Handleiding Instellingsbeheerder

Transcriptie

1 BPV-plaza Handleiding Instellingsbeheerder Tilburg, 2006

2 Voorwoord De voorliggende Handleiding Instellingsbeheer ondersteunt het gebruik van BPV-plaza. BPV-plaza is het besloten deel van ROBopstage.nl de website van de samenwerkende BPV-bureau s in de regio Midden Nederland (te bereiken via ). Met dit besloten deel werken zorginstellingen en BPV-bureau s actief samen aan de optimalisering van de mogelijkheden voor leren in de beroepspraktijk en aan de maximale benutting van deze leerruimte. Op BPV-plaza wisselen beiden capaciteit, informatie en ervaringen uit. Kortom: BPV-plaza ondersteunt het organiseren van stages en begeleiding. Het beheer van een BPV-box vindt plaats via BPV-plaza. Informatie over het beheren van een BPV-box is opgenomen in de voorliggende handleiding. De online zijnde BPV-boxen zijn te bekijken op het openbare deel van de website ( Dit gedeelte is vrij toegankelijk en informeert met name leerlingen over stage lopen. Een persoonlijke inlog geeft toegang tot BPV-plaza. Aan deze inlog zijn persoonlijke rechten gekoppeld: - Standaard het recht op inzage van informatie op de zogenaamde home-plaza - Indien toegekend het recht op inzage van de capaciteitsgegevens van (delen van) een bepaalde zorginstelling - Indien toegekend het recht op beheer van de capaciteitsgegevens van (delen van) een bepaalde zorginstelling - Indien toegekend het recht op beheer van de BPV-box(en) van een bepaalde zorginstelling. Meerdere personen van één organisatie kunnen toegang hebben tot BPV-plaza. Stem onderling de rechten af. Het gebruik van elkaars inlog wordt afgeraden. De BPV-bureau s voeren de gewenste rechten in. Vragen De betrokken BPV-bureau s helpen u graag verder bij het gebruik van BPV-plaza. Neem bij wensen, vragen en onduidelijkheden contact op met één van de bureau s, bij voorkeur het bureau waarmee u het meest samenwerkt. Contactgegevens vindt u op de site. U kunt ook een melding zenden aan ROB.info@hu.nl 2

3 Inhoudsopgave 1. Starten met BPV-plaza Inloggen Overzicht van BPV-Plaza Home-plaza (BPV-plaza) plaza) Informatie opvragen Zelf informatie toevoegen... 6 > Bibliotheek... 6 > Gastenboek Vraag en aanbod Beheren capaciteit...7 > digitaal capaciteitsformulier...7 > selectie maken...7 > Opgeven stagecapaciteit...8 > Afwijkende kwalificaties...8 > Wijzigen van capaciteit Inzien plaatsingen... 9 > Selectie maken... 9 > BPV-overeenkomst afdrukken...10 > Exporten van overzicht naar Excel Maken rapportages...12 > Tonen resultaten BPV-box box Starten met een BPV-box Werken met de Kleine box...14 > Instellingsgegevens invoeren en/of wijzigen...14 > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen 15 > Een Kleine Box omzetten in een Complete Box Werken met de Complete Box > Instellingsgegevens toevoegen / wijzigen...16 > Instelling preview...16 > Werkeenheden wijzigen, verwijderen of toevoegen...16 > Werkeenheden preview > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen 17 > BPV-documenten beheren > Dagboeken beheren > Foto s beheren...18 > Mailservice beheren...18 > Nieuws beheren...18 > verzenden...19 > Dagboekbeheerders wijzigen, verwijderen of toevoegen Tips voor het beheren van gegevens

4 1. Starten met BPV-plaza 1.1. Inloggen Ga naar internet adres: Uw adres is uw gebruikersnaam. Het wachtwoord heeft u ontvangen of u kunt een wachtwoord aanvragen door te klikken op wachtwoord vergeten. Deze wordt gegenereerd door het systeem en aan via aan u verstuurd Overzicht van BPV-Plaza Plaza De BPV-plaza is verdeeld in 3 onderdelen. Elk onderdeel heeft een eigen hoofd-tabblad. 1. Home-plaza (BPV-plaza) Na inlog komt u in dit onderdeel binnen. Dit is het informatie-deel van BPV-plaza. U vindt hier nieuws, documenten, delen van ervaringen, een gastenboek, etc. 2. Vraag en Aanbod Hier kunt u uw capaciteit aan stageplaatsen opgeven en wijzigen, uw geplaatste studenten opvragen en rapportages maken. 3. BPV-box Hier kunt u uw BPV-box beheren. De BPV-box biedt leerplaats-profiel gegevens aan studenten 4

5 Rechts bovenaan ziet u het menu-item Uitloggen. Door hierop te klikken verlaat u het systeem. 2. Home-plaza (BPV-plaza) 2.1. Informatie opvragen Op de home-plaza vindt u veel informatie van de verschillende BPV-bureaus. Gegevens over de jaarplanning, contactgegevens, nieuws, documenten, ervaringen. Binnen home-plaza is een menu waarmee u door de verschillende pagina s kunt navigeren. 5

6 2.2. Zelf informatie toevoegen U kunt ook zelf informatie toevoegen aan de home-plaza. > Bibliotheek De bibliotheek op BPV-plaza biedt diverse materialen over praktijkleren / beroepspraktijkvorming aan voor praktijkcoördinatoren, praktijkopleiders, werkbegeleiders en (praktijk-)docenten binnen het werkterrein Zorg. U kunt documenten toevoegen aan de bibliotheek en op deze manier aan collega s binnen het werkveld beschikbaar maken. Ga naar bibliotheek en klik op titel aanmelden U kunt 3 type documenten in de bibliotheek plaatsen: werkdocumenten, publicaties en websites. Voor elk van de type documenten vult u verschillende gegevens in. > Gastenboek U kunt in het gastenboek uw reactie geven of een oproep doen Ga naar Ervaringen in klik op Uitwisseling 6

7 3. Vraag en aanbod 3.1. Beheren capaciteit > digitaal capaciteitsformulier Binnen het hoofd-tabblad Vraag en aanbod klikt u op capaciteit en beheer. U opent dan het digitale capaciteitsformulier. De aanvraag van stages van BPV-bureaus waar u mee samenwerkt kunt u inzien via dit fomulier. > selectie maken U kunt in het formulier selecties maken, zodat u alleen die informatie ziet, die voor u van belang is. De periode start en periode einddatum worden standaard gevuld met de begindatum en einddatum van het actieve studiejaar voor BPV planning, u kunt de datumvelden aanpassen. Selecteer bij Stagebedrijf de organisatiedelen waarvoor u plant. Dus bijv. afdelingen, locaties, of de totale zorginstelling. Plannen doet u op het laagste door u gewenste organisatie-deel. Indien u plant op afdelingsniveau, dient u de benaming van afdelingen in de lijst te kunnen selecteren. Let op: in de lijst ziet u ook namen van locaties, de totale organisatie en dergelijke (mits dit binnen uw rechten valt). Deze organisatie totalen heeft u niet nodig voor het aanbieden van stageplaatsen. Ze zijn bedoeld voor totaal tellingen. Geef uw selectie op voor niveau, opleiding, etc en klik op de Verversen. De stageroutes die voldoen aan de opgegeven selectie worden getoond. U kunt de selectievelden verbergen door te klikken op de tekst onder de titel verberg selectiescherm. U heeft dan meer ruimte op het scherm voor het tonen van de resultaten. 7

8 > Opgeven stagecapaciteit Middels de Tab-knop, of met de muis kunt u door het formulier heenlopen. U kunt het aantal plaatsen per stageroute opgeven en een opmerking plaatsen. Ook het BPV-bureau kan een opmerking plaatsen bij een stageroute. De velden voor het plaatsen van een opmerking worden vanzelf groter zodra dit veld geselecteerd is. Stageroutes kunnen aangemerkt zijn als knelpunt, waarmee wordt aangegeven dat voor deze route te weinig plaatsen beschikbaar zijn. Knelpunt routes worden met een blauwe achtergrond getoond. Stageroutes kunnen geblokkeerd zijn. U kunt dan niet meer zelfstandig een opgave doen of wijzigingen doorvoeren. Geblokkeerde routes worden met een rode achtergrond getoond. Onderaan het capaciteitsformulier staat de knop voor opslaan van uw capaciteitsopgave. U kunt ervoor kiezen om een bevestiging van de capaciteitsopgave naar u zelf of collega s te sturen door te kiezen opslaan en wijzigingen. U kunt vervolgens de juiste contactpersoon/contactpersonen selecteren en deze via op de hoogte stellen van de wijzigingen. Indien er 1 contactpersoon bestaat wordt zonder tussenscherm de verstuurd. > Afwijkende kwalificaties In het capaciteitscherm worden de kwalificaties getoond die standaard horen bij de betreffende stageroute. Dit wordt bepaald door het BPV-bureau. In bepaalde gevallen wijken de kwalificaties voor een specifiek stagebedrijf af op de standaard. Deze afwijkende kwalificaties kunnen worden vastgelegd bij het opgeven van de capaciteit. Klik daarvoor op het bewerk icoon, rechts van de rij. Het detail scherm voor de capaciteit opent dan. Hier kunt kwalificaties toevoegen en/of verwijderen van de standaard selectie. 8

9 > Wijzigen van capaciteit Het wijzigen van capaciteit gaat op dezelfde wijze als het invoeren van capaciteit. In de selectie van de juiste stageroutes kan men nu gebruik maken van de veld Reeds ingevuld om alle stageroutes te tonen waarvoor capaciteit is opgegeven Inzien plaatsingen Binnen het tabblad vraag en aanbod klikt u op plaatsingen. U opent dan het plaatsing scherm. > Selectie maken U kunt in het formulier selecties maken, zodat u alleen die informatie ziet, die voor u van belang is. De periode start en periode einddatum worden standaard gevuld met de begindatum en einddatum van het actieve studiejaar voor BPV planning, u kunt de datumvelden aanpassen. Geef uw selectie op voor niveau, opleiding, etc en klik op de Verversen. De plaatsingen die voldoen aan de opgegeven selectie worden getoond. 9

10 U kunt de selectievelden verbergen door te klikken op de tekst onder de titel verberg selectiescherm. U heeft dan meer ruimte op het scherm voor het tonen van de resultaten. > BPV-overeenkomst afdrukken Het is mogelijk om de BPV overeenkomst direct vanuit de BPV-plaza uit te draaien. Rechts naast getoonde plaatsing wordt een icoontje zichtbaar, als de overeenkomst beschikbaar is (niet alle onderwijsinstellingen werken hier mee, dus niet in alle gevallen is dit beschikbaar) Klik op het icoontje. De overeenkomst wordt nu als PDF document aangemaakt. 10

11 In het vervolgscherm klikt u eerst op opslaan. Daarna kunt u het document openen en afdrukken. > Exporten van overzicht naar Excel U kunt heel eenvoudig de gegevens van de plaatsingen naar Excel exporteren. Dit kan voor heel handig zijn voor het overzetten van de informatie naar andere systemen, of het maken van eigen lijsten. U doorloopt de volgende stappen: 1. Maak de door u gewenste selectie van plaatsingen, of kies voor alle plaatsingen 2. Klik op de tekst exporteren 3. Geef in vervolgscherm aan welke velden u wilt exporteren, of u een kolom titel wilt exporteren 4. Klik op exporteren 5. Klik in het vervolgscherm op opslaan en daarna op openen. 3. geef velden aan om te exporteren 11

12 5. Klik op opslaan 3.3. Maken rapportages Rapportages bieden een belangrijke toegevoegde waarde van het systeem. Met alle gegevens die worden vastgelegd gedurende het proces van stageplanning wordt waardevolle informatie gegenereerd. Stuurinformatie voor management, inzicht voor beleidsontwikkeling en praktische overzichten De volgende rapportages zijn voor u beschikbaar: 1. capaciteitsprognose Overzicht per stageroute van de totale capaciteit, het aanbod van uw stagebedrijf en het gevraagde aantal stageplaatsen 2. Plaatsingsoverzicht Overzicht in vraag versus aanbod van stageplaatsen, om knelpunten te signaleren en eventuele oplossingen te analyseren. Resultaten kunnen worden uitgesplitst naar niveau, opleiding, sector, onderwijsinstelling en stageroute, 3. Bezettingsoverzicht overzicht op weekbasis of dagbasis in aangeboden plaatsen en gerealiseerde plaatsen. Inzicht in de verdeling van de belasting voor de organisatie. Te drukke en te rustige weken kunnen beiden ongewenst zijn. Doordat een uitsplitsing naar verschillende kenmerken kan worden gemaakt kan een goede analyse worden uitgevoerd 4. Trend per instelling Het rapport trend per instelling is bedoeld om twee studiejaren met elkaar te kunnen vergelijken. > Tonen resultaten Per rapportage heeft u verschillende selectiemogelijkheden en keuzes voor het uitsplitsen van de resultaten. De resultaten kunnen worden getoond in tabelvorm en in grafiekvorm. 12

13 Vervolgens kunt de rapportage exporteren, printen of naar PDF omzetten. 13

14 4. BPV-box De beheerpagina s van de BPV-box zijn onderdeel van BPV-plaza. In het hoofd-tabblad BPV-box kunt u de informatie van de BPV-box beheren. BPV-box is bedoeld voor studenten. Studenten kunnen zich in de BPV-box oriënteren op stagebedrijven, gericht zoeken waar bepaalde kwalificaties afgerond kunnen worden, BPV-opdrachten uitvoeren ter voorbereiding op hun stage, etc. Daarnaast maken ook de BPV-bureau s gebruik van de informatie uit BPV-boxen bij het zorgvuldig plaatsen van stagiaires. De informatie op de BPV-box wordt beheerd door stagebedrijven. Ieder stagebedrijf kan zijn eigen informatie up to date houden. Het hoofd-tabblad BPV-box toont enkel de boxen waarvoor u bent geautoriseerd Starten met een BPV-box Middels de BPV-Box beschikken leerlingen/studenten van niveau 1 t/m 5 over relevante gegevens over de leermogelijkheden in de zorgsector. De BPV-boxen zijn zichtbaar op het openbare deel van de website ROBopstage, Er zijn twee type BPV-boxen: 1. Kleine box Een Kleine Box geeft beknopt relevantie informatie aan studenten. Dit type box is vooral bedoeld voor zorginstellingen met uitgebreide informatie op de eigen website, én voor zorginstellingen die 'achter de schermen' werken aan een complete box 2. Complete box Met een Complete Bbox wordt een zorginstelling als leerbedrijf uitgebreid geprofileerd, op instellingsniveau én per afdeling. Ook kunt u werk-opdrachten opnemen voor startende stagiaires. Als u wilt starten met een BPV-box neemt u contact op met het BPV-bureau. Zij kunnen voor u een box aanmaken. Beheerdersrechten worden gekoppeld aan uw inlogs op BPV-plaza Werken met de Kleine box > Instellingsgegevens invoeren en/of wijzigen U heeft reeds een bestaande Kleine Box of er is een nieuwe Kleine Box voor u aangemaakt, en u wilt bepaalde gegevens aanpassen / invoeren. In het hoofd-tabblad BPV-box opent u de betreffende box. U komt nu op uw eigen beheerpagina (administratiepagina). Kies na het openen van de betreffende box in het menu links bij de optie inst instellingsgegevens ellingsgegevens, de mogelijkheid wijzigen kleine box. 14

15 U kunt in het formulier de gewenste wijzigingen aanbrengen / informatie plaatsen. Alle cellen met een * zijn verplicht, en moeten dus informatie bevatten. Indien u offline werkt (dus niet zichtbaar bent voor studenten), kan het ook kladtekst zijn (bijv. skfjasdlkfja;ljf). Alleen wanneer alle cellen met een * gevuld zijn, worden de gegevens opgeslagen. Wanneer u online gaat, dus zichtbaar bent voor studenten, zijn alle (verplichte) cellen gevuld met correcte tekst. Geef in de onderste cel ( bericht van instellingsbeheerder voor hoofdbeheerder ) kort aan wat u gedaan hebt, of er vragen zijn, en vermeld daarbij of u de informatie online wilt hebben (dus zichtbaar voor studenten). Plaats bij dit soort berichten altijd een datum. Door te klikken op de knop Opslaan (onderaan het formulier) verstuurt u de wijzigingen en het bericht ter goedkeuring aan de hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder accepteert uw wijzigingen, en voert uw online/offline verzoek uit. Kies voor het wijzigen / toevoegen van informatie in de Kleine Box niet de optie wijzigen complete box in het menu. Deze optie heeft u alleen nodig wanneer u van een Kleine Box een grote box wilt maken. > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen Binnen uw administratie scherm kunt u met deze optie snel en gemakkelijk contactpersonen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Deze contactpersonen worden weergegeven in uw box. Indien u kiest voor wijzigen of verwijderen krijgt u een pulldownmenu te zien waaruit u een bestaande contactpersoon kunt aanpassen of verwijderen. Kiest u voor de optie toevoegen dan krijgt u meteen een leeg formulier waar u de gegevens voor de nieuwe contactpersoon kunt invullen. > Een Kleine Box omzetten in een Complete Box Een Kleine Box kunt u zelfstandig omzetten in een Complete Box. Alle reeds ingevoerde gegevens worden overgenomen in de administratiepagina s van de Complete Box. U selecteert hiervoor de betreffende box, via het hoofd-tabblad BPV-box, en klikt in het menu links bij de optie instellingsgegevens instellingsgegevens, de mogelijkheid wijzigen complete box. De Kleine Box wordt omgezet, en als niet meer als Kleine Box oproepbaar of online. Als u voornemens bent om via een Kleine Box (die snel gereed is) toe te werken naar een Complete Box (die meer invoertijd vraagt), maakt u daarvan melding bij de hoofdbeheerder. Met u samen wordt een stappenplan gemaakt, zodat u beiden weet hóe u werkt (wat u bedoeling is). Het kan zijn dat gekozen wordt de Complete Box los van de Kleine Box op te stellen. U heeft dan ruim de tijd om uw Complete Box gereed te maken, en bent gedurende deze tijd online met de Kleine Box Werken met de Complete Box U heeft reeds een bestaande Complete Box of er is een nieuwe Complete Box voor u aangemaakt, en u wilt bepaalde gegevens invoeren/aanpassen. Via het hoofd-tabblad BPV-box opent u de betreffende box. U komt nu op uw eigen beheerpagina (administratiepagina). Hier kunt u een aantal handelingen verrichten. 15

16 > Instellingsgegevens toevoegen / wijzigen Hier kunt u de gegevens van uw instelling wijzigen. Sommige gegevens worden niet op het internet gepubliceerd maar zijn wel verplicht om in te vullen. Deze gegevens zijn voornamelijk voor de regionale hoofdbeheerder van belang. Verder wordt in het formulier aangegeven in welk onderdeel van het menu de informatie op internet wordt gepubliceerd. Kies na het inloggen bij de optie instellingsgegevens instellingsgegevens, de mogelijkheid wijzigen Complete Box. U kunt in het formulier de gewenste wijzigingen aanbrengen / informatie plaatsen. Alle cellen met een * zijn verplicht, en moeten dus informatie bevatten. Indien u offline werkt (dus niet zichtbaar bent voor studenten), kan het ook kladtekst zijn (bijv. skfjasdlkfja;ljf). Alleen wanneer alle cellen met een * gevuld zijn, worden de gegevens opgeslagen. Wanneer u online gaat, dus zichtbaar bent voor studenten, zijn alle (verplichte) cellen gevuld met correcte tekst. Geef in de onderste cel ( bericht van instellingsbeheerder voor hoofdbeheerder ) kort aan wat u gedaan hebt, of er vragen zijn, en vermeld daarbij of u de informatie online wilt hebben (dus zichtbaar voor studenten). Plaats bij dit soort berichten altijd een datum. Door te klikken op de knop Opslaan (onderaan het formulier) verstuurt u de wijzigingen en het bericht ter goedkeuring aan de hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder accepteert uw wijzigingen, en voert uw online/offline verzoek uit. > Instelling preview Hier kunt u een voorbeeld zien van de instelling zoals deze online zichtbaar kan zijn. Ook instellingen die offline staan kunnen hier worden bekeken. > Werkeenheden wijzigen, verwijderen of toevoegen Via dit onderdeel kunt u werkeenheden beheren. Sommige gegevens worden niet op het internet gepubliceerd maar zijn wel verplicht om in te vullen. Deze gegevens zijn voornamelijk voor de regionale hoofdbeheerder van belang. Verder wordt in het formulier aangegeven in welk onderdeel van het menu de informatie op internet wordt gepubliceerd. U kunt meerdere werkeenheden beheren. Kies na het inloggen bij de optie werkeenheden werkeenheden, de mogelijkheid wijzigen, verwijderen of toevoegen. Indien u kiest voor wijzigen of verwijderen krijgt u de mogelijkheid om een al bestaande werkeenheid te kiezen door middel van een pulldownmenu. Indien u kiest voor toevoegen krijgt u meteen een leeg formulier te zien. Een nieuwe werkeenheid kan ook aangemaakt worden door een bestaande werkeenheid te kopieren. Deze functionaliteit is vooral makkelijk wanneer bij verschillende werkeenheden meerdere gegevens overeenkomen. Nadat u een kopie heeft gemaakt van een bepaalde werkeenheid, kunt u de gegevens van deze nieuwe werkeenheid bewerken via het onderdeel wijzigen/verwijderen. Indien u kiest voor deze optie verschijnt rechts een pulldownmenu waar u eerst de instelling kunt kiezen en vervolgens de werkeenheid waarvan u een kopie wilt maken. Houd er rekening mee dat kopieën automatisch de status off-line krijgen. 16

17 Ook voor het onderdeel werkeenheden geldt dat alle cellen met een * verplicht zijn, en dus tekst moeten bevatten wil de computer de gegevens opslaan. Geef in de onderste cel ( bericht van instellingsbeheerder voor hoofdbeheerder ) kort aan wat u gedaan hebt, of er vragen zijn, en vermeld daarbij of u de informatie online wilt hebben (dus zichtbaar voor studenten). Plaats bij dit soort berichten altijd een datum. Door te klikken op de knop Opslaan (onderaan het formulier) verstuurt u de wijzigingen en het bericht ter goedkeuring aan de hoofdbeheerder. De hoofdbeheerder accepteert uw wijzigingen, en voert uw online/offline verzoek uit. > Werkeenheden preview Hier kunt u een voorbeeld zien van de werkeenheid zoals deze online zichtbaar kan zijn. Ook werkeenheden die offline staan kunnen hier worden bekeken. > Contactpersonen van de instelling wijzigen, verwijderen of toevoegen Binnen uw administratie scherm kunt u met deze optie snel en gemakkelijk contactpersonen toevoegen, wijzigen of verwijderen. Deze contactpersonen worden weergegeven in uw box. Indien u kiest voor wijzigen of verwijderen krijgt u een pulldownmenu te zien waaruit u een bestaande contactpersoon kunt aanpassen of verwijderen. Kiest u voor de optie toevoegen dan krijgt u meteen een leeg formulier waar u de gegevens voor de nieuwe contactpersoon kunt invullen. > BPV-documenten beheren U kunt op uw BPV-box documenten rondom BPV publiceren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan introductie-opdrachten. U kunt deze documenten koppelen aan uw instelling als geheel of aan één specifiek werkeenheid. > Dagboeken beheren U als instellingsbeheerder heeft de mogelijk om aan een leerling/student een gebruikersnaam en wachtwoord toe te kennen waarmee de leerling/student zelf een dagboek op uw site kan bijhouden. Via het onderdeel Dagboeken beheren binnen uw administratiescherm kunt u dagboeken van stagiaires beheren. Als u kiest voor de optie dagboeken krijgt u een lijst met namen van stagiaires die een dagboek online beheren. Nadat u de leerling/student een gebruikersnaam en wachtwoord heeft gegeven kan de leerling/student op het internetadres: zelf zijn of haar dagboek beheren. Indien u voor een persoon kiest uit het pulldownmenu krijgt u een overzicht van al de berichten die de stagiaire heeft geplaatst op internet. Dagboek verslagen worden meteen geplaatst. U heeft echter altijd zelf de mogelijkheid om teksten aan te passen of te verwijderen. Ook is er de mogelijkheid dat u zelf een reactie geeft op de inhoud van een door de leerling/student geplaatste tekst. Wanneer u een item wilt verwijderen vinkt u het hokje links van het item aan met uw muis en klikt vervolgens onderaan op aanpassen. Het onderwerp is nu definitief verwijderd. Indien u een reactie wilt geven of de tekst van de stagiaire wilt veranderen dan kunt u na de aanpassingen op de knop aanpassen klikken. 17

18 > Foto s beheren Via dit onderdeel kunt u voor uw instelling een fotoreportage op het internet plaatsen en voorzien van commentaar. Verder kunt u één foto kiezen (meestal een foto van de instelling zelf) die op de openingspagina van de instelling te zien is. Indien u voor deze optie kiest ziet u rechts een overzicht van de foto s met eventuele teksten die al zijn geplaatst. Om een foto toe te voegen kiest u voor het onderdeel Een nieuwe toevoegen. Bij sorteer kunt u een getal invullen. Het kleinste getal is de foto die op het internet als eerste wordt weergegeven. Het hoogste getal de foto die als laatste wordt weergeven. Vervolgens kunt u bij omschrijving een korte tekst over de foto plaatsen. Nu kunt u door middel van de knop bladeren van uw pc een foto naar de database sturen. Zorg ervoor dat de foto niet te groot is en van het type gif of jpg is. Nadat u op aanpassen heeft geklikt worden de gegevens verzonden naar de database. Dit kan enige tijd in beslag nemen al naar gelang de snelheid van de verbinding met internet. Indien u een foto kiest voor de openingspagina van uw instelling door de optie openingspagina te selecteren wordt de eventueel bijbehorende tekst niet weergegeven. Om een foto te verwijderen kiest u voor de optie wis en klikt daarna op de knop opslaan. > Mailservice beheren Bezoekers van uw site kunnen zich aanmelden voor een mailinglijst. Hierdoor geven ze te kennen regelmatig op de hoogte te willen blijven van relevante ontwikkelingen binnen uw instelling. Via het onderdeel mailservice krijgt u een overzicht van bezoekers van de site die zich hebben aangemeld op uw mailinglijst. Indien u kiest voor deze optie krijgt u de volledige lijst van aangemelde personen te zien. Door boven op de rubriek te klikken (bijvoorbeeld naam) kunt u de lijst sorteren. Door de optie wis te gebruiken en vervolgens te kiezen voor de knop aanpassen kunt u een aangemeld persoon verwijderen. Bij het onderdeel Een nieuw item toevoegen: en vervolgens te kiezen voor de knop aanpassen kunt u zelf een persoon handmatig toevoegen. In uw adminscherm kunt u bij het onderdeel verzenden aan iedereen die op de mailinglijst staat in één keer een bericht verzenden. Zie paragraaf verzenden. > Nieuws beheren Via dit onderdeel kunt u nieuws-items op uw site toevoegen, verwijderen of aanpassen. Deze informatie wordt voor de bezoeker geplaatst bij het menu onderdeel nieuws op uw instellingspagina. Indien u kiest voor deze optie krijgt u een overzicht van al uw nieuws items te zien. U kunt deze berichten wijzigen door de tekst te veranderen en op de knop aanpassen te klikken. 18

19 Berichten kunt u verwijderen door de optie wis aan te vinken en vervolgens op de knop aanpassen te klikken. Indien u een nieuw bericht wilt plaatsen kiest u voor de optie Een nieuw item toevoegen. U vult vervolgens de velden in en klikt op de knop aanpassen. Berichten worden meteen op de pagina van uw instelling geplaatst. Het nieuwsbericht met de meest recente datum wordt altijd als eerste zichtbaar gemaakt op uw instellingspagina. > verzenden Via dit onderdeel kunt u alle mensen die zich hebben aangemeld voor de mailservice in een keer een e- mail toesturen. Indien u kiest voor deze optie verschijnt rechts een formulier waarmee u de kunt opstellen. U heeft de mogelijkheid door middel van de knop bladeren een bestand (bijlage of attachment) met de mee te sturen. Door te klikken op de knop bericht versturen wordt de e- mail naar alle gebruikers van de mailservice verzonden. Het is ook mogelijk om eerst te zien naar wie de wordt verzonden. U vinkt het hokje simuleer aan en klikt vervolgens op bericht versturen. U ziet nu het bericht met daaronder de lijst naar wie de wordt verzonden. Om de nu daadwerkelijk te versturen klikt u op terug en vervolgens op bericht versturen zodat de echt wordt verzonden. > Dagboekbeheerders wijzigen, verwijderen of toevoegen Binnen uw administratiescherm kunt u makkelijk stagiaires de mogelijkheid geven om een dagboek op internet te beheren. Indien u kiest voor de optie wijzigen of verwijderen ziet u een pulldownmenu met de namen van stagiaires die een dagboek beheren. Door een keuze te maken kunt u de gegevens wijzigen. In de omschrijving geeft u in het kort weer welk niveau de student volgt en in welk jaar hij of zij zit. Bijvoorbeeld 3e jaars MBO-student, loopt BPV stage bij werkeenheid -4- vanaf augustus Verder moet u de naam en adres van de stagiaire invullen. Als laatste geeft u de stagiaire een gebruikersnaam en wachtwoord waarmee de stagiaire zelf zijn dagboek kan beheren door in te loggen op de volgende internetpagina: Indien u een dagboekbeheerder besluit te verwijderen zullen ook alle berichten die in dat dagboek zijn geplaatst worden verwijderd 4.4. Tips voor het beheren van gegevens Neem de tijd voor het invullen van de gegevens. U moet bij alle verplichte velden iets invullen. Het is anders niet mogelijk het instellingsformulier of werkeenhedenformulier te verzenden. Via tab gaat u naar het volgende veld, met shift-tab naar het vorige veld. Schrijf kort en bondig; een bezoeker leest liever geen grote stukken tekst! U kunt teksten plakken en knippen vanuit een tekstverwerkingsprogramma zoals b.v. Word. Handig voor standaardteksten. Door de beperkingen van Internet worden bijzondere tekens (b.v. opsommingtekens) en lettertypes niet geaccepteerd. Als een veld optioneel is en u voert geen tekst in, dan verschijnt dit veld ook niet op het scherm van de bezoeker. U vult de gegevens online in. Dit betekent dat als u begint met het invullen van de gegevens, u dit ook moet afmaken. De gegevens kunnen niet halverwege het invullen van de formulieren worden opgeslagen. 19

20 Mocht tijdens het invullen van het aanmeldformulier de verbinding met Internet worden verbroken, sluit dan nooit de browser af. De gegevens gaan dan verloren. Maak voordat u het formulier wilt verzenden opnieuw verbinding met Internet. Tekstueel: plaats achter een zin een punt of komma. Opsommingen worden soms achter elkaar gezet, dit is erg onoverzichtelijk. 20