Beveiligen is coördineren van verantwoordelijk heden

Transcriptie

1 Beveiligen is coördineren van verantwoordelijk heden Met een kleine studenten, waarvan bijna 1200 internationaal, en zo n vijfduizend medewerkers, behoort de Vrije Universiteit in Amsterdam tot de grootste onderwijsinstellingen van Nederland. Het instituut heeft in de loop van de geschiedenis altijd een eigen koers gevolgd en doet dat nog steeds. Ook op het gebied van veiligheid en beveiliging. Zo werd al jaren geleden besloten om beveiliging niet meer per manuur in te kopen, maar om een partnerrelatie met beveiligingsorganisaties aan te gaan. Dit gebeurde onder coördinatie van facilitair manager/hoofd beveiliging Rob Pel, die de VBN-er van deze maand (september 2015) is. Rob Pel begon zijn carrière in de beveiliging ruim dertig jaar geleden als winkelsurveillant bij de toenmalige Nederlandse Veiligheidsdienst. Al vrij snel klom hij op tot groepsleider en ging hij mensen begeleiden en opleiden tot winkelsurveillant. Ik heb in totaal zo n vijftien jaar gewerkt voor de Nederlandse Veiligheidsdienst. Eerst in de winkelbeveiliging, maar later ook op vaste posten, zoals dat genoemd werd. Eind jaren

2 negentig ontmoette ik tijdens een opdracht voor de gemeente Utrecht een oud-collega, die een adviesbureau was begonnen. Hij vroeg mij of ik voor hem wilde komen werken en als interim bij de Vrije Universiteit (VU) aan de slag wilde voor het reorganiseren van de beveiliging. Dat leek mij een mooie uitdaging. Er liepen in die tijd vijf beveiligers rond, die zonder duidelijke structuur hun werkzaamheden verrichtten. Dat moest allemaal anders. Het is nu een trend, maar bij de VU werd in die tijd al het belang van gastheerschap ingezien. Men wilde dus weer bemande recepties. Maar wat belangrijker was, was dat men de veiligheidszorg integraal wilde gaan aanpakken. De herorganisatie kon niet in één keer worden doorgevoerd. Er zou stap voor stap aan de nieuwe situatie gebouwd moeten worden. Pel kwam daarom in vaste dienst bij de VU. De grootste verandering werd overigens pas zes jaar geleden doorgevoerd, tijdens een aanbesteding van de beveiliging. Pel: We wilden niet langer een leverancier van uren en mannen, maar een echte beveiligingspartner. Dus een partij waarmee wij gezamenlijk voor de veiligheid zorgen. Dat was nog niet zo eenvoudig. Je moet daar als organisatie wel klaar voor zijn. Dat geldt voor ons, maar natuurlijk ook voor de partner. Die krijgt geen opdracht meer, maar moet als het ware zijn eigen werkzaamheden gaan organiseren. Formeel was ik natuurlijk nog steeds opdrachtgever, maar ik hield mij alleen nog bezig met tactisch overleg met de teamleiders. Alles op het operationele vlak regelt de beveiligings-organisatie zelf. Als ik een nieuwe taak wil, vertaalt de beveiligingsorganisatie die naar

3 een proces. Daar hoef ik mij zelf niet meer druk over te maken. Zo houd ik tijd over voor andere zaken. De laatste tijd ben ik bijvoorbeeld vooral bezig met bewustwordingsprocessen. Niet alleen op het gebied van beveiliging, maar voor alles wat met veiligheid te maken heeft. Integraal onderdeel Veiligheid staat bij de VU hoog op de agenda. Niet omdat het hier zo onveilig is, nuanceert Pel, want we zitten hier in het veiligste gedeelte van Amsterdam, maar omdat veiligheid wordt gezien als integraal onderdeel van het gehele proces. We hebben daarom een commissie Integrale Veiligheid, die onder leiding staat van de directeur van het Facilitair Bedrijf en waarvan alle beleidsdirecteuren lid zijn. Binnen die commissie zorgen we vooral voor afstemming van de diverse veiligheidsvraagstukken binnen de VU. Dat is nodig, want heel veel mensen houden zich met veiligheid bezig en het is niet efficiënt als dit versnipperd gebeurt. Door processen te verbinden kan je steeds sterker worden!

4 Een van de resultaten is de bewustwordingscampagne, die Pel samen met Arjen Appelman van AES Consultancy heeft opgezet. Het komt niet veel voor, maar je hebt op een groot instituut als een universiteit altijd wel te maken met zorgwekkend gedrag en incidenten. Denk aan bedreigingen en stalking. We hebben daarom in 2004 een centrale incidentenregistratie ingevoerd, die onlangs is uitgebreid met een meldpunt voor sociale veiligheid, waarbij het ook om digitale veiligheid gaat. Vinger aan de pols De beveiliging is de afgelopen vijftien jaar flink uitgebreid. Inmiddels zijn er zo n vijftig beveiligers actief binnen de VU. We doen ook veel meer dan toen ik begon bij de VU, legt Pel uit. Alle recepties worden weer bemand en we hebben gastdames aangesteld. Want optreden en handhaven zijn belangrijk, maar ons beleid wordt gevoerd vanuit het oogpunt van gastvrijheid. Dat de particuliere beveiligingsorganisatie een hoge mate van zelfstandigheid geniet, wil overigens niet zeggen dat de VU niet een stevige vinger aan de pols houdt. We werken het liefst met contracten met een langere looptijd om duurzaam te kunnen bouwen. De dienstverlener kan de looptijd nog uitbreiden door optiejaren te verdienen. We werken met kritieke prestatieindicatoren (KPI en), die aan de hand van externe audits worden getoetst. Dat gebeurt twee keer per jaar. De dienstverlener moet

5 daarbij meer dan 90 procent tevredenheid halen om een extra optiejaar te kunnen scoren. Op het moment werken wij met Trigion en tot grote tevredenheid. Het bedrijf scoort heel hoog tijdens de audits. Daarnaast doen wij mystery visits en quality visits. In het eerste geval probeert een externe partij binnen te dringen en kijken we hoe ver deze komt voordat de beveiliging ingrijpt. Bij een quality visit kijken wij bijvoorbeeld hoe het doen van een interne aangifte verloopt. Dit soort sessies leveren ons en de beveiliger heel veel op! Grotere betrokkenheid Het voor de beveiliging ingevoerde beleid, wordt ook bij de schoonmaak, catering en andere facilitaire processen binnen de VU toegepast. De universiteit werkt graag in regie, waarbij zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij leveranciers wordt neergelegd, verklaart Pel. Ik zit zelf ook zo in elkaar. Ik werk graag samen en vind het interessant om te kijken hoe anderen het organiseren. Bovendien zie je dat je op die manier een veel grotere betrokkenheid krijgt van je dienstverleners. Het is niet meer het uitvoeren van voorgeschreven taken, maar het invullen van een eigen stuk verantwoordelijkheid. Dat zien we ook aan onze samenwerking met Trigion. Die hebben we de afgelopen jaren kunnen uitbouwen naar een echt partnership. Daarbij maak je het regelmatig mee dat de dienstverlener voor een bepaald vraagstuk een betere oplossing heeft dan jijzelf, hoewel dat andersom

6 natuurlijk ook wel gebeurt. Het is goed dat je elkaar in dat opzicht de ruimte geeft. Trigion brengt ook zelf voorstellen naar voren over kwesties waar je als opdrachtgever niet aan gedacht hebt. Aanbesteding Volgend jaar wordt de beveiliging opnieuw aanbesteed. Als een andere partij wint, staat mij een enorme klus te wachten, zegt het hoofd Beveiliging. De operationele mensen mogen tegenwoordig overgaan naar de nieuwe aanbieder, maar de teamleiders niet en juist daarin hebben wij zoveel geïnvesteerd. Omdat we willen dat onze beveiligers elk jaar beter worden, leiden we ze samen met de dienstverlener op en delen ook de kosten daarvan. Dan wil je wel graag dat zij blijven zitten na een aanbesteding. Komend najaar start bijvoorbeeld weer een training in gastvrijheid. Ook willen we dat beveiligers proactiever worden. Dat zij niet wachten tot er iets gebeurt, maar dat zij actief ingrijpen als er iets dreigt te gaan gebeuren. Daarvoor ontwikkelen wij nu ook een opleidingsprogramma. 19 augustus ging het nieuwe academisch jaar van start bij de VU. In de centrale hal was een informatiemarkt voor nieuwe studenten opgezet, waar ook de beveiliging een stand had. Er werd onder andere een film vertoond over preventie van diefstal. Daarnaast vertellen de beveiligers wat zij doen en wat zij van anderen verwachten. Een paar honderd nieuwe studenten worden ook

7 uitgenodigd om een kijkje te nemen bij de beveiligingsafdeling. Vroeger gaf ik dat soort presentaties, maar ik vind nu dat de beveiligers zichzelf moeten kunnen verkopen. En dat gaat hartstikke goed. Ze vinden het geweldig om te doen. Aanpak Pel praat graag met anderen over zijn aanpak. Het kan bij andere universiteiten, maar feitelijk bij alle soorten organisaties goed werken. Natuurlijk is er altijd een discussie of je iets moet uitbesteden of dat je het zelf moet doen, maar ik ben een groot voorstander van uitbesteden. En dan wel in de vorm van een partnership. Voorstanders van inbesteding zeggen wel eens dat ze op die manier de kennis in huis houden, maar dat heb je ook als je aan de externe dienstverlener eisen stelt ten aanzien van het personeelsverloop. Bij ons werken vrijwel altijd dezelfde mensen, terwijl als iemand toch niet op de juiste plaats blijkt te zitten, wij die makkelijk kunnen laten vervangen. En dankzij het partnership met ieders eigen verantwoordelijkheden, zie je van beide kanten het proces steeds doelmatiger worden. Zo word je steeds beter. Diversiteit Een van de typische risico s binnen de universiteit is de diversiteit.

8 Er zijn van tijd tot tijd politieke kwesties en er studeren mensen uit landen die niet bepaald een vreedzame relatie met elkaar hebben. De diversiteit wordt echter als een positief gegeven beschouwd. De universiteit is volgens Pel voor iedereen. Om de aan de diversiteit gepaard gaande risico s beheersbaar te houden, worden goede contacten onderhouden met de verschillende groepen. Er is hiervoor zelfs een diversiteitscoördinator aangesteld, die lid is van de commissie Integrale Veiligheid. Veiligheid en diversiteit gaan bij ons hand in hand. We vinden namelijk wel dat een debat gevoerd moet kunnen worden, zegt het hoofd Beveiliging. Ook als daar een risico aan vast zit. In de regel verloopt het zonder problemen. Veiligheidsvisie De universiteit werd altijd gekenmerkt door openheid, maar dat is volgens Pel aan het veranderen. In nieuwe gebouwen maken we duidelijk onderscheid tussen openbaar en beveiligd gebied. Voor steeds meer ruimtes is een speciale autorisatie nodig. Dat heeft ermee te maken dat wij verantwoordelijk zijn voor het bieden van een veilige werkplek aan medewerkers en studenten. Wij zijn daarvoor verantwoordelijk, maar de medewerkers en studenten zelf natuurlijk ook. Daarom werken wij met een integrale veiligheidsvisie, die onder andere tijdens een interne roadshow onder de aandacht wordt gebracht. Let op je spullen! Wat doe je bij brand? Hoe werkt de BHV? Wat is het alarmnummer van de VU?

9 Je staat er soms van te kijken hoeveel mensen dat niet weten. Alles draait volgens Pel om samenwerking. Het creëren van samenwerking tussen alle betrokkenen is het belangrijkste wat wij als beveiligingsorganisatie kunnen bijdragen. Je moet mensen op de juiste manier hun eigen verantwoordelijkheid geven om tot een optimaal resultaat te komen. Ik denk dat wij dat goed voor elkaar hebben! Dit artikel verscheen eerder in vakblad Beveiliging september 2015 (auteur: Vincent Vreeken) PERSONALIA Rob Pel (1956) startte zijn carrière in de beveiliging in 1984 als winkelsurveillant bij de Nederlandse Veiligheidsdienst. Hij klom op tot teamleider en kreeg een steeds breder takenpakket. In 1999 begon hij als interim manager aan de herorganisatie van de beveiliging bij de Vrije Universiteit in Amsterdam. Omdat reorganisatie bij een dergelijke instelling een continu proces is, houdt hij zich daar tot op de dag van vandaag mee bezig, waarbij de beveiliging zich ontwikkelde van een reactieve tot een integrale organisatie.