Vrijwilligersbeleid 1

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid 1

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Welkom bij IDFA 3 2. Uitgangspunten voor het werken met vrijwilligers 2.1 Doelstellingen Definitie van vrijwilligerswerk Visie op vrijwilligers Antidiscriminatiewet 3 3. De positie van vrijwilligers in de organisatie 3.1 Verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid Aansturing Rechten Plichten Organogram 5 4. Functieprofielen 4.1 Functies en vereisten Aanmelding en kennismaking met IDFA 5.1 Werving en selectie Functie Instructies Calamiteitentraining Informatie en inspraak 6.1 Instructies Geschillen Inspraak Onkostenvergoeding 7.1 Reiskosten Overige onkostenvergoedingen Verzekeringen 8.1 Soorten verzekeringen Hoe te handelen bij aanspraak op verzekering? 12 2

3 1. Inleiding 1.1. Welkom bij IDFA Ten eerste bedanken we je dat je met ons wil samenwerken aan het grootste documentaire filmfestival van de wereld. Zonder de hulp van ruim 500 vrijwilligers zou IDFA niet kunnen plaatsvinden, dus we zijn je zeer dankbaar! Omdat de werkverhouding tussen een organisatie en vrijwilligers niet wettelijk is geregeld, willen we die in dit document vaststellen. De vrijwilliger mag van IDFA verwachten dat IDFA zich houdt aan de in dit document vastgelegde rechten en plichten en IDFA gaat ervan uit dat de vrijwilliger zich hier ook aan houdt. Mocht er nog iets onduidelijk zijn, aarzel dan niet om contact op te nemen met je coördinator of de vrijwilligerscoördinator. 2. Uitgangspunten voor het werken met vrijwilligers 2.1. Doelstellingen De reden voor IDFA om met vrijwilligers te werken is enerzijds het behalen van onze doelen. Anderzijds voegen vrijwilligers waarde toe aan IDFA; zij hebben een enthousiasmerende en wervende werking op bezoekers. Mede door de verschillende achtergronden van individuele vrijwilligers, spreken we een grote doelgroep aan. Voor vrijwilligers biedt het werk voor IDFA een kans om de eigen horizon te verbreden. Je ontmoet nieuwe mensen, doet werkervaring op en kunt je persoonlijk ontwikkelen. Voor de vrijwilliger is het bekijken van de beste documentaires die het afgelopen jaar gemaakt zijn, een onderliggend doel Definitie van vrijwilligerswerk Vrijwilligerswerk bij IDFA is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Het werk van vrijwilligers wordt gewaardeerd en er wordt op de vrijwilligers vertrouwd. Het werk wordt om uiteenlopende redenen uitgevoerd, zoals: - Plezier in het werk - Kennismaken met de organisatie - Ervaring opbouwen - Een verantwoordelijke functie bekleden - IDFA een warm hart toedragen - Bijdragen aan het culturele aanbod van Amsterdam 2.3. Visie op vrijwilligers Vrijwilligers vormen tijdens hun werk een onderdeel van de organisatie. Op deze wijze worden ze ook behandeld. De vrijwilliger vertegenwoordigt IDFA tijdens het festival. IDFA is verantwoordelijk voor het begeleiden van de vrijwilliger. Bij onduidelijkheden of problemen, ondersteunt IDFA de vrijwilliger. Elke vrijwilliger heeft zijn eigen competenties en werkwijze. IDFA houdt hier rekening mee bij de selectie en taakverdeling. Hoewel de vrijwilliger geen financiële vergoeding krijgt, komen we op andere wijze tegemoet aan het belonen van de werkzaamheden. Feedback van vrijwilligers op het festival en het werk, wordt op prijs gesteld Antidiscriminatiewet In de grondwet zijn twaalf discriminatiegronden vastgelegd: ras, geslacht, seksuele geaardheid, politieke overtuiging, godsdienst, levensovertuiging, handicap of chronische ziekte, burgerlijke staat, leeftijd, nationaliteit, arbeidsduur en soort contract. IDFA houdt zich aan de grondwet. Heb je toch het idee dat je op basis van een van deze gronden gediscrimineerd wordt, geef dat alsjeblieft aan bij je coördinator of de vrijwilligerscoördinator zodat hiervoor een oplossing gezocht kan worden. 3

4 3. De positie van de vrijwilliger in de organisatie 3.1. Verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het bewaken en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid. Het beleid is in overleg met alle afdelingen samengesteld en alle coördinatoren onderschrijven dit beleid Aansturing Tijdens de werving en de selectie is de vrijwilligerscoördinator met zijn assistent verantwoordelijk voor het aansturen van alle vrijwilligers. Zodra je bent ingedeeld bij een functie, is per functiegroep een aparte coördinator verantwoordelijk. Bij eventuele problemen zal de hulp worden ingeroepen van de vrijwilligerscoördinator Rechten Alle vrijwilligers die zich aan de in 3.4 genoemde plichten houden, hebben recht op de volgende tegenprestaties: Een crewpas waarmee je gratis tickets voor reguliere vertoningen kunt ophalen aan de kassa (tenzij uitverkocht). De voor vrijwilligers gereserveerde entreebewijzen worden een dag voor de betreffende voorstelling toegankelijk. Voor niet-reguliere vertoningen, samengestelde en speciale programma s geldt de crewpas als voordeelpas. Lunch tijdens een ochtend/middag dienst, diner tijdens een middag/avonddienst. Bij diensten die starten na 19:00 heb je hier geen recht op. Koffie & thee tijdens de diensten. Een IDFA T-shirt, een catalogus en een programmaboekje. Een uitnodiging voor de vrijwilligersvertoning. Een uitnodiging en enkele drankmuntjes voor het vrijwilligersfeest. Een reiskostenvergoeding indien van toepassing (zie onkostenvergoedingen). Sommige vrijwillige functies vereisen een hoge mate van beschikbaarheid, zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Voor deze functies wordt een bescheiden vergoeding uitbetaald. Een vrijwilligersvergoeding mag van de Belastingdienst onbelast verstrekt worden, mits het wettelijke maximum van 150 per maand of per kalenderjaar, niet wordt overschreden Plichten Om vrijwilliger te kunnen worden bij IDFA dien je binnen de festivalperiode ten minste beschikbaar te zijn voor acht diensten van zes uur binnen de festivalperiode. Elke vrijwilliger moet online het vrijwilligersformulier invullen ( een pasfoto uploaden, evenals een kopie van een geldig legitimatiebewijs en een CV. Vrijwilligers die afkomstig zijn uit landen buiten de Europese Unie moeten bovendien een kopie van een geldige werkvergunning voor de EU aanleveren. IDFA vindt het belangrijk om (internationale) bezoekers een goede ervaring op het festival te bezorgen. Veel functies hebben als doel mensen te verwelkomen, informeren of doorverwijzen. We verwachten van vrijwilligers dat ze zich klantvriendelijk opstellen om een positieve bijdrage te leveren aan de ervaring van festivalgasten en publiek. Ook verwachten wij dat onze vrijwilligers tijdens hun dienst herkenbaar zijn voor onze bezoekers, doordat zij hun IDFA T-shirt en hun crew-pas zichtbaar dragen. IDFA is op alle festivallocaties te gast en dient zich als een goede gast te gedragen. We verwachten van vrijwilligers dat ze deze houding richting festivallocaties onderschrijven en uitdragen. 4

5 3.5. Organogram Dit organogram geeft inzicht in de organisatie van IDFA. Het geeft alle afdelingen die met vrijwilligers werken weer en benoemt de coördinatoren per functiegroep. Gastenservice & Carservice Assistent Industry Office Gastenbalie Carservice Industry Office Docs for Sale producenten Assistent Industry Office Docs for Sale FORUM Producenten Assistent Industry Office Forum Office Officemanager Office Assistants Financiën Medewerker Sponsoring- & Fondsenwerving Vriendenteam Programma Q&A Coördinator Moderators Q&A Flexmedewerkers Vrijwilligerscoördina tor Theatermedewerkers Coördinator A-team A-team Directie Locatieproducent Assistent locatiemanager/ Zaalmanager Theatermedewerker Productie Kassacoördinator Kaartverkoop Coördinator Serviceteam Coördinator Publieksprijs Publieksprijsmedewe rker Coördinator Projectietechniek Operateur Filmcontrole Carservice filmtransport Posterploeg Communicatie Assistent communicatie Dagkrantverspreidin g Merchandise en Informatiebalie Producent Nieuwe Media Producent DocLab expositie DocLab medewerker 5

6 4. Functieprofielen 4.1 Functies en vereisten Hieronder wordt per vrijwillige functie beschreven welke taken er zijn, welke diensten er beschikbaar zijn en aan welke vereisten de vrijwilligers moet voldoen om voor de functie geselecteerd te worden. Ook wordt aangegeven welke competenties de vrijwilliger in deze functie kan ontwikkelen. Functies met * zijn beschikbaar voor niet Nederlandstalige vrijwilligers. A-team* Omschrijving: Voor, tijdens en na het festival hebben we bouwers en sjouwers nodig die meehelpen met het op- en afbouwen van evenementen op de verschillende locaties en bij het verhuizen en inrichten van kantoren en balies op de festivallocaties. Diensten: Het A-team werkt niet in diensten, zij hebben enkele hele dagen dienst. s Ochtends krijg je van de coördinator te horen welke klussen er die dag zijn; je bent de hele dag oproepbaar, maar tussen de klussen in vrij om films te gaan kijken. Houd er rekening mee dat je acht dagen dienst hebt; de zes uur die een dienst duurt zullen over een hele dag verspreid liggen. Vereisten: Flexibiliteit, inventiviteit, teamspirit, twee rechterhanden, grote beschikbaarheid, een gezonde werklust, technisch inzicht en een goede lichamelijke conditie. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, je lichamelijke conditie verbeteren en inzicht krijgen in de benodigde middelen voor een festival. Assistent Industry Office* Omschrijving: Je wordt ingedeeld bij Docs for Sale, het Forum, IDFAcademy of de Gastenbalie. Je helpt bij de voorbereiding van het evenement (het opbouwen en aankleden van de locatie en de balie, het vullen van informatiemappen voor geaccrediteerde gasten) en bent aanwezig tijdens het evenement om internationale bezoekers welkom te heten, van informatiepakketten en passen te voorzien, te begeleiden bij hun bezoek, productioneel te ondersteunen en de locatie netjes te houden. Diensten: De diensten zijn afhankelijk van het evenement waar je wordt ingedeeld. Docs for Sale is dagelijks geopend van 10:00 22:00 (2 diensten per dag), IDFAcademy op donderdag t/m zondag van 09:00-18:00, het Forum op maandag t/m woensdag van 08:00 18:00 (1 dienst per dag) en de gastenbalie dagelijks, vanaf dinsdag voor IDFA, van 08:00 21:00 (2 diensten per dag). Voor Forum en gastenbalie geldt dat er op maandag voor IDFA s avonds mappen gevuld worden door de vrijwilligers, waardoor je de vrijwilligersvertoning niet kunt bijwonen. Vereisten: Representatief, communicatief vaardig, handig met computers, improvisatievermogen, hulpvaardig en zeer goede beheersing van de Engelse taal. De vrijwilliger mag wel een documentaire achtergrond hebben, maar het is niet de bedoeling dat je deze functie gebruikt om professionele contacten op te doen. Om te bepalen of je in aanmerking komt, wordt je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek in groepsvorm met de functiecoördinator en de vrijwilligerscoördinator. Competenties: Binnen deze functie kun je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, begeleiding, ondernemend handelen en gastvrijheid. Ook krijg je inzicht in het belang van IDFA voor professionals uit de documentaire industrie. Assistent Locatiemanager / Zaalmanager Omschrijving: Je bent verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de locatie. Je wordt daarbij op afstand aangestuurd door de Locatieproducent, maar praktisch gezien draai je als team van assistent locatiemanagers / zaalmanagers zelfstandig een locatie. In Pathé zijn de functies assistent locatiemanager en zaalmanager van elkaar gescheiden; op andere locaties vervul je beide rollen. Vanuit productie wordt je gevoed om op de vloer de locatie en de voorstellingen soepel te laten 6

7 draaien. Je houdt contact met de locatiehouder, filmtechniek en productie, ontvangst publiek en gasten en begeleidt vrijwilligers. Diensten: De dagen worden in twee diensten verdeeld, een ochtend/middag- en een middag/avonddienst; je werkt steeds achtereenvolgens een middag/avonddienst en een ochtend/middagdienst om het aantal overdrachtsmomenten te beperken. Assistent Locatiemanagers / Zaalmanagers ontvangen een kleine vrijwilligersvergoeding. Vereisten: Relevante werkervaring, sociaal, communicatief, stressbestendig, representatief, goede beheersing van de Engelse taal, improvisatievermogen, servicegericht, geen angst voor techniek. Voor deze functie moet je rekenen op volledige beschikbaarheid in de festivalperiode. Om te bepalen of je in aanmerking komt, wordt je uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek in groepsvorm met de Locatieproducenten. Uiterlijk 13 oktober krijg je te horen of je bent geselecteerd. In de week voorafgaand aan IDFA vinden twee instructiemomenten plaats die je moet bijwonen om de functie goed uit te kunnen voeren. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied productie, coördinatie, filmtechniek, publieksbegeleiding, representeren, teamwork en leidinggeven van individuen en groepen met verschillende culturele achtergronden. Carservice Omschrijving: De chauffeurs zorgen voor, tijdens en na het festival voor het vervoer van onze gasten naar Schiphol en festivallocaties, per auto. Binnen deze ploeg worden ook enkele vrijwilligers verantwoordelijk gemaakt voor het transport van films tussen festivallocaties per auto, fiets of scooter. Diensten: Er zijn allerlei soorten diensten: zowel ochtend-, middag- als avonddiensten. Vereisten: Minimaal drie jaar in het bezit van een rijbewijs en voldoende rijervaring (bij voorkeur verkregen in een eigen auto), verantwoordelijkheidsgevoel, representatief en sociaal richting gasten, beheersing van de Engelse taal en flexibel. Competenties: Binnen deze functie kun je festivalgasten met verschillende culturele achtergronden ontmoeten en oefenen in Engelse spreekvaardigheid. Je kunt je ontwikkelen in het structureren van je ritten en het plannen van je tijd. Als je de filmtransport gaat doen, krijg je bovendien inzicht in de logistiek van de projectie. Dagkrantverspreiding* Omschrijving: Met het team breng je alle plaatsen waar dagkranten en programmaboekjes worden aangeboden in kaart. Daarna zorg je dat er op alle locaties altijd voldoende materiaal aanwezig is en er voldoende voorraad in de opslag is. Diensten: Van 09:00-14:30 en van 14:00-19:30, de eerste dag werkt iedereen van 10:00-16:00 Vereisten: Verantwoordelijkheidsgevoel, flexibel, snel, opmerkzaam en een goede lichamelijke conditie Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, logistieke vaardigheden opdoen en aan je conditie werken. DocLab medewerker* Omschrijving: Als vrijwilliger bij DocLab zal je vooral ingezet worden bij de expositie. Zo geef je bijvoorbeeld de bezoekers uitleg over het gebruik van de Oculus Rift, houd je reserveringen bij, of licht je een van de andere projecten toe. Je zult de hele periode in Vlaams Cultuurhuis de Brakke Grond staan, de partner en thuisbasis van DocLab. Diensten: Het grootste deel van het programma vindt plaats tussen 11:00 en 21:00, maar het kan ook zijn dat je vanaf 09:00, of tot 23:00 ingezet wordt voor een dienst van 6 uur. Vereisten: Sociaal en vriendelijk, goed in de Engelse taal, niet bang voor techniek, affiniteit met nieuwe media of Virtual Reality is een pré. Let op: specialistische technische kennis is niet vereist. Competenties: Bij DocLab kun je jouw kennis van nieuwe media en Virtual Reality vergroten. Je kunt je sociale en communicatieve vaardigheden verbeteren. 7

8 Flexmedewerker * Omschrijving: Flexmedewerkers zijn inzetbaar in verschillende functies. In de aanloop naar IDFA kunnen ze op kantoor bijspringen bij allerhande klussen. Tijdens het festival vangen ze roostergaten door ziekte op, doen ze koerier werkzaamheden, zijn ze inzetbaar bij spoedklussen, als zaalwacht bij evenementen en bemannen ze de vrijwilligersbalie. De flexmedewerkers verzorgen bovendien de distributie van catering naar de verschillende locaties. Diensten: 09:00-14:00, 14:00-19:00, 19:00-00:00. Vereisten: Servicegericht, flexibel, dienstbaar, representatief, communicatief, goede beheersing van de Engelse taal, goede lichamelijke conditie en inventief. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op verschillende manieren, afhankelijk van de verschillende functies waarop je wordt ingezet. In ieder geval ontwikkel je hier je verantwoordelijkheidsgevoel en je vaardigheden als teamplayer. Kaartverkoop Omschrijving: Je wordt per dienst ingedeeld op een van de volgende subafdelingen: het bemannen van de telefonische informatielijn, het hosten van een kassalocatie en het bemannen van een kassaloket. Omdat je een verantwoordelijke en herkenbare functie vervult, word je door veel bezoekers als eerste aanspreekpunt voor informatie gezien en moet je je verdiepen in festivalinformatie en locaties. Diensten: De kassa s zijn geopend van 09:00 half uur na aanvang van de laatste voorstellingen. Kassadiensten & trainingen vinden plaats vanaf het weekend anderhalve week voor IDFA. Om voor deze functie in aanmerking te komen moet je bij het invullen van je beschikbaarheid minstens vier weekenddagen opgeven. Vereisten: Het bijwonen van een kassatraining, grote beschikbaarheid in de weekenden, goede communicatieve vaardigheden, stressbestendigheid, verantwoordelijkheidsgevoel, goed Engels en Nederlands sprekend, geduld en flexibiliteit. Ervaring met (festival)kaartverkoop is een pré, echter geen vereiste. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van representeren, verkoop, begeleiden en informeren. Merchandise- en informatiebalie Omschrijving: Je bemant de balie waar mensen catalogi, T-shirts en dvd s kunnen kopen en informatie over het festival komen vragen. Je beheert de voorraad en houdt overzichten bij van de dagelijkse verkoop. Ook moet je festivalinformatie kunnen verschaffen en je dus goed op de hoogte stellen van alles wat er op het festival gebeurt en vooral van alles wat er op jouw locatie gebeurt. Diensten: Van 10:45-16:00 en 16:00-22:00. Vereisten: Verantwoordelijk, representatief, communicatief en georganiseerd, goed Engels sprekend Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van begeleiden, beheer en verkoop. Office Assistent Omschrijving: In de aanloop naar IDFA kun je op kantoor worden ingezet bij allerhande klussen: het insteken van mailings, telefoon beantwoorden, boodschappen doen en andere korte klussen. Tijdens IDFA beman je met de vaste Officemedewerkers het secretariaat. Je beantwoordt de telefoon, maakt post open en ontvangt gasten. Ook kun je worden ingezet bij kleine koeriersklusjes tussen kantoor en festivalterrein. Diensten: Van 09:00-15:00, van 11:00 17:00 en van 14:00-20:00; er zijn al diensten vanaf 1 november. Vereisten: Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, behulpzaam en representatief, proactief, goed met computers, geen telefoonangst en beschikbaarheid vanaf 1 november. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork, begeleiden, organiseren en representeren en inzicht verwerven in de veelzijdigheid van festivalorganisaties. 8

9 Posterploeg* Omschrijving: Vanwege het beperkte aantal plekken voor filmposters moeten deze dagelijks worden gewisseld. Je assisteert bij het aankleden van de locaties met filmposters, het updaten van publieksinformatieborden en flyerdistributie. Diensten: Van 09:00-14:30 en van 14:00-19:30, de eerste dag werkt iedereen van 10:00-16:00 Vereisten: Verantwoordelijkheidsgevoel, flexibiliteit, snelheid, goede lichamelijke conditie. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van inzicht in de middelen er nodig zijn om het festival te promoten en het publiek te informeren. Publieksprijsmedewerker* Omschrijving: Het distribueren van stembiljetten naar verschillende locaties en zorgdragen dat ingevulde biljetten terug komen, het uitdelen van stembiljetten aan de zaal en het weer innemen na de film, het tellen en administreren van de stemmen onder aansturing van de coördinator publieksprijs. NB: Het is geen onderdeel van je taak om tijdens de vertoning plaats te nemen in de zaal. Buiten je diensten kun je natuurlijk gratis tickets voor filmvertoningen ophalen. Diensten: Ochtend-, middag- en avonddiensten. Vereisten: Georganiseerd, gestructureerd en nauwkeurig, goed Engels sprekend. Competenties: Binnen deze functie kan je je ontwikkelen op het gebied van teamwork en administratieve vaardigheden. Theatermedewerker* Omschrijving: Als Theatermedewerker wordt je ingeroosterd op een van de vertoningslocaties. Tijdens je dienst word je door de assistent Locatiemanager ingedeeld op de volgende taken: tickets scannen, problemen met het scannen van tickets oplossen met een ipad met kaartverkoop gegevens, toezicht houden op calamiteiten tijdens een voorstelling, zaal opruimen tussen de voorstellingen door, andere kleine voorkomende productionele klusjes binnen het theater. Aan de zaal wordt je aangestuurd door de Zaalmanager (op niet Pathé locaties zijn de assistent locatiemanager en de zaalmanager dezelfde persoon). NB: Slechts sporadisch zal het tot je werk behoren een volledige filmvertoning bij te wonen. Buiten je diensten kun je natuurlijk gratis tickets voor filmvertoningen ophalen. Diensten: 08:45 14:00, 13:45 19:00, 18:45 01:15. Vereisten: Representatief, behulpzaam, dienstverlenende instelling, communicatief vaardig, goed Engels sprekend, aanwezigheid bij de calamiteitentraining/functie instructie theatermedewerkers. Competenties: Binnen deze functie kun je je ontwikkelen op het gebied van samenwerken en communicatie. Vriendenteam Omschrijving: IDFA heeft ruim 2500 vrienden en wil deze graag behouden en uitbreiden. Het is gebleken dat onze vrijwilligers zo enthousiast zijn over IDFA, dat zij de aangewezen mensen zijn om aan de telefoon andere bezoekers te enthousiasmeren voor een vriendschap. Als vrijwilliger in het vriendenteam heb je in aanloop naar IDFA beldienst op kantoor. Omdat de meeste diensten voor IDFA plaatsvinden, kun je tijdens het festival volop de tijd uittrekken om met je crew pas films te gaan bekijken, of zelfs om tijdens het festival nog een andere vrijwillige functie te vervullen. Diensten: Van 3 oktober t/m 27 oktober zijn er beldiensten, maandag t/m donderdag van 16:00 20:00 (tijden onder voorbehoud). Vrijwilligers in het vriendenteam kunnen kiezen voor een kleine vrijwilligersvergoeding in plaats van een crew pas. Vereisten: Representatief, geïnteresseerd in andere mensen, communicatief vaardig, dol op IDFA, affiniteit met telefonische werving, goed Nederlands sprekend, beschikbaar voor diensten gedurende een langere periode voorafgaand aan het festival. Competenties: Binnen het vriendenteam kun je je ontwikkelen op het gebied van communicatie en telefonische werving. 9

10 5. Aanmelding en kennismaking met IDFA 5.1. Werving en selectie Nieuwe vrijwilligers worden op basis van een kennismakingsgesprek met de vrijwilligerscoördinator getoetst op hun kennis en vaardigheden. De criteria per functie staan vermeld in 4.1. Voor sommige functies is ook de coördinator van het team van de betreffende functie bij het gesprek aanwezig. Aan de hand van deze informatie en de voorkeur van de vrijwilliger wordt hij of zij ingedeeld. Vrijwilligers die vaker hebben meegewerkt aan het festival hoeven niet voor een kennismakingsgesprek naar het kantoor te komen. Na de selectie wordt van elke vrijwilliger verwacht dat hij de functie instructie bijeenkomst van zijn team bijwoont Functie instructies Voor elk team wordt in de laatste twee weken voor IDFA een functie instructie bijeenkomst georganiseerd op het kantoor van IDFA. Tijdens deze bijeenkomst maak je kennis met je coördinator en de andere vrijwilligers in je team. De coördinator legt uit wat je taken zullen zijn en je krijgt je rooster. Ook krijg je een papieren instructie van je taken mee om thuis door te lezen voor aanvang van je eerste dienst. Het bijwonen van de functie instructie bijeenkomst is verplicht. Voor functies die een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid kennen, zoals assistent locatiemanager / zaalmanager, worden meerdere instructiemomenten voorafgaand aan IDFA ingepland. Elke vrijwilliger ontvangt tevens een algemene vrijwilligershandleiding en heeft de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de bijeenkomsten en via de mail. Aanpassingen die na het verstrekken van de handleiding worden ingevoerd, zullen tijdens het festival mondeling worden doorgegeven Calamiteitentraining Kort voor het festival, in de regel op de zaterdag voor de opening, wordt in de bioscopen een calamiteitentraining georganiseerd. Voor theatermedewerkers valt de calamiteitentraining samen met de functie instructie. Andere vrijwilligers die aanwezig dienen te zijn bij de calamiteitentraining zijn assistent locatiemanagers / zaalmanagers. Deze groepen dienen, omdat ze in de bioscopen het eerste aanspreekpunt zijn voor IDFA publiek, op de hoogte te zijn van de handelingswijze in het geval van calamiteiten. Op alle locaties geldt dat er altijd voldoende medewerkers van de locatie aanwezig zijn om op te treden bij eventuele calamiteiten; zij nemen dan ook het voortouw bij calamiteiten. 10

11 6. Informatie en inspraak 6.1. Instructies Als vrijwilliger krijg je een instructie die bij je taak past. Deze wordt gedurende de instructiebijeenkomst voor je functie verstrekt, zowel mondeling als schriftelijk. Zorg dat je voor aanvang van je eerste dienst de instructie hebt doorgenomen Geschillen Als er zich geschillen voordoen tussen een vrijwilliger en zijn coördinator, dient de vrijwilligerscoördinator op de hoogte gesteld te worden. Deze kan dan beide partijen horen en met hen naar een geschikte oplossing zoeken. Als er een geschil ontstaat tussen een vrijwilliger en de vrijwilligerscoördinator, kan de vrijwilliger aankloppen bij zijn coördinator. Indien de vrijwilliger onder de vrijwilligerscoördinator valt (zaalwachten en flexmedewerkers) en er een conflict ontstaat, is de Coördinator Productie, Annabet Langkamp, aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Zij is per bereikbaar: 6.3 Inspraak Feedback van vrijwilligers op de festivalorganisatie en hun functie, is zeer welkom. In eerste instantie kun je mondeling of schriftelijk feedback geven aan je coördinator. Natuurlijk kun je hiervoor ook de vrijwilligerscoördinator benaderen, die ervoor zal zorgen dat je feedback bij de juiste personen terecht komt. Houd er rekening mee dat er niet altijd à la minute iets met feedback gedaan kan worden; het is lastig tijdens het festival nog iets te veranderen aan de functie instructie van grote groepen vrijwilligers. 7. Onkostenvergoeding 7.1. Reiskosten Vrijwilligers mogen hun reiskosten declareren op basis van het goedkoopste tweede klasse tarief van de NS. Treinkosten worden alleen vergoed aan vrijwilligers die niet in Amsterdam wonen, bus en tramkosten worden vergoed aan alle vrijwilligers, mits deze kosten noodzakelijk waren om het werk te bereiken. Om reiskosten te kunnen declareren moet je originele vervoersbewijzen (tramkaarten, treinkaarten, uitdraai van de OV-chip kaart) indienen. Als je een anonieme OV chipkaart hebt kun je daarvan geen uitdraai maken en dus niet declareren. Declaraties worden alleen in behandeling genomen in de vorm van een volledig correct ingevuld declaratieformulier (verkrijgbaar bij de vrijwilligersbalie of digitaal via de vrijwilligerscoördinator), met de originele vervoersbewijzen erachter geniet en ingediend op het kantoor van IDFA voor 10 december van het jaar waarin het festival plaatsvond. Er vindt geen vergoeding plaats voor per auto gemaakte reiskosten, ook niet tegen de waarde van een treinkaartje omdat dat treinkaartje niet fysiek beschikbaar is. Als er omstandigheden zijn waardoor je denkt aanspraak te kunnen maken op vergoeding van andere gemaakte kosten, dan dien je daar voor het festival al met de vrijwilligerscoördinator overeenstemming over te hebben bereikt, anders wordt een declaratie niet in behandeling genomen. Reiskosten en eventuele vrijwilligersvergoedingen mogen samen niet meer dan 150 per maand of per kalenderjaar bedragen; daarna dien je de vergoeding als inkomen bij de Belastingdienst op te geven Overige onkostenvergoedingen Er vindt geen vergoeding van overige kosten plaats, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk met de vrijwilligerscoördinator overeen gekomen. Declaraties van OV fietsen, drankjes, broodjes, parkeerkosten of telefoonkosten worden niet in behandeling genomen, tenzij voorzien van schriftelijk 11

12 bewijs van toestemming van de vrijwilligerscoördinator (en dan ook op basis van originele aankoopbewijzen of facturen), ingediend via een declaratieformulier, voor 10 december van het jaar waarin het festival plaatsvond. 8. Verzekeringen 8.1. Soorten verzekeringen IDFA heeft een aansprakelijkheidsverzekering waar de vrijwilligers onder vallen. Indien IDFA aansprakelijk wordt gesteld voor iets dat een vrijwilliger veroorzaakt heeft terwijl hij/zij voor IDFA aan het werk was kan deze verzekering worden aangesproken. Per geval wordt beoordeeld wie er aansprakelijk is voor schade, er zijn gevallen denkbaar waarin een vrijwilliger een beroep doet op zijn eigen WA-verzekering. In het laatste geval kan de vrijwilliger, als hij niet voldoende verzekerd is, ook een beroep doen op de Amsterdamse vrijwilligersverzekering Hoe te handelen bij aanspraak op verzekering? Als je als tijdens het uitoefenen van je functie als vrijwilliger schade veroorzaakt, verzoeken we je direct contact op te nemen met je coördinator of vrijwilligerscoördinator. 12