Versie BPV-plaza. Handleiding Instellingsbeheerder

Transcriptie

1 Versie BPV-plaza Handleiding Instellingsbeheerder Den Haag, 2014

2 Inhoudsopgave 1. Starten met BPV-plaza Inloggen BPV-plaza Beheren capaciteit... 4 > digitaal capaciteitsformulier... 4 > selectie maken... 4 > Opgeven stagecapaciteit... 5 > Wijzigen van capaciteit Inzien plaatsingen... 6 > Selectie maken... 6 > Exporten van overzicht naar Excel Maken rapportages... 8 > Tonen resultaten Uw gegevens beheren BPV-box Starten met een BPV-box Wijzigen box gegevens via de tabblad BPV-box > Instellingsgegevens wijzigen > Werkeenheden wijzigen, verwijderen of toevoegen > Werkeenheden kopiëren > Werkeenheden preview > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen > Dagboeken beheren > Foto s beheren > Mailservice beheren > Nieuws beheren > verzenden > Dagboekbeheerders wijzigen, verwijderen of toevoegen > BPV-documenten beheren Tips voor het beheren van gegevens

3 1. Starten met BPV-plaza 1.1. Inloggen Ga naar de website van het SBBL: U kunt direct vanaf de homepagina inloggen op de Plaza Uw adres is uw gebruikersnaam. Het wachtwoord heeft u ontvangen of u kunt een wachtwoord aanvragen door na inloggen te klikken op wachtwoord aanvragen. Deze wordt gegenereerd door het systeem en via aan u verstuurd. Na inloggen komt u op de pagina voor de stagebedrijven. Hier vindt u relevante informatie over stages: nieuwsberichten, stagefonds, calibris, Vanaf hier klikt u op Naar de BPV-plaza om stagecapaciteit op te geven, Gegevens van bij u geplande stagiaires op te vragen en rapportages te maken. Ook kunt u vanaf hier door naar het beheer van de BPV-box indien u hier rechten voor heeft. De BPV-box biedt leerplaats-profiel gegevens aan studenten. 3

4 2. BPV-plaza 2.1. Beheren capaciteit > digitaal capaciteitsformulier Op de BPV-plaza klikt u op capaciteit en beheer. U opent dan het digitale capaciteitsformulier. De mogelijke stageperiodes waarvoor u plaatsen kunt opgeven kunt u opvragen via dit formulier. > selectie maken U kunt in het formulier selecties maken, zodat u alleen die informatie ziet, die voor u van belang is. De periode start en periode einddatum worden standaard gevuld met de begindatum en einddatum van het actieve studiejaar voor BPV planning. Selecteer het stagebedrijf waarvoor u plaatsen wilt opgeven, kies de opleiding en klik op Formulier opvragen. De stageroutes die voldoen aan de opgegeven selectie worden getoond. U kunt de selectievelden verbergen door te klikken op de tekst onder de titel verberg selectiescherm. U heeft dan meer ruimte op het scherm voor het tonen van de resultaten. 4

5 > Opgeven stagecapaciteit Middels de Tab-knop, of met de muis kunt u door het formulier heenlopen. U kunt het aantal plaatsen per stageroute opgeven en een opmerking plaatsen. Ook het stagebureau kan een opmerking plaatsen bij een stageroute. De velden voor het plaatsen van een opmerking worden vanzelf groter zodra dit veld geselecteerd is. Stageroutes kunnen aangemerkt zijn als knelpunt, waarmee wordt aangegeven dat voor deze route te weinig plaatsen beschikbaar zijn. Knelpunt routes worden met een blauwe achtergrond getoond. Stageroutes kunnen geblokkeerd zijn. U kunt dan niet meer zelfstandig een opgave doen of wijzigingen doorvoeren. Geblokkeerde routes worden met een rode achtergrond getoond. Onderaan het capaciteitsformulier staat de knop voor opslaan van uw capaciteitsopgave. U kunt ervoor kiezen om een bevestiging van de capaciteitsopgave naar u zelf of collega s te sturen door te kiezen opslaan en wijzigingen. U kunt vervolgens de juiste contactpersoon/contactpersonen selecteren en deze via op de hoogte stellen van de wijzigingen. > Wijzigen van capaciteit Het wijzigen van capaciteit gaat op dezelfde wijze als het invoeren van capaciteit. In de selectie van de juiste stageroutes kan men nu gebruik maken van de veld Reeds ingevuld om alle stageroutes te tonen waarvoor capaciteit is opgegeven. 5

6 2.2. Inzien plaatsingen Binnen de BPV-Plaza klikt u op plaatsingen. U opent dan het plaatsing scherm. > Selectie maken U kunt in het formulier selecties maken, zodat u alleen die informatie ziet, die voor u van belang is. De periode start en periode einddatum worden standaard gevuld met de begindatum en einddatum van het actieve studiejaar voor BPV planning, u kunt de datumvelden aanpassen. Geef uw selectie op voor niveau, opleiding, etc. en klik op de Verversen. De plaatsingen die voldoen aan de opgegeven selectie worden getoond. 6

7 U kunt de selectievelden verbergen door te klikken op de tekst onder de titel verberg selectiescherm. U heeft dan meer ruimte op het scherm voor het tonen van de resultaten. > Exporten van overzicht naar Excel U kunt heel eenvoudig de gegevens van de plaatsingen naar Excel exporteren. Dit kan voor heel handig zijn voor het overzetten van de informatie naar andere systemen, of het maken van eigen lijsten. U doorloopt de volgende stappen: 1. Maak de door u gewenste selectie van plaatsingen, of kies voor alle plaatsingen 2. Klik op de tekst exporteren 3. Geef in vervolgscherm aan welke velden u wilt exporteren, of u een kolom titel wilt exporteren 4. Klik op exporteren 5. Klik in het vervolgscherm op opslaan en daarna op openen. 7

8 2.3. Maken rapportages Rapportages bieden een belangrijke toegevoegde waarde van het systeem. Met alle gegevens die worden vastgelegd gedurende het proces van stageplanning wordt waardevolle informatie gegenereerd. Stuurinformatie voor management, inzicht voor beleidsontwikkeling en praktische overzichten 8

9 De volgende rapportages zijn voor u beschikbaar: 1. capaciteitsprognose Overzicht per stageroute van de totale capaciteit, het aanbod van uw stagebedrijf en het gevraagde aantal stageplaatsen 2. Plaatsingsoverzicht Overzicht in vraag versus aanbod van stageplaatsen, om knelpunten te signaleren en eventuele oplossingen te analyseren. Resultaten kunnen worden uitgesplitst naar niveau, opleiding, sector, onderwijsinstelling en stageroute, 3. Stageroute capaciteitsoverzicht Overzicht van opgegeven plaatsen en benutte plaatsen per stageroute 4. Trend per instelling Het rapport trend per instelling is bedoeld om twee studiejaren met elkaar te kunnen vergelijken. 5. Overzicht per Overzicht van aanbod en bezetting per bedrijf stagebedrijf 6. Overzicht per school Overzicht van en bezetting uitgesplitst per school > Tonen resultaten Per rapportage heeft u verschillende selectiemogelijkheden en keuzes voor het uitsplitsen van de resultaten. De resultaten kunnen worden getoond in tabelvorm en in grafiekvorm. 9

10 3. Uw gegevens beheren U kunt uw eigen gegevens beheren en wachtwoord wijzigen via het menu beheer/mijn gegevens. 10

11 4. BPV-box Het laatste onderdeel van BPV-plaza is de BPV-box. Vanaf de website kunt u na inlog doorklikken naar het beer van de BPV-box. De BPV-box is bedoeld voor studenten. Studenten kunnen zich in de BPV-box oriënteren op stagebedrijven, gericht zoeken waar bepaalde kwalificaties afgerond kunnen worden, BPV-opdrachten uitvoeren ter voorbereiding op hun stage, etc. De informatie op de BPV-box wordt beheerd door stagebedrijven. Ieder stagebedrijf kan zijn eigen informatie up to date houden. U ziet de doorklik naar het beheer van de Box alleen als u hiervoor ook bent geautoriseerd Starten met een BPV-box De BPV-Box geeft leerlingen/studenten van niveau 1 t/m 5, de mogelijkheid op ieder gewenst tijdstip via internet over relevante gegevens op het terrein van de BPV in de sectoren Zorg en Welzijn te beschikken. Als u wilt starten met een BPV-box neemt u contact op met het stagebureau. Zij kunnen voor u een box aanmaken. U kunt deze daarna vullen via de BPV-plaza Bij uw aanmelding wordt de naam van uw instelling vastgelegd in de database. Deze instellingsnaam wordt gekoppeld aan uw inlog op de BPV-plaza waarmee u vanaf dat moment zelf uw instellingsgegevens kunt gaan beheren. 11

12 4.2. Wijzigen box gegevens via de tabblad BPV-box U heeft reeds een bestaande box of er is een nieuwe box voor u aangemaakt, en u wilt bepaalde gegevens aanpassen. In het tabblad BPV-box opent u de box die u wilt wijzigen. U komt nu op uw eigen beheerpagina (administratiepagina). Hier kunt u een aantal handelingen verrichten > Instellingsgegevens wijzigen Hier kunt u de gegevens van uw instelling wijzigen. Sommige gegevens worden niet op het internet gepubliceerd maar zijn wel verplicht om in te vullen. Deze gegevens zijn voornamelijk voor de regionale hoofdbeheerder van belang. Verder wordt in het formulier aangegeven in welk onderdeel van het menu de informatie op internet wordt gepubliceerd. Kies na het inloggen bij de optie instellingsgegevens, de mogelijkheid wijzigen. U kunt in het formulier de gewenste wijzigingen aanbrengen. Door te klikken op de knop Opslaan verstuurt u de wijzigingen ter goedkeuring aan de hoofdbeheerder. > Werkeenheden wijzigen, verwijderen of toevoegen Via dit onderdeel kunt u werkeenheden beheren. Sommige gegevens worden niet op het internet gepubliceerd maar zijn wel verplicht om in te vullen. Deze gegevens zijn voornamelijk voor de regionale hoofdbeheerder van belang. Verder wordt in het formulier aangegeven in welk onderdeel van het menu de informatie op internet wordt gepubliceerd. U kunt meerdere werkeenheden beheren. Kies na het inloggen bij de optie werkeenheden, de mogelijkheid wijzigen, verwijderen of toevoegen. Indien u kiest voor wijzigen of verwijderen krijgt u de mogelijkheid om een al bestaande werkeenheid te kiezen door middel van een pulldownmenu. Indien u kiest voor toevoegen krijgt u meteen een leeg formulier te zien. Door te klikken op de knop Opslaan verstuurt u de wijzigingen ter goedkeuring aan de hoofdbeheerder. > Werkeenheden kopiëren Via dit onderdeel kunt u een kopie maken van een bepaalde werkeenheid. Deze functionaliteit is vooral makkelijk wanneer bij verschillende werkeenheden meerdere gegevens overeenkomen. Nadat u een kopie heeft gemaakt van een bepaalde werkeenheid kunt u de gegevens van deze nieuwe werkeenheid bewerken via het onderdeel wijzigen/verwijderen. Indien u kiest voor deze optie verschijnt rechts een pulldownmenu waar u eerst de instelling kunt kiezen en vervolgens de werkeenheid waarvan u een kopie wilt maken. Houd er rekening mee dat kopieën automatisch de status off-line krijgen. 12

13 > Werkeenheden preview Hier kunt u een voorbeeld zien van de instelling zoals deze online zichtbaar kan zijn. Ook instellingen die offline staan kunnen hier worden bekeken. > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen Binnen uw administratie scherm kunt u met deze optie snel en gemakkelijk contactpersonen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Deze contactpersonen worden weergegeven in het onderdeel contactpersonen van uw instellingspagina. Indien u kiest voor wijzigen of verwijderen krijgt u een pulldownmenu te zien waaruit u een bestaande contactpersoon kunt aanpassen of verwijderen. Kiest u voor de optie toevoegen dan krijgt u meteen een leeg formulier waar u de gegevens voor de nieuwe contactpersoon kunt invullen. > Dagboeken beheren U als instellingsbeheerder heeft de mogelijk om aan een leerling/student een gebruikersnaam en wachtwoord toe te kennen waarmee de leerling/student zelf een dagboek op uw site kan bijhouden. Via het onderdeel Dagboeken beheren binnen uw administratiescherm kunt u dagboeken van stagiaires beheren. Als u kiest voor de optie dagboeken krijgt u een lijst met namen van stagiaires die een dagboek online beheren. Nadat u de leerling/student een gebruikersnaam en wachtwoord heeft gegeven kan de leerling/student op het internetadres: zelf zijn of haar dagboek beheren. Indien u voor een persoon kiest uit het pulldownmenu krijgt u een overzicht van al de berichten die de stagiaire heeft geplaatst op internet. Dagboek verslagen worden meteen geplaatst. U heeft echter altijd zelf de mogelijkheid om teksten aan te passen of te verwijderen. Ook is er de mogelijkheid dat u zelf een reactie geeft op de inhoud van een door de leerling/student geplaatste tekst. Wanneer u een item wilt verwijderen vinkt u het hokje links van het item aan met uw muis en klikt vervolgens onderaan op aanpassen. Het onderwerp is nu definitief verwijderd. Indien u een reactie wilt geven of de tekst van de stagiaire wilt veranderen dan kunt u na de aanpassingen op de knop aanpassen klikken. > Foto s beheren Via dit onderdeel kunt u voor uw instelling een fotoreportage op het internet plaatsen en voorzien van commentaar. Verder kunt u één foto kiezen (meestal een foto van de instelling zelf) die op de openingspagina van de instelling te zien is. Indien u voor deze optie kiest ziet u rechts een overzicht van de foto s met eventuele teksten die al zijn geplaatst. Om een foto toe te voegen kiest u voor het onderdeel Een nieuwe toevoegen. Bij sorteer kunt u een getal invullen. Het kleinste getal is de foto die op het internet als eerste wordt 13

14 weergegeven. Het hoogste getal de foto die als laatste wordt weergeven. Vervolgens kunt u bij omschrijving een korte tekst over de foto plaatsen. Nu kunt u door middel van de knop bladeren van uw pc een foto naar de database sturen. Zorg ervoor dat de foto niet te groot is en van het type gif of jpg is. Nadat u op aanpassen heeft geklikt worden de gegevens verzonden naar de database. Dit kan enige tijd in beslag nemen al naar gelang de snelheid van de verbinding met internet. Indien u een foto kiest voor de openingspagina van uw instelling door de optie openingspagina te selecteren wordt de eventueel bijbehorende tekst niet weergegeven. Om een foto te verwijderen kiest u voor de optie wis en klikt daarna op de knop opslaan. > Mailservice beheren Bezoekers van uw site kunnen zich aanmelden voor een mailinglijst. Hierdoor geven ze te kennen regelmatig op de hoogte te willen blijven van relevante ontwikkelingen binnen uw instelling. Via het onderdeel mailservice krijgt u een overzicht van bezoekers van de site die zich hebben aangemeld op uw mailinglijst. Indien u kiest voor deze optie krijgt u de volledige lijst van aangemelde personen te zien. Door boven op de rubriek te klikken (bijvoorbeeld naam) kunt u de lijst sorteren. Door de optie wis te gebruiken en vervolgens te kiezen voor de knop aanpassen kunt u een aangemeld persoon verwijderen. Bij het onderdeel Een nieuw item toevoegen: en vervolgens te kiezen voor de knop aanpassen kunt u zelf een persoon handmatig toevoegen. In uw adminscherm kunt u bij het onderdeel verzenden aan iedereen die op de mailinglijst staat in één keer een bericht verzenden. Zie paragraaf verzenden. > Nieuws beheren Via dit onderdeel kunt u nieuws-items op uw site toevoegen, verwijderen of aanpassen. Deze informatie wordt voor de bezoeker geplaatst bij het menu onderdeel nieuws op uw instellingspagina. Indien u kiest voor deze optie krijgt u een overzicht van al uw nieuws items te zien. U kunt deze berichten wijzigen door de tekst te veranderen en op de knop aanpassen te klikken. Berichten kunt u verwijderen door de optie wis aan te vinken en vervolgens op de knop aanpassen te klikken. Indien u een nieuw bericht wilt plaatsen kiest u voor de optie Een nieuw item toevoegen. U vult vervolgens de velden in en klikt op de knop aanpassen. Berichten worden meteen op de pagina van uw instelling geplaatst. Het nieuwsbericht met de meest recente datum wordt altijd als eerste zichtbaar gemaakt op uw instellingspagina. > verzenden Via dit onderdeel kunt u alle mensen die zich hebben aangemeld voor de mailservice in een keer een toesturen. Indien u kiest voor deze optie verschijnt rechts een formulier waarmee u de kunt opstellen. U heeft de mogelijkheid door middel van de knop 14

15 bladeren een bestand (bijlage of attachment) met de mee te sturen. Door te klikken op de knop bericht versturen wordt de naar alle gebruikers van de mailservice verzonden. Het is ook mogelijk om eerst te zien naar wie de wordt verzonden. U vinkt het hokje simuleer aan en klikt vervolgens op bericht versturen. U ziet nu het bericht met daaronder de lijst naar wie de wordt verzonden. Om de nu daadwerkelijk te versturen klikt u op terug en vervolgens op bericht versturen zodat de echt wordt verzonden. > Dagboekbeheerders wijzigen, verwijderen of toevoegen Binnen uw administratiescherm kunt u makkelijk stagiaires de mogelijkheid geven om een dagboek op internet te beheren. Indien u kiest voor de optie wijzigen of verwijderen ziet u een pulldownmenu met de namen van stagiaires die een dagboek beheren. Door een keuze te maken kunt u de gegevens wijzigen. In de omschrijving geeft u in het kort weer welk niveau de student volgt en in welk jaar hij of zij zit. Bijvoorbeeld 3e jaars MBO-student, loopt BPV stage bij werkeenheid -4- vanaf augustus Verder moet u de naam en adres van de stagiaire invullen. Als laatste geeft u de stagiaire een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee de stagiaire zelf zijn dagboek kan beheren door in te loggen op de volgende internetpagina: Indien u een dagboekbeheerder besluit te verwijderen zullen ook alle berichten die in dat dagboek zijn geplaatst worden verwijderd > BPV-documenten beheren U kunt op uw BPV-box documenten rondom BPV publiceren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan introductie-opdrachten. U kunt deze documenten koppelen aan uw instelling of aan één specifiek werkeenheid Tips voor het beheren van gegevens Neem de tijd voor het invullen van de instellingsgegevens en de informatie over de werkeenheden. U moet bij alle verplichte velden iets invullen. Het is anders niet mogelijk het instellingsformulier of werkeenhedenformulier te verzenden. Via tab gaat u naar het volgende veld, met shift-tab naar het vorige veld. Schrijf kort en bondig; een bezoeker leest liever geen grote stukken tekst! U kunt teksten plakken en knippen vanuit een tekstverwerkingsprogramma zoals b.v. Word. Handig voor standaardteksten. Door de beperkingen van Internet worden bijzondere tekens (b.v. opsommingtekens) en lettertypes niet geaccepteerd. Als een veld optioneel is en u voert geen tekst in, dan verschijnt dit veld ook niet op het scherm van de bezoeker. U vult de gegevens online in. Dit betekent dat als u begint met het invullen van de gegevens, u dit ook moet afmaken. De gegevens kunnen niet halverwege het invullen van de formulieren worden opgeslagen. Mocht tijdens het invullen van het aanmeldformulier de verbinding met Internet worden verbroken, sluit dan nooit de browser af. De gegevens gaan dan verloren. Maak voordat u het formulier wilt verzenden opnieuw verbinding met Internet. Tekstueel: plaats achter een zin een punt of komma. Opsommingen worden soms achter elkaar gezet, dit is erg onoverzichtelijk. 15

16 16