Aanvragen van een machtiging bij het Sectoraal comité van het Rijksregister

Transcriptie

1 Aanvragen van een machtiging bij het Sectoraal comité van het Rijksregister A Algemeen luik Voor elke machtigingsaanvraag moeten delen A, B en C van dit formulier correct worden ingevuld. Indien de informatie onvolledig of ontoereikend is, heeft dit negatieve gevolgen voor de behandelingstermijn. In dat geval zal de aanvrager ertoe worden uitgenodigd aanvullende informatie te bezorgen. Indien verschillende instellingen samenwerken voor de verwerking waarvoor de machtiging wordt verzocht, dan neemt u de gegevens die gevraagd worden in vraag 1 tot en met 4, voor elke organisatie op. Voor de eerste organisatie vult u de onderstaande rubrieken in, voor de overige organisaties voegt u de gevraagde informatie in bijlage van dit machtigingsaanvraagformulier. Privaatrechtelijke rechtspersonen voegen hun statuten als bijlage aan de aanvraag toe. Overheidsdiensten voegen hun oprichtingsbesluit of de regelgeving waaruit hun bevoegdheden/opdrachten blijken toe of vermelden minstens de correcte referenties ervan.

2 1. Gegevens van de aanvragende instelling/organisatie Wordt deze aanvraag namens meerdere aanvragende instellingen/organisaties ingediend? Neen Ja Naam Land KBO-nummer [ ] Adres Straat Huisnummer Bus Postcode Gemeente Telefoon organisatie Fax organisatie organisatie 2. Gegevens van de contactpersoon voor dit dossier Naam contactpersoon 1 Voornaam contactpersoon 1 Functie contactpersoon 1 Telefoon contactpersoon 1 Fax contactpersoon 1 contactpersoon 1 Naam contactpersoon 2 Voornaam contactpersoon 2 Functie contactpersoon 2 Telefoon contactpersoon 2

3 Fax contactpersoon 2 contactpersoon 2 3. Gegevens over bestaande machtigingen waarover de aanvragende instelling/organisatie reeds beschikt 3.1. Beschikt de aanvragende instelling/organisatie reeds over één of meerdere machtigingen verleend door het Sectoraal comité van het Rijksregister? Neen Ja. Vermeld de: Referentie van de machtiging Datum van de machtiging [ ] 3.2. Beschikt de aanvragende instelling/organisatie reeds over één of meerdere machtigingen om toegang tot het Rijksregister te hebben of om het Rijksregisternummer te gebruiken krachtens een wet of uitvoeringsbesluit? Neen Ja. Vermeld de: titel van de regelgevende basis Publicatiedatum machtiging of regelgevende basis [ ]

4 3.3. Beschikt de aanvragende instelling/organisatie met betrekking tot dit project reeds over andere machtigingen? Neen Ja. Vermeld de: Autoriteit Referentie van de machtiging Datum van de machtiging [ ] 4. Verwerkt de aanvragende instelling/organisatie de gevraagde elektronische persoonsgegevens zelf? Ja, ga naar vraag 5. Neen, ze doet daarvoor beroep op een verwerker (= onderaannemer). Beantwoord onderstaande vragen. De verwerker is de natuurlijke persoon, de rechtspersoon, de feitelijke vereniging of het openbaar bestuur dat de persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de verantwoordelijke voor de verwerking. De personen die onder het rechtstreekse gezag staan van de verantwoordelijke voor de verwerking, zijn geen verwerkers. (art.1, 5 privacywet) Naam van de verwerker Land KBO-nummer van de verwerker [ ] Adres van de verwerker Straat

5 Huisnummer Bus Postcode Gemeente Duur samenwerking met de Onbepaalde duur verwerker Bepaalde duur. Vermeld het aantal maanden/jaren van de samenwerking: Concrete taken die de verwerker zal vervullen in het kader van deze machtigingsaanvraag Gegevens contactpersoon voor dit dossier Naam contactpersoon 1 Voornaam contactpersoon 1 Functie contactpersoon 1 Telefoon contactpersoon 1 Fax contactpersoon 1 contactpersoon 1 Naam contactpersoon 2 Voornaam contactpersoon 2 Functie contactpersoon 2 Telefoon contactpersoon 2 Fax contactpersoon 2 contactpersoon 2 Werkt onder de Ja verantwoordelijkheid en het toezicht van de aanvrager Neen Zijn er nog andere verwerkers die de ontvangen persoonsgegevens verwerken? Neen Ja. Vermeld de gevraagde gegevens voor iedere verwerker door een bijlage toe te voegen met de gevraagde gegevens per verwerker

6 5. Type van aanvraag 5.1. De aanvraag betreft: een nieuwe, in te voeren verwerking van persoonsgegevens. Ga naar vraag 6 een wijziging van de manier waarop de persoonsgegevens thans verwerkt worden voor het beoogde doeleinde. Vul onderstaande vragen in Beschrijf de huidige werkwijze. Geef daarbij aan hoe de gegevens momenteel worden verkregen Beschrijf de toekomstige geplande werkwijze Vermeld de impact van de wijziging in werkwijze op het vlak van privacybescherming.

7 6. Algemene beschrijving van de gevraagde elektronische verwerking van persoonsgegevens en context van de aanvraag Vermeld hierbij de algemene context: situeer de organisatie die de gegevens vraagt en omschrijf haar reglementaire opdrachten. Vermeld daarbij de reglementaire basis. Voeg indien het om complexe gegevensstromen gaat een schematische voorstelling van het verloop van de geplande gegevensstroom toe. Verduidelijk in die voorstelling of de gegevensstroom via een dienstenintegrator verloopt. 7. Doeleinde(n) waarvoor u de gevraagde persoonsgegevens wenst te verwerken 7.1. Welbepaald(e) doeleinde(n) Geef een concrete omschrijving van één of meer doeleinden van de gevraagde elektronische mededeling van persoonsgegevens. Het doeleinde is de concrete reden waarvoor de gevraagde gegevens door de aanvrager zullen worden verwerkt. De vermelding van een algemene doelstelling volstaat niet. Het doeleinde (of doeleinden) waarvoor een aanvrager de persoonsgegevens wenst te gebruiken moet(en) overeenkomstig artikel 4 van de Privacywet nauwkeurig en gedetailleerd worden omschreven, zo niet kan het noodzakelijk en relevant karakter van de gevraagde gegevens niet worden beoordeeld door het sectoraal comité.

8 7.2. Gerechtvaardigd doeleinde Aangevoerde basis voor rechtvaardiging (rechtmatigheid). Verduidelijk waarom het beoogde doeleinde wat u betreft rechtmatig is in het licht van de artikelen 5, 6, 7 en/of 8 van de Privacywet. 8. Frequentie van de gevraagde mededeling of toegang tot de gegevens Geef aan of de gegevens éénmalig zullen geraadpleegd worden of periodiek of permanent opvraagbaar moeten zijn. Geef een verantwoording voor de frequentie waarmee de gegevens worden opgevraagd Frequentie éénmalig periodiek (met regelmatige tussenpozen). Periodes voor raadpleging: o jaarlijks o semestrieel o trimestrieel o maandelijks o wekelijks o dagelijks o andere permanent

9 8.2. Verantwoording 9. Personen die toegang zullen hebben tot de gevraagde gegevens De toegang tot de persoonsgegevens wordt niet verleend op basis van organieke criteria. Hij wordt verstrekt aan personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van de werkzaamheden waarmee ze belast zijn. De categorieën personen die toegang hebben tot de gegevens moeten aangeduid worden, waarbij hun functie in de verwerking nauwkeurig wordt omschreven. Interne gebruikers op niveau van de aanvrager Vermeld per categorie van interne gebruikers steeds de dienst, de functie en de reden van toegang. Deze gegevens moeten vermeld worden voor alle categorieën van interne gebruikers die toegang hebben tot de gevraagde gegevens door onderstaande rubriek in te vullen, bij meerdere interne gebruikers dient u een bijlage toe te voegen met de gevraagde gegevens per extra categorie interne gebruikers. Dienst: Functie: Reden:

10 10. Mededeling aan derden Geef de namen van de instellingen/instanties/verwerkers aan wie de gevraagde gegevens zullen worden meegedeeld en waarom. Duid aan of ze eventueel reeds over een machtiging beschikken. Deze informatie moet vermeld worden voor alle derden aan wie de gegevens worden meegedeeld door onderstaande rubriek in te vullen, bij meerdere derden dient u een bijlage toe te voegen met de gevraagde gegevens per extra derde. Hebben derden toegang tot de gevraagde gegevens? Neen Ja, vul onderstaande vragen in. o Worden de gegevens aan meerdere derden meegedeeld? o Neen o Ja o Naam van de instantie, instelling of aannemer o Reden van mededeling o Beschikt de instantie over een machtiging? o Neen o Ja 11. Geheimhoudingsplicht voor de personen die gevoelige, gezondheids- of gerechtelijke gegevens verwerken of er toegang toe hebben. Omwille van hun bijzondere aard zijn de gegevens bedoeld in de artikelen 6 privacywet (gevoelige gegevens), 7 privacywet (gezondheidsgegevens) en 8 privacywet (gerechtelijke gegevens) onderworpen aan specifieke beveiligingsmaatregelen. De verantwoordelijke voor de verwerking moet erover waken dat de personen die de gegevens verwerken, gebonden zijn aan een wettelijke of statutaire bepaling of een gelijkwaardige contractuele bepaling die stelt dat de

11 vertrouwelijkheid van de verwerkte gegevens geëerbiedigd moet worden Zijn er bij de gegevens die verwerkt worden, gevoelige, gezondheids- of gerechtelijke gegevens? Neen, ga naar vraag 12 Ja, vul onderstaande vragen in Hoe is de geheimhoudingsplicht geregeld van de personen die toegang hebben tot gevoelige, gezondheids- of gerechtelijke gegevens (zie artikel 25, 3 van het KB van ter uitvoering van de privacywet)? wettelijke verplichting titel wettelijke bepaling: relevante artikelen: publicatiedatum [ ]: afkondigingsdatum [ ]: statutaire verplichting (statuut bijvoegen) contractuele verplichting (contract bijvoegen) 12. Duur van de machtiging Vermeld voor welke periode de machtiging wordt gevraagd (vb.: voor één jaar of voor onbepaalde duur) en geef daarbij ook een verantwoording Voor welke duur wordt de machtiging gevraagd? bepaalde duur, vermeld het aantal maanden/jaren: onbepaalde duur

12 12.2. Verantwoording: B Specifiek luik 13. Voorwerp van de machtigingsaanvraag bij het Sectoraal comité van het Rijksregister De machtigingsaanvraag betreft: gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister toegang tot of mededeling van gegevens van het Rijksregister toegang tot of mededeling van gegevens van het Wachtregister toegang tot of mededeling van gegevens van het register van identiteitskaarten toegang tot of mededeling van gegevens van het register van vreemdelingenkaarten 14. Ontvankelijkheidstoets in het licht van artikel 5 WRR Met deze informatie kan worden nagegaan of de aanvrager aanspraak kan maken op een machtiging. De aanvrager moet aantonen en motiveren dat hij onder een van de categorieën valt die opgesomd staan in artikel 5 van de Wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR). Indien er ten behoeve van verschillende instellingen om een machtiging wordt verzocht, dan moet u voor elke instelling of soortgelijke groep van instellingen opgeven onder welke van de hierna vermelde rubrieken zij vallen. U kan hiervoor gebruik maken van een bijlage gevoegd bij deze aanvraag.

13 Belgische openbare overheid voor de informatiegegevens die zij gemachtigd is te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie. titel reglementaire bepaling: relevante artikelen: afkondigingsdatum [ ]: publicatiedatum [ ]: openbare en private instelling van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig heeft voor het vervullen van taken van algemeen belang die haar zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité van het Rijksregister. Definieer de taak van algemeen belang waarvan de uitoefening een toegang/mededeling vereist: natuurlijke- of rechtspersoon die handelt als onderaannemer van de Belgische openbare overheden en de openbare of private instellingen van Belgisch recht bedoeld in de eerste twee punten (de eventuele onderaanneming gebeurt op verzoek, onder controle en verantwoordelijkheid van deze overheden en instellingen; deze onderaannemer moet zich er formeel toe verbinden de bepalingen van de onderhavige wet en deze van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens te respecteren en hij neemt daartoe de nodige maatregelen, waarvan hij melding maakt aan de personen waarvoor hij als onderaannemer optreedt). notaris of gerechtsdeurwaarder voor de informatie die zij gemachtigd zijn te kennen uit hoofde van een wet, een decreet of een ordonnantie; Orde van apothekers met als doel aan hun leden de hoofdverblijfplaats mede te delen van een cliënt waaraan een geneesmiddel dat gevaarlijk is voor de gezondheid werd

14 afgeleverd; Orde van de Vlaamse balies en de Ordre des barreaux francophones et germanophone, met als enig doel aan de advocaten de informatie mede te delen die zij nodig hebben voor de taken die zij als medewerkers van het gerecht vervullen. 15. Gevraagde persoonsgegevens Omschrijf heel concreet en ondubbelzinnig de gevraagde persoonsgegevens. Bij gegeven vermeld u zo precies mogelijk het concreet gegeven dat u vraagt. Voor de correcte benaming van de gegevens moet gebruik gemaakt worden naar de reglementaire omschrijving opgenomen in: artikel 3,eerste lid, van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (rijksregister); artikel 2 van het koninklijk besluit van 1 februari 1995 tot vaststelling van de in het wachtregister vermelde informatiegegevens en tot aanwijzing van de overheden die bevoegd zijn om die gegevens in het wachtregister in te voegen (wachtregister); artikel 6bis, 1, van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de vreemdelingenkaarten en de verblijfsdocumenten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (register van identiteitskaarten en register van vreemdelingenkaarten). Het gevraagde persoonsgegeven moet terzake dienend en niet overmatig zijn uitgaande van de doelstelling waarvoor het wordt gevraagd. Deze aspecten dient u onder de rubriek Bewijs proportionaliteit te staven. Als u bij vraag 7 verschillende doeleinden hebt opgegeven, geeft u per doeleinde de nodige argumenten. Bij bewaartermijn en verantwoording van deze termijn geeft u aan gedurende welke periode u het gegeven zult bewaren en motiveert u deze termijn. Als u meerdere gegevens wenst op de vragen, moet u de deze informatie verstrekken per gegeven of per categorie van gegevens. In dit formulier kan u de informatie vermelden voor 20 persoonsgegevens, de overige persoonsgegevens moeten in bijlage toegevoegd worden met de gevraagde gegevens per gevraagd persoonsgegeven.

15 Gegeven 1 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 2 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 3 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 4 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn

16 Gegeven 5 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 6 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 7 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 8 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn

17 Gegeven 9 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn Gegeven 10 Bewijs van proportionaliteit Bewaartermijn en verantwoording van het noodzakelijk karakter van deze termijn 16. Historiek Deze rubrieken verwijzen naar een eventueel verzoek om toegang tot de wijzigingen die in het verleden zijn aangebracht aan de gevraagde gegevens Wenst u naast toegang tot de actuele gegevens eveneens toegang tot de wijzigingen die in het verleden aan de gevraagde gegevens werden aangebracht? Ja Neen

18 16.2. Indien u toegang wenst tot de historiek, moet u onderstaande vragen beantwoorden. Vermeld de gegevens waarvoor een historiek wordt gevraagd Periode van de historiek die wordt gevraagd Rechtvaardiging (waarom is een toegang tot deze gegevens noodzakelijk voor het verwezenlijken van uw doeleinde en waarom is de gevraagde periode noodzakelijk?) 17. Wijzigingen Deze rubrieken verwijzen de automatische ontvangst van toekomstige wijzigingen aan de gegevens waar toegang toe wordt gevraagd Wenst u naast toegang tot de actuele gegevens eveneens een geautomatiseerde mededeling door het Rijksregister van iedere wijziging die aan een gevraagd gegeven zou worden aangebracht? Ja Neen Indien u een geautomatiseerde mededeling door het Rijksregister van iedere wijziging die aan de gevraagde gegevens zou worden aangebracht wenst, moet u onderstaande vragen beantwoorden: Vermeld de gegevens waarvoor een automatische mededeling van de wijzigingen wordt gevraagd Rechtvaardiging (waarom is een toegang tot deze gegevens noodzakelijk voor het verwezenlijken van uw doeleinde?) Op welke dienstenintegrator doet u hiervoor beroep

19 18. Categorieën betrokkenen van wie de gegevens worden gevraagd Omschrijf de categorieën personen over wie u gegevens vraagt 19. Slechts in te vullen indien ook het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister wordt gevraagd Als u het rijksregisternummer niet wenst te gebruiken, hoeft u dit deel niet in te vullen. Indien dit wel het geval is, geef dan het type verwerking op die met dit nummer zal worden uitgevoerd, evenals de concrete reden waarom u dit nummer wilt gebruiken Doeleinde waarvoor het gebruik van dit nummer wordt gevraagd Rechtvaardiging Bewaringstermijn van het gevraagde nummer en motivering

20 19.4. Intern gebruik en/of mededeling aan derden Intern gebruik Mededeling aan derden. Vermeld aan wie het rijksregisternummer wordt meegedeeld en de referentie van de machtiging ingevolgde dewelke deze derde het Rijksregisternummer mag gebruiken: 20. Netwerkverbindingen Met "netwerkverbindingen" wordt bedoeld dat persoonsgegevens op geautomatiseerde wijze worden doorgegeven aan derden door informatiesystemen met elkaar te verbinden en hierbij het rijksregisternummer van de betrokkene te gebruiken als sleutel. Duid telkens aan of de andere instanties die betrokken zijn bij deze verbindingen gemachtigd zijn om het rijksregisternummer te gebruiken. Vermeld per verbinding de aard van de verbinding, de naam van de ontvanger en of de ontvanger al dan niet beschikt over een machtiging. Vermeld de gevraagde gegevens voor iedere netwerkverbinding afzonderlijk door een bijlage toe te voegen met de gevraagde gegevens per netwerkverbinding. Reden van informatieverstrekking Ontvanger Beschikt de ontvanger over een machtiging om het rijksregisternummer te gebruiken Ja, vermeld de referentie: Neen

21 Werd de gegevensstroom (verstrekking van gegevens andere dan het rijksregisternummer) gemachtigd door een ander sectoraal comité of door de Vlaamse Toezichtscommissie Ja, vermeld de referentie: Neen C Bij te voegen bewijsstukken en ondertekening 21. Bij te voegen bewijsstukken Verzamel alle bewijsstukken of andere relevante informatie die u niet kon onderbrengen in onderhavig formulier en die u voor de beantwoording van de vragen eventueel bij dit formulier wilt/moet voegen. Voeg bij dit formulier ook het noodzakelijke aantal exemplaren van het formulier Conformiteitsverklaring inzake het informatiebeveiligingssysteem dat het voorwerp is van de machtigingsaanvraag of de aanvraag tot aansluiting. Elke betrokken organisatie moet dit formulier invullen. Voeg eveneens het formulier "evaluatievragenlijst voor de kandidaatconsulent inzake informatiebeveiliging" toe. Beide formulieren moeten als aparte e-forms worden ingediend.

22 Kruis alle bewijsstukken aan die u bij dit formulier voegt: de gegevens van andere aanvragende instellingen/organisaties (vraag1) de gegevens van andere verwerkers (=onderaannemer) (vraag 2) de schematische voorstelling van het verloop van de geplande gegevensstroom (vraag 6) informatie mbt de personen die toegang zullen hebben tot de gevraagde gegevens (vraag 9) informatie mbt de instellingen/instanties/verwerkers aan wie de bevraagde gegevens zullen worden meegedeeld (vraag 10) het bewijs van de statutaire of contractuele verplichting met betrekking tot de geheimhoudingsplicht (vraag 11.2) de gegevens van andere aanvragende instellingen/organisaties m.b.t. vraag 14 van dit formulier de exacte behoefte, de proportionaliteit, de bewaartermijn en de verantwoording van de bewaartermijn van de gegevens die u opvraagt (vraag 15) de gegevens van de netwerkverbindingen (vraag 20) de formulieren Conformiteitsverklaring inzake het informatiebeveiligingssysteem dat het voorwerp is van de machtigingsaanvraag of de aanvraag tot aansluiting (als apart e- form in te dienen) het formulier evaluatieformulier voor de kandidaat-consulent inzake informatiebeveiliging (als apart e-form in te dienen) Andere:

23 22. Ondertekening door de aanvrager Vul de onderstaande verklaring in. Ik verklaar op eer dat de bovenstaande inlichtingen naar waarheid werden verstrekt. Ik, de verantwoordelijke voor de verwerking die het aanvraagdossier indient, waak erover dat, wanneer de aanvraag namens meerdere welbepaalde verantwoordelijken voor de verwerking geschiedt, de anderen akkoord zijn met het door mij genomen initiatief. Datum [ ] Handtekening Voor- en achternaam Functie