als een testmethode bestaat om fouten op te sporen. Componenten kunnen dan worden vervangen. Zeker als het om printplaten die in kleine series worden gemaakt (dus duur) kan dat interessant zijn. o bewegende delen als assen, wieltjes, rails, kleppen, ventilatorwaaiers etc (componenten). Die moeten bijna altijd als aparte component bekeken worden omdat ze een eigen slijtage patroon zullen hebben en vaak van verschillende materialen zijn gemaakt. o leidingen (componenten): die zullen steeds afzonderlijk bekeken moeten worden. o rubber onderdelen, afdichtingen etc. (componenten): zullen vaak zonder discussie vervangen worden. Of dat altijd nodig is, zou bekeken moeten worden. De op basis van deze opsplitsing selectie verkregen lijst is nu het uitgangspunt bij de verdere selectie. Deze wordt steeds aan de linkerzijde van de spreadsheets geplaatst met de relevante informatie (onderdeel codes etc.). Deze informatie komt steeds terug op het verschillende sheets en de tabbladen voor waardebepaling (potentiële opbrengsten) en kosten. Het is dus essentieel dat daarbij steeds dezelfde volgorde en eventueel nummering wordt aangehouden. Achteraf kan blijken dat in de modules of producten waarvoor als geheel na de verschillende selectiestappen een no go wordt gegeven, misschien toch nog onderdelen respectievelijk componenten worden verwacht die wel economisch interessant voor hergebruik zijn. Het is het beste die dan even als apart product te behandelen en de hele procedure ervoor te doorlopen. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 7 van 31

8 3 Marktechnisch Wenselijk en Geschikt Bepalen of hergebruik van een onderdeel markttechnisch wenselijk dan wel mogelijk is, kan in feite alleen gebeuren op basis van goed inzicht. Er is geen model voor te maken. De belangrijkste input daarbij is eigen ervaring, voor zover die al is opgebouwd, of die van collega s voor zover daar kennis over is. Aspecten ter bepaling van de markttechnische haalbaarheid: 1. interne verkopen 2. externe verkopen 3. logistieke aspecten rond in- en verkoop Het gaat er daarbij of in welke mate dit veranderd moet worden voor hergebruikte onderdelen, of dat mogelijk is en/of in welke mate hergebruik zelfs positief kan werken. Op basis hiervan moet bepaald worden of er een voldoende zekere markt is voor de specifieke onderdelen en geremanufactureerde apparatuur. 1: De relevante aandachtspunten interne verkopen Reserveonderdelen Productieonderdelen Serviceonderdelen 2: De relevante aandachtspunten externe verkopen 1. Afzetmarkt nieuw markt tweedehands markt een andere dan de originele markt contractvorm verkoop product (dienstconcept mogelijk?(functie verkoopbaar/meetbaar?)) gedrag concurrentie afzetmogelijkheden marktbewerking mogelijkheden 2. Strategie welke mogelijkheden passen binnen imago ontwikkelingen bij stakeholders / concurrenten 3. Keten samenwerking in keten mogelijk / gewenst plaats en macht in de keten 4. Juridisch productveiligheid productaansprakelijkheid 5. Marktvoorkeuren / houding klant snelle veranderingen door mode of technologische ontwikkeling vraag naar duurzame producten (overheid!) aversie voor tweedehands Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 8 van 31

9 3: De relevante logistieke aandachtspunten Hoe wordt de logistiek verzorgd? - Onnodig (Verwerking op plek van verzameling of bij de eindgebruiker. De eindgebruiker verzorgt de logistiek) - Een intern beschikbare of extern ingehuurde logistieke oplossing o Vrachtvervoer o Koeriersdienst o Per post - Met behulp van een distributiepunt o Importeur o Dealer o Detailhandel - Combinatie met andere logistieke stromen o Product wegbrengen bij het ophalen van een afgedankt product o Combinatie met logistieke stromen van derden Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 9 van 31

10 4 Technisch Zinvol en Haalbaar In deze stap wordt bekeken wat de conditie van een onderdeel of product is als deze is afgedankt door de gebruiker. De gevolgen van de conditie waarin onderdelen of producten terug komen hebben invloed op de inrichting van het bewerkingsproces die onderdelen of producten zullen ondergaan. Verschillende punten kunnen invloed hebben op de conditie van het onderdeel of product. De technische haalbaarheid kan met de kennis binnen het bedrijf meestal redelijk goed bepaald worden. Dat is vanzelfsprekend wel aan voortschrijdend inzicht en verbeterde methoden onderhevig. Wat nu moeilijk of onmogelijk lijkt kan als iemand het een keer heeft geprobeerd opeens wel degelijk goed mogelijk blijken te zijn, al dan niet na een verandering in het ontwerp. Daarbij speelt vaak een rol of er bij derden, refurbishment bedrijven, kennis is voor specifieke onderdelen en of men daar bereid is in te investeren. Een zekere mate van eigen inzicht eventueel intuïtie en lef is soms wel gewenst om verder te komen. Deze stap dient bij voorkeur gedaan te worden met iemand die naast product en materiaalkennis ook de omgevingsfactoren waarin het product functioneert kent. Met de omgevingsfactoren wordt bedoeld de condities van de omgeving waarbinnen het product moet functioneren. Aspecten ter bepaling van de technische haalbaarheid: Wat is de technische levensduur van het onderdeel? Hiermee wordt bedoeld wat de levensduur of duurzaamheid van het onderdeel is. Behoud het onderdeel zijn functionaliteit? Als een onderdeel zijn functionaliteit verliest als deze afgedankt wordt, is het hergebruiken niet meer mogelijk. Wat zijn de condities waaronder een product als geheel wordt gebruikt, onder normale omstandigheden? In welke mate leidt dat tot vermindering van hergebruik mogelijkheden en/of specifieke slijtage voor de onderdelen erin? Is dat voor alle onderdelen hetzelfde? Zijn er onderdelen die onderhevig zijn aan slijtage? en wat is dan de te verwachten conditie bij terugname? Gemak van demonteren en risico op beschadigingen daarbij. Hoe zal het onderdeel gekeurd moeten worden als deze retour komt? En zijn daarvoor (al) testmethoden beschikbaar? Een product zal zo vroeg mogelijk in het proces van hergebruik gekeurd moeten worden. Keuringstechnieken kunnen bijvoorbeeld zijn: visueel controleren of het doormeten. Wat is de haalbaarheid van de mogelijk noodzakelijke bewerkingen die moeten plaatsvinden? Zie hierna Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 10 van 31

11 De relevante aandachtspunten mogelijke bewerkingsvormen Product-markt Beschikbare product(ontwerp)-informatie / -expertise Informatie technische staat na afdanken en retour Mogelijkheid tot voldoen aan eisen (als nieuw) na verwerking (markteisen) Verwerkingsvormen Vormen van hergebruik o Product niveau Brush off Reconditioning / refurbishment Remanufacturing o Module / Assemblage niveau Brush off Reconditioning / refurbishment Remanufacturing o Component niveau Brush off Reconditioning / refurbishment Remanufacturing o Materiaal niveau Recycling Verbranding met / zonder energie terugwinning Storten Juridisch Wetgeving (BEA, ARBO) Productveiligheid Materiaaltoepassingen Normeringen (ISO, CE, toelaatbaarheid stoffen in het product (bijv RoHS)) Aansprakelijkheid Identificeerbaarheid Kennis Kennis van, beschikking over de mogelijke verwerkingstechnieken Kennis van, beschikking over meettechnieken Het resultaat van deze stap is dat er voor ieder onderdeel een indicatie is van de conditie als deze afgedankt is en de daaruit volgende mogelijkheden voor hergebruik. Het is belangrijk om op basis van deze gegevens ook voor onderdelen die zeker hergebruikt kunnen worden een uitvalpercentage af te spreken waarmee bij de economische evaluatie gerekend kan. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 11 van 31

12 5 Economisch Zinvol en Haalbaar In deze stap worden de kosten voor het hergebruik gekoppeld aan activiteiten en processen die nodig zijn om onderdelen weer op het gespecificeerde niveau in te zetten. Dit gebeurt in principe alleen voor de onderdelen die in de eerdere stappen (met behulp van de betreffende spreadsheets) zijn geselecteerd. De stappen die daarbij genomen moeten worden, zijn: o onderdeel gerelateerde kosten bepalen o product gerelateerde kosten bepalen o bepalen van de waarde van hergebruikte onderdelen o go-nogo beslissing op basis financieel rendement Bij het bepalen van de kosten en baten per onderdeel of module wordt de methodiek van Activity Based Costing (ABC) gebruikt. (zie toelichting bij 1.2) Verzamellijst voor gegevens In afwijking van de standaard ABC model is er een lijst gemaakt waarmee bij een bedrijf gegevens verzameld worden voor een voor deze methodiek gemaakte ABC spreadsheet(s). Deze leent zich wat betreft opbouw beter voor verzameling van gegevens. Op deze lijst is ook ruimte om de bronnen van informatie bij te vermelden. Het zijn bovendien minder sheets. Deze gegevens worden na ze verzameld zijn verwerkt in de ABC spreadsheet. Op die lijsten staat steeds demontage van het onderdeel als de eerste vaste costdriver omschrijving. Dit wil overigens niet zeggen dat demontage steeds noodzakelijk is De overige handelingen zullen in onderling overleg bepaald moeten worden. Processen en kosten die niet toe te wijzen zijn aan de productdelen apart, moeten worden ingevuld in het gedeelte product gerelateerde kosten'. De gegevens worden door medewerkers van de organisatie ingevuld die kennis hebben over het product in combinatie met slijtage, service, ontwerp en processen. Met deze personen wordt bepaald wat er met het betreffende productdeel moet gebeuren om aan de gewenste kwaliteitsnormen te voldoen. De kosten hier voor worden gekoppeld aan het productdeel. Als alle gegevens zijn verzameld worden deze verwerkt in sheet <>. Zie bijlage 3c. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 12 van 31

13 5.1 bepalen van onderdeel gerelateerde kosten Eerst moet worden bepaald wat de bewerkingen zijn om de gewenste kwaliteitseisen te behalen. Daarna worden aan die bewerkingen kosten verbonden. De kolommen in de spreadsheets zijn op basis van de ABC methodiek onderverdeeld in een costdriver omschrijving 1, eenheid 2, tarief, kwantum en totaalkosten. De costdriver omschrijving biedt plaats voor het formuleren van de bewerkingen. De eenheid betreft datgene wat meest bepalend is voor de kosten. In de standaard sheets is per rij plaats gemaakt voor drie bewerkingen. Indien er meer nodig zijn dan kan de volgende regel gebruikt worden. Door het tarief met het kwantum te vermenigvuldigen wordt dan de totaalkosten voor die bewerking berekend. Daarnaast kunnen bewerkingen ook als geheel aan derden worden uitbesteed, van schoonmaken tot complete remanufacturing van onderdelen en modules. Zeker als dat speciale kennis en apparatuur vraagt kan dat nodig zijn. Daarnaast kan een gespecialiseerd bedrijf efficiënter werken waardoor de kosten dalen. Daar komen dan wel weer transportkosten bij en extra administratie. De bewerkingen: Welke bewerkingstechnieken nodig zijn om de onderdelen weer geschikt te krijgen voor gebruik moet gedaan worden, bij voorkeur, samen met een ontwerper/engineer, onderhoudsmonteur en/of een productie medewerker met ervaring met de specifieke onderdelen. Eerst wordt bepaald wat de demontage tijd zal zijn om de onderdelen uit het product te demonteren. Vervolgens zal de bewerking die een onderdeel dient te ondergaan bepaald worden. Het onderdeel zal aan het einde van dit proces moeten voldoen aan de kwaliteitseisen die gehanteerd worden door het bedrijf. Met deze gedachte moeten ook de bewerkingen bepaald worden die onderdelen moeten ondergaan. De volgende vragen moeten worden gesteld: Wat is de tijdsbesteding om een onderdeel uit het product te demonteren? Welke bewerking zal toegepast moet worden bij het onderdeel? Hier worden de bewerkingen benoemd die toegepast moeten worden. Dit zullen (vaak) ook meerdere bewerkingen kunnen zijn voor één onderdeel. De meest voorkomende bewerkingen zijn: schoonmaken, repareren, reviseren etc. Welke afsluitende controle is nodig? De berekening van de kosten is in principe steeds: tijd voor het uitvoeren van de bewerking vermenigvuldigt met de personeelskosten plus bijkomende kosten als 1 costdriver omschrijving is bijvoorbeeld: een specifieke bewerking, proces, vervangingsdeel, verbruikte energie, etc 2 eenheid is bijvoorbeeld: kwh, uren, m 2, aantal, etc Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 13 van 31

14 energieverbruik, materiaal etc. dat direct toe te wijzen is aan de handelingen behorende bij die bewerking. Als heel specifieke apparatuur nodig is om die specifieke handelingen te kunnen doen moeten de kosten daarvan, bijvoorbeeld afschrijving, worden meegenomen. Dat zal echter vaak pas gaan tellen als het dure meetapparatuur betreft. Demontagekosten Er zijn twee manieren om demontagekosten mee te nemen in de berekening: o Toegewezen aan een productdeel als costdriver in de ABC berekening, zie boven. o Voor een heel product, zonder dit toe te schrijven aan productdelen. Wanneer het niet wordt toegeschreven aan productdelen, worden de kosten van demontage ondergebracht bij product gerelateerde kosten. Zie hierna. Voorbeeld demontage en bewerkingskosten: onderdeelnaam activiteit costdriver en eenheden tarief PB02237 AC240DC12 demonteren uit het totale product onderdeel demonteren tot op componentniveau schoonmaken visueel controleren administreren demontagepersoneel uur demontagepersoneel uur demontagepersoneel uur demontagepersoneel uur demontagepersoneel uur eenheden (decimalen) kosten 45, ,25 45, ,25 45,- 0,1 4,50 45,- 0,1 4,50 45, ,50 totaal per set componenten: 80,00 demonteren uit het totale product extern laten schoonmaken en controleren administreren demontagepersoneel uur extern tarief per stuk demontagepersoneel uur 45, ,- 11, ,20 45, ,50 totaal per onderdeel 24,70 Uitbesteden Er kan nu al besloten worden om demontage, schoonmaken, remanuafcturing etc. van het hele apparaat of onderdelen, niet zelf te doen maar uit te besteden aan een gespecialiseerd bedrijf. Dat zal meestal efficiënter kunnen werken en daardoor ook sneller en goedkoper. Kostenramingen zijn dan lastiger. Een redelijke schatting kan alleen gemaakt worden door zo n bedrijf zelf op basis van een eerste offerte bijvoorbeeld. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 14 van 31

15 Dat bedrijf zal dan wel een beeld moeten hebben van de omvang van de eisen die gelden en de omvang. Als dat om reden van snelheid (het houdt deze studie vanzelfsprekend op) of vertrouwelijkheid (men wil nog niet naar buiten brengen dat men hiermee bezig is) niet mogelijk, dan moet een berekening gemaakt worden op basis van eigen uitvoering en een efficiëntie korting worden toegepast. Afhankelijk van de situatie (ook weer moeilijk in te schatten) moet dan met iets van 25 tot 50% lagere kosten worden gerekend. Overigens betekent uitbesteden wel dat men een eigen tussenopslag van te behandelen onderdelen en apparaten moet aanhouden. Dat betekent extra ruimte en kosten. Overigens zal men, ook als men zelf alles doet, wel zo n extra opslag hebben. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 15 van 31

16 5.2 Bepalen van product gerelateerde kosten Aan fase 2b is een extra sheet toegevoegd product gerelateerde kosten. Op deze sheet is plaats om het volgende in te vullen: o verwervingskosten (kosten om het product terug te halen) o besparingen op afvalkosten o demontagekosten indien deze niet toe te wijzen zijn aan een bepaald onderdeel NB Het gaat dus niet om kosten die nodig zijn bij de erop volgende productie van apparatuur met die hergebruikte onderdelen. Dat zijn de normale productiekosten, die ook optreden bij gebruik van nieuwe onderdelen. Verwervingskosten In de methodiek nemen we voor de verwervingskosten: o Vergoedingen aan retail/gebruiker o Retourlogistiek/ transport en distributiekosten o Opportunitykosten 3 o Uitval Vergoedingen Vergoeding voor de gebruiker is om deze te motiveren om het product niet bij het huisafval te gooien. Producten worden ook wel teruggekocht. Vergoeding van de tussenhandel is voor de kosten die ze maken om het product te retourneren. De vergoeding kan bestaan uit korting op een nieuw product of levervoorwaarden. Indien er vergoedingen worden uitgekeerd aan gebruiker of tussenhandel, wordt in de laatste kolom een bedrag per stuk ingevuld. Dit kan een gemiddelde of aanname zijn indien er nog geen ervaring is met het terugnemen van producten. Retourlogistiek Om producten te kunnen hergebruiken zullen deze na de afdankfase bij het bedrijf terug moeten komen. Bij het vierde blok zal inzicht verkregen worden in de kosten die gepaard gaan met het logistieke proces. Een logistiek proces kent vele vormen en aandachtspunten. In deze matrix worden alleen de transportkosten van de producten meegenomen. Dit betekent dat het product van de klant naar het bedrijf getransporteerd dient te worden. Het verspreidingsgebied van de producten zal geanalyseerd moeten worden en op basis hiervan kan een gemiddeld transport afstand berekend worden. In fase 1 wordt in de quick scan ook gevraagd of een bedrijf weet waar zijn producten zich kunnen bevinden. In fase 3 zal dat aspect in veel meer detail moeten worden uitgewerkt. Hier zal met schattingen gewerkt moeten worden. Voor transport kunnen meerdere tarieven worden gehanteerd. Bijvoorbeeld wanneer met klein vervoer naar depots gereden word. En vanuit deze depots met grootschalig vrachtvervoer naar de locatie waar demontage of controle plaatsvindt. 3 betekent: Kanskosten. Geeft kosten aan van het gebruik van middelen, door een vergelijking te trekken met de inzet van deze middelen voor een ander doel of andere activiteit. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 16 van 31

17 Opportunity-kosten: transport Opportunity-kosten worden gehanteerd als gemengd transport plaats vindt met bijvoorbeeld het nieuwe product. De extra handeling voor het terughalen wordt vergeleken met gemiste opbrengsten van het transportmiddel. Bijvoorbeeld als producten aan huis worden geleverd en het oude product met hetzelfde transport terug komt. De kosten voor extra handeling wordt vergeleken met het de hoeveelheid minder leveringen dat per transportmiddel gedaan kan worden. Men moet wel opletten dat transportkosten niet dubbel worden meegenomen (transportkosten & opportunity-kosten). Voorbeeld: Van product X wordt per bestelauto gemiddeld 10 producten per dag geleverd als er geen producten worden teruggenomen. Er is besloten om oude producten terug te nemen. Nu kan door de extra tijd die de chauffeur bezig is met laden en lossen gemiddeld per bestelauto 8 producten worden geleverd. De opportunity-kosten voor het terugnemen van producten zijn de transportkosten voor 2 leveringen van product X. Opportunitykosten: rente, ruimte, risico Het op voorraad nemen van teruggenomen producten kosten tevens magazijncapaciteit, vertegenwoordigen een waarde en nemen risico met zich mee dat ze onbruikbaar beschadigd of obsolete blijken (rente, ruimte risico). In de distributiesector wordt als vuistregel voor rente, ruimte en risico (r.r.r.) per jaar 25% 4 van de aanschafkosten van een product gehanteerd om het bedrag van r.r.r. te bepalen. De aanschafkosten zijn in deze werkwijze de retourpremie + transportkosten. Daarom wordt in deze aanpak, gebaseerd op eerste schattingen, deze 25% r.r.r. over de som van de verwervingskosten aangehouden, tenzij uit andere informatie betere schattingen snel te maken zijn. Uitval In de kosten moet ook gerekend worden met een percentage uitval van producten. Dit zijn producten die wel teruggehaald worden maar waarmee uiteindelijk niets gedaan kan worden door de slechte staat van het product. Dit geld ook voor productdelen. Als aanname wordt 30% uitval gehanteerd. Indien een ander getal bekend is voor de specifieke branche of soort product dan kan dit getal gehanteerd worden. De te verrekenen verwervingskosten moeten daarmee dus worden verhoogd. 4 literatuur [8] <onbekende verwijzing?> Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 17 van 31

18 De totale te verrekenen verwervingskosten zijn dan per apparaat: vergoeding tussenhandel vergoeding gebruiker retour logistiek km prijs gem. afstand (km) transport 1 transport 2 Opportunitykosten - transport Opportunitykosten - rente, ruimte, risico 25% Uitval percentage 30 % vermenigvuldigen met vermenigvuldigen met totaal basis verwervingskosten 1,25 1,42857 totale verwervingskosten Kosten en besparing op afdank en afval. Lagere bijdrage aan centrale verwijdering regelingen Producenten en importeurs van elektronische en elektrotechnische apparatuur zijn verantwoordelijk voor de kosten van verwijdering van producten die na 13 augustus 2005 op de markt zijn gebracht 5. Hiervoor kan een producent of importeur zich aansluiten bij organisaties die voor de collectieve inzameling zorgen van apparatuur 6, of hier individueel zorg voor dragen. Voor het afval dat het product veroorzaakt worden kosten in rekening gebracht om deze in te zamelen en te scheiden (afvalstromen van metaal leveren geld op). De besparing op deze kosten door hergebruik kunnen worden meegenomen in de berekening. De vraag is vanzelfsprekend wel of dat direct al een besparing oplevert. De contracten met die collectieve inzamelingsorganisaties zijn veelal gebaseerd op het volumen geleverde, geproduceerde dan wel geïmporteerde apparaten. Er moet dan dus een sleutel komen voor hergebruik, zowel voor de aantallen als het percentage dat een apparaat uit hergebruikte onderdelen bestaat. Extra bedrijfsafval Bij het terughalen en zelf verwerken van apparatuur zal het bedrijf een nieuwe afvalstroom creëren. 5 Richtlijn 2002/96/EG van het Europese Parlement en de Raad van 27 januari 2003, artikel 8, lid 2 6 collectieve inzamelorganisaties: RTA, NVMP en ICT-milieu Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 18 van 31

19 Demontagekosten Zoals eerder gemeld, zijn er twee manieren om demontagekosten mee te nemen in de berekening: o Toegewezen aan een productdeel als costdriver in de ABC berekening, zie boven. o Voor een heel product, zonder dit toe te schrijven aan productdelen. Wanneer het niet kan worden toegeschreven aan productdelen, worden de kosten van demontage ondergebracht bij product gerelateerde kosten. Dat zal het geval zijn als een apparaat in één keer helemaal in de herbruikbare onderdelen uiteen wordt gehaald. 5.3 Bepalen van de waarde van onderdelen Indien er geen a priori benchmark-waarde gegeven kan worden door het bedrijf (bijvoorbeeld op basis van enige ervaring) is het mogelijk om een schatting te maken. Bij het gebruik van de onderstaande spreadsheet moet wel voorzichtigheid worden betracht. Het hangt sterk af van de persoon, en diens ervaring, die de keuzes maakt. De criteria moet goed in de context van de besluitvorming worden gebruikt. Het kan verstandig zijn deze daarom door meer personen, eventueel onafhankelijk van elkaar, de waarde te laten bepalen. Dat speelt vanzelfsprekend het sterkst als de waarde erg bepalend is voor de definitieve keuze, met andere woorden als de in 5.2 bepaalde kosten/opbrengsten relatief dicht in de buurt van die mogelijke waarde kan komen. Methodiek voor waardebepaling van gebruikt onderdeel markt acceptatie wordt er in de markt geaccepteerd dat dit onderdeel eerder gebruikt is levensduur inspecties garantie gebruiksduur score hoe lang is de beoogde levensduur na revisie t.o.v. een nieuw onderdeel invullen in procenten hoe veel % meer inspecties zijn nodig gedurende de gebruiksfase om bedrijfszeker heid te garanderen hoe lang is de garantie voor een hergebruikt onderdeel t.o.v. een nieuwe hoeveel sneller zou de gebruiker het product afdanken dankzij het gebruikte onderdeel 0 = nee % = % = % = 1 1 = ja 61-80% = % = % = % = % = % = % = % = % = % = % = % = 5 Voorbeeld voor invullen: (waarde onderdeel nieuw = 10,-) % waarde van nieuw indien de onderneming andere criteria stelt, of bekend is wat de markt ervoor betaald. kan meteen een bedrag ingevuld worden voor dat onderdeel absolute waarde waarde van het onderdeel na revisie 1 80% ,8 60% 6,- Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 19 van 31

20 5.4 Financiële go-nogo Een go wordt in principe gegeven voor productdelen die lagere revisiekosten hebben dan de waarde van dat productdeel. Hierbij wordt in acht genomen dat er de berekende kosten een indicatie geven, en geen werkelijke kosten zijn. De afwijking is afhankelijk van de nauwkeurigheid waarmee in de ABC methodiek gewerkt kan worden. Het bepalen van de financiële ruimte voor de inrichting van het proces hergebruik: Voor onderdelen en materialen dient een bedrijf een inkoopprijs bij zijn leveranciers te betalen. Bij het toepassen van hergebruik van deze onderdelen hoeft een bedrijf deze inkoopprijs niet meer te betalen. Als een bedrijf materialen inkoopt en deze vervolgens bewerkt kunnen de kosten voor het bewerken ook bespaard worden. Immers een onderdeel wat terug komt van de gebruiker hoeft de eerdere bewerkingen niet meer te ondergaan. De kosten die bespaart kunnen worden, worden nu omgezet als opbrengst waarvan het proces van hergebruik kan worden bekostigd. De vraag die aan het einde van stap 1 beantwoord moet worden is of het toepassen van hergebruik goedkoper of duurder is dan inkopen (en bewerken). Hierbij dienen ook de eventuele revisie kosten te worden inbegrepen. Het berekenen van de financiële ruimte: Om de financiële ruimte te bepalen is het nodig om de hoeveelheid onderdelen die terug komen te weten. Deze onderdelen kunnen hergebruikt worden en hoeven zodoende niet opnieuw aangeschaft te worden. Hieronder staat een voorbeeld van een tabel die hierover helderheid kan verschaffen. Jaar Producten bij de gebruikers Producten die terug komen Bij dit voorbeeld is uit gegaan van een gebruikersduur van 3 jaar. Daarom komen de eerste producten terug in Hier is uitgegaan van een retourstroom van 100%. Maar samen met het bedrijf zal het meest waarschijnlijke/haalbare omvang daarvan bepaald moeten worden. Het berekenen van de financiële ruimte wordt gedaan door de retourstroom te vermenigvuldigen met de opbrengst van de kostenbesparing. Deze financiële ruimte kan gebruikt worden om bewerkingen, retourlogistiek, personeel en overheadskosten te betalen. Handleiding WARM methodiek fase 2 technisch economische selectie pagina 20 van 31