Plan van aanpak Een slip plan voor de taal- en communicatiewetenschappen

Transcriptie

1 Plan van aanpak Een slip plan voor de taal- en communicatiewetenschappen Organisatie: Bibliotheek Faculteit Letteren, Rijksuniversiteit Groningen Opdrachtgever: Mimi Vermeer bibliothecaris Faculteit der Letteren Opdrachtnemer: Rienk Withaar collectie- en informatiespecialist Bibliotheek Faculteit Letteren Datum: 26 september 2008

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... i 1 Projectplan Wat zijn approval plans en slip plans? Gebruik van slip plans bij de Rijksuniversiteit Groningen Huidige collectieaanschaf bij de LB Algemeen Collectievorming voor taal- en communicatiekunde Naar een slip plan voor taal- en communicatiekunde Voordelen van een slip plan Invoering van een slip plan taal- en communicatiekunde voor de LB Doelstelling Activiteitenplan Opstartfase Loopfase Evaluatie Beheersplan Kwaliteitsmaten en -controle Uitleenstatistieken IBL-aanvragen Spreiding van de nieuwe aanschaf Niveau van de nieuwe aanschaf Tevredenheidsonderzoek bij studenten en onderzoekers Het meten van de bedrijfsprocessen Gebruik van data om beleid bij te sturen... 9 Geraadpleegde literatuur Bijlagen... 12

3 1 Projectplan Op dit moment maakt de Bibliotheek Faculteit Letteren (kortweg Letterenbibliotheek of LB) voor haar collectievorming geen gebruik van approval plans of slip plans. Het huidige project is bedoeld als proefproject om te kijken of een gedeelte van deze collectievorming via een slip plan kan verlopen. Het proefproject vindt plaats in samenwerking met de afdeling informatievoorziening en collectievorming van de UB en de afdeling acquisitie aldaar. 1.1 Wat zijn approval plans en slip plans? Reitz (2007) geeft de volgende definitie van een approval plan: A formal arrangement in which a publisher or wholesaler agrees to select and supply, subject to return privileges specified in advance, publications exactly as issued that fit a library's preestablished collection development profile. Approval profiles usually specify subject areas, levels of specialization or reading difficulty, series, formats, price ranges, languages, etc. In a slip plan, the vendor provides advance notification slips instead of sending the actual item. Een approval plan is dus een contract tussen een bibliotheek en een leverancier waarin de leverancier belooft om boeken te leveren aan een bibliotheek op basis van een vooraf vastgesteld collectievormingsprofiel. De betreffende bibliotheek heeft het recht om boeken die niet in haar collectie passen, terug te sturen. Volgens de bovenstaande definitie kunnen de partijen onder meer de volgende zaken vastleggen: 1. onderwerpsgebieden, 2. specialisatieniveau van de boeken, 3. abonnementen, 4. type boek (bv. paperback/gebonden, wel of niet losbladig), 5. prijzen en 6. talen waarin de boeken geschreven zijn. Bij een approval plan stuurt de leverancier de titels direct op. Volgens Reitz bestaat er ook een variant op het approval plan, waarbij de leverancier aankondigingen stuurt in plaats van de boeken zelf. Deze variant wordt slip plan genoemd.

4 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE 3 Approval plans worden vooral gebruikt door bibliotheken die grote budgetten tot hun beschikking hebben en voor bepaalde deelonderwerpen een volledige collectievorming nastreven. Dit geldt bijvoorbeeld voor de grote Amerikaanse universiteitsbibliotheken die alle wetenschappelijke publicaties van andere Amerikaanse universiteiten van bepaalde onderzoeksgebieden willen hebben (Horava, 2006: 70). Slip plans zijn geschikter voor bibliotheken die selectiever met hun budget moeten omgaan en geen volledigheid nastreven (Appavoo, 2007: 239). 1.2 Gebruik van slip plans bij de Rijksuniversiteit Groningen Op dit moment lopen er binnen de Rijksuniversiteit Groningen twee proefprojecten met slip plans. Het eerste project is een gezamenlijk project van de Bibliotheek Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen (FWN) en de UB en loopt bij de Canadese leverancier Coutts. Daarnaast loopt er een project van de Bibliotheek Economie en Bedrijfskunde / Ruimtelijke wetenschappen (EBR) en de UB bij Blackwell. Deze proefprojecten lopen bij verschillende leveranciers zodat deze onderling kunnen worden vergeleken. Daarnaast is er bij beide projecten nadrukkelijk gekozen voor een samenwerking tussen de faculteitsbibliotheek enerzijds en de UB anderzijds. Door deze gezamenlijkheid kan de onderlinge afstemming van de collectievorming sterk verbeteren en kan ongewenste dubbele aanschaf worden voorkomen. 1.3 Huidige collectieaanschaf bij de LB Algemeen Hieronder volgt een korte beschrijving van de aanschafprocedure van de LB vanaf de titelselectie tot het moment dat het boek in de kast staat. In deze procedure is een aantal stadia te onderscheiden. Deze worden hieronder genoemd en toegelicht. Collectievorming/titelselectie. De collectie van de LB wordt gevormd via titelselectie door informatiespecialisten, via aanschaf van verplichte literatuur uit de studiegids en via suggesties van facultaire contactpersonen en overige bibliotheekgebruikers.

5 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE 4 Bestelprocedure. Bij afwezigheid van een titelbeschrijving maakt de besteller die beschrijving aan. Vervolgens voegt zij een LB-exemplaarblok aan de titelbeschrijving in de GGC toe en voert de bestelling in het acquisitiesysteem in onder vermelding van het bijbehorende budget, de verwachte kosten en eventuele bijzonderheden. Daarna wordt de bestelling op de afdeling acquisitie van de UB gefiatteerd en toegewezen aan een bepaalde leverancier. Ontvangst en betaling. De leverancier stuurt het gevraagde boek en de bijbehorende rekening naar de acquisitieafdeling van de UB. De afdeling acquisitie zorgt ervoor dat de rekening wordt betaald en dat het bedrag op het aangegeven budget in mindering wordt gebracht. Daarna worden de titelbeschrijving en het exemplaarblok definitief vastgesteld op de catalogiseerafdeling van de UB en als nieuwe aanwinst naar de LB doorgestuurd. Indelen en inwerken. Zodra het boek bij de LB binnenkomt, bepaalt de indeler bij welke deelrubriek het boek komt en welke vormletter het krijgt. Daarna wordt het boek uitleenklaar gemaakt. In totaal komen er bij de LB ca boeken per jaar binnen, verdeeld over meerdere indelers (de collectie- en informatiespecialisten) Collectievorming voor taal- en communicatiekunde De taal- en communicatiekundeboeken komen, net als de andere LB-boeken, volgens de bovenstaande procedure binnen. De collectievorming voor deze vakgebieden vindt eveneens plaats op de bovengenoemde manier, namelijk door selectie door de collectieen informatiespecialist (ca. 50%), op basis van de facultaire studiegidsen (ca. 20%) en via suggesties van contactpersonen en andere gebruikers (ca. 30%). Toch neemt de collectievorming voor taal- en communicatiekunde een bijzondere positie in binnen de LB om twee redenen. Ten eerste neemt de titelselectie relatief weinig tijd door het gebruik van de RSS-feeds van LinguistList. Daarnaast heeft het taal- en communicatiekundig onderzoek aan de faculteit een aantal duidelijk vastgestelde speerpunten, waardoor titelselectie vooral op die bepaalde onderwerpen kan worden toegespitst.

6 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE Naar een slip plan voor taal- en communicatiekunde Voordelen van een slip plan Het werken met een slip plan kan een aantal voordelen opleveren: 1. tijdsbesparing voor de collectie- en informatiespecialist, 2. een evenwichtiger opbouw van de collectie, 3. een directere afstemming van de collectievorming tussen LB en UB en 4. verkorting van de tijd tussen de titelselectie en het beschikbaar komen van een boek Invoering van een slip plan taal- en communicatiekunde voor de LB Het is voor de LB aantrekkelijk om de invoering van een slip plan juist bij taal- en communicatiekunde te beginnen om een aantal redenen: 1. beide vakgebieden zijn sterk Angelsaksisch georiënteerd; 2. door de LB-budgetten van deze vakgebieden te combineren komt er meer geld beschikbaar voor het proefproject en 3. doordat deze vakgebieden nauw verwant zijn, is profielvaststelling relatief gemakkelijk. 1.5 Doelstelling Met de invoering van een slip plan voor taal- en communicatiekunde moeten de volgende doelen gehaald worden. 1. Er moet een kwaliteitsverbetering van de taal- en communicatiekundecollectie aan de RUG gerealiseerd worden qua onderwerpsspreiding, niveau en actualiteit. 2. De afstemming van de collectievorming tussen UB en FB moet sluitender worden. 3. Het aantal handelingen tussen de titelselectie en het beschikbaar komen van het boek moet worden teruggebracht; dit kan onder andere door: a. efficiëntere bedrijfsprocessen tussen de titelselectie en de daadwerkelijke bestelling bij zowel UB als FB, b. een koppeling tussen het databestand van de leverancier van ACQ4 met WorldCat Selection en c. efficiëntere bedrijfsprocessen bij het inwerken en uitleenklaar maken van het boek.

7 2 Activiteitenplan 2.1 Opstartfase De opstartfase loopt vanaf 9 juni 2008, het moment waarop het schrijven van het projectvoorstel is begonnen tot en met 31 december Gedurende die periode zal het project naar verwachting 325 manuur in beslag nemen: Rienk Withaar zal in gedurende de 27 werkweken die in die periode beschikbaar zijn gemiddeld drie dagdelen à vier uur aan het project werkzaam zijn. In die periode zullen de volgende zaken gerealiseerd moeten zijn: 1. de afstemming van de LB-collectievorming met die van de UB, 2. de afstemming tussen de LB en de ACQ-afdeling van de UB, 3. de inventarisatie van leveranciers en de selectie van één daarvan, 4. het opstellen van een collectievormingsprofiel met de leverancier en 5. het contract voor het slip plan met de leverancier. 2.2 Loopfase Gedurende de loopfase van het project zal de collectievorming met het slip plan plaats moeten vinden. Daarnaast zal het kwaliteitsonderzoek van de collectievorming in 2005, 2006 en 2007 worden uitgevoerd. De exacte belasting in manuren van deze activiteiten is momenteel nog niet te geven. 2.3 Evaluatie Na een looptijd van één jaar, zal gekeken worden of aanschaf via het slip plan inderdaad aan de doelstellingen van het proefproject heeft beantwoord. Ook hier is een exacte opgave van het aantal manuren nog niet te geven. Deze fase zal ingaan op 1 januari 2010.

8 3 Beheersplan 3.1 Kwaliteitsmaten en -controle Het invoeren van een approval plan beoogt de kwaliteit van de collectievorming te vergroten. Het is mogelijk om kwaliteitsverbetering te meten door de collectievorming van de afgelopen drie jaren te vergelijken met de collectievorming tijdens het slip plan. Bij een dergelijk kwaliteitsonderzoek kan gebruikt worden gemaakt van de volgende data: 1. jaarlijkse uitleenstatistieken van de nieuwe aanschaf, 2. IBL-aanvragen op het gebied van de taal- en communicatiekunde in een bepaald jaar, 3. de spreiding van de nieuwe de aanschaf over de verschillende deelonderwerpen, 4. het niveau van de binnengekomen boeken en 5. de uitkomsten van een tevredenheidsonderzoek Uitleenstatistieken Een veelgebruikte manier om de kwaliteit van de collectie te meten is het gebruik van uitleenstatistieken (De Haas, 2007: 27). Hoe vaker boeken worden uitgeleend, hoe beter de bibliotheekcollectie is afgestemd op de behoefte van de gebruikers. Het is alleen de vraag welke uitleenstatistieken een zinvolle vergelijking mogelijk maken. Het totaal aantal uitleningen van de boeken aangeschaft in het ene jaar kan worden afgezet tegen het totaal aantal uitleningen van de boeken aangeschaft in een ander jaar. Deze vergelijking levert echter geen zinvolle informatie op, omdat een boek dat al jaren in de collectie staat meer kans heeft op uitlening heeft gehad dan een recent aangeschaft werk. Nu biedt LBS4 de mogelijkheid om uitleenstatistieken per jaar te bekijken. Daardoor wordt het mogelijk om van ieder aangeschaft boek het aantal uitleningen in het jaar na aanschaf vast te leggen. Vastleggen van de uitleningen in het jaar van aanschaf zelf is weinig zinvol, omdat boeken die in het begin van het jaar binnenkomen meer kans op uitlening hebben dan boeken die pas aan het einde van dat jaar beschikbaar zijn.

9 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE 8 In principe wijzen hogere uitleencijfers op een betere afstemming op de gebruiker, maar de interpretatie van uitleencijfers is niet onproblematisch. Immers, een boek dat slechts één keer uitgeleend, maar wel heel vaak verlengd is, is intensief gebruikt, maar dat zie je niet terug in de uitleenstatistieken. Daarom willen we in de evaluatie een gewogen maat nemen van het aantal uitleningen, aanvragen, reserveringen en verleningen. Op deze manier ontstaat een goed beeld van het gebruik van boeken. Dit laat echter onverlet dat het gebruik van raadpleegbare boeken op geen enkele wijze kan worden nagegaan IBL-aanvragen Het aantal IBL-aanvragen is een indicatie van hoeveel gewenste boeken er in de eigen collectie ontbreken (De Haas, 2007: 17). Bij een verbetering van de collectievorming zou het aantal IBL-aanvragen moeten afnemen. Hierbij moet worden opgemerkt dat de IBL-aanvragen zorgvuldig geanalyseerd moeten worden: alleen de IBL-aanvragen van boeken die binnen het collectievormingsprofiel van de bibliotheek passen, zijn van belang. Het kan immers zo zijn dat medewerkers van de Letterenfaculteit via IBL boeken lenen die buiten het LBprofiel vallen. Daarom zullen we alle IBL-aanvragen analyseren op bijbehorende basisclassificatiecodes om te kijken of deze aanvragen in de analyse moeten worden meegewogen of niet Spreiding van de nieuwe aanschaf Van de nieuwe aanschaf moet worden nagegaan of de boeken een evenredige spreiding vertonen over de verschillende basisclassificatiecodes uit het collectievormingsprofiel. Een te geringe spreiding zou betekenen dat bepaalde rubrieken oververtegenwoordigd zijn, terwijl andere te weinig aandacht gekregen hebben. In de bijlage op pagina 12 staat een gedetailleerde beschrijving van de manier waarop de spreiding van de collectievorming kan worden berekend en vergeleken.

10 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE Niveau van de nieuwe aanschaf De LB streeft een collectie voor onderwijs- en onderzoeksdoeleinden naar. Daarom dient de LB-collectie in de eerste plaats inleidende handboeken op BA- en MA-niveau te bevatten. Daarnaast moet de LB-collectie titels ten behoeve van lopend onderzoek bevatten. Dit zijn specialistische monografieën, (vak-)woordenboeken en encyclopedieën. Het is belangrijk om na te gaan of deze verschillende boektypen ook onder de nieuwe collectievorming nog steeds in een juiste verhouding binnen komen Tevredenheidsonderzoek bij studenten en onderzoekers Tot slot zal de kwaliteit van de collectievorming voor en na het project worden onderzocht met behulp van een klantonderzoek bij studenten en onderzoekers. Beide groepen zullen hiertoe een korte vragenlijst ontvangen. Er zullen twee metingen plaatsvinden: één voorafgaand aan het proefproject (de t0-meting) en een t1-meting één jaar later. 3.2 Het meten van de bedrijfsprocessen Bij het meten van de bedrijfsprocessen is het vooral belangrijk om te weten hoeveel tijd de nieuwe wijze van werken kost of oplevert. Dit is eenvoudig vast te stellen met behulp van een urenregistratie ten behoeve van het project. Deze urenregistratie zal worden bijgehouden door de collectie- en informatiespecialist, door de bestelmedewerker en door de inwerker. 3.3 Gebruik van data om beleid bij te sturen Tijdens het project kunnen er problemen aan het licht komen van verschillende aard. In de eerste plaats kunnen er problemen zijn met de binnenkomende slips:

11 SLIP PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE Er komen onvoldoende of juist veel teveel slips binnen. 2. De onderwerpsspreiding van de slips is niet adequaat. 3. Het niveau of de materiaalsoort van de slips is niet juist. Deze problemen kunnen worden opgelost door het collectievormingsprofiel bij de leverancier aan te passen in onderling overleg met de leverancier. Daarnaast kunnen zich problemen voordoen met de titelselectie. Zo kan de collectieen informatiespecialist een eenzijdige keuze maken uit de binnenkomende slips. Dit is te voorkomen door tijdens de duur van het project bij te houden voor welke basisclassificatiecodes boeken zijn besteld en voor welke niet. Dat vergt een voortdurende analyse van de aangeschafte titels. Gezien het feit dat in de aanloopfase de analyses van de collectievorming over de afgelopen drie jaren al is voorbereid en uitgevoerd, valt te verwachten dat dit weinig extra tijd zal kosten. Ten tweede kunnen de bedrijfsprocessen anders verlopen dan gedacht. Dit vormt een probleem als de tijdsbelasting voor het project veel hoger is dan vooraf geraamd. Als dit probleem zich voordoet, is het belangrijk om de bedrijfsprocessen opnieuw te analyseren. Hierbij moet worden gezocht naar het terugbrengen van de tijdsbelasting.

12 Geraadpleegde literatuur Appavoo, C. (2007). Size doesn t matter: Book approval plans can be catered to tight budgets. Feliciter, 5, Haas, J.J.M. de (2007). Approval plans: Een inventarisatie. Amsterdam: Bibliotheek van de UvA. Intern rapport. Horava, T. (2006). A concurrent pilot project approach to approval plans. Library Collections, Acquisitions, & Technical Services, 30, Reitz, J.M. (2007). Odlis Online Dictionary for Library and Information Science. 19 november 2007 (geraadpleegd 20 mei 2008).

13 Bijlagen Over het meten van de onderwerpsspreiding Volgens de collectievormingsprofielen van de LB en de UB moet er voor sommige onderwerpen meer worden aangeschaft dan voor andere. Bij een goede spreiding van de collectievorming gaat er meer geld naar onderwerpen die in het afgesproken profiel als zwaartepunt gelden dan naar onderwerpen waarop de LB niet of nauwelijks moet collectioneren. Om het spreidingsniveau te kunnen beoordelen, moet voor ieder onderwerp worden vastgesteld welk aandeel van het totale budget idealiter aan dat onderwerp wordt besteed. Daarbij kunnen de volgende onderwerpsindelingen gehanteerd worden: 1. de LB-rubrieksindeling, 2. de basisclassificatie en 3. het indeelsysteem van de leverancier. De zojuist genoemde ideale besteding aan een onderwerp moet worden afgezet tegen de daadwerkelijke besteding. Om de kwaliteit van de aanschafspreiding over de collectie te kunnen meten, is een spreidingsmaat, s, ontwikkeld. Deze maat is afhankelijk van het totaal van de relatieve onderbestedingsscores per onderwerp. Het idee daarbij is dat de kwaliteit van de collectievorming achteruit gaat als er over aan bepaald onderwerp minder wordt besteed dan wenselijk is op basis van de collectievormingsprofielen. Ik zal de berekening van deze spreidingsmaat toelichten aan de hand van een hypothetisch voorbeeld. In dit voorbeeld is er in totaal ,00 beschikbaar. Dit bedrag moet verdeeld worden over de onderwerpen syntaxis, semantiek, psycholinguïstiek en toegepaste taalkunde. In Tabel 1 wordt het voorbeeld nader uitgewerkt. In de kolom i staat de ideale besteding per deelonderwerp; kolom f toont de feitelijke besteding. De daarop volgende kolom geeft simpelweg het verschil tussen gewenste en daadwerkelijke besteding.

14 APPROVAL PLAN TAAL- EN COMMUNICATIEKUNDE Tabel 1 Voorbeeldtabel voor de totstandkoming van de relatieve onderbestedingsscore r onderwerp i f i - f o r syntaxis 1000,00 500,00 500,00 500,00 0,05 semantiek 4000, ,00-500,00 0,00 0,00 psycholinguïstiek 3000, , , ,00 0,10 toegepaste taalkunde 2000, , ,00 0,00 0,00 totaal: ,00 0,15 Noot. i = ideale besteding per onderwerp in Euro s; f = feitelijke besteding per onderwerp in Euro s; o = onderbesteding per onderwerp in Euro s; r = relatieve onderbesteding. De kolom daarna, o, geeft de onderbesteding op bepaalde onderwerpen weer. Als er minder dan het ideale bedrag aan een bepaald onderwerp besteed is, is er sprake van onderbesteding; aan de andere kant leveren zowel volledige besteding als overbesteding in deze kolom een score van 0,00 op. De relatieve onderbesteding, weergegeven in kolom r, is de onderbesteding voor een bepaald onderwerp gedeeld door de totale budgetomvang van het slip plan. De spreidingsmaat voor de collectie is afhankelijk van de som van alle relatieve onderbestedingen. Hoewel overbesteding voor een bepaald onderwerp geen negatief effect heeft op de score van dat onderwerp, heeft het wel degelijk een negatief effect op de totale relatieve onderbesteding. Immers, als er aan één onderwerp teveel geld is besteed, zal er voor andere onderwerpen minder geld overblijven. Zo wordt overbesteding dus uitgedrukt als een tekort op een ander onderwerp. In een ideale situatie is de relatieve onderbesteding 0. In het slechtste geval bedraagt zij 1. Een spreidingsindex is eenvoudiger te interpreteren als een goede spreiding correspondeert met een hoge score. Daarom is het inzichtelijker om de spreidingsmaat, s, te verkrijgen door de som van relatieve onderbestedingen van 1 af te trekken: s = 1 - r Zo is s bij een ideale collectievorming 1 en bij geen collectievorming 0.